Hogyan lehet hatékony ad hoc találkozót szervezni?

Nem minden spontán találkozó rossz. Néha valóban szükség van arra, hogy a megfelelő embereket minél hamarabb összehívjuk egy (virtuális) terembe.

De itt van a probléma: a legtöbb ad hoc találkozó nem szándékos. Sietős, nem egyértelmű és elvonja a figyelmet, így mindenki azon töpreng, miért nem lehetett volna ezt egyszerűen e-mailben elintézni.

Változtassunk ezen! A megfelelő formátummal, eszközökkel és előkészítéssel a spontán találkozók valóban előre vihetik a dolgokat.

📌 Az igazság az, hogy a spontán találkozóknak megvan a helyük – de csak akkor, ha szándékosak.

Ebben az útmutatóban megtanulhatja, hogyan:

Vessünk egy pillantást arra, hogy mit is jelent valójában egy ad hoc megbeszélés, és miben különbözik a rendszeres megbeszélésektől.

Mit jelent az ad hoc találkozó?

Az „ad hoc” kifejezés latin eredetű, és azt jelenti, hogy ezen a konkrét célra. Munkahelyi kontextusban az ad hoc megbeszélés egy nem tervezett megbeszélés, amelyet sürgős döntések meghozatalára, kritikus kérdések megoldására vagy azonnali intézkedést igénylő külső tényezőkre való reagálásra hívnak össze.

Ezek a találkozók nem tartoznak a rendszeresen megrendezett találkozók vagy hosszú távú tervezési ülések közé. Ehelyett rövid, célzott egyeztetések, amelyeket gyakran akkor szerveznek, amikor a csapatnak gyorsan kell cselekednie és közösen meg kell oldania egy adott kérdést.

📌 Példa: Tegyük fel, hogy egy súlyos hiba megszakítja a fizetési folyamatot közvetlenül a bevezetés előtt. A fejlesztési vezető, a minőségbiztosítási szakember és a termékmenedzser gyorsan összehívnak egy Google Meet-megbeszélést a hiba elhárítására. Ez egy rögtönzött megbeszélés – nincs hivatalos napirend, csak valós idejű hozzáférés a megfelelő személyekhez egy fontos döntés meghozatalához.

Miben különbözik ez a szokásos találkozóktól?

Íme, hogyan viszonyul egy ad hoc találkozó egy tipikus, rendszeresen megrendezett találkozóhoz:

Mikor érdemes ad hoc találkozót szervezni (és mikor érdemes átgondolni)?

Az okos projektmenedzserek tudják, hogy a rögtönzött megbeszélések csak végső esetben jöhetnek szóba, mert rontják a termelékenységet. 🧠

A legjobb munkát akkor végezzük, ha mélyen koncentrálunk. De még egy rövid, váratlan megbeszélés is kihozhat minket ebből az állapotból – és a kutatások szerint 23 percbe telik , mire visszatérünk a munkához egy zavaró tényező után!

Íme tehát a valódi kérdés: Sürgős ez a találkozó, vagy csak reflexszerű?

Lehet, hogy egy gyors beszélgetés megoldja a problémát, de néha ez csak egy ösztönös reakció. Mielőtt összehívná az összes érintettet, tegye fel magának a következő kérdést: Ez a legjobb megoldás a problémára, vagy van ennél okosabb alternatíva?

Az alábbiakban bemutatjuk az öt leggyakoribb helyzetet, amikor egy ad hoc találkozó megfelelő lehet:

7 alapvető lépés a produktív ad hoc találkozók lebonyolításához

Ha nem szeretné, hogy a találkozói csak a naptár kitöltésére szolgáljanak, akkor gondoskodnia kell arról, hogy azok célirányosak, hatékonyak és minden résztvevő számára előnyösek legyenek.

Mielőtt belevágna a lépésekbe, győződjön meg arról, hogy rendelkezik a megfelelő eszközökkel. A ClickUp online találkozók funkciói lehetővé teszik a zökkenőmentes ütemezés, együttműködés és nyomon követés, így még a spontán megbeszélések is strukturáltnak tűnnek.

Fedezze fel az ad hoc találkozók logisztikájának optimalizálásához szükséges hét alapvető lépést.

1. lépés: Határozza meg a célokat és készítse elő a napirendet

Közös cél nélkül még egy 10 perces megbeszélés is zavaros vitává fajulhat. Kezdje egy világos céllal. Mit szeretne elérni a megbeszélés végére? Akár gyors egyeztetésről, akár információgyűjtésről van szó, a kívánt eredmény megnevezése segít irányítani a beszélgetést.

