Jako projektový manažer je vaším cílem dokončit každý projekt včas, mít přehled o jeho postupu, předvídat překážky a zajistit, aby probíhající projekty byly v souladu s požadovaným výsledkem.
Ať už používáte metodiku řízení projektů Waterfall pro plánování a Agile pro realizaci, nebo Agile vývoj s realizací Waterfall, klíčem je dodávat projekty v rámci rozpočtu, rozsahu a včas.
Vidíme, že moderní projektoví manažeři používají hybridní přístup k řízení projektů pro neustálé učení, podrobné plánování každé fáze projektu a dosahování úspěšných výsledků.
Pokud se chcete dozvědět více o kombinování různých metodik projektového řízení (PM) (také nazývaných kombinované metodiky projektového řízení) pro efektivní pracovní postupy a rychlejší uvedení produktu na trh, jsme tu, abychom vám pomohli.
V tomto blogu se podrobně zabýváme hybridním řízením projektů a vysvětlujeme, jak můžete implementovat metodiky hybridního řízení projektů, abyste optimalizovali pracovní postupy svých projektů.
Různé typy řízení projektů
Podívejme se na dvě běžně používané metodiky řízení projektů:
1. Agilní projektové řízení
V agilním projektovém řízení se komplexní projekt rozdělí do několika fází nazývaných sprinty. Každý sprint se zaměřuje na iterativní dodávání výsledků na základě zpětné vazby z předchozích iterací.
Agilní metody se zaměřují na pravidelné dodávání funkčních výsledků, nikoli pouze na konci projektu. To vám umožňuje průběžně sledovat pokrok, přizpůsobovat se nové zpětné vazbě a provádět potřebné úpravy.
Výhody agilního řízení projektů
- Rychle přizpůsobujte projektové procesy měnícím se marketingovým podmínkám, zpětné vazbě od zákazníků, zpětné vazbě od zainteresovaných stran a měnícím se požadavkům projektu.
- Dodávejte časté výstupy, abyste udrželi své klienty spokojené a zapojené.
- Identifikujte potenciální problémy rychleji pomocí iterativního procesu a řešte překážky dříve, než se zhorší.
- Sledujte výdaje v různých sprintech, abyste měli přehled o nákladech a mohli kontrolovat svůj rozpočet.
Podívejme se na následujícím příkladu, jak projektový tým implementuje agilní vývoj.
Vyvinout a spustit plně funkční mobilní aplikaci eCommerce pro online prodejce
Projekt lze rozdělit na několik sprintů, z nichž každý trvá dva týdny.
- Sprint 1: Implementace funkcí správy uživatelských účtů
- Sprint 2: Vývoj prohlížení produktového katalogu
- Sprint 3: Vytvořte funkci nákupního košíku
- Sprint 4: Přidejte zpracování plateb a platební brány
- Sprint 5: Vytvořte stránku pro sledování objednávek
Poznámka: Mezi další metodiky řízení projektů patří řízení projektů kritickým řetězcem (CCPM), metoda kritické cesty (CPM) a Lean Six Sigma.
2. Vodopádové řízení projektů
Tradiční metodika Waterfall se používá hlavně v projektech s jasně definovanými výsledky a minimálními změnami. Projekt je rozdělen do lineárních, postupných fází, z nichž každá musí být dokončena, než může začít další.
Každá fáze této metodiky řízení projektů má konkrétní výstupy a milníky, díky čemuž je předvídatelná a snadno zvládnutelná.
Řízení projektů metodou Waterfall vyžaduje důkladnou dokumentaci v každé fázi, včetně podrobností o požadavcích, výstupech, rozsahu, plánování kapacity, testovacích plánech, konstrukčních specifikacích a uživatelských příručkách.
Výhody vodopádového řízení projektů
- Sledování pokroku je snazší, protože každá fáze má konkrétní cíle a výstupy.
- Minimální rozsah změn, protože všechny požadavky jsou shromážděny hned na začátku.
- Je to snazší kontrolovat, protože harmonogramy a časové plány projektů jsou pevně dané.
- Lepší řízení rizik, protože strukturovaný přístup vám umožňuje lépe plánovat a předvídat rizika v rané fázi.
