Je pondělí ráno a vaše schránka je již zaplněna. Dnes nastupují tři noví zaměstnanci, IT jim ještě nezaložilo účty, uvítací e-maily nebyly odeslány a někdo se právě zeptal, kde je jejich seznam úkolů pro zapracování... už podruhé.
Pokud pracujete v oblasti HR, tento chaos znáte až příliš dobře.
Začlenění nových zaměstnanců by mělo být vzrušující – jak pro společnost, tak pro nového zaměstnance. Pokud je však váš tým zavalení opakujícími se úkoly, trpí tím celkový dojem. Dobrá zpráva? Už to nemusíte dělat všechno ručně. Právě zde přichází na řadu umělá inteligence pro HR.
V tomto příspěvku vám ukážeme, jak automatizovat HR procesy pomocí AI, abyste mohli vytvořit rychlejší a chytřejší onboardingové zkušenosti – bez ztráty lidského přístupu.
Proč automatizovat HR procesy pomocí AI?
Podle IBM Institute for Business Value 87 % dotázaných vedoucích pracovníků věří, že umělá inteligence spíše rozšíří jejich role, než že je nahradí. Oblast lidských zdrojů se nachází na prahu této změny a vstupuje do fáze větších a významnějších možností.
Zde je několik důvodů, proč byste měli AI v HR využívat:
- Zvyšte efektivitu: Nikdo se nedal na HR, protože by rád sledoval zásady týkající se dovolené. Automatizace těchto administrativních úkolů znamená méně ručního zadávání dat a méně chyb.
- Čiňte chytřejší rozhodnutí: Analýza výkonu založená na umělé inteligenci pomáhá vašemu personálnímu oddělení identifikovat zaměstnance s vysokým potenciálem sledováním pokroku ve školení, zpětné vazby a výkonu.
- Podpora udržení zaměstnanců (a vašeho vlastního týmu): AI v HR vám dává čas na práci, která má skutečný význam, jako jsou strategie udržení zaměstnanců a vytváření podpůrného pracovního prostředí, které udržuje zaměstnance zapojené a loajální.
- Zvyšte spokojenost zaměstnanců: Nástroje pro automatizaci HR poskytují nepřetržitou podporu, včetně zodpovídání otázek týkajících se firemních politik a provázení zaměstnanců procesem zapracování. Rychlejší reakce a personalizovaná pomoc znamenají zefektivnění procesu přijímání nových zaměstnanců a spokojenější zaměstnance, kteří se od prvního dne cítí podporováni.
- Dodržujte předpisy: Můžete mít přehled o předpisech, přesnosti záznamů a dodržování předpisů bez další administrativní práce. Navíc předpovídá trendy v oblasti pracovní síly a vybízí vaše lidské zdroje, aby se přizpůsobily těm správným a získaly tak konkurenční výhodu.
📚 Další informace: Nejlepší HR software pro personální týmy, vyzkoušený a ověřený
👀 Věděli jste? Podle společnosti McKinsey & Company dosahují firmy, které vynikají v oblasti řízení talentů, o 300 % vyššího příjmu na zaměstnance než průměrné firmy. Přesto mnoho HR týmů stále tráví hodiny vyplňováním formulářů a správou mzdových údajů.
Klíčové HR procesy, které lze automatizovat pomocí AI
Při rozhodování, který HR proces je vhodným kandidátem pro automatizaci, hledejte úzká místa, která neustále zdržují výsledky.
Ať už jde o plánování pohovorů nebo kontrolu dodržování předpisů, největší překážky ve vašem HR workflow jsou často nejjednoduššími úkoly pro AI. Patří mezi ně:
1. Nábor a prověřování životopisů
Ruční procházení stovek životopisů je jednou z největších překážek pro personální oddělení. Pomocí umělé inteligence můžete skenovat žádosti, extrahovat dovednosti a hodnotit kandidáty podle popisu pracovní pozice.
S ClickUp Brain můžete rychle vyhledat informace o uchazečích, zpětnou vazbu a dokonce i poznámky z pohovorů z vašeho pracovního prostoru a dalších propojených HR aplikací.
Zde je návod, jak můžete Brain využít při přípravě na pohovor.
2. Plánování pohovorů
Kolik e-mailů je potřeba k domluvení jediného pohovoru? Příliš mnoho. Asistenti pro plánování s umělou inteligencí kontrolují kalendáře, navrhují termíny, zasílají připomenutí a dokonce řeší i změny na poslední chvíli, takže personalisté mají více času soustředit se na zkušenosti zaměstnanců.
