V posledních několika letech zaznamenala znalostní práce exponenciální růst, větší než jakékoli jiné odvětví. Některé z nejcennějších společností na světě, jako Apple, Alphabet, Amazon a Microsoft, jsou technologické firmy.
Růst pracovních míst i nejvyšších platů se týká výhradně pozic v oblasti technologií. „Nejrychleji rostoucí pozice v poměru k jejich dnešní velikosti jsou poháněny technologiemi, digitalizací a udržitelností,“ uvádí Světové ekonomické fórum (WEF).
Podle studie WEF jsou kognitivní dovednosti, jako je analytické myšlení, kreativní myšlení, odolnost, sebeuvědomění, zvědavost a technologická gramotnost, na špičce seznamu nejžádanějších dovedností.
V podstatě bude skutečnou hodnotou znalostní ekonomiky právě znalost. Problémem však je, že zaměstnanci mají často potíže s přístupem k ní. Společnost Gartner nedávno zjistila, že 47 % zaměstnanců má potíže s nalezením informací, které potřebují k výkonu své práce. Až 32 % z nich kvůli tomu učinilo nesprávná rozhodnutí.
Mezi nejčastější důvody patří:
Rozptýlení aplikací: Informace jsou rozptýleny v příliš mnoha aplikacích bez jednotného způsobu přístupu k nim.
Neuspořádaná data: Měli jste někdy pocit, že máte příliš mnoho tabulek pro stejnou zprávu, ale nejste si jistí žádnou z nich? Přesně to!
Omezený přístup: Bludiště aplikací způsobuje problémy s kontrolou přístupu a zaměstnanci často nemají chuť procházet byrokratickými postupy, aby získali přístup.
Nedostatek školení: Organizace předpokládají, že jejich zaměstnanci vědí, jak rychle vyhledávat a nacházet informace. To však není pravda.
Správa znalostí: Především organizační znalosti nejsou vždy efektivně dokumentovány, označovány, organizovány, ukládány a aktualizovány.
Novým řešením těchto nedostatků je znalostní báze založená na umělé inteligenci. V tomto blogovém příspěvku se podíváme na celkový obraz a podrobnější informace o využití umělé inteligence pro znalostní bázi vaší organizace. Vysvětlíme také, jak ji vytvořit a udržovat v optimálním stavu.
Co je znalostní báze AI?
Znalostní báze založená na umělé inteligenci je centralizovaným centrem informací organizace, které je uživatelům k dispozici na vyžádání prostřednictvím inteligentního chatového rozhraní. Jednoduše řečeno, jedná se o chatbota, který dokáže odpovědět na vaše otázky na základě všech vašich dat, i když jsou rozptýlena v několika zdrojích.
Co zahrnuje znalostní báze založená na umělé inteligenci?
Mezi klíčové komponenty nástrojů umělé inteligence pro správu znalostí patří:
- Data: Konsolidace strukturovaných a nestrukturovaných dat dostupných v celé organizaci.
- Strojové učení: Schopnost nástroje zpracovávat, rozumět a prezentovat relevantní informace na požádání.
- Zpracování přirozeného jazyka (NLP): Schopnost nástroje porozumět otázkám/výzvám uživatelů prezentovaným v lidském jazyce.
- Chatbot: Znalostní báze AI je obvykle chatbot nebo konverzační rozhraní, se kterým uživatelé komunikují.
Jak funguje znalostní báze založená na umělé inteligenci?
Základní principy znalostní báze založené na umělé inteligenci jsou podobné jako u tradiční znalostní báze. Obě znalostní báze tedy shromažďují/vytvářejí, organizují a prezentují informace, které mohou zaměstnanci využívat. Umělá inteligence však exponenciálně zvyšuje jejich efektivitu a použitelnost.
Modely strojového učení analyzují data a automaticky je organizují. Na základě klíčových slov modely označují informace z článků, tabulek, dokumentů a dalších formátů pro nástroje řízení vztahů se zákazníky (CRM), řízení projektů, lidské zdroje atd.
Vytvářejí síť propojených dat, která při zadání dotazu vyhledá odpovědi.
Jak se znalostní báze založená na umělé inteligenci liší od tradiční znalostní báze?
Znalostní báze založená na umělé inteligenci je vylepšením tradiční znalostní báze. Zde je návod, jak na to.