Podívejme se na příklad fází projektu na vysoké úrovni v metodice Waterfall.
Vyvinout systém CRM pro správu potenciálních zákazníků a interakcí se zákazníky a sledování prodejních kanálů
Projekt bude rozdělen do několika fází s konkrétními cíli.
- Shromažďování požadavků: Vyhodnoťte požadavky zainteresovaných stran z CRM a nastíňte požadované funkce systému.
- Návrh: Vytvořte makety softwarových i hardwarových modulů CRM.
- Implementace: Nainstalujte CRM pro omezený počet beta uživatelů. Nakonfigurujte systém tak, aby fungoval bezproblémově pro správu potenciálních zákazníků, sledování prodejů a podrobné reportování.
- Testování: Posuďte, jak dobře systém odpovídá stanoveným požadavkům.
- Nasazení: Uvolněte dokončené CRM pro ostatní uživatele.
- Údržba: Poskytujte svým zákazníkům průběžnou podporu a servisní údržbu.
Hlavní rozdíly mezi agilní a vodopádovou metodou
| Funkce | Vodopád | Agilní |
| Přístup | Sekvenční | Iterativní |
| Flexibilita | Rigid | Flexibilní |
| Plánování | Rozsáhlé přípravné práce | Minimální počáteční a průběžné plánování |
| Dodání | Konečný produkt na konci | Postupné dodávání |
| Zapojení zákazníků | Omezeno | Vysoká |
Podívejme se tedy, jak hybridní metodiky řízení projektů spojují to nejlepší z obou světů a nabízejí přizpůsobivý přístup k řízení dynamických projektů.
Co je hybridní projektové řízení?
Jak název napovídá, hybridní projektové řízení je přístup, který kombinuje prvky z několika strategických metodik projektového řízení. Tímto způsobem využijete silné stránky různých metod k řešení specifických požadavků vašeho projektu a dosažení kvalitnějších výsledků.
Ve většině případů hybridní projektové řízení kombinuje postupy z agilních metodik, jako je Scrum, a tradiční metody, jako je vodopádový přístup.
Hybridní projektové řízení: Kombinace toho nejlepšího z agilních a tradičních metod projektového řízení
Pro lepší pochopení hybridní strategie si uveďme příklad. Řekněme, že musíte vyvinout a uvést na trh zařízení pro inteligentní domácnost. Toto zařízení by mělo být možné snadno integrovat s různými dalšími zařízeními ve vaší domácnosti.
V tomto případě se metoda Waterfall nejlépe hodí pro počáteční průzkum trhu a vývoj hardwaru. Zde je důvod:
- Průzkum trhu vyžaduje strukturovaný přístup s podrobnou dokumentací.
- Podobně i vývoj hardwaru se řídí standardním, sekvenčním přístupem, který vychází z pevných základů odvozených z průzkumu trhu a plánování. Jakékoli změny ve vývoji hardwaru mohou být poměrně nákladné.
- Vývoj hardwaru také vyžaduje přísné testování a dodržování předpisů. Použití vodopádového přístupu by v tomto případě zajistilo, že testování bude prováděno systematickým a kontrolovaným způsobem.
- A konečně, vývoj hardwaru vyžaduje správné přidělování zdrojů a metoda Waterfall vám pomůže plánovat a přidělovat zdroje předem.
Na druhou stranu vývoj softwaru by se řídil agilní metodou, například metodou Scrum. Důvodem je:
- Projekty vývoje softwaru podléhají změnám v závislosti na zpětné vazbě uživatelů a technologických požadavcích.
- Nejlepší je, když vývoj softwaru probíhá podle procesu, při kterém se hodnota dodává postupně během celého životního cyklu projektu. To usnadňuje sledování pokroku a provádění průběžných úprav.
- Agilní přístup vám umožňuje včas odhalit problémy a pomáhá vám řídit rizika bez nadměrných výdajů.
Jak vidíte v tomto příkladu, hybridní projektové řízení kombinuje silné stránky agilního a tradičního přístupu spojením metod Waterfall a Scrum.
Klíčové body, které je třeba vzít v úvahuAgilní metodika je flexibilní a přizpůsobivá a zaměřuje se na rychlé dosažení výsledků. Tradiční přístup vám umožňuje definovat strukturované procesy a zavést předvídatelnost do fází projektu.