💡 Tip pro profesionály: Místo toho, abyste používali několik nástrojů, využijte kalendář ClickUp založený na umělé inteligenci, který vše sjednotí na jednom místě. Uspořádá pohovory, milníky zapracování nových zaměstnanců, týmové akce a žádosti o dovolenou do jednotného časového plánu. Můžete barevně označit typy událostí, přetahovat je myší a měnit jejich pořadí a dokonce nechat umělou inteligenci automaticky blokovat klíčové priority na základě vašich úkolů a cílů.
3. Dokumentace pro zapracování nových zaměstnanců
Hledání identifikačních čísel, daňových formulářů a smluv je opakující se a náročná činnost z hlediska dodržování předpisů.
Pomocí samoobslužných portálů pro zaměstnance mohou noví zaměstnanci nahrávat dokumenty, které jsou poté automaticky ověřeny, bezpečně uloženy a označeny v případě chyb. Čím hladší je proces, tím lepší je první dojem – a tím silnější je základ pro zapojení zaměstnanců.
⚡ Tip pro profesionály: Pokud se zaseknete v procesu zapracování nových zaměstnanců, může vám pomoci šablona ClickUp Onboarding Checklist Template. Vše od zaznamenávání údajů o zaměstnancích až po zasílání dotazníků po zapracování je zaznamenáno, přiřazeno a sledováno na jednom místě.
4. Správa údajů o zaměstnancích
Databáze HR často zaostávají, když zaměstnanci aktualizují adresy, bankovní údaje nebo kontakty.
Systémy umělé inteligence synchronizují aktualizace z formulářů založených na umělé inteligenci přímo do hlavních HR platforem, čímž se snižuje počet chyb a zajišťuje přesnost záznamů. To znamená, že vedoucí pracovníci v oblasti lidských zdrojů se mohou spolehnout na čistá data pro prediktivní analýzy, které podporují dlouhodobé plánování.
🎥 Podívejte se na toto video o tom, jak chytře využívat AI při náboru zaměstnanců:
👀 Přátelská rada: Zastaralé údaje o zaměstnancích způsobují skryté chyby, které se projevují v mzdové agendě, dodržování předpisů a výkaznictví. Použijte bezplatné šablony pro HR, abyste centralizovali informace o zaměstnancích a zajistili konzistentnost záznamů.
5. Školení a vzdělávací programy
Pomocí nástrojů umělé inteligence můžete analyzovat roli, zkušenosti a výkonnost zaměstnance a doporučit mu přizpůsobené vzdělávací programy. Personalizací rozvoje mohou vaše HR týmy zlepšit zapojení zaměstnanců i řízení výkonnosti.
👀 Věděli jste? Společnost Unilever se prostřednictvím svého programu Compass zavázala vybavit každého zaměstnance dovednostmi potřebnými pro budoucnost. Jejich výzkum ukazuje, že zaměstnanci, kteří se těchto workshopů zúčastnili, zvýšili svou celkovou produktivitu o 41 %.
6. Správa mezd a benefitů
Platformy umělé inteligence automatizují výpočet mezd, proplácení výdajů a generování výplatních pásek a zároveň zjednodušují registraci benefitů pomocí průvodce kontrolou nároků.
📮 ClickUp Insight: 32 % pracovníků se domnívá, že automatizace ušetří jen několik minut najednou, ale 19 % tvrdí, že by mohla ušetřit 3–5 hodin týdně. Skutečností je, že i ta nejmenší úspora času se v dlouhodobém horizontu sčítá.
Například úspora pouhých 5 minut denně na opakujících se úkolech může znamenat více než 20 hodin ušetřeného času za čtvrtletí, který lze věnovat hodnotnější strategické práci.
S ClickUpem trvá automatizace malých úkolů, jako je přiřazování termínů nebo označování kolegů, méně než minutu. Máte k dispozici vestavěné AI agenty pro automatické souhrny a zprávy, zatímco vlastní agenti zpracovávají konkrétní pracovní postupy. Získejte zpět svůj čas!
💫 Skutečné výsledky: Společnost STANLEY Security snížila čas strávený vytvářením reportů o 50 % a více díky přizpůsobitelným nástrojům pro reporting od ClickUp, díky čemuž se její týmy mohou méně soustředit na formátování a více na prognózy.
7. Hodnocení výkonu
Hodnocení se často zdržují, protože manažeři musí zpracovávat příliš mnoho dat. Umělá inteligence může zasáhnout a sestavit metriky, agregovat 360° zpětnou vazbu a generovat souhrny , čímž se řízení výkonu stává konzistentnějším, transparentnějším a více založeným na datech.
Zaměstnanci tak získají spravedlivější hodnocení a personální oddělení získá podklady pro budoucí prediktivní analýzy.
