Zeptejte se jakékoli agentury nebo konzultanta a oni vám řeknou, že získávání nových klientů je mnohem dražší než udržení těch stávajících. Pokud váš tým aktivně nespravuje průběžnou práci s klienty nebo se nezaměřuje na jejich spokojenost, nakonec se to projeví – zejména ve vašem cash flow. Tento nedostatek struktury ovlivňuje spokojenost klientů a v konečném důsledku i vaše příjmy.
Získání nového zákazníka může totiž stát pětkrát až sedmkrát více než udržení stávajícího.
Abychom vylepšili smlouvy o poskytování služeb a efektivně spravovali služby pro kreativní agentury, sestavili jsme seznam nejlepších softwarů pro správu smluv o poskytování služeb, které vám pomohou zvládat opakující se práci pro klienty a udržovat dlouhodobé vztahy s klienty.
Přehled 10 nejlepších nástrojů pro správu retenčních poplatků
Zde je stručné srovnání nejlepších softwarů pro správu smluv o poskytování služeb, které vám pomůže vybrat ten správný na základě klíčových funkcí, doplňkových funkcí, cen a hodnocení uživatelů.
| Nástroj | Nejlepší funkce | Hlavní případ použití | Ceny |
|---|---|---|---|
| ClickUp | Dokumenty, šablony, sledování času, přehledy v jednom pracovním prostoru | Správa smluv o poskytování služeb + realizace projektů na jedné společné platformě | Navždy zdarma; možnost přizpůsobení pro podniky |
| Accelo | Kompletní životní cyklus od nabídky po platbu s klientskými portály | Automatizace fakturace, sledování a operací s klienty v rámci retenčních služeb od začátku do konce | Ceny na míru |
| Scoro | Finanční přehledy a sledování marží | Agentury spravující rozpočty, prognózy a ziskovost spolu s projekty na základě paušálních plateb | Od 23,90 $/měsíc na uživatele |
| Paymo | Sledování času v reálném čase + opakované fakturace | Propojení fakturovatelných hodin s automatizovaným fakturováním smluvních služeb se sledováním úkolů | Zdarma; placená verze od 5,90 $/měsíc |
| FunctionFox | CEO Desktop + sledování rozpočtu na retenční služby | Kreativní týmy, které pracují s opakujícími se klienty se zaměřením na hodiny, rozsah a reporting | Od 12 $/měsíc na uživatele |
| Plán Toggl | Časové osy týmu s kapacitou a vizuálním plánováním | Malé týmy koordinující pracovní zátěž napříč projekty s paušálními platbami s jasností | Zdarma; placené od 10 $/měsíc za uživatele |
| Hubstaff | Sledování času s monitorováním produktivity | Týmy v kancelářích sledují hodiny, aktivity a rozpočet na smlouvách o poskytování služeb. | Zdarma; placené od 5 $/měsíc za uživatele |
| Wrike | Pokročilá oprávnění + AI + predikce rizik | Firemní týmy, které potřebují bezpečné a škálovatelné pracovní postupy pro retenční služby | Zdarma; placené od 10 $/měsíc za uživatele |
| Zoho Projects | Sledování úkolů a rozpočtu s pomocí asistenta AI | Malé týmy, které potřebují cenově dostupné sledování času, úkolů a faktur | Zdarma; placené od 4 $/měsíc za uživatele |
| Proposify | Vytváření nabídek + analytika + elektronický podpis | Prodejní a klientské týmy spravující nabídky, obnovení a prezentace smluv o poskytování služeb | Od 29 $/měsíc na uživatele |
Co byste měli hledat v softwaru pro správu smluv o poskytování služeb, aby se posílily vztahy s klienty?
Výběr správného softwaru pro správu smluv o poskytování služeb vám pomůže budovat složité dlouhodobé vztahy s klienty a vytvořit plynulý pracovní postup.
Největším problémem při jednání s opakovanými zákazníky je to, že všechny informace jsou rozloženy v tabulkách, což ztěžuje informované rozhodování. Ideálně tedy hledejte funkce, které zjednodušují fakturaci smluvních služeb, zlepšují správu cash flow a snižují administrativní úkoly spojené s průběžnou prací pro klienty.
Zde je několik tipů, jaké priority stanovit pro úspěšné strategie udržení klientů:
✅ Sledujte rozpočty na retenční služby, monitorujte využití retenčních služeb a stanovte strukturu plateb, přičemž nastavte upozornění na nevyužité hodiny nebo blížící se limity✅ Integrujte sledování času s fakturací, abyste automaticky generovali faktury za dokončené úkoly✅ Automatizujte proces fakturace s podporou různých modelů retenčních plateb, včetně fixních cen nebo evergreen retenčních plateb✅ Získejte přístup k informacím v reálném čase pomocí dashboardů zobrazujících využití, výkon a data klientů✅ Nabídněte portál pro klienty pro větší transparentnost a zvýšení spokojenosti klientů
💡 Tip pro profesionály: Potýkáte se jako konzultant s nepředvídatelnými příjmy? Článek Jak fungují retainery pro konzultanty vám ukáže, jak si zajistit stálé, opakující se příjmy pomocí správného nastavení retaineru.
