Mnoho uživatelů Microsoftu se obrací na OneNote v kombinaci s Teams jako na cenově dostupnou alternativu pro správu projektů.
S trochou kreativity se OneNote, široce známý jako aplikace pro pořizování poznámek, může proměnit v lehké centrum pro správu projektů. Uživatelé si mohou vytvořit vlastní systémy pro sledování úkolů, jejich prioritizaci a vedení záznamů o postupu projektu pomocí sekcí, stránek a funkcí značkování OneNote. Díky snadnému použití, kompatibilitě s různými platformami a funkcím pro spolupráci je oblíbenou volbou pro malé týmy a jednoduché projekty.
OneNote však postrádá pokročilé funkce specializovaných nástrojů. Tento článek se zabývá tím, jak používat OneNote pro správu projektů, jeho silnými stránkami, omezeními a tím, jak ClickUp může tyto mezery vyplnit.
Používání OneNote pro správu projektů
OneNote je překvapivě univerzální. Pomocí poznámkových bloků, sekcí a stránek si můžete vytvořit vlastní systém pro správu projektů. Podívejme se na jeho klíčové funkce:
Organizace projektů pomocí poznámkových bloků, sekcí a stránek
Struktura poznámkového bloku OneNote se skládá z oddílů a stránek, které tvoří pevný základ pro organizaci projektů OneNote.
Každý projekt má svůj vlastní projektový zápisník s oddíly, které oddělují jednotlivé fáze, jako je plánování, realizace, zprávy o stavu a kontrola. Stránky, které jsou součástí tohoto projektového zápisníku, podrobně popisují konkrétní úkoly, milníky a aktualizace.
Marketingový tým by mohl vytvořit poznámkový blok s názvem „Kampaň Q1“.
- Stránky: „Kreativní nápady“, „Plán placených reklam“, „Zprávy o zapojení“.
- Sekce: „Brainstorming“, „Plán kampaně“, „Metriky výkonu“.
Toto rozvržení zjednodušuje navigaci a pohodlně centralizuje všechny informace související s projektem. Pokud například používáte OneNote pro správu projektů, můžete vytvořit stránky speciálně pro seznamy úkolů, cíle projektu a poznámky z jednání pro každou fázi, což vede k přístupným a relevantním projektovým poznámkovým blokům.
Označování a stanovení priorit pomocí štítků
Díky vestavěným značkám, jako jsou Úkol, Důležité a Otázka, mohou uživatelé v projektovém sešitu OneNote stanovovat priority úkolů a zvýrazňovat důležité informace.
Pro větší projekty se vytvářejí vlastní štítky (např. Priorita 1, Sledovat), které umožňují rychlý přístup k důležitým položkám. Tento systém zjednodušuje sledování úkolů a termínů a zároveň umožňuje uživatelům filtrovat a vyhledávat štítky na různých stránkách, což zaručuje, že nic neunikne pozornosti.
Správa úkolů pomocí zaškrtávacích políček a seznamů úkolů
Ačkoli OneNote nemusí mít sofistikované funkce pro správu úkolů, jeho funkce zaškrtávacích políček nabízí jednoduchý a efektivní způsob organizace vašeho seznamu úkolů. Vytvořte si na příslušné stránce seznamy úkolů s zaškrtávacími políčky pro každou položku, kterou po dokončení zaškrtnete!
Členové týmu navíc mohou pro každý úkol vytvářet kontrolní seznamy a pomocí značek zvýrazňovat priority nebo určovat vlastníky úkolů.
Tato funkce seznamu úkolů je ideální pro projektového manažera, který řeší menší úkoly v rámci většího projektu. Nabízí jednoduchý způsob sledování pokroku bez složitých nástrojů.
Například: Tým pro uvedení produktu na trh může vytvořit kontrolní seznam s položkami jako:
- ✅ Dokončete návrh produktu
- ✅ Schválit marketingový text
- ⬜ Naplánujte si webinář k zahájení
Členové týmu mohou odškrtávat úkoly, jakmile jsou dokončeny, a všichni tak mají přehled o postupu práce, aniž by potřebovali pokročilé nástroje.
