Zástupce zákaznické podpory minulý týden eskaloval technický problém, který zmatil tři různé členy týmu. Mezitím se v komentáři na GitHubu z před několika měsíců skrývala dokumentace inženýra s přesným řešením.

Znalosti existovaly, řešení bylo k dispozici. Ale propojení těchto bodů vyžadovalo, aby si někdo vzpomněl na rozhovor, který se odehrál před několika měsíci v úplně jiném kontextu.

Umělá inteligence to mění a zachází s celým vaším znalostním ekosystémem jako s propojenou sítí, nikoli jako s izolovanými silami.

V tomto blogovém příspěvku se podíváme na to, jak využít AI pro správu znalostí s ClickUpem k zefektivnění celého procesu.

Šablona znalostní báze ClickUp poskytuje strukturovaný základ, který váš tým potřebuje k efektivní organizaci dokumentace, jako jsou články se znalostmi, často kladené otázky a zdroje. Jakmile je váš obsah uspořádán v tomto nástroji pro správu znalostí, můžete použít inteligentní techniky vyhledávání a načítání založené na umělé inteligenci.

Uspořádejte roztříštěnou dokumentaci svého týmu pomocí šablony znalostní báze ClickUp.

Co je správa znalostí založená na umělé inteligenci?

Správa znalostí založená na umělé inteligenci zahrnuje využití umělé inteligence k automatickému organizování, kategorizaci a vyhledávání informací z vaší stávající dokumentace.

Například když někdo vyhledá „eskalace stížností zákazníků“, váš systém správy znalostí vrátí vše, co souvisí s tímto klíčovým slovem. Zahrnuje to váš eskalační diagram, případovou studii obtížného klienta z minulého čtvrtletí a chatovou konverzaci, ve které vedoucí podpory popsal, jak jednat s rozzlobenými zákazníky.

Systémy umělé inteligence rozpoznávají, že tyto tři informace řeší stejný základní problém, přestože se nacházejí v různých tradičních systémech správy znalostí a používají různé jazyky.

Díky vyhledávacím funkcím a strojovému učení, které máte k dispozici, se vaše dříve roztříštěná interní znalostní báze stane propojenou a prohledávatelnou.

🔍 Věděli jste, že... Zpracování přirozeného jazyka dokáže rozpoznat sarkasmus, ironii nebo frustraci v dotazech zákazníků. To pomáhá znalostním databázím přesněji označovat „naléhavé“ problémy.

Proč používat AI pro správu znalostí?

Umělá inteligence ve správě znalostí eliminuje mnoho běžných problémů tradičních znalostních bází:

  • Sémantické vyhledávání: Rozumí záměru dotazu a vrací relevantní výsledky vyhledávání. Například když někdo vyhledává „časový plán projektu“, mohou se zobrazit dokumenty s názvem „plán dodání“ nebo „sledování milníků“.
  • Mapování vztahů: Automaticky propojuje hlášení o chybě s jejím řešením, souvisejícími diskuzemi a podobnými problémy.
  • Kategorizace bez údržby: Organizuje obsah, aniž by někdo musel pamatovat pravidla taxonomie nebo systémy ukládání.
  • Rozpoznávání vzorů: Identifikuje, kdy týmy opakovaně kladou stejné otázky, a vyhledává relevantní znalosti.
  • Inteligence pro správu verzí: Najde nejaktuálnější informace, pokud existuje více verzí napříč platformami.

🧠 Zajímavost: Správa znalostí sahá až 5 000 let do minulosti, k Sumerům, pyramidám v Gíze (2560 př. n. l.) a dokonce i k Alexandrijské knihovně (která obsahovala přes 500 000 ručně psaných děl).

Postupný pracovní postup pro využití umělé inteligence pro správu znalostí

ClickUp je komplexní aplikace pro práci , která kombinuje správu projektů, dokumenty a týmovou komunikaci, vše na jedné platformě – urychlené automatizací a vyhledáváním AI nové generace.

Zde je praktický pracovní postup, plný praktických rad a příkladů z reálného života, týkající se správy znalostí pomocí umělé inteligence s malou pomocí od ClickUp.

