Volt idő, amikor a szoftverfejlesztés és a dokumentációs folyamatok merevek és rugalmatlanok voltak.
Ezután megjelent az Agilis Manifesztum, amely minimalizálta a kezdeti dokumentációs követelményeket, és hangsúlyozta az érdekelt felek közötti közvetlen együttműködést. 🤝
Sok szoftverfejlesztő és projektmenedzser azonban még mindig segítségre szorul ennek az új megközelítésnek az ajánlott gyakorlatainak megvalósításában, és kihívásokkal szembesül a műszaki dokumentumok tervezése, frissítése és kezelése terén.
Ez a cikk azt vizsgálja, hogyan tudnak a csapatok skálázható és fenntartható folyamatokat megvalósítani az agilis dokumentálás és fejlesztés területén. Emellett bemutatunk egy hatékony eszközt, amely minden lépésnél segítséget nyújt Önnek!
Mi az agilis dokumentáció?
Az agilis dokumentáció egy olyan módszer, amely az agilis fejlesztés elveinek megfelelően hozza létre és kezeli a projekt- és szoftverdokumentációt. Ez magában foglalja a hagyományos, hosszú és bonyolult formátumoktól eltérő, tömör és könnyen érthető műszaki dokumentumok létrehozását. 🗒️
Az agilis dokumentáció négy alapelv betartását jelenti, amelyek a következőket részesítik előnyben:
- Az egyének és az interakciók fontosabbak a folyamatoknál és az eszközöknél
- Működő szoftver átfogó dokumentáció helyett
- Ügyfél-együttműködés a szerződéses tárgyalások helyett
- Válasz a változásokra a terv követése helyett
Az alábbiakban bemutatjuk, hogy az egyes elvek mire vonatkoznak, és hogyan alkalmazhatja őket a gyakorlatban:
Az egyének és az interakciók fontosabbak, mint a folyamatok és az eszközök
Ahelyett, hogy merev és szekvenciális megközelítést alkalmazna a dokumentumok létrehozásához, az agilis módszer elősegíti a projektekben részt vevő egyének közötti rendszeres interakciókat.
Minden érdekelt fél – beleértve a projekt tulajdonosait, vezetőit, a fejlesztőcsapat tagjait és a dokumentáció íróit – rendszeres sprint-ünnepségeket és megbeszéléseket tart, hogy eldöntsék, mely projektfolyamatokat vagy szoftverrészeket kell egy adott sprintben kezelni.
A rendszeres kommunikáció lehetővé teszi a csapat számára, hogy minden projekt hatókörét megfelelően meghatározza és dokumentálja.
Működő szoftver átfogó dokumentáció helyett
Az Agilis Manifesztum arra ösztönöz, hogy a működő szoftver kisebb részeit rövidebb iterációkban szállítsuk, ahelyett, hogy nagyobb részeket szállítanánk, amelyek átfogó dokumentációt igényelnek. A feladatok szegmentálása a folyamatos előrehaladás érzését és nyugalmat ad az ügyfeleknek.
Ügyfél-együttműködés a szerződéses tárgyalások helyett
Ahelyett, hogy a szoftverkövetelmény-specifikációk (SRS) szerződéséről tárgyalna az ügyfelekkel, az agilis módszer közvetlen együttműködési csatornák létrehozását szorgalmazza, hogy az érdekelt felek proaktív módon tudják közölni a követelmények változásait. Ez az agilis megközelítés biztosítja, hogy a fejlesztett termék megfeleljen az ügyfelek elvárásainak.
Változásokra való reagálás a terv követése helyett
Az utolsó elv arra vonatkozik, hogy elég rugalmasnak kell lenni ahhoz, hogy reagálni tudjunk a változásokra, ahelyett, hogy merev szoftverfejlesztési terveket követnénk, amelyeket nem lehet gyorsan adaptálni. Ez az elv nagyobb rugalmasságot igényel a szoftver funkcionalitásának tervezésében, ami viszont rugalmasságot eredményez a műszaki dokumentációs követelményekben.
