V centrále ClickUp dokumentujeme vše. Náš proces zapracování nových zaměstnanců, náš pracovní postup při kontrole obsahu a dokonce i ten podivný systém pojmenovávání, který někdo vymyslel před třemi lety.
Samozřejmě, když se vrátíme o několik let zpět, ztráceli jsme spoustu času prací na dokumentaci. Formátování trvalo věčnost, lidé ukládali různé verze všude možně a procesy se změnily v momentě, kdy někdo opustil tým.
Objevili jsme mezeru, ale až o několik měsíců později jsme začali pociťovat problémy. Naštěstí se nám podařilo zachránit situaci: vytvořili jsme ClickUp Docs! 🤩
Poté přišel ClickUp Brain, který pomocí jediného příkazu navrhl všechny naše standardní operační postupy (SOP).
V tomto blogovém příspěvku odhalíme, jak ClickUp využívá AI Docs ke zjednodušení tvorby SOP, čímž se z dříve zdlouhavého manuálního procesu stává rychlý, chytrý a (troufáme si říci?) i docela uspokojivý. 📝
Co jsou AI Docs v ClickUp?
AI Docs v ClickUp jsou inteligentní dokumenty poháněné ClickUp Brain, které jsou navrženy tak, aby pomáhaly týmům efektivně vytvářet, spravovat a spolupracovat na obsahu.
Využívají AI k navrhování, shrnování a organizování informací, což usnadňuje vytváření SOP, wiki a projektové dokumentace přímo ve vašem pracovním prostoru.
Protože ClickUp je první konvergovaný AI pracovní prostor na světě, vaše SOP jsou uloženy společně s úkoly, projekty a pracovními postupy, které dokumentují, a nikoli v samostatných nástrojích, které vyžadují přepínání kontextu.
Tím se eliminuje rozptýlení práce, protože dokumentace zůstává propojena se skutečnou prací, takže když se procesy změní, vaše SOP mohou být aktualizovány v kontextu, místo aby se staly zastaralými soubory, na které nikdo nezapomene udržovat.
🎥 AI může usnadnit psaní dokumentů – od uživatelských příruček a SOP až po právní smlouvy a popisy produktů. V tomto videu vám ukážeme, jak přesně používat AI k psaní dokumentace, a to na reálných příkladech a osvědčených pokynech.
Proč jsou SOP důležité pro týmy?
SOP považujeme za příručku našeho týmu. Pomáhají nám všem zůstat na stejné vlně a vždy vykonávat práci správným způsobem.
Zde je několik důvodů, proč se to vyplatí. 👀
✅ Zajistěte konzistentnost napříč procesy
Když píšeme SOP pro naše klíčové úkoly, vytváříme spolehlivý standard, který udržuje naši kvalitu na vysoké úrovni.
Každý zákazník od nás dostane stejně vynikající služby, ať už spolupracuje s naším nejnovějším členem týmu, nebo s někým, kdo u nás pracuje už roky. Jasné pokyny snižují počet chyb, urychlují zaškolování a znamenají, že nikdo neztrácí čas otázkami typu „Počkejte, jak se to vlastně dělá?“
🔍 Věděli jste, že... Kognitivní psycholog George Miller navrhl, že průměrný člověk si může v krátkodobé paměti uchovat asi 7 (plus minus 2) „bloků“ informací. V návrhu SOP to znamená, že byste neměli jeden krok přetěžovat přílišným množstvím podkroků nebo datových bodů.
✅ Snižte mezery ve znalostech
Co se stane, když jeden z našich klíčových zaměstnanců odejde na dovolenou nebo přejde na novou pozici? Bez SOP se jejich tacitní znalosti ztratí.
SOP umožňují našim nejzkušenějším členům týmu dokumentovat zkratky, výjimky a minulé chyby, čímž zajišťují, že jejich znalosti přinášejí prospěch nám všem.