⚡ Tip pro profesionály: Dashboardy ClickUp centralizují klíčové HR analytické údaje – od výkonu a angažovanosti zaměstnanců až po trendy fluktuace – vše v jednom přizpůsobitelném zobrazení. Díky poznatkům založeným na umělé inteligenci mohou HR týmy sledovat vzorce, odhalovat varovné signály a přijímat rozhodnutí založená na datech rychleji než kdykoli předtím.
8. Podpora zaměstnanců a HR helpdesk
Chatboty s umělou inteligencí využívající zpracování přirozeného jazyka okamžitě zodpovídají časté dotazy, eskalují složité problémy a zaznamenávají opakující se témata.
S ClickUp Knowledge Management můžete vytvořit centralizovanou znalostní bázi HR, kde budou mít zaměstnanci snadný přístup k politikám, podrobnostem o benefitech a průvodcům pro zapracování nových zaměstnanců.
Můžete také nastavit předem připravené agenty ClickUp Auto-pilot nebo vytvořit vlastní agenty, kteří budou řešit dotazy související s HR.
Například kanál personálního týmu dostává mnoho dotazů. Vedoucí personálního oddělení chce použít AI k zodpovězení některých z těchto otázek a ušetřit tak čas svému týmu. V kanálu vytvoří vlastního agenta Autopilot, který má za úkol odpovídat na otázky pouze v případě, že odpověď najde v databázi, ke které má přístup. Určí, že agent Autopilot má odpovídat pouze v případě, že zpráva uživatele obsahuje jasný a přímý příklad. Agentu Autopilot dokonce poskytnou příklady otázek.
9. Řízení odchodů
Odchod zaměstnanců je stejně důležitý jako jejich zapracování, ale často chybí proces, který by jej reguloval.
AI automatizuje kontrolní seznamy pro prověření, deaktivaci systému a výstupní průzkumy. Analýzou údajů z průzkumů pomocí prediktivní analytiky můžete odhalit vzorce fluktuace a posílit strategie pro udržení zaměstnanců, přičemž zajistíte dodržování předpisů v každém kroku.
📚 Číst více: Nejlepší otázky pro výstupní pohovor
👀 Věděli jste? S nástupem generativní umělé inteligence vzrostl potenciál automatizace úkolů, jako je uplatňování odborných znalostí a řízení lidí, na téměř 60 %. Jedná se o oblasti, které byly dříve považovány za příliš lidské na to, aby mohly být automatizovány.
Jak automatizovat HR procesy pomocí AI
Jste unaveni přeskakováním mezi různými nástroji jen proto, abyste mohli spravovat jeden HR proces?
ClickUp spojuje všechny vaše pracovní aplikace, data, chaty, automatizace a pracovní postupy do prvního konvergovaného pracovního prostoru s umělou inteligencí na světě. Už nemusíte přeskakovat mezi aplikacemi, dokumenty SOP, chaty a e-maily kvůli schvalování. Tento typ rozptýlené práce nyní končí , protože s ClickUpem je vše, co potřebujete pro najímání, řízení a podporu prosperujícího pracovního týmu, jeden pracovní prostor.
Váš HR tým se může soustředit na lidi, nikoli na papírování, protože má k dispozici 100% kontext a jediné místo, kde mohou lidé a agenti spolupracovat.
Představte si následující situaci: pomocí ClickUp Agents vytvoříte agenta pro řízení výkonu. Ten upozorní manažery, když nastane období hodnocení výkonu, provede je procesem vyplňování údajů, přirozeně odpoví na otázky z existujících SOP, naplánuje připomenutí, shrnutí a další, a poté sdělí výsledky vedoucímu personálního oddělení.
A to je jen špička ledovce.
Abychom vám pomohli, připravili jsme podrobného průvodce automatizací HR procesů s praktickými radami.
Krok č. 1: Najděte a zmapujte správné procesy, které lze automatizovat
Zaměřte se na opakující se, pravidla založené a objemné HR úkoly. Například: mzdy, správa dovolených, výběr uchazečů, kontrolní seznamy pro zapracování nových zaměstnanců a podávání zpráv o dodržování předpisů.
Než začnete využívat AI, vizualizujte své současné procesy pomocí vývojových diagramů nebo tabulek. Tím odhalíte úzká místa a neefektivnosti, které automatizace může odstranit.
Místo toho, abyste stěny konferenční místnosti zaplnili lepícími papírky, použijte tabule ClickUp Whiteboards k digitálnímu zmapování vašich HR procesů.
Pomocí tabulek jako virtuálního plátna může celý váš tým spolupracovat v reálném čase. Ať už pracujete na dálku nebo na místě v rámci plánování lidských zdrojů, nakreslete si aktuální průběh zapracování nových zaměstnanců. To znamená, že můžete nakreslit mapu od „uchazeč přijímá nabídku“ až po „obdrží notebook a první výplatu“.