Ahelyett, hogy hosszú és részletes dokumentumokat készítene, amelyek minden agilis szoftverfejlesztési folyamatot és lépést részletesen leírnak, összpontosítson az alapvető követelmények lefedésére, és hagyja ki a pontos módszereket, hogy helyet hagyjon a szükséges változtatásoknak.
A dokumentáció fontossága az agilis szoftverfejlesztésben
Az Agilis Manifesztum nem helyez túl nagy hangsúlyt a részletes dokumentációra. Ehelyett kijelenti, hogy a projekt előrehaladásának egyetlen mércéje a működő szoftver, és az információ átadásának leghatékonyabb módszere a beszélgetés. 🗣️
Ezt a filozófiát követve a projekt tulajdonosok közvetlenül a fejlesztőknek közlik követelményeiket, akik aztán kisebb iterációkban próbálják azokat megvalósítani.
De a valóság nem ennyire egyszerű. Új gyakorlatok jelentek meg, amelyek a dokumentációt egy hatékony működési stratégia elengedhetetlen részévé tették, bár kissé más módon. Íme, miért fontos ez:
- A szabályozási előírások betartásának biztosítása: Sok országban a fejlesztőknek dokumentációt kell biztosítaniuk a szoftver végfelhasználói számára. Az agilis dokumentáció biztosítja, hogy a szoftverfejlesztési folyamat minden lépése fel legyen jegyezve, miközben csapata a csúcs felé halad.
- Az együttműködés elősegítése: A fejlesztők és a projektgazdák közötti rendszeres kommunikáció elősegíti az együttműködés környezetét, biztosítva, hogy egyetlen csapattag se dolgozzon elszigetelten.
- Új perspektívák teremtése: A szoftverfejlesztési folyamat során a funkciók dokumentálása érdekes problémamegoldási megközelítések felfedezéséhez vezethet, mivel ez különböző háttérrel rendelkező embereknek jobb rálátást biztosít a lehetséges megoldásokra.
- A világosság és a struktúra biztosítása: Még a minimalista agilis dokumentáció is segíthet egy strukturált terv kidolgozásában a szoftver iterációja során a funkciók fejlesztéséhez.
- Folyamatok szabványosítása : Az agilis dokumentáció segíthet a vállalatoknak abban is, hogy megtalálják a leghatékonyabb fejlesztési folyamatot, amely időben eljuttatja projektjeiket a célba ⌚
Az agilis dokumentációban feltétlenül szerepeltetendő elemek
Az agilis dokumentáció, bár tömör és áttekinthető, meghatározott minőségi követelményeknek kell megfelelnie, hogy a legnagyobb értéket nyújtsa. Az agilis dokumentációnak öt elemet kell tartalmaznia ahhoz, hogy elérje céljait, ezek a következők:
- Dokumentum tulajdonságok: A dokumentumok tartalmát bemutató rövid leírás, valamint a projekt alapvető elemei, például a szakasz, a célkitűzések és az érdekelt felek.
- Sprint hatálya: A dokumentációban szereplő sprint bemutatása, valamint a szoftverfunkciók részeinek általános leírása és a sprint várható céljai.
- Használati esetek: A célfelhasználók leírása és az, hogy hogyan léphetnek kapcsolatba a termékkel vagy a fejlesztett szoftverrel. A használati esetek létrehozása segít a főbb követelmények meghatározásában anélkül, hogy túlzottan a részletekbe menne.
- Megfelelési feltételek: Minden olyan szabályozási megfelelési feltétel, amelyet a szoftvernek teljesítenie kell. A szükséges feltételek dokumentálása biztosítja, hogy vállalatának integritása sértetlen maradjon, és hogy a csapat minden tagja jól tájékozott legyen.
