Co kdybyste se mohli setkat se svými zákazníky přímo tam, kde se nacházejí – na WhatsAppu?
S téměř 3 miliardami uživatelů po celém světě je WhatsApp místem, kde se každý den odehrávají skutečné konverzace. Je rychlý, známý a důvěryhodný, což z něj činí perfektní nástroj pro zefektivnění interakcí se zákazníky, zejména pokud máte globální zákaznickou základnu.
Ať už jde o okamžité odpovědi, personalizovanou podporu nebo rychlé sdílení souborů, WhatsApp změnil způsob, jakým firmy komunikují se svými zákazníky.
V tomto článku vám ukážeme, jak WhatsApp Business může zjednodušit váš pracovní postup, zmírnit tlak a zajistit, aby byli vaši zákazníci spokojenější než kdykoli předtím.
⏰ 60sekundové shrnutí
- WhatsApp Business nabízí efektivní funkce CRM.
- Umožňuje komunikaci v reálném čase, sdílení multimédií a produktových katalogů.
- Nastavení WhatsApp pro Business CRM je jednoduché.
- Integrace s nástroji CRM zefektivňuje pracovní postupy a sleduje údaje o zákaznících.
- Klíčové tipy pro používání WhatsApp Business jako CRM
- WhatsApp Business postrádá pokročilé analytické funkce, což omezuje jeho použití pro větší podniky s komplexními potřebami v oblasti CRM.
- Pro pokročilé funkce CRM nabízí ClickUp přizpůsobitelné šablony, dashboardy a automatizaci.
Co je WhatsApp Business CRM?
WhatsApp Business CRM je dokonalou kombinací komunikace a správy zákazníků. Ačkoli je primárně určen pro malé a střední podniky, funguje také jako CRM, protože pomáhá spravovat údaje o zákaznících, interakce a dotazy.
Klíčové funkce
👤 Obchodní profil: Sdílejte důležité informace, jako jsou kontaktní údaje, odkaz na webové stránky a stručný popis vaší firmy.
💬 Rychlé odpovědi: Ušetřete čas díky předem připraveným odpovědím na často kladené otázky, které šetří čas a úsilí oběma stranám.
📌 Automatické zprávy: Nastavte uvítací nebo nepřítomnostní zprávy, abyste udrželi zájem zákazníků, i když jste offline.
🔶 Štítky: Snadno organizujte chaty do kategorií podle stavu zákazníků, typů, dotazů nebo priorit.
Výhody používání WhatsApp Business jako CRM
Podívejme se, jak může WhatsApp Business změnit vaše řízení vztahů se zákazníky:
🌟 Vylepšená komunikace se zákazníky
WhatsApp je jednou z nejpoužívanějších chatovacích platforem na světě, takže není divu, že ji zákazníci preferují pro obchodní komunikaci.
Možnost rychle odesílat a přijímat zprávy umožňuje komunikaci v reálném čase, která je nezbytná pro poskytování skvělých zákaznických služeb. Okamžité odpovědi na dotazy nebo problémy pomáhají budovat pocit blízkosti, což vede k posílení vztahů se zákazníky.
🌟 Hladká integrace pracovních postupů
Místo správy více platforem nebo spoléhání se na nekonečné tabulky se WhatsApp Business hladce integruje do vašeho stávajícího pracovního postupu. Bez problémů funguje společně s jinými CRM systémy a nástroji pro správu projektů a centralizuje všechna vaše zákaznická data a komunikaci na jednom místě.
Tímto způsobem můžete sledovat vše – od obchodních jednání po zákaznický servis – aniž byste museli neustále přepínat mezi aplikacemi.
🌟 Vyšší zapojení zákazníků
Díky své konverzační povaze je WhatsApp ideální pro poutavější obchodní interakce. Můžete posílat multimediální obsah, jako jsou obrázky, hlasové poznámky a videa, čímž se komunikace stává osobnější a interaktivnější.
WhatsApp vám navíc umožňuje zasílat aktualizace, propagační akce a oznámení, čímž se stává klíčovým kanálem pro udržení zájmu a informovanosti zákazníků.
Další informace: 10 nejlepších CRM softwarů pro poskytovatele služeb
Jak používat WhatsApp Business jako CRM?
Jste připraveni proměnit svůj účet WhatsApp Business v plnohodnotný nástroj CRM? Zde je návod, jak na to.