✅ Zvyšte efektivitu a dodržování předpisů
SOP nám každý týden ušetří hodiny práce, protože nemusíme znovu vymýšlet řešení, která jsme již našli. Můžeme se odvolávat na příklady SOP z minulosti a soustředit svou energii na nové výzvy, místo abychom opakovali základní věci.
Dodržování předpisů je pro nás také snazší. Při auditech můžeme poukázat na jasné postupy, které přesně ukazují, jak zacházíme s citlivými údaji a udržujeme kvalitu, což snižuje riziko a dává nám jistotu, že děláme věci správně.
📮 ClickUp Insight: 44 % respondentů našeho průzkumu používá při prohlížení 1–5 karet, ale 8 % žije v „chaosovém režimu“ s více než 31 kartami.
I když to není vždy záměrné, stává se to i těm nejlepším z nás: tabule Miro pro brainstorming, dokument Google Doc pro SOP, záložka pro správu projektů a pak ChatGPT pro další podporu. 👀
Každé přepínání mezi aplikacemi nebo okny však zvyšuje tzv. „toggle tax“, neboli skrytou mentální zátěž, která ubírá na vaší mentální kapacitě a způsobuje pocit roztěkanosti.
S ClickUp můžete centralizovat všechny své nástroje: tabule, dokumenty, úkoly, vyhledávání na webu, modely AI jako ChatGPT, Gemini a Claude a další pod jednou konvergovanou AI pracovní plochou. Je čas zakázat přepínání kontextu a nadobro zavřít ty zbytečné záložky!
Klíčové funkce ClickUp AI Docs pro SOP
Toto jsou nejdůležitější funkce AI, které získáte. 👇
Vytváření šablon a obsahu SOP s podporou umělé inteligence
Dříve jsme trávili příliš mnoho času vytvářením SOP od nuly.
ClickUp Brain to pro nás změnil. Nyní otevřeme dokument, napíšeme „/“ (lomítko), popíšeme, co potřebujeme, a získáme funkční návrh.
Jak to funguje: potřebovali jsme zdokumentovat náš nový proces redakční kontroly. Požádali jsme ClickUp Brain, aby vytvořil počáteční strukturu, jako jsou sekce pro požadavky na předkládání, kritéria kontroly, fáze schvalování a protokoly zpětné vazby.
Přizpůsobili jsme jej pro pracovní postupy našeho týmu za asi 20 minut (což by jinak trvalo více než dvě hodiny 😮💨).
📌 Příklad zadání: Vytvořte SOP pro náš redakční proces, včetně pokynů pro zasílání příspěvků, kritérií pro posuzování, fází schvalování a postupů pro zpětnou vazbu. Formátujte jej pomocí nadpisů, číslovaných kroků a prostoru pro screenshoty.
Spolupráce týmu v reálném čase s komentáři a úpravami
Na SOP pracujeme společně v reálném čase, což znamená, že nevznikají žádné problémy s kontrolou verzí dokumentů.
Náš obsahový tým, designéři a projektoví manažeři všichni upravují stejný dokument současně pomocí funkce Collaboration Detection od ClickUp. Když tedy někdo zjistí problém, který je třeba aktualizovat v našem procesu předávání návrhů, vyřeší ho, zatímco ostatní pokračují v zdokonalování svých částí.
ClickUp Brain nám také pomáhá porozumět zdlouhavým diskusím. Když v komentářích diskutujeme o vylepšeních procesů, často to vede k desítkám vzájemných zpráv. Nástroj AI dokumentace přečte celé vlákno a shrne klíčová rozhodnutí a akční položky.
Navíc, když někdo v komentáři přiřazeném v ClickUp navrhne „Měli bychom přidat šablonu pro hlášení chyb“, platforma jej automaticky převede na úkol s přiřazeným pracovníkem.
Nedávno jsme revidovali naše SOP pro onboardování klientů s přispěním několika členů týmu. Všichni zanechali komentáře s návrhy na vylepšení a ClickUp Brain extrahoval body, na kterých jsme se všichni shodli.
