Věděli jste, že NASA má PMO?
Neúspěchy misí Challenger, Mars a Columbia přiměly NASA uvědomit si neomylnou pravdu: Aby se podařilo, musely se podařit tisíce věcí. Aby se nepodařilo, stačilo, aby se nepodařila jedna věc.
V roce 2002 se tedy NASA začala odklánět od modelu s jediným hlavním inženýrem a směřovat k konceptu „podnikového PMO“. PMO bylo formálně založeno v roce 2012.
Dnes se zabývá strategií, rozvojem pracovní síly, sdílením znalostí a hodnocením projektů v celé NASA.
Každá organizace s mezifunkčními týmy a projekty by měla těžit z toho, že její projektové řízení dohlíží PMO. Dobře implementovaná kancelář projektového řízení efektivně koordinuje všechny prvky projektu, slaďuje je se strategickými cíli a zlepšuje celkovou efektivitu.
V tomto blogu se podělíme o základní informace o založení PMO – od základních funkcí až po pokročilé nástroje pro plynulé řízení projektů. Prozkoumáme také příklady z praxe a poskytneme praktické informace, které vám pomohou vybudovat PMO, které transformuje schopnosti vaší organizace v oblasti řízení projektů.
Co je to projektová kancelář (PMO)?
Projektová kancelář (PMO) v rámci organizace je centralizované oddělení , které dohlíží na činnosti projektového řízení a podporuje je. Jeho primární rolí je standardizovat procesy projektového řízení, zajistit soulad s cíli organizace a poskytovat zdroje a pokyny projektovým týmům.
PMO definuje a udržuje standardy a metodiky řízení projektů, zajišťuje konzistenci projektů a sleduje metriky výkonu, aby bylo zajištěno, že projekty budou dodány včas a v rámci rozpočtu.
Čím se tedy PMO liší od tradičních projektových kanceláří a postupů? A proč mít projektovou nebo programovou kancelář, i když již máte tradiční projektový tým?
Zde je několik klíčových rozdílů mezi PMO a tradičním projektovým řízením:
| Aspekt | PMO | Tradiční PM |
|---|---|---|
| Strategické sladění | Zajišťuje, že všechny projekty podporují strategické cíle společnosti. | Zaměřuje se na dosažení cílů specifických pro daný projekt. |
| Optimalizace zdrojů | Spravuje a přiděluje zdroje napříč projekty, aby se předešlo konfliktům, zlepšila se efektivita a optimalizovaly náklady. | Zpracovává zdroje pro jeden projekt bez výhody holistického pohledu. |
| Sledování výkonu | Poskytuje přehled o výkonu všech projektů a nabízí komplexní pohled na stav a výsledky projektů. | Obvykle sleduje výkonnost na základě jednotlivých projektů. |
PMO bude například dohlížet na více projektů, jako je uvedení nového produktu na trh, modernizace IT a expanze na trh, a zajistí, aby všechny přispívaly ke strategickým cílům společnosti.
Naopak projektoví a programoví manažeři by se soustředili výhradně na své jednotlivé projekty.
Proč je tedy standardizovaný přístup tak důležitý?
Výzkumníci zjistili, že méně než 50 % projektů dosahuje svého primárního cíle. To naznačuje významné výzvy v oblasti řízení projektů, jako je špatné plánování, nesprávné řízení zdrojů nebo nepředvídaná rizika.
Díky PMO může společnost zavést standardizovanou metodiku řízení projektů, sledovat výkonnost projektů v rámci celého portfolia a efektivněji přidělovat zdroje.
Funkce PMO
Jak zdůrazňuje průzkum State of Project Management, různé PMO se liší ve svém přístupu.