- Útmutatók a végfelhasználók számára: A végfelhasználók számára készült útmutató vagy képzési kézikönyv, amely a szoftver funkcióinak egyes részeit magyarázza.
Mindezt szem előtt tartva, nézzük át azokat a lépéseket, amelyeket meg kell tennie ahhoz, hogy az agilis dokumentáció egyszerű és áramvonalas folyamat legyen – pontosan úgy, ahogyan azt elképzelték! 🎯
Hogyan készítsünk agilis dokumentációt?
A zökkenőmentes és sikeres agilis dokumentációhoz olyan rendszerre van szükség, amely lehetővé teszi a projektmenedzserek számára, hogy részt vegyenek az összes sprinttalálkozón és a projektgazdák és a fejlesztőcsapat közötti napi stand-up megbeszéléseken. Az interakció azonban nem korlátozódhat a találkozókra, a csapatnak mindenkor képesnek kell lennie a kapcsolattartásra.
Ehhez kiváló módszer, ha a nehéz munkát a menedzsment és a termelékenységi platformokra bízza.
A ClickUp egy ideális platform ilyen feladatokhoz. A ClickUp Agile Project Management Suite segítségével kezelheti a termékfejlesztési terveket, a hátralékokat és a sprinteket. A folyamat során a Chat nézet segítségével kommunikálhat a csapatával egy megosztott beszélgetésen belül, amelyhez bármikor csatlakozhat vagy kiléphet.
Most, hogy már ismerjük az alapokat, nézzük át a dokumentációs folyamat egyes lépéseit! 📃
1. lépés: Tervezze meg a dokumentációt
Minden érdemes dolog egy tervvel kezdődik, és a dokumentáció írása sem kivétel ez alól. A sprinttervezési ceremónia jelzi a folyamat kezdetét. Ez magában foglalja a szoftverfejlesztők, menedzserek és projektgazdák összeülését, hogy meghatározzák, mely szoftveriterációk kerülnek be a fejlesztési folyamatba egy adott sprintben.
A projekt dokumentációjáért felelős csapat tagoknak részt kell venniük a sprint tervezési ceremóniákon, hogy naprakészek legyenek a fejlesztett funkciók és azok alapvető követelményei tekintetében.
A bevezetés után a ClickUp Goals segítségével egyértelmű célokat állíthat be és becsülheti meg a befejezés időtartamát. Itt a mappák segítségével kategorizálhatja a különböző szoftverfunkciókat vagy projektkövetelményeket, és százalékban ellenőrizheti azok előrehaladását. 📈
Miután meghatároztad a célt, a ClickUp Sprints segítségével összeállíthatod az egész hétre vagy hónapra tervezett sprintek szerint a dokumentálásra szoruló szegmenseket. Csak annyit kell tenned, hogy létrehozod a feladatot, és To Do (Elvégzendő) jelöléssel ellátod, és máris áttekintheted a tervezett folyamatokat.
A csapat munkájának szinkronizálása érdekében használja a ClickUp számos integrációjának egyikét, például:
- GitHub
- GitLab
- BitBucket
Minden befejezetlen feladat automatikusan átkerül a következő sprintre, így nyomon követheti a szoftverfejlesztés késedelmét, és ennek megfelelően tervezheti a folyamatos dokumentáció írását. ✍️
A projekt átfogóbb áttekintéséhez kihasználhatja a ClickUp 15 nézetének néhányát. Például:
- Lista nézet — Áttekinthető képet ad az összes függőben lévő feladatról. A listát a határidő szerint rendezheti, hogy prioritásokat állítson fel a munkaterhelésében, vagy projektek szerint szűrheti, hogy könnyen kategorizálhassa az összes feladatot.
