Právě jste podepsali smlouvu s novým klientem. Vše jde dobře, dokud někdo nepožádá o soubor, o kterém jste si mysleli, že má někdo jiný. Zahájení projektu se zpozdí. Klíčová otázka zůstává týden bez odpovědi.
A najednou se ten hladký onboarding, který jste slíbili, jeví jako falešný slib. 🫤
Spolehlivá šablona pro onboardování klientů může tomuto motýlímu efektu zabránit. Pomůže vám udržet pořádek, včas nastavit očekávání a zajistit, aby obě strany byly od prvního dne na stejné vlně.
V tomto blogu se podíváme na bezplatné šablony pro onboardování klientů, které vám pomohou zajistit konzistentnost, přehlednost a tolik potřebný klid ve vašem onboardovacím procesu. 🧰
Co jsou šablony pro onboardování klientů?
Šablony pro onboardování klientů jsou strukturované rámce, které pomáhají firmám seznámit nové klienty s jejich procesy, pracovními postupy a výstupy. Pomáhají vám stanovit jasná očekávání od prvního dne, vyhnout se nedorozuměním a opomenutým krokům a ušetřit čas díky opakovatelným procesům.
Díky kontrolním seznamům, časovým harmonogramům, uvítacím balíčkům a návodům zajišťují tyto šablony hladký proces onboardingu klientů.
Co dělá šablonu pro onboardování klientů dobrou?
Nejlepší šablony pro onboardování klientů udávají tón pro celý vztah s klientem. Zjednodušují váš proces, omezují zbytečné dohadování a pomáhají klientům cítit se informovaní, uklidnění a připravení na úspěch.
👀 Spolehlivá šablona pro onboardování klientů nabízí následující funkce:
- Přehledná struktura: Popisuje každý krok procesu onboardingu, od uvítacích e-mailů přes úvodní hovory a dodávky až po zajištění, že všichni vědí, co se děje a kdy.
- Flexibilita: Přizpůsobí se různým typům klientů, odvětvím nebo službám, aniž byste museli pokaždé přepracovávat celý proces.
- Integrované komunikační nástroje: Zahrnuje uvítací balíčky, vstupní formuláře a šablony e-mailů, které pomáhají nastavit očekávání a předem odpovědět na časté dotazy.
- Integrovaná automatizace: Synchronizuje se s vašimi nástroji pro správu projektů, aby automaticky přidělovala úkoly, odesílala připomenutí a spouštěla aktualizace.
- Samoobslužné zdroje: Odkazy na užitečné průvodce, instruktážní videa a dokumentaci, aby klienti mohli rychle najít odpovědi, aniž by museli čekat na váš tým.
- Sběr zpětné vazby: Shromažďuje zpětnou vazbu od klientů v průběhu nebo po onboardingu, aby bylo možné včas zachytit varovné signály a zlepšit procesy.
🧠 Zajímavost: Myšlenka sledování zákazníků je stará jako lidstvo samo. Před více než 20 000 lety používali obchodníci základní záznamy (a paměť) k řízení vztahů s kupujícími. Raná účetní kniha dokonce obsahovala poznámky o dluzích a zboží, což byla raná verze segmentace zákazníků.
13 šablon pro onboardování klientů
Žádní dva klienti nejsou stejní. Proto může mít správná šablona pro onboardingu zásadní význam. Ať už pracujete samostatně nebo v týmu, najdete šablonu, která odpovídá vašemu stylu.
A pokud chcete jít ještě o krok dál, software pro správu projektů ClickUp CRM vám to vše umožní. Od sledování obchodů a úkolů až po správu vztahů a následných kroků – vše je organizované, přizpůsobitelné a navržené tak, aby se přizpůsobilo vašemu podnikání.
Tyto šablony typu „plug-and-play“ vám pomohou zajistit hladký a konzistentní proces onboardingu bez ohledu na odvětví nebo velikost týmu.