K měření své účinnosti se PMO opírají o několik klíčových ukazatelů výkonnosti (KPI):
- Úspěch projektu: Dodání včas, v rámci rozpočtu, splnění standardů kvality
- Využití zdrojů: Efektivní přidělování a využívání zdrojů
- Řízení rizik: Efektivní identifikace, hodnocení a zmírňování rizik
- Spokojenost zainteresovaných stran: Splnění očekávání zainteresovaných stran a řešení jejich obav
- Sladění portfolia: Zajištění souladu projektů s cíli a strategiemi organizace
PMO v zásadě standardizují postupy projektového řízení, poskytují zdroje, slaďují projekty se strategickými cíli a usnadňují komunikaci mezi týmy. V důsledku toho organizace, které implementují PMO, často zaznamenávají lepší výsledky projektů a větší soulad se svými obchodními cíli.
Organizace mohou činit informovaná rozhodnutí o zavedení nebo vylepšení svých PMO schopností díky pochopení klíčových výhod PMO.
Výhody a výzvy PMO
Zřízení PMO může výrazně zlepšit schopnosti vaší organizace v oblasti řízení projektů. Je však dobré zvážit klady a zápory, než se rozhodnete, zda vaše organizace PMO skutečně potřebuje.
Výhody PMO
Začněme s pozitivy.
Podle Project Management Institute organizace s projektovou kanceláří vykazují o 92 % vyšší vyspělost v oblasti projektového řízení, o 33 % méně neúspěšných projektů a o 15 % vyšší návratnost investic.
Důvodem je:
🎯Větší standardizace a konzistence
PMO zajišťuje konzistentní postupy řízení programů v celé organizaci, což vede ke zvýšení efektivity, snížení počtu chyb a lepším výsledkům projektů.
Například pomocí standardů PMI společnost Vodafone úspěšně nahradila svou síť plně spravovanou sítí GLAN na 42 místech po celém světě. Projekt byl dodán včas a před cílem, přičemž 90 % míst bylo úspěšně migrováno na první pokus.
🎯Lepší komunikace a spolupráce
PMO funguje jako centrální uzel, který podporuje komunikaci a spolupráci, aby podporoval a dohlížel na projektové manažery a týmy a zajišťoval soulad s cíli a záměry projektu.
Po katastrofické povětrnostní události použilo ministerstvo dopravy Britské Kolumbie přístup založený na PMBOK k určení priorit oprav a znovuotevření dálnice 5, která je důležitou obchodní trasou, za pouhých 35 dní. Tento úspěch lze připsat jasným komunikačním protokolům a spolupráci mezi zúčastněnými stranami.
🎯Optimalizace zdrojů
PMO pomáhá efektivně přidělovat zdroje mezi projekty a zajišťuje, že správní lidé jsou přiděleni ke správným úkolům ve správný čas.
Během pandemie COVID-19 společnost AstraZeneca využila standardy PMI k řízení klinických studií a současnému zvýšení výrobní kapacity. Toto efektivní přidělování zdrojů bylo klíčové pro dodání 1 miliardy dávek vakcíny do 170 zemí do července 2021.
🎯Vylepšené rozhodování
PMO poskytuje datově podložené informace pro informované rozhodování. To může vést k lepšímu plánování projektů, snižování rizik a úspěchu.
Centralizované centrum produktivity pomáhá každé organizaci pracovat lépe a rychleji.
Například společnost QubicaAMF, středně velká organizace, zaznamenala významné zvýšení efektivity projektů po zavedení ClickUp, který pomáhá týmům prodeje, koordinace projektů, tvorby nabídek, zadávání objednávek a elektronické produkční laboratoře spolupracovat.
Dosáhli 35% snížení počtu opožděných dodávek a zvýšili týmovou spolupráci o 60 %. Díky funkci „Hledat“ také ušetřili více než 5 hodin týdně při vyhledávání informací, zkrátili čas potřebný k vytváření zpráv o 40 % a zlepšili organizaci projektů o 80 %.
Celkově lze říci, že existuje pádný důvod pro to, aby v rámci organizace existovala jediná jednotka odpovědná za rozhodování související s projekty.
🎯Strategické poradenství
PMO může poskytovat strategické plánování, směr a osvědčené postupy pro řízení projektů a zajistit tak soulad s cíli organizace.