A találkozó napirendje segít a konkrét téma fontossági sorrendjének meghatározásában és a megoldandó feladatok egyértelmű meghatározásában. Egy 15 perces megbeszéléshez nem szükséges átfogó napirend, de a három legfontosabb cél felsorolása mindenki számára iránymutatást ad. Ha kevés az időd, használd a találkozó napirend sablonját a szervezettség érdekében.

A napirend ismerete lehetővé teszi a résztvevőknek, hogy összegyűjtsék gondolataikat, a releváns adatokat vagy a szükséges anyagokat, ami egy célorientált üléshez vezet. Az ülés végén értékelheti, hogy a célok teljesültek-e, vagy további intézkedésekre van szükség.

Gyors módszert keres a spontán találkozók napirendjének megszervezésére és megosztására? A ClickUp – a munkához szükséges minden funkciót magában foglaló alkalmazás – segítségével perceken belül létrehozhat és megoszthat napirendeket, így csapata még a leggyorsabban változó helyzetekben is összehangoltan tud működni.

A ClickUp segítségével dokumentációkat hozhat létre a ClickUp Docs- ban, és megoszthatja azokat belső és külső felhasználókkal. A résztvevők a ClickUp interaktív funkcióit, például a megjegyzéseket vagy a ellenőrzőlistákat használhatják, hogy a találkozó előtt hozzászólásokat vagy kérdéseket tegyenek hozzá.

A platformon számos ingyenes találkozó- és konferencia-napirend-sablon található, amelyek segítségével perceken belül professzionális megjelenésű napirendet készíthet. Például kipróbálhatja a ClickUp All Hands Meeting Template sablont vállalati szintű, előre megtervezett találkozókhoz, vagy a ClickUp Scrum Meeting Template sablont kisebb csoportok spontán üléseihez.

2. lépés: Azonosítsa és értesítse a megfelelő résztvevőket

Az ad hoc találkozó sikere vagy kudarca a résztvevők megfelelő összetételén múlik. Ha nem a megfelelő embereket hívja meg, azok úgy fogják érezni, hogy időpocsékolásról van szó. Ha pedig valaki fontos hiányzik, akkor kockáztatja, hogy félkész döntések születnek, vagy újabb találkozóra lesz szükség.

Ne felejtse el a következőket:

A maximális termelékenység érdekében tartsa a csoport méretét kezelhető szinten, különösen a virtuális találkozók esetében. A ClickUp segítségével használhatja a valós idejű együttműködési funkciókat, és kiválaszthatja a megfelelő résztvevőket:

Csapatnézet és kapacitásA Csapatnézet segítségével megtekintheti, ki mely feladatokhoz van hozzárendelve, és ellenőrizheti az aktuális munkaterhelésüket. Ez megkönnyíti, hogy csak a megfelelő, elérhető és a megbeszéléshez elengedhetetlen személyeket hívja meg.

Connected nSearch & People DirectoryA Connected Search vagy a People Directory segítségével gyorsan megtalálhatja a csapattagokat név, szerep vagy munkaterhelés alapján. Ez biztosítja, hogy a kontextus és a kapacitás alapján a megfelelő közreműködőket vonja be a munkába.

Egyéni értesítések és említésekTestreszabhatja értesítési beállításait, hogy elkerülje a túlterhelést. Használja az @említéseket a Feladatok, Megjegyzések, Dokumentumok és Csevegés funkciókban, hogy közvetlenül értesítsen egyéneket vagy csoportokat. Így a találkozó résztvevői már a hívás megkezdése előtt összehangolják álláspontjukat.

Bejövő levelek és értesítések kezeléseA ClickUp Beérkező levelek funkciója segít nyomon követni a frissítéseket azáltal, hogy összefogja a kapcsolódó értesítéseket, és lehetővé teszi azok szűrését említések vagy feladatok szerint. Az elemeket el is halaszthatja, vagy olvasatlannak jelölheti, hogy kézben tartsa a nyomon követést.

3. lépés: Ösztönözze a részvételt

Az aktív részvétel különbözteti meg a sikeres találkozót attól, amely e-mailben is megoldható lett volna. Az ad hoc találkozók fő értéke az interaktív eszmecserében és a közös problémamegoldásban rejlik.

Szándékosan ösztönöznie kell az együttműködést, különösen a csendesebb hangú vagy különböző helyszínekről csatlakozó csapattagok esetében.

