Hogyan használhatod a Notiont projektmenedzsmenthez (adatbázis, Gantt-diagram, ütemterv, CRM)

Érdekel a Notion projektmenedzsment?

A Notion mindössze négy éve jelent meg a piacon, de a szoftver máris nagy port kavart az iparágban.

De mi is az a Notion?

A Notion egy hatékony jegyzetelő alkalmazás ( hasonló az Evernote-hoz ) és egy együttműködési eszköz, amely segít a csapatoknak a munkájuk és dokumentumaik szervezésében.

Bár a Notion munkaterülete egyértelműen inkább jegyzetek készítésére alkalmas, néhány funkciója a projektfeladatok kezelésére is alkalmas.

Hogy mennyire hasznosak ezek a funkciók, az már más kérdés.

Szerencsére ez a történet itt kezdődik!

Ebben a cikkben megvizsgáljuk, hogyan segíti a Notion a projektmenedzsmentet, milyen előnyei és korlátai vannak, és hogyan lehet könnyebb alternatívával megkerülni a problémáit!

Kezdjük is!

Mi az a Notion?

A Notion egy digitális munkafelület , amely lehetővé teszi a vállalat összes munkájának és feladatának szervezését.

Ez a termelékenységi eszköz lényegében lehetővé teszi dokumentumok létrehozását és a csapatoddal való együttműködést.

De ez még nem minden. A Notion a projektek menedzselésében is szerepet játszhat.

Ó, és ha gyerekként szerettél legózni, akkor ez is érdekelhet...

A Notion különböző blokkokat kínál, amelyek segítségével saját, egyedi elrendezéseket és sablonokat hozhatsz létre a projektedhez. Így különböző információblokkokat kombinálva koherens projektteret hozhatsz létre.

Mire használható a Notion?

A legtöbb vállalat elsősorban jegyzetelésre és belső tudásbázisként használja a Notion alkalmazást.

Leginkább a következőkre használják:

A Notion munkaterület azonban nem csak csapatok számára készült; bárki használhatja, aki szeretné rendszerezni az életét.

Mindenféle érdekes dolgot tehetsz vele, például tárolhatod benne kedvenc receptjeidet, személyes céljaidat és még sok mást.

Melyek a Notion projektmenedzsment legfontosabb jellemzői?

A Notion alkalmazás kompakt projektmenedzsment szoftvernek tűnhet, de néhány érdekes funkcióval is rendelkezik.

Vessünk egy pillantást a legjobb funkcióira:

Így működnek:

1. Wikik

Ez a Notion specialitása.

Ez a funkció lehetővé teszi „wikik” vagy dokumentumkönyvtárak létrehozását, amelyek minden olyan információt tartalmaznak, amit a csapattagoknak tudniuk kell a vállalatról vagy a projektről.

A Google Docs-hoz hasonlóan minden dokumentum támogatja a rich text formázást, a kódrészleteket és még sok mást. Emellett összes politikáját, szakmai céljait és terveit is csoportosíthatja az egyszerű tudásmenedzsment érdekében.

2. Kanban tábla

A projektmenedzsment során mindig tudnia kell, hogy a csapata éppen min dolgozik.

Sajnos nincs kristálygömb, ami segítene Önnek. (Sajnáljuk, jósok. )

A Notion azonban a második legjobb megoldást kínálja: a Kanban táblát.

A Kanban tábla megmutatja az összes projektfeladat állapotát („Teendők”, „Folyamatban”, „Befejezettek”) és azt, hogy kihez rendelték a feladatot. Amint a Notion felhasználók befejeznek egy feladatot, a kártyát áthúzhatják a megfelelő állapot oszlopba.

3. Notion adatbázis-nézetek

A Kanban táblák mellett a Notion adatbázisa többféle nézetet kínál a projekt feladatairól. Megtekintheted őket feladatlistaként, naptár nézetben, galéria nézetben vagy táblázatban.

A Notion adatbázis egy fejlettebb típusú oldal, amely egy különálló táblázatként képzelhető el. A Notion adatbázis mezőinek kitöltésekor minden elemnek lehet saját Notion oldala.