Projděte si tento seznam, vyberte si, co vám vyhovuje, a zbavte se starostí s onboardováním! 🎯
1. Šablona pro onboardování zákazníků ClickUp
Šablona ClickUp pro onboardování zákazníků funguje jako váš koordinátor v zákulisí, který vám pomůže udělat skvělý první dojem na každého nového klienta.
Vlastní pole, jako je typ zákazníka, balíček služeb a datum zavolání při onboardingu, vám umožňují přizpůsobit proces onboardingu každého klienta a zároveň zachovat efektivitu. Můžete například označit „Startup“ pro jednoduchý samoobslužný onboarding nebo „Enterprise“ pro přizpůsobený onboarding s vysokou mírou interakce.
Pole „Balíček služeb“ automaticky spouští příslušné postupy pro onboardingu, jako je například dodatečná podpora pro klienty Pro nebo kontrolní seznam pro rychlý start pro uživatele Basic. Pole „Datum onboardingu“ pomáhá vašemu týmu udržovat pořádek tím, že sleduje plány a zajišťuje, aby nebyly zmeškány žádné hovory.
Tato pole centralizují kontext klienta a zajišťují soulad mezi vašimi týmy zákaznického servisu, prodeje a produktového týmu.
📌 Ideální pro: Týmy poskytující služby, které spravují více segmentů klientů a potřebují centralizovaný, automatizovaný systém pro personalizaci všech úkolů souvisejících s onboardováním, sledování pokroku a efektivní škálování.
🔍 Věděli jste? Očekává se, že tržby na trhu softwaru pro správu vztahů se zákazníky porostou ročním tempem 10,17 % a v blízké budoucnosti dosáhnou objemu 145,61 miliardy dolarů.
2. Šablona nástěnky pro onboardování zákazníků ClickUp
Představte si, že se nový klient zaregistruje k vašemu střednímu předplatnému a požádá o dokumenty s bílou značkou, vyhrazenou kontaktní osobu a měsíční fakturaci. S šablonou ClickUp pro onboardování klientů můžete tyto informace zaznamenat předem pomocí polí jako Požadavky klienta, POC, Hodnota předplatného a Způsob platby, aby váš tým mohl okamžitě začít pracovat.
Například označením hodnoty předplatného 2 500 $ a zaznamenáním „vlastního brandingu“ jako požadavku zákazníka okamžitě přizpůsobíte proces onboardingu. Pokud jsou potřeba další cykly kontroly nebo designové zdroje, váš tým ví, co upřednostnit. Pole POC zajišťuje jasnou komunikaci a pole Platební metoda umožňuje vašemu finančnímu týmu připravit přesné faktury.
Potřebujete schválení smluv? Pole Podpis sleduje, zda jsou smlouvy podepsány. Chcete zpětnou vazbu? Zaznamenejte názory zákazníků do pole Zpětná vazba zákazníků. Díky poli Fáze onboardingu budete vždy vědět, jak zákazník postupuje, a nic vám neunikne.
📌 Ideální pro: Vizuální myslitele, kteří upřednostňují správu pokroku klientů pomocí tabule ve stylu Kanban s jednoduchým ovládáním pomocí drag-and-drop.
💡 Tip pro profesionály: Zábavnou formou zapojte své zákazníky do onboardingu! Přidejte prvky jako odznaky nebo odměny za splnění úkolů, abyste udrželi zájem klientů.
3. Šablona ClickUp pro onboardování nových uživatelů
Seznámení nových uživatelů s vaším produktem nebo platformou je klíčovým momentem, který formuje jejich zkušenosti, důvěru a dlouhodobé zapojení. Šablona ClickUp pro onboardování nových uživatelů zajišťuje, že tato cesta bude plynulá a konzistentní, a poskytuje jasnou, strukturovanou cestu, která pomáhá uživatelům cítit se pohodlně, rychle objevit hodnotu a zůstat zapojeni.
S touto šablonou je můžete automaticky provést řadou přizpůsobených úkolů: prozkoumat rozložení pracovního prostoru, zkontrolovat přiřazené úkoly, pochopit, jak komentovat nebo označovat členy týmu, a naučit se sledovat výsledky práce.