10 nejlepších softwarů pro správu retenčních poplatků
Jak hodnotíme software v ClickUp
Náš redakční tým postupuje transparentně, na základě výzkumu a nezávisle na dodavatelích, takže se můžete spolehnout, že naše doporučení vycházejí z reálné hodnoty produktů.
Zde je podrobný přehled toho, jak v ClickUp hodnotíme software.
Nejlepší řešení pro správu paušálních plateb se integrují s vašimi nástroji pro správu projektů, automatizují sledování času a poskytují přehled o využití paušálních plateb v reálném čase.
Zde je 10 nástrojů, které vám to vše a ještě mnohem více nabídnou.
1. ClickUp (nejlepší pro efektivní správu smluv o poskytování služeb a plynulý týmový workflow)
Integrace softwaru pro správu paušálních plateb s vaším systémem pro správu projektů je zásadní. Mnoho agentur však stále čelí problémům, když jsou klíčové informace roztříštěny mezi různými nástroji.
ClickUp překlenuje tuto propast tím, že transformuje váš pracovní prostor pro správu projektů na plně funkční centrum pro správu smluv o poskytování služeb v rámci jedné platformy. Zde je přehled všech funkcí.
Sladěte svůj tým pomocí ClickUp Docs
Každé období smluvní služby by mělo odrážet aktualizované služby, výstupy, ceny a podmínky smluvní služby, aby byla zajištěna shoda mezi vaším týmem a klientem. ClickUp Docs usnadňuje vytváření, revizi a sdílení smluv o smluvních službách z vašeho pracovního prostoru.
Každý dokument můžete propojit s příslušnými úkoly a časovými osami pro spolupráci bohatou na kontext.
Standardizujte své procesy pomocí šablon ClickUp
Jakmile budete mít strukturovaný model smluv o poskytování služeb, můžete vytvořit šablony ClickUp pro onboardování, balíčky služeb nebo projektové plány. Tato metoda standardizuje pracovní postupy napříč klienty, snižuje manuální úsilí a pomáhá vašemu týmu soustředit se na dodávání výsledků namísto nastavování.
💡 Tip pro profesionály: Pokud chcete zajistit právní ochranu pro konzultanty a klienty, šablona konzultační smlouvy ClickUp je tou správnou volbou.
Tato šablona pro konzultační služby standardizuje podmínky týkající se rozsahu, plateb a odpovědností, pomáhá omezit nedorozumění a vytváří základ pro hladký a profesionální vztah.
Sledujte výkonnost svého týmu pomocí ClickUp Time Tracking
Jakmile máte nastavené pracovní postupy, je čas sledovat hodiny strávené prací pro klienty. Funkce sledování času ClickUp zaznamenává hodiny přímo v rámci úkolů, což vám pomáhá automaticky generovat faktury, které odrážejí skutečné vynaložené úsilí.
Tento krok je zásadní pro zajištění toho, aby klienti platili za dokončenou práci a aby nebyly opomenuty žádné nevyužité hodiny.
Zabraňte vyhoření pomocí ClickUp Views
Budete chtít přerozdělit zbývající čas nebo kapacitu v závislosti na vývoji nebo ukončení smluv. Funkce Workload a Box View v ClickUp vám umožní vyvážit čas vašeho týmu, zabránit poklesům produktivity a efektivně obsadit vaše projekty s paušálními platbami.
Rozdělte úkoly a sdílejte zpětnou vazbu pomocí ClickUp Tasks a živé spolupráce
Jakmile jsou vaše projekty spuštěny, použijte ClickUp Tasks k rozdělení jednotlivých výstupů, přiřazení závislostí a stanovení priorit práce v průběhu celého období retaineru. Jelikož je každý úkol propojen s vašimi dokumenty, časovými osami a časovými záznamy, váš tým vždy ví, co je třeba udělat jako další.
S koordinovanými zdroji a probíhajícími úkoly budete muset zajistit, aby všichni zůstali ve spojení.
Ať už se jedná o váš interní tým, freelancery nebo klienty, nástroje pro spolupráci ClickUp – živé úpravy, komentáře k úkolům a aktualizace v reálném čase – podporují konzistentní komunikaci ve všech probíhajících projektech.
Získejte 360stupňový přehled o postupu projektu s ClickUp Dashboards
A konečně, s postupem práce se stává nezbytná viditelnost. Dashboardy ClickUp poskytují v reálném čase přehled o využití smluv o poskytování služeb, dodávkách, sledovaném čase a aktualizacích stavu, což vám pomáhá prokázat hodnotu a zlepšit spokojenost klientů.
Zde je stručný návod, jak používat panely ClickUp pro maximální výkon.
ClickUp pro freelancery je dalším užitečným nástrojem pro organizaci projektů klientů, správu probíhajících zakázek a udržení kontroly nad vašimi pracovními postupy jako freelancer. Od vstupních formulářů po sledování času a automatizace – freelancery mohou zjednodušit každou část práce pro klienty, aniž by museli přepínat mezi různými nástroji.
💡 Tip pro profesionály: Zvládáte více klientů najednou, aniž byste něco zanedbali? Nejlepší software pro správu projektů pro freelancery vám pomůže najít nástroje, díky kterým budete mít vše pod kontrolou, dodržíte termíny a každý projekt bude probíhat podle plánu.
