Sokan úgy vélik, hogy a vezetői csapatok találkozói hatalmas időpazarlás. Ez azért van, mert a legtöbb találkozó szétszórt, és gyakran negatív csapatdinamika miatt sikertelen.
A valóban hatékony értekezletek a valóban fontos dolgokra és a következő lépésekre koncentrálnak. Ismerje meg a 10. szintű értekezletet.
Fedezzük fel, mi is az a 10. szintű értekezlet, és miért működik olyan jól. Ezután megvizsgáljuk az értekezlet felépítését, és megtanulunk néhány módszert, amellyel vezetői csapatát a következő szintre emelheti. Soha többé nem fog ugyanúgy értekezleteket tartani. ✨
Mi az a 10. szintű megbeszélés?
A 10. szintű (L10) értekezlet formátumot azért fejlesztették ki, hogy segítse a vállalkozókat, a vezetői csapatokat és a startupokat a problémák azonosításában, megvitatásában és megoldásában. Ezen a 90 perces értekezleten minden héten részt vesz a teljes vezetői csapat.
Míg a stand-up megbeszélések a napi feladatokra koncentrálnak, és az ügyfélmegbeszélések gyakran a kapcsolatépítésről és az információgyűjtésről szólnak, az L10-es megbeszélések inkább stratégiai és problémamegoldó jellegűek. Ösztönzik a világosságot, az összehangolást és a cselekvést, ezáltal javítva a termelékenységet, növelve a bevételeket és fokozva az együttműködést a vezetői csapaton belül. 👪
A heti L10-es megbeszélések csak egyike azoknak az eszközöknek és elveknek, amelyek az Entrepreneurial Operating System® (EOS) alapját képezik. A Gino Wickman által alapított EOS hat kulcsfontosságú elemen alapul, nevezetesen:
- Vízió
- Emberek
- Adatok
- Problémák
- Folyamat
- Traction
A L10-es értekezletek során mindegyik elemre kitérnek, de a legtöbb időt a napirend három legfontosabb kérdésének megvitatására fordítják.
A 10. szintű értekezlet előnyei
Az L10-es értekezletek rendkívül hatékonyak, és ennek több oka is van.
Célorientáltak
Az üzleti célok és a stratégiai célkitűzések az egész találkozó során előtérben vannak. A résztvevők gyorsan megosztják a pontszámkártyájukon szereplő mutatókat, így pillanatképet adva arról, hogy az üzlet hogyan teljesít ezekhez a célokhoz képest. Ez megkönnyíti az összehangoltság fenntartását és a helyes irányba való haladást. 🎯
Megoldják a problémákat
A heti 90 perces találkozó 60 perce a vállalkozás céljainak elérését akadályozó problémák megértésére összpontosít. A találkozó ideje jól kihasználható a kiváltó okok kezelésére és stratégiai szintű megoldások keresésére. Ez a formátum arra szolgál, hogy a problémákat megoldja, mielőtt azok nagyobb gondokká válnának, így időt és energiát takarítva meg a jövőben.
Rendkívül koncentráltak és megvalósíthatók
Minden napirendi pontnak van egy meghatározott (többnyire rövid) időkerete, így nem pazarolunk időt. A teendők egyértelműen dokumentálva vannak, jelentést készítenek róluk, és vagy leellenőrzik, vagy továbbviszik, vagy problémaként jelzik őket. ✅
Világos felépítésűek
Az L10-es értekezletek minden héten ugyanazon a napon, ugyanabban az időpontban kerülnek megrendezésre, és egy szabványos folyamatot követnek, így mindenki tudja, mire számíthat, és ennek megfelelően felkészülhet.
Mindezek alapján nem meglepő, hogy az ilyen típusú találkozók lebonyolításához erős moderátorra és gondos jegyzőkönyvvezetőre/adminisztrátorra van szükség – lehetőleg minden héten ugyanazokra a személyekre, hogy biztosítsák a folytonosságot.
A moderátor feladata, hogy a résztvevőket a találkozó napirendjéhez tartsa és betartassa a találkozó etikettjét – például hogy felkészüljenek és betartsák a napirendben szereplő időkereteket. Az adminisztrátor jegyzetel a találkozón, frissíti a teendőlistát (amely a napirend része) és mindenkit tájékoztat.
A megfelelő emberekkel, folyamatokkal és eszközökkel a L10-es értekezletek megérik a fáradságot.
10. szintű értekezletek felépítése
A siker egyik kulcsa, hogy a legtöbb L10-es értekezlet ugyanazt a napirendet követi. Nézzük meg lépésről lépésre, hogy ez pontosan mit jelent.