Ehhez néhány módszer:

Ezenkívül az egymást átfedő munkaidővel rendelkező távoli csapatok számára nehézséget jelenthet a szinkron találkozók szervezése. Ilyen esetekben a csapatmunka vagy a napi standup szoftverek aszinkron találkozók támogatásával elősegíthetik minden résztvevő bevonását. Végső soron a cél egy olyan találkozói környezet létrehozása, ahol mindenki hatékonyan hozzájárulhat, függetlenül a preferált kommunikációs stílustól vagy a helyszíntől.

Bónusz: Fedezze fel a ClickUp napi állandó értekezlet sablonját, hogy megbizonyosodjon arról, hogy minden résztvevő véleménye megfelelő figyelmet kap.

A kézikönyv célja, hogy egyszerűsítse a napi csapatértekezleteket egy központi tervezési, jegyzetelési és haladáskövetési központ biztosításával. Testreszabható állapotok, mezők és nézetek állnak rendelkezésre, amelyek segítségével a csapatok hatékonyan kezelhetik a feladatokat és valós időben követhetik nyomon a frissítéseket.

A kézi nyomonkövetési módszerek helyettesítésével ez a sablon növeli a csapatok közötti átláthatóságot, elszámoltathatóságot és együttműködést.

Ingyenes sablon

4. lépés: Az idő kezelése a találkozó során

Az ad hoc találkozók hatékonyságának fenntartása és a résztvevők figyelmének fenntartása érdekében elengedhetetlen, hogy a találkozók ne haladják túl a tervezett időtartamot. Figyeljen az alábbi hét tippre, hogy a találkozó a terv szerint haladjon:

A ClickUp natív időkövető funkciójával különböző platformokon – asztali számítógépen, mobilon vagy webböngészőben – is időzítheti a találkozókat egy ingyenes Chrome-bővítmény segítségével. A legjobb az egészben, hogy a ClickUp integrálható a legnépszerűbb találkozóalkalmazásokkal, így kényelmesen időzítheti a munkameneteket akár Slack-megbeszélés vagy Zoom-találkozó közben is.

Ezenkívül a ClickUp Naptár segítségével megtalálhatja a legjobb időpontot a nem tervezett találkozókhoz anélkül, hogy túlterhelné a csapatát. Lehetővé teszi a csapat ütemtervének megtekintését, a koncentrált idő blokkolását és eseményalapú emlékeztetőket állíthat be, hogy a találkozó a terv szerint haladjon. Különösen hasznos, ha sürgős ügyeket és határidőket kell összehangolni különböző helyszíneken.

5. lépés: Dokumentálja a döntéseket és a teendőket

A hatékony ad hoc találkozók során készített jegyzeteknek tömöreknek kell lenniük, és szigorúan a kritikus szempontokra kell összpontosítaniuk. Dokumentálja az összes fontos döntést a találkozó jegyzőkönyvében. Ez elősegíti a találkozó utáni intézkedéseket, és összefoglalásként szolgál azok számára, akik nem voltak jelen.

Ezenkívül írja le a kiosztandó konkrét feladatokat, beleértve azt is, hogy ki felelős az egyes feladatokért és mi a határidő.

A ClickUp átfogó funkciókészletet kínál, amely a jegyzetelést gyerekjátékká teszi. Ingyenes találkozó-jegyzet sablonjai biztosítják a találkozók közötti konzisztenciát, segítve a kulcsfontosságú információk rögzítésének szabványosított formátumának fenntartását.

A ClickUp AI Notetaker segítségével nem kell aggódnia , hogy mindent manuálisan kell rögzítenie. Az eszköz automatikusan csatlakozik az értekezlethez, rögzíti a beszélgetést, összefoglaló értekezleti jegyzőkönyvet készít, és kiemeli a legfontosabb pillanatokat, mint például a döntéseket, a teendőket és a felelős személyeket. Ezeket azonnal feladatokká alakíthatja, határidőkkel, felelős személyekkel és státusszal együtt.

Különösen hasznos spontán megbeszélések során, amikor nem tervezett részletes jegyzetelést, de mégis pontos feljegyzést kell készítenie a elmondottakról és a következő lépésekről.

➡️ Tudjon meg többet az AI használatáról a találkozók jegyzetelése során, és arról, hogyan egyszerűsíti ez a folyamatot.

6. lépés: Kövesse nyomon a feladatok elosztását és végrehajtását

Mint láttuk, a találkozók jegyzőkönyvei szorosan kapcsolódnak a követő feladatokhoz. Ha a találkozó végén feladatok kiosztására kerül sor, az azt jelenti, hogy a találkozó nem csupán passzív vitafórum volt, hanem a cselekvés és a haladás katalizátora.