💜 Bonus: ClickUp Brain Max : Vylepšete správu smluv o poskytování služeb pomocí funkce Talk to Text
Proměňte každý kontakt s klientem v jasnou fakturaci. S aplikací Brain Max na počítači můžete pomocí funkce Talk to Text zaznamenávat hovory s klienty, standupy a hlasové poznámky a poté okamžitě:
- Vytvářejte úkoly s přiřazenými osobami, termíny splnění a propojenými smlouvami o poskytování služeb.
- Návrhy zápisů z jednání, aktualizace SOW a měsíční souhrny smluv o poskytování služeb
- Automaticky generujte akční položky pro schvalování překročení limitu a přípravu obnovení.
- Připojujte záznamy o čase ke správnému klientovi/projektu, zatímco mluvíte.
Výsledek: přehlednější předávání, přesné fakturace a rychlejší měsíční zprávy – bez nutnosti pracovat s tabulkami.
Nejlepší funkce ClickUp
- Vytvářejte, upravujte a sdílejte smlouvy o poskytování služeb pomocí ClickUp Docs s propojením úkolů a časové osy.
- Vytvářejte vlastní šablony pro projekty s paušálními platbami, procesy onboardingu a poskytování služeb.
- Pomocí integrované funkce sledování času zaznamenávejte odpracované hodiny, vyhněte se nevyužitým hodinám a zajistěte přesné fakturace.
- Spolupracujte v reálném čase s klienty a dodavateli prostřednictvím dokumentů, komentářů a sdílení úkolů.
- Zobrazte využití smluv o poskytování služeb, termíny dodání a výkonnost pomocí přizpůsobitelných dashboardů.
Omezení ClickUp
- Pro malé týmy bez specializovaného zaškolení může být tato úloha příliš náročná.
- Nastavení složitých pracovních postupů pro retainery může zpočátku zabrat nějaký čas.
Ceny ClickUp
Hodnocení a recenze ClickUp
- G2: 4,7/5 (více než 9 000 recenzí)
- Capterra: 4,6/5 (více než 4 000 recenzí)
Co říkají uživatelé o ClickUp?
Uživatel G2 říká:
ClickUp je řešení na míru pro širokou škálu problémů, které moje společnost potřebuje vyřešit. Jsme schopni sledovat projekty efektivním a kolaborativním způsobem, který udržuje všechny organizované a na stejné vlně, a zároveň uchovává důležité informace, ke kterým mohou naši uživatelé potřebovat přístup k dokončení úkolu.
ClickUp je řešení na míru pro širokou škálu problémů, které moje společnost potřebuje vyřešit. Jsme schopni sledovat projekty efektivním a kolaborativním způsobem, který udržuje všechny organizované a na stejné vlně, a zároveň uchovává důležité informace, ke kterým mohou naši uživatelé potřebovat přístup k dokončení úkolu.
2. Accelo (nejlepší pro automatizaci celého životního cyklu od nabídky po platbu)
Jednou z největších výzev v oblasti správy paušálních plateb je sjednocení všech fází životního cyklu klienta – roztříštěné nástroje pro tvorbu nabídek, nesouvislé sledování projektů, zpožděné fakturace a nepřehledné tabulky pro sledování využití paušálních plateb.
Tato roztříštěnost vede ke ztrátě času, zvyšuje počet chyb a ztěžuje poskytování konzistentní hodnoty klientům s paušálními smlouvami.
Accelo řeší tyto problémy pomocí platformy typu „quote-to-cash“, která centralizuje vše – od počátečních návrhů a smluv o poskytování služeb až po provádění úkolů, sledování času a fakturaci.
Accelo, který byl výslovně navržen jako poradenský software pro poskytovatele služeb, kombinuje provoz, dodávky a finance, takže váš tým může spravovat průběžnou práci pro klienty na jednom místě.
Nejlepší funkce Accelo
- Spravujte smlouvy o poskytování služeb, nabídky a rozsah projektů na jednom místě pomocí klientských portálů a nástrojů pro správu projektů.
- Automatizujte fakturaci retainerů, sledování výdajů a opakující se faktury s plnou přehledností o využití retainerů a financích.
- Sledujte kapacitu týmu a přidělování zdrojů pomocí přehledů o využití.
- Sledujte čas pomocí intuitivních protokolů a časových rozpisů a zajistěte, aby byla během období smluvního vztahu zohledněna každá fakturovatelná hodina.
- Získejte přístup k informacím v reálném čase díky integrovaným dashboardům, které pomáhají předvídat pracovní zátěž.
Omezení Accelo
- Náročné osvojení, zejména během zapracování a konfigurace
- Minimální požadavky na počet licencí ho činí méně vhodným pro velmi malé týmy.
- Při správě více pracovních postupů klientů může být rozhraní nepřehledné.
Ceny Accelo
- Profesionální plán: individuální ceny
- Obchodní plán: Individuální ceny
- Pokročilý plán: Individuální ceny
Hodnocení a recenze Accelo
- G2: 4,4/5 (více než 520 recenzí)
- Capterra: 4,5/5 (více než 170 recenzí)
Co říkají uživatelé o Accelo?
Uživatel Capterra říká:
Accelo je skvělé, protože nám umožňuje organizovat všechny informace o zákaznících na jednom místě, včetně poznámek, faktur, plateb a otevřených úkolů.
Accelo je skvělé, protože nám umožňuje organizovat všechny informace o zákaznících na jednom místě, včetně poznámek, faktur, plateb a otevřených úkolů.