Společnost Thales UK, přední firma v oblasti obranných technologií, zavedla PMO za účelem správy životního cyklu produktů a překonání výzev souvisejících s mezerami v rozhraní. PMO hrálo klíčovou roli při zajišťování toho, aby projekty podporovaly strategické cíle organizace, a při posilování týmové spolupráce.
🎯Kultura neustálého zlepšování
PMO může podporovat kulturu neustálého zlepšování tím, že povzbuzuje sdílení znalostí a přijímá osvědčené postupy.
Projekt Airbus A380, kdysi největší osobní letadlo na světě vyžadující investici ve výši 30 miliard dolarů, čelil významným výzvám v procesech výroby a dodávky a v koordinaci projektu. Společnost Airbus překonala tyto překážky díky pečlivým strategiím řízení projektu a uvedla na trh letadlo světové třídy, které splnilo očekávání zákazníků.
Není tedy pochyb o tom, že rozhodnutí o založení PMO může potenciálně změnit projektové řízení organizace k lepšímu. Podívejme se ale také na některé negativní stránky.
Nevýhody PMO
Ačkoli projektová kancelář (PMO) může nabídnout významné výhody, je důležité zvážit také potenciální problémy. Koneckonců, nemusí to být vždy jen samá radost!
Podle jedné studie téměř 15 % všech PMO ukončí svou činnost do čtyř let od založení.
Zde jsou některé z nejčastějších nevýhod PMO:
- Odpor ke změnám: Nové standardy projektového řízení mohou narážet na odpor. Pro překonání této překážky je zásadní řešit obavy a zajistit jasnou komunikaci.
- Počáteční náklady a investice do zdrojů: Založení PMO vyžaduje počáteční investice do personálu, nástrojů a školení. Dlouhodobé výhody však mohou převážit počáteční náklady.
- Konflikty rolí: Zavedení PMO v organizaci s existujícími projektovými týmy může vést k překrývání rolí a zmatkům. Definování rolí a odpovědností v rámci PMO pomáhá tomuto překrývání a konfliktům s ostatními projektovými manažery předcházet.
- Byrokracie: PMO může při nesprávném řízení vést k byrokratickým překážkám. Pravidelné kontroly a mechanismy zpětné vazby mohou zajistit agilitu a flexibilitu.
- Měření úspěchu: Kvantifikace výhod PMO může být náročná. Sledování výkonnostních metrik, jako je míra dokončení projektů, včasné dodání a využití zdrojů, může poskytnout cenné informace.
Jak tedy nastavit správnou kancelář pro řízení projektů pro vaši firmu? Pro maximalizaci výhod PMO je nezbytné řešit tyto nevýhody pomocí dobře promyšleného implementačního plánu a průběžného sledování klíčových ukazatelů výkonnosti.
Výzvy, kterým čelíte
PMO vytváří robustní rámce pro řízení projektů, které podporují úspěšnou realizaci projektů.
Implementace a provoz PMO však s sebou přináší určité výzvy, které je třeba řešit, aby byla zajištěna trvalá účinnost PMO a jeho integrace do organizace.
- Rozšíření rozsahu a překročení pravomocí: Jak se PMO vyvíjí, hrozí, že se rozšíří nad rámec svých původních cílů, což povede k oslabení zaměření a účinnosti.
- Nekonzistentní přijetí napříč odděleními: Nerovnoměrné přijetí procesů PMO napříč odděleními může vést k nesrovnalostem a podkopat snahy o standardizaci, což místo soudržnosti povede k chaosu.
- Složitost integrace: Integrace vašeho PMO do stávajících struktur, procesů a systémů není vždy snadná.
- Udržení talentů: Lidé jsou nejdůležitějším aspektem PMO. Úspěch PMO závisí na udržení kvalifikovaného personálu, takže vysoká fluktuace nebo obtížnost přilákat talenty mohou ovlivnit výkonnost a stabilitu.
- Řízení očekávání: Nereálná očekávání zainteresovaných stran mohou vést k nespokojenosti, pokud je PMO nedokáže splnit.