Každý krok je předem připravený, intuitivní a vede je k hodnotě bez nutnosti podpory. Strukturovat cestu do jasných fází, jako je „Uvítací prohlídka“, „První úkol“ a „Základy týmové spolupráce“.
Přidejte ClickUp Docs s integrovanými návody, přiřaďte úkoly ve formě kontrolních seznamů a nastavte automatické sledování, pokud někdo zpozdí.
📌 Ideální pro: SaaS společnosti nebo platformy, které vítají nové uživatele a pomáhají jim rychle se seznámit s klíčovými funkcemi a pracovními postupy.
📖 Další informace: Bezplatné šablony plánů komunikace v rámci projektu
4. Šablona kontrolního seznamu pro onboardování ClickUp
Šablona kontrolního seznamu pro onboardování ClickUp vám poskytuje opakovatelný, organizovaný systém, který zajistí, že každý nový zaměstnanec bude od prvního dne plně produktivní.
Řekněme, že přijímáte nového zaměstnance do oddělení zákaznické podpory. S touto šablonou můžete okamžitě přizpůsobit proces pomocí polí jako pracovní pozice, oddělení a datum nástupu. Jakmile zadáte pracovní e-mail, šablona automaticky spustí úkoly, jako je odeslání uvítacího e-mailu, poskytnutí nástrojů podpory a naplánování individuální schůzky s nadřízeným.
Úkoly jako školení o produktech, přístup k systému a potvrzení zásad jsou již předem připravené, přiřazené a sledovatelné, takže nic nezmeškáte.
📌 Ideální pro: Personální oddělení, HR a vedoucí týmů v rychle rostoucích společnostech, kteří potřebují rychle onboardovat nové zaměstnance v rámci svého softwaru pro onboardování klientů.
🤝 Přátelské připomenutí: Jakmile se vaši klienti zaregistrují, začněte přátelským uvítacím e-mailem. Uveďte základní informace, jako jsou kontaktní údaje, kopie smluv a další kroky. Můžete také přidat užitečné zdroje, jako jsou návody, často kladené otázky nebo průvodce.
5. Šablona pro onboardování ClickUp HubSpot
Šablona ClickUp HubSpot Onboarding Template zajišťuje hladký a personalizovaný proces onboardingu pro každého klienta. Od nastavení CRM po automatizaci marketingu můžete zmapovat klíčová témata, milníky a úkoly do přehledného a sledovatelného plánu pro rychlejší přijetí.
Díky tomu můžete:
- Přizpůsobte onboardingu podle typu klienta: Start-up možná potřebuje jen nastavení CRM a průvodce po landing page. Rozšiřování podniku? To může zahrnovat migraci dat, integraci se stávajícími nástroji a onboardingu pro celý tým.
- Sledujte každý krok napříč funkcemi: Pomocí přizpůsobených zobrazení sledujte průběh úkolů napříč týmy prodeje, marketingu, IT a zákaznické podpory.
- Vše centralizujte na jednom místě: Připojte standardní operační postupy, návody a školicí videa přímo k úkolům. Už nemusíte hledat odkazy nebo soubory v různých nástrojích.
- Vytvořte onboardingové cesty založené na rolích: Proškolte obchodního zástupce v jednotlivých fázích prodejního procesu a zároveň zaškolte marketingového manažera v pracovních postupech kampaní a hodnocení potenciálních zákazníků – každý s vlastními úkoly, vlastníky a termíny.
📌 Ideální pro: Agentury nebo týmy, které přecházejí na nástroje a služby HubSpot, s kroky přizpůsobenými tomuto ekosystému.
6. Šablona přijímacího formuláře ClickUp
Šablona formuláře ClickUp Intake Form Template poskytuje přehledný formát pro shromažďování přesně těch informací, které potřebujete od klientů, kolegů nebo zainteresovaných stran, bez zbytečných diskusí. Můžete ji přizpůsobit tak, aby vyhovovala vašemu pracovnímu postupu při shromažďování briefů klientů, požadavků na služby, interní zpětné vazby a podrobností o nových projektech.