3. Scoro (nejlepší pro finanční přehlednost v projektech s paušálními platbami)
Jednou z nejtěžších částí pro agentury, které zpracovávají smlouvy o retenčních poplatcích, není sledování času, ale sledování peněz.
Právě v tom vyniká Scoro: tento software integruje správu projektů a finanční kontrolu do jednoho systému a poskytuje uživatelům úplný přehled o příjmech, nákladech a stráveném čase ještě před vystavením faktury.
Místo žonglování s tabulkami a nástroji vám Scoro pomůže vytvářet nabídky, přidělovat úkoly, sledovat čas a generovat faktury – a to vše při porovnávání plánovaných rozpočtů se skutečnými výdaji v reálném čase.
Nejlepší funkce Scoro
- Sledujte fakturovatelné hodiny pomocí ručního a real-time sledování času, synchronizovaného napříč úkoly a klienty s paušálními smlouvami.
- Vytvářejte nabídky, které se automaticky převádějí na strukturované projekty s definovanými rozpočty a časovými harmonogramy.
- Sledujte finance pomocí přizpůsobitelných dashboardů a reportů v reálném čase, které zahrnují náklady, marže a využití smluv o poskytování služeb.
- Předpovídejte pracovní zátěž a výnosy pomocí nástrojů pro finanční plánování, dostupnost zdrojů a sledování zisků.
Omezení Scoro
- Náročné osvojování, zejména během zaškolování
- Drahé pro malé týmy a freelancery
- Reporting a pokročilé finanční nástroje jsou omezeny na vyšší tarify.
Ceny Scoro
- Core: 23,90 $/měsíc na uživatele
- Růst: 38,90 $/měsíc na uživatele
- Výkon: 59,90 $/měsíc na uživatele
- Enterprise: Individuální ceny
Hodnocení a recenze Scoro
- G2: 4,5/5 (více než 400 recenzí)
- Capterra: 4,6/5 (více než 230 recenzí)
Co říkají uživatelé o Scoro?
Uživatel G2 říká:
Oceňuji funkci pro vytváření nabídek v programu Scoro, protože usnadňuje vytváření standardizovaných nabídek pro naše klienty. Šablony zvyšují naši efektivitu, protože nám umožňují rychle a snadno získat předem připravené návrhy projektů.
Oceňuji funkci pro vytváření nabídek v programu Scoro, protože usnadňuje vytváření standardizovaných nabídek pro naše klienty. Šablony zvyšují naši efektivitu, protože nám umožňují rychle a snadno získat předem připravené návrhy projektů.
📖 Přečtěte si také: Nejlepší alternativy Scoro pro správu projektů a úkolů
✨ Zajímavost: V 80. letech 20. století se marketingový svět posunul od pouhého získávání nových zákazníků k budování trvalých vztahů se stávajícími zákazníky. Tento přístup, známý jako vztahový marketing, klade důraz na spokojenost a loajalitu zákazníků jako klíčové složky dlouhodobého obchodního úspěchu.
4. Paymo (nejlepší pro plynulé propojení sledování času s fakturací smluvních služeb)
Správa projektů s paušálními platbami často znamená boj s roztříštěnými pracovními postupy, zejména pokud se sledování času a fakturace provádějí v samostatných nástrojích.
Toto oddělení vede k nepřesnému fakturaci, zmeškaným hodinám a zpožděním cash flow. Paymo vyniká těsnou integrací sledování času, provádění úkolů a fakturace retainerů do jediného přehledného rozhraní.
Na rozdíl od většiny softwarů pro správu smluvních služeb je vestavěný časovač Paymo přímo propojen s fakturací, což vám umožňuje sledovat čas, přiřazovat fakturovatelné sazby a automaticky generovat opakující se faktury bez nutnosti přepínat mezi platformami.
Nejlepší funkce Paymo
- Propojte fakturovatelné hodiny s fakturami pomocí widgetu pro sledování času v reálném čase na počítači i mobilním zařízení.
- Automatizujte fakturaci paušálních plateb pomocí opakujících se faktur, odhadů a sledovaných výdajů.
- Vizualizujte časové osy a závislosti úkolů pomocí Ganttových diagramů, seznamů úkolů a nástrojů pro plánování projektů.
- Spolupracujte na úkolech, sdílejte soubory a žádajte vizuální zpětnou vazbu prostřednictvím integrovaných nástrojů pro korektury.
- Umožněte flexibilní přidělování zdrojů pomocí přehledů o pracovní zátěži, plánování zaměstnanců a sledování dovolených.
Omezení Paymo
- Postrádá pokročilé funkce CRM pro sledování dlouhodobých vztahů v rámci správy klientů.
- Pro netechnické týmy může být zapojení do systému pomalé kvůli jeho vrstevnaté funkčnosti.
- Omezená vhodnost pro velké podniky nebo vysoce specializovaná odvětví.
Ceny Paymo
- Zdarma
- Starter: 5,90 $/měsíc na uživatele
- Malá kancelář: 10,90 $/měsíc na uživatele
- Business: 16,90 $/měsíc na uživatele
Hodnocení a recenze Paymo
- G2: 4,6/5 (více než 590 recenzí)
- Capterra: 4,7/5 (690+ recenzí)
Co říkají uživatelé o Paymo?
