Ještě před vznikem instant messagingu, hovorů přes Zoom a digitálních dashboardů byly základy virtuálního projektového řízení položeny během projektu Apollo NASA.
Inženýři a vědci rozptýlení po různých místech koordinovali svou práci s astronauty ve vesmíru – bez luxusu moderních technologií. Pokud dokázali dosáhnout přistání na Měsíci s primitivními komunikačními systémy, představte si, co můžete dokázat s dnešními nástroji!
Možnosti jsou nekonečné. Pokud jste virtuální projektový manažer, který chce vylepšit své procesy nebo plánuje přejít z tradičního nastavení na virtuální projektové řízení, je tento článek určen právě vám.
Podělíme se o praktické strategie pro efektivní řízení virtuálního týmu, nezbytné nástroje pro virtuální projektový management, které musíte mít ve svém technologickém vybavení, a způsoby, jak řešit kritické výzvy.
⏰ 60sekundové shrnutí
Jak zvládnout virtuální projektový management pro vzdálené týmy:
- Definujte cíle a rozdělte práci: Stanovte jasné cíle a rozdělte virtuální projekty na zvládnutelné úkoly.
- Vyberte si správnou technologii: Používejte kombinaci nástrojů pro komunikaci (ClickUp Chat, Slack, Zoom), sdílení souborů (Dropbox), sledování času (Toggl) nebo získejte vše, co potřebujete, na jedné platformě pro řízení projektů s ClickUp.
- Stanovte komunikační pokyny: Naplánujte pravidelné schůzky, nastavte doby odezvy na různých kanálech a využijte asynchronní komunikaci s nástroji pro řízení projektů.
- Vytvořte prostředí pro spolupráci: Použijte ClickUp k přidělování úkolů, stanovení termínů a udržení všech na stejné vlně. Kanbanové tabule, zobrazení seznamů a dokumenty pomáhají vizualizovat projekty a podporují týmovou práci.
- Pomozte svému virtuálnímu projektovému týmu pracovat chytřeji: Uvolněte čas pro kreativní úkoly automatizací opakujících se procesů pomocí ClickUp Automations.
- Upřednostňujte duševní zdraví: Podporujte rovnováhu mezi pracovním a soukromým životem pomocí jasných hranic a zdrojů pro duševní zdraví.
- Sledujte pokrok a kontrolujte výkon: Používejte nástroje jako Ganttovy diagramy nebo Kanban tabule k vizualizaci pokroku.
- Podporujte pozitivní týmovou kulturu: Oceňujte úspěchy, oslavujte milníky a organizujte virtuální teambuildingové aktivity, které posílí morálku a vzájemné vztahy.
Co je virtuální projektový management?
Virtuální projektový management je proces vedení projektu, při kterém tým pracuje na dálku a využívá digitální nástroje ke spolupráci, komunikaci a sledování pokroku.
Proč je virtuální projektový management důležitý?
Virtuální projektový management vám pomůže překročit hranice tradičních kancelářských prostor. Toto uspořádání umožňuje budovat hybridní nebo vzdálené týmy a snadno řídit projekty i přesto, že se nenacházíte pod jednou střechou.
Přechod na virtuální projektový management vám také umožní dbát na pohodu vašeho týmu. Průzkum společnosti McKinsey odhalil, že pokud mají možnost, 87 % Američanů se rozhodne pracovat v flexibilním režimu.
Díky virtuální práci může váš tým zůstat produktivní a zároveň trávit kvalitní čas se svými rodinami.
Přečtěte si také: 7 klíčových výhod virtuálních týmů
Hlavní rozdíly oproti tradičnímu projektovému řízení
Zde je několik rozdílů mezi virtuálním projektovým managementem a konvenčním projektovým managementem:
| Faktory | Virtuální projektový management | Tradiční projektový management |
| Umístění týmu | Týmy jsou geograficky rozptýlené a pracují na dálku. | Týmy jsou ve stejné kanceláři nebo na stejném místě |
| Komunikace | Spoléhá se na nástroje virtuálního projektového řízení. | Především osobní schůzky nebo telefonní hovory |
| Časový harmonogram | Flexibilní pracovní doba a místa, často v různých časových pásmech | Pevná pracovní doba a povinná docházka do kanceláře |
| Spolupráce | Online platformy pro spolupráci pro týmovou práci v reálném čase | Osobní spolupráce v kancelářských prostorech |
| Nákladová efektivita | Může snížit náklady související s cestováním a kancelářskými prostory. | Vyšší náklady kvůli pronájmu fyzických kancelářských prostor, cestovním nákladům a osobním schůzkám |
👀 Věděli jste? Průzkum společnosti remote.co ukazuje, že 63 % respondentů by „rozhodně“ hledalo nové zaměstnání, pokud by nemohli pokračovat v práci na dálku.