Kombinované řízení projektů přináší inovace v některých oblastech a zároveň zachovává konzistenci ve fázích projektu, které vyžadují stabilitu. Stručně řečeno, pomáhá vám vyhovět různorodým potřebám komplexního projektu.
Další přístupy k hybridnímu řízení projektů
Scrum a Kanban jsou agilní metodiky, které mohou dobře fungovat jako součásti hybridního projektového řízení.
Scrum se zaměřuje na iterativní fáze zvané sprinty, zatímco Kanban se zaměřuje na vizuální metodu, kde jsou pracovní postupy vizualizovány v jednotlivých fázích, aby bylo možné sledovat a spravovat úkoly a zároveň neustále zlepšovat proces.
Při kombinaci těchto dvou metod lze projektové řízení Scrum použít na části projektu, které vyžadují vývojové práce. Kanban funguje nejlépe pro průběžné úkoly.
Například iterativní přístup Scrumu je vhodnější pro vývoj softwaru. Metoda Kanban funguje nejlépe pro poskytování podpory po spuštění, sledování chyb a neustálé zlepšování produktu.
Scrum a Kanban lze kombinovat jako Scrumban nebo používat paralelně. V přístupu Scrumban týmy pracují ve sprintech, ale k pečlivému řízení svého workflow používají Kanban tabule.
💡Tip pro profesionály: Používejte nástroje Scrum pro plánování sprintů, správu backlogu a správu release, abyste zlepšili synergii týmu, zefektivnili pracovní postupy a rychle se přizpůsobili změnám.
Jak implementovat hybridní projektové řízení
V ideálním případě byste měli zvážit použití hybridních metodik řízení projektů při řízení složitých, vícestupňových projektů. Dalším krokem je naučit se, jak tento přístup efektivně implementovat do svých projektů.
Zde je podrobný návod, jak to může projektový manažer udělat pomocí softwaru pro řízení projektů, jako je ClickUp.
1. Posuďte požadavky projektu
Chcete-li použít hybridní metodiku, musíte pochopit, které fáze vašeho projektu budou vyžadovat tradičnější přístup a které fáze budou vyžadovat agilní postupy.
Začněte s řádným průzkumem a schůzkami se zainteresovanými stranami, abyste shromáždili podrobné požadavky projektu. Pořádejte workshopy a brainstormingové schůzky se svými kolegy a zainteresovanými stranami, abyste společně identifikovali klíčové detaily projektu.
Používejte vizuální nástroje pro brainstorming, jako je ClickUp Whiteboards, k diskusi o nápadech, vysvětlování konceptů a psaní poznámek na digitální plátno. Kreslete od ruky, vytvářejte pracovní postupy a proměňte své finální nápady v sledovatelné úkoly na tabuli.
Jakmile dosáhnete shody ohledně jednotlivých fází a požadavků, vytvořte podrobný projektový dokument nebo wiki pomocí ClickUp Docs.
Formátujte dokument tak, aby dával smysl pro váš tým, a vyzvěte členy, aby spolupracovali a sdíleli své poznatky. Propojte dokument s příslušnými úkoly, aby měli jejich vlastníci kdykoli přístup k informacím o projektu.
2. Nastíňte rozsah projektu
Rozsah projektu se týká cílů, úkolů, výstupů a časového harmonogramu souvisejících s projektem. Definuje hranice projektu a poskytuje jasný přehled o tom, co je zahrnuto a co není.
Zde můžete použít šablonu ClickUp Scope of Work Template k zaznamenání důležitých detailů o vašem projektu, nastínění jasného plánu akce a zajištění, že všichni budou mít stejnou představu o tom, co je třeba udělat.
Šablony rozsahu práce, jako jsou tyto, nabízejí strukturovaný přístup k minimalizaci rizika neúspěchu projektu. Můžete zadat podrobnosti, jako jsou typy úkolů, výstupy, časové harmonogramy a fáze projektu na vysoké úrovni, abyste určili hybridní agilní metodiku, která je pro váš projekt nejvhodnější.
Jaké jsou výhody používání šablony rozsahu práce ClickUp?