Krok č. 1: Proveďte audit současného znalostního ekosystému a identifikujte problematické body.

Než se budete moci zlepšit, musíte pochopit současný stav znalostí ve vaší organizaci:

  • Zmapujte skryté znalosti: Projděte chatové konverzace, e-maily a poznámky na stolech zaměstnanců, abyste odhalili skutečné informace o tom, „jak na to“.
  • Zeptejte se „Kdo to ví? Kde to najdu?“: Rychlé rozhovory nebo průzkumy odhalí znalosti, které lidé skutečně používají, oproti těm, které zůstávají ignorovány.
  • Odhalte strukturální překážky: Hledejte duplicitní dokumenty, omezení přístupu, zastaralé soubory a dlouhé řetězce schvalování, které zpomalují sdílení znalostí.

Jak ClickUp pomáhá

ClickUp AI Knowledge Management vám pomůže tím, že zvýrazní duplicity a propojí související soubory.

Importujte stávající znalosti z jiných nástrojů pomocí ClickUp AI Knowledge Management.

Software pro správu znalostí pomocí umělé inteligence vám umožňuje importovat dokumenty z jiných nástrojů třetích stran, na které se váš tým již spoléhá, jako jsou Google Drive, Confluence nebo Notion.

Proces je jednoduchý: vyberete zdroj, nakonfigurujete importér a přenesete soubory do ClickUp bez ztráty jejich struktury. To znamená, že vaše stávající práce zůstane neporušená, ale nyní je součástí centralizovaného systému, ke kterému má přístup každý.

Šablona znalostní báze od ClickUp

Uspořádejte importovaná nestrukturovaná data a přehledně spravujte znalosti pomocí šablony znalostní báze ClickUp.

Poté vytvořte strukturu kolem tohoto obsahu pomocí šablony znalostní báze ClickUp. Tato šablona vám poskytuje hotový rámec s oddíly pro zaškolení, zásady, dokumentaci k produktům a školicí materiály.

Předpokládejme, že váš personální tým připravuje zdroje pro nové zaměstnance. Použijí svůj starý kontrolní seznam pro zaškolení z Google Docs a školicí materiály z PowerPointu. V rámci této šablony znalostní báze mohou vytvořit kategorie jako „Benefity“, „Nastavení IT“ a „Plán prvního týdne“ pro hladké zaškolení.

📮 ClickUp Insight: Práce by neměla být hádankou, ale příliš často jí je. Náš průzkum v oblasti správy znalostí zjistil, že zaměstnanci často ztrácejí čas prohledáváním interních dokumentů (31 %), znalostních bází společnosti (26 %) nebo dokonce osobních poznámek a screenshotů (17 %), jen aby našli to, co potřebují. Díky funkci Connected Search od ClickUp jsou všechny soubory, dokumenty a konverzace okamžitě přístupné z vaší domovské stránky, takže odpovědi najdete během několika sekund, nikoli minut.

💫 Skutečné výsledky: Týmy jsou schopny ušetřit více než 5 hodin týdně pomocí ClickUp – to je více než 250 hodin ročně na osobu – díky eliminaci zastaralých procesů správy znalostí. Představte si, co by váš tým mohl vytvořit s extra týdnem produktivity každý čtvrtrok!

Archiv šablon: Šablona ClickUp Customer Journey Map vám pomůže vizualizovat a optimalizovat každou fázi zákaznické zkušenosti. Tato šablona zákaznické cesty centralizuje relevantní data z týmů prodeje, marketingu a podpory, aby zajistila, že tacitní znalosti zůstanou zdokumentovány.

Krok č. 2: Stanovte cíle a přiřaďte odpovědnost

Jasné cíle a odpovědnost vedou k menšímu chaosu a rychlejšímu přijetí. Stanovte si cíle SMART tím, že nahradíte vágní „Zlepšit vyhledávání“ cílem „Snížit průměrnou dobu vyhledávání o 40 % pomocí tagování podporovaného umělou inteligencí do druhého čtvrtletí“.