Uživatel Capterra říká:
Snadné sledování času a zobrazení kalendáře v časových rozvrzích pro vizualizaci vašeho dne. Snadné vytváření projektů a skvělé možnosti zobrazení, jako je tabulka nebo Ganttův diagram, v závislosti na tom, jak potřebujete projekt vizualizovat.
Snadné sledování času a zobrazení kalendáře v časových rozvrzích pro vizualizaci vašeho dne. Snadné vytváření projektů a skvělé možnosti zobrazení, jako je tabulka nebo Ganttův diagram, v závislosti na tom, jak potřebujete projekt vizualizovat.
📖 Přečtěte si také: Nejlepší alternativy a konkurenti Paymo
5. FunctionFox (nejlepší pro kreativní týmy spravující retainery s omezenými režijními náklady)
FunctionFox řeší běžné problémy spojené s retenčními poplatky tím, že nabízí zjednodušený systém navržený speciálně pro kreativní profesionály, kteří potřebují přehlednost v oblasti sledování času, rozpočtování a aktualizací projektů.
Ať už se zabýváte balíčky služeb s pevnou cenou nebo měsíčním fakturováním paušálních poplatků, platforma poskytuje podrobné sledování využití paušálních poplatků.
FunctionFox je také vybaven vestavěnými časovými rozvrhy a automatickými připomenutími, které vám pomohou udržet si náskok před obdobím retence a zabránit plýtvání nevyužitými hodinami.
Nejlepší funkce FunctionFox
- Přesně sledujte fakturovatelný a nefakturovatelný čas pomocí časových rozpisů a stopek.
- Sledujte a vykazujte využití smluv o poskytování služeb, rozpočty a skutečné odpracované hodiny pomocí přehledů na ploše CEO a podrobných zpráv.
- Centralizujte komunikaci týmu pomocí projektových blogů a interních poznámek.
- Zjednodušte dohled nad projekty pomocí šablon projektů, přehledů přidělených zdrojů a sledování stavu v reálném čase.
- Odesílejte odhady a generujte faktury na základě dokončených úkolů nebo předem definovaných struktur smluv o poskytování služeb.
Omezení FunctionFox
- Omezené integrace třetích stran a žádná otevřená API pro vlastní pracovní postupy
- Žádné nástroje specifické pro agilní metody, jako jsou Kanban nebo Scrum tabule.
- Naučte se pracovat s tímto softwarem, pokud vaše týmy nejsou zvyklé na samostatná softwarová řešení pro správu smluv o poskytování služeb.
Ceny FunctionFox
- Classic: 12 $/měsíc na uživatele
- Premier: 18 $/měsíc na uživatele
- Interní: Individuální ceny
Hodnocení a recenze FunctionFox
- G2: 4,3/5 (více než 50 recenzí)
- Capterra: 4,5/5 (více než 190 recenzí)
Co říkají uživatelé o FunctionFox?
Uživatel G2 říká:
Velmi se mi líbil přehled harmonogramu. Díky vizuálním signálům jsem mohl vidět, kolik práce bylo každému z mých zaměstnanců každý den přiděleno. To mi umožnilo zjistit, kde by mohlo dojít k překážkám nebo zpožděním.
Velmi se mi líbil přehled harmonogramu. Díky vizuálním signálům jsem mohl vidět, kolik práce bylo každému z mých zaměstnanců každý den přiděleno. To mi umožnilo zjistit, kde by mohlo dojít k překážkám nebo zpožděním.
📮 ClickUp Insight: Třetina našich respondentů uvádí, že má zvláštní zájem o využití umělé inteligence pro rozvoj dovedností. Například člen týmu bez technických znalostí může chtít s pomocí umělé inteligence vygenerovat základní kód pro webovou stránku.
V těchto scénářích funguje AI nejlépe, když rozumí kontextu vaší práce – a právě v tom vyniká ClickUp. Jako komplexní pracovní platforma zná AI ClickUp vaše projekty a může navrhovat přizpůsobené akce nebo dokonce snadno zpracovávat úkoly, jako je generování úryvků kódu.
💡 Tip pro profesionály: Chcete zvýšit svou důvěryhodnost a vyniknout na konkurenčním trhu konzultačních služeb? Certifikace v oblasti konzultací pro budování vaší kariéry spolu s průběžnou podporou zdůrazňují nejuznávanější certifikace, které zvýší vaši odbornost a posílí důvěru klientů.
6. Toggl Plan (nejlepší pro malé týmy, které potřebují jednoduché vizuální plánování a přehledný časový harmonogram)
Když malé týmy řeší překrývající se úkoly, dochází často k následující situaci: možná víte, co je třeba udělat, ale nevíte kdy, kdo to má udělat ani jak to ovlivní zbytek týmu.
Toggl Plan je navržen tak, aby řešil právě tento problém, a nabízí vizuálně přitažlivý nástroj pro plánování práce, který upřednostňuje časové osy, dostupnost a vlastnictví úkolů.
Na rozdíl od tradičního softwaru pro správu smluv o poskytování služeb nebo nástrojů pro sledování úkolů Toggl Plan zjednodušuje koordinaci díky časovým osám týmu, přehledům dostupnosti a plánům s funkcí drag-and-drop.