- Přidejte vlastní stavy, abyste mohli sledovat průběh různých úkolů v projektu.
- Pomocí vlastních polí přidejte podrobnosti, jako je rozpočet, kontaktní informace, důležité termíny a další klíčové informace potřebné k dokončení úkolů.
- Kategorizujte a přidávejte atributy, abyste zajistili přehlednost výsledků projektu pro zainteresované strany a mezifunkční týmy.
3. Definujte role a odpovědnosti
Jako projektový manažer musíte definovat, jak budou členové vašeho týmu řešit různé úkoly, aby byla zachována soudržnost a koordinace týmu. To je obzvláště důležité v hybridním projektovém řízení, kde se různé aspekty projektu řídí různými metodikami.
Pomocí šablony ClickUp Project Management Roles and Responsibilities Template (Šablona rolí a odpovědností v řízení projektů ClickUp) si vizualizujte, kdo v rámci projektu zpracovává které úkoly.
Šablona využívá zobrazení ClickUp, jako je zobrazení Box, Activity nebo Workload, aby bylo možné vidět, kdo na čem pracuje, sledovat aktivity všech a analyzovat kapacitu vašeho týmu. Díky těmto informacím můžete přidělovat pracovní úkoly tak, aby všichni pracovali optimálně a nikdo nebyl přetížený.
Výhody použití této šablony pro hybridní projekty jsou:
- Stanovte odpovědnost a zajistěte hladký průběh projektu, protože očekávání jsou sdělena členům týmu.
- Nastavte očekávání pro každou roli a sledujte výkonnost týmu podle těchto očekávání pomocí vlastních polí.
- Zajistěte hladší řízení projektů pomocí připomínek, které upozorní vlastníky úkolů na termíny a změny v úkolech.
4. Vytvořte harmonogram projektu
Při použití hybridního řízení projektů je vždy dobré zaznamenat různé úkoly, výstupy a časové osy na vizuální časové ose. To vám umožní získat jednotný přehled o všech činnostech v projektu a zjistit, které úkoly je třeba dokončit postupně a které lze provádět souběžně.
Pomocí zobrazení Ganttova diagramu v ClickUp můžete vizualizovat pracovní postupy projektu na flexibilní časové ose.
Sledujte pokrok podle klíčových milníků a zjistěte, které úkoly závisí na zahájení nebo dokončení jiného úkolu. Ganttovy diagramy vám také pomohou organizovat úkoly podle jejich priority, takže se můžete soustředit na dokončení toho nejdůležitějšího.
💡Tip pro profesionály: Využijte automatizaci řízení projektů k automatizaci opakujících se administrativních úkolů, standardizaci procesů a přijímání rozhodnutí na základě dat.
5. Používejte nástroje na podporu hybridního řízení projektů
Řízení projektů pomocí hybridní metodiky projektového řízení vyžaduje neustálou koordinaci úkolů a činností napříč týmy, přidělování zdrojů, spolupráci se zainteresovanými stranami a sledování pokroku.
Dělat to vše ručně v tabulkách je recept na neúspěch.
Bez ohledu na váš hybridní přístup vám nástroj pro řízení projektů pomůže zefektivnit všechny činnosti na jednom centrálním místě.
Zde je návod, jak vám software pro řízení projektů ClickUp pomůže spravovat různé aspekty vašeho hybridního projektu PM kombinací metodik agilního a vodopádového řízení projektů.
Rozhodnutí přejít na ClickUp bylo založeno na tom, jak snadné bylo se s ním naučit pracovat s minimální potřebou školení, což bylo přesně to, co jsme jako rostoucí startupová společnost potřebovali.
Rozhodnutí přejít na ClickUp bylo založeno na tom, jak snadné bylo se s ním naučit pracovat s minimálními nároky na školení, což bylo přesně to, co jsme jako rostoucí startupová společnost potřebovali.
Snadné řízení úkolů
Jako projektový manažer určitě nechcete mikromanagement a neustálé kontrolování členů svého týmu.
Místo toho použijte ClickUp Tasks k vytvoření a přiřazení různých projektových úkolů členům týmu.