Vylepšení navigace pomocí propojených stránek a obsahu
Zápisník OneNote umožňuje uživatelům propojovat stránky, což usnadňuje přístup k souvisejícím informacím.
Můžete například propojit centrální stránku s přehledem projektu s konkrétními seznamy úkolů nebo zápisy z jednání a poznámkami, čímž zlepšíte navigaci v souvisejícím obsahu. U velkých projektů rychlý přístup k relevantním podrobnostem o jednání výrazně zvyšuje efektivitu týmu.
Vizualizace informací o projektu pomocí kreslení a myšlenkových map
Pokud jde o plánování projektů a brainstormingové sezení, kreslicí nástroje OneNote vám umožňují organizovat informace o projektu pomocí vizuálních reprezentací, jako jsou myšlenkové mapy, časové osy a vývojové diagramy.
Pomocí stylusu nebo dotykového zařízení mohou manažeři nebo členové týmu rychle načrtnout nápady a nastínit složité pracovní postupy, které jsou barevně označeny nebo upraveny tak, aby bylo možné sledovat průběh projektu. Tato funkce umožňuje členům týmu lépe pochopit fáze a cíle projektu, což je obzvláště výhodné pro kreativní nebo vizuální projekty.
Například:
- Během brainstormingu pro návrh nové aplikace nakreslete hrubý uživatelský tok na dotykovém zařízení.
- Pomocí barevně odlišených myšlenkových map vizualizujte úkoly pro každý tým, například „Vývoj“, „Marketing“ a „Podpora“.
Centralizace zdrojů pomocí vložených souborů a multimédií
Schopnost OneNote vkládat soubory a multimédia skutečně zvyšuje jeho efektivitu jako nástroje pro správu projektů. Vedoucí projektů integrují důležité zdroje, jako jsou soubory PDF, obrázky a videoklipy, do stránek a vytvářejí tak centralizované centrum pro veškerou projektovou dokumentaci.
Tato funkce minimalizuje potíže s přepínáním mezi aplikacemi během schůzek nebo společných pracovních sezení, což členům týmu usnadňuje plynulý přístup k informacím.
Například:
- Přidejte obrázky nebo videa demonstrující funkce produktu, aby měl tým k dispozici všechny potřebné informace.
- Projektový manažer může vložit PDF soubor s podrobnými specifikacemi produktu na stránku „Požadavky“.
Konzistence se šablonami
Předem naplánované šablony zjednodušují dokumentaci napříč projekty v OneNote, zvyšují efektivitu a zlepšují organizaci. OneNote poskytuje bezplatné šablony, jako jsou poznámky ze schůzek, plány projektů a seznamy úkolů, které zvyšují konzistenci při řízení projektů.
Například použití šablony projektového plánu zajišťuje, že každý nový projekt bude mít jasně definované cíle, časový harmonogram a výstupy, což členům projektového týmu umožní dodržovat jednotnou strukturu. Šablony můžete dokonce přizpůsobit nebo vytvořit podle svých potřeb.
Spolupráce při řízení projektů pomocí sdílených poznámkových bloků
Díky sdíleným poznámkovým blokům OneNote mohou členové týmu snadno spolupracovat v reálném čase. Udělením oprávnění k úpravám mohou projektoví manažeři umožnit členům týmu aktualizovat a organizovat úkoly, přidávat podrobnosti o schůzkách a poznámky, exportovat poznámky a přispívat k dokumentaci projektu najednou, což je pro vzdálené nebo rozptýlené týmy zásadní.
Díky živé synchronizaci mezi zařízeními mají členové týmu okamžitý přístup k nejnovějším aktualizacím ve stejném poznámkovém bloku a mohou je upravovat ze své aplikace OneNote, což zlepšuje spolupráci a optimalizuje komunikaci.
Synchronizace s Microsoft Teams a Outlookem
Díky tomu, že je součástí ekosystému Microsoft, získáte navíc možnost synchronizovat svůj zápisník OneNote s aplikacemi Microsoft Teams a Outlook.
