Pokud pracujete s klienty, jistě dobře znáte tento problém: práce je hotová, ale peníze ne vždy dorazí včas.
Samozřejmě vás to štve. Ale také to tiše narušuje cash flow, obchodní plánování a důvěru.
Podle QuickBooks 73 % malých a středních podniků (SMB) uvedlo, že je pozdní platby negativně ovlivňují.
Nejhorší na tom je, že si toho můžete nevšimnout, dokud není příliš pozdě. Proto potřebujete kontrolní systém, který problémy odhalí včas. Proto potřebujete nástroj pro sledování plateb klientů.
V tomto průvodci vysvětlíme, proč je sledování plateb důležité, co je to vlastně nástroj pro sledování plateb klientů a jak moderní týmy překračují hranice tabulek, aby zůstaly organizované a dostávaly platby včas.
Proč je sledování plateb klientů důležité
Opožděné platby málokdy vznikají ze zlého úmyslu. Obvykle jsou způsobeny nefunkčními systémy. Faktury se ztrácejí v příchozích e-mailech, platební podmínky jsou nejasné nebo se opomíjí následné kroky, když jsou týmy zaneprázdněné prací.
Pro freelancery a malé týmy to představuje neustálou psychickou zátěž: Poslal jsem tu fakturu? Byla zaplacena? Mám ji sledovat, nebo počkat?
Ještě horší jsou nezaplacené faktury. Nejenže zpožďují příjmy, ale přímo je maží. Bez spolehlivého způsobu sledování toho, co bylo fakturováno, co je splatné a co je po splatnosti, dochází překvapivě často k úniku příjmů – zejména při práci s více klienty nebo smlouvami o poskytování služeb.
Jak opožděné platby ovlivňují cash flow a vztahy s klienty
Jedna věc je mít problémy s cash flow kvůli nedostatku klientů. A druhá věc je mít je kvůli nesouladu mezi dokončením práce a inkasem peněz. I 15–30denní zpoždění může donutit podniky čerpat z rezerv, odložit najímání nových zaměstnanců nebo odložit platby dodavatelům.
Existují také náklady na vztahy.
- Nekonzistentní sledování plateb působí neprofesionálně.
- Příliš agresivní upomínky poškozují důvěru
- Když je sledování plateb závislé na paměti někoho konkrétního nebo na různých nástrojích, komunikace s klienty se stává reaktivní namísto klidné a konzistentní.
Strukturovaný nástroj pro sledování plateb vám umožní provádět kontrolu s přehledem, kontextem a jistotou.
Proč tabulky samy o sobě nestačí pro rozšiřování podnikání
Pokud si myslíte, že tabulky jsou dostatečné pro správu vašich plateb, máme pro vás novinku.
94 % obchodních tabulek obsahuje závažné chyby v datech.
A není divu, když víte, že se spoléhají na ruční aktualizace a nenabízejí žádnou integrovanou odpovědnost.
S rostoucím počtem klientů se tabulky stávají ještě křehčími. Jedna vynechaná aktualizace, jeden zastaralý filtr a vaše finanční situace se ocitne v troskách.
Rozrůstající se firmy potřebují sledování plateb, které je propojeno s reálnými pracovními postupy – projekty, vlastníky, termíny a komunikací. To je rozdíl mezi sledováním plateb a jejich skutečným řízením.
Co je to nástroj pro sledování plateb klientů?
Systém pro sledování plateb klientů je systém, který na jednom místě monitoruje odeslané faktury, přijaté platby, nesplacené zůstatky a splatnosti u více klientů. Poskytuje týmům přehled v reálném čase o tom, co bylo fakturováno, co je po splatnosti a co je třeba sledovat.
Na základní úrovni to lze provést pomocí tabulek nebo šablon.
📌 Pro freelancery to například funguje při správě dvou nebo tří klientů. Jakmile však do hry vstoupí zálohy, milníky a částečné platby, začnou se objevovat trhliny.
📌 Agentury čelí jinému problému: více zainteresovaných stran, víceúrovňové schvalování a příjmy vázané na dodání projektu. Potřebují sledování plateb propojené s projekty, účty a vlastníky, nejen s fakturami. Proto agentury přecházejí dříve na automatizované sledování plateb.
⭐ Doporučená šablona
Šablona platební historie od ClickUp centralizuje všechna vaše platební data, takže můžete zaznamenávat, sledovat a organizovat platby klientů i dodavatelů na jednom místě. Zobrazuje platební historii v čase, pomáhá včas identifikovat problémy a eliminuje potřebu ručního zadávání nebo roztříštěných tabulek.
Proč se vám to bude líbit:
- Zaznamenávejte platby komplexně pomocí vlastních polí, jako je částka, způsob platby, číslo účtenky a datum.
- Snadno vizualizujte historii pomocí různých zobrazení (tabulky, formuláře, tabulky klientů).
- Organizujte si referenční údaje a prognózy pomocí stavů, které sledují otevřené a dokončené platby.
- Zjednodušte pracovní postupy pomocí filtrů, třídění a automatizovaných možností třídění.