Kromě toho musíte také jmenovat jednoho technického vlastníka (zodpovědného za integraci) a jednoho znalostního šampiona (zastupujícího potřeby uživatelů). Tato dvojí odpovědnost podporuje přijetí systému.

Jak ClickUp pomáhá

ClickUp Goals vám umožňuje stanovit si vysoké cíle a rozdělit je na menší, měřitelné úkoly.

Cíle ClickUp: Jak používat AI pro správu znalostí při stanovování cílů
Nastavte měřitelné cíle ClickUp, abyste mohli vizualizovat svůj pokrok

Předpokládejme, že vaším cílem je zvýšit efektivitu vyhledávání znalostí. V ClickUp můžete vytvořit cíl s názvem „Zvýšit efektivitu vyhledávání znalostí o 40 % ve druhém čtvrtletí“. Pod tímto cílem nastavte konkrétní úkoly, například:

  • Do konce prvního čtvrtletí zavést označování s podporou umělé inteligence u 80 % dokumentů.
  • Snižte průměrnou dobu vyhledávání o 40 % pomocí tagování podporovaného umělou inteligencí od společnosti Q2.
  • Dosáhněte 90% spokojenosti uživatelů s novou funkcí vyhledávání do druhého čtvrtletí.

Každý cíl je měřitelný a časově ohraničený, v souladu s kritérii SMART. Přiřaďte tyto cíle příslušným členům týmu a sledujte pokrok prostřednictvím dashboardů ClickUp.

🚀 Výhoda ClickUp: ClickUp Docs jsou živé pracovní prostory, kde můžete přidávat komentáře, přiřazovat rutinní úkoly a aktualizovat znalostní zdroje za běhu.

ClickUp Docs: Udržujte kvalitu dat a spolupracujte se zainteresovanými stranami v rámci Docs.
Spolupracujte se svým týmem na živých dokumentech ClickUp Docs, abyste zajistili aktualizované organizační znalosti.

Řekněme, že váš produktový tým zjistí, že zákazníci mají potíže s nastavením. Místo čekání na čtvrtletní aktualizaci manuálu se pustíte do dokumentace pro nové uživatele a upravíte jednotlivé kroky. Také @označíte tým podpory, aby dokumentaci zkontroloval a propojil přímo s projektem školení.

Nyní vaše znalostní báze AI odráží realitu.

Krok č. 3: Identifikujte a upřednostněte případy použití umělé inteligence

Zaměřte se na oblasti, kde může AI rychle dosáhnout největšího účinku. Zde je přehled:

  1. Začněte s úkoly s nízkým rizikem a vysokým dopadem, jako je automatizace značkování, žádání o návrhy souvisejících dokumentů a odpovídání na časté dotazy.
  2. Pilotní projekt s podstatným obsahem, testování AI na znalostech, které přímo ovlivňují pracovní postupy.
  3. Seřaďte případy použití pomocí rozhodovací matice s hodnocením proveditelnosti, dopadu a naléhavosti, které stanoví skupina zainteresovaných stran.

Zeptejte se: Které úkoly jsou pomalé, náchylné k chybám nebo se opakují? Vyberte dva, které budou mít prioritu pro propojenou podporu umělé inteligence.

Jak ClickUp pomáhá

Jakmile si vyberete oblasti, na které se chcete zaměřit, ClickUp Brain, integrovaný AI asistent platformy, vám pomůže tyto priority proměnit v praktické pracovní postupy. Jeho AI Project Manager automaticky analyzuje váš pracovní prostor, navrhuje další kroky a dokonce vytváří úkoly nebo přiřazuje vlastníky na základě vašich cílů.

Řekněme, že se rozhodnete začít používat AI k zodpovídání otázek, které tým často klade. ClickUp Brain, díky svému přístupu k vašemu pracovnímu prostoru, může být vždy přítomným AI asistentem, který odpovídá na takové dotazy.

Například obchodní manažer, který potřebuje cenovou strategii nákupu před hovorem s klientem, může jednoduše požádat ClickUp Brain a okamžitě získat přesnou sekci, čímž ušetří drahocenný čas.