Výhody virtuálního projektového řízení
Pojďme si projít výhody virtuálního nebo vzdáleného projektového managementu:
🌍 Přístup k mezinárodní databázi talentů
Virtuální projektový management odstraňuje geografické bariéry, takže můžete najímat ty nejlepší talenty bez ohledu na jejich umístění a zlepšovat kvalitu práce.
🏁 Větší autonomie
Díky tomu, že nemusí dojíždět do práce a mají větší kontrolu nad svým časem, si zaměstnanci pracující na dálku užívají flexibility. Autonomie zvyšuje motivaci a produktivitu a udržuje váš tým zapojený. Podle průzkumu společnosti McKinsey dokonce 83 % amerických zaměstnanců uvádí, že mohou pracovat efektivněji a produktivněji, což je hlavní výhoda práce na dálku.
💸 Úspora nákladů (pro společnost i zaměstnance)
Společnosti mohou ušetřit na režijních nákladech, jako jsou kancelářské prostory, služby a fyzická infrastruktura. Vaši zaměstnanci také těží z toho, že se nemusí stěhovat, nemají náklady na každodenní dojíždění a šetří čas.
🔍 Zaveďte transparentní systémy řízení úkolů.
Díky aktualizacím v reálném čase, přidělování úkolů a časovým harmonogramům projektů můžete rychle identifikovat úzká místa, než se z nich stanou větší problémy. s.
Jelikož jsou přidělené úkoly/výstupy dokumentovány a snadno přístupné k nahlédnutí (prostřednictvím nástrojů virtuálního projektového řízení), mohou projektoví manažeři hodnotit výkony členů týmu s větší jasností a transparentností.
Přečtěte si také: 10 výhod softwaru pro řízení projektů pro týmy
Implementace virtuálního projektového řízení
Pojďme si rozebrat základní principy řízení virtuálních týmů a projektů. Probereme vše od stanovení jasných cílů až po využití výkonných nástrojů, které udrží váš tým propojený a produktivní.
1. Definujte cíle a záměry
Prvním krokem je jasně definovat cíle projektu, konkrétní výstupy a očekávané výsledky. Musíte zajistit, aby všichni členové týmu rozuměli účelu a vizi projektu.
💡Tip pro profesionály: Vyzkoušejte šablonu SMART Goals od ClickUp, abyste si uspořádali své cíle a přiblížili se k dosažení toho, co jste si předsevzali!
Jakmile stanovíte cíle, rozdělte projekt na zvládnutelné fáze/milníky (nebo sprinty, pokud používáte agilní metodiku).
Přiřazujte úkoly členům týmu, stanovujte priority klíčových úkolů a určujte termíny, abyste mohli snadno sledovat průběh projektu a předcházet zpožděním.
Nástroj pro řízení projektů ClickUp bude pro váš virtuální tým ideální volbou.
Umožňuje vám vytvářet seznamy úkolů, stanovovat priority, přidělovat členy týmu a vizuálně sledovat pokrok. Můžete také definovat konkrétní termíny, vlastníky a závislosti pro každý úkol a udržovat svůj pracovní postup organizovaný.
2. Vybírejte své technologie s rozvahou
Celý systém virtuálního projektového řízení funguje na základě digitálních nástrojů.
Zde je několik základních nástrojů pro virtuální řízení projektů, které byste měli mít ve svém technologickém arzenálu:
- Projektový management: Nástroje pro práci na dálku, jako jsou ClickUp, Monday.com a Jira, nabízejí robustní sledování úkolů, spolupráci a správu zdrojů.