Během projektové schůzky, řekněme mezi několika členy vzdáleného týmu, přidání poznámkového bloku OneNote do kanálu Teams zlepší spolupráci, takže členové mohou přidávat nebo aktualizovat úkoly a být na stejné vlně. To eliminuje potíže s ručně psanými poznámkami a podporuje zpětnou vazbu od zúčastněných stran v rámci přidané stránky OneNote nebo celého poznámkového bloku.
Podobně integrujte OneNote s Outlookem. Úkoly na vaší stránce OneNote se synchronizují s kalendářem Outlooku, což vám pomůže spravovat schůzky.
Výzvy a omezení OneNote pro správu projektů
Ačkoli Microsoft OneNote poskytuje řadu nástrojů a flexibilitu pro základní správu projektů, jeho klíčové funkce mají omezení, která ovlivňují jeho účinnost u složitějších a komplexnějších projektů. Podívejme se na některé z klíčových výzev, se kterými se můžete setkat:
🚫 Omezené možnosti správy úkolů a automatizace
OneNote nenabízí pokročilé funkce pro správu úkolů, které jsou obvykle součástí specializovaného softwaru pro správu projektů.
Ačkoli existuje funkce Power Automate pro automatizaci jednoduchých úkolů, OneNote postrádá podporu pro automatizaci složitých opakujících se úkolů a závislostí mezi úkoly, které jsou klíčové pro správu složitých projektů se složitými pracovními postupy a termíny.
🚫 Žádné Ganttovy diagramy ani zobrazení časové osy
Pro projekty, které zahrnují více fází a překrývající se úkoly, se vizuální nástroje, jako jsou Ganttovy diagramy nebo časové osy, ukáží jako neuvěřitelně cenné.
OneNote tyto funkce postrádá, což projektovým manažerům komplikuje sledování postupu úkolů v čase a pochopení vzájemných závislostí. Bez těchto pohledů přidaných do stránek OneNote je stále obtížnější spravovat harmonogramy projektů a identifikovat potenciální úzká místa.
🚫 Omezená integrace s nástroji třetích stran
Možnosti integrace OneNote se točí především kolem ekosystému Microsoftu, včetně Outlooku, Teams a OneDrive.
Ačkoli tyto integrace poskytují cennou podporu týmům, které se intenzivně věnují Microsoftu, omezují flexibilitu uživatelů, kteří jsou závislí na různých aplikacích třetích stran. To dále omezuje možnosti OneNote, zejména pro týmy, které vyžadují hladkou integraci mezi úkoly, komunikačními plány a aplikacemi pro sdílení souborů.
🚫 Slabé možnosti reportingu a analytiky
OneNote postrádá integrované nástroje pro vytváření reportů a analýzy, které jsou klíčové pro sledování výkonu projektu a umožňují rozhodování na základě dat. Projektoví manažeři, kteří hledají informace o produktivitě týmu, míře dokončení úkolů nebo milnících projektu, mohou zjistit, že OneNote v tomto ohledu zaostává.
Nedostatek dat v reálném čase a sledování pokroku má významný dopad na rozhodování, zejména u velkých týmů, které řeší komplexní projekty.
🚫 Nekonzekventní uživatelská zkušenost napříč platformami
OneNote je dostupný na různých platformách, včetně stolních počítačů, webu a mobilních zařízení, ale uživatelské prostředí a funkce se mohou lišit. Některé funkce, jako jsou nástroje pro kreslení a značkování, nemusí fungovat spolehlivě na všech zařízeních, což může způsobit potíže členům týmu, kteří k projektu přistupují z různých platforem.
Tato nekonzistentnost komplikuje vytváření pracovních postupů a vede k méně efektivnímu řízení projektů.
🚫 Základní systém oznámení
OneNote má omezený systém oznámení, což znamená, že uživatelé přicházejí o upozornění na aktualizace úkolů nebo blížící se termíny.
Bez automatických připomínek jsou členové týmu nuceni ručně kontrolovat speciální poznámkový blok, což často vede k přehlédnutí úkolů nebo termínů, zejména u větších projektů, které vyžadují pravidelné aktualizace.