ClickUp Brain: Doplňte svou strategii správy znalostí o inteligentní kontextové odpovědi.
Zadejte dotaz do ClickUp Brain odkudkoli ve svém pracovním prostoru

✅ Vyzkoušejte tento pokyn: Jaké jsou naše cenové plány pro strategii nákupu?

🚀 Výhoda ClickUp: Zásady se mění, procesy se vyvíjejí a obsah vyžaduje pravidelné revize. Nastavte automatizace ClickUp, aby tento cyklus zvládly.

ClickUp Automations: Využijte možnosti umělé inteligence a hlubokého učení k automatizaci rutinních úkolů.
Naplánujte si kontroly a aktualizace, aby vaše znalosti zůstaly přesné i v průběhu času, pomocí automatizací ClickUp.

Můžete například vytvořit automatizaci, která každých šest měsíců označí dokument o dodržování předpisů k přezkoumání, přiřadí jej správnému vlastníkovi a upozorní tým, když je třeba provést aktualizace. Systém se postará o připomenutí a zajistí, že vaše znalostní báze založená na umělé inteligenci zůstane spolehlivá.

Krok č. 4: Vyberte správný nástroj a spusťte pilotní projekt

Správný výběr a testování AI vám ušetří pozdější frustraci. Hledejte nástroje připravené pro API, které lze snadno připojit k vaší stávající wiki, intranetu nebo platformě pro spolupráci, než abyste začínali od nuly. Poté můžete provést pilotní testování s reálnými dokumenty (v případě potřeby anonymizovanými), abyste získali autentické výsledky.

Zde je krátký dotazník, na který můžete odpovědět:

  • Je možné jej integrovat do mých stávajících znalostních platforem (např. wiki, intranet)?
  • Zvládne typy obsahu, které používáme (dokumenty, soubory PDF, komentáře ke kódu, záznamy chatů)?
  • Jak přizpůsobitelné jsou návrhy AI nebo pravidla pro přidávání značek?
  • Může zajistit bezpečnost a kontrolu přístupu k citlivému obsahu?
  • Poskytuje analýzy nebo zpětnou vazbu ohledně využití a přesnosti umělé inteligence?
  • Jak snadné je jeho používání pro uživatele bez technických znalostí?
  • Může se tento nástroj přizpůsobovat rostoucímu objemu znalostí a velikosti týmu?

Thomas Clifford, produktový manažer společnosti TravelLocal, se podělil o následující informace:

ClickUp používáme pro správu všech našich projektů a úkolů, ale také jako znalostní databázi. Využíváme jej také pro monitorování a aktualizaci našeho rámce OKR a v několika dalších případech, včetně vývojových diagramů, formulářů žádostí o dovolenou a pracovních postupů. Je skvělé, že všechny tyto funkce můžeme využívat v rámci jednoho produktu, protože se dají velmi snadno propojit.

ClickUp používáme pro správu všech našich projektů a úkolů, ale také jako znalostní databázi. Využíváme jej také pro monitorování a aktualizaci našeho rámce OKR a v několika dalších případech, včetně vývojových diagramů, formulářů žádostí o dovolenou a pracovních postupů. Je skvělé, že všechny tyto funkce můžeme využívat v rámci jednoho produktu, protože se dají velmi snadno propojit.

Krok č. 5: Testujte, sbírejte zpětnou vazbu, vylepšujte, rozšiřujte

Pokud budete postupovat rychle, naučíte se lépe. Nezapomeňte:

  • Naplánujte časté zpětné vazby, například mini průzkumy nebo rychlé návštěvy, abyste získali praktické poznatky.
  • Zahrňte výjimečné případy jako superuživatele a skeptiky, abyste odhalili slepé body.
  • Postupujte po malých krocích, například zavádějte správu znalostí podle oddělení nebo funkcí, abyste se mohli rychle přizpůsobovat a snižovat rizika.

🚀 Výhoda ClickUp: AI funguje nejlépe, když je po ruce a připravena pomoci, aniž byste o tom museli přemýšlet. To je role ClickUp Brain MAX. Představte si to jako pomocníka na ploše, který je vždy k dispozici.