Vytvořil také samostatné úkoly ClickUp pro položky, které vyžadovaly další práci, jako je vytváření šablon e-mailů a konfigurace automatizace.
💡 Tip pro profesionály: Použijte ClickUp Chat k diskusi o návrzích SOP přímo u dokumentu, aniž byste museli přepínat na e-mail nebo Slack. Označte odborníky na dané téma, aby zkontrolovali konkrétní části, položte jim otázky k objasnění jednotlivých kroků procesu a získejte okamžitou zpětnou vazbu.
Chat obsahuje vlákna konverzací, která zůstávají propojena s SOP, takže nikdy neztratíte kontext toho, proč byly určité postupy zdokumentovány konkrétním způsobem.
Kontrola verzí pro sledování změn v čase
Experimentujeme s našimi procesy a někdy se tyto experimenty nevydaří.
ClickUp Docs automaticky ukládá všechny verze, což nám umožňuje zjistit, kdo provedl změny, porovnat verze vedle sebe a v případě potřeby obnovit předchozí iterace.
Například marketingový tým upravil své SOP pro publikování obsahu tak, aby zahrnovalo další kontrolní bod. Po několika týdnech si všimli, že se časový harmonogram publikování výrazně prodloužil. Otevřeli historii verzí, porovnali aktuální proces s předchozím a zjistili, kde se objevilo úzké místo.
Od té chvíle bylo snadné obnovit zjednodušenou verzi, která lépe vyhovovala tempu našeho týmu.
Historie verzí také podporuje školení.
Noví členové týmu si prohlédnou vývoj SOP pro zahájení projektu, aby pochopili, jak byl proces v průběhu času zdokonalován. Uvidí, které kroky byly přidány k řešení konkrétních problémů a které byly odstraněny, protože nepřinášely žádnou přidanou hodnotu.
🔍 Věděli jste, že... Náš mozek si věci lépe pamatuje, když je aktivně vytváříme (píšeme, mluvíme), než když je jen čteme. Při navrhování nebo úpravách SOP požádejte svůj tým, aby „vyslovil kroky nahlas“ nebo „vás provedl procesem“, což pomůže tyto kroky zapamatovat.
Integrace s úkoly, kontrolními seznamy a pracovními postupy
Naše SOP vytváříme proto, aby podporovaly skutečnou práci, a ne aby ležely někde v složce.
Například tým zákaznické podpory se při řešení problémů odvolává na SOP pro eskalaci klientů a řídí se zabudovanými kontrolními seznamy. Každá položka kontrolního seznamu může generovat podúkoly s úkoly a termíny.
ClickUp Brain toto propojení zefektivňuje. Když tým sepíše podrobný SOP pro čtvrtletní obchodní revize, zvýrazní konkrétní části a vyzve AI, aby na základě tohoto obsahu vytvořila úkoly. Projektový manažer AI vygeneruje seznam úkolů s navrhovanými přidělenými osobami na základě vzorců pracovního prostoru.
SOP, kontrolní seznam a pracovní postup zůstávají propojené, takže aktualizace jednoho z nich se promítnou i do ostatních.
👀 Věděli jste, že: Podle společnosti Forrester Research dosáhly organizace používající ClickUp za tříleté období odhadovanou návratnost investic (ROI) ve výši 384 %. Tyto organizace generovaly přibližně 3,9 milionu USD v přírůstkových výnosech díky projektům umožněným nebo vylepšeným pomocí ClickUp.
Schopnost automaticky generovat SOP z existujících procesů
Dokončili jsme stovky projektů a mnoho našich efektivních procesů bylo vyvinuto organicky prostřednictvím komentářů k úkolům a diskusí.
ClickUp Brain analyzuje stávající práci a vytváří SOP na základě vzorů, které již používáme. Můžeme jej požádat, aby zkontroloval naše dokončené spuštění webových stránek a vygeneroval šablonu SOP na základě toho, co přináší konzistentní výsledky.