- Komunikace: Pro zasílání zpráv v reálném čase používejte Slack nebo Microsoft Teams. Vytvořte kanály pro konkrétní témata, týmy nebo fáze projektu, abyste usnadnili organizaci diskusí. Pro videokonference se hodí Zoom nebo Google Meet.
- Sdílení souborů: Používejte cloudová úložiště, jako je Google Drive, Dropbox nebo OneDrive, k bezpečnému ukládání a sdílení dokumentů.
- Sledování času: Toggl nebo Harvest jsou skvělé nástroje pro sledování času stráveného na úkolech. Pomáhají virtuálním projektovým manažerům dodržovat rozpočet projektů, identifikovat překážky a pochopit, jak členové vzdálených týmů rozdělují svůj čas.
Přepínání mezi více aplikacemi však může být zdlouhavé. Nejjednodušším řešením je použití softwaru pro práci na dálku, jako je ClickUp. Díky jeho robustní integraci můžete spravovat celý svůj technologický stack z jednoho místa.
Například ClickUp se integruje se Slackem a MS Teams; alternativně můžete použít nativní komunikační nástroje ClickUp, jako jsou ClickUp Chat a ClickUp Clips, které přinášejí video a textovou komunikaci do vašeho systému řízení projektů (podrobnosti si také brzy probereme).
ClickUp můžete integrovat s aplikacemi Zoom, Toggl, Harvest, EvenHour, Google Drive a Dropbox.
3. Stanovte komunikační pokyny
Jasná komunikace je klíčem k virtuálnímu řízení projektů.
Zde je návod, jak to strukturovat:
- Naplánujte pravidelné schůzky (např. denní porady pro rychlé aktualizace nebo týdenní revize pro sledování pokroku). Projektoví manažeři mohou použít šablony programu schůzek, aby schůzky byly zaměřené a produktivní.
- Stanovte očekávání ohledně doby odezvy v různých komunikačních kanálech. Například Slack může mít dobu odezvy jednu hodinu, zatímco e-mail může mít dobu odezvy 24 hodin.
- Určete, kdy použít konkrétní nástroje (např. ClickUp Chat/Slack pro rychlé aktualizace, e-mail pro formální komunikaci a Zoom pro podrobné diskuse).
Při řízení distribuovaného týmu musíte brát v úvahu rozdíly v časových pásmech.
Snažte se plánovat schůzky v době, kdy se překrývají pracovní doby týmů v různých časových pásmech. Nástroje jako World Time Buddy vám pomohou najít společnou pracovní dobu.
Chcete-li zajistit plynulý pracovní postup pro vzdálené nebo virtuální týmy, využijte synchronizovanou komunikaci. Pomocí nástrojů pro řízení projektů sdílejte aktualizace, zpětnou vazbu a zprávy o pokroku, které nevyžadují odpověď v reálném čase.
ClickUp Chat
V ClickUp již práce a chat nejsou oddělené. ClickUp Chat spojuje obě tyto činnosti a zefektivňuje komunikaci vašeho virtuálního týmu. Od rychlých přímých zpráv až po oznámení pro celou společnost – ClickUp Chat nabízí vše.
Úkoly můžete přímo propojit se zprávami, aby každá konverzace měla kontext. Díky funkci FollowUps můžete komentáře okamžitě proměnit v úkoly a rychleji podniknout příslušné kroky.
ClickUp Clips
Kromě komunikace v reálném čase můžete podporovat asynchronní práci pomocí ClickUp Clips a komentářů k úkolům.
Například ClickUp Clips vám umožňuje nahrávat obrazovku a sdělovat své zprávy jasně, aniž byste museli telefonovat.
Pokud potřebujete sdílet/vyhledat zpětnou vazbu nebo máte dotaz týkající se úkolu, můžete označit kolegu pomocí komentářů k úkolům v ClickUp a ten bude o tom informován.
Od přizpůsobitelných pracovních postupů a více komunikačních kanálů až po připravené šablony pro řízení projektů – ClickUp je jedinečný díky mnoha výhodám.
ClickUp pomohl našemu týmu komunikovat v rámci vzdáleného týmu v různých časových pásmech a vědět, co se děje v projektu, aniž bychom museli pořádat zbytečné schůzky nebo žádat lidi o informace e-mailem nebo přes Slack.
