Váš nový zaměstnanec nastupuje v pondělí. Personální oddělení zaslalo potřebné dokumenty, ale notebook je stále na cestě. Jeho nadřízený naplánoval uvítací hovor a kolega, který mu má pomoci s nastavením, je právě mimo kancelář. Než se nový zaměstnanec bude moci začít zaučovat do své role, je třeba tyto mezery vyřešit.
Příprava je důležitá i po prvním pracovním dni. V průzkumu společností BambooHR a TalentLMS z roku 2025, do kterého se zapojilo 1 156 amerických zaměstnanců, kteří v předchozím roce nastoupili do nového zaměstnání, 52 % respondentů uvedlo, že se zaškolení příliš soustředilo na administrativu namísto školení zaměřeného na pracovní náplň.
Užitečný plán zaškolení musí zahrnovat dvě věci: připravit nové zaměstnance na nástup a pomoci jim seznámit se s prací. To znamená rozhodnout, kdo připraví vybavení, kdo bude novému zaměstnanci pomáhat, jaké školení potřebuje a kdy zkontrolovat jeho pokrok.
Níže najdete 10 příkladů zapracování nových zaměstnanců z firem jako Epiq, HCLTech a Salesforce, které jsou zdokumentovány v firemních zprávách a příbězích zákazníků zveřejněných v letech 2024 a 2025. Zahrnují propojené pracovní postupy pro nastavení, vedení s podporou umělé inteligence a školení zaměřené na konkrétní pracovní role, a to včetně praktických nápadů, které si můžete přizpůsobit. Najdete zde také vzorový pracovní postup s rozpisem povinností a termínů.
TL;DR: Tyto příklady zapracování nových zaměstnanců ukazují, jak týmy řeší přípravu před nástupem, podporu ze strany mentora, školení zaměřené na konkrétní pracovní pozici a zpětnou vazbu. Vyberte si postupy, které řeší mezery ve vašem procesu, a poté je přizpůsobte kapacitám vašeho týmu a potřebám nového zaměstnance. Využijte vzorový pracovní postup k přidělení odpovědností a termínů a vyhodnocujte pokrok na základě prokázaných dovedností a zpětné vazby od zaměstnanců spolu s plněním úkolů.
Co dělá příklad zapracování zaměstnanců hodný napodobení?
Příklad zaškolení zaměstnance stojí za to napodobit, pokud můžete určit, kdo je zodpovědný za jednotlivé kroky a co je spouští. Zaškolení je komplexní proces, během kterého se nový zaměstnanec dostane od podepsané pracovní smlouvy až k samostatné a produktivní práci. Úvodní školení je jeho součástí, obvykle probíhá první den nebo týden.
Hledejte postup, který řeší konkrétní potřebu: seznámení s produktem, budování vztahů nebo posouzení připravenosti na samostatnou práci. Než jej zavedete, zjistěte, kterou část zapracování nových zaměstnanců podporuje.
| Termín | Co článek obsahuje | Jak posoudit úspěšné absolvování |
| Příprava před nástupem | Příprava v období mezi přijetím nabídky a nástupem do práce | Nezbytná příprava před zahájením činnosti je hotová, nevyřešené záležitosti byly přiděleny k dalšímu zpracování |
| Základní školení | Seznámení s firemními zásadami, nástroji a způsoby práce | Nový zaměstnanec zná základní informace a ví, kde najít další pokyny |
| Zaškolování | Širší proces osvojování si pracovní role, navazování vztahů a získávání podpory | Nový zaměstnanec dokáže splnit dohodnuté očekávání ohledně své role a ví, kdy má požádat o pomoc |
| Zvykání se na novou roli | Praxe a školení směřující k dosažení očekávané úrovně výkonu v dané pozici | Nový zaměstnanec prokazuje dovednosti a úsudek potřebné pro danou práci |
Tyto aktivity se mohou překrývat. Nový zaměstnanec se může zúčastnit firemní orientace a zároveň stínovat kolegu z týmu, a po skončení úvodních školení pak pokračovat v zaškolení do dané role.