Nastavte si WhatsApp for Business
Vytvoření účtu WhatsApp Business je jednoduché. Jak začít:
1. Nainstalujte si aplikaci WhatsApp Business: Stáhněte si ji z Google Play nebo Apple App Store.
2. Ověřte své firemní číslo: Zadejte své firemní telefonní číslo, vyberte svou zemi a zadejte šestimístný kód zaslaný aplikací WhatsApp. Chcete-li přidat kontakty do svého účtu WhatsApp Business, povolte aplikaci přístup k kontaktům ve vašem zařízení.
3. Zadejte informace o své firmě: Přejděte do Nastavení > Nástroje pro firmy > Profil a zadejte název firmy, kategorii, profilový obrázek, adresu a popis. Ujistěte se, že váš popis je poutavý, aby přilákal zákazníky.
4. Prozkoumejte obchodní nástroje: V nastavení > Obchodní nástroje najdete funkce jako štítky, katalogy produktů, zkrácené odkazy a automatické zprávy. Tyto nástroje pomáhají zefektivnit interakci se zákazníky přímo v aplikaci.
WhatsApp Business může fungovat jako jednoduchý CRM systém, který vám umožní organizovat a spravovat interakce se zákazníky přímo v aplikaci. Chcete-li však plně využít jeho potenciál, zvažte jeho integraci se specializovanými CRM nástroji třetích stran.
Integrujte CRM software s WhatsApp
Integrace CRM umožňuje pokročilé funkce, jako je sledování údajů o zákaznících, analýza komunikačních metrik a synchronizace interakcí mezi týmy.
Jak začít:
1. Nastavte WhatsApp Business API: To umožňuje firmám propojit WhatsApp s CRM systémy třetích stran. Chcete-li začít, požádejte o přístup k API prostřednictvím poskytovatele obchodních řešení (BSP), jako je Twilio, 360dialog nebo schválení partneři Meta.
2. Vyberte si CRM: Vyberte si CRM, které nabízí integraci s WhatsApp buď nativně, nebo prostřednictvím integračních nástrojů třetích stran. Mezi oblíbené CRM patří například ClickUp, HubSpot a Salesforce.
3. Propojte CRM s WhatsApp API: K propojení WhatsApp s vaším CRM použijte middleware třetích stran, jako je Zapier, Make (dříve Integromat) nebo pluginy specifické pro CRM. Některá CRM mohou také nabízet možnosti přímé integrace API, což celý proces zjednodušuje.
4. Přizpůsobte si integraci: Nastavte pracovní postupy, které spravují konverzace WhatsApp přímo ve vašem CRM. To zahrnuje:
✅ Automatické zaznamenávání interakcí se zákazníky
✅ Přiřazování potenciálních zákazníků příslušným obchodním zástupcům
✅ Používání šablon chatů k zajištění konzistentní komunikace
5. Automatizujte a optimalizujte: Automatizujte úkoly, jako je zasílání připomínek, následných zpráv a oznámení prostřednictvím WhatsApp. Využijte analytické údaje generované prostřednictvím integrace CRM ke sledování klíčových metrik, jako je doba odezvy, výkonnost zpráv a celková angažovanost zákazníků.
Další informace: ClickUp vs. HubSpot: Který nástroj CRM je nejlepší?
Tipy a osvědčené postupy pro efektivní používání WhatsApp Business jako CRM
Zde je návod, jak můžete pomocí nástroje WhatsApp CRM poskytovat výjimečné zákaznické zkušenosti:
Využijte automatizované zprávy a šablony.
Pokud denně zpracováváte velké množství dotazů, je automatizace nezbytná. WhatsApp CRM vám umožňuje zjednodušit komunikaci díky funkcím, jako jsou rychlé odpovědi a automatické obchodní zprávy.
Podívejme se, jak na to:
💬 Nastavte uvítací zprávu: První dojem je důležitý. Přivítejte nové zákazníky přátelskou zprávou, která nastaví tón pro vřelé jednání. Můžete přidat výzvu k akci, která podnítí okamžitou reakci, jako je prohlížení katalogu produktů nebo rezervace schůzky.
Příklad: Dobrý den, [jméno zákazníka]! 👋 Vítejte v [název vaší společnosti]. Jsme rádi, že jste tady! Prohlédněte si náš katalog produktů zde: [odkaz] nebo si ještě dnes domluvte schůzku: [odkaz]. Dejte nám vědět, jak vám můžeme pomoci!
🤖 Používejte automatické odpovědi na časté dotazy: Zákazníci často kladou opakující se otázky, jako například „Kdy dorazí moje objednávka?“ nebo „Jaká je vaše otevírací doba?“
Ušetřete čas vytvořením šablon často kladených dotazů, které odpoví na opakující se otázky. Tyto přednastavené odpovědi zajistí, že zákazníci dostanou okamžité odpovědi bez nutnosti manuálního zásahu.