Nejlepší funkce plánu Toggl
- Vizualizujte pracovní zátěž pomocí časových os týmu a přetahujte úkoly v kalendáři, abyste je mohli během několika sekund přeřadit nebo přeplánovat.
- Sledujte dostupnost týmu a rozvrhy dovolených pomocí zobrazení Kapacita, abyste předešli vyhoření a zlepšili využití.
- Spravujte úkoly pomocí tabulek a opakujících se plánů, doplněných o milníky a segmenty pro různé fáze práce.
- Sdílejte časové osy pouze pro čtení s klienty nebo zainteresovanými stranami, abyste zajistili plnou přehlednost, aniž byste narušili interní pracovní postupy.
- Integrujte jej s Toggl Track a Google Calendar, abyste měli plánování a sledování času propojené.
Omezení plánu Toggl
- Žádné závislosti úkolů, které omezují sledování kritické cesty.
- Postrádá funkce finančního sledování nebo fakturace, které jsou k dispozici v nástrojích pro správu smluv o poskytování služeb.
- Možnosti přizpůsobení pro složité pracovní postupy jsou ve srovnání s podnikovými nástroji omezené.
Ceny plánů Toggl
- Zdarma
- Starter: 10 $/měsíc na uživatele
- Premium: 20 $/měsíc na uživatele
- Enterprise: Ceny na míru
Hodnocení a recenze plánu Toggl
- G2: 4,6/5 (více než 40 recenzí)
- Capterra: 4,7/5 (více než 2 570 recenzí)
Co říkají uživatelé o Toggl Plan?
Uživatel Capterra říká:
Toggl track používám již několik let, ale letos jsem přešel na platby založené na odpracovaných hodinách, takže sleduji veškerý svůj čas. Zprávy mi opravdu pomáhají pochopit, jak pracuji, a lépe plánovat své pracovní vytížení a čas.
Toggl track používám již několik let, ale letos jsem přešel na platby založené na odpracovaných hodinách, takže sleduji veškerý svůj čas. Zprávy mi opravdu pomáhají pochopit, jak pracuji, a lépe plánovat své pracovní vytížení a čas.
📖 Přečtěte si také: Nejlepší alternativy Toggl pro sledování času
7. Hubstaff (nejlepší pro kancelářské týmy, které potřebují sledovat čas a produktivitu)
Když projekty trvají dlouho nebo klesá produktivita týmu, málokdy je to kvůli nedostatku úsilí – obvykle je to kvůli nedostatečné přehlednosti.
Hubstaff to řeší takto: Tento nástroj, vytvořený pro kancelářské a vzdálené týmy, kombinuje sledování času, monitorování aktivit a rozpočtování projektů, aby manažerům poskytl jasný přehled o tom, kdo pracuje, kdy a jak efektivně.
Hubstaff usnadňuje přesné fakturace, schvalování výkazů práce a spouštění výplat prostřednictvím integrací jako Gusto nebo QuickBooks.
Nejlepší funkce Hubstaffu
- Sledujte čas na počítači, mobilním zařízení, v rozšíření Chrome nebo kiosku pomocí nastavení, které zabrání ručním úpravám.
- Zaznamenávejte úroveň aktivity, rozmazané snímky obrazovky, aplikace a údaje o URL adresách pro získání přehledu o produktivitě.
- Pomocí rozpočtů projektů a fakturovatelných sazeb můžete kontrolovat náklady a upozorňovat manažery, když jsou dosaženy limity.
- Spravujte přesčasy, přestávky a volno pomocí konfigurovatelných nastavení souladu s předpisy.
- Integrujte s nástroji jako QuickBooks, Gusto, Trello, Asana a více než 30 dalšími pro fakturaci a automatizaci.
Omezení Hubstaffu
- Mobilní geofencing nezabraňuje přihlašování mimo pracovní zóny.
- Plánování postrádá podrobnosti na úrovni projektů/úkolů a nedetekuje překrývající se směny.
- Žádné biometrické nebo obličejové ověřování pro validaci časové docházky
Ceny Hubstaff
- Zdarma
- Premium: 5 $/měsíc na uživatele
Hodnocení a recenze Hubstaff
- G2: 4,5/5 (více než 1 380 recenzí)
- Capterra: 4,6/5 (více než 1 540 recenzí)
Co říkají uživatelé o Hubstaffu
Uživatel G2 říká:
Sledování času s dokladem o práci. Můžete sledovat odpracované hodiny pomocí volitelných snímků obrazovky, úrovní aktivity a využití aplikací/URL. Je to ideální řešení pro vzdálené týmy nebo freelancery, kteří potřebují transparentnost.
Sledování času s dokladem o práci. Můžete sledovat odpracované hodiny pomocí volitelných snímků obrazovky, úrovní aktivity a využití aplikací/URL. Je to ideální řešení pro vzdálené týmy nebo freelancery, kteří potřebují transparentnost.
📖 Přečtěte si také: Nejlepší alternativy a konkurenti Hubstaffu
8. Wrike (nejlepší pro týmy, které potřebují správu na podnikové úrovni a bezpečnostní kontroly projektů)
Pokud jste někdy řídili velký projekt s mnoha proměnnými, víte, jak rychle se věci mohou vymknout z rukou – zmeškané aktualizace, nejasné odpovědnosti a příliš mnoho nástrojů v mixu.
Podle společnosti Gartner je to pravděpodobně důvod, proč podnik považuje přibližně 80 % IT projektů za neúspěšné.