Chcete-li ověřit, zda váš plán zahrnuje více než jen základní nastavení, využijte pět oblastí popsaných v rámci „pěti C“ od Talya Bauerové:
- Dodržování předpisů: požadované dokumenty, zásady a pravidla na pracovišti
- Upřesnění: povinnosti, priority a očekávání spojené s danou pozicí
- Sebedůvěra: příležitosti k procvičování, získávání zpětné vazby a budování sebedůvěry v práci
- Vztahy: vztahy s kolegy, kteří vám mohou poskytnout pomoc a kontext
- Kultura: porozumění tomu, jak lidé komunikují, rozhodují se a spolupracují
Žádný příklad z konkrétní firmy nemusí pokrývat všech pět bodů. Program „buddy“ může posílit vzájemné vazby, zatímco úkol pod dohledem může budovat sebevědomí a odhalit potřeby v oblasti školení. Využijte tyto příklady k doplnění mezer ve vašich šablonách pro zapracování nových zaměstnanců a přizpůsobte každou z těchto praktik práci, kterou vaši noví zaměstnanci budou skutečně vykonávat.
Příklady zaškolování zaměstnanců: příprava před nástupem a první kroky
Vybavení, přístup k informacím a jasný plán na začátek pomáhají novým zaměstnancům začít pracovat, aniž by museli strávit první týden vyřizováním různých žádostí. Tyto společnosti organizují tuto přípravu různými způsoby.
1. Propojené zařízení a nastavení účtu ve společnosti Epiq
Ve společnosti Epiq zahrnuje zaškolování nových zaměstnanců několik systémů, od záznamů o zaměstnancích v Workday až po žádosti o služby v ServiceNow. Systém Launchpad propojuje tyto pracovní postupy, takže objednávání notebooků, zřízení účtů a vyřizování dokumentace mohou probíhat souběžně.
Příběh zákazníka společnosti Microsoft z roku 2025 vysvětluje, jak společnost Epiq využívá také nástroj AI Builder s Azure OpenAI k řešení nesourodých identifikačních čísel zaměstnanců v hromadných náborových formulářích. Umělá inteligence sjednocuje formátování, čímž snižuje potřebu ručního úpravy předtím, než informace projdou procesem.
Díky tomu má každá technologie konkrétní úkol. Automatizace pracovních postupů koordinuje požadavky, zatímco umělá inteligence zpracovává vstupní data, která by jinak musel někdo interpretovat a opravit.
Text: Propojte žádosti o vybavení, účty a dokumentaci do jednoho záznamu o zapracování, aby manažeři mohli vidět, co je již připraveno a čemu je třeba ještě věnovat pozornost.
Přizpůsobte si to: Začněte s opakovaným předáváním úkolů, které vyžaduje manuální práci. Ověřte informace zpracované umělou inteligencí, než je použijete k aktualizaci záznamů o zaměstnancích nebo k žádosti o přístup.
2. Personalizovaný dokument pro zaškolení od společnosti Tremendous
Několik dní před nástupem do společnosti Tremendous obdržela jedna zaměstnankyně dokument v aplikaci Notion, který pro ni připravil její manažer. Obsahoval popis její pracovní pozice, seznam klíčových kontaktů, aktuální projekty a odkazy na interní zdroje, které bude potřebovat.
Ve své zprávě o zapracování z roku 2024 popsala, jak se seznamovala s historií společnosti prostřednictvím nahraných představení jednotlivých oddělení a sdílené knihovny zdrojů. Zhruba dva týdny po nástupu se skupina nových zaměstnanců setkala s vedoucími oddělení na krátkých besedách ve formě otázek a odpovědí.
Díky tomu měla čas si látku osvojit a začít pracovat na úkolu ještě před živými diskusemi. Hned v prvním týdnu sepsala odbornou studii, přičemž dokument pro zaškolení jí poskytl kontext pro tuto práci.
Text: Připravte úvodní dokument, který propojí povinnosti nového zaměstnance s konkrétními lidmi, projekty a zdroji.
Přizpůsobte si to: Zaznamenejte informace, které platí pro všechny pozice, a živé relace využijte k zodpovězení dotazů. Komunikaci před nástupem zaměřte spíše na přípravu než na to, abyste od zaměstnanců očekávali, že absolvují školení ještě před začátkem pracovního poměru.
3. Nástroj pro vyhledávání podporovaný umělou inteligencí od společnosti Guidewire
Nový zaměstnanec možná ví, co má dělat, ale neví, jaký interní nástroj má použít nebo jak k němu získat přístup. Interní AI asistent společnosti Guidewire, GWiz, pomohl nově nastoupivšímu technickému produktovému manažerovi s obojím.
Ve své zprávě z roku 2024 popsal, jak pomocí GWiz vyhledal potřebné nástroje a požádal o přístup prostřednictvím ServiceNow. Nastavení zařízení zajistilo IT oddělení, zatímco helpdesk BizTech na Slacku poskytoval další možnost podpory.