🚫 Omezené možnosti vyhledávání a filtrování
OneNote nabízí funkci vyhledávání, ale neobsahuje pokročilé možnosti filtrování, které poskytují nejlepší nástroje pro správu projektů.
Hledání označených úkolů nebo filtrování poznámek podle data nebo stavu v příslušné části poznámkového bloku je poněkud náročné, což ztěžuje vyhledávání konkrétních informací ve větších poznámkových blocích. Opět platí, že práce s velkým množstvím dokumentů v projektech způsobuje neefektivitu a zpomaluje vyhledávání úkolů.
Jak používat ClickUp pro správu projektů
ClickUp poskytuje výkonnou sadu funkcí pro správu projektů, které překonávají mnoho omezení OneNote. Nabízí vylepšené funkce pro organizaci stránek obsahujících seznamy úkolů, automatizaci pracovních postupů a sledování projektů napříč různými týmy.
Objevte, jak nástroje ClickUp zlepšují správu projektů a úkolů a vytvářejí dynamickou alternativu OneNote pro navigaci ve složitých pracovních postupech:
Nastavení projektů v ClickUp
ClickUp vytváří hierarchickou strukturu, aby zvýšil efektivitu procesu nastavení úkolů a projektů. ✅
Od pracovních prostorů po prostory, složky, seznamy a úkoly – ClickUp umožňuje uživatelům přizpůsobit každou úroveň tak, aby vyhovovala požadavkům jejich projektu.
Týmy vytvoří prostor pro každé oddělení, v těchto prostorech vytvoří složky specifické pro daný projekt a spravují projekty a jednotlivé úkoly v seznamech v těchto složkách. Tato hierarchie se ukazuje jako výhodná pro efektivní správu vícefázových projektů a koordinaci úsilí napříč různými týmy a odděleními.
Příklad:
Představte si marketingovou agenturu, která pracuje na několika kampaních pro různé klienty. Své projekty může organizovat takto:
- Pracovní prostor: „Projekty agentury“ Prostor: „Klient A – uvedení produktu na trh“ Složky: „Sociální média“ pro příspěvky, plány a analýzu výkonu „Tvorba obsahu“ pro blogy, videa a e-mailové kampaně „Placené reklamy“ pro rozpočtování, reklamní texty a plány cílení Seznamy: V části „Sociální média“ vytvořte seznamy úkolů, jako je plánování příspěvků, tvorba grafiky a sledování zapojení do kampaně.
- Prostor: „Klient A – uvedení produktu na trh“ Složky: „Sociální média“ pro příspěvky, plány a analýzu výkonu „Tvorba obsahu“ pro blogy, videa a e-mailové kampaně „Placené reklamy“ pro rozpočtování, reklamní texty a plány cílení Seznamy: V části „Sociální média“ vytvořte seznamy úkolů, jako je plánování příspěvků, tvorba grafiky a sledování zapojení do kampaně.
- Složky: „Sociální média“ pro příspěvky, plány a analýzy výkonu „Tvorba obsahu“ pro blogy, videa a e-mailové kampaně „Placené reklamy“ pro rozpočtování, reklamní texty a plány cílení
- „Sociální média“ pro příspěvky, plány a analýzu výkonu
- „Tvorba obsahu“ pro blogy, videa a e-mailové kampaně
- „Placené reklamy“ pro rozpočtování, reklamní texty a cílení plánů
- Seznamy: V části „Sociální média“ vytvořte seznamy úkolů, jako je plánování příspěvků, vytváření grafiky a sledování zapojení do kampaně.
- V části „Sociální média“ vytvořte seznamy úkolů, jako je plánování příspěvků, vytváření grafiky a sledování zapojení do kampaně.
- Prostor: „Klient A – uvedení produktu na trh“ Složky: „Sociální média“ pro příspěvky, plány a analýzu výkonu „Tvorba obsahu“ pro blogy, videa a e-mailové kampaně „Placené reklamy“ pro rozpočtování, reklamní texty a plány cílení Seznamy: V části „Sociální média“ vytvořte seznamy úkolů, jako je plánování příspěvků, tvorba grafiky a sledování zapojení do kampaně.