Díky integrovaným polím, jako jsou rozpočet, preferovaný způsob kontaktu, název společnosti a další poznámky, můžete shromáždit všechny potřebné informace. Všechny odeslané údaje se převedou na úkoly ClickUp nebo položky v pracovním prostoru, takže následné kroky mohou probíhat automaticky.
Tato šablona vstupního formuláře vám také umožňuje směrovat odpovědi, přiřazovat členy týmu a dokonce automatizovat části procesu, aby se vše urychlilo.
📌 Ideální pro: Služby založené na poskytování služeb, které shromažďují počáteční informace o klientech před zahájením jednání nebo předložením nabídek.
📖 Další informace: Marketing životního cyklu zákazníka: Průvodce pro marketéry
📮 ClickUp Insight: Přibližně 43 % pracovníků odešle denně 0–10 zpráv. I když to naznačuje více soustředěné nebo promyšlené konverzace, může to také znamenat nedostatek plynulé spolupráce, kdy se důležité diskuse odehrávají jinde (například v e-mailech).
Abyste předešli zbytečnému přeskakování mezi platformami a přepínání kontextu, potřebujete komplexní aplikaci pro práci, jako je ClickUp, která kombinuje projekty, znalosti a chat na jednom místě – to vše s podporou umělé inteligence, která vám pomáhá pracovat efektivněji.
7. Šablona ClickUp CRM
Správa vztahů se zákazníky udržuje obchodní transakce v chodu a klienty spokojené. Šablona ClickUp CRM vám pomůže spravovat více potenciálních zákazníků, konverzací, následných kroků a úkolů spojených s každou fází prodeje a zákaznické cesty.
Šablona, která byla navržena tak, aby strukturovala vztahy a správu klientů, vám umožňuje mapovat vaše aktivity, sledovat pokrok každého potenciálního zákazníka a stanovovat priority akcí na základě fází prodeje. Pomáhá vám také udržovat přehlednou a prohledávatelnou databázi zákazníků. Můžete v ní ukládat klíčové informace, jako je odvětví, pracovní pozice a kontaktní údaje, a rychle je třídit nebo filtrovat podle svých potřeb.
Pro každého potenciálního zákazníka můžete nastavit úkoly, jako je počáteční kontakt, následný e-mail a naplánování demonstrace, čímž zajistíte jasnou odpovědnost za každý krok. Jakmile váš prodejní tým postupuje v procesu, může pomocí zobrazení Ganttova diagramu v ClickUp vizualizovat časové osy úkolů a automatizovat připomenutí pro následné kroky nebo oznámení při dosažení milníků.
Ideální pro: Prodejní a account management týmy, které chtějí zefektivnit správu potenciálních zákazníků, komunikaci s klienty a stanovení priorit úkolů pomocí CRM v ClickUp.
🔍 Věděli jste? Před zavedením digitálních nástrojů používaly podniky v 50. letech minulého století Rolodexy k ruční správě kontaktů na zákazníky, přičemž místo procházení dashboardů listovaly kartičkami.
8. Šablona kontaktního formuláře pro zákazníky ClickUp
Šablona kontaktního formuláře pro zákazníky ClickUp vám nabízí pohodlný způsob, jak sledovat zpětnou vazbu od zákazníků, shromažďovat data pro výzkum, průzkumy a zákaznický servis a organizovat kontaktní informace pro marketingové kampaně nebo následné aktivity.
Zobrazení kontaktního formuláře zákazníka zachycuje a organizuje všechny odeslané formuláře, což usnadňuje přístup k kontaktním údajům, zpětné vazbě a problémům. Zobrazení souhrnu kontaktů vám poskytuje přehled o probíhajících požadavcích a pomáhá vám identifikovat trendy nebo naléhavé problémy.
Můžete dokonce automatizovat následné kroky a analyzovat data požadavků, abyste zvýšili efektivitu podpory a zajistili včasné odpovědi.