Příklad: Děkujeme za váš zájem! Vaše objednávka bude doručena do 3–5 pracovních dnů. 🚚 Můžete ji sledovat zde: [odkaz pro sledování zásilky]. Pokud budete potřebovat další pomoc, dejte nám vědět!
⭕ Využijte zprávy „mimo dosah“: Mimo pracovní dobu použijte zprávy „mimo dosah“, abyste zákazníkům sdělili, že jim odpovíte později. Můžete dokonce zahrnout samoobslužné možnosti, jako jsou odkazy na často kladené otázky nebo chatbot pro základní dotazy.
Příklad: Dobrý den, [jméno], děkujeme za Váš dotaz! V současné době máme zavřeno, ale možná Vám pomůže naše sekce Často kladené dotazy: [odkaz]. Ozveme se Vám zítra do 9 hodin ráno.
💡Tip pro profesionály: Můžete také nasměrovat zákazníky k aktuálním nabídkám, abyste je udrželi v zájmu, zatímco čekají!
Příklad: Momentálně jsme offline, ale v 9 hodin ráno budeme zpět. Mezitím se můžete podívat na naši Black Friday výprodej: [Odkaz]
Používejte štítky k organizaci kontaktů
Štítky WhatsApp Business vám umožňují barevně označit chaty, což usnadňuje správu velkého množství dotazů nebo kampaní.
Zde je návod, jak je efektivně používat:
- Kategorizujte kontakty: Přiřaďte jasné a konkrétní štítky, jako například Nový zájemce, Následná komunikace, Čekající platba nebo VIP klient, abyste segmentovali své kontakty na základě jejich interakce nebo stavu.
- Upřednostňujte úkoly: Filtrujte chaty podle štítků, abyste rychle identifikovali urgentní úkoly nebo následné kroky. Zaměřte se například na chaty „Následné kroky“, abyste znovu oslovili potenciální zákazníky, a na chaty „Čekající platba“, abyste dokončili transakce.
- Sledujte výsledky kampaní: Seskupte zákazníky podle zapojení do kampaní pomocí štítků jako „Kampaň A – zájem“ nebo „Kampaň B – nákup“ a sledujte, jaké výsledky přinášejí marketingové aktivity.
💡Tip pro profesionály: Kombinujte štítky se seznamy pro hromadné zasílání zpráv, abyste mohli odesílat personalizované zprávy konkrétním skupinám zákazníků, aniž byste museli vytvářet nové skupiny.
📌 Příklad: Online obchod s kosmetickými přípravky označuje zákazníky jako „první nákup“ nebo „častí zákazníci“. Když je uveden na trh nový produkt, zákazníci z kategorie „první nákup“ obdrží slevový kód na svůj další nákup, zatímco zákazníci z kategorie „častí zákazníci“ získají přednostní přístup k výprodejům a exkluzivním nabídkám.
Sledujte údaje o zákaznících a interakce
CRM je tak dobrý, jak dobře vám pomáhá porozumět vašim zákazníkům a lépe jim sloužit. Používejte WhatsApp ke shromažďování a organizování zákaznických dat a zároveň sledujte interakce.
Postupujte takto:
- Uchovávejte historii chatů: WhatsApp Business vám umožňuje ukládat a prohlížet si minulé interakce se zákazníky. Můžete sledovat časté dotazy, problémy nebo zpětnou vazbu a vylepšovat tak své produkty a služby.
- Využijte statistiky: WhatsApp Business poskytuje základní analytické údaje, které pomáhají firmám sledovat klíčové metriky zpráv, jako jsou odeslané, doručené, přijaté a přečtené zprávy. Tyto údaje umožňují firmám měřit účinnost jejich komunikačních snah, porozumět úrovni zapojení zákazníků a identifikovat případné problémy (např. selhání doručení nebo nízká míra přečtení).
- Synchronizujte data s nástrojem CRM: Využijte integraci s ClickUp, HubSpot nebo Salesforce ke sledování preferencí zákazníků, stížností a historie nákupů.
Pomocí funkce označených zpráv v aplikaci WhatsApp můžete zvýraznit důležité informace o zákaznících, jako jsou podrobnosti o doručení nebo urgentní požadavky. Tyto označené zprávy můžete exportovat do svého primárního systému CRM, abyste k nim měli snadný přístup.