Systém pro sledování plateb klientů vs. účetní software
Možná si teď říkáte, že přesně to umí i účetní software, že? Proč tedy potřebuji speciální nástroj pro sledování plateb klientů?
Krátká odpověď zní: oba nástroje jsou odlišné. A to z následujících důvodů:
| Funkce | Sledování plateb klientů | Účetní software |
| Účel | Sledujte stav faktur a následné kroky | Spravujte účetnictví, daně a dodržování předpisů |
| Zaměřte se | Provozní přehlednost a načasování cash flow | Finanční výkaznictví a přesnost účetnictví |
| Uživatel | Freelancerové, provozní týmy, account manažeři | Finanční a účetní týmy |
| Automatizace | Upomínky plateb, aktualizace stavu, vlastnictví | Sladění, účetní knihy, daňová pravidla |
| Nejvhodnější použití | Musíte mít přehled o tom, kdo dluží kolik a kdy. | Potřebujete auditované finanční výkazy |
Účetní software je určen pro vedení účetnictví, dodržování předpisů a finanční výkaznictví. Systém pro sledování plateb klientů se naopak zaměřuje na každodenní přehlednost a sledování.
Jeden vám pomůže uzavřít účetnictví. Druhý vám pomůže dostat zaplaceno včas.
To vše vám bude jasnější, když vás provedeme procesem vytváření nástroje pro sledování plateb klientů pro vaši firmu.
Jak vytvořit nástroj pro sledování plateb klientů (který skutečně funguje i ve velkém měřítku)
Sledování plateb klientů není jen záznamem faktur. Je to systém, který kdykoli odpoví na otázky:
- Kdo vám dluží peníze
- Kolik dlužíte
- Když je splatnost
- Kdo je zodpovědný za jejich výběr
Pokud váš nástroj nedokáže jasně odpovědět na všechny čtyři otázky, nakonec selže – bez ohledu na to, jaký nástroj k jeho vytvoření použijete.
Zde je návod, jak vytvořit systém, který bude fungovat i dnes a nezkolabuje s rostoucím objemem práce. A ano, funguje to pro freelancery, malé firmy i rostoucí týmy.
Krok 1: Než investujete do jakéhokoli nástroje, rozhodněte se, co budete sledovat.
Přejít rovnou k softwaru, aniž byste se rozhodli, co budete sledovat? Recept na katastrofu.
Začněte tím, že si odpovíte na tři otázky:
- Fakturujete podle projektu, milníku, zálohy nebo časového období?
- Přijímáte částečné platby?
- Kdo je zodpovědný za následné kroky – finanční oddělení, account manažeři nebo zakladatelé?
V ideálním případě byste měli sledovat jednu fakturu na řádek nebo položku, nikoli jednoho klienta. Jeden klient může mít více faktur, částečné platby nebo různé splatnosti. Sledování podle klienta skrývá platební rizika.
Pro každou fakturu musíte zaznamenat minimálně následující informace:
- Jméno klienta
- Číslo faktury nebo referenční ID
- Datum vystavení faktury
- Datum splatnosti platby (skutečné kalendářní datum, nikoli „Net 30“)
- Celková částka faktury
- Dosud přijatá částka
- Neuhrazený zůstatek
- Stav platby (např. odesláno, zaplaceno, po splatnosti)
- Vlastník (osoba odpovědná za následné kroky)
Další podrobnosti jsou volitelné (ale doporučené):
- Způsob platby (bankovní převod, kreditní karta atd.)
- Platební podmínky
- Poznámky (spory, zvláštní dohody)
Nejprve si tento seznam zapište. Ujistěte se, že nástroj, který používáte, podporuje tato pole.
Krok 2: Vytvořte si základní manuální nástroj pro sledování plateb, abyste pochopili, jak to funguje.
Pokud začínáte od nuly, může být chytrým nápadem použít Excel nebo Google Sheets, abyste pochopili, jak sledování funguje. Náš tip? Strukturovejte to takto, aby vše bylo jednoduché:
- Každý řádek = jedna faktura
- Každý sloupec = jedno datové pole
- Pomocí vzorců vypočítejte: Neuhrazený zůstatek (částka faktury – uhrazená částka) Počet dní po splatnosti (dnešní datum – datum splatnosti) Kategorie stáří plateb (0–30, 31–60, 60+) Další klíčové ukazatele výkonnosti, které jsou důležité pro vaše podnikání
- Neuhrazený zůstatek (částka faktury – uhrazená částka)
- Počet dní po splatnosti (dnes – datum splatnosti)
- Kategorie splatnosti plateb (0–30, 31–60, 60+)
- Další KPI, které jsou důležité pro vaše podnikání
- Neuhrazený zůstatek (částka faktury – uhrazená částka)
- Počet dní po splatnosti (dnes – datum splatnosti)
- Kategorie splatnosti plateb (0–30, 31–60, 60+)
- Další KPI, které jsou důležité pro vaše podnikání
Proč vám doporučujeme vyzkoušet tabulku, když jsme již řekli, že není škálovatelná?