- Kulturní nesoulad: Pokud jsou postupy PMO v rozporu s organizační kulturou, může se setkat s odporem.
Každá z těchto otázek může – a musí – být řešena přímočarým a organizovaným způsobem. Jasná komunikace a dobře nastavená očekávání jsou klíčem k zajištění toho, aby PMO úspěšně splnilo to, co se od něj očekává.
Role a odpovědnosti PMO
PMO koordinuje a standardizuje činnosti projektového řízení ve všech kancelářích pro správu portfolia v rámci organizace. Pro efektivní správu PMO je nezbytné porozumět různým rolím a odpovědnostem v rámci týmu pro správu portfolia. Zde je přehled rolí PMO:
Ředitel PMO
Ředitel PMO hraje klíčovou roli při stanovení směru a zajištění úspěchu PMO tím, že
- Nastavení strategické vize pro PMO a její sladění s cíli organizace
- Vytvoření a údržba rámce správy PMO pro řízení projektů
- Budování a udržování vztahů s klíčovými zainteresovanými stranami
- Zajištění toho, aby PMO přinášelo organizaci hodnotu
Přečtěte si také: Nejlepší PMO roku 2024: Strategické postřehy od nejlepších v oboru
Manažer PMO
Manažer PMO dohlíží na každodenní provoz a zajišťuje, aby byla vize PMO účinně realizována tím, že:
- Dohled nad každodenním provozem PMO a zajištění dodržování standardů a metodik
- Převedení vize ředitele PMO do realizovatelných plánů
- Řízení týmu PMO a přidělování úkolů
Analytik PMO
Analytik PMO poskytuje důležité informace o datech, které podporují rozhodování a zlepšování výkonnosti tím, že:
- Sběr, analýza a vykazování projektových dat za účelem poskytnutí podkladů pro rozhodování
- Vývoj a údržba metrik výkonnosti
- Proměňte data v praktické poznatky
Koordinátor PMO
Koordinátor PMO zajišťuje hladký administrativní chod PMO. Mezi jeho povinnosti patří:
- Poskytování administrativní podpory týmu PMO
- Zajištění plánování, koordinace schůzek a kancelářských potřeb
- Zajištění hladkého chodu kanceláře PMO
Jak implementovat PMO v reálném světě
Zdá se vám, že založení PMO je monumentální úkol? Nemusí to tak být. Technologie vám pomůže!
Nástroje pro řízení projektů jsou základem řízení projektů, zdrojů a portfolia a mohou vám pomoci zprovoznit vaše PMO nebo kancelář pro správu portfolia. Ideální sada nástrojů závisí na konkrétních potřebách vaší organizace. Mnohé z nich, například ClickUp, obsahují vestavěné šablony pro řízení projektů.
Implementujte svou strategii PMO pomocí ClickUp, komplexního softwarového řešení pro řízení projektů. Okamžitě uvidíte vylepšenou spolupráci a přehlednost v reálném čase napříč všemi projekty.
Nejlepší na ClickUp je jeho škálovatelnost: je vhodný pro týmy a organizace různé velikosti a složitosti.
Zde je několik příkladů, jak může ClickUp zlepšit fungování vašeho PMO:
Stanovení cílů
Stanovte a sledujte jasné cíle projektu pomocí ClickUp Goals. Sladěte tyto cíle se svými úkoly, abyste zajistili, že každá činnost přispívá k dosažení vašich celkových cílů.
Aby byly cíle realističtější a dosažitelnější, rozdělte je na menší milníky pomocí funkce Milestones v ClickUp. Díky tomu budou týmy informovány o klíčových fázích projektu.
Správa úkolů
Rozdělte cíle svého projektu na proveditelné úkoly ClickUp. Poté můžete zefektivnit pracovní postupy využitím automatizace ClickUp k řešení opakujících se procesů, čímž snížíte manuální úsilí a zvýšíte celkovou efektivitu.