Jeho plán zaškolení také odkazoval na dokumentaci týmu a zahrnoval jeden z prvních úkolů: vypracování komplexního příkladu použití produktu. Nastavení nástroje tak podporovalo konkrétní pracovní úkol.
Text: Poskytněte novým zaměstnancům jasný výchozí bod pro vyhledávání nástrojů a žádání o přístup, včetně lidské podpory v případě, že narazí na potíže.
Přizpůsobte si to: Nechte asistenta, aby žádost zpracoval, zatímco oprávnění vlastníci přístup schválí. Do žádosti uveďte dostatek informací, aby mohli tito vlastníci jednat.
Příklady zaškolování zaměstnanců pro individuální přístup
Díky programům „buddy“ mají noví zaměstnanci někoho, na koho se mohou obrátit s dotazy a kdo jim pomůže se zorientovat. V průzkumu společnosti BambooHR z roku 2025 uvedlo 31 % respondentů, že jim při zapracování chyběly smysluplné interakce. Pocit, že je tým novým zaměstnancům nakloněn, byl hlavním faktorem posilujícím pocit sounáležitosti, což uvedlo 53 % respondentů.
4. Regionální úvodní videa a chatbot s umělou inteligencí společnosti HCLTech
Úvodní školení společnosti HCLTech ve Spojených arabských emirátech, Ománu a Turecku se zaměřila na regionální politiky, kulturní normy a pracovní postupy. Pro zaměstnance přicházející z Indie byly některé informace týkající se celé společnosti již známé.
Aby se omezila opakovanost, zavedla společnost v Microsoft Streamu úvodní video rozdělené do kapitol, doplněné chatbotem Copilot, který vycházel z jeho přepisu. Zaměstnanci si mohli vybrat relevantní části a klást doplňující otázky, aniž by museli čekat na další školení personálního oddělení.
Ve své zprávě za rok 2025 společnost HCLTech uvedla, že zkrátila úvodní školení ze tří hodin na 30 minut. Personální oddělení mohlo také vyhodnotit využití obsahu a identifikovat témata, která vyžadovala zlepšení.
Text: Rozdělte materiály pro zaškolení do jasně označených témat a poskytněte zaměstnancům možnost klást otázky s využitím schváleného obsahu.
Upravte si to: Určete, které části jsou povinné a které slouží pouze jako referenční materiál. Dotazy týkající se individuálních okolností směřujte na personální oddělení.
5. Plány zaškolení na míru podle jednotlivých rolí ve společnosti Tüpraş
Společnost Tüpraş využívá Microsoft 365 Copilot, aby pomohla personálnímu oddělení vytvářet plány zaškolení pro různé pozice. Místo toho, aby tým připravoval každý plán od nuly, využívá umělou inteligenci k uspořádání relevantních aktivit a pokynů souvisejících s danou pracovní pozicí.
Vedoucí oddělení HR technologií a analytiky také popsal, jak noví zaměstnanci využívají Copilot k kladení otázek ohledně firemních zásad, procesů a projektů.
Tento přístup podporuje obě strany zapracování: personální oddělení připraví relevantnější plán a zaměstnanci mohou během jeho realizace nacházet potřebné informace.
Text: Zadejte do nástroje s umělou inteligencí schválené požadavky na danou pozici a školicí materiály, které vám pomohou připravit první návrh plánu zaškolení.
Upravte: Nechte manažera zkontrolovat pracovní zátěž, pořadí činností a cíle. Zapojte osoby odpovědné za zaškolení, aby plán zohledňoval jejich časovou dostupnost.
6. Zavedení AI nástrojů v prvním týdnu u společnosti Ultralytics
Společnost Ultralytics zahrnuje do svého plánu zapracování schválené nástroje založené na umělé inteligenci. Její příručka pro nové členy týmu, vytvořená v roce 2025, stanovuje postup od přípravy před nástupem až po prvních 90 dní.
Nastavení účtu začíná pozvánkou do služby Rippling, na kterou navazuje přístup k firemnímu Slacku a portálu Ultralytics. Mezi cíle prvního týdne patří integrace schválených AI asistentů a automatizací do každodenní práce, školení v oblasti bezpečnosti, seznámení s ostatními týmy a včasný přínos. Kontrolní seznam na portálu zahrnuje v příslušných případech také aktivaci AI agentů.
Díky tomu se příprava na používání nástrojů s umělou inteligencí stává pevnou součástí zaškolení, místo aby si každý zaměstnanec musel nástroje vybírat a pravidla si stanovovat sám.