Struktura
Pro začátek je třeba říci, že tradiční software pro správu znalostí obvykle obsahuje řadu vzájemně propojených článků nebo dokumentů. Návod k použití jakéhokoli produktu, který jste kdy zakoupili, je dokonalým příkladem jednoduché znalostní báze.
Znalostní báze AI je soubor dat, která jsou vhodně uspořádána a označena. Uživatelé však nemusí procházet všechna data, aby získali přístup k informacím, což je další bod.
Přístup
K tradičním znalostním bázím se přistupuje prostřednictvím portálu nebo složky. Od uživatelů se očekává, že buď „vyhledají“ data, pokud jsou prohledávatelná, nebo prohledají dokumenty/webové stránky, aby získali to, co potřebují.
V znalostní bázi se přístup provádí prostřednictvím interaktivního chatbota, kterému položíte otázku a získáte jednoduchou odpověď.
Zpracování
V tradiční znalostní bázi získáte informace a musíte je zpracovat sami. Pokud například chcete znát cenu nástroje pro 52 uživatelů, tradiční znalostní báze by uvedla: „Cena za uživatele je 15 USD pro 50 uživatelů a 12 USD za každého dalšího uživatele.“ Výpočet si musíte provést sami.
Znalostní báze založená na umělé inteligenci vypočítá cenu a poskytne vám číslo.
Jaké jsou některé typy obsahu znalostní báze?
Na rozdíl od tradičních znalostních bází jsou ty založené na umělé inteligenci schopné zpracovávat větší objem, rozmanitost a rychlost obsahu. Mezi běžné typy obsahu, které podporují znalostní bázi založenou na umělé inteligenci, patří:
Strukturovaný obsah: To je typicky to, co by používaly vaše tradiční znalostní báze. Zahrnuje články, často kladené otázky, návody k použití atd.
Nestrukturovaný obsah: Kromě strukturovaného obsahu mohou znalostní báze AI využívat informace z e-mailů, chatů, CRM/nástrojů pro řízení projektů, příspěvků na sociálních médiích atd., i když nejsou formátovány jednotně. Některé nástroje AI dokážou rozumět také obrázkům a dalším multimediálním souborům.
To je největší výhoda používání znalostní báze založené na umělé inteligenci. Není to však jediná výhoda. Podívejme se na další výhody znalostní báze založené na umělé inteligenci.
Výhody znalostní báze založené na umělé inteligenci
Znalostní báze založená na umělé inteligenci představuje nový způsob práce. Mění přístup zaměstnanců k vyhledávání informací, od prohledávání článků nebo sledování videí po kladení správných otázek. Může se jednat o převratnou strategii správy znalostí s prudkou křivkou učení. Proč ji tedy používat?
Rychlost
Znalostní báze založená na umělé inteligenci výrazně zrychluje přístup k informacím a hledání odpovědí. Odpadá tak nutnost prohledávat dokumenty, zkoušet různé vyhledávací termíny, hodnotit, zda se jedná o informace, které potřebujete, atd. Umělá inteligence vás dovede přímo k odpovědi.
Bonus: Osm tipů pro lepší správu času s znalostní bází
Jednoduchost
Pro ty z nás, kteří jsou zvyklí na internetovou éru, jsou znalostní báze založené na umělé inteligenci mimořádně jednoduché na používání. Stejně jako při vyhledávání na Googlu můžete klást otázky tak přirozeně, jako byste mluvili s jinou osobou. Aplikace tohoto řešení v oblastech, jako je zaškolování zaměstnanců a školení na pracovišti, mohou být obrovské.
Produktivita
Znalostní báze založené na umělé inteligenci šetří spoustu času. Výrazně minimalizují 30 % času, který znalostní pracovníci tráví hledáním informací, a zlepšují tak produktivitu a efektivitu pracovních postupů.
Uživatelský zážitek
Zkoušeli jste někdy vyřešit problém s telefonem nebo e-mailovým účtem? Vzpomínáte si, jaké to je procházet stránky a stránky informací a snažit se vyřešit jednoduchý problém?
Znalostní báze založené na umělé inteligenci to změní. Poskytují uživatelům inteligentní, snadno použitelné a interaktivní rozhraní. Udržují konverzaci v kontextu a navazují na předchozí otázky uživatele. Tento druh personalizace může být obzvláště transformativní pro zákaznický servis!