- Táblázatos nézet — Megmutatja, hogy a termék mely részei fejlesztés alatt állnak, melyek felülvizsgálat alatt állnak, és melyek tervezési szakaszban vannak. Ezután könnyen eldöntheti, mely szoftverfunkciókat vagy iterációkat kell először dokumentálni 🕵️
- Gantt-nézet — Ezzel a nézettel vizualizálhatja a munkaterhelés függőségeit. Használja arra, hogy nyomon kövesse, ki melyik részén dolgozik a szoftvernek, így gyorsan megoldhatja az esetleges bizonytalanságokat. Rendszeresen ellenőriznie kell azt is, hogy kinek a munkája függ a dokumentáció benyújtásától.
2. lépés: Sprint-backlogok létrehozása
A sprint backlog egy dokumentum, amely tartalmazza az összes funkciót, fejlesztést, hibajavítást és egyéb munkát, amelyet a szoftverfejlesztő csapatnak a következő sprintben el kell végeznie. A sprint backlogok kialakításának egyik alapvető szempontja, hogy mindent világosan és tömören dokumentáljanak, így a dokumentum a termékkel és annak követelményeivel együtt fejlődhet. 🌱
Az összes lényeges feladat azonnali dokumentálásával biztosíthatja a következőket:
- Prioritizálás: Segít a csapatnak prioritásokat felállítani a következő feladatokra vonatkozóan, a termék és az ügyfél számára nyújtott érték alapján.
- Átláthatóság: Átláthatóságot biztosít azzal kapcsolatban, hogy a csapat min dolgozik és mi van még hátra.
- Tervezés: Segít a sprint tervezésében azáltal, hogy egy munkatételekből álló pool-t biztosít, amelyből a csapat kiválaszthatja a következő sprint során elvégzendő feladatokat.
Ehhez használhatja a ClickUp Sprints alkalmazást – lépjen a sprintjéhez, és rendezze a feladatokat esedékességi dátum és feladatállapot szerint. Így egyszerre láthatja az összes elmaradt feladatot, és gyorsan eldöntheti, melyikre kell figyelmet fordítania a prioritás alapján. Ahogy dolgozik és befejezi a függőben lévő feladatokat, kipipálhatja őket a listáról.
Ha a Sprint listák nem a kedvenc módszere a backlogok kezelésére, használja a következő agilis sablonok valamelyikét:
Ezek a sablonok lehetővé teszik, hogy rögzítse a késleltetett tétel hatását, a befejezéséhez szükséges erőfeszítést, a jelenlegi előrehaladást, a folyamat összefoglalását és még sok mást.
3. lépés: Rendszeresen frissítse a dokumentációt
Az agilis projektek dinamikusak és iteratívak, ezért a folyamat minden egyes részének dokumentálása a folyamat előrehaladtával kulcsfontosságú a naprakész információk megszerzéséhez. 🗝️
Az ügyfelek igényei a szoftverfejlesztési fázis során változhatnak, és a dokumentációnak tükröznie kell ezeket a változásokat. A rendszeres frissítések emellett gyorsabbá teszik az egyes funkciók bevezetését, mivel megakadályozzák a felesleges késedelmeket.
A ClickUp Docs segítségével könnyedén kezelheti a frissítéseket – valós időben szerkesztheti a dokumentumokat kollégáival együtt, vagy a Fókusz mód segítségével zavartalanul koncentrálhat a frissítés leírására.
Nem kell mindent a nulláról kezdenie. Válasszon a ClickUp több mint 1000 sablonból álló könyvtárából, hogy minden dokumentumot könnyedén elkészíthessen, és értékes időt takaríthasson meg.
Kezdje a ClickUp projektdokumentációs sablonnal – használja a dedikált mezőket, hogy feljegyezze az összes specifikációt és egyéb releváns információt, például a projekt tagjainak nevét, helyüket a csapatban vagy a dokumentáció hatókörét.
Miután feljegyezte az összes új információt, megjegyzésekkel vagy @említésekkel megjelölheti az érintett csapattagokat, akik erről értesítést kapnak.