Text: Zařaďte schválené nástroje umělé inteligence do seznamu úkolů pro nastavení a školení dané pozice.
Přizpůsobte: Vysvětlete, k čemu každý nástroj slouží, jaké informace s ním mohou zaměstnanci využívat a kdy je třeba jeho výstup zkontrolovat. Tyto pokyny přizpůsobte úkolům, které bude nový zaměstnanec vykonávat.
Příklady zaškolování zaměstnanců zaměřené na školení pro danou pozici a navazování kontaktů
Jakmile je úvodní fáze za námi, zaměstnanci potřebují praxi, zpětnou vazbu a budování pracovních vztahů. Tyto společnosti této podpoře vymezují jasné místo v harmonogramu zaškolování.
7. Koučové pro zaškolení zaměřené na konkrétní pracovní pozice v TD Bank
TD Bank přiděluje účastníkům programu Advice Academy kouče na sedm až devět týdnů. Její program Retail Onboarding Coach Program byl po pilotní fázi v plném rozsahu spuštěn v únoru 2024.
Podle popisu společnosti TD účastníci absolvují strukturovaný program přizpůsobený jejich pracovní pozici a podle potřeby i individuálně upravený. Individuální i skupinová sezení kombinují scénářové učení, hraní rolí a otázky.
Kouč má jasně stanovené povinnosti v oblasti školení a naplánovaný čas, který stráví se zaměstnancem. To účastníkům poskytuje trvalou podporu při uplatňování toho, co se naučili.
Tip: Poskytněte koučům pro zaškolování nový personál osnovy, naplánované sezení a jasně stanovené období, za které nesou odpovědnost.
Přizpůsobte: Vytvořte cvičení zaměřená na rozhodnutí, která budou zaměstnanci ve své práci činit. Pomocí těchto cvičení zjistěte, kde je potřeba více vysvětlení nebo práce pod dohledem.
8. Úvodní školení společnosti Salesforce následované školením zaměřeným na konkrétní pracovní pozici
Společnost Salesforce zahajuje zaškolování pětidenním programem „Discovering Salesforce“, než se zaměstnanci přesunou k odbornému školení zaměřenému na konkrétní pracovní pozice. Společný úvod nastolí kontext společnosti; další fáze se zaměřuje na samotnou práci.
Firemní blog popisuje čtyřdenní obecný program pro nové zaměstnance z oblasti technologií a produktového vývoje, který kombinuje interaktivní aktivity s aktivitami, které si účastníci absolvují vlastním tempem. Následuje školení zaměřené na konkrétní pracovní role, jehož součástí jsou workshopy věnované nástrojům a procesům, včetně vytváření pracovních postupů a botů ve Slacku.
Noví zaměstnanci také využívají Trailhead a dostávají Trail Guide, neformálního mentora, který jim pomáhá se zapracovat.
Text: V harmonogramu nového zaměstnance znázorněte přechod od úvodního seznámení s firmou k zaškolení do konkrétní pozice a u každé fáze jasně uveďte odpovědnou osobu.
Přizpůsobte: Základní informace o společnosti udržujte konzistentní, ale praktické školení přizpůsobte pozici zaměstnance a jeho dosavadním zkušenostem.
9. Vzdálený zaškolovací program a úvodní školení pro nové zaměstnance ve společnosti Canonical
Společnost Canonical kombinuje plán zaškolení vytvořený manažerem s pozdější příležitostí setkat se s kolegy osobně. Počáteční plán zahrnuje obchodní kontext, klíčové osoby, nástroje a postupy asynchronní práce.
V článku z roku 2024 věnovaném novému zaměstnanci oddělení Customer Success společnost Canonical popsala, jak během prvních několika měsíců pozvala nové zaměstnance z různých pozic a úrovní na třídenní úvodní sprint, jehož náklady hradila firma. Součástí akce jsou přednášky vedoucích pracovníků a čas strávený s ostatními novými zaměstnanci.
Zaměstnanci proto nejprve dostávají podporu při své bezprostřední práci a teprve poté, co získají určité zkušenosti s fungováním organizace, navazují širší vztahy.
Text: Výslovně vysvětlete postupy při práci na dálku, včetně toho, kde se zaznamenávají rozhodnutí a jak mohou zaměstnanci požádat o pomoc.
Upravte si to: Využijte pozdější společnou akci pro širší seznámení. Zajistěte, aby základní školení a podpora v první den nezávisely na cestování ani na účasti na této akci.