📌 Ideální pro: Týmy zákaznické podpory, manažery služeb a firmy, které chtějí zlepšit komunikaci se zákazníky a zajistit, aby každá žádost byla vyřízena efektivně.
9. Šablona pro spolupráci s klienty ClickUp Client Success
Úspěch klientů závisí na budování silných a trvalých vztahů, které jim pomohou dosáhnout jejich cílů. Šablona ClickUp Client Success Collaboration Template podporuje toto partnerství tím, že poskytuje týmům pro úspěch klientů tolik potřebnou strukturu pro komunikaci, plánování a spolupráci s klienty ve sdíleném pracovním prostoru, aby se všichni mohli soustředit na výsledky.
S touto šablonou můžete vytvořit jednotné centrum pro komunikaci s klienty. Od zahájení projektu až po sledování milníků uchovává klíčové úkoly, poznámky a aktualizace na jednom místě. Použijte ji k vytvoření kontrolních seznamů pro onboardování klientů, zaznamenávání zpětné vazby, sledování KPI nebo plánování pravidelných kontrol. Můžete také přiřazovat odpovědnosti, nastavovat časové plány a sledovat pokrok v reálném čase.
📌 Ideální pro: Týmy zákaznické podpory a manažery pracující napříč odděleními, kteří zajišťují, aby míra onboardingu, zapojení a retence zákazníků byla sladěná a proaktivní.
S ClickUp jsme udělali další krok vpřed a vytvořili dashboardy, kde naši klienti mohou v reálném čase sledovat výkonnost, obsazenost a projekty. Díky tomu se klienti cítí propojeni se svými týmy, zejména vzhledem k tomu, že se nacházejí v různých zemích a někdy dokonce na různých kontinentech.
S ClickUp jsme udělali další krok vpřed a vytvořili dashboardy, kde naši klienti mohou v reálném čase sledovat výkonnost, obsazenost a projekty. Díky tomu se klienti cítí propojeni se svými týmy, zejména vzhledem k tomu, že se nacházejí v různých zemích a někdy dokonce na různých kontinentech.
10. Šablona pro onboardování zákazníků od HubSpot
Šablona HubSpot pro onboardování zákazníků je jako startovací sada pro firmy, které chtějí na nové zákazníky udělat dobrý první dojem. Je navržena tak, aby sloužila oběma stranám onboardovacího procesu. Zákazníci získají jasný plán a všechny potřebné informace předem, zatímco váš interní tým získá nástroje, díky kterým bude vše za kulisami dobře organizované.
Pomocí interního kontrolního seznamu pro onboardování nových zákazníků sjednoťte svůj tým ohledně klíčových kroků před zahájením spolupráce s klientem a zašlete přizpůsobitelný uvítací balíček, aby klienti měli jasno v tom, na koho se obrátit, jak funguje podpora a co bude dál.
Shromážděte všechny důležité údaje předem pomocí formuláře pro přijetí zákazníka, aby váš tým mohl přizpůsobit proces onboardingu.
📌 Ideální pro: Marketingové a prodejní týmy používající HubSpot, které chtějí plug-and-play proces pro onboardování nových zákazníků.
📖 Další informace: Softwarové nástroje pro udržení zákazníků
🔍 Věděli jste, že... CRM se začalo rozvíjet v 90. letech, kdy byla v roce 1993 uvedena na trh společnost Siebel Systems. Ta spojila prodej, marketing a podporu do jedné platformy. Byla to také éra Sales Force Automation, inovativnějšího způsobu řízení prodejního procesu.
11. Šablona pro onboardování zákazníků od Pipefy
Šablona Pipefy pro onboardování zákazníků obsahuje editovatelný onboardovací trychtýř a přizpůsobitelné formuláře pro předběžné shromažďování údajů, jako jsou cíle klientů, technické preference a osoby s rozhodovací pravomocí.
Jak klienti procházejí jednotlivými fázemi onboardingu – přivítání, nastavení, školení, spuštění – šablona automaticky odesílá připomenutí, přiděluje úkoly a aktualizuje stavy. Funkce sdílené doručené pošty udržuje komunikaci organizovanou tím, že ukládá všechny zprávy na platformu a přiřazuje je členům týmu, což vašemu týmu pomáhá reagovat rychleji a efektivněji.