Řekněme, že jste právě dokončili hovor týkající se revize projektu. S Brain MAX nemusíte přepínat mezi záložkami. Stačí kliknout na plovoucí lištu, namluvit své shrnutí a Brain MAX váš hlas přepíše, vylepší text a umožní vám jej vložit přímo do ClickUp Docs nebo jako nový úkol.

To znamená, že všechny poznatky, rozhodnutí a úkoly z vašich schůzek mohou být zdokumentovány v softwaru pro správu znalostí, ještě než opustíte své pracoviště.

Zachyťte nápady, sdílejte pokyny a dokončete úkoly čtyřikrát rychleji díky funkci Talk to Text v ClickUp Brain MAX.
Použijte funkci Talk-to-Text v ClickUp Brain MAX pro okamžitou dokumentaci

🤩 Bonusový krok: Udržujte znalosti přesné a snadno dohledatelné.

Znalostní báze funguje pouze tehdy, pokud jí lidé důvěřují.

To znamená dvě věci: obsah musí být aktuální a správná verze musí být snadno dohledatelná. Zastaralé dokumenty způsobují zmatek a nekvalitní vyhledávací nástroje nutí lidi ptát se kolegů, místo aby si odpovědi našli sami.

AI pomáhá v obou směrech tím, že označuje zastaralý obsah a nasměruje lidi k nejspolehlivějším zdrojům.

Jak ClickUp pomáhá

ClickUp AI Enterprise Search: Prohledávejte svůj pracovní prostor a nástroje třetích stran a hledejte informace.
Zobrazte relevantní informace ve všech svých technologiích pomocí ClickUp Enterprise Search

ClickUp AI Enterprise Search to podporuje: prohledává váš pracovní prostor a připojené aplikace, jako jsou Google Drive, Slack a Gmail. Tento nástroj rozumí kontextu vaší práce a nasměruje vás přímo k důležité části.

Jeho síla spočívá v tom, jak zapadá do většího cyklu:

  • Dokumenty jsou aktualizovány v reálném čase, jakmile týmy upravují zásady nebo pokyny.
  • ClickUp Brain zajišťuje, že se tyto aktualizace zobrazují v rychlých odpovědích během každodenní práce.
  • Enterprise Search zaručuje, že nejnovější verze je vždy snadno dostupná, i když je původní dokument uložen hluboko ve složce.

Pokyny AI pro správu znalostí

Zde jsou osvědčené šablony pokynů AI, které vám pomohou organizovat, vyhledávat a optimalizovat kolektivní znalosti vašeho týmu. 🧑‍💻

Analýza a organizace dokumentů

  • Projděte těchto 50 retrospektivních analýz projektů a identifikujte 10 nejčastějších problémů, které se vyskytují ve více projektech. U každého problému uveďte, které týmy se s ním setkaly a jaká řešení fungovala.
  • Projděte si naši dokumentaci pro nové zaměstnance a porovnejte ji s otázkami, které noví zaměstnanci položili v chatu za posledních šest měsíců. V jakých oblastech naše dokumentace neřeší skutečné problémy?
  • Analyzujte naše šablony komunikace s klienty a zjistěte, které jazykové vzorce korelují s úspěšnými výsledky projektů a které s problematickými vztahy.

🚀 Výhoda ClickUp: Dokumenty v ClickUp lze převést na wiki, což vám poskytne jediný zdroj informací, který je přehledný a snadno použitelný. Můžete vytvářet kategorie pro zásady, školení nebo znalosti o produktech a aktualizovat je v reálném čase podle toho, jak se situace mění.