Használja a ClickUp Tasks funkciót, hogy új feladatokat rendeljen egy vagy több személyhez. A csapat tagjai közvetlenül a feladatokhoz hozzászólásokat fűzhetnek, ami elősegíti a átlátható együttműködést.

A platform testreszabható alfeladatai és ellenőrzőlistái segítik a komplex követési műveletek kezelhető lépésekre bontását. Használja ki az egyéni mezőket, hogy konkrét feladatinformációkat (például webes linkeket vagy tervezési fájlokat) adjon meg. A feladatok nyomon követése egyszerű:

Előfordul, hogy egy találkozó után létrehozott feladat egy meglévő feladat befejezésétől függ, vagy egy meglévő feladat egy újonnan kijelölt követő feladattól függ. A ClickUp Dependencies lehetővé teszi, hogy függőségeket állítson be az egymással összekapcsolt feladatok között, segítve a követő feladatok beépítését a meglévő munkafolyamatba.

7. lépés: Áttekintés és reflexió

Az értekezlet véget ért, de sikeres volt? Az, hogy átgondolja, mi működött és mi nem, értékes információt jelent a jövőbeli, utolsó pillanatban összehívott értekezletek javításához.

A résztvevőktől kapott visszajelzések gyűjtése segíthet megérteni a véleményüket és azt, hogy mit kell másképp csinálni legközelebb. Íme néhány kérdés, amit feltehet:

A megfelelő eszközöket szeretné használni a visszajelzések gyűjtéséhez? A ClickUp Forms alkalmazást testreszabhatja úgy, hogy az ad hoc találkozójához kapcsolódó konkrét kérdéseket vegyen fel, majd egyszerűen megoszthatja azokat a résztvevőkkel egy link segítségével.

A visszajelzési űrlapokra adott válaszok automatikusan feladatokká alakíthatók át a ClickUp alkalmazásban. Ez különösen hasznos, ha a visszajelzés cselekvési pontokat vagy fejlesztendő területeket javasol.

3 gyakori kihívás az ad hoc találkozókkal kapcsolatban [megoldásokkal]

Az, hogy vállalkozása milyen gyorsan alkalmazkodik és reagál a felmerülő helyzetekre, meghatározhatja annak jövőjét. Az ad hoc találkozók rugalmasságot biztosítanak, hogy az ilyen helyzetek kezeléséhez szükséges azonnali válaszokat megkapja. Ugyanakkor ez a rugalmasság sajátos kihívásokkal jár. Vizsgáljuk meg ezeket – nem csak azért, hogy megértsük azok következményeit, hanem azért is, hogy hatékonyan kezeljük őket.

1. A munkafolyamatok megzavarása

Már említettük, hogy a megszakítások negatívan hatnak a termelékenységre és csökkentik a mély munkavégzés képességét. Ugyanakkor a munkavállalók moráljára is káros hatással vannak.

Ha a találkozók folyamatosan megszakítják a koncentrációt, az aggodalmat kelt a kritikus feladatok elmaradásával kapcsolatban, különösen akkor, ha a találkozó nem hoz egyértelmű eredményt. Ha ez rendszeressé válik, a csapat bizalma és elkötelezettsége csökkenhet.

Megoldás

A ClickUp Naptárban a „Foglalt” állapot vagy a megosztott rendelkezésre állás beállítások segítségével védett koncentrációs időt jelölhet ki. Ezzel biztosíthatja, hogy a csapat legproduktívabb óráiban ne legyenek felesleges zavarások. Beállíthat csendes órákat is az aszinkron munkához különböző helyszíneken.

2. Szerkezeti hiányosságok

Nincs rosszabb, mint egy iránytalan ad hoc találkozó, ahol csak végtelen csevegés folyik, és a végén csak homályos „majd visszatérünk rá” típusú következtetések születnek. Világos cél nélkül még egy 15 perces megbeszélés is időpocsékolásnak tűnhet.

Ez gyakran előfordul, amikor egy huddle meetinget külső tényezők, például egy ügyfél panasz vagy egy belső akadály vált ki, de senki sem szán időt a cél meghatározására.

Megoldás

Még ha siet is, szánjon egy percet az értekezlet alapvető felépítésének megtervezésére. Ez lehet olyan egyszerű, mint az értekezlet fő céljának és néhány fontosabb megbeszélési pontnak a meghatározása.