Odpověď: tento krok vám jasně ukáže omezení. Musíte jej aktualizovat ručně. V okamžiku, kdy dojde ke zpoždění aktualizací, přestane váš nástroj odrážet realitu.
Neexistuje ani žádný vestavěný systém upomínek nebo vymáhání vlastnických práv.
V případě velkého rozsahu se tyto problémy mohou rychle hromadit a narušit systém.
Krok 3: Přidejte vlastnictví a odpovědnost (kde většina sledovacích nástrojů selhává)
V současné době většina lidí sleduje data, ale ne odpovědnost. Každá nezaplacená faktura musí mít jednoho jasného vlastníka. Ne oddělení. Ne „finance“. Jednu osobu.
Bez vlastnictví získáte obávanou trojici:
- Nekonzistentní sledování
- Všichni předpokládají, že se o to postará někdo jiný
- Nezaplacené faktury se tiše hromadí
V tomto ohledu jsou systémy založené na úkolech spolehlivější než tabulky.
Krok 4: Přesuňte sledování do strukturovaného systému [například ClickUp]
Když mluvíme o přechodu na strukturovaný systém, máme na mysli systém, který kombinuje sledování, vlastnictví, automatizaci a přehlednost na jednom místě.
Mnoho týmů po celém světě důvěřuje ClickUp jako jediné platformě pro správu práce, která všechny tyto funkce spojuje.
🦄 Co je ClickUp:ClickUp je první konvergovaný AI pracovní prostor na světě. Je to místo, kde je vaše práce organizována do úkolů, seskupena do seznamů a přizpůsobena vašim systémům a procesům pomocí vlastních polí. Má také zabudovanou kontextově citlivou AI, takže můžete pracovat rychleji a chytřeji najednou.
Přemýšlejte o tom takto:
- Seznam = tabulka nebo databáze
- Úkol = jedna položka v této tabulce
- Vlastní pole = sloupce se strukturovanými daty
Nabízí vám všechny výhody tabulkového procesoru, navíc s umělou inteligencí a automatizací, takže se nemusíte potýkat s jeho omezeními.
Krok 5: Vytvořte speciální seznam „Platby klientů“
Jakmile přejdete na strukturovaný nástroj pro správu projektů, jako je ClickUp, vytvořte nový seznam speciálně pro platby. Nemíchejte jej s projekty nebo úkoly.
V ClickUp představuje každý úkol v tomto seznamu jednu fakturu.
Nyní přidejte vlastní pole, která odrážejí sloupce tabulky, které jste definovali dříve:
- Jméno klienta (textové pole)
- Číslo faktury (textové nebo číselné pole)
- Datum faktury (pole data)
- Datum splatnosti (pole data)
- Částka faktury (pole měny)
- Zaplacená částka (pole měny)
- Nevyrovnaný zůstatek (pole vzorce)
- Stav platby (rozbalovací pole)
- Vlastník platby (příjemce úkolu)
Gratulujeme! Právě jste svůj nástroj pro sledování plateb proměnili ve strukturovanou, prohledávatelnou databázi.
Krok 6: Definujte jasné stavy plateb
Častou chybou je považovat vystavení faktury za konečný cíl. To však není pravda. Ve skutečnosti je to pouze první krok v platebním cyklu.
Celý proces vypadá takto:
- Návrh (faktura vytvořena, ale neodeslána)
- Odesláno (faktura doručena klientovi)
- Splatné (platba očekávaná, ale dosud nesplatná)
- Po splatnosti (po datu splatnosti, nezaplaceno)
- Zaplaceno (plně přijato)
Tyto položky sledujte samostatně, protože všichni víme, že očekávané výnosy se téměř nikdy neshodují se skutečnými výnosy.
Každá faktura by měla procházet těmito stavy podle toho, jak se události vyvíjejí. Tato přehlednost umožňuje jasnější reporting a cílené následné kroky.
💡 Tip pro profesionály: V ClickUp můžete každou fázi platebního cyklu definovat jako barevně označený stav úkolu. To vám pomůže sledovat faktury na první pohled. Stav můžete změnit jedním kliknutím, jakmile faktury postoupí do fáze platby. Můžete také nastavit automatizaci, která automaticky přesune každou fakturu do správného stavu na základě zadaných spouštěčů.
Krok 7: Automatizujte sledování, aby nic nezáviselo na paměti
Dobře, váš systém je téměř hotový. Ale stále jste to vy, kdo ručně sleduje faktury a aktualizuje jejich stav. A dokonce posíláte klientům upomínky k zaplacení.
To není moc pohodlné, že?
Váš tracker by měl být schopen alespoň některé z těchto úkolů vykonávat za vás, a to nezávisle. A v ClickUp to skutečně dokáže.
V ClickUp můžete nastavit automatizace typu „když se stane toto, proveď toto“, které se postarají o tuto rutinní práci. Tyto automatizace umožňují spouštět akce na základě změn. Například:
- Když se stav změní na „Splatné“, informujte vlastníka úkolu.