Wrike pomáhá organizovat chaos. Týmy, které potřebují silný dohled, jako jsou marketingová oddělení, operační týmy nebo týmy v regulovaných odvětvích, ocení správcovské ovládací prvky a bezpečnostní funkce.
Nejlepší funkce Wrike
- Spravujte projekty pomocí Ganttových diagramů, Kanbanových tabulek, kalendářů a dynamických reportů.
- Pište rozsahy pomocí AI, předvídejte rizika a shrňte diskuse.
- Přizpůsobte si dashboardy pomocí podrobných analýz a automatizačních spouštěčů.
- Nastavte podrobná uživatelská oprávnění, omezení IP adres, SSO a dvoufaktorové ověřování.
- Integrujte s více než 400 nástroji, včetně Adobe Creative Cloud, Salesforce, Slack a Power BI.
Omezení Wrike
- Editace dokumentů v reálném čase vyžaduje externí software a postrádá nativní spolupráci.
- Prémiové integrace (např. QuickBooks, Salesforce) jsou k dispozici pouze u tarifů vyšší úrovně.
- Doplňky jako Wrike Lock a Datahub výrazně zvyšují celkové náklady.
Ceny Wrike
- Zdarma
- Tým: 10 $/měsíc na uživatele
- Podnikání: 25 $/měsíc na uživatele
- Enterprise: Ceny na míru
- Pinnacle: Ceny na míru
Hodnocení a recenze Wrike
- G2: 4,2/5 (více než 3 800 recenzí)
- Capterra: 4,3/5 (více než 2 790 recenzí)
Co říkají uživatelé o Wrike?
Uživatel Capterra říká:
Wrike nám umožnil vytvořit centrální zdroj informací a zvýšit transparentnost našeho projektového portfolia. Automatizace eliminovala manuální činnosti a možnost integrace s jinými platformami zvyšuje efektivitu.
Wrike nám umožnil vytvořit centrální zdroj informací a zvýšit transparentnost našeho projektového portfolia. Automatizace eliminovala manuální činnosti a možnost integrace s jinými platformami zvyšuje efektivitu.
📖 Přečtěte si také: Testovali jsme nejlepší alternativy a konkurenty Wrike
9. Zoho Projects (nejlepší pro malé týmy, které potřebují cenově dostupné sledování úkolů a rozpočtu)
Většina projektových manažerů se topí v záplavě poznámkových lístků, tabulek a „ještě jedné rychlé schůzky o stavu projektu“.
Navzdory tomu všemu může být Zoho Projects příjemnou změnou.
Je navržen tak, aby byl jednoduchý, a obsahuje základní funkce, jako jsou závislosti úkolů, sledování času a vizuální zobrazení projektů – bez náročného učení.
Čím se vyznačuje? Je cenově dostupný (pouze 4 $ na uživatele), snadno se ovládá a má dokonce zabudovaného asistenta AI jménem Zia, který vám pomůže spravovat termíny a získávat přehled o situaci.
Navíc se snadno integruje, pokud váš tým již využívá jiné nástroje Zoho, jako jsou CRM nebo Books.
Nejlepší funkce Zoho Projects
- Přiřaďte více uživatelů k jedné úloze s vazbami a podúlohami.
- Získejte přehled o datech a návrhy plánování od Zia, asistenta s umělou inteligencí
- Automatizujte opakující se úkoly a schvalování pomocí pracovních postupů Blueprint.
- Sledujte čas, rozpočty projektů a využití zdrojů pomocí vizuálních dashboardů.
- Prohlížejte si projekty ve formátech Kanban, Gantt a kalendář pro větší flexibilitu.
Omezení Zoho Projects
- Telefonická podpora a asistence 24/7 jsou dostupné pouze v rámci prémiových doplňků.
- Většina integrací třetích stran je omezena na ekosystém Zoho.
- Vlastní pole a role jsou k dispozici pouze v rámci plánu Enterprise.
Ceny Zoho Projects
- Zdarma
- Premium: 4 $/měsíc na uživatele
- Enterprise: 9 $/měsíc na uživatele
Hodnocení a recenze Zoho Projects
- G2: 4,1/5 (více než 2000 recenzí)
- Capterra: 4,5/5 (více než 800 recenzí)
Co říkají uživatelé o Zoho Projects?
Uživatel G2 říká:
Zoho One má všechny druhy modulů, které malá společnost potřebuje. Od správy projektů přes HR a CRM až po online přihlášení, e-mail a kalendář, průzkumy a další. Ideální pro systém typu „vše v jednom“. Používáme ho denně pro celý náš tým.
Zoho One má všechny druhy modulů, které malá společnost potřebuje. Od správy projektů přes HR a CRM až po online přihlášení, e-mail a kalendář, průzkumy a další. Ideální pro systém typu „vše v jednom“. Používáme ho denně pro celý náš tým.
📖 Přečtěte si také: Nejlepší software pro sledování času pro freelancery
🧠 Věděli jste, že: 87 % firem se potýká s opožděnými platbami – a často za to mohou nejasné faktury. Jak fakturovat klientům vám ukáže, jak získat platby rychleji a s menším počtem upomínek.