Pro větší odpovědnost můžete přidat termíny úkolů a vlastní stavy, abyste mohli sledovat, zda je úkol „otevřený“, „uzavřený“ nebo „v procesu“. Abyste předešli zmatkům a nedorozuměním, přidejte ke každému úkolu kontext pomocí popisů úkolů a vlastních polí.
Nakonec vytvořte kontrolní seznamy, které příslušní členové týmu mohou odškrtávat po dokončení úkolů.
Umožněte hladkou spolupráci
Nechcete, aby nedostatečná komunikace mezi mezifunkčními týmy nebo dokonce v rámci týmů byla překážkou, která vede k nedodržení termínů dodání projektu.
Právě v tomto ohledu umožňuje ClickUp Chat View vašemu vývojovému týmu sdílet aktualizace v reálném čase, chatovat se zainteresovanými stranami a spolupracovat na úkolech.
Pomocí zobrazení chatu můžete rychle řešit problémy, získávat vysvětlení k projektovým aktivitám a komunikovat urgentní požadavky přímo ze svého pracovního prostoru ClickUp.
Vytvořte seznamy sprintů
Hybridní projektové řízení je iterativní proces. Pro lepší řízení fází projektu je rozdělte na časově ohraničené iterace nazývané sprinty.
ClickUp Sprints vám umožňuje organizovat úkoly a výstupy, které mají být dokončeny v rámci každého sprintu, do sprintových seznamů. Tyto sprintové seznamy použijte ke koordinaci úkolů týmu, diskusi o dokončených činnostech a identifikaci překážek.
Vizualizujte pracovní postupy projektu a spravujte priority.
Kanbanová tabule ClickUp vám umožňuje organizovat úkoly v různých sloupcích nebo seznamech, které představují různé fáze celého projektu. Označte důležité úkoly pomocí barevných štítků a značek priority.
Přetahujte úkoly z jednoho sloupce do druhého a aktualizujte tak jejich stav. Omezte počet úkolů v každém sloupci, abyste zvýšili efektivitu a přinesli hodnotu v každé fázi projektu.
Využijte umělou inteligenci
Získejte okamžité odpovědi na otázky související s prací tím, že je položíte ClickUp Brain. Asistent AI prohledá váš pracovní prostor a vybere informace z vašich úkolů, dokumentů a chatů, aby vám poskytl ty nejrelevantnější informace.
S ClickUp Brain, projektovým manažerem a spisovatelem využívajícím umělou inteligenci, můžete automatizovat vytváření souhrnů projektů, zpráv o pokroku a aktualizací projektů, aby všichni měli přehled o aktuálním stavu projektu a plánech dodání.
💡Tip pro profesionály: Nástroje pro řízení projektů s využitím umělé inteligence zlepšují proces řízení projektů tím, že předpovídají projektová data, zlepšují rozhodování, odhadují náklady a monitorují potenciální rizika.
Používejte předem připravené šablony.
ClickUp obsahuje více než 1 000 předem připravených šablon, které můžete použít a přizpůsobit podle konkrétních potřeb vašeho projektu.
Například šablona ClickUp Project Management Template je plně přizpůsobitelný, předem připravený rámec, který vám pomůže spravovat vše od zahájení projektu až po jeho dokončení. Jako Scrum master můžete tuto šablonu použít k zobrazení stavu úkolů, vizualizaci postupu projektu a získání podrobných informací o každé činnosti, která má být provedena.
Šablona pro řízení projektů ClickUp zjednodušuje složité projekty tím, že poskytuje předem zorganizovaný pracovní prostor se složkami pro každou fázi projektu, což usnadňuje efektivní řízení vaší práce.
Navíc obsahuje flexibilní seznam a zobrazení tabule ve stylu Kanban, které usnadňují zadávání podrobností úkolů a jejich sledování. Můžete také použít šest vlastních stavů úkolů, které označují, zda jsou úkoly v procesu, otevřené nebo dokončené.
Projektoví manažeři často upřednostňují tuto šablonu pro agilní vývoj, protože odstraňuje datové silosy tím, že pomáhá týmům sdílet informace o projektu na jednom centrálním místě.
6. Sledujte pokrok v reálném čase
Když máte podrobný přehled o stavu každé úlohy, je snazší identifikovat zpoždění a odhalit překážky v konkrétních fázích projektu.
