A projektmenedzsment szoftver használata napirend készítéséhez ijesztő lehet, de mi segítünk! Elsőre feleslegesnek tűnhet, de mi a másik lehetőség? Tollal és papírral feljegyzni a terveit? Már nem 1990 van!
Nem véletlen, hogy oly sok vezető csapat választotta a ClickUp-ot találkozóik és napirendjeik szervezéséhez. A ClickUp számos funkcióval rendelkezik, amelyek segítségével a legegyszerűbb ütemtervektől a csapatmegbeszélésekhez szükséges bonyolultabb menetrendekig minden megszervezhető. Kezdjük is!
A 12 legjobb ClickUp funkció a találkozók tervezéséhez
Íme a legjobb funkciók, amelyekkel a ClickUp segítségével megtervezheti a találkozót vagy elkészítheti a napirendet:
1. Jegyzettömb
Bármilyen feladat első lépése egy terv készítése, vagy legalábbis annak kellene lennie. Sokan közülünk kerülik a tervkészítést, mert feleslegesnek és bonyolultnak tűnik, de a ClickUp segítségével ez egyszerűvé válik! A jegyzetfüzet segítségével gyorsan leírhatja gondolatait, amint azok eszébe jutnak. Mi van, ha a munkahelyi ClickUp-csapatban van, és nem szeretné, hogy munkatársai lássák a ma esti vacsora terveit? Ez a jegyzetfüzet nagyszerű tulajdonsága – teljesen privát. Ezenkívül Chrome-bővítményként is hozzáadhatja, és használhatja, amikor az interneten böngészik. Csatlakozik a fő ClickUp-fiókjához! Ez egy remek hely a napirend elkészítéséhez, és lehetőséget ad arra, hogy leírja a gondolatait, amint eszébe jutnak.
2. Listák és feladat határidők
Beállíthat határidőket egy egész listára vagy egy adott feladatra. Ez egy szükséges funkció, ha vannak olyan feladatok, amelyeket a találkozó kezdete előtt el kell végezni. Gondoskodjon a felelősségvállalásról, és győződjön meg arról, hogy mindenki ugyanazon az oldalon áll, amikor a határidőkkel kapcsolatban van szó! Egy ötlet az, hogy hozzáadja a találkozó napirendjét a feladat leírásához, lásd alább!
3. Feladat leírása
Miután meghatároztad a találkozó időpontját és kidolgoztál néhány alapvető ötletet, itt az ideje, hogy összeállítsd a napirendet, és megkérdezd a csapatod véleményét. A ClickUp-nál a napirendet a feladat leírásába tesszük, és azt rich text szerkesztővel tetszés szerint módosíthatod. Az emberek ezután megjegyzésekkel adhatják meg ötleteiket, és egészíthetik ki a napirendet.
4. Hozzárendelt megjegyzések
Miután mindenki hozzáadta az ötleteit, a megjegyzéseket felhasználva létrehozhat cselekvési pontokat vagy feladatokat minden egyes személy számára, akiknek megjegyzéseket rendelt hozzá. A többi funkció kiválóan alkalmas a felelősségre vonhatóság biztosítására és annak garantálására, hogy minden, ami a találkozóhoz szükséges, időben el legyen végezve!
5. Chrome kiterjesztés
Tegyük fel, hogy böngészi az internetet, és rájön, hogy létre kell hoznia egy feladatot a megtekintett webhelyről, hogy biztosan átnézze azt a következő találkozón... A ClickUp megoldást kínál erre! Chrome-bővítményünk segítségével gyorsan létrehozhat egy feladatot a megtekintett webhelyről. Beállíthat egy alapértelmezett listát is, így könnyedén hozzáadhat feladatokat a találkozó listájához.
6. Feladat sablonok
Vadiúj feladat sablonjaink segítségével könnyedén elmentheti az újra és újra használt feladatokat. Ez tökéletes megoldás a találkozókhoz. A ClickUpnál minden találkozót a heti standup áttekintésével kezdünk, így a feladat sablonok tökéletesek ahhoz, hogy minden alkalommal ugyanazt az általános folyamatot kövessük. Ez biztosítja a következetességet is, függetlenül attól, hogy ki van szolgálatban vagy vezeti a találkozót. Használja ki ezt a hatékony funkciót, amikor következő találkozóját tervezi.
7. Ismétlődő feladatok
Szinte minden irodában vannak bizonyos feladatok, amelyeket rendszeresen el kell végezni. Az ismétlődő feladatok kiválóan alkalmasak erre a célra, és remek módszert jelentenek annak biztosítására, hogy ugyanazok a feladatok egy meghatározott ütemterv szerint el legyenek végezve, vagy újra megnyíljanak, miután lezárultak. Ismétlődő feladataink rendkívül robusztusak és látszólag korlátlan számú kombinációt tesznek lehetővé. Ez egy olyan funkció, amely valóban megkülönbözteti a ClickUp-ot a versenytársaitól, és amelynek segítségével könnyedén ütemezheti a heti feladatait.
8. Függőségek
Sokunknak vannak olyan feladatai, amelyeket csak a találkozó vége vagy a napirend elkészülte után tudunk elvégezni... itt jönnek képbe a függőségek! Lehetővé teszik, hogy bizonyos feladatok más feladatokra várjanak vagy azokat blokkolják, így nem lesz zavar a kezdés időpontját illetően.
9. Címkék
A címkék kiválóan alkalmasak az értekezlethez kapcsolódó összes feladat nyomon követésére, még akkor is, ha azok különböző listákban találhatók. Az összes standup feladatot egyszerűen megjelölheti „standup” címkével, és szűréssel hozzáférhet azokhoz a listák között.
10. Naptár
A naptárában könnyedén láthatja az összes feladatát a határidővel együtt. Bónuszként kétirányú szinkronizálásunk van a Google naptárral, így a ClickUp feladatait a Google naptárában is láthatja, akár online, akár a mobilalkalmazásban.
11. Ellenőrzőlisták
A feladatokon belül vagy a jegyzetfüzetben is használhat ellenőrző listákat, attól függően, hogy mire van szüksége. A ClickUp-nál gyakran előfordul, hogy ha csak egy személy vezeti a csapat értekezletét, akkor ő a jegyzetfüzetében található ellenőrző listát használja, mivel ez egy egyszerű módja a hatékony értekezleti jegyzetek készítésének. Az ellenőrző listák „intelligensek”, így fizikailag is bejelölheti őket, és ha két feladat kapcsolódik egymáshoz, akkor azokat egymás alá is rendezheti.
Ha a találkozó együttműködésen alapul, gyakran jó ötlet egy feladat keretében ellenőrzőlistát használni, hogy minden munkatárs bejelölhesse az ellenőrzőlistán szereplő tételeket.
12. Használja a Slacket
Csapatod a Slacket használja a kommunikációra és a felesleges e-mailek kiküszöbölésére? Vagy talán távoli csapatod több időzónában dolgozik, és a Slack elengedhetetlen eszköz a jegyzetek és az előrehaladás frissítéséhez? Akkor a ClickUp itt is segíthet. Ha a Slack beszélgetések során jó ötlet vagy feladat merül fel, akkor azt a Slack üzenetet automatikusan feladattá vagy megjegyzéssé alakíthatod. Tudj meg többet arról, hogyan működik a Slack a ClickUp-pal.
Következtetés
Ez a lista egyre hosszabb lesz, és ennek megvan az oka! Rengeteg funkciónk van, amelyek a napirendek elkészítésére és a találkozók tervezésére irányulnak. A funkciók mindegyike rendkívül testreszabható, így bármilyen igénye is legyen, mi gondoskodunk róla!