- Když se stav změní na „Po splatnosti“, odešlete interní upozornění.
- Pokud je úkol označen jako „Zaplaceno“, automaticky jej uzavřete.
Tím se odstraní tření a zároveň se zajistí, že žádná faktura nebude zapomenuta.
🤝 Osvědčená praxe: Zvažte zaslání první upomínky svým klientům před datem splatnosti a druhé krátce po uplynutí data splatnosti. Escalujte problém pouze v případě, že faktura zůstane neuhrazena i po uplynutí dohodnuté lhůty.
Další otázka zní:
Jak automatizovat upomínky plateb klientů?
ClickUp podporuje automatizaci a nástroje umělé inteligence, které zefektivňují jak mechanismus upomínek, tak jejich obsah/kontext.
1. Nastavte automatické připomínky pomocí ClickUp Automations
Místo ručního zasílání upomínek použijte ClickUp Automations k vytvoření pravidel, jako jsou:
- Spouštěč: Termín splatnosti je za X dní → Akce: Odeslat upomínku/e-mail klientovi nebo finančnímu týmu
- Spouštěč: Změna stavu na „Po splatnosti“ → Akce: Přiřaďte následnou úlohu vlastníkovi a informujte ho
🔑 Jako základ pro spouštěče můžete použít data splatnosti faktur přímo z vlastních polí v seznamu plateb klientů.
2. Používejte připomenutí ClickUp pro osobní a týmové úkoly
Nativní připomenutí ClickUp (odlišná od automatizací) vám umožňují nastavit oznámení, která připomínají konkrétní osobě, aby provedla určitou akci:
- Připomeňte account managerovi dva dny před datem splatnosti.
- Požádejte finanční oddělení o ověření přijetí platby od klienta.
- Upozorněte vedoucího projektu, pokud po 3 dnech od splatnosti faktury nedošlo k žádnému následnému kroku.
🔑 To funguje pro odpovědnost týmu, i když jsou e-mailová upomínky klientů automatizovány samostatně. Udržuje to všechny v souladu s interními úkoly podporujícími sledování klientů.
3. Používejte ClickUp Brain/AI pro inteligentní zasílání zpráv
ClickUp Brain přináší do vašeho pracovního postupu kontextově orientovanou umělou inteligenci. S Brainem můžete:
- Automaticky generujte texty e-mailových upomínek přizpůsobené historii klienta (přátelské, formální nebo důrazné).
- Označte rizikové účty a využijte umělou inteligenci k navržení termínu následné kontroly na základě trendů v platebním chování.
🔑 Protože Brain rozumí datům a vzorcům vašeho pracovního prostoru, nemusíte už hádat, kdy a jak sdílet upomínky.
📌 Příklad: Nastavte úkol „Upozornění“, který pomocí Brain vytvoří návrh dalšího odchozího e-mailu, když dojde k prodlení s platbou, a poté jej nechte zkontrolovat a odeslat majitelem účtu, čímž spojíte automatizaci s lidským přístupem.
4. Nasazení ClickUp Super Agents pro autonomní sledování
ClickUp Super Agents jsou AI kolegové, kteří mohou aktivně působit ve vašem pracovním prostoru, místo aby vám pouze asistovali. Díky své nekonečné znalosti vašeho pracovního prostoru a výkonné paměti mohou:
- Sledujte seznam plateb svých klientů
- Zjistěte blížící se splatnosti a stav po splatnosti
- Proaktivně vytvářejte a odesílejte upomínky (e-mailem nebo jako interní úkoly) s personalizovaným textem.
- Eskalujte nevyřešené platby označením člena týmu nebo spuštěním upozornění s vyšší prioritou.
🔑 Super agenti efektivně delegují průběžné monitorování a komunikaci, čímž každý týden ušetříte hodiny práce. Jsou obzvláště užiteční, pokud spravujete velké portfolio klientů nebo složité fakturační plány.
📌 Praktický příklad použití:
- Váš nástroj pro sledování plateb Super Agent sleduje faktury, které jsou 3, 7 a 14 dní po splatnosti.
- Generuje e-maily s upomínkami specifické pro každého klienta při dosažení každého milníku.
- Aktualizuje stav úkolu a upozorní přiděleného vlastníka, pokud nedorazí potvrzení o platbě.
- Výjimky vám zobrazí prostřednictvím přehledů na řídicím panelu nebo oznámení v chatu.
Díky tomu se z dříve reaktivního vymáhání pohledávek stane reaktivní, inteligentní proces.
🎥 Podívejte se, jak pracují super agenti (a dokončete svou práci!) ✔️
Krok 8: Zaznamenávejte potvrzení plateb přehledně
Potvrzení platby často přichází e-mailem, zprávou nebo screenshotem – a pak se ztratí.
Pokud se vám to zdá jako něco, s čím se potýkáte, je třeba změnit váš přístup.