ClickUp pomohl našemu týmu komunikovat na dálku v různých časových pásmech a vědět, co se děje v projektu, aniž bychom museli pořádat zbytečné schůzky nebo žádat lidi o informace e-mailem nebo přes Slack.
4. Vytvořte prostředí pro spolupráci
Spolupráce je mnohem snazší, když členové týmu pracují pod jednou střechou, a to je jedna z největších výzev práce na dálku.
Jistě, pohodlí požádat o pomoc kolegu, který sedí vedle vás, je možná bezkonkurenční, ale se správnými nástroji ve vaší výbavě můžete vytvořit podobný zážitek a spolupracovat v reálném čase.
Zde je několik tipů, jak podpořit týmovou práci v prostředí vzdálené spolupráce:
- Pomocí nástrojů pro řízení projektů přidělujte úkoly, stanovujte termíny a udržujte všechny na stejné vlně ohledně toho, na čem se pracuje a kdo za co odpovídá.
- Začleňte do svého pracovního postupu nástroje, které týmům umožní spolupracovat na projektech v reálném čase.
- Povzbuzujte zaměstnance, aby sdíleli svou zpětnou vazbu, a přijímejte opatření k řešení problémů, kterým čelí.
Pokud používáte platformu ClickUp pro práci na dálku, získáte přístup k celé řadě nástrojů pro spolupráci. Zde je návod, jak tento software co nejlépe využít:
- Organizujte úkoly v jednoduchém lineárním formátu pomocí zobrazení seznamu ClickUp a spravujte priority úkolů pomocí filtrů a vlastních polí.
- Vizualizujte projekty pomocí tabule ve stylu Kanban pomocí zobrazení tabule ClickUp. Přetahujte úkoly mezi fázemi a sledujte tak průběh v reálném čase.
- Mějte přehled o termínech díky zobrazení úkolů v kalendáři pomocí funkce Calendar View v ClickUp a vytvořte si prostor pro rychlé úpravy.
- Zaznamenávejte podrobnosti úkolů pomocí přizpůsobitelných formulářů v zobrazení formulářů ClickUp. Shromažďujte zpětnou vazbu od vzdálených pracovníků a automaticky převádějte odeslané údaje na úkoly.
- Konsolidujte klíčové metriky a projektová data do přizpůsobitelných vizuálních reportů pomocí ClickUp Dashboards, abyste mohli sledovat výkonnost a průběh projektu v reálném čase.
- Vytvářejte, upravujte a spolupracujte na dokumentech přímo v ClickUp Docs ( ideální pro poznámky z jednání, projektové plány nebo znalostní báze, které zůstávají propojené s vašimi úkoly a pracovními postupy).
- Brainstormujte, mapujte nápady a vizuálně spolupracujte s členy svého virtuálního týmu v reálném čase na ClickUp Whiteboards, virtuálním interaktivním plátně.
5. Pomozte svému týmu pracovat chytřeji
Ve virtuálním projektovém managementu jsou osobní interakce často minimální. Dlouhé hodiny namáhavých a nudných úkolů mohou způsobit, že se práce jeví spíše jako povinnost než jako něco, co váš tým baví. Díky nástrojům, které urychlují práci, si členové týmu mohou zachovat svou kreativitu, aniž by se cítili vyčerpaní.
Uvolněte časový rozvrh svého týmu, aby se mohl soustředit na hodnotnou, kreativní nebo strategickou práci, a nechte rutinní úkoly běžet na autopilota.
Vzdělávejte a školte svůj tým v oblasti nejnovějších nástrojů umělé inteligence a povzbuzujte je, aby je (v souladu s interními pokyny) implementovali do svého každodenního pracovního postupu. Například v ClickUp můžete získat pomoc od nativního asistenta umělé inteligence tohoto nástroje, ClickUp Brain. Brain můžete použít k:
- Ptejte se na úkoly, dokumenty a lidi ve svém pracovním prostoru.
- Získejte automatické aktualizace projektů a zprávy o stavu.
- Vytvářejte zprávy v požadovaném tónu, generujte souhrny z dlouhých textů a upravujte dokumenty z hlediska pravopisných chyb.