Határozzon meg szigorú időkorlátot a találkozóra, és tartsa be azt. Fontolja meg, hogy megkéri-e a résztvevőket, hogy álljanak fel a találkozó alatt – ez online találkozók esetén kissé furcsa lehet, de mindenki számára újult tiszteletet kelthet az időkorlátok iránt. 😏

3. Túlzott használat és függőség

Az ad hoc találkozók azonnali visszajelzést nyújtanak és vonzóak lehetnek, mert lehetővé teszik a sürgős problémák azonnali megoldását. Az új vagy kezdő vezetők úgy érezhetik, hogy gyakori találkozókra van szükségük ahhoz, hogy proaktív vezetői képességeiket és elkötelezettségüket bizonyítsák.

Lehet, hogy úgy gondolják, ez a módszer segít megőrizni a kapcsolatot és tájékozottnak maradni, különösen, ha még építik a kapcsolataikat a csapatukkal távoli vagy hibrid munkakörnyezetben.

Megoldás

Az ad hoc találkozók nem csapatépítő foglalkozások. Határozzon meg egyértelmű irányelveket arra vonatkozóan, hogy mikor kell összehívni egy rögtönzött találkozót, és mikor kell aszinkron kommunikációt használni. Csapata használhat projektmenedzsment eszközöket , mint például a ClickUp, hogy nyomon kövesse az előrehaladást és a kisebb problémákat. Például, ha egy kérdés gyors megjegyzésekkel vagy projektfrissítésekkel megoldható egy megosztott dokumentumban, akkor nincs szükség találkozóra.

Vezesse ad hoc találkozóját a megfelelő irányba a ClickUp segítségével

Az ad hoc találkozók kétélű kardok: rugalmasságot és fókuszt kínálnak, de ha nem vigyázunk, tönkretehetik a csapat termelékenységét. Miért ne alakíthatná ezt a kihívást lehetőséggé a ClickUp segítségével?

A ClickUp segítségével a „telefonáljunk” felhívásból dokumentált eredmények, kijelölt feladatok és nyomon követett utánkövetés lesz – mindez egy helyen. Nincsenek elmulasztott jegyzetek. Nincsenek szétszórt frissítések. Csak világos kontextus, együttműködés és előrehaladás.

A ClickUp minden szükséges eszközt biztosít az okosabb találkozók lebonyolításához, az ütemezéstől az összefoglalókig. Ez kevesebb késedelmet, jobb összehangolást és jelentős időmegtakarítást jelent.

👉 Regisztráljon még ma a ClickUp-ra – örökre ingyenes!

GYIK

Mit jelent az ad hoc találkozó?

Az ad hoc megbeszélés egy nem tervezett találkozó, amelynek célja egy azonnali intézkedést igénylő konkrét téma megvitatása. Az ad hoc kifejezés latin eredetű, jelentése „erre a célra”. Általában sürgős ügyek, váratlan fejlemények vagy gyorsan változó lehetőségek váltják ki ezeket a megbeszéléseket.

📌 Mi egy példa az ad hoc találkozóra?

Egy termékmenedzser az utolsó pillanatban összehívja a fejlesztői és a minőségbiztosítási csapatot, hogy megoldjanak egy kritikus problémát, amelyet közvetlenül a termék bevezetése előtt fedeztek fel. Nincs előre megtervezett meghívó, csak egy gyors, célzott megbeszélés, hogy egyeztessenek és döntsenek a következő lépésekről. Ez egy rögtönzött találkozó, vagy ebben az esetben egy ad hoc találkozó.

Mit jelent az ad hoc kifejezés a munkahelyen?

A munkahelyen az ad hoc kifejezés minden olyan dolgot jelöl, amely egyszeri esemény vagy ideiglenes szükséglet miatt jön létre. Az ad hoc feladatok, bizottságok vagy találkozók egy adott probléma megoldására szolgálnak, nem pedig a rutinfolyamatok részeként.

Miért hívják ad hoc-nak?

Az ad hoc latinul „erre” jelent. Az üzleti életben olyan megoldások, találkozók vagy döntések leírására használják, amelyeket váratlan helyzetek vagy időérzékeny problémák kezelése érdekében hoznak meg a helyszínen.

Mikor ne szervezzünk ad hoc találkozót?

Kerülje az ilyen találkozók szervezését, ha:

Használjon gyors ellenőrző listát vagy az Eisenhower-mátrixot a szükségesség ellenőrzéséhez.

Hogyan dokumentáljam az ad hoc találkozókat?

Használjon egyszerű, fókuszált struktúrát, amely a következőket tartalmazza:

Próbálja ki a ClickUp AI Notetaker alkalmazást, amellyel rögzítheti a találkozót, jegyzőkönyvet készíthet, és automatikusan létrehozhat teendőket a leiratból.