- Složky: „Sociální média“ pro příspěvky, plány a analýzy výkonu „Tvorba obsahu“ pro blogy, videa a e-mailové kampaně „Placené reklamy“ pro rozpočtování, reklamní texty a plány cílení
- „Sociální média“ pro příspěvky, plány a analýzu výkonu
- „Tvorba obsahu“ pro blogy, videa a e-mailové kampaně
- „Placené reklamy“ pro rozpočtování, reklamní texty a cílení plánů
- Seznamy: V části „Sociální média“ vytvořte seznamy úkolů, jako je plánování příspěvků, vytváření grafiky a sledování zapojení do kampaně.
- V části „Sociální média“ vytvořte seznamy úkolů, jako je plánování příspěvků, vytváření grafiky a sledování zapojení do kampaně.
- Složky: „Sociální média“ pro příspěvky, plány a analýzy výkonu „Tvorba obsahu“ pro blogy, videa a e-mailové kampaně „Placené reklamy“ pro rozpočtování, reklamní texty a plány cílení
- „Sociální média“ pro příspěvky, plány a analýzu výkonu
- „Tvorba obsahu“ pro blogy, videa a e-mailové kampaně
- „Placené reklamy“ pro rozpočtování, reklamní texty a cílení plánů
- Seznamy: V části „Sociální média“ vytvořte seznamy úkolů, jako je plánování příspěvků, vytváření grafiky a sledování zapojení do kampaně.
- V části „Sociální média“ vytvořte seznamy úkolů, jako je plánování příspěvků, vytváření grafiky a sledování zapojení do kampaně.
- „Sociální média“ pro příspěvky, plány a analýzu výkonu
- „Tvorba obsahu“ pro blogy, videa a e-mailové kampaně
- „Placené reklamy“ pro rozpočtování, reklamní texty a cílení plánů
- V části „Sociální média“ vytvořte seznamy úkolů, jako je plánování příspěvků, vytváření grafiky a sledování zapojení do kampaně.
Funkce pro správu úkolů
ClickUp rozděluje každý úkol na dílčí úkoly, včetně termínů, priorit, závislostí a možnosti nastavit je jako opakující se, což týmům umožňuje snadno zvládat rutinní nebo průběžné úkoly. 🏆
ClickUp navíc nabízí přizpůsobitelné stavy a přiřazování úkolů, které zvyšují přehlednost napříč projekty, což je funkce, kterou OneNote neposkytuje.
Přizpůsobitelné stavy ClickUp umožňují týmům sledovat každou fázi životního cyklu úkolu, od „K provedení“ přes „Probíhá“ až po „Kontrola“.
Příklad:
V případě projektu vývoje softwaru může úkol „Spustit novou funkci aplikace“ zahrnovat:
- Podúkoly: Dokončit návrh uživatelského rozhraní Dokončit vývoj backendu Otestovat funkčnost na všech zařízeních
- Dokončete návrh uživatelského rozhraní
- Kompletní vývoj backendu
- Otestujte funkčnost na všech zařízeních
- Vlastní pole: „Priorita“: Vysoká „Odhadované hodiny“: 40 „Vlastník“: Přiřazený vývojář
- „Priorita“: Vysoká
- „Odhadovaný počet hodin“: 40
- „Vlastník“: Přiřazený vývojář
- Závislosti: Testování lze zahájit až po dokončení vývoje.
- Testování lze zahájit až po dokončení vývoje.
- Dokončete návrh uživatelského rozhraní
- Kompletní vývoj backendu
- Otestujte funkčnost na všech zařízeních
- „Priorita“: Vysoká
- „Odhadovaný počet hodin“: 40
- „Vlastník“: Přiřazený vývojář
- Testování lze zahájit až po dokončení vývoje.