Formuláře ClickUp vám umožňují shromažďovat strukturované informace (např. referenční číslo platby, datum, částka) a přehledně je zaznamenávat do správného seznamu ClickUp. Formuláře a automatizace/agenty pak můžete spárovat, aby se automaticky aktualizovaly správné úkoly související s fakturami. Tím se sníží počet opakovaných úkonů a záznamy zůstanou přehledné.
Šablona platebního formuláře v ClickUp vám umožňuje vytvořit bezpečný, strukturovaný formulář pro shromažďování platebních údajů a zpracování transakcí přímo ve vašem pracovním prostoru. Je ideální pro standardizaci příjmů, sledování pokroku a sjednocení platebních informací ve vašem systému úkolů.
Krok 9: Vytvořte si přehled o aktuálním cash flow
Sledovací nástroj se vyplatí, když odpoví na otázky jako:
- Jaká částka je v současné době po splatnosti?
- Kteří klienti platí pravidelně pozdě?
- Co se očekává tento týden a co příští měsíc?
Statické zprávy to nedokážou spolehlivě zajistit. Potřebujete přehled, který se aktualizuje v reálném čase.
Pokud potřebujete něco podobného jako tabulky, vyzkoušejte tabulkový pohled v ClickUp. Pomůže vám spravovat faktury a platební údaje na jednom místě. Seřaďte faktury podle data splatnosti, filtrujte opožděné platby a dokonce je seskupujte podle klienta nebo stavu, abyste odhalili vzorce.
K dispozici máte také panely ClickUp Dashboards, které vám pomohou sledovat metriky důležité pro vaše podnikání. Nastavte si vlastní karty, tabulky a grafy, které se automaticky aktualizují o celkovou nesplacenou částku, sledujte po splatnosti faktury podle stáří nebo monitorujte očekávané platby každý týden.
Získáte tak přehled o cash flow v reálném čase, aniž byste museli čekat na finanční aktualizace.
Krok 10: Propojte platby s prací, která je generovala
Pokud není sledování odpojeno od projektů, dochází k nárůstu sporů a zpoždění. Důvodem je, že klienti mohou začít zpochybňovat rozsah projektu nebo jeho dokončení. Bez jasné souvislosti mezi tím, co bylo fakturováno, a tím, co bylo dodáno, mohou být i legitimní faktury pozastaveny.
Propojení úkolů souvisejících s fakturami s úkoly souvisejícími s projekty vytváří kontext:
- Co bylo dodáno
- Kdy bylo doručeno
- Kdo to schválil
Tím se sníží počet sporů a zrychlí se inkaso.
💡 Tip pro profesionály: Použijte ClickUp Time Tracking a Timesheets k přímému propojení faktur s dodávkami. V ClickUp členové týmu zaznamenávají čas strávený na úkolech projektu v průběhu práce. Tyto záznamy se shromažďují v Timesheets, kde se zobrazují hodiny podle úkolu, přidělené osoby, data a klienta. Můžete jasně ukázat, které milníky byly dokončeny a kdy byla práce provedena. V případě fakturace na základě času nebo paušálu tato transparentnost dává klientům jistotu, že faktury jsou přesné, což zvyšuje pravděpodobnost včasné platby.
Krok 11: Sledování prověřujte a vylepšujte každý měsíc
Sledování plateb klientů zůstává spolehlivé pouze v případě, že je pravidelně kontrolováno.
Každý měsíc si vyhraďte čas na analýzu vzorců, nejen jednotlivých faktur. Věnujte pozornost tomu, kteří klienti trvale platí pozdě, jak dlouho se v průběhu času prodloužil váš průměrný inkasní cyklus a kde dochází k upomínkám.
Tyto signály vám pomohou upravit platební podmínky, načasování upomínek nebo vlastnictví, než se malé problémy promění v problémy s cash flow.
📚 Přečtěte si také: Ziskovost projektu
Výhody používání nástroje pro sledování plateb klientů
Sledování plateb klientů není jen administrativní nástroj. Při správném zavedení se stává systémem kontroly cash flow, který snižuje nejistotu, chrání marže a zlepšuje vztahy s klienty, aniž by zvyšoval režijní náklady.
Předvídatelnější cash flow (nejen rychlejší platby)
Samozřejmě, že vaši klienti nezačnou najednou platit rychleji jen proto, že máte zavedený systém sledování plateb.
Důležité však je, že budete schopni předvídat, kdy peníze dorazí. Strukturovaný nástroj pro sledování plateb zobrazuje nesplacené příjmy podle data splatnosti, částky a klienta. To vám umožní plánovat výplaty, platby dodavatelům a rozhodnutí o přijímání nových zaměstnanců.
Podniky, které systematicky sledují pohledávky, mají tendenci zkracovat své inkasní cykly. Prošlé faktury se objeví včas, než se stanou nepříjemnými nebo zapomenutými. Viditelnost mění chování.
Méně nezaplacených faktur a nulové ztráty příjmů
Zmeškané faktury se ve vašich účetních knihách nezobrazují jako „ztráty“, prostě se tam vůbec neobjeví.
Správný nástroj pro sledování plateb zajišťuje:
- Každá odeslaná faktura je zaznamenána
- Každá faktura má svého správce
- Každá nezaplacená částka je viditelná, dokud není vyřešena.