Dashboardy ClickUp jsou skvělým způsobem, jak vizualizovat průběh projektu a závislosti, které brání jeho dokončení.
Tento projektový dashboard poskytuje přehled o klíčových milnících projektu a KPI a dává všem účastníkům přehled o termínech, úkolech a závislostech.
ClickUp má oproti tabulkám výhodu v tom, že můžete vizualizovat pracovní postupy pomocí různých dashboardů pro řízení projektů podle konkrétního použití.
Výhody hybridního projektového řízení
Mezi výhody hybridního řízení projektů patří:
- Řízení rizik: Kombinovaná metodika řízení projektů využívá strukturovaný přístup, který je užitečný při proaktivní identifikaci a zmírňování rizik.
- Lepší alokace zdrojů: Hybridní metoda umožňuje projektovým manažerům efektivně využívat zdroje tím, že přiřazují úkoly na základě silných stránek členů jejich týmu.
- Rychlejší uvedení na trh: Integrace agilních a tradičních metod řízení projektů vede ke strukturovanému a inovativnímu přístupu k řešení rozsáhlých projektů. Výsledkem jsou konzistentní výsledky v klíčových milnících, což projektovým týmům umožňuje rychleji dodávat hodnotu.
Výzvy hybridního projektového řízení
Zde jsou některé z nejčastějších výzev spojených s hybridním řízením projektů a způsoby, jak je překonat.
1. Složitost implementace
Kombinace různých metod řízení projektů a jejich hladké propojení může být složitým úkolem.
Jak tomu zabránit:
✅ Na začátku projektu zdokumentujte jeho požadavky pomocí nástrojů umělé inteligence.
✅ Definujte, jak bude každý přístup k řízení projektů aplikován na různé části projektu.
✅ Používejte rámce a šablony ke standardizaci procesů.
2. Nejasnosti ohledně rolí a odpovědností
Agilní a vodopádové metodiky mohou mít od různých členů týmu odlišná očekávání, což vede k překrývání odpovědností. Může také docházet k nejasnostem ohledně toho, jak úkoly souvisí s cíli projektu.
Jak se tomu vyhnout:
✅ Jasně definujte různé role a úkoly a způsob, jakým by tyto role měly spolupracovat, aby bylo dosaženo nejlepších výsledků.
✅ Pořádat pravidelné stand-upy a schůzky, na kterých se diskutuje o novinkách, pokroku a výzvách.
✅ Nabízejte členům týmu průběžnou podporu a školení.
3. Výzvy v oblasti komunikace
Terminologie a dokumentace používané v jedné metodě řízení projektů se mohou lišit od těch, které se používají v jiné metodě. Také styly a frekvence komunikace se mohou v jednotlivých metodách lišit, což vede k mezerám v komunikaci na pracovišti a brání efektivnímu toku informací.
Jak se tomu vyhnout:
✅ Vytvořte komunikační protokoly, ve kterých stanovíte frekvenci a komunikační kanály, abyste zabránili přetížení informacemi.
✅ Vytvořte sdílenou dokumentaci, abyste dosáhli společného porozumění všem termínům a postupům souvisejícím s hybridním řízením projektů.
Zefektivněte hybridní projektové řízení s ClickUp
Pomocí hybridních metodik řízení projektů můžete vytvářet škálovatelné procesy, podporovat inovace a rychleji dodávat hodnotné produkty, protože kombinují silné stránky více přístupů k řízení projektů.
Hybridní projektové řízení sice nabízí mnoho hmatatelných výhod, ale integrace více přístupů a jejich sladění může být pro projektové manažery poměrně náročná.
Právě v tomto ohledu vám nástroje pro řízení projektů, jako je ClickUp, usnadní práci díky funkcím, které zefektivňují správu úkolů, usnadňují spolupráci, centralizují informace a konsolidují důležité zprávy.
Funkce jako sprintové seznamy, Kanban tabule a předem připravené šablony vám pomohou přizpůsobit vaše pracovní postupy agilním, hybridním nebo tradičním metodám řízení projektů a zároveň udržet vaše týmy organizované.
Zaregistrujte se ještě dnes zdarma na ClickUp a naučte se, jak zůstat efektivní po celou dobu trvání projektu.