Využijte více zobrazení ClickUp – zobrazení seznamu, tabule, Ganttova diagramu a myšlenkové mapy – k vizualizaci úkolů z různých perspektiv. Tato flexibilita pomáhá optimalizovat komunikaci v týmu a sledování projektů, což usnadňuje správu a úpravy plánů podle potřeby.
Reporting a analytika v reálném čase
Vytvořte přizpůsobitelné panely ClickUp pro získání přehledu o výkonu projektu v reálném čase, což vám umožní sledovat pokrok, identifikovat překážky a činit rozhodnutí na základě dat.
Využijte vestavěného asistenta AI, ClickUp Brain, k lepšímu řízení pracovního vytížení a odhadování časových harmonogramů projektů.
Spolupráce
Zlepšete spolupráci týmu pomocí sdílené dokumentace a úprav v reálném čase v ClickUp Docs, kolektivního brainstormingu s ClickUp Whiteboards a okamžitých zpráv s ClickUp Chat.
Tyto nástroje usnadňují plynulou komunikaci a spolupráci v rámci platformy, což týmům umožňuje efektivně spolupracovat a centralizovat všechny diskuse a dokumenty související s projektem.
Správa zdrojů
Spravujte projektové týmy pomocí zobrazení pracovní zátěže ClickUp, abyste viděli, kdo je v předstihu a kdo zaostává.
Zobrazení pracovní zátěže, založené na zobrazení časové osy ClickUp, zobrazuje množství práce přidělené členům projektového týmu za vybrané období, ať už se jedná o jeden týden, dva týdny nebo jeden měsíc.
Tento pohled vám umožňuje porovnat pracovní zátěž každé osoby s její stanovenou kapacitou a zajistit, aby nikdo nebyl přetížen nebo nedostatečně vytížen.
Pro zjednodušení vám šablona pro řízení projektů ClickUp pomůže začít ještě rychleji.
S touto šablonou můžete:
- Vizualizujte a sledujte zdroje svého projektu
- Přiřazujte, spravujte a upřednostňujte úkoly pomocí různých zobrazení pracovního postupu.
- Synchronizujte se zainteresovanými stranami a snadno spolupracujte se svým týmem.
A to je teprve začátek!
Tato bezplatná šablona pro řízení projektů nabízí komplexní řešení s univerzálním zobrazením seznamu a tabule podobné Kanbanu pro okamžité sledování pokroku. Navíc obsahuje šest vlastních stavů úkolů, které označují, zda jsou úkoly v procesu, otevřené nebo dokončené.
Pamatujte: KPI jsou nezbytné pro měření účinnosti vašeho PMO. Tyto metriky mohou sledovat pokrok, identifikovat oblasti pro zlepšení a demonstrovat hodnotu PMO pro organizaci.
Ale ClickUp je připraven vám i v tomto ohledu pomoci!
Šablona KPI ClickUp vizuálně znázorňuje vaše klíčové ukazatele výkonnosti. Komplexní návrh zprávy vám pomůže:
- Získejte přehled o pokroku vašeho týmu při dosahování cílů.
- Zajistěte sladění cílů
- Sledujte výkon v průběhu času pomocí intuitivních vizuálních prvků.
Pomocí vlastních stavů, jako jsou Dokončeno, Na dobré cestě, Ohroženo a další, můžete snadno identifikovat, které KPI splňují své cíle a které vyžadují okamžitou pozornost.
Dovednosti nezbytné pro úspěšnou implementaci PMO
Úspěšné PMO vyžaduje lidi s tvrdými i měkkými dovednostmi v oblasti projektového řízení. Kromě technických znalostí potřebují členové PMO silné vůdčí, komunikační a vyjednávací schopnosti, aby mohli řídit složité projekty a budovat vztahy se zainteresovanými stranami.
Výroční zpráva PMI Pulse of the Profession® odhalila 57% nárůst hybridních přístupů k řízení projektů v letech 2020 až 2023.
Tento trend znamená odklon od čistě prediktivních metodik, jejichž popularita ve stejném období poklesla o 24 %. Zatímco agilní přístup zaznamenal mírný nárůst o 6 %, budoucnost patří hybridním přístupům.