V loňském roce jsme využili znalosti ClickUp Brain pro naše brandové pokyny. Náš designový tým často odpovídal na opakující se otázky týkající se používání brandových aktiv. Nařídili jsme ClickUp Brain, aby analyzoval šest měsíců souvisejících komentářů a úkolů a poté vygeneroval SOP. Výsledkem byl komplexní dokument odrážející naše skutečné postupy. Krátce jsme jej vylepšili a zveřejnili pro tým.
Integrujeme také AI, abychom sladili dokumentaci procesů s realitou.
Když jsme si všimli, že naše postupy při zapojování nových zákazníků se vyvinuly nad rámec toho, co popisovaly naše SOP, požádali jsme ClickUp Brain, aby analyzoval naše nedávné projekty zapojování nových zákazníků a navrhl aktualizace.
Nástroj AI identifikoval tři kroky, které jsme začlenili do našeho pracovního postupu, a dva kroky, které jsme postupně vyřadili a které jsme upravili, aby byly informace aktuální.
💡 Užitečný tip: Pořádejte ClickUp SyncUps při školení nových členů týmu v oblasti SOP nebo při revizi aktualizací procesů s vaším týmem.
Poté použijte ClickUp Brain k automatickému přepisu schůzky, extrahování klíčových bodů projednávaných postupů a převedení otázek nebo okrajových případů do dodatků k vaší dokumentaci SOP. Takto se verbálně sdílené znalosti kmene zachytí také ve vašich oficiálních postupech.
📖 Přečtěte si také: Nejlepší softwarové nástroje SOP pro standardizaci procesů
Jak týmy používají AI Docs k vytváření SOP?
V této části vám prozradíme, jak skutečně používáme AI pro interní dokumentaci. 📝
Rychlé vytváření nových SOP
Uložili jsme řadu šablon dokumentů pro různé typy SOP. Když potřebujeme zdokumentovat nový proces, vybereme správnou šablonu a požádáme ClickUp Brain, aby ji přizpůsobil.
Když jsme naposledy spustili významnou funkci, vytáhli jsme naši šablonu pro spuštění funkcí a nechali AI upravit sekce tak, aby vyhovovaly našim potřebám. Zachovali jsme tak konzistentní strukturu, ale doplnili jsme konkrétní údaje pro dané spuštění.
Zahrnujeme screenshoty, tabulky, videa a další vizuální pomůcky, které celý proces zpřehledňují.
Naše SOP pro kontrolu designu obsahuje skutečné snímky obrazovky našeho nástroje pro zpětnou vazbu a tabulku, která ukazuje, jak dlouho by měla trvat každá fáze kontroly. ClickUp Brain nám pomáhá zjistit, kam by tyto vizuální prvky měly být umístěny, aby je lidé mohli skutečně sledovat.
🔍 Věděli jste? V teorii paměti znamená „interference“ to, že nové vzpomínky mohou narušit vybavování starších vzpomínek (retroaktivní) nebo že předchozí informace mohou blokovat nové vzpomínky (proaktivní). V dokumentech: vyhněte se zakrývání aktualizací nebo změn hustým textem. Zvýrazněte je, aby se neztratily v nepřehledné paměti.
Aktualizace stávajících SOP
Procesy se mění a naše SOP musí držet krok. Když je třeba něco aktualizovat, označíme danou část a požádáme ClickUp Brain, aby ji přepsal.
Někdy si uvědomíme, že jsme byli příliš techničtí, a proto zjednodušíme jazyk. Jindy se proces změnil a my musíme přepsat celou část, aby odpovídala tomu, co skutečně děláme.
📌 Příklad zadání: Přepište tento krok srozumitelným a praktickým jazykem, kterému porozumí každý člen týmu.