Tím výrazně snížíte úniky příjmů, zejména u projektové a paušální práce, kde může docházet ke zpožděním nebo roztříštěnosti fakturace.
Konzistentní a profesionální sledování klientů
Bez sledovacího nástroje jsou upomínky emocionální a nekonzistentní. S ním jsou včasné, věcné a klidné.
Místo „Jen se ozývám...“ se následné zprávy změní na: „Tato faktura byla splatná 15. května a nyní je již pět dní po splatnosti. “
Tato přehlednost chrání vztahy. Klienti se budou cítit mnohem méně pod tlakem nebo překvapeni, pokud budou upomínky konzistentní a založené na datech.
Méně psychické zátěže pro zakladatele a account manažery
Není sledování plateb v hlavě vyčerpávající?
Odvádí to vaši pozornost od dodávek, prodeje a strategie.
Centralizovaný nástroj vám ulehčí práci tím, že vám okamžitě odpoví na vaše otázky. Pokud jste zakladatel nebo účetní manažer, který již pracuje na plný výkon, je to pro vás dar z nebes.
Lepší odpovědnost napříč týmy
Když je sledování plateb sdílené, nikoli izolované, zlepšuje se odpovědnost. Finanční oddělení ví, co je nesplacené. Account manažeři vědí, které klienty je třeba popohnat. Vedení včas rozpozná rizika.
Nástroje jako ClickUp vám v tom pomohou tím, že jasně určí odpovědnost, propojí faktury s dodávkami a zobrazí stav bez nutnosti dalších schůzek nebo zpráv.
Silnější dlouhodobé vztahy s klienty
Je ironií, že strukturované sledování plateb často zlepšuje vztahy. Jasné podmínky, důsledné upomínky a zdokumentovaná historie snižují třenice a nedorozumění.
Klienti vědí, co mohou očekávat – a vy také.
📚 Přečtěte si také: Správa klientů
Nejlepší software pro sledování plateb klientů
Ano, již jsme vám ukázali, jak vytvořit nástroj pro sledování plateb klientů. Také jsme vám řekli, že to můžete udělat v jednoduché tabulce. Nebo přejít na ClickUp.
Pokud vás ani jedna z těchto možností nezaujala, zde jsou další tři možnosti, ze kterých si můžete vybrat:
1. FreshBooks (nejlepší pro freelancery a malé servisní firmy)
FreshBooks je cloudová platforma pro účetnictví a fakturaci určená pro firmy poskytující služby a freelancery. Zjednodušuje fakturaci, automatizuje upomínky a kombinuje základní účetnictví se sledováním plateb v jedné aplikaci.
Nejlepší funkce FreshBooks
- Vytvářejte profesionální faktury pomocí přizpůsobitelných šablon a automatizovaných možností opakovaného fakturování.
- Sledujte čas a výdaje a fakturujte klientům na základě zaznamenaných hodin.
- Automatizujte upomínky plateb, abyste snížili počet ručních kontrol.
- Přijímejte online platby kreditními kartami nebo ACH, abyste urychlili inkaso.
- Vytvářejte finanční zprávy pro přehled o cash flow a zisku.
Omezení FreshBooks
- Někteří uživatelé hlásí nerovnoměrné funkce v telefonních aplikacích ve srovnání s desktopovou verzí.
- Není ideální pro komplexní účetnictví (např. pokročilé skladové hospodářství nebo podniky s více subjekty). Daňové postupy specifické pro jednotlivé země mohou mít také omezení.
Ceny FreshBooks
- Lite: 21 $/měsíc
- Plus: 38 $/měsíc
- Premium: 65 $/měsíc
- Vyberte: Individuální ceny
Hodnocení a recenze FreshBooks
- G2: 4,5/5 (více než 4 400 recenzí)
- Capterra: 4,5/5 (více než 950 recenzí)
2. Wave (nejlepší pro freelancery a malé firmy s omezeným rozpočtem)
Wave je bezplatná cloudová platforma pro účetnictví a fakturaci, která malým firmám a živnostníkům umožňuje spravovat fakturaci, platby a základní účetnictví bez poplatků za předplatné.
Nejlepší funkce Wave
- Posílejte neomezený počet profesionálních faktur s opakovaným účtováním a sledováním stavu.
- Sledujte výdaje a příjmy a slaďte transakce s importy z bankovních účtů.
- Vytvářejte základní finanční zprávy a přehledy pro lepší přehled o cash flow.
- Přijímejte online platby prostřednictvím doplňků (kreditní a bankovní platby)
- Pomocí mobilního skenování účtenek můžete zaznamenávat údaje o výdajích i na cestách.
Omezení Wave
- Není ideální pro větší společnosti nebo podniky, které potřebují více měn, pokročilé reportování nebo hlubokou automatizaci.
- Omezení podpory – telefonická podpora vyšší úrovně není součástí bezplatného tarifu.
Ceny Wave
- Starter: zdarma
- Pro: 19 $/měsíc
- Za každou transakci se účtují poplatky za zpracování platby.