Segue
Időtartam: 5 perc
A találkozó egy átmenettel kezdődik, más néven bejelentkezéssel. Minden csapattag megosztja személyes vagy szakmai jó híreit, például a hét sikereit vagy aha-pillanatait. Ez lehetőséget ad mindenkinek, hogy teljes mértékben jelen legyen a találkozón, kapcsolatokat teremt a vezetői csapaton belül, és pozitív hangulatban indítja el a munkát. 😊
Ponttáblázat
Időtartam: 5 perc
Ez a szakasz áttekinti azokat a célokat és kulcsfontosságú eredményeket (OKR-eket) – vagy kulcsfontosságú teljesítménymutatókat (KPI-ket) –, amelyek hozzájárulnak az üzleti célok eléréséhez. Az egyes kulcsfontosságú mutatók tulajdonosai egyszerűen visszajelzik, hogy mutatójuk „jó úton halad-e” vagy „rossz úton halad-e”, további magyarázat nélkül. Ha rossz úton halad, akkor átkerül a problémák listájára, amelyet a találkozó későbbi részében megvitatnak.
Rock Review
Időtartam: 5 perc
A Rocks negyedéves célok, és minden csapattag általában három-öt célért felelős. A Rocks frissítései is kizárólag „terv szerint halad” vagy „nem halad terv szerint” válaszokból állnak, és minden probléma átkerül a Problémák listájára. 🪨
Ügyfelek és alkalmazottak főbb hírei
Időtartam: 5 perc
Itt a résztvevők megosztják a munkatársakkal vagy ügyfelekkel kapcsolatos jó vagy rossz híreket. A jó híreket megünneplik, a rossz hírek pedig egyenesen a problémák listájára kerülnek.
Tennivalók listája
Időtartam: 5 perc
A teendőlista a 7 napon belül elvégzendő feladatokat tartalmazza. Így a korábbi találkozón megbeszélt feladatok közül sok már a múlt héten elvégzésre került. A jelenlegi találkozón a résztvevők kijelentik, hogy azok „elvégezve” vagy „nem elvégezve” vannak. Az utóbbi kategóriába tartozó tételek vagy átkerülhetnek a következő hétre, hogy a következő találkozón újra megvitassák őket, vagy – ha problémát jelentenek – átkerülhetnek a héten esedékes problémák listájára.
Problémák listája
Időtartam: 60 perc
Ez a rész, más néven Identify, Discuss, Solve (IDS®), a problémák valódi okainak feltárására és azok megoldására irányuló ötletek kidolgozására szolgál. A résztvevők röviden összefoglalják a múlt héten felvett és a mostani ülésen hozzáadott problémákat, majd szavazással rangsorolják azokat. Ezután a legfontosabb hárommal kezdenek, a legfontosabbat előrehozva. A következő lépéseket felveszik a teendőlistára. Ha egy listán szereplő kérdés néhány héten belül nem kerül megoldásra, akkor átkerül egy hosszabb távú listára, amelyet a következő negyedéves találkozón vitatnak meg.
Összefoglalás
Időtartam: 5 perc
Az utolsó néhány percet a teendőlista és a következő lépések áttekintésével töltik. A résztvevők döntést hoznak azokról az üzenetekről is, amelyeket tovább kell adni a szervezet többi tagjának. Végül 10-es skálán értékelik az értekezletet, és ha az átlag 8 alatt van, megbeszélik, mit tehetnének másképp legközelebb.
Egy ilyen világos L10 sablon segítségével mindig a legfontosabb témák kerülnek terítékre, és minden alkalommal időben befejezheti a találkozót. ⏱️
10 tipp a 10. szintű értekezletek javításához
Most, hogy már tudja, mit szeretne elérni, nézzük meg, hogyan lehet ezeket a találkozókat egy szinttel feljebb emelni – és ezzel időt és energiát megtakarítani.
1. Használja ki a találkozóeszközök előnyeit
A modern technológia igazi áldás lehet – és a találkozókezelő szoftverek ennek egyik legjobb példája.
Vegyük például a ClickUp Meetings szolgáltatást. Ez az online értekezlet-platform tervezési ellenőrzőlistákat, értekezlet-sablonokat, jegyzetelési eszközöket, kiváló feladatkezelést és még sok mást kínál – mindezt azért, hogy megkönnyítse az életét. Kezdje a ClickUp 10. szintű értekezlet-sablonnal, és onnan folytassa.