4. Projektoldalak

Mint már említettük, a Notion kapcsolt adatbázisában minden elemnek van egy saját Notion oldala. A Notion oldal tele lehet a feladattal kapcsolatos fontos információkkal és ellenőrzőlistákkal. Így minden elemről részletes áttekintést kapsz.

5. Ütemezés

Ha teljes képet szeretnél kapni a feladataidról és projekteidről, akkor a timeline view adatbázis funkció segíthet ebben.

A Timeline egy új típusú Notion adatbázis, amely Önnek és csapatának rugalmasságot biztosít az ütemtervek módosításában, a munkafolyamatok testreszabásában, valamint az ütemterven megjelenített vagy elrejtett tulajdonságok szűrésében.

Ezzel a nézettel a projekteket és a határidőket egy könnyen áttekinthető nézetben láthatja az időegységek szerint. Minden projekt kártyaként jelenik meg. Egyszerűen kattintson a kártyára, és a projekt oldalára kerül.

6. Sablonok

A Notion sablon galériát kínál, amelyben a csapatuk és a közösségük által tervezett valódi Notion oldalak találhatók.

Válassz sablonokat marketinghez, tervezéshez, agilis sprintekhez és még sok minden máshoz. Ha pedig spontán kedved van, kipróbálhatod a Notion Picks alatt található kiemelkedő sablonjaikat vagy a hónap sablonját. Ne feledd: egyes sablonok ingyenesen kipróbálhatók, mások pedig fizetős opciók.

7. Gantt-diagramok

A Gantt-diagramok kiválóan alkalmasak a projektek idővonalon történő vizualizálására, és a Notionban saját Gantt-stílusú időnézetet hozhatsz létre, amely segít a munkád tervezésében és a határidők nyomon követésében.

Ezzel Ön és csapata vizuális ábrázolást kapnak a projektek és események időbeli alakulásáról, egy pillanat alatt láthatják az esetleges kapacitási problémákat, és a drag-and-drop funkcióval könnyedén módosíthatják a kezdési és befejezési dátumokat.

Milyen előnyei vannak annak, ha a Notion-t választod a projektmenedzsmenthez?

Természetesen a Notion rendelkezik néhány projektmenedzsment funkcióval, de elsősorban a jegyzetek készítésére helyezi a hangsúlyt.

Ha kis csapatod van, a Notion segítséget nyújthat az alapvető projektmenedzsment folyamatokban, mint például a feladatok kiosztása, a projektdokumentumok tárolása és a kollégákkal való együttműködés. De ennyi is minden.

Bónusz: Notion vs Roam

Vessünk egy pillantást arra, milyen előnyökkel járhat a használata:

1. Valós idejű együttműködés

A Notion lehetővé teszi, hogy bárhol hozzáadjon megjegyzéseket az adatbázisban vagy egy projektoldalon. A Notion emellett értesítést küld a csapattagoknak, amikor megemlíti őket egy megjegyzésben.

Őszintén szólva, elszalasztották a lehetőséget, hogy Notionifications-nek nevezzék őket.

Ezenkívül egyidejűleg dolgozhatsz egy adott Notion oldalon a távoli csapatoddal, így ez a program tökéletes alternatívája a Google Docs rajongóknak.

2. Mindenhez van sablon

Mint már említettük, a Notion felhasználói felülete olyan, mint egy Lego-készlet.

Ennek köszönhetően létrehozhat egy egyedi projektoldalt, amely megfelel a projekt igényeinek.

Azonban nem kell magának elvégeznie a nehéz munkát.

Rengeteg Notion-felhasználó már létrehozott minden elképzelhető projektsablont, többek között:

(Nem viccelünk.)

3. Hatékony alkalmazások

A Notion minden funkciója szinte minden platformon elérhető.

Van Android-alkalmazás, iOS-alkalmazás, asztali alkalmazás (Mac és Windows), valamint Chrome-bővítmény is.

És ez még nem minden.

Az Evernote webes kivágóhoz hasonlóan a Notion webböngésző-bővítmény segítségével weboldalak kivágásait, cikkeket, linkeket vagy képeket tárolhatsz a Notion munkaterületeden.