Pokud vás tyto výhody přesvědčily, abyste vyzkoušeli znalostní báze založené na umělé inteligenci, zde je několik nejlepších softwarových nástrojů, které vám mohou pomoci.
Nejlepší software pro znalostní báze s umělou inteligencí
Software, který si vyberete pro vytvoření své znalostní báze, má zásadní význam. Zde je několik nejlepších softwarových nástrojů pro znalostní báze, které můžete vyzkoušet.
1. ClickUp: Nejlepší znalostní báze s umělou inteligencí pro projekty
ClickUp je komplexní software pro správu pracoviště, který využívá sílu umělé inteligence. ClickUp Brain je první neuronová síť, která inteligentním způsobem propojuje vaše úkoly, dokumenty a lidi.
Největším rozdílem ClickUp Brain je to, že správce znalostí AI poskytuje okamžité odpovědi z jakékoli práce, která je součástí platformy nebo do ní integrována.
Například v rámci ClickUp může odpovídat na otázky typu „kdo na čem pracuje“ nebo „jaký je burndown pro tento sprint“. Na druhou stranu, pokud jste do ClickUp integrovali svůj Google Kalendář, umělá inteligence může odpovídat na otázky týkající se vašeho rozvrhu.
Kromě AI Knowledge Manageru ClickUp Brain také automatizuje aktualizace, standupy, zprávy o pokroku, korektury, vytváření přepisů z videí atd.
Cena: ClickUp Brain můžete přidat k jakémukoli placenému tarifu za 7 $ za člena pracovního prostoru za měsíc.
2. Zendesk: Nejlepší pro zákaznickou podporu
Zendesk je platforma zákaznických služeb, která integruje komunikaci prostřednictvím e-mailu, chatu, sociálních médií a samoobslužných služeb. Nástroj umělé inteligence shromažďuje informace ze všech těchto zdrojů a poskytuje kontextové odpovědi.
Umí identifikovat témata, která vyžadují více informací, a to na základě analýzy dotazů, ticketů a stížností zákazníků. Jeho generativní funkce umělé inteligence podporují tvorbu obsahu a vytvářejí první návrhy, které mohou odborníci zkontrolovat a upravit.
Na úrovni rozhraní je chatbot Zendesk snadno nasaditelný a umožňuje vám také definovat jeho osobnost, čímž se stává skvělým digitálním pomocníkem pro týmy zákaznického servisu.
Cena Funkce umělé inteligence jsou integrovány do předplatného Zendesk, jehož cena začíná na 55 USD za agenta a měsíc.
3. Slite: Nejlepší pro vzdálené týmy
Slite je znalostní báze založená na umělé inteligenci, která usnadňuje sdílení informací mezi vzdálenými týmy. Její uživatelsky přívětivé rozhraní umožňuje firmám vytvářet firemní wiki, uchovávat poznámky z jednání, navrhovat pracovní postupy pro zaškolování nových zaměstnanců, dokumentovat procesy atd.
Jeho funkce umělé inteligence zlepšují psaní pomocí shrnutí a gramatických kontrol. Podporuje překlady mezi jazyky. Umožňuje importovat dokumenty z Notion, Google Docs nebo jiných formátů. Integruje se také se Slackem, Trello, Figma a dalšími nástroji pro sdílení informací.
Cena Plány začínají na 8 USD za člena za měsíc.
4. Tettra: Nejlepší pro interní správu znalostí
Tettra je interní znalostní báze, která zefektivňuje organizační data a lépe podporuje zaměstnance. Díky integraci se Slackem mohou uživatelé najít odpovědi přímo v nástroji, který jim nejvíce vyhovuje.
Stejně jako u většiny nástrojů můžete importovat obsah z Google Docs, Notion, souborů poznámkového bloku atd. Můžete zvýraznit zastaralé informace, identifikovat mezery ve znalostech a udržovat znalostní bázi neustále aktualizovanou.
Cena Základní tarif Tettra začíná na 4 USD za uživatele a měsíc.
5. Notion: Pro spolupráci založenou na znalostech
Notion kombinuje znalosti ChatGPT s informacemi o vaší organizaci a vytváří tak komplexní rozhraní pro uživatele. Jeho integrovaný AI asistent vám pomůže získat odpovědi, vytvářet obsah, psát lépe, shrnovat dokumenty a mnoho dalšího.