💡 Tip pro profesionály: Nahrávejte ClickUp Clips, když členové týmu provádějí složité postupy, které je obtížné popsat pouze textem. Nahrávky obrazovky s komentářem přesně ukazují, jak se orientovat v softwaru, řešit běžné problémy nebo dokončit vícefázové procesy.
Poté tyto videoklipy vložte přímo do svých SOP dokumentů, aby postupy zahrnovaly jak písemné kroky, tak vizuální ukázky.
Sdílení a oprávnění
Získávání podnětů od všech, kteří danou práci skutečně vykonávají, výrazně zlepšuje naše SOP.
ClickUp Docs nám umožňuje nastavit podrobná oprávnění pro to, kdo může každý dokument nebo stránku zobrazit, komentovat nebo upravovat. Dokumenty můžeme sdílet s celým naším pracovním prostorem (kromě hostů), včetně konkrétních osob nebo týmů, nebo dokonce pozvat externí uživatele e-mailem.
Oprávnění v ClickUp zároveň podléhají hierarchii: oprávnění na úrovni dokumentů mají přednost před širšími nastaveními pracovního prostoru a oprávnění specifická pro jednotlivé položky (například na konkrétní stránce) mají přednost před obecnými oprávněními.
Centralizovaná dokumentace
Pracujeme v ClickUp Docs Hub, protože tam se shromažďují všechny SOP, poznámky k projektům a nápady. Máme tak na jednom místě přehled o všem, co jsme vytvořili nebo na čem jsme spolupracovali, aniž bychom museli prohledávat Spaces nebo úkoly.
Můžeme filtrovat podle toho, co s námi bylo sdíleno, co jsme napsali, nebo dokonce podle dokumentů označených pro konkrétní projekt.
Nejvíce se nám líbí, jak snadné je propojit jednotlivé body. Návrhy firemních politik a postupů se přímo v Hubu promění v propracované reference, které jsou označeny, propojeny a připraveny k použití. Můžeme seskupovat související dokumenty, připínat naše oblíbené položky a prohledávat vše během několika sekund.
Stalo se to naší kolektivní pamětí, která udržuje všechny naše znalosti dostupné a aktuální, bez ohledu na to, jak rychle se věci mění.
Krok za krokem: Vytvoření SOP pomocí ClickUp AI Docs
A takto nyní píšeme postupy pomocí ClickUp Brain v Docs. 🧑💻
Krok č. 1: Otevřete nový dokument
Přejdeme do Docs Hub nebo do konkrétního prostoru, složky nebo seznamu, kde chceme SOP uložit.
Klikneme na tlačítko + Doc a dáme našemu SOP jasný, popisný název. Dobře funguje například SOP procesu onboardingu klienta nebo Workflow schvalování obsahu. Jasné názvy znamenají, že lidé mohou najít to, co potřebují, bez hádání.
Dále nastavíme oprávnění. Zvolíme, zda má být dokument veřejný, aby ho mohl vidět celý náš tým, nebo soukromý, dokud ho ještě připravujeme.
U citlivých procesů, jako jsou finanční postupy nebo personální politiky, udržujeme přísná oprávnění. Ta můžeme kdykoli upravit v závislosti na vývoji SOP.
👀 Tip pro ClickUp: Dokument často označujeme jako Wiki , pokud má sloužit jako zdroj pravdivých informací pro procesy našeho týmu. Díky tomu je později mnohem snazší jej najít a odkazovat na něj.
Naše wiki strategie operací obsahuje všechny SOP pro celou společnost uspořádané tímto způsobem a noví členové týmu nám říkají, že jim to při zaškolování velmi pomáhá.
Krok č. 2: Vyberte šablonu nebo požádejte AI, aby navrhla SOP
Existují dvě možnosti, které fungují skvěle v závislosti na tom, co potřebujete:
- Použijte šablonu procesu nebo SOP od ClickUp a získejte okamžitě strukturovaný přehled.