A když narazíte na překážku při prověřování uchazečů, přeměňte ji přímo z tabule na úkol v ClickUp. Pokud nevíte, kde začít, můžete použít šablonu ClickUp HR SOP, která je integrována přímo do tabule.
Tento rámec pokrývá celý životní cyklus zaměstnance prostřednictvím vizuálního formátu. HR procesy můžete rozdělit do jednotlivých fází, včetně profilování pracovních pozic, vyhlašování pracovních pozic a náboru. Každá z nich je definována kroky, účastníky, vstupy a výstupy.
👀 Věděli jste, že: Podle společnosti Forrester Research dosáhly organizace používající ClickUp za tříleté období odhadovanou návratnost investic (ROI) ve výši 384 %. Tyto organizace generovaly přibližně 3,9 milionu amerických dolarů v přírůstkových výnosech díky projektům umožněným nebo vylepšeným pomocí ClickUp.
Krok č. 2: Definujte cíle
Stanovte si SMART cíle (konkrétní, měřitelné, dosažitelné, relevantní a časově ohraničené). Zde je několik příkladů výsledků, kterých můžete dosáhnout:
- Zvyšte zapojení uchazečů o 30 % během příštího čtvrtletí díky automatizované komunikaci a personalizovaným kontaktním bodům.
- Snižte počet manuálních dotazů v oblasti lidských zdrojů o 40 % v příštích 6 měsících zavedením samoobslužných portálů a chatové podpory založené na umělé inteligenci.
- Zkraťte průměrnou dobu náboru o 25 % během následujících 90 dnů díky automatizovanému screeningu, plánování a workflow zpětné vazby.
Většina projektů automatizace HR selhává v tomto bodě: týmy jsou nadšené z nové technologie, ale zapomínají měřit to, na čem záleží. Nebuďte jako oni!
📮 ClickUp Insight: Téměř 88 % respondentů našeho průzkumu nyní využívá nástroje umělé inteligence ke zjednodušení a zrychlení osobních úkolů. Chcete těchto výhod využít i v práci?
ClickUp je tu, aby vám pomohl! ClickUp Brain vám pomůže zvýšit produktivitu o 30 % díky menšímu počtu schůzek, rychlým shrnutím generovaným umělou inteligencí a automatizovaným úkolům.
📚 Další informace: Zlepšení HR procesů pomocí strategií a příkladů
Krok č. 3: Vyberte si správné nástroje umělé inteligence
Jak mezi všemi nástroji dostupnými na trhu určit ten správný, který vám pomůže splnit daný úkol?
Zde je několik důležitých faktorů, které je třeba zvážit:
- Integrace na prvním místě: Vaše AI by měla být propojena se stávajícími nástroji HRIS, mzdovým systémem, ATS a nástroji pro spolupráci. Pokud nebude schopna komunikovat s vašimi současnými systémy, strávíte více času opravováním datových sil než úsporou času.
- Zpracování přirozeného jazyka (NLP): Užitečné pro analýzu životopisů, chatboty a analýzu sentimentu. Díky NLP může AI číst životopisy jako náborář, odpovídat na časté dotazy zaměstnanců konverzačním stylem a dokonce skenovat dotazníky zpětné vazby za účelem zjištění trendů v angažovanosti.
- Škálovatelnost: Začněte v malém, ale ujistěte se, že nástroj roste s vašimi potřebami – od automatizace rutinních úkolů, jako je onboardovací workflow, až po řízení výkonu v rámci celého podniku.
- Uživatelská přívětivost: Pokud HR manažeři nebudou moci systém používat bez podpory IT, bude jeho zavádění pomalé. Hledejte intuitivní rozhraní s minimálními nároky na zaučení.
Příklad z praxe: Řekněme, že vaším cílem je „Zkrátit průměrnou dobu náboru o 25 % během následujících 90 dnů pomocí automatizovaných procesů prověřování, plánování a zpětné vazby“, pak byste měli hledat:
- Nástroj pro nábor zaměstnanců využívající umělou inteligenci s technologií NLP, který prověřuje životopisy během několika minut.
- Asistent pro plánování s umělou inteligencí, který řeší chaos v kalendáři
- Prediktivní analytický panel ukazuje, kde se předem objevují překážky (zpoždění pohovorů, prodlevy při zpracování nabídek).
Váš AI kopilot pro HR pracovní postupy
Místo přidávání dalšího samostatného nástroje do vaší HR sady, ClickUp Brain přináší AI přímo do pracovních postupů, které již spravujete v ClickUp. Představte si to jako propojeného AI asistenta, který pracuje napříč úkoly, dokumenty, cíli a tabulemi.