A folyamat még egyszerűbbé tételéhez használja a ClickUp AI-t, amely javaslatokat ad a szoftveriteráció követelményeinek dokumentálására. Csak néhány alapvető információt kell megadnia a funkcionalitásáról vagy a változásokról – nem kell bajlódnia azzal, hogy maga írja meg a technikai szakzsargonnal teli szakaszokat.
Miután papírra vetette, hogyan kell működnie egy adott funkciónak, gyorsan létrehozhatja a dokumentum alapvető elemeit, például:
- Vázlatok
- Tartalomjegyzék
- Weboldalak
Ehhez csak egy parancsot kell küldenie a ClickUp AI-nak, és az elvégzi az összes nehéz munkát helyette. 🏋️
4. lépés: Ossza meg frissítéseit az érdekelt felekkel
A dokumentációs munkájának megosztása az érdekelt felekkel biztosítja az átláthatóságot, és időt ad Önnek a szükséges módosítások gyors elvégzésére. A projekt tulajdonosa és a befektetők általában szeretnek naprakészek lenni a felhasznált erőforrások és a csapat teljesítménye tekintetében. Az agilis dokumentáció világos képet ad nekik anélkül, hogy papírhalmok alá temetné őket. 🖼️
Ezeket a folyamatokat automatizálhatja egyedi műveleti irányítópultok létrehozásával, amelyek segítségével az érdekelt felek láthatják az összes befejezett és függőben lévő feladatot. A ClickUp irányítópultok olyan kártyákra épülnek, amelyeket bármilyen projekthez vagy folyamathoz igazíthat. Például a következőket használhatja:
- Egyedi kártyák – Ábrázolja feladatait oszlopdiagram vagy kördiagram kártyák segítségével, és a Time Tracked funkcióval megtudhatja, mennyi időt vesz igénybe az egyes feladatok elvégzése.
- Sprintok – Ossza fel a feladatokat színkódokkal a jelenlegi állapotuk alapján, és azonosítsa a munka előrehaladásával járó szűk keresztmetszeteket.
- Felelősök – Emelje ki az egyes csapattagok felelősségi körét, és biztosítsa az átláthatóságot azáltal, hogy világos áttekintést ad a feladataikról.
- Prioritások – Vázolja fel az összes folyamatot úgy, hogy a feladatokat prioritásuk szerint kategorizálja, és Sürgős, Magas, Normál, Alacsony vagy Nincs prioritás címkével látja el őket.
Ha elégedett a dokumentummal, hozzon létre egy belső linket, amely csak a szervezeten belüli felhasználók számára elérhető. Biztonságosan megoszthatja azt bármelyik kollégájával, és szükség esetén kérheti a véleményüket! 🔒
Bónusz olvasmány: Létrehozhat egy Google Sheets adatbázist, ahol frissítheti az összes nyilvánosan hozzáférhető dokumentációs linket, amint azokat véglegesítette. Készítsen felhasználói történeteket és dokumentációs útmutatókat, és ossza meg azokat ügyfeleivel, vagy bontsa le a legújabb funkciókat és tulajdonságokat.
5. lépés: Gondolkodjon el azon, mi működött és mi hátráltatta Önt
Ahogy folytatja a projektek dokumentációjának írását és elkészítését, jobban meg fogja érteni, mely folyamatok vesznek túl sok időt igénybe, és hogyan lehet azokat fejleszteni. Ez segít a folyamatok optimalizálásában és a projektmenedzsment módszerek fejlesztésében . Törekedjen a következőket értékelni:
- A téma strukturálása elősegíti-e az egyszerűséget és a pontosságot?
- Akár a dokumentációs menedzsment munkafolyamatai biztosítják a hibátlan szervezést
- A dokumentáció mely részei igényelnek több időt, energiát és figyelmet?
Ha elkerüli a túlzottan részletes és időigényes dokumentációt, akkor nem marad helye kifogásoknak, amikor a rossz adatkezelésről van szó. Minden releváns csapattagnak és érdekelt félnek képesnek kell lennie a szükséges információk megtalálására.