- Požádejte ClickUp Brain, aby vytvořil něco na míru
Klikněte na tlačítko Ask AI nebo zadejte /write do dokumentu a poté zadejte příkaz, například Vytvořte SOP pro zaškolení nových zaměstnanců nebo Vytvořte postup pro čtvrtletní hodnocení výkonu.
ClickUp Brain vygeneruje návrh na základě vašich požadavků.
Jakmile máte hotový první návrh, zkontrolujte ho a vylepšete. Požádejte AI, aby rozšířila části, které se vám zdají nedostatečné, zjednodušila příliš složitý jazyk nebo přidala odrážky tam, kde je třeba věci vyjasnit.
Například když jsme navrhovali SOP pro zaškolení dodavatelů, AI nám poskytla dobrou strukturu. Nechali jsme ji však rozšířit část týkající se ověřování shody a zjednodušit jazyk schvalování smluv, aby jej mohl náš tým pro nákup dodržovat.
👀 Přátelská rada: Opakujeme to, dokud to není správné. Náš tým zkouší následné pokyny, aby upravil tón, přidal konkrétní příklady nebo zahrnul poznámky, které naše odvětví vyžaduje. ClickUp Brain se přizpůsobuje podle toho, co potřebujeme, takže nemusíme přijmout první návrh jako konečný.
Krok č. 3: Přizpůsobte obsah detaily specifickými pro daný tým
Nyní si to přizpůsobíme. Projdeme každou sekci a nahradíme zástupné symboly našimi skutečnými postupy, nástroji a kontakty.
Obecné kroky se mění v podrobné pokyny, které náš tým může bez problémů následovat. Přidáváme screenshoty, které přesně ukazují, co by lidé měli vidět, a odkazy na zdroje, které budou potřebovat: stylové příručky, schvalovací formuláře a knihovny šablon.
Poté přidáme:
- Formátování bohatého textu pro snadnější sledování SOP
- Nadpisy pro rozdělení dlouhých sekcí
- Tabulky pro přehlednější uspořádání informací
- Obrázky ukazující, co by lidé měli vidět
- Přidejte ClickUp Whiteboards a vizualizujte procesní toky přímo v SOP.
Například naše SOP pro předávání návrhů obsahuje screenshoty našeho nástroje pro kontrolu, tabulku s dobami zpracování pro každou fázi kontroly a odkazy na naše pokyny pro značku.
💡 Tip pro profesionály: Před sepsáním dokumentace SOP můžete použít ClickUp Whiteboards k nakreslení diagramů pracovních postupů a rozhodovacích stromů. Týmy mohou společně zmapovat každý krok, identifikovat body předání a odhalit úzká místa nebo chybějící postupy ve vizuálním formátu.
Jakmile je proces dokončen na tabuli, převedete jej přímo do strukturovaných úkolů SOP nebo jej propojíte s dokumentem ClickUp Doc. Tímto způsobem mohou čtenáři vidět jak obecný diagram pracovního postupu, tak podrobné pokyny krok za krokem.
Krok č. 4: Přidejte kontrolní seznamy, pracovní postupy a odkazy na úkoly pro provedení
Poté se zaměříme na to, aby byly SOP použitelné v praxi.
Vkládáme kontrolní seznamy, které rozdělují postup na jednotlivé kroky, takže lidé mohou během práce odškrtávat jednotlivé položky.
Pro klíčové kroky vytváříme nebo propojujeme úkoly přímo z dokumentu. Zvýrazněte krok, použijte možnost + Úkol a propojte jej se skutečnou prací v pracovním prostoru.
Navíc používáme Doc Relationships k propojení našich SOP s souvisejícími úkoly, projekty nebo opakujícími se pracovními postupy. Například dokument pro onboardování klientů odkazuje na šablonu úkolu onboardování, takže když někdo naváže nový vztah s klientem, má k dispozici hned kontext.