📌 Příklad: Cestovní kancelář používá WhatsApp Business k potvrzování rezervací a sledování preferencí zákazníků (např. sedadla u uličky nebo vegetariánská jídla). Po synchronizaci s CRM systémem mohou agentům přiřadit následné úkoly a zajistit tak, aby byly všechny speciální požadavky splněny ještě před odjezdem zákazníka.
Další informace: Komponenty CRM: Jak spravovat a optimalizovat svůj CRM
Omezení aplikace WhatsApp Business CRM
WhatsApp Business je sice užitečný nástroj, ale má i svá omezení.
Omezené analytické nástroje
Na rozdíl od některých plnohodnotných CRM systémů postrádá WhatsApp Business pokročilé analytické a reportovací nástroje. To může ztížit sledování podrobných metrik, jako je spokojenost zákazníků, účinnost kampaní nebo míra odezvy.
Výzvy v oblasti škálovatelnosti
WhatsApp Business CRM je určen pro malé a střední podniky, takže může mít potíže s přizpůsobením se velkým zákaznickým základnám nebo složitým pracovním postupům. Větší společnosti mohou potřebovat pokročilejší systémy, aby mohly zvládnout větší týmy a složitější procesy CRM.
Pro podniky, které hledají robustnější funkce, by proto mohlo být klíčem k udržení si náskoku prozkoumání alternativ WhatsApp s pokročilými funkcemi CRM.
Proč si pro CRM vybrat ClickUp?
Správa více nástrojů pro CRM může být náročná – nesouvislá data, zmeškané následné kroky a ztráta času přecházením mezi aplikacemi. Je těžké udržet přehled o potřebách zákazníků, když je vše roztříštěné.
A právě zde přichází na řadu ClickUp.
Není určen pouze pro řízení projektů; jedná se o výkonný software CRM pro řízení projektů, který sjednocuje správu úkolů, sledování projektů, sdílení dokumentů a ukládání dat na jednom místě.
Díky automatickým připomenutím, přizpůsobitelným dashboardům a hladké integraci nástrojů nebylo nikdy snazší udržet si přehled o interakcích se zákazníky. Je to CRM, ale lepší.
Díky více než 15 vysoce flexibilním přizpůsobitelným zobrazením v ClickUp se správa vztahů s klienty a prodejních kanálů stává hladkou záležitostí.
Kanban Board View vám poskytuje jasný přehled o stavu každé zakázky nebo projektu, což usnadňuje sledování pokroku v různých fázích vašeho prodejního procesu. Pro podrobnější správu úkolů a organizovaná data nabízí List View efektivní rozložení.
Pokud navíc hledáte numerické přehledy nebo celkový pohled na vaše projekty, Table View vám poskytne perfektní řešení.
Bez ohledu na váš pracovní postup vám univerzální zobrazení ClickUp pomůže mít vše pod kontrolou.
ClickUp Dashboards shromažďuje všechna data o vašich zákaznících do jednoho interaktivního přehledu v reálném čase. Díky více než 50 widgetům, ze kterých si můžete vybrat, můžete snadno zobrazit důležité metriky, jako jsou prognózy tržeb, celková hodnota zákazníka a míra konverze prodejů.
A to není vše! ClickUp Automations dále snižuje zátěž opakujících se úkolů a zefektivňuje pracovní postupy. Úkoly jsou automaticky přiřazovány podle jejich postupu a spouštěče upozorňují týmy nebo klienty, když dojde k důležitým změnám.
Podívejme se na tyto příklady:
| Spouštěč automatizace | Akční skript | Příklad použití CRM |
| Když je vytvořen úkol | Pošlete e-mail přidělenému obchodnímu zástupci s podrobnostmi úkolu. | ClickUp automaticky odešle e-mail s veškerými relevantními informacemi přidělenému zástupci. |
| Když se změní stav | Změňte přidělenou osobu a informujte ji e-mailem. | Když se úkol týkající se prodejní nabídky přesune do stavu „Vyžaduje schválení“, ClickUp jej přeřadí vedoucímu oddělení k finální kontrole a schválení. |
| Když se změní vlastní pole | Přidejte k úkolu komentář, který informuje tým o změně. | Pokud se vlastní pole „Priorita“ změní z „Střední“ na „Vysoká“, ClickUp CRM přidá komentář, aby informoval tým o eskalaci. |
Pokud jde o komunikaci, funkce E-mail v ClickUp vám umožňuje odesílat aktualizace projektů, komunikovat s klienty a spravovat e-mailové konverzace, a to vše přímo z ClickUp CRM. Kromě toho můžete e-maily propojit s konkrétními úkoly, čímž zajistíte, že veškerá komunikace související s daným úkolem nebo projektem bude organizována na jednom místě.