Hodnocení a recenze Wave
- G2: 4,5/5 (více než 300 recenzí)
- Capterra: 4,4/5 (více než 1 700 recenzí)
3. Zoho Books (nejlepší pro integrované firemní finance)
Zoho Books je cloudové účetní řešení, které zahrnuje fakturaci, sledování pohledávek, integraci bankovních účtů, automatické upomínky, klientské portály a podrobné reporty. Pokud používáte i další nástroje Zoho, vše je součástí širší sady.
Nejlepší funkce Zoho Books
- Posílejte klientům automatické faktury a upomínky o platbách
- Automaticky slaďte bankovní účty pomocí párování transakcí.
- Sledujte pohledávky a závazky na jednom místě
- Vytvářejte přizpůsobitelné finanční zprávy o stáří pohledávek, cash flow a dalších údajích.
- Získejte podporu více měn a klientského portálu pro globální fakturaci.
Omezení Zoho Books
- Očekávejte strmější křivku učení ve srovnání s velmi jednoduchými nástroji (vyžaduje určité nastavení).
Ceny Zoho Books
- Zdarma
- Plány Standard/Professional/Premium: ~20–70 $+/měsíc(Ceny se mohou lišit podle regionu a fakturačního cyklu)
Hodnocení a recenze Zoho Books
- G2: 4,4/5 (více než 290 recenzí)
- Capterra: 4,4/5 (více než 670 recenzí)
Náš nejlepší tip pro výběr správného nástroje? Začněte s bezplatnou nebo zkušební verzí a vyzkoušejte, která vám nejlépe vyhovuje. Poté přejděte na vyšší úroveň podle toho, co potřebujete a co získáte!
📚 Přečtěte si také: Příklady klientských portálů
Osvědčené postupy pro správu plateb klientů
Ať se vám to líbí nebo ne, agresivním přístupem nebo zasíláním nekonečných upomínek platby nezlepšíte. Místo toho zkuste následující postup:
✅ Stanovte očekávání před zahájením práce
Většina platebních problémů se řeší před odesláním první faktury. Dohodněte se na jasných podmínkách při zahájení spolupráce, ne až po dodání. Klienti jsou mnohem ochotnější platit včas, když jsou očekávání ohledně platebních lhůt, poplatků za opožděné platby a frekvence fakturace jasně stanovená a zdokumentovaná.
✅ Fakturujte rychle a důsledně
Čím déle čekáte s fakturací, tím déle trvá, než dostanete zaplaceno. Nejlépe fungující týmy fakturují ihned po dosažení milníku nebo podle pevného, opakujícího se harmonogramu. Vyhněte se hromadnému vystavování faktur „až budete mít čas“.
✅ Sledujte platby v jednom centralizovaném systému
Ať už jste samostatný freelancer nebo agentura, všechny faktury, stavy a poznámky by měly být uloženy na jednom místě. Rozptýlené sledování vede k opomenutým následným krokům a duplicitnímu kontaktování.
Tento jediný zdroj pravdivých informací zajišťuje:
- Všichni vidí stejný stav
- Následné kroky se nepřekrývají ani nevynechávají.
- Vedení může včas posoudit rizika
✅ Přiřaďte jasnou odpovědnost za následné kroky
Každá nezaplacená faktura musí mít odpovědného vlastníka. Bez toho se upomínky stanou nekonzistentními a nepříjemnými. Vlastnictví také vytváří odpovědnost bez mikromanagementu.
✅ Automatizujte upomínky, ale zachovejte lidský tón
Většina lidí zapomíná na jednu věc: automatizace by měla řešit načasování, nikoli vztahy. Používejte upomínky před splatností a po splatnosti, abyste předešli zapomnětlivosti, ale u významných klientů nebo dlouhodobých vztahů nechte eskalaci na lidech.
✅ Dokumentujte historii plateb a konverzace
Nemůžeme to dostatečně zdůraznit. Vedle záznamů o fakturách si pořizujte poznámky o částečných platbách, dohodnutých prodlouženích a rozhovorech s klienty. Poděkujete nám později!
📚 Přečtěte si také: Šablony seznamů klientů
Časté chyby, kterým je třeba se při sledování plateb klientů vyvarovat
Máte k dispozici nástroje i osvědčené postupy. Na závěr ještě jedna varovná poznámka. Nenechte se nachytat těmito běžnými, ale nákladnými chybami:
⚠️ Sledování podle klientů namísto podle faktur
Proč je to chyba, ptáte se? Protože když sledujete jeden řádek na klienta místo jednoho na fakturu, riziko prodlení se ztratí. Částečné platby, více milníků a překrývající se fakturační období se všechny ztratí v jediném čísle.
⚠️ Považujte „odeslání faktury“ za cíl
Odeslání faktury není konečná akce – je to začátek procesu inkasa. Týmy, které přestanou sledovat faktury po jejich odeslání, ztrácejí přehled o zpožděních, sporech a nezaplacených platbách.