10. Vzdělávací programy společnosti Hirsh Precision založené na pracovních rolích
Společnost Hirsh Precision převedla svůj interní vzdělávací program do systému pro správu vzdělávání a uspořádala obsah do kariérních cest a procesů zapracování. Noví zaměstnanci tak měli na jednom místě přístup k informacím relevantním pro jejich pozici, včetně zdrojů pro pozdější křížové školení.
Ve své zprávě o personální situaci z roku 2024 výrobní společnost také popsala, jak využívá svůj CRM systém a marketingovou platformu k odesílání e-mailů v rámci zapracování, interních oznámení o nových zaměstnancích a přidělování úkolů.
Tento systém propojuje přípravu s průběžným vzděláváním: předání nového zaměstnance zahajuje práci, zatímco vzdělávací systém organizuje znalosti, které zaměstnanci potřebují k dalšímu rozvoji.
Tip: Zorganizujte skupinové školení zaměřené na dovednosti a povinnosti jednotlivých pozic a pověřte někoho správou těchto materiálů.
Přizpůsobte: V případě potřeby kombinujte online výuku s praktickým nácvikem pod dohledem. Sledujte prokázané kompetence odděleně od absolvování kurzu.
Příklad postupu při zapracování nových zaměstnanců
Průběh procesu zapracování zaměstnanců mapuje každý krok na spouštěcí událost, odpovědnou osobu, výstup a termín. Tento ilustrativní pracovní postup vám poskytne výchozí strukturu, kterou můžete přizpůsobit pomocí těchto šablon pracovních postupů nebo bezplatné šablony pro zapracování zaměstnanců.
Pracovní postup zaškolování založený na spouštěčích
| Krok | Spouštěč | Odpovědná osoba | Výsledek | Doporučený termín |
| Otevřít záznam o zaškolení | Nabídka přijata | People Ops | Jeden sdílený záznam s úkoly pro personální oddělení, IT, manažera a mentora | Ještě dnes |
| Zajistěte vybavení a účty | Záznam otevřen | IT | Objednané vybavení a podané žádosti o přístup, včetně zaznamenaných termínů dodání a instalace | 10 pracovních dnů před nástupem |
| Určete parťáka a sepište plán 30-60-90 | Záznam otevřen | Personalista | Určení mentora a náhradníka s cíli pro prvních 30, 60 a 90 dní | Pět pracovních dnů před nástupem |
| Zajistěte logistiku prvního dne | Dva dny před nástupem | Personalista | Harmonogram, první kontakty a pokyny k bezpečnému nastavení | Dva dny před nástupem |
| Ověřte vybavení a přístup | Zařízení dodáno a účty k dispozici | IT | Potvrzeno převzetí vybavení, otestován požadovaný přístup a nevyřešené problémy přiděleny k dalšímu řešení | Než začne práce, která vyžaduje použití těchto nástrojů |
| Splňte první praktický úkol | Požadované nastavení a úvodní školení dokončeno | Náborový manažer; podpora ze strany kolegy | Malý úkol pod dohledem nebo cvičení odpovídající dané pozici | Konec prvního týdne, kde je to vhodné |
| První vstupní dotazník | 30. den | People Ops | Zpětná vazba ohledně nástrojů, jasného vymezení rolí a navazování kontaktů, včetně přiřazených následných opatření | 30. den |
| Hodnocení v polovině zkušební doby | 60. den | Personalista | Zpětná vazba a upravené cíle | 60. den |
| Zhodnoťte pokrok před uplynutím 90 dnů | 80. den | Personalista | Byly identifikovány zbývající potřeby v oblasti podpory a školení | 80. den |
| Zhodnoťte a naplánujte další kroky | 90. den | People Ops | Průzkum, termíny pro dokončení zbývajících úkolů a zaznamenaná zlepšení pro příštího nového zaměstnance | 90. den |
Pokud je nabídka přijata po uplynutí stanovené lhůty, okamžitě přiřaďte úkol a dohodněte se na prozatímním plánu. Pokud se změní datum nástupu, aktualizujte související termíny a informujte o tom odpovědné osoby. Nedokončenou práci nechte viditelnou i po 90. dni, místo abyste ji označili za dokončenou a plán uzavřeli.
Ve firmě bez personálního oddělení může kroky v rámci People Ops mít na starosti zakladatel nebo vedoucí týmu. Pokud není k dispozici IT tým, určete osobu zodpovědnou za zajištění vybavení a potvrzení přístupu. U směnných nebo operativních pozic může mentor nebo vedoucí směny poskytovat podporu specifickou pro danou roli, včetně školení a kontrol naplánovaných během pracovní doby.