ClickUp Docs: Dokumentujte vše, co souvisí se správou znalostí, jako wiki.
Udržujte zásady, pokyny a zdroje uspořádané pomocí Wiki v ClickUp

Pokročilé vyhledávání informací

  • Najděte všechna rozhodnutí týkající se [konkrétní funkce] za poslední rok. Zahrňte poznámky z jednání, textové diskuse, e-mailové konverzace a specifikační dokumenty. Ukažte mi, zda byla některá rozhodnutí později zrušena nebo upravena.
  • Když týmy ve svých zprávách zmiňují „problémy s integrací“, jaké konkrétní technické problémy mají na mysli? Seskupte podobné problémy a ukažte mi vzorce řešení.
  • Extrahujte z projektové dokumentace všechny zmínky o rozpočtových problémech, posunech v časovém harmonogramu a omezených zdrojích. Ukažte mi, které faktory nejčastěji narušují naše projekty.

🚀 Výhoda ClickUp: Týmy ztrácejí čas opakovaným odpovídáním na stejné otázky v chatu. Agent automatických odpovědí tento problém řeší tím, že odpovídá přímo ve vašich kanálech, když někdo položí otázku.

ClickUp Prebuilt Autopilot Agents: Nastavte AI agenty pro produktivitu pracovního prostoru
Rutinní aktualizace, jako jsou zprávy a často kladené otázky, můžete automaticky zpracovávat pomocí předem připravených automatických agentů ClickUp.

Pokud například člen týmu napíše „Kdo je zodpovědný za spuštění projektu?“, předem připravený agent ClickUp Prebuilt Autopilot Agent odpoví během několika sekund jménem vedoucího projektu a uvede zdrojový dokument. To znamená, že lidé dostanou odpověď okamžitě a vaši odborníci se nemusí zabývat stále stejnými dotazy.

Syntéza a tvorba znalostí

  • Vytvořte průvodce řešením problémů na základě analýzy žádostí o podporu, hlášení chyb a diskusí o řešeních. Uspořádejte jej podle příznaků namísto technických kategorií, aby se v něm mohli orientovat i uživatelé bez technických znalostí.
  • Vytvořte rozhodovací matici pro výběr dodavatele tím, že z našich minulých procesů nákupu a hodnocení dodavatelů extrahujete kritéria, kompromisy a výsledky.
  • Vytvořte šablonu pro posouzení rizik na základě problémů, které se objevily v našich dokončených projektech. Zahrňte jak rizika, která jsme předvídali, tak ta, která nás zaskočila.

🌟 Bonus: Vlastní pole a pole AI v ClickUp mění způsob, jakým váš tým shromažďuje a využívá znalosti. Vlastní pole vám umožňují sledovat důležité podrobnosti, jako je typ kampaně, vlastník úkolu nebo zpětná vazba od klienta, přímo ve vašem pracovním postupu. Pole AI to ještě vylepšují automatickým generováním přehledů a shrnutí, takže vaše znalostní báze je vždy aktuální.

Například poté, co váš marketingový tým dokončí kampaň, pole Summary AI okamžitě vytvoří jasný a stručný souhrn výsledků kampaně, čímž vám ušetří ruční psaní zpráv.

Mezitím pole AI pro akční položky prohledá podrobnosti úkolu a komentáře a poté vygeneruje seznam dalších kroků nebo následných akcí pro tým. Díky spolupráci AI a vlastních polí zajistíte, že každý projekt bude zdokumentován, proveditelný a snadno dohledatelný, čímž udržíte znalosti vaší organizace strukturované a dynamické.

Zde je video, které vám řekne více o oblastech AI:

Analýza mezer a zlepšení

  • Porovnejte otázky položené na našich společných schůzkách s tématy, která jsou zahrnuta v naší interní wiki. Jaké mezery ve znalostech způsobují opakované nejasnosti?
  • Prostudujte si analýzy neúspěšných projektů a případové studie úspěšných projektů. Jaké informace dokumentují úspěšné týmy, které týmy potýkající se s problémy opomíjejí?
  • Sledujte, které interní procesy generují nejvíce žádostí o vysvětlení a žádostí o podporu. Kde naše postupy postrádají dostatečné podrobnosti?

🧠 Zajímavost: Peter Drucker je často označován jako „otec moderního managementu“. V 60. letech 20. století vytvořil pojem „znalostní pracovník “, díky čemuž se znalostní management stal formálním konceptem.