Nástroje pro spolupráci
ClickUp vyniká v oblasti spolupráce a nabízí nástroje v reálném čase, jako jsou chat, komentáře a tabule. 🌟
Na rozdíl od základních funkcí OneNote pro sdílení poznámek nabízí ClickUp dynamické funkce pro spolupráci, které týmům umožňují komunikovat přímo v rámci úkolů, zmiňovat členy týmu a připojovat relevantní dokumenty, a to vše hladce integrované na jednom místě.
Tabule jsou vynikající pro brainstorming a vizuální mapování projektů a nabízejí více interaktivních možností pro zapojení týmu než nástroj pro kreslení v OneNote.
Příklad:
Představte si vzdálený tým, který plánuje uvedení produktu na trh:
- Použijte tabule k brainstormingu strategie kampaně. Vizuální prvky, jako jsou vývojové diagramy nebo lepící poznámky, pomáhají všem sdílet nápady v reálném čase.
- Převádějte nápady z brainstormingu do konkrétních úkolů přímo z tabule. Například poznámka „Plán pro sociální média“ se může stát úkolem přiděleným marketingovému týmu.
- Členové týmu používají komentáře v rámci úkolů k diskusi o konkrétních podrobnostech, jako jsou navrhované změny v reklamním textu, a označují zúčastněné strany, aby poskytly zpětnou vazbu.
Sledování projektů a podávání zpráv
Jednou z působivých funkcí ClickUp je pokročilé sledování a reportování. 📈
Díky přizpůsobitelným dashboardům můžete snadno sledovat průběh úkolů v reálném čase, vytvářet projektové zprávy a sledovat klíčové ukazatele výkonnosti (KPI). Dashboardy nabízejí přehled o alokaci zdrojů, časových harmonogramech a produktivitě, což manažerům umožňuje včas identifikovat úzká místa.
Příklad:
Pro stavební projekt:
- Projektový manažer může pomocí dashboardu: Sledovat průběh úkolů (např. „Základy hotové: 80 %“). Sledovat zdroje, jako jsou pracovní hodiny a dostupnost vybavení. Zjistit zpoždění v časovém plánu a přeřadit zdroje tak, aby byly dodrženy termíny.
- Sledujte průběh úkolů (např. „Základy hotové: 80 %“).
- Sledujte zdroje, jako jsou pracovní hodiny a dostupnost vybavení.
- Zjistěte zpoždění v časovém plánu a přeřaďte zdroje tak, abyste stihli termíny.
- Sledujte průběh úkolů (např. „Základy dokončeny: 80 %“).
- Sledujte zdroje, jako jsou pracovní hodiny a dostupnost vybavení.
- Zjistěte zpoždění v časovém plánu a přeřaďte zdroje tak, abyste stihli termíny.
Integrace ClickUp Brain
ClickUp Brain je inovativní nástroj umělé inteligence, který snadno shrnuje poznámky k projektům, extrahuje akční položky a plynule propojuje úkoly, dokumenty a členy týmu. 🧠
Podporuje optimalizaci řízení projektů tím, že snadno propojuje relevantní prvky projektu a zvyšuje produktivitu. Navíc tento nástroj umělé inteligence centralizuje informace, takže je snadné získat přístup k důležitým datům bez nutnosti ručního propojování, čímž efektivně řeší omezení integrace OneNote.
Příklad:
V týmu pro vývoj produktů může ClickUp Brain:
- Shrňte poznámky z jednání a extrahujte klíčové úkoly, jako například „Dokončit UX wireframes do pátku“.
- Automaticky propojujte úkoly s relevantními dokumenty, například připojte soubor UX wireframe k úkolu „Finalize Design“ (Dokončit návrh).
Pořizování poznámek a správa dokumentů
Funkce Docs v ClickUp umožňuje týmům zaznamenávat podrobnosti o projektech, programy schůzek, poznámky a další informace v přehledném a snadno prohledávatelném formátu. ✍🏻
Docs, který slouží také jako projektová wiki, nabízí bohaté možnosti formátování a lze jej propojit s úkoly, čímž se poznámky okamžitě promění v akční položky.