Rozmach hybridního projektového řízení vyžaduje kvalifikovanou pracovní sílu.
Proto je pro profesionála v oblasti projektového řízení nezbytné neustálé vzdělávání. Investice do školicích a rozvojových programů posiluje schopnosti projektového týmu. To zahrnuje:
- Porozumění metodikám projektového řízení
- Zvládnutí nástrojů PMO
- Zdokonalení vedoucích schopností
- Zlepšení schopností analýzy dat
Pro úspěšné PMO je také zásadní promyšlené uplatňování strategií projektového řízení.
Účinné řízení projektů a správu zahrnuje definování jasných rolí a odpovědností, stanovení klíčových ukazatelů výkonnosti, provádění pravidelných kontrol a budování silných vztahů se zainteresovanými stranami.
Role inovací a umělé inteligence v PMO
Prostředí PMO je dynamické a pro udržení si náskoku je nezbytné přijímat inovace. Agilní rámce a postupy DevOps transformují provoz PMO a umožňují rychlejší reakce na měnící se požadavky projektů.
Pokročilé nástroje pro plánování, správu zdrojů a sledování výkonu zvyšují efektivitu a přesnost.
Umělá inteligence (AI) stojí v čele této transformace a poskytuje PMO datově podložené poznatky, automatizaci a prediktivní schopnosti.
Mezi klíčové výhody integrace AI do vašeho plánu PMO patří:
- Adaptabilita: AI umožňuje organizacím rychle reagovat na změny.
- Efektivita: AI zefektivňuje a automatizuje úkoly, čímž uvolňuje čas pro strategické zaměření.
- Postřehy: AI poskytuje data v reálném čase pro informované rozhodování.
A tady přichází na scénu ClickUp Brain. S více než 100 rolemi založenými na výzvách a vestavěnou kontrolou gramatiky a pravopisu je to asistent pro psaní, kterého potřebuje každý projektový manažer.
ClickUp Brain představuje PMO s:
- Pomoc založená na umělé inteligenci: Zefektivňuje pracovní postupy a zvyšuje produktivitu.
- Okamžité odpovědi: Poskytuje rychlé a relevantní informace k jakémukoli tématu.
- Automatizace úkolů: Automatizuje opakující se úkoly, šetří čas a úsilí.
- Cenné poznatky: Generuje poznatky, které slouží jako podklad pro rozhodování a optimalizaci výkonu projektu.
- Správa znalostí: Zlepšuje přístup k informacím pro efektivní spolupráci.
- Všestrannost: Lze použít jako asistenta pro řízení projektů s podporou umělé inteligence, spisovatele a další.
Tato integrace umělé inteligence a pokročilých postupů PMO umožňuje organizacím rychle se přizpůsobovat, činit informovaná rozhodnutí a dosahovat optimálních výsledků projektů.
Transformujte své PMO pomocí ClickUp
PMO mohou změnit způsob, jakým řídíte projekty, tím, že poskytují strukturovaný rámec a využívají výkonné nástroje, jako je ClickUp. Přizpůsobitelné panely ClickUp, funkce pro spolupráci v reálném čase a možnosti automatizace zefektivňují pracovní postupy projektů a zvyšují přehlednost. Výhodné pro všechny!
Díky integraci různých funkcí do jedné platformy ClickUp snižuje potřebu používat více nástrojů, minimalizuje složitost a zvyšuje efektivitu.
Vězte, že PMO jsou budoucností projektového řízení. Jak společnosti rostou a postupy projektového řízení se vyvíjejí, budou potřebovat centralizovanou autoritu, která bude řídit projekty v celé organizaci a zároveň udržovat dlouhodobé strategické cíle v popředí.
Pokud vaše organizace ještě nemá PMO nastavené, může to být jen otázka času, než se tak stane; pokud ho již má, skvělé! Začněte optimalizovat své PMO tím, že se ještě dnes zaregistrujete do ClickUp!