Váš HR tým může Brain využívat různými způsoby:
⭐ Okamžité odpovědi na otázky: Zeptejte se Brain, „Jaký je stav zapracování Sarah?“ nebo „Kteří kandidáti čekají na prověření?“ a on vám odpoví přímo z vašeho pracovního prostoru.
⭐ Shrňte HR dokumenty během několika sekund: Dlouhé příručky pro zaměstnance, aktualizace zásad nebo školicí manuály mohou nové zaměstnance zahlcovat. Brain je zhušťuje do snadno stravitelných shrnutí, aby se zaměstnanci mohli s materiálem seznámit.
⭐ Proměňte rozhovory v činy: Po pohovoru nebo úvodním hovoru může Brain automaticky generovat úkoly, jako například „Naplánovat školení“ nebo „Odeslat žádost o IT vybavení“, čímž vám ušetří další práci.
⭐ Centralizujte znalosti: Ať už se jedná o standardní operační postupy, pracovní postupy pro dodržování předpisů nebo příručky pro řízení výkonu, Brain vám zajistí jediný, vždy aktualizovaný zdroj informací namísto roztříštěných souborů.
🌟 Bonus: ClickUp Brain MAX posouvá vše, co získáte s ClickUp Brain, na další úroveň. Možná jste používali ChatGPT pro psaní, Claude pro analýzu a další nástroje umělé inteligence pro různé úkoly. Brain MAX je všechny spojuje dohromady.
Rozumí celému vašemu HR ekosystému, jako je náborový proces, údaje o zaměstnancích a vztahy v týmu. Stačí ji požádat, aby „vytvořila plán zapracování nového zaměstnance v marketingu“, a získáte personalizovaný plán pro vaše skutečné procesy.
A to není vše. ClickUp Brain MAX můžete také použít k:
- Okamžitě prohledávejte ClickUp, Google Drive, GitHub, OneDrive, SharePoint a VŠECHNY vaše připojené aplikace + web, abyste našli soubory, dokumenty a přílohy.
- Pomocí funkce Talk to Text můžete klást otázky, diktovat a ovládat svou práci hlasem – bez použití rukou a kdekoli.
Zbavte se nepřehledné nabídky nástrojů umělé inteligence s ClickUp Brain MAX, používejte svůj hlas k vykonávání práce, vytváření dokumentů, přidělování úkolů členům týmu a mnohem více.
Krok č. 4: Standardizujte a vyčistěte svá data
Ani ta nejchytřejší umělá inteligence nepřinese výsledky, pokud jsou vaše HR data neuspořádaná. Duplicitní záznamy o zaměstnancích, zastaralé informace o mzdách a nekonzistentní formáty způsobují chyby a zcela narušují automatizační workflow.
Než začnete AI zavádět, věnujte čas standardizaci a vyčištění dat, aby vaše systémy mluvily stejným jazykem.
Proč je to důležité?
- Protože AI nedokáže určit, který záznam o zaměstnanci je správný, když existují dva záznamy s různými pracovními pozicemi.
- Navíc nepřesné záznamy mohou způsobit chyby ve výkazech, které může být obtížné opravit během auditů.
- Automatizace navíc závisí na konzistentních spouštěčích – pokud je pole „Oddělení“ někdy „Prodej“ a jindy „Prodejní tým“, pracovní postupy selžou.
S ClickUp pro HR týmy se však čištění dat stává centralizovaným a standardizovaným.
Zde je návod:
Vlastní pole pro přesnost
Zaznamenejte podrobnosti o zaměstnancích, jako je oddělení, role, manažer nebo umístění, pomocí rozevíracích seznamů a přednastavených možností v poli Vlastní pole. Tím se eliminuje dohadování a zabrání se vzniku více variant pro každý z těchto spouštěčů.
Závislosti pro vynucení pořadí
V procesech, jako je zapracování nových zaměstnanců, závisí některé kroky na dokončení jiných. Například ověření totožnosti před vydáním vybavení. Funkce Dependencies v ClickUp zajišťuje, že data proudí ve správném pořadí, takže nic neunikne a vaše automatizace se spustí ve správný čas.
Automatizace pro konzistenci dat
ClickUp Automations umožňuje HR týmům vytvářet samočinné pracovní postupy. Jsou navrženy se třemi prvky:
- Spouštěče: událost, která spustí automatizaci, například „Úkol přesunut do Onboardingu“ nebo „Aktualizováno vlastní pole“.
- Podmínky: pravidla, která filtrují, kdy má být automatizace spuštěna, například „pouze pokud je pole Schválení manažera prázdné“.