Který příklad zapracování nových zaměstnanců byste měli napodobit jako první?
Začněte s konkrétním nedostatkem ve vašem současném procesu. Pomocí níže uvedené tabulky si vyberte vhodnou metodu a poté si ověřte, jaké osoby, nástroje a přípravu by to vyžadovalo.
Pokud začínáte úplně od nuly, tyto třídenní onboardingové sprinty vám nabídnou nápady, jak zorganizovat počáteční fázi. Plán si před nástupem nového zaměstnance projděte s oddělením HR, IT a náborovým manažerem.
| Pokud je vaším problémem | Začněte s |
| Žádosti o vybavení a účty se ztrácejí při přenosu mezi systémy | Propojené pracovní postupy společnosti Epiq a sdílená dokumentace k zaškolování |
| Novým zaměstnancům chybí kontext pro jejich první úkoly | Dokument k zapracování nových zaměstnanců připravený manažerem společnosti Tremendous |
| Zaměstnanci mají potíže s hledáním nástrojů nebo s žádostí o přístup | Nástroj společnosti Guidewire pro vyhledávání nástrojů a podávání žádostí o přístup s podporou umělé inteligence |
| Regionální zaškolení opakuje informace, které zaměstnanci již znají | Videa společnosti HCLTech rozdělená do kapitol a chatbot založený na přepisech |
| Plány zaškolení musí zohledňovat různé role | Plánování s podporou umělé inteligence ve společnosti Tüpraş, s kontrolou ze strany manažera |
| Novým zaměstnancům chybí pokyny ohledně schválených nástrojů umělé inteligence | Zavedení AI nástrojů v prvním týdnu u společnosti Ultralytics |
| Zaměstnanci potřebují podporu při uplatňování toho, co se naučili | Plánované koučování zaměřené na konkrétní pracovní pozice v TD Bank |
| Úvodní školení ve firmě jasně nepřechází do školení zaměřeného na konkrétní pracovní pozici | Společné úvodní školení společnosti Salesforce následované funkčním školením |
| Zaměstnanci pracující na dálku potřebují vztahy i mimo svůj bezprostřední tým | Pozdější zaškolení nové skupiny zaměstnanců ve společnosti Canonical spolu se zaškolením vedeným manažery |
| Školicí materiály zaměřené na konkrétní pracovní pozice jsou roztříštěné | Centralizovaný vzdělávací program a vzdělávací cesty společnosti Hirsh Precision |
Jak nastavit pracovní postup pro zaškolování zaměstnanců v ClickUp
ClickUp je ideální pro týmy, které chtějí mít výše uvedený pracovní postup založený na spouštěčích na stejném místě jako zbytek své práce. Využijte jej ke koordinaci práce mezi personálním oddělením, IT, náborovým manažerem a novým zaměstnancem. Shromážděte na jednom místě úkoly, termíny a podpůrné zdroje pro zapracování každého jednotlivce, přičemž přístup omezte pouze na osoby, které je potřebují.
Vytvořte záznam o zaškolení a přiřaďte odpovědnosti
Ve své zprávě o týmu pro zapracování nových zaměstnanců z roku 2021 popsala společnost ClickUp pracovní postup, při kterém přesunutí kandidáta do stavu NOVÝ ZAMĚSTNANEC spustilo úkol pro tým pro zapracování nových zaměstnanců. Můžete nakonfigurovat podobný proces předání a poté pomocí opakovaně použitelného seznamu nebo šablony úkolu přidat kroky přípravy a školení pro každou pozici.
Pomocí vlastních polí v ClickUp zaznamenejte datum nástupu, oddělení, náborového manažera, školitele a mentora. Každý úkol, který je třeba splnit, přiřaďte osobě odpovědné za jeho provedení. Než šablonu znovu použijete, zkontrolujte, zda jsou přiřazení pracovníci a termíny v souladu s harmonogramem nového zaměstnance.
Zajistěte vybavení, přístup a uvítací zprávy
Nakonfigurujte automatizace v ClickUp podle jednotlivých fází zapracování. Například stav PODPIS SMLOUVY může spustit zaslání uvítacího e-mailu prostřednictvím propojeného e-mailového účtu. Stav VYBAVENÍ může spustit kontrolní seznam pro objednání spotřebního materiálu, potvrzení dodávky a otestování přístupu.