- Přepište hlasové poznámky z ClickUp Clips do textu
- Popište svůj úkol srozumitelným jazykem a okamžitě vytvořte automatizaci pracovního postupu pro jakýkoli prostor, složku nebo seznam.
S ClickUp Automations můžete spouštět konkrétní akce na základě předem nastavených podmínek. Od změny stavu úkolu/příjemce/priority až po odpovídání na e-maily zákazníků můžete automatizovat řadu opakujících se úkolů a ušetřit tak čas.
Přečtěte si také: 20 tipů pro řízení projektů, které zvýší produktivitu
Osvědčené postupy pro virtuální projektové řízení
Virtuální řízení projektů vyžaduje jasnou komunikaci v týmu, důsledné sledování a udržení zapojení týmu. Podívejme se na některé osvědčené postupy, které vedou k úspěšnému řízení projektů na dálku:
1. Přiřaďte role a odpovědnosti
Zajistěte, aby každý přesně věděl, za co je zodpovědný.
Pro každý úkol použijte nástroj jako RACI Matrix (Responsible, Accountable, Consulted, and Informed). Zajistěte, aby každý rozuměl svým úkolům, termínům a očekáváním, aby projekt postupoval hladce.
2. Sledujte pokrok a kontrolujte výkonnost
K vizuálnímu sledování milníků a závislostí úkolů použijte nástroje jako Ganttovy diagramy, Kanban tabule nebo panely pro sledování postupu projektu.
Pravidelné kontroly (ať už týdenní nebo měsíční) sjednocují tým a umožňují vám včas řešit překážky. Efektivní sledování pokroku vám umožňuje upravit harmonogram nebo zdroje a dodržet termíny.
3. Udržujte motivaci a zapojení
Oceňujte malé i velké úspěchy svého virtuálního týmu a oslavujte milníky, abyste posílili morálku.
Začleňte virtuální teambuildingové aktivity, jako jsou online hry nebo virtuální happy hours, abyste posílili vazby, bojovali proti izolaci a do jisté míry obnovili zábavu z neformálních rozhovorů u kávovaru.
Můžete také plánovat mimoúrovňové pobyty nebo teambuildingové akce (virtuální nebo osobní), abyste posílili vztahy a upevnili týmovou kulturu.
Strategie pro překonání výzev virtuálního řízení
Ačkoli virtuální práce má mnoho výhod jak pro zaměstnavatele, tak pro zaměstnance, je třeba se zabývat i jejími nevýhodami. Podle výzkumu společnosti Gallup se výhradně vzdálení zaměstnanci cítí nejméně spojeni s posláním nebo účelem své organizace.
Pokud se váš tým cítí odtržený, může to snížit jeho morálku, produktivitu a ovlivnit spokojenost v práci. To je nejhorší noční můra každého manažera.
Zde je několik běžných výzev virtuálního řízení, kterých si musíte být vědomi, a několik praktických strategií, jak je zmírnit.
Výzva 1: Zaškolení a školení
Ve virtuálním prostředí noví zaměstnanci přicházejí o osobní interakce, které jim pomáhají porozumět firemní kultuře a interním procesům. Výsledkem je, že vzdálené zaškolování působí neosobně a může dokonce vést k mezerám ve znalostech.
✅ Řešení:
- Vytvořte strukturovaný plán zapracování: Vypracujte jasný, podrobný proces zapracování s řadou virtuálních školicích modulů/návodů, které novým zaměstnancům představí hodnoty, kulturu, nástroje a pracovní postupy společnosti.
- Zaveďte systém partnerství: Spárujte nové zaměstnance se zkušenými členy týmu, kteří mohou fungovat jako mentoři, odpovídat na dotazy a poskytovat emocionální podporu. Díky tomuto systému můžete překlenout fyzickou vzdálenost a vytvořit pocit sounáležitosti v rámci týmu.
- Vytvořte znalostní databázi: Investujte čas do předem nahraných videí a vytvořte znalostní databázi s často kladenými otázkami a běžnými pracovními postupy. Tyto zdroje umožní novým zaměstnancům samostatně si vyhledat informace, když potřebují objasnit procesy.