Tato funkce přesahuje základní funkce OneNote pro pořizování poznámek, protože zahrnuje strukturu a automatizaci, které jsou nezbytné pro týmy pracující na velkých projektech.
Vylepšená automatizace pracovních postupů
Díky automatizaci ClickUp mohou týmy snadno optimalizovat opakující se úkoly, jako je zasílání připomínek nebo aktualizace stavu úkolů vyvolaná konkrétními událostmi. To zefektivňuje procesy a minimalizuje chyby, zejména ve složitých pracovních postupech, které zahrnují několik schvalování nebo přechodů. 🤖
Příklad:
V e-commerce mohou automatizace zefektivnit uvádění produktů na trh:
- Když je úkol „Focení produktů“ označen jako dokončený, spustí se automatizace: Úkol „Vytvoření seznamu produktů“ je přiřazen týmu pro obsah. Marketingovému týmu je zasláno oznámení, aby připravil propagační materiály.
- Úkol „Vytvoření seznamu produktů“ je přidělen týmu pro obsah.
- Marketingovému týmu je zasláno oznámení, aby připravil propagační materiály.
- Úkol „Vytvoření seznamu produktů“ je přidělen týmu pro obsah.
- Marketingovému týmu je zasláno oznámení, aby připravil propagační materiály.
Na druhou stranu, OneNote integruje Microsoft Power Automate, ale je omezen na provádění jednoduchých úkolů, což činí ClickUp lepší volbou pro týmy, které chtějí zlepšit své projektové pracovní postupy.
Cíle a sledování času
ClickUp Goals umožňuje projektovým manažerům stanovit měřitelné cíle, sledovat čas, monitorovat pokrok a produktivitu a propojit cíle s konkrétními úkoly nebo metrikami. ⏱️
Sledování času umožňuje členům týmu zaznamenávat odpracované hodiny přímo v rámci úkolů, což podporuje transparentnost při přidělování zdrojů. Tyto funkce zlepšují odpovědnost a zvyšují efektivitu procesu řízení projektů.
Příklad:
Pro nezávislého designéra může být cílem „Dokončit 10 projektů pro klienty v 1. čtvrtletí“:
- Propojte cíl s úkoly pro každý projekt klienta, například „Návrh loga pro klienta A“ nebo „Redesign webových stránek pro klienta B“.
- Pomocí sledování času zaznamenávejte hodiny strávené na každém projektu, zajistěte přesné fakturace a identifikujte oblasti, kde lze zvýšit efektivitu.
Šablona pro pokročilé řízení projektů od ClickUp
Šablony pro správu projektů ClickUp umožňují hladké nastavení projektů a podporují konzistenci mezi různými týmy. ✨
Mezi působivou škálou šablon je šablona pro správu projektů pokročilou šablonou, která odstraňuje bariéry a překážky v rámci projektů a úkolů. Díky tomu jsou manažeři a vedoucí pracovníci schopni lépe realizovat složité a rozsáhlé projekty, které zahrnují více oddělení.
A na závěr…
Microsoft OneNote poskytuje flexibilní způsob správy základních projektů, ale jeho omezení – jako absence automatizace úkolů, omezené funkce pro vytváření reportů a málo možností integrace – mají dopad na produktivitu, zejména u týmů pracujících na složitých projektech.
ClickUp s pokročilými funkcemi pro správu projektů je aplikací pro vše, co souvisí s prací, a je dokonale navržen tak, aby řešil všechny tyto omezení.
Pro týmy, které chtějí posunout svůj přístup nad rámec jednoduchého pořizování poznámek, představuje ClickUp komplexní řešení bez nutnosti programování, které zvyšuje efektivitu ve všech fázích životního cyklu projektu. Využití nástrojů a šablon ClickUp umožňuje projektovému manažerovi automatizovat opakující se úkoly, vylepšit pracovní postupy, zvýšit transparentnost a budovat týmovou spolupráci, čímž zjednodušuje proces udržování projektů na správné cestě a dosahování vašich cílů.
Jste připraveni vylepšit své projektové řízení pomocí ClickUp? Zaregistrujte se ještě dnes!