Může také shrnout zprávy o pokroku, vytvářet akční položky a identifikovat poznatky pro přijímání důležitých rozhodnutí.
CenaUmělou inteligenci můžete přidat do svého pracovního prostoru Notion již od 8 USD za člena a měsíc.
Každý software pro znalostní báze založené na umělé inteligenci nabízí různé funkce a slouží k různým účelům. Výběr toho správného a jeho další rozvíjení má vliv na efektivitu vaší práce se znalostmi. Zde je komplexní přístup k vytvoření vlastní znalostní báze založené na umělé inteligenci.
Jak vytvořit znalostní bázi založenou na umělé inteligenci
Vytvoření znalostní báze založené na umělé inteligenci znamená více než jen výběr softwaru a nahrání souborů. Aby bylo možné umělou inteligenci využít na maximum, je třeba strukturovaný přístup. Níže uvedený rámec nabízí dobrý výchozí bod pro její nastavení pomocí nástroje pro správu znalostí, jako je ClickUp.
1. Definujte cíle a rozsah
Znalostní bázi můžete nastavit pro libovolný počet účelů, například pro samoobslužné služby pro vaše zákazníky, podporu agentů pro vaše týmy, zkušenosti zaměstnanců pro vaše vývojáře, obecné znalosti pro vaše autory atd. Každý z těchto účelů vyžaduje jiné vstupy, software a školení. Než tedy nastavíte svou znalostní bázi, definujte její účel.
Cíl
Nastavte si jednoduchý cíl pro svou znalostní bázi AI. Jasně definujte své cíle. Ať jsou rozumné a měřitelné.
Rozsah
Znalostní báze založené na umělé inteligenci jsou sice výkonné, ale nejsou všelékem na všechny problémy. Aby byly efektivní, stanovte hranice jejich použití. Zjistěte, co spadá do jejich rozsahu a co nikoli.
Uživatelé
Určete, kdo bude znalostní bázi používat a jaké informace bude potřebovat. Na základě toho pak přijímejte rozhodnutí v průběhu celého životního cyklu.
2. Vyberte si správný software a modely umělé inteligence
Jakmile znáte své cíle, vyberte si software, který odpovídá vašim potřebám. Zde je několik otázek, které byste měli položit svému dodavateli softwaru.
- Co AI obnáší? Dobrý software pro znalostní bázi musí integrovat strojové učení a NLP, aby mohl efektivně odpovídat na dotazy uživatelů.
- Jaké funkce nabízí? Kromě odpovídání na otázky, umí také kontrolovat pravopis, opravovat gramatiku, shrnovat zprávy, vyplňovat formuláře atd.?
- Jak vypadá rozhraní? Je chatbot uživatelsky přívětivý? Dokáže se přizpůsobit tónu a stylu vaší organizace?
- S čím se integruje? Znalostní báze, která integruje a využívá informace z různých nástrojů pracovního prostoru, může být mimořádným bonusem.
- Je škálovatelná? Jak vaše organizace a množství informací rostou, dokáže se AI nástroj přizpůsobit vašim potřebám?
Například, pokud jste si jako cíl stanovili zvýšení efektivity řízení projektů, jako rozsah činnosti inženýrské praxe vaší organizace a jako uživatele projektové manažery, vývojáře a scrum mastery, je ClickUp Brain pro tento účel skvělým nástrojem.
Nejdůležitější otázkou, kterou si však musíte položit ohledně jakékoli AI, je, zda bude poskytovat transparentnost a auditovatelnost. Většina AI nástrojů neuvádí své zdroje, na rozdíl od ClickUp Brain.
Jak bylo uvedeno v Tech Crunch na začátku tohoto roku, „Zajímavé však je, že ClickUp vytvořil systém tak, že nejen cituje všechny své zdroje, ale také proaktivně žádá uživatele, zda má na základě výsledků dotazu vytvořit relevantní dokumenty.“
3. Shromažďujte a organizujte data
Dobré řízení znalostí závisí téměř výhradně na datech, která do něj vkládáte. Před implementací znalostní báze proto připravte svá data.