- Časté kontroly: Naplánujte si pravidelné kontroly s novými zaměstnanci během jejich prvních týdnů, abyste se ujistili, že se necítí ztraceni. Tyto kontroly mohou mít formu individuálních schůzek, zpětné vazby nebo virtuálních setkání celého týmu, kde mohou noví zaměstnanci klást otázky a získat rady.
Výzva 2: Sledování produktivity bez mikromanagementu
Je obtížné měřit produktivitu, když zaměstnanci pracují na dálku. Jako virtuální projektový manažer můžete svůj tým mikromanagovat (např. příliš často kontrolovat postup úkolů), aniž byste si to uvědomovali.
Mikromanagement může vést k frustraci, bránit autonomii zaměstnanců a vyvolávat v nich pocit, že jim nedůvěřujete.
✅ Řešení:
- Zaměřte se na výsledky, ne na odpracované hodiny: Místo toho, abyste se soustředili na počet hodin, které zaměstnanci stráví prací, zdůrazněte hmatatelné výsledky, tj. výstupy projektu.
- Používejte software pro řízení projektů: Používejte komplexní nástroj pro virtuální řízení projektů, jako je ClickUp, aby byl váš tým organizovaný, aniž byste museli neustále kontrolovat jeho činnost.
- Poskytujte autonomii s pravidelnými kontrolami: Naplánujte si týdenní nebo dvoutýdenní individuální schůzky, abyste zkontrolovali pokrok, zodpověděli otázky a poskytli zpětnou vazbu. Během těchto virtuálních schůzek se zaměřte na spolupráci a řešení problémů, nikoli na mikromanagement.
💡Tip pro profesionály: Stanovte cíle pomocí rámců jako OKR (cíle a klíčové výsledky) nebo KPI (klíčové ukazatele výkonnosti), abyste propojili individuální příspěvky s větším výsledkem a efektivně sledovali produktivitu.
Výzva 3: Vyhoření zaměstnanců
Navzdory flexibilitě, kterou nabízí, práce na dálku často stírá hranice mezi pracovním a osobním životem. Dlouhá pracovní doba může být stresující a zaměstnanci mohou mít potíže s „vypnutím“ na konci dne, což vede k vyhoření.
✅ Řešení:
- Podporujte hranice mezi pracovním a soukromým životem: Propagujte důležitost stanovení jasných hranic mezi prací a osobním časem. Povzbuzujte zaměstnance, aby používali metody časového blokování k plánování svých pracovních hodin a ochraně svého osobního času.
- Wellness programy nebo dny duševního zdraví: Upřednostněte duševní zdraví tím, že nabídnete wellness programy, zdroje pro duševní zdraví, online poradenské služby a dny duševního zdraví. Vytvořte otevřené prostředí, ve kterém se zaměstnanci budou cítit pohodlně při diskusi o výzvách.
- Buďte vzorem zdravého chování: Jako vedoucí udáváte svým jednáním tón pro celý tým. Pokud pravidelně pracujete přesčas nebo posíláte e-maily po pracovní době, mohou se vaši zaměstnanci cítit povinni dělat totéž. Buďte pozitivním příkladem tím, že se odhlásíte v rozumnou hodinu a upřednostníte svůj osobní čas.
💡Tip pro profesionály: Zaveďte dny „bez schůzek“ nebo vyhraďte konkrétní hodiny, během nichž se od zaměstnanců neočekává, že budou pracovat (např. žádné e-maily po 19:00), abyste jim pomohli stanovit tyto hranice.
Řekněte ano plynulé virtuální spolupráci s ClickUp
Ať už řídíte tým vývojářů softwaru, marketingový tým nebo digitální agenturu, výkonný software pro virtuální řízení projektů může výrazně zefektivnit chod vaší firmy.
A co může být pro vzdálené týmy lepší volbou než ClickUp? Tato platforma sjednocuje různé typy nástrojů pro řízení projektů, nabízí synchronní a asynchronní komunikaci, umožňuje automatizovat opakující se procesy, snadno sledovat pokrok a mnoho dalšího.
Udělejte si z ClickUp své virtuální ústředí a doveďte své projekty k úspěchu – začněte ještě dnes zdarma!