- Akce: co se stane dál, například přiřazení úkolu, zveřejnění komentáře nebo aktualizace stavu
Například když do vašeho systému přidáte nový životopis, použijte AI k automatizaci vytváření úkolů pro kandidáty. AI také přiřadí úkol vašemu vedoucímu náboru a nastaví status na „Počáteční kontrola“.
Platforma nám poskytla jedno místo pro zefektivnění procesů. Tým ClickUp se skládá z vynikajících členů, kteří jsou vždy otevřeni zpětné vazbě a tvrdě pracují na implementaci změn na základě této zpětné vazby. Je to podpůrný systém, jaký jsem ještě nikdy neviděl. Všechny týmy mohou těžit z automatizace a ClickUp ji nabízí doslova pro každý scénář, se kterým jsem se setkal. Velkou výhodou ClickUp je však zjednodušení procesů a nástrojů do jedné pracovní zóny.
Platforma nám poskytla jedno místo pro zefektivnění procesů. Tým ClickUp se skládá z vynikajících členů, kteří jsou vždy otevřeni zpětné vazbě a tvrdě pracují na implementaci změn na základě této zpětné vazby. Je to podpůrný systém, jaký jsem ještě nikdy neviděl. Všechny týmy mohou těžit z automatizace a ClickUp ji nabízí doslova pro každý scénář, se kterým jsem se setkal. Velkou výhodou ClickUp je však zjednodušení procesů a nástrojů do jedné pracovní zóny.
Krok č. 5: Pilotní projekt, školení a řízení změn
Začněte s malým pilotním projektem. Vyberte si jeden proces, například plánování pohovorů nebo často kladené otázky týkající se zásad, a spusťte tento pilotní projekt. Shromážděte zpětnou vazbu od náborářů, manažerů a zaměstnanců a poté vylepšete své pracovní postupy, než je zavedete v celé organizaci.
To také posílí důvěru vaší HR organizace v zavádění automatizace.
V této fázi použijte ClickUp Docs k vytvoření podrobných průvodců, často kladených otázek a materiálů pro zapracování nových zaměstnanců pro váš HR tým. Jak budete pilotní projekt vylepšovat, můžete dokumentaci aktualizovat v reálném čase, aby všichni byli informováni. Dokumenty také slouží jako trvalý záznam toho, „co fungovalo“ a „co nefungovalo“, což usnadňuje pozdější škálování.
I s dobře navrženým pilotním projektem může být váš HR tým stále zahlcen opakujícími se dotazy. Místo přidávání další manuální práce je to ideální příležitost vyzkoušet Autopilot Agents od ClickUp , které reagují, jednají a učí se společně s vaším týmem.
Příklad z praxe: Testujete automatizaci pro často kladené otázky týkající se zásad.
Náborový pracovník zadá dotaz: „Jaká je zkušební doba pro nové zaměstnance?“ Agent Autopilot rozpozná dotaz, zkontroluje vaše směrnice a odpoví přesnou klauzulí. Pokud jsou směrnice zastaralé nebo nejasné, okamžitě se to dozvíte a získáte zpětnou vazbu, díky které můžete vylepšit jak automatizaci, tak dokumentaci.
Toto video vás provede nastavením vašeho prvního agenta Autopilot na ClickUp:
📚Přečtěte si také: Nejlepší kurzy umělé inteligence pro profesionály v oblasti lidských zdrojů, aby zůstali na špici
Krok č. 6. Proškolte a zdokonalte dovednosti svého HR týmu
Automatizace funguje jen tak dobře, jak dobří jsou lidé, kteří za ní stojí. Chcete ukázat AI jako nástroj pro zvýšení produktivity, ne jako černou skříňku. Vezměte v úvahu, že 65 % HR týmů a vedoucích pracovníků již v určité míře používá generativní AI.
Zásadní základní principy, které je třeba zdůraznit při zavádění automatizace pomocí umělé inteligence do personální funkce:
- Zaměřte se na lidské dovednosti, nejen na technologie. Umělá inteligence zvládá rozpoznávání vzorů a opakující se úkoly, ale HR stále disponuje empatií, úsudkem a schopností řešit konflikty. Zvyšování kvalifikace v oblasti emoční inteligence a řízení změn je stejně důležité jako učení se novým nástrojům.
- Učte interpretaci, ne slepou důvěru. AI může označit kandidáta jako „vysoce potenciálního“ nebo předpovědět riziko fluktuace, ale HR musí ověřit kontext. Školení by mělo klást důraz na to, jak zodpovědně klást otázky, interpretovat a jednat na základě výstupů AI.
- Vytvořte si v HR tým odborníků na AI. Najděte několik průkopníků, kteří budou experimentovat s nástroji, dokumentovat osvědčené postupy a školit ostatní. Učení vedené kolegy často přináší lepší výsledky než příkazy shora.