Bónusz: Coda kontra Notion

4. Notion CRM kezelése

A Notion adatbázis-nézete kiváló eszköz a CRM-kapcsolatok kezeléséhez. Az alkalmazás egy CRM-sablont kínál, amelyet kategória mezők alapvonalával másolhatsz.

A Notion nemrégiben integrálta a Zapier szolgáltatást, így a beérkező potenciális ügyfeleket beviheti a Notion CRM-be.

A Notion CRM-ben importálhat CSV-fájlokat, hozzáadhat kapcsolattartói címkéket, kitöltheti az e-mail címeket és megváltoztathatja a folyamat szakaszait.

Bónusz: Hasonlítsd össze a Notiont és a OneNote-ot!

A Notion alkalmas projektmenedzsmentre?

Bár a Notion rendelkezik néhány hasznos funkcióval a projektmenedzsmenthez, hiányoznak belőle azok a alapvető funkciók, amelyek a dedikált ingyenes projektmenedzsment szoftverekben megtalálhatók.

Nézd, a Notion egy remek jegyzetelő alkalmazás, de nem elég, ha átfogó projektmenedzsment eszközt keresel. Lehet, hogy más alternatívákat kell keresned a Notion helyett.

Íme néhány hátránya annak, ha a Notion-t választod projektmenedzsment célokra:

(kattints a linkekre, hogy egy adott hátrányhoz ugorj)

Megjegyzés: Ez a Notion projektmenedzsment elemzés azt is bemutatja, hogy a dedikált projektmenedzsment szoftverek , mint például a ClickUp, hogyan oldhatják meg az összes problémát, amellyel a Notion használata során találkozhat.

Mi az a ClickUp?

A ClickUp a világ vezető távoli projektmenedzsment eszköze.

Számos funkciójával minden rendelkezésre áll, amire egy belső vagy távoli csapatnak szüksége van a projektek sikeres lebonyolításához.

Most nézzük meg a Notion néhány főbb korlátait, és hogy a ClickUp hogyan oldja meg azokat:

1. Komplex felhasználói felület

A Notion olyan, mint egy üvegből készült ágyú.

Lehet, hogy hatékony, de legnagyobb erőssége egyben legnagyobb gyengesége is.

Íme, mire gondolunk:

A felhasználóknak blokkokat kell használniuk, hogy a lehető legjobban kihasználhassák a funkciókat. Azonban mindezen blokkok és sablonok használatának megértése a legtöbb Notion-felhasználó számára túl nagy kihívás lehet.

Olyan, mintha egyszerre nyitnánk ki egy 10 000 darabos Lego-készletet.

Minden szükséges eleme megvan.

1. megoldás: Könnyű bevezetés

A ClickUp-hoz hasonló projektmenedzsment eszköz használatához nem kell rejtvényeket megoldani.

A ClickUp egy rendkívül egyszerű feladatkezelő platform, amelynek használatához nincs szükség tanulási folyamatra.

Ön nem kell napokat töltenie azzal, hogy megtanítsa projektcsapatainak a ClickUp használatát.

Csak a gyors útmutatónk ra van szüksége.

Minden benne van, amit a csapatának tudnia kell, mielőtt létrehozza az első feladatát a ClickUp-ban.

Megjegyzés: Ha egy másik termelékenységi alkalmazásból, például a Basecamp, a Wrike vagy a Jira alkalmazásból vált át, néhány egyszerű lépéssel importálhatja az összes projektadatát. Kattintson ide, hogy megtudja, hogyan.

2. megoldás: Slash parancsok

Psst. Szeretne megismerni néhány gyorsbillentyűt, amelyekkel könnyedén elvégezheti a feladatkezelést?

A ClickUp szinte mindenhez beépített slash parancsot vagy billentyűparancsot tartalmaz.

Íme néhány a több mint 50 gyorsbillentyűnk közül:

3. megoldás: Strukturált munkaterület

Mivel a Notion munkaterületének nincs kialakult struktúrája, órákon át eltévedhetsz a lapok, adatbázisok és feladatok labirintusában.