Samostatná automatizace může úkol přesunout do stavu REVIEW, jakmile budou vyřešeny všechny položky v kontrolním seznamu. Položky kontrolního seznamu formulujte dostatečně konkrétně, aby jejich splnění znamenalo, že vybavení a účty jsou skutečně připraveny, a ne pouze vyžádány. Nevyřešené problémy s nastavením přiřaďte někomu, kdo je dokáže vyřešit dříve, než nový zaměstnanec tyto nástroje bude potřebovat.
Využijte Super Agent k koordinaci úkolů souvisejících se zaškolením
Nakonfigurujte „Superagenta“ pro zaškolování podle vašich schválených pokynů, požadavků na danou roli a nástrojů, které potřebuje k vytváření nebo aktualizaci úkolů. Pomůže vám převést tyto pokyny na přidělené úkoly, shrnout zbývající přípravy a upozornit koordinátora na chybějící detaily.
Například nástroj Onboarding Task List Checker od ClickUp, dostupný v rámci balíčku Accelerator, vytvoří seznam úkolů pro nového zaměstnance na základě zadaných pokynů pro zaškolení a doplní termíny splnění, pokud jsou uvedeny. Pro přizpůsobeného mezitýmového agenta určete, které úkoly spadají pod personální oddělení, IT, manažera a nového zaměstnance. Rozhodnutí o dokončení školení a připravenosti nechte na odpovědné osobě.
Přizpůsobte zdroje pro zapracování nových zaměstnanců
ClickUp Brain² pomáhá zaměstnancům klást doplňující otázky s využitím kontextu příslušného pracovního prostoru. Propojte personalizované souhrny s oficiálními pokyny, přesměrujte nejasné dotazy ohledně oprávnění na personální oddělení a zkontrolujte nastavení přístupu a sdílení předtím, než do dokumentů zahrnete informace týkající se konkrétních zaměstnanců.
Využijte zadané údaje o pozici, regionu a datu nástupu nového zaměstnance k vytvoření osobní stránky pro zapracování, která bude obsahovat relevantní školení, kontakty, informace o benefitech a pravidla pro čerpání dovolené. Nakonfigurovaný Super Agent vám pomůže shromáždit pokyny ze schválených zdrojů, zatímco nástroj Artifact poskytne interaktivní stránku, na kterou se zaměstnanec může kdykoli vrátit.
Společnost ClickUp interně využívá personalizované centrum zdrojů prostřednictvím Crew HQ. Toto centrum, vytvořené na základě informací z Artifacts a Crew Directory, přizpůsobuje benefity, mzdy, dovolené, zásady a další zdroje podle regionu, role a týmu daného zaměstnance. Crew Central zůstává hlavním zdrojem informací o základních zásadách.
Shromažďujte zpětnou vazbu a plán upravujte
Využijte formuláře ClickUp k shromažďování zpětné vazby v okamžicích, které si sami určíte. Odeslané formuláře vytvoří úkoly, díky čemuž má tým k dispozici místo, kde může posoudit připomínky a přidělit následné úkoly. Nastavte si panely ClickUp tak, aby shrnuly zaznamenané odpovědi a průběh úkolů.
Projděte si zpětnou vazbu společně s hodnocením manažera ohledně připravenosti na danou pozici. Nedokončená školení zahrňte do plánu následných kroků a v případě, že se stejný problém opakuje, aktualizujte šablonu, kterou lze znovu použít.
Mzdové údaje, informace o benefitech a další záznamy o zaměstnancích uchovávejte v systémech, které vaše organizace pro tyto účely používá, zatímco ClickUp koordinuje práci na zapracování nových zaměstnanců napříč týmy.
Časté chyby při zaškolování nových zaměstnanců
Pomocí těchto kontrolních bodů odhalte mezery ve vašem plánu zaškolování nových zaměstnanců.
- Nenechávejte předání mezi personálním a IT oddělením bez přiřazení. Nový zaměstnanec nastoupí, ale žádosti o vybavení nebo přístup k účtům stále čekají na vyřízení. Přiřaďte přípravné práce hned po přijetí nabídky k práci, stanovte termín a určete osobu odpovědnou za potvrzení připravenosti.
- Všechna školení jsou napěchována do prvního dne. Program je plný směrnic a prezentací, ale pro druhý týden není žádný jasný plán. Rozložte školení do prvních týdnů a každé téma představte ještě předtím, než ho nový zaměstnanec bude potřebovat.
- Nedat mentorovi žádné pokyny ani čas. Dojde k jednomu uvítacímu hovoru, pak je kontakt sporadický. Dohodněte se, co bude mentor zajišťovat, jak často se bude ozývat a kdo ho zastoupí, když nebude k dispozici.