Členové týmu mohou chatovat o úkolech, aktualizacích a potřebách klientů přímo v ClickUp Chat. Díky tomu jsou konverzace rychlé a soustředěné – bez přepínání mezi různými aplikacemi.
Úkoly můžete také vytvářet a spravovat přímo v chatu. Například při diskusi o potřebách klienta můžete zprávy okamžitě převést na úkoly a zajistit tak sledování následných kroků a akčních položek, aniž byste museli chat opustit.
💡Tip pro profesionály: ClickUp Brain funguje jako inteligentní asistent, který vám pomáhá vyhledávat a získávat informace související s úkoly, odpovědi na otázky nebo předchozí konverzace. Šetří vám čas tím, že poskytuje relevantní informace právě v okamžiku, kdy je potřebujete.
Kromě toho ClickUp nabízí pokladnici bezplatných, připravených k použití šablon CRM.
Šablona ClickUp CRM je ideálním řešením pro firmy, které chtějí efektivně spravovat potenciální zákazníky, vztahy se zákazníky a své prodejní kanály na jedné centralizované platformě. Tato šablona je určena pro začátečníky, je připravena k okamžitému použití a lze ji plně přizpůsobit, takže můžete začít během několika sekund s minimálními požadavky na nastavení.
Nabízí také několik zobrazení pro správu vašich potenciálních zákazníků a interakcí se zákazníky:
- Zobrazení kalendáře: Naplánujte si klíčová data, jako jsou následné kroky, obnovení smluv nebo spuštění kampaní. Příklad: Prodejní týmy mohou naplánovat týdenní schůzky s potenciálními zákazníky, aby udržely dynamiku.
- Zobrazení dokumentů: Ušetřete čas tím, že budete ukládat smlouvy, nabídky nebo prezentační materiály na jednom místě. Příklad: Nezávislý designér může snadno uchovávat zpětnou vazbu od klientů a dodávané produkty.
- Zobrazení seznamu: Uspořádejte si potenciální zákazníky, kontaktní informace a fáze obchodů v přehledném seznamu, který lze posouvat. Příklad: Realitní agenti mohou sledovat potenciální kupce, preference nemovitostí a termíny schůzek.
Navíc díky přizpůsobeným stavům snadno zjistíte, v jaké fázi se každá transakce nachází:
- Uzavřeno [Získáno]: Označte obchody, které přinesly úspěch, a zaměřte se na získávání nových klientů.
- Uzavřeno [Ztraceno]: Sledujte ztracené příležitosti a přidávejte poznámky, abyste vylepšili budoucí nabídky. Příklad: Marketingová agentura by mohla označit důvody jako „problémy s rozpočtem“ nebo „preferovaný konkurent“ pro chytřejší následné kroky.
Můžete také použít šablonu CRM od ClickUp k posílení vztahů se zákazníky prostřednictvím sledování potenciálních zákazníků a příležitostí, centralizace kontaktních informací a stanovení priorit úkolů na základě fáze prodeje pro lepší správu.
Šablona ClickUp Sales CRM navíc pomáhá vašemu prodejnímu týmu udržovat pořádek, zlepšuje sledování výkonu a poskytuje jasný přehled o interakcích se zákazníky. Pomáhá vám také identifikovat potenciální zákazníky, rychleji uzavírat obchody a činit chytrá rozhodnutí založená na datech.
Získejte kontrolu nad vztahy se zákazníky pomocí ClickUp
WhatsApp Business je skvělý pro rychlou komunikaci, ale pokud jde o správu vztahů se zákazníky ve větším měřítku, nestačí. Právě zde přichází na řadu ClickUp CRM.
Díky přizpůsobitelným zobrazením můžete organizovat data zákazníků přesně podle svých představ. Potřebujete sledovat potenciální zákazníky nebo zjistit, jak si vede váš tým? Dashboardy vám poskytnou jasný přehled o vašem prodejním procesu a pokroku – vše na jednom místě.
Nastavení? Snadné. Bezplatné šablony CRM od ClickUp vám pomohou rychle se rozběhnout. Ať už řídíte malý tým nebo rychle rostete, tyto šablony jsou připraveny k použití, aby udržovaly vaše potenciální zákazníky, obchody a údaje o zákaznících v pořádku.
Zatímco WhatsApp Business zajišťuje rychlé chatování, ClickUp vám poskytuje nástroje pro budování trvalých vztahů se zákazníky a rozšiřování vašich aktivit bez zbytečného chaosu.
Chcete posunout vztahy se svými zákazníky na vyšší úroveň? Zaregistrujte se do ClickUp ještě dnes.