Jó tudni: A ClickUp sablonok szinte minden esetre kiterjednek. A tervezéshez és a prioritások meghatározásához segítő projektindító sablonoktól a csapat irányításához szükséges egyéni találkozó sablonokig – soha többé nem kell a nulláról kezdenie.
2. Tervezzen stratégiailag
A L10-es értekezlet fontosságának hangsúlyozása érdekében tartsa azt minden héten ugyanabban az időpontban. Ha mindig szerepel a naptárban, a résztvevők megszokják, hogy felkészülnek rá, és csapataik megtanulják az egyéb értekezleteket ehhez igazítani. 🗓️
A ClickUp naptár nézetével a találkozók ütemezése gyerekjáték. Egyszerűen állítson be egy ismétlődő találkozót, és hívja meg az összes szükséges résztvevőt. Ezután csatlakoztassa az összes találkozó dokumentumot ahhoz a találkozóhoz, hogy mindenki megtalálhassa őket.
3. Korán készítse el a találkozó napirendjét
Minél hamarabb közzéteszi az L10 értekezlet napirendjét, annál több idő jut mindenkinek az adatok összegyűjtésére és az értekezletre való felkészülésre. A napirend egyértelműen meghatározza, hogy milyen témákkal fognak foglalkozni, így mindenki koncentrálhat a feladatra.
Használja a ClickUp Docs és a ClickUp Agenda sablont az egyes heti értekezletek napirendjének elkészítéséhez. Írja meg a napirendet saját maga, vagy dolgozzon együtt az egész csapattal, ahol minden felhasználó a rendszerben saját színkóddal van megkülönböztetve. A beépített formázási eszközökkel könnyedén, különösebb erőfeszítés nélkül készíthet professzionális megjelenésű végleges dokumentumot.
4. Tartsa be az értekezlet időtartamát
A L10-es értekezlet titkának egy része a folyamat pontos követése. Ez azzal kezdődik, hogy pontosan időben kezdődik – ami azt jelenti, hogy az embereket arra kell ösztönözni, hogy öt perccel korábban érkezzenek, hogy elfoglalhassák helyüket.
A ClickUp Reminders segítségével mindenki betarthatja az ütemtervet. Állítson be egy emlékeztetőt, amely arra ösztönzi a résztvevőket, hogy jó előre készüljenek fel a találkozóra, így senki sem kapkod az utolsó pillanatban, és nem késlelteti a találkozót. Ezután állítson be egy másikat, amely jelzi, hogy a találkozó hamarosan kezdődik, így mindenki bejelentkezik és időben készen áll. 🔔
5. Használjon vizuális eszközöket a világosság érdekében
A problémák listáján szereplő tételek fontossági sorrendbe állítása nagyon fontos lépés a találkozó IDS fázisában – és lehetetlen fontossági sorrendet felállítani, ha nem tudja, mit is rangsorol. Készítsen egy mindenki számára látható, világos listát, hogy mindenki jó döntéseket hozhasson.
Ehhez egy nagyon hatékony módszer a ClickUp Whiteboard használata. A jegyzetelő a megbeszélés elején átviheti a problémák listáján szereplő meglévő problémákat a Whiteboardra. A ClickUp együttműködési eszközei lehetővé teszik, hogy bárki rögzíthesse a felmerülő problémákat, így a megbeszélés problémamegoldási szakaszára már rendelkezésre áll a teljes lista, amelynek segítségével könnyen meghatározhatók a prioritások. Ezután egyszerűen jelölje be az elintézett tételeket.
6. Készítsen kiváló találkozói jegyzeteket
Rendkívül fontos, hogy pontos jegyzőkönyvet készítsen a találkozón történtekről. A találkozó jegyzőkönyve alapul szolgál a jövőbeli találkozókhoz, biztosítva a folytonosságot és az előrelépést. Emellett végső döntőbíróként is szolgál, ha az eseményekről eltérőek az emlékek.
A jó jegyzőkönyv-készítő szoftver itt nagy különbséget jelent. Kezdje azzal, hogy a ClickUp Notepad segítségével jegyzeteket készít a találkozó során. Ezután kérje meg a ClickUp AI Writing Assistant-et, hogy összefoglalja ezeket a jegyzeteket, és alakítsa őket jegyzőkönyvvé. A ClickUp Meeting Minutes sablon kész keretrendszert biztosít, amely garantálja az összes jegyzőkönyv következetességét. 📝
7. Rögzítsen fontos videókat
A résztvevők gyakran osztanak meg diákat vagy más dokumentumokat az L10-es találkozók során. Ezek a vizuális anyagok fontos részét képezik a találkozó jegyzőkönyvének, és gyakran külön dokumentumként kerülnek forgalomba a találkozó előtt vagy után.