- Hodnocení dokončení bez ověření porozumění. Všechna políčka jsou zaškrtnutá, ale nový zaměstnanec stále potřebuje pomoc s plněním klíčových úkolů. Spojte dokončení úkolů s praktickou prací, zpětnou vazbou a rozhovory o tom, co zůstává nejasné. Pokud porovnáváte software pro zaškolování, hledejte způsoby, jak sledovat následné akce spolu s dokončenými úkoly.
- Ukončení podpory v předem stanoveném termínu. Plán zapracování se uzavírá, zatímco potřeby v oblasti školení zůstávají nevyřešeny. Využijte závěrečné hodnocení k dohodě na pokračující podpoře, včetně určení odpovědné osoby a termínu pro každé následné setkání.
Připravte svůj tým na příštího nového zaměstnance
Ještě před nástupem nechte personální oddělení, IT a manažera odpovědného za nábor společně zkontrolovat plán. Ujistěte se, že osoby zajišťující školení a podporu mají vyhrazený čas, a vyřešte případné nedostatky v vybavení, přístupu nebo pokynech. Pokud dojde k nějakému zpoždění, informujte nového zaměstnance o tom, co může očekávat, a zajistěte alternativní řešení.
Můžete si z těchto společností vypůjčit užitečné postupy, aniž byste museli přejímat celé jejich programy. Vyberte si to, co se hodí k dané pozici a co váš tým dokáže spolehlivě zajistit.
Začněte s ClickUpem zdarma a koordinujte přípravy v rámci jednoho sdíleného plánu zaškolení.
Často kladené otázky týkající se příkladů zapracování nových zaměstnanců
Jakých je 5 C zapracování nových zaměstnanců?
Pět „C“ představuje dodržování předpisů (compliance), objasnění (clarification), sebevědomí (confidence), vztahy (connection) a kulturu (culture). Zahrnují nezbytnou administrativu a firemní zásady, jasná očekávání ohledně pracovní role, sebevědomí při výkonu práce, vztahy s kolegy a porozumění fungování organizace. Využijte je k ověření, zda váš plán zaškolení nových zaměstnanců zahrnuje jak praktickou přípravu, tak podporu, kterou nový zaměstnanec potřebuje.
Co je to pravidlo 30-60-90 pro zapracování nových zaměstnanců?
Plán zaškolení podle schématu 30-60-90 rozděluje první tři měsíce na období s definovanými cíli a kontrolními body. Prvních 30 dní se obvykle zaměřuje na učení, dalších 30 přináší větší odpovědnost a posledních 30 se soustředí na větší samostatnost. Berte to jako rámec pro plánování, nikoli jako pevné pravidlo: rozsah odpovědnosti by se měl rozšiřovat v závislosti na dané pozici, požadovaném školení a připravenosti nového zaměstnance.
Co by mělo být součástí zaškolení nových zaměstnanců?
Zaškolení zaměstnanců by mělo zahrnovat vyřízení potřebných formalit, vybavení a nastavení účtů, seznámení s týmem, jasné vymezení očekávání ohledně role, praktické školení a plánovanou zpětnou vazbu. Dejte novému zaměstnanci písemný harmonogram a jména kontaktních osob, na které se může obrátit s dotazy. Stanovte odpovědnosti a termíny pro přípravu a poté přizpůsobujte školení a podporu podle toho, jak se nový zaměstnanec rozvíjí.
Jak měříte úspěšnost zaškolení kromě splněných úkolů?
Zhodnoťte, zda je nový zaměstnanec schopen vykonávat dohodnuté úkoly specifické pro danou pozici, ví, kde hledat pomoc, a rozumí tomu, co se od něj očekává. Kombinujte postřehy manažera a úkoly pod dohledem se zpětnou vazbou ohledně nástrojů, školení a podpory. Sledujte dobu potřebnou k dosažení dohodnutých milníků odborné způsobilosti v rámci srovnatelných pozic a v případě, že výsledky odhalí mezery, stanovte následná opatření.
Jak dlouho by měl trvat proces zapracování zaměstnanců?
Zaškolení může trvat několik týdnů nebo se protáhnout na mnoho měsíců, v závislosti na složitosti dané pozice, zkušenostech nového zaměstnance a požadovaném školení. Úvodní orientace může skončit již během prvních několika dnů, zatímco specifické školení a podpora pro danou pozici pokračují. Stanovte si milníky pro hodnocení a na základě prokázané připravenosti a zbývajících školicích potřeb se rozhodněte, jaká podpora by měla pokračovat.