👀 ClickUp Hack: Naše dokumentace pro eskalaci zákazníků obsahuje vývojový diagram, který ukazuje, kdy a komu eskalovat problémy. Víme totiž, jak užitečné může být rychlé zkontrolování vložených procesních diagramů nebo vývojových diagramů pro vizuální orientaci. Lidé sledují vizuální cestu a podle potřeby se odvolávají na podrobné kroky.
Krok č. 5: Sdílejte s příslušnými zúčastněnými stranami k posouzení
Klikneme na tlačítko Sdílet a pozveme zainteresované strany, manažery nebo pracovníky odpovědné za dodržování předpisů, aby si dokument prohlédli.
V případě personálních politik zajišťujeme jejich právní kontrolu. Provozní postupy vyžadují vstupy od vedoucích týmů, kteří tyto procesy denně řídí.
Tím se problémy odhalí dříve, než se stanou problémem všech. Navíc některé dokumenty exportujeme jako soubory PDF, HTML nebo Markdown pro offline sdílení nebo záznamy o dodržování předpisů.
Krok č. 6: Udržujte kontrolu nad verzemi a pravidelně aktualizujte SOP
Naše SOP jsou živé dokumenty, které rostou spolu s procesy.
Nastavili jsme opakující se úkoly ClickUp tak, aby byly v pravidelných intervalech kontrolovány a aktualizovány.
Nejdůležitější postupy jsou revidovány čtvrtletně, zatímco stabilní procesy, které se příliš nemění, jsou kontrolovány jednou ročně. Díky tomu je naše dokumentace vždy aktuální, aniž by nás zahlcovala neustálou údržbou.
Uživatel sdílí na G2:
Líbí se mi, že mohu téměř vše dělat na jednom místě – úkoly, dokumenty, dashboardy, dokonce i brainstorming. Díky tomu mám svou práci organizovanou, aniž bych potřeboval pět různých aplikací. Integrace a automatizace mi šetří spoustu času a přehlednost napříč projekty je obrovskou výhodou. Připadá mi to jako skutečné centrum pro spolupráci a plánování.
Líbí se mi, že mohu téměř vše dělat na jednom místě – úkoly, dokumenty, dashboardy, dokonce i brainstorming. Díky tomu mám svou práci organizovanou, aniž bych potřeboval pět různých aplikací. Integrace a automatizace mi šetří spoustu času a přehlednost napříč projekty je obrovskou výhodou. Připadá mi to jako skutečné centrum pro spolupráci a plánování.
🎙️ Případová studie zákazníka: G-Loot používá ClickUp k propojení každodenní práce s OKR na úrovni společnosti. Tato platforma pro elektronické sporty zavedla ClickUp ve všech týmech, aby nahradila roztříštěné nástroje, spravovala sprinty, centralizovala dokumenty a sledovala pokrok ve vztahu ke strategickým cílům na jednom místě.
S ClickUpem nyní každý úkol směřuje k cíli, spolupráce mezi produktovými, CRM a kreativními týmy je rychlejší a vedení má konečně úplný přehled o provádění.
📖 Přečtěte si také: Nejlepší nástroje pro mapování procesů ke zlepšení pracovního toku
Osvědčené postupy pro používání AI Docs při vytváření SOP
Při vytváření SOP v ClickUp se opíráme o několik osvědčených postupů, které našim týmům pomáhají pracovat rychleji a udržovat dokumentaci přesnou a přístupnou:
- Pomocí nástrojů ClickUp Brain založených na rolích můžete během několika minut vytvářet návrhy SOP, kontrolní seznamy a formátovaný obsah.
- Nastavte ClickUp Automations, aby se postaral o opakující se úkoly, jako je přiřazování úkolů k revizi a spouštění následných akcí, zejména když je porušován kritický postup.
- Propojte své integrace ClickUp, aby bylo sdílení SOP přes Google Drive a další nástroje snadné. Díky tomu budou diskuse a soubory synchronizovány, aniž byste museli přepínat mezi nástroji.