Szerencsére a ClickUp segítségével egyszerűsítheti ezt a folyamatot – az
A legfontosabb, hogy a dokumentáció ne igényeljen túl sok energiát és időt. Határozza meg, mely feladatok ismétlődnek, és használja a ClickUp Automations funkciót a folyamatok felgyorsításához. Beállíthat egyéni vagy előre elkészített triggereket a műveletek automatizálásához, és hagyhatja, hogy az eszköz megtegye a varázslatát. Például, ha a feladat prioritása Normál ről Alacsony ra változik, a ClickUp archiválhatja azt, és alkalmazhatja az egyik sablont, hogy jól strukturált áttekintést kapjon a feladatról.
Agilis dokumentáció legjobb gyakorlata
Bár látszólag egyszerűnek tűnik, az agilis dokumentációban való eligazodás olyan lehet, mintha egy sötét labirintusban kellene megtalálni az utat a folyamatok, a gyors ütemű iterációk és a folyamatosan változó követelmények között. De nem kell ennyire kilátástalannak lennie – bevezethet néhány szabályt, és hagyhatja, hogy azok vezessék végig az úton. 🔦
Íme néhány egyszerű, de hatékony gyakorlat az agilis projektek dokumentálásához:
- Fókusz a működő szoftverekre: Az agilis módszerek elsődleges célja a működő szoftverek ügyfelek számára történő szállítása. A dokumentációnak ezt a célt kell támogatnia azáltal, hogy útmutatást és kontextust biztosít anélkül, hogy a fejlesztés gátjává válna.
- Dinamikus dokumentáció létrehozása: A dokumentációnak a termékkel és a projekttel együtt kell fejlődnie. Ahelyett, hogy előre kiterjedt, statikus dokumentumokat készítene, tartson fenn dinamikus dokumentációt, amely alkalmazkodik a változásokhoz és tükrözi a termék aktuális állapotát.
- Alkalmazzon just-in-time megközelítést: Csak akkor készítsen dokumentációt, amikor szükséges, és csak a szükséges részletességgel. Ez a megközelítés megakadályozza a túlzott dokumentációt, és biztosítja, hogy a dokumentáció releváns és megvalósítható maradjon.
- Alkalmazzon együttműködésen alapuló megközelítést: Ösztönözze a csapat tagjai és az érdekelt felek közötti együttműködést a dokumentáció elkészítése és felülvizsgálata során. Ez biztosítja, hogy a dokumentáció tükrözze az ő értékeiket és beépítse a különböző nézőpontokat.
- Vizuális technikák alkalmazása: Használjon vizuális ábrázolási módszereket, például diagramokat, folyamatábrákat és vázlatokat a komplex fogalmak és összefüggések hatékony bemutatásához. A vizuális dokumentáció alapot nyújt a jobb megértéshez és a könnyebb döntéshozatalhoz.
Építsen hatékony agilis dokumentációs folyamatokat, és támogassa projektjeit a ClickUp segítségével
Az agilis dokumentáció lehetővé teszi az agilis csapatok számára, hogy hatékonyan kommunikáljanak, gyorsan alkalmazkodjanak és kivételes eredményeket érjenek el. A megfelelő stratégiák alkalmazásával a szoftverfejlesztés során nem veszíti szem elől a lényeget.
Szerencsére nem kell egyedül nekivágnia ennek a feladatnak – a ClickUp projektmenedzsment csomagja minden szükséges eszközt biztosít a dokumentációs folyamatok finomhangolásához és méretezhetővé tételéhez, anélkül, hogy azok hatékonysága vagy eredményessége csorbát szenvedne. Regisztráljon ingyenesen a ClickUp szolgáltatásra, és váljon minden projektjében kiemelkedővé a tömör és átgondolt dokumentációval.