10. Proposify (nejlepší pro prodejní týmy, které potřebují propracované a sledovatelné nabídky)
Pokud jste někdy na poslední chvíli spěchali s přípravou nabídky v Google Docs a přemýšleli, zda ji klient vůbec otevřel, Proposify vám může pomoci.
Tento software je určen pro moderní prodejní týmy, které chtějí vytvářet elegantní, působivé nabídky v souladu se značkou a sledovat každou interakci s přesností na sekundu.
Proposify navíc poskytuje přehled o složitém světě sledování nabídek. Budete vědět, kdo je otevřel, na které části se nejvíce soustředili a kdy je podepsali.
Nejlepší funkce Proposify
- Sledujte interakce klientů pomocí analýzy dokumentů, jako je doba prohlížení, návštěvy sekcí a opakované otevření.
- Vytvářejte elegantní interaktivní nabídky s vloženými obrázky, videi a cenovými tabulkami.
- Shromažďujte právně závazné elektronické podpisy přímo v nabídkách.
- Sledujte stav nabídek a míru uzavření obchodů pomocí metrických dashboardů a přehledů pipeline.
- Vytvořte si vlastní šablony smluv o poskytování služeb z knihovny přizpůsobitelných šablon nebo si vytvořte vlastní od základu.
Omezení Proposify
- Omezené možnosti přizpůsobení při práci se šablonami
- Úpravy návrhů mohou být pro týmy zvyklé na plnou kontrolu nad designem nepohodlné.
- Základní tarif má přísná omezení využití (např. pět otevření za měsíc).
Ceny Proposify
- Základní: 29 $/měsíc na uživatele
- Tým: 49 $/měsíc na uživatele
- Podnikání: 65 $/měsíc na uživatele
Hodnocení a recenze Proposify
- G2: 4,6/5,0 (více než 1 100 recenzí)
- Capterra: 4,4/5,0 (více než 290 recenzí)
Co říkají uživatelé o Proposify?
Uživatel G2 říká:
Vyzkoušel jsem všechny nástroje a funkce Proposify a nikdy jsem neměl žádný problém s tím, aby mi poskytoval to, co potřebuji. Statistiky a metriky, ke kterým máme přístup, jsou pro můj tým obzvláště užitečné – od zavedení Proposify se náš obrat zdvojnásobil.
Vyzkoušel jsem všechny nástroje a funkce Proposify a nikdy jsem neměl žádný problém s tím, aby mi poskytoval to, co potřebuji. Statistiky a metriky, ke kterým máme přístup, jsou pro můj tým obzvláště užitečné – od zavedení Proposify se náš obrat zdvojnásobil.
💡 Tip pro profesionály: Chcete své odborné znalosti proměnit v kariéru konzultanta na plný úvazek? Průvodce Jak se stát konzultantem vás provede všemi kroky, jak získat klienty, vybudovat si důvěryhodnost a dosáhnout skutečného vlivu.
Další užitečné nástroje
Zde jsou tři další nástroje používané agenturami a konzultanty pro průběžnou práci s klienty:
- Bonsai : Nabízí smlouvy o poskytování služeb, sledování času, fakturaci a správu daní, vše na jedné efektivní platformě.
- HoneyBook : Podporuje přijímání klientů, šablony smluv o poskytování služeb, automatizované pracovní postupy a opakované platby za průběžné služby na jedné platformě pro správu klientů.
- FreshBooks : Poskytuje nástroj pro účetnictví a fakturaci s integrovanými funkcemi sledování času a automatizovaného opakovaného fakturování pro hladké řízení retenčních plateb.
Snadné udržení klientů s ClickUp
Pravděpodobně už víte, že správa smluv o poskytování služeb je základem udržitelných vztahů s klienty a předvídatelných příjmů, zejména při jednání s opakovanými klienty.
ClickUp vám k tomu pomůže.
Od vypracování a aktualizace smluv pomocí ClickUp Docs až po sledování fakturovatelných hodin a vizualizaci využití pomocí dashboardů – každá část životního cyklu smluv o poskytování služeb je zohledněna, a to hladce a na jednom místě.
A nejde jen o udržení klientů. Jak uvedla ve své recenzi Shikha Chaturvedi, obchodní analytička ve společnosti Cedcoss Technologies Private Limited:
Všechny obchodní problémy uchováváme na jednom místě a díky ClickUp se můžeme soustředit na každý problém současně. Pomáhá nám také spravovat naše úkoly a sledovat čas investovaný do konkrétních úkolů.
Všechny obchodní problémy uchováváme na jednom místě a díky ClickUp se můžeme soustředit na každý problém současně. Pomáhá nám také spravovat naše úkoly a sledovat čas investovaný do konkrétních úkolů.
Začněte spravovat retainery chytřeji – zaregistrujte se do ClickUp ještě dnes.
Často kladené otázky
Jedná se o nástroj, který pomáhá agenturám, konzultantům a poskytovatelům služeb spravovat průběžné vztahy s klienty prostřednictvím sledování rozpočtů, automatizace faktur a zajištění přesného fakturování opakujících se prací.
Konzultanti, marketingové agentury, právnické firmy, kreativní studia a freelanceri, kteří pracují na základě průběžných smluv s klienty.
Retainer zajišťuje klientovi rezervovaný přístup ke konzultantům, marketingovým agenturám, právním firmám, kreativním studiím a freelancerům, kteří pracují na základě průběžných smluv s klienty.