- Shromažďujte zpětnou vazbu pomocí ClickUp Forms a automaticky převádějte odpovědi na úkoly, které lze realizovat.
🚀 Výhoda ClickUp: Schůzky jsou skvělé, dokud si neuvědomíte, že nikdo neví, co bylo rozhodnuto nebo kdo co dělá. ClickUp AI Notetaker automaticky zaznamenává, přepisuje a shrnuje diskuse vašeho týmu a přeměňuje ústní rozhodnutí na strukturované poznámky ze schůzky.
Akční položky se okamžitě převádějí na úkoly a propojují se s příslušnými dokumenty, takže se vaše nové postupy a aktualizace nikdy neztratí.
Příklady použití AI Docs v praxi
Zde je několik příkladů, jak různé týmy v ClickUp zlepšují interní procesy:
- Prodej: Vytváří a vylepšuje dokumenty pro kvalifikaci potenciálních zákazníků, plánování ukázek a předávání obchodů. AI odkazuje na minulé příručky a navrhuje strukturu a formulaci SOP.
- Inženýrství: Vypracovává dokumenty pro správu verzí a reakci na incidenty. ClickUp Brain analyzuje minulé retrospektivy sprintů a navrhuje vylepšené pracovní postupy.
- Úspěch zákazníků: Spolupracuje v AI Docs na aktualizaci SOP pro onboardingu a playbooků pro obnovení. Čerpá kontext ze zpětné vazby zákazníků a metrik výkonnosti, což usnadňuje personalizaci šablon pro různé segmenty klientů.
- Finance: Standardizujte procesy schvalování výdajů, zpracování faktur a sledování rozpočtu. Jakmile je návrh připraven, funkce Automations přiřadí recenzenty a sleduje podpisy, což zajišťuje, že schvalování probíhá podle plánu.
Spolupracujte s hrdiny SOP z ClickUp
Zjistili jsme, že když procesní dokumentace funguje, funguje i všechno ostatní. ClickUp AI Docs proměnil nudné SOP v živé, dýchající příručky, které naše týmy rády používají.
Nyní vytváříme nové postupy během několika minut, upravujeme staré bez obav z verzí a sledujeme, jak ClickUp Brain vyplňuje mezery rychleji, než stačíme dopít kávu.
Každý SOP, který vytvoříme, navazuje na ten předchozí, díky čemuž si udržujeme přehledné znalosti, jasné procesy a soudržné týmy.
Na co tedy čekáte? Zaregistrujte se do ClickUp ještě dnes! ✅
Často kladené otázky (FAQ)
AI Docs v ClickUp jsou inteligentní dokumenty poháněné ClickUp Brain. Pomocí umělé inteligence pomáhají týmům rychleji vytvářet, upravovat a organizovat obsah, aby mohly navrhovat, shrnout a formátovat informace přímo v dokumentaci.
Vytváření SOP pomocí umělé inteligence v ClickUp Brain zahrnuje automatické vytváření osnov, podrobných pokynů a kontrolních seznamů. Týmy mohou používat výzvy založené na rolích, aby zajistily, že každý SOP bude mít jednotný formát a bude obsahovat všechny klíčové podrobnosti.
Ano. SOP vytvořené v AI Docs lze propojit s úkoly ClickUp, takže týmy mohou zajistit přesné přiřazení úkolů, nastavit termíny splnění nebo sledovat dokončení přímo z dokumentu.
ClickUp automaticky ukládá historii verzí každého dokumentu. Týmy mohou sledovat úpravy, prohlížet předchozí verze a obnovovat dřívější návrhy, čímž zajišťují, že všechny aktualizace jsou viditelné a řádně zkontrolované.
Ano. Týmy mohou AI Docs přizpůsobit pomocí šablon, pokynů a formátování specifických pro dané oddělení. Tato flexibilita umožňuje marketingovým, prodejním, technickým a dalším týmům vytvářet SOP, které odpovídají jejich jedinečným pracovním postupům.