De van egy egyszerűbb módszer is. A ClickUp Clip videoklipeket rögzít a képernyőről, a böngésző füléről vagy az alkalmazás ablakáról – ha úgy dönt, hangfelvételt is –, hogy kontextust biztosítson a beszélgetéshez. A klipeket elmentheti az értekezlet jegyzőkönyvének részeként, és megoszthatja őket egy nyilvános link segítségével, amely közvetlenül a böngészőjében lejátszható.
8. Központosítsa a csevegéseit
A résztvevőknek előzetesen kérdéseik vagy javaslataik lehetnek, vagy utólag további gondolatokat szeretnének hozzáfűzni. Ezeket a beszélgetéseket e-mailben is folytathatja, de az e-mail szálak nem mindig könnyen megtalálhatók vagy követhetők, ráadásul nincsenek kapcsolatban magával a találkozóval.
Inkább hozzon létre egy kijelölt csatornát a ClickUp Chat nézet segítségével, így minden egy platformon lesz központosítva és összekapcsolva. Használja a csevegőcsatornát frissítések vagy források megosztására, valamint valós idejű beszélgetésekre. Beállíthatja, hogy ki férhet hozzá a csevegőcsatornájához, beállíthat új üzenetekről szóló értesítéseket, és a ClickUp-ban a munkája mellett láthatja a csevegését is, miközben az értekezletre készül. 💬
9. Egyszerűsítse munkafolyamatát
A legtöbb L10-es értekezleten cselekvési tételek listája készül, amelyeket meg kell oldani, de gyakran nem kerülnek megoldásra. A megoldás titka, hogy a lehető leghamarabb beépíted őket a munkafolyamatba, majd nyomon követed, amíg be nem fejeződnek.
A ClickUp segítségével egyetlen gombnyomással bármely ClickUp Doc vagy Whiteboard szövegét ClickUp feladattá alakíthatja – nincs többé szükség másolásra és beillesztésre. Például létrehozhat cselekvési elemeket vagy feladatokat rendelhet hozzá közvetlenül a ClickUp Notepad, Doc, Whiteboard, Chat vagy formálisabb dokumentumokból, például értekezletek jegyzőkönyveiből.
Ezután a ClickUp projektmenedzsment funkciója átveszi a feladat kezelését, segítve Önt a prioritások meghatározásában és a feladat zökkenőmentes beillesztésében a munkafolyamatba. Akár értesítéseket is küldhet Önnek, amikor a határidő közeledik, hogy biztosan tartsa a lépést a feladat befejezésével.
10. Használja ki technológiai eszközeit
Ahelyett, hogy új eszközökbe fektetne a L10-es értekezletéhez, használja ki a már meglévő eszközöket. Például, ha a vezetői csapat inkább a Zoomot vagy a Microsoft Teams-t használja, vagy ragaszkodik a Google Naptárhoz, akkor lehetőség szerint kövesse az ő példájukat.
A ClickUp számos integrációt kínál, többek között a Microsoft Teams és a Zoom, valamint az Apple, az Outlook és a Google Naptár integrációját. Indítson Zoom-találkozót közvetlenül egy feladatból, vagy szinkronizálja a ClickUp feladatait a választott naptárral, és még sok minden mást.
Hatékony és eredményes 10. szintű értekezletek lebonyolítása
Az L10-es értekezleteket az EOS Worldwide fejlesztette ki az értekezletek termelékenységének és hatékonyságának javítása érdekében. Hetente ugyanabban az időpontban kerülnek megrendezésre, egy meghatározott sablon szerint zajlanak, és az egész vezetői csapat részt vesz rajtuk. 💯
Ez a típusú értekezlet rendkívül összpontosít a stratégiai célok összehangolására. Rövid bejelentkezéssel kezdődik, majd gyorsan áttekinti az eredménykártya mutatói, a negyedéves célok és a heti teendőlisták alapján elért haladást. Ezután az értekezlet időtartamának nagy részét az üzleti célok elérését akadályozó problémák megértése és megoldása tölti ki.
Bár az L10-es értekezletek már eleve sokkal hatékonyabban zajlanak, mint a legtöbb értekezlet, mindig van mit javítani. Az olyan online értekezleteszközök, mint a ClickUp, minden szempontból hatékonyabbá teszik az L10-es értekezleteket, így minden lépésnél időt és energiát takarítanak meg.
Regisztráljon még ma ingyenesen a ClickUp-ra, hogy minden nap többet tudjon elvégezni kevesebb idő alatt. 🙌