Kurátorování dat
Shromážděte často kladené otázky, dokumentaci k produktům, instruktážní e-maily atd. Prohlédněte si všechny nástroje, které používáte, a data, která mohou obsahovat.
Například pokud budujete znalostní databázi pro týmy zákaznické podpory, můžete využít data z interakcí se zákazníky v rámci CRM, e-mailů, živých chatů atd.
Vytvořte data
Některé informace mohou být dostupné pouze v hlavách lidí. Obvykle jsou to starší zaměstnanci, kteří znají procesy a osvědčené postupy, které nemusí být zdokumentovány. V takových případech je zapište.
- Používejte jednoduchý jazyk, který je srozumitelný pro cílové uživatele.
- Zjednodušte odborné výrazy, které uživatelé nemusí znát.
- Zahrňte vizuální pomůcky, jako jsou tabulky, diagramy, obrázky atd.
Bonus: Jak vytvořit wiki
ClickUp Docs je přehledný, uživatelsky přívětivý a kolaborativní nástroj pro vytváření dat pro znalostní bázi. Vložte do dokumentu záložky, tabulky, obrázky a další prvky, aby byl zajímavější. Sdílejte jej se zainteresovanými stranami, aby mohli přidávat komentáře a aktualizace. Převádějte položky v dokumentu na úkoly a sledujte jejich průběh v reálném čase.
Organizujte data
Umístěte informace do správných složek a označte je příslušnými štítky. Centralizujte znalostní zdroje v Docs Hub. Ověřte jakýkoli dokument ClickUp a převedete jej na oficiální znalostní bázi pro vaši společnost. Pokud se vám to zdá jako hodně práce, ClickUp nabízí řadu šablon znalostní báze, ze kterých si můžete vybrat.
Šablona znalostní báze ClickUp vám tento proces usnadní. Tato plně přizpůsobitelná šablona vhodná pro začátečníky vám pomůže vytvořit a uspořádat vaše znalosti podle kategorií, oddělení, procesů a dalších kritérií.
Pro rychlejší organizaci dat si vyberte nástroj umělé inteligence, který to za vás automatizuje. ClickUp Brain bez námahy optimalizuje vaši znalostní bázi automatickým kategorizováním, označováním a organizováním informací.
4. Implementujte AI a otestujte ji
Nahrajte všechna shromážděná data do platformy umělé inteligence pro účely trénování. Platformy jako ClickUp Brain jsou předem trénovány a dokážou okamžitě zpracovat vaše data a generovat odpovědi. Pro rychlejší implementaci zvolte podobný nástroj.
Jakmile nastavíte znalostní bázi AI, otestujte ji. Zeptejte se na otázky, které podle vás uživatelé budou klást. Vytvořte malou skupinu beta testerů z řad vašich uživatelů, aby ji vyzkoušeli. Využijte této příležitosti k identifikaci případných chyb, mezer v informacích nebo nepřesností.
Ačkoli existuje několik fantastických produktů pro implementaci vaší znalostní báze AI, nemusíte se úplně vyhnout výzvám. Zde je několik překážek, se kterými se můžete setkat, a způsoby, jak je překonat.
Výzvy a příležitosti při implementaci znalostních bází AI
Implementace znalostní báze založené na umělé inteligenci je jednodušší, dostupnější a nákladově efektivnější než kdykoli předtím. To však neznamená, že je to snadné. Mezi nejčastější výzvy patří následující.
Nedostatek dat
Většina organizací aktivně nedokumentuje znalosti o svých procesech a projektech. Jen málo z nich má systémy, které používají dostatečně dlouho, aby zachytily dostatek dat o každodenních činnostech. Bez těchto dat trpí znalostní báze založené na umělé inteligenci.
Investujte čas do kurátorství, vytváření a organizování dat pro efektivnější implementaci znalostní báze AI.
Zastaralý obsah
Organizační znalosti vyžadují pravidelné aktualizace, bez nichž by umělá inteligence sdílená s uživateli byla zastaralá.
Nastavte pravidelné plány aktualizací dat. Označte každý dokument časem aktualizace, abyste jej mohli podle potřeby zkontrolovat. Tento proces můžete také automatizovat nastavením připomenutí aktualizací. Můžete například stanovit, že všechny dokumenty související s dodržováním předpisů musí být aktualizovány každý rok.