- Propojte školení s dopadem na podnikání. Zviditelněte jeho hodnotu. Neprezentujte jej jako „naučení se používat nástroj“. Prezentujte jej jako prostředek k urychlení zapracování nových zaměstnanců, zkvalitnění jejich zkušeností a posílení jejich loajality.
💡 Tip pro profesionály: Pomocí ClickUp Clips vytvořte rychlé nahrávky obrazovky, které přesně ukazují, jak nová automatizace funguje. Můžete nahrát 2minutové klipy demonstrující „Zpracování žádostí o dovolenou pomocí umělé inteligence“. Tyto krátké návody můžete sdílet přímo ve svých školicích materiálech.
Krok 7: Průběžně monitorujte a zlepšujte
Automatizace HR není záležitost typu „nastav a zapomeň“. I ty nejchytřejší pracovní postupy mohou časem ztratit směr, pokud nejsou monitorovány, testovány a vylepšovány. Politiky se vyvíjejí, pravidla pro dodržování předpisů se mění a očekávání zaměstnanců se posouvají. Vaše automatizace musí držet krok se všemi těmito změnami.
Jak na to?
- Čtvrtletní audit: Zkontrolujte automatizace, abyste se ujistili, že spouštěče, podmínky a akce jsou stále platné.
- Sledujte KPI: Sladěte monitorování s vašimi SMART cíli – doba náboru, přesnost dat, spokojenost zaměstnanců atd.
- Shromažďujte zpětnou vazbu: Pomocí formulářů ClickUp shromažďujte zpětnou vazbu od náborářů, manažerů a zaměstnanců o tom, co funguje (a co ne).
- Neustále vylepšujte: Malé úpravy, jako je aktualizace šablony, zpřísnění spouštěče nebo revize často kladených otázek, přispívají k efektivnějšímu systému.
S pomocí ClickUp Dashboards můžete sledovat výkonnost svých automatizací v reálném čase. Zjistěte, zda se zkracuje doba náboru, zda jsou plněny cíle v oblasti přesnosti dat nebo zda klesá počet žádostí o podporu ze strany zaměstnanců.
Příklad z praxe: Vaším cílem je snížit počet manuálních dotazů v oblasti lidských zdrojů o 40 %. Dashboard ClickUp může ukázat, zda klesá počet ticketů helpdesku, zatímco formuláře zachycují zpětnou vazbu k nezodpovězeným otázkám. Společně vám to poskytne jak čísla, tak kontext, abyste mohli automatizaci dále vylepšovat.
📚 Další informace: Nejlepší software pro HR workflow, který zefektivní vaše HR procesy
Nejlepší nástroje umělé inteligence pro automatizaci HR
Zmapovali jste své procesy a stanovili si cíle; nyní se podíváme na některé nástroje umělé inteligence pro HR, které zvládnou opakující se úkoly, zatímco vy se budete moci soustředit na lidskou stránku HR.
| Název nástroje | Hlavní funkce | Silné stránky | Případová studie |
| ClickUp | Komplexní správa práce a automatizace HR | Centralizuje HR úkoly na jedné platformě, kombinuje AI (ClickUp Brain) s automatizací, dashboardy v reálném čase a integrovanými dokumenty pro jediný zdroj pravdivých informací. | HR týmy, které chtějí zefektivnit nábor, zapracování nových zaměstnanců, hodnocení výkonu a dodržování předpisů v jednom společném pracovním prostoru. |
| Multiplikátor | Globální mzdy a zaměstnavatel zapsaný v rejstříku (EOR) | Silná globální shoda ve více než 150 zemích, mzdy v různých měnách a podpora dodavatelů | Společnosti, které najímají nebo spravují mezinárodní zaměstnance a dodavatele a zároveň dodržují místní zákony |
| Leena AI | HR chatbot a samoobslužné služby pro zaměstnance | Konverzační umělá inteligence pro časté dotazy týkající se zásad a personálních záležitostí, analýzu sentimentu a integraci s platformami HRIS. | Podniky, které chtějí nabízet personální podporu 24 hodin denně, 7 dní v týdnu, a uvolnit personální manažery od méně důležitých dotazů. |
| ClearCompany | Řízení výkonu a životní cyklus talentů | Silné nástroje pro sladění cílů, robustní analytika, plánování nástupnictví a integrované řízení talentů v průběhu celého životního cyklu zaměstnance. | Organizace, které potřebují strukturované řízení výkonu a dlouhodobý rozvoj talentů |
| Moveworks | Automatizace HR prostřednictvím konverzace | Chatbot na podnikové úrovni s přesměrováním pracovních postupů, integrací požadavků HR a IT a automatizací řešení ticketů v měřítku. | Firemní týmy HR/IT, které hledají jednotnou konverzační platformu pro podporu zaměstnanců a správu pracovních postupů |
| Deel | Globální nábor a mzdy | Zjednodušuje přeshraniční nábor, automatizuje dodržování předpisů a podávání daňových přiznání a urychluje zapracování dodavatelů a zaměstnanců na plný úvazek. | Týmy pracující primárně na dálku, které potřebují spolehlivé globální náborové procesy a mzdy v souladu s předpisy |
Jak hodnotíme software v ClickUp
Náš redakční tým postupuje transparentně, opírá se o výzkum a je nezávislý na dodavatelích, takže se můžete spolehnout, že naše doporučení vycházejí z reálné hodnoty produktů.