⚠️ Spoléhání se na paměť při následných krocích
„Nezapomenu to sledovat“ funguje, dokud to funguje. Rušné týdny, dovolené a předávání úkolů nemůžete ovlivnit. Vytvoření spolehlivých systémů však ano.
V nástrojích jako ClickUp eliminují automatizace a upomínky založené na termínech splatnosti riziko lidské zapomnětlivosti.
⚠️ Kombinace sledování plateb s prací na projektech
Když jsou faktury součástí seznamů úkolů projektu, zanikají mezi ostatními úkoly. Finanční sledování vyžaduje přehledný, vyhrazený prostor.
Ukládejte platby do samostatné složky nebo seznamu v ClickUp a poté propojte faktury s úkoly projektu, abyste měli přehled o kontextu, místo abyste je ukládali na jedno místo.
⚠️ Ignorování vzorců v opožděných platbách
Opožděné platby jsou málokdy náhodné. Obvykle se vyskytují u určitých klientů, podmínek nebo fakturačních struktur.
Každý měsíc kontrolujte údaje o platbách. Pokud stejní klienti vždy platí pozdě, upravte podmínky, vyžadujte platby předem nebo přehodnoťte vzájemný vztah.
⚠️ Nechte „dočasné výjimky“ přerůst v trvalý chaos
Jednorázové prodloužení plateb se stává. Chybou je, když je nezaznamenáte.
Když se výjimky ztrácejí v doručené poště nebo ve vláknech Slacku, váš tracker přestává odrážet realitu. Každá výjimka by měla být zaznamenána přímo u záznamu faktury, aby vaše data zůstala důvěryhodná.
📚 Přečtěte si také: Jak spravovat více klientů
Proměňte platby klientů v systém, ne ve zdroj stresu
V určitém měřítku přestává být sledování plateb otázkou upomínek a stává se otázkou operativní přehlednosti. Když máte jasný přehled o tom, co je neuhrazené, kdo je zodpovědný za jednotlivé upomínky a jak souvisí platby s dodanou prací, stává se cash flow mnohem předvídatelnější. Tato předvídatelnost podporuje lepší plánování, stabilnější vztahy s klienty a méně nepříjemných rozhovorů o penězích.
Právě zde přirozeně zapadají nástroje jako ClickUp . Propojením plateb s reálnou prací, skutečnými vlastníky a reálnými časovými harmonogramy získávají týmy společný přehled a konzistentnost v oblasti sledování a následných kroků. Když je vše v jednom systému, vybírání plateb působí záměrně a kontrolovaně, nikoli reaktivně.
Pokud vám vaše současné nastavení připadá nestabilní nebo příliš manuální, je to známka mezery v systému – nikoli vašeho osobního selhání – a tuto mezeru můžete vyplnit. Jak? Zaregistrujte se a vyzkoušejte ClickUp ještě dnes zdarma!
Často kladené otázky (FAQ)
Systém pro sledování plateb klientů slouží k zaznamenávání faktur, sledování stavu plateb a sledování nesplacených zůstatků podle data splatnosti a klienta. Ukazuje, které faktury byly odeslány, zaplaceny nebo jsou po splatnosti, a také kdo je zodpovědný za jejich sledování.
Sledování plateb klientů byste měli používat, abyste předešli opožděným platbám, zabránili úniku příjmů a udrželi předvídatelný cash flow. Bez něj se na faktury snadno zapomíná a jejich sledování se stává nekonzistentním.
Sledování plateb klientů by mělo zahrnovat jméno klienta, číslo faktury, datum faktury, datum splatnosti, částku faktury, zaplacenou částku, nesplacený zůstatek, stav platby a osobu odpovědnou za následné kroky. Volitelná pole, jako jsou platební podmínky, poznámky a způsob platby, doplňují kontext.
Platby klientů můžete sledovat automaticky pomocí softwaru, který aktualizuje stav plateb, spouští upomínky a přiřazuje následné úkoly na základě splatnosti. Automatizace se obvykle opírá o pravidla jako „když faktura překročí splatnost“ nebo „před datem splatnosti“. Odpadá tak ruční sledování, je zajištěno konzistentní sledování a přesnost platebních údajů bez neustálého zásahu člověka.
Ano, jako nástroj pro sledování plateb klientů můžete použít Excel nebo Google Sheets, zejména pokud máte malý objem faktur. Tabulky však vyžadují ruční aktualizace, neobsahují žádné vestavěné upomínky a nevynucují odpovědnost. S rostoucím počtem klientů se tabulky často dostávají do nesouladu, což zvyšuje riziko přehlédnutí faktur a nekonzistentního sledování.
Nejlepší způsob, jak připomenout klientům splatné platby, je konzistentní automatická sekvence upomínek, která začíná před datem splatnosti a postupně se stupňuje. Upomínky by měly být věcné, zdvořilé a včasné, nikoli emotivní nebo sporadické. Automatizace načasování upomínek při zachování profesionálního tónu zpráv pomáhá udržovat vztahy s klienty a zlepšuje spolehlivost plateb.