Ami után így éreznéd magad:

Ha meg akarja könnyíteni a feladatkezelést, létre kell hoznia egy összekapcsolt Notion adatbázist, amely tartalmazza az összes feladatát és több projektjét.

De ha minket kérdez, ez túl sok munka.

Van egy egyszerűbb módszer.

A ClickUp egyszerű hierarchikus felépítésű, amely térkép szerepet tölt be, miközben az egységes munkaterületen navigál.

Munkaterület > Tér > Mappák > Listák > Feladatok > Alfeladatok > Ellenőrzőlisták

Így működnek:

Munkaterület: a legmagasabb szint, ahol a vállalatot csapatokra oszthatja

Terek: ezek a főbb részlegek, például „marketing” vagy „HR”

Mappák: projektlisták/csoportok tárolására szolgálnak

Listák: itt szerepelnek az egyes projektek

Feladatok: minden feladatoldalnak megvannak a saját alfeladatai, leírása, megjegyzései és egyebek.

Alfeladatok: a nagy feladatok kezelhető alfeladatokra vannak bontva.

Ellenőrzőlisták: a feladatokon vagy alfeladatokon belül találhatók

2. Korlátozott célkövetési funkciók

Létrehozhatsz egy gyönyörű Notion oldalt az üzleti céljaid megtervezéséhez... de van egy probléma.

Nincs lehetőség a cél felé tett előrehaladás nyomon követésére.

Igen, létrehozhatsz egy célokból álló ellenőrző listát.

De azt sem láthatja, hogy mennyire közel áll ezeknek a céloknak az eléréséhez.

Ez elég demotiváló lehet.

Megoldás: ClickUp Célok

A Notion-nal ellentétben a ClickUp céljai nem csak szavak egy oldalon.

A célok magas szintű konténerek, amelyek kisebb célokra, úgynevezett célértékekre bontódnak.

A célokat különböző egységekkel mérheted , például számokkal, pénznemekkel, igaz/hamis értékekkel és feladatlistákkal.

Amint eléri a célt, a ClickUp automatikusan frissíti az előrehaladás százalékát, és megmutatja, hogy milyen közel van a célhoz.

3. Nincs függőségek vizualizálása

A projektmenedzsment egyik legfontosabb eleme a projekt előrehaladásának nyomon követése, hogy meg tudd állapítani, képes vagy-e betartani a határidőket.

Hogyan lehet ezt megtenni?

Szüksége lesz egy projekt ütemtervre vagy egy Gantt-diagramra, amely felsorolja a projekt befejezéséhez elvégzendő feladatok sorrendjét.

És bár a Notion többnyire 2020 végén kielégítette ezt az igényt a Timeline nézettel, hiányzik belőle egy nagyobb, összetettebb projektek kezelésének fontos eleme: a függőségek kezelése.

Ez azt jelenti, hogy bár láthatod, mikor kezdődnek és mikor várhatóan végződnek a feladatok, a kapcsolatok és függőségek vizualizálásával történő prioritásrendezés nem lehetséges …ami zavart okozhat az összes érintett fél számára.

1. megoldás: Gantt-diagramok

A ClickUp Gantt-diagramjai áttekinthetően jelenítik meg az összes projektfeladatot egy dátummal ellátott idővonalon.

Így tudni fogod, mely feladatok elvégzésére van szükség, és mikor.

Megmutatja azt is , hogy a feladatok hogyan kapcsolódnak egymáshoz a Feladatfüggőségek segítségével .

Csak húzz egy vonalat két feladat közé, és bumm, máris létrehoztál egymástól függő feladatokat.

És ez még nem minden: ezek a Gantt-diagramok a kritikus útvonalat is jelzik.

PS: Ez azoknak a fontos feladatoknak a listája, amelyeket el kell végezni ahhoz, hogy időben teljesítsd a határidőt.

Bónusz: Kritikus út sablonok

2. megoldás: Idővonal nézet

Ha termékfejlesztési ütemtervet szeretnél készíteni, válaszd a ClickUp Timeline View funkcióját.