Zde je podrobný přehled toho, jak v ClickUp hodnotíme software.
Časté chyby, kterým je třeba se při zavádění automatizace HR vyvarovat
Automatizace v oblasti HR nespočívá v nahrazování lidí, ale spíše v odstranění opakujících se úkolů, které brání vašim týmům lidských zdrojů v tom, aby podávaly nejlepší výkony.
Zde jsou běžné výzvy v oblasti HR, na které si musíte dát pozor:
1. Přehlížení kulturní změny
Proč k tomu dochází: Automatizační projekty jsou řízeny IT oddělením bez aktivního zapojení HR, což ohrožuje strategickou roli HR.
✅ Řešení: Jasně sdělte „proč“ – jak automatizace uvolňuje personální oddělení, aby se mohlo soustředit na kulturu, zapojení a udržení zaměstnanců. Spojte to s malými, viditelnými úspěchy (jako je rychlejší plánování pohovorů), abyste vybudovali důvěru a dynamiku v celé organizaci.
2. Ignorování rizik kybernetické bezpečnosti
Proč k tomu dochází: Vedoucí pracovníci v oblasti lidských zdrojů předpokládají, že kybernetická bezpečnost je odpovědností IT oddělení, a přehlížejí skutečnost, že údaje o lidských zdrojích – mzdy, smlouvy, hodnocení výkonu – patří k nejcitlivějším v organizaci.
✅ Řešení: Vyžadujte šifrování všech záznamů o zaměstnancích, používejte přísné řízení přístupu na základě rolí a provádějte pravidelné bezpečnostní audity.
📌 ClickUp nabízí robustní kontrolu oprávnění a auditní stopy, takže citlivé informace z oblasti lidských zdrojů mohou zobrazit pouze oprávnění uživatelé.
3. Zanedbávání soukromí zaměstnanců
Proč k tomu dochází: Ve snaze o automatizaci HR týmy někdy nasazují AI, která monitoruje komunikaci, sleduje produktivitu nebo zpracovává citlivá data. To bez jasného vysvětlení zaměstnancům vede k nedůvěře.
✅ Řešení: Jasně sdělte, jaké údaje se shromažďují, jak budou použity a jaká opatření chrání informace o zaměstnancích.
📌 ClickUp pomáhá chránit soukromí pomocí podrobných nastavení oprávnění, soukromých zobrazení a auditních protokolů, díky čemuž mají zaměstnanci jistotu, že jejich osobní údaje jsou chráněny a mají k nim přístup pouze oprávněné osoby.
4. Podcenění času potřebného k implementaci
Proč k tomu dochází: Nezapomeňte, že automatizační nástroje nejsou typu „plug-and-play“. Pokud podceníte čas potřebný na vyčištění dat, testování pracovních postupů, školení uživatelů a řízení změn, povede to k uspěchanému zavedení a frustraci týmů.
✅ Řešení: Stanovte si realistické časové harmonogramy tím, že začnete s pilotním projektem a automatizaci zavádějte postupně. Do svého plánu zahrňte čas na testování, zpětnou vazbu a iterace.
📚 Další informace: Jak HR týmy využívají generativní AI, včetně případových studií a příkladů
Najměte ClickUp k automatizaci vašich HR pracovních postupů
Systémy umělé inteligence jsou připraveny převzít manuální úkoly, pokud jste připraveni je jim předat.
Správné nástroje usnadňují proces náboru a snižují stres personálního oddělení.
ClickUp, aplikace pro práci, která umí všechno, nabízí rozsáhlou sadu funkcí, které vám pomohou v každém kroku.
S ClickUp Brain, Brain MAX a Autopilot Agents získáte komplexní pracovní prostor, kde každý proces v oblasti lidských zdrojů běží hladce. Navíc dokumenty, tabule a cíle pokrývají všechny ostatní aspekty vašeho pracovního postupu v oblasti lidských zdrojů.
Jste připraveni automatizovat své HR procesy? Zaregistrujte se ještě dnes zdarma na ClickUp.