Nevhodný nástroj
Ne každý nástroj je navržen tak, aby zvládl vše. Software navržený s ohledem na samoobsluhu zákazníků nemusí být ideální pro interní zapojení zaměstnanců.
Věnujte dostatek času vyhodnocení různých nástrojů. Vyberte si ten, který přesně odpovídá vašim potřebám. Pokud vám nástroj nevyhovuje v základní konfiguraci, zeptejte se dodavatele, zda jej může přizpůsobit vašim požadavkům.
Objevte kolo znovu
Znalostní báze založená na umělé inteligenci funguje skvěle, pokud doplňuje vaše stávající systémy. Pokud již máte znalostní bázi, nevyhazujte ji a nezačínejte od nuly. Stavte na ní.
Využijte informační hierarchii ke strukturování obsahu vaší znalostní báze AI. Aktualizujte dokumenty a nahrajte je do svého nového nástroje.
To, co dnes vidíme na trhu, je pouze začátek možností, které znalostní báze AI otevírají. Budoucnost vypadá slibně.
Budoucnost znalostních bází AI
Znalostní báze založené na umělé inteligenci jsou stále populárnější a v blízké budoucnosti budou mít ještě významnější dopad.
Umělá inteligence pro celou cestu
Ať už se jedná o zákazníka, který chce koupit produkt, nebo zaměstnance, který nastupuje do nové organizace, budoucnost znalostních bází založených na umělé inteligenci spočívá v komplexní péči o celý proces.
Umělá inteligence provede uživatele celou cestou a bude ho podporovat na každém kroku, aby dosáhl úspěchu.
Už žádná práce kolem práce
V dnešní době podniky věnují mnoho času „práci kolem práce“. Projektoví manažeři například tráví čas psaním poznámek, sledováním toho, kdo co a kdy udělal, atd. Budoucnost umělé inteligence to minimalizuje.
Automatizované generování znalostí
V budoucnu budou znalostní báze AI schopny porozumět procesům a vytvářet pro ně dokumentaci.
Například pokud agent vyřeší konkrétní stížnost zákazníka určitým způsobem, aniž by o tom existoval záznam v znalostní bázi, umělá inteligence budoucnosti jej vytvoří a označí ke schválení.
Hladší přechod od znalostí k akci
Další úroveň využití umělé inteligence v oblasti správy znalostí by spočívala v rychlém přechodu od informací k akci. Například pokud by někdo požádal o informace o politice společnosti v oblasti půjček zaměstnancům, umělá inteligence by mu byla schopna poskytnout informace o žádosti, potřebných dokumentech, lhůtách atd.
Technologie umělé inteligence zatím prošla významným vývojem v oblasti tvorby obsahu, automatizace a zpracování informací. Další etapa může zahrnovat cokoli od hlasem ovládaných asistentů až po nástroje pro automatické kódování. V budoucnu bude umělá inteligence tím, čím ji uděláme.
Využijte své znalosti s ClickUp Brain
Vliv znalostní práce na svět každým dnem roste. Automatizace a znalosti získávají na významu a rychle nahrazují manuální práci. V takovém světě je přístup k informacím, jejich analýza a využití nejcennější dovedností. Znalostní báze založené na umělé inteligenci to usnadňují.
Dobrý software pro sdílení znalostí založený na umělé inteligenci zjednodušuje složitost organizačních dat, propojuje jednotlivé body a nabízí uživatelům ucelenější obraz. Automatizuje rutinní práci a uvolňuje čas i mysl pro kreativní řešení problémů.
Nástroj, který je dostatečně výkonný, aby toho všeho dosáhl, musí být promyšlený. ClickUp Brain je přesně takový. Umělá inteligence, navržená na základě dat souvisejících s projekty v ClickUp a všech dalších nástrojích, které jste do něj integrovali, získává kontextové porozumění vašemu pracovnímu prostoru a nabízí jasné a přesné odpovědi.
Od „Jaké mám dnes úkoly?“ po „Vysvětli mi proces kontroly kvality“ – ClickUp Brain snadno zvládne jakoukoli otázku. A co víc? Ukáže vám zdroj, čímž buduje důvěru a transparentnost ve vašem vztahu s umělou inteligencí.
Vyzkoušejte ClickUp Brain a podívejte se, jak funguje. Vyzkoušejte ClickUp ještě dnes zdarma.