Lehetővé teszi a projekt feladatait, a megbízottakat és a határidőket vizualizálni, így nyomon követheted a fejlesztési folyamatot.

Használhatod arra is, hogy a feladatokat csapattagok szerint csoportosítsd, így biztos lehetsz benne, hogy senki sem lesz túlterhelve egy végtelenül hosszú feladatlistával.

4. Nincs beépített jelentéskészítés

Szinte minden új projektmenedzsment eszköz lehetővé teszi, hogy jelentésekkel kövesse nyomon csapata teljesítményét.

Van a Notionnak jelentéskészítő funkciója?

Ez az egységes munkaterület nem rendelkezik beépített jelentéskészítő funkcióval. Azonban létezik egy harmadik féltől származó jelentéskészítő alkalmazás a Notionhoz.

Bár tartalmaz néhány ügyes táblázatot, ára igen borsos.

Valójában az említett jelentéskészítő alkalmazás „Personal” csomagja (19 dollár/hó) majdnem ötször drágább, mint a Notion Pro csomagja!

Megoldás: Műszerfalak

A ClickUp hatékony beépített irányítópultjai segítségével más alkalmazás nélkül is vizualizálhatja projektadatait.

Íme néhány agilis projektmutató, amelyet a Dashboards segítségével nyomon követhetsz:

5. Nehéz automatizálni a munkát

Bár a Notion nem rendelkezik automatizálási funkcióval, technikailag kódok és képletek segítségével megkönnyítheted a munkádat.

Ha azonban automatizálni szeretnéd a munkafolyamatot, akkor próbával és hibával kell megtalálnod a megfelelő megoldást.

Olyan, mint a kémiai anyagokkal való játék a laboratóriumban.

Nem tudod, mi fog történni, de az eredmények legtöbbször katasztrofálisak lehetnek.

Megoldás: Feladatok automatizálása

Szerencsére nem kell kísérleteznie a ClickUp-pal.

Hozzáférhet több mint 50 előre elkészített automatizálás hoz , amelyek segítenek az ismétlődő feladatkezelési folyamatok kezelésében.

Segítségével automatikusan elvégezheti a következőket:

Ha pedig nem találsz egy adott automatizálási funkciót, akkor létrehozhatod a sajátodat!

(természetesen robbanások nélkül)

De várj egy kicsit!

Mi a helyzet azokkal a dolgokkal, amelyeket a Notion jól csinál, például a jegyzetelés?

A ClickUp képes-e mindenre, amire a Notion?

Hogyne!

A ClickUp Notepad funkciójával gyorsan leírhatod az összes ötletedet (különösen azokat, amelyek hajnali 3-kor jutnak eszedbe), hogy később megvalósítható feladatokká alakíthasd őket.

Ezenkívül:

De mi van a wikikkel?

Nekünk is vannak!

A ClickUp segítségével dinamikus Wiki adatbázisokat hozhatsz létre a ClickUp Docs segítségével .

Mivel minden dokumentum a projektterületek mellett van tárolva, bármikor könnyedén hozzáférhetsz hozzájuk.

A Docs segítségével a következőket is megteheti:

Hatékony mobil projektmenedzsment alkalmazás: irányítsd csapatodat bárhonnan, akár a kanapédról is.

Következtetés

Szóval, érdemes-e a Notiont választani a projektmenedzsmenthez?

Tagadhatatlan, hogy a Notion egy remek tudásmenedzsment és jegyzetelési alkalmazás.

De a projektmenedzsment terén elég korlátozott.

Számos olyan fontos funkció hiányzik belőle, amely már megtalálható a dedikált projektmenedzsment szoftverekben, mint például a ClickUp.

A ClickUphoz hasonló eszközökkel nemcsak részletes adatbázisokat hozhatsz létre, mint a Notion, hanem minden olyan alapvető funkciót is kínálnak, amelyre szükséged van a csapatod és a projektjeid hatékony irányításához.

Szerezze be még ma ingyen a ClickUp-ot, és engedje, hogy csapata termelékenysége az egekbe szökjön!