📌 Ideální pro: Provozní a procesně orientované týmy, které chtějí strukturovaný, sledovatelný pracovní postup, který lze škálovat na větší týmy nebo oddělení.
🤝 Přátelské připomenutí: Začněte komunikovat včas a důsledně, vždy se zaměřte na sdělení zaměřená na hodnotu. Vaše jazyková komunikace musí být jednoduchá a jasná, bez žargonu, když vysvětlujete procesy nebo odpovídáte na otázky.
12. Šablona formuláře pro onboardování klientů od Template. Net
Šablona formuláře pro onboardování klientů od Template. Net začíná zadáním informací o klientovi (název společnosti, adresa a hlavní kontaktní osoba), čímž zajišťuje, že váš tým bude mít přesné záznamy a nedojde k pozdějším nejasnostem.
Šablona obsahuje prostor, kde mohou klienti sdělit, jaké služby hledají, například poradenství, projektovou práci nebo design/vývoj. To klientům umožňuje popsat své cíle vlastními slovy.
Sekce Právní dohody potvrzuje, že klient je informován o vašich podmínkách a zásadách ochrany osobních údajů, což poskytuje právní jasnost pro obě strany.
📌 Ideální pro: Malé podniky nebo samostatní profesionálové, kteří chtějí přehledný a jednoduchý formulář pro shromažďování údajů o klientech a jejich potřebách.
💡 Tip pro profesionály: Použijte interaktivní návody, kontrolní seznamy nebo ukazatele pokroku, abyste klienty provedli každým důležitým krokem. Spojte tyto nástroje s podrobnými pokyny a ukazateli pokroku, abyste udrželi zájem klientů a zajistili hladký průběh.
13. Šablona prezentace pro onboardování prodejních klientů od Template. Net
Šablona pro prezentaci onboardingu prodejních klientů od Template. Net je navržena tak, aby vaše předání po prodeji proběhlo co nejhladčeji. Přidejte platební kalendáře, akceptované platební metody a dokonce i zásady pro pozdní platby, abyste se vyhnuli nepříjemným překvapením v budoucnu.
Časové harmonogramy, výstupy a klíčové ukazatele výkonnosti jsou stanoveny předem, takže nemusíte hádat, jak bude vypadat úspěch nebo kdy by měly být dosaženy klíčové milníky. Šablona také zahrnuje způsob a četnost komunikace, což pomáhá vytvořit plynulejší pracovní rytmus od prvního dne.
📌 Ideální pro: Obchodní zástupce nebo account manažery, kteří novým klientům vizuálně prezentují informace o onboardingu a zahrnují klíčové podrobnosti, jako jsou časové harmonogramy, KPI a výstupy pro dobrý proces onboardingu zákazníků.
🔍 Věděli jste? Jedním z prvních moderních nástrojů pro správu kontaktů byl ACT ( Automated Contact Tracking), který byl uveden na trh v roce 1986. Byl vytvořen Patem Sullivanem a Mikem Muhneym a pomáhal obchodníkům sledovat konverzace a potenciální zákazníky ještě předtím, než se „CRM“ stalo módním slovem.
Získejte bezplatnou sadu nástrojů pro onboardování s ClickUp
Máte nové klienty, což je skvělé, dokud se nesnažíte najít ten vstupní formulář, přemýšlíte, zda jste poslali následné e-maily, nebo prohledáváte e-mailové konverzace.
ClickUp, aplikace pro vše, co souvisí s prací, nabízí připravené šablony pro onboardingu, které jsou přehledné, přizpůsobitelné a vytvořené pro skutečné týmy.
Ať už jste samostatný konzultant nebo součástí rostoucí agentury, tyto šablony vám poskytnou strukturu bez rigidnosti.
Pracujte jako profesionál a zaregistrujte se do ClickUp zdarma ještě dnes! ✅