Těžba znalostí napříč týmy

  • Identifikujte řešení, která vyvinul jeden tým, ale ostatní týmy je neustále vytvářejí od začátku. Kde dochází k duplicitě úsilí kvůli izolovaným znalostem?
  • Najděte příklady, kdy zpětná vazba od zákazníků vedla ke změnám interních procesů. Jak můžeme tuto zpětnou vazbu systematizovat?
  • Zmapujte odborné znalosti napříč týmy tím, že analyzujete, kdo přispívá řešeními k různým typům problémů. S kým bychom se měli spojit za účelem přenosu znalostí?

Sledování výkonu a návratnosti investic

  • Měřte úspěšnost vyhledávání znalostí sledováním toho, jak často lidé najdou relevantní informace při prvním vyhledávání, oproti tomu, kolikrát to musí zkusit nebo se zeptat kolegů.
  • Zjistěte, která dokumentace je nejčastěji používána a která zůstává nevyužitá. Jaké vzorce odlišují cenné zdroje znalostí?

🔍 Věděli jste? V 90. letech se KM dostalo do popředí zájmu díky myslitelům, jako byl Tom Stewart. Ten zdůraznil, že znalosti jsou klíčovým faktorem konkurenční výhody. Tento vizionář tvrdil, že investice do intelektuálního kapitálu vytvářejí samopohánějící cyklus inovací a hodnot.

Osvědčené postupy pro využití umělé inteligence ve správě znalostí

Zde je několik osvědčených postupů, které je třeba mít na paměti, pokud chcete využít AI pro správu znalostí:

  • Zaveďte správu znalostí s jasnými zásadami pro vlastnictví dat, ověřování obsahu a frekvenci aktualizací.
  • Poskytněte uživatelům jednoduchý mechanismus pro hodnocení kvality odpovědí generovaných umělou inteligencí. To pomáhá identifikovat oblasti, ve kterých je třeba umělou inteligenci vylepšit.
  • Nechte malé a střední podniky pravidelně kontrolovat a ověřovat přesnost odpovědí nebo shrnutí generovaných umělou inteligencí u kritických témat.
  • Sledujte analýzu využití, abyste zjistili, které zdroje jsou používány, aktualizovány nebo ignorovány – využijte AI k odhalení mezer ve znalostech.
  • Vytvořte jasný proces pro situace, kdy AI nedokáže odpovědět na dotaz. Měla by být schopna eskalovat dotaz na lidského odborníka. Odpověď odborníka by pak měla být použita k aktualizaci znalostní báze.
  • Zajistěte, aby AI respektovala všechna aktuální oprávnění a kontroly přístupu ve vašem systému správy znalostí. Silné protokoly ochrany osobních údajů a bezpečnosti jsou zásadní.
  • Přeškolujte modely umělé inteligence pravidelně, jakmile se objeví nové údaje, produkty nebo procesy, abyste předešli zastaralým poznatkům.

🔍 Věděli jste, že... V 50. letech 20 . století byly počítače tak novinkou, že NASA často spoléhala na lidské „počítače“. Jednalo se o *brilantní týmy žen, které ručně počítaly trajektorie startů raket.

Proměňte know-how v akci s ClickUp

Znalosti jsou užitečné pouze tehdy, když je lidé mohou najít, důvěřovat jim a bez problémů je aplikovat. Nástroje pro správu znalostí to umožňují, protože udržují informace organizované, aktuální a vždy po ruce.

ClickUp spojuje všechny části vašeho workflow pro správu znalostí do jednoho centra.

Můžete vytvořit znalostní bázi s připravenými šablonami, průběžně aktualizovat dokumenty se svým týmem a spolehnout se na ClickUp Brain, který vám poskytne okamžité odpovědi na vaše otázky. Brain MAX vám bude po celý den k dispozici, zatímco Enterprise Search a Automations zajistí přesnost všech údajů bez neustálé zbytečné práce.

Na co tedy čekáte? Zaregistrujte se do ClickUp ještě dnes zdarma! ✅

ClickUp Logo

Jedna aplikace, která nahradí všechny ostatní