V posledních několika letech došlo k významné změně v našem způsobu práce. S nárůstem práce na dálku, která by do roku 2025 měla představovat 22 % pracovní síly v USA, se organizace a vedoucí pracovníci potýkají s otázkami, zda bychom měli chodit do kanceláře, jak často a samozřejmě jaká by měla být naše pracovní doba.
Při práci s globálně rozptýlenými týmy je běžné, že zaměstnanci pracují v různých časových pásmech. Pro některé manažery však může být obtížné koordinovat geograficky rozptýlené týmy.
Pokud se potýkáte s podobnou výzvou, je tento článek určen právě vám.
Čtěte dál a dozvíte se více o tom, jak můžete efektivně koordinovat práci svého týmu napříč různými časovými pásmy.
Výzvy, kterým čelí týmy při práci v různých časových pásmech
Globální pracovní prostředí nabízí řadu výhod, ale přináší také řadu jedinečných výzev.
Zde je několik hlavních výzev, kterým čelí týmy pracující v různých časových pásmech.
- Zpoždění v komunikaci: Vzhledem k tomu, že zaměstnanci pracují v různých časových pásmech, je pravděpodobné, že odpovědi na e-maily a zprávy budou zpožděné, což povede k pomalejšímu rozhodování.
- Obtížné plánování schůzek: Je těžší najít termín schůzky, který by vyhovoval všem. Někteří zaměstnanci se kvůli nevhodnému termínu schůzky nemusí zúčastnit.
- Koordinace úkolů: Když členové týmu nepracují současně, je obtížné sladit preferované pracovní doby a koordinovat práci, zejména pokud existují závislosti při plnění úkolu.
- Omezené překrývání pracovních hodin: Pokud zaměstnanci pracují v velmi odlišných časových pásmech, může mezi členy týmu docházet k velmi malému překrývání pracovních hodin. To omezuje synchronní komunikaci a může potenciálně zpozdit dodání projektových výstupů.
- Obtížné sledování pokroku: Koordinace předávání úkolů mezi zaměstnanci v různých časových pásmech může být složitá. To může způsobit mezery v pokroku úkolů.
Strategie a osvědčené postupy pro spolupráci napříč různými časovými pásmy
Zde je několik strategií a osvědčených postupů, které můžete implementovat, aby vzdálené a rozptýlené týmy udržely produktivitu a soudržnost.
1. Používejte efektivní komunikační strategie
Časové rozdíly, kulturní odlišnosti a technologické překážky mohou bránit efektivní komunikaci v rozptýlených týmech. Vyzkoušejte níže uvedené strategie, abyste tyto překážky odstranili:
- Vytvořte komunikační protokoly
Definujte jasné komunikační pokyny pro týmy pracující v různých časových pásmech. To pomáhá vzdáleným týmům zůstat v souladu, protože všichni jsou na stejné vlně, pokud jde o poskytování aktualizací, řešení problémů a komunikaci změn.
Můžete stanovit komunikační protokoly pro typ kanálu, který bude použit, a frekvenci schůzek. Stanovte také očekávané doby odezvy na základě preferovaných pracovních hodin vašeho týmu.
Příklad: Pro formální komunikaci o aktualizacích projektu, oznámeních a zprávách používejte e-mail. Stanovte očekávání, že na každý e-mail by měl příslušný člen týmu odpovědět do 24 hodin.
Pomocí šablony ClickUp Team Communication and Meeting Matrix naplánujte a zorganizujte efektivní komunikační plán pro svůj tým.
Zobrazení plánu schůzek v této šabloně vám umožňuje plánovat schůzky a zobrazení stavu schůzek vám poskytuje přehled o průběhu naplánovaných kontrol. To vám umožňuje nastavit efektivní komunikaci a plán schůzek pro váš tým.
💡Tip pro profesionály: Dobrým způsobem, jak standardizovat komunikační protokoly, je použití šablon komunikačních plánů . Tímto způsobem mají všichni přístup ke stejným informacím, což snižuje prostor pro nesrovnalosti a nejednoznačnosti.
Šablona ClickUp Internal Communications Template je dalším užitečným nástrojem pro vytváření protokolů, které informují členy týmu o důležitých informacích.
Funguje jako jediný zdroj pravdivých informací, kde můžete organizovat dokumenty, pokyny a oznámení tak, aby byly přístupné vašemu týmu. Tímto způsobem můžete zajistit konzistentnost interních komunikačních pokynů a zajistit, aby zaměstnanci měli k dispozici nejnovější informace.
Další informace: Jak zlepšit komunikaci na hybridním pracovišti
- Definujte komunikační kanály
Komunikace může probíhat prostřednictvím libovolného počtu kanálů: chatu, telefonních hovorů, e-mailů nebo prostřednictvím nástrojů a aplikací na pracovišti. Pokud jsou však vaše informace roztříštěny mezi tyto kanály, aktualizace nemusí vždy dorazit ke správným osobám ve správný čas. Důležité detaily se mohou ztratit v záplavě informací a sledování konverzací se stává obtížným.
Místo toho určete, které kanály by měly být použity pro různé typy komunikace, aby nedocházelo k záměně. Strukturovaný přístup vede k efektivnějšímu toku informací.
Například:
- Instant messaging: Pro rychlou, neformální komunikaci a sdílení krátkých aktualizací
- E-mail: Pro sdílení podrobných informací o projektu, oficiálních oznámení a pro komunikaci s externími zainteresovanými stranami.
- Videokonference: Pro každodenní porady, zpětnou vazbu a brainstormingové schůzky
- Nástroje pro spolupráci na dokumentech : Pro členy týmu, kteří pracují současně na důležitých návrzích, zprávách a plánech projektů.
💡 Tip pro profesionály: Pokud přecházíte na práci na dálku, zavádějte nástroje a systémy, které umožňují asynchronní spolupráci . Kladejte důraz na školení, dokumentaci a řízení projektů, aby vaše týmy nemusely dohánět zpoždění a mohly zvýšit svou produktivitu.
- Používejte sdílené týmové kalendáře
Sdílené týmové kalendáře umožňují zaměstnancům prohlížet si navzájem své plány a dostupnost, což usnadňuje domlouvání schůzek. Usnadňuje to společné plánování při asynchronní práci a všichni jsou informováni o nadcházejících schůzkách a termínech.
Kalendář ClickUp vám umožňuje sdílet svůj kalendář s kolegy a externími partnery. Týmy mohou zkontrolovat vaši dostupnost a vy budete v reálném čase informováni o každém naplánovaném jednání.
- Seznam procesů pro asynchronní komunikaci
Asynchronní komunikace znamená, že neočekáváte okamžitou odpověď od svých kolegů. Tato praxe se často používá při řízení harmonogramu mezinárodního týmu nebo u týmů, které pracují v různých časových pásmech.
Bez správných pokynů však může být asynchronní komunikace kontraproduktivní, zejména pokud vede k větší nejednotnosti informací a nedorozuměním.
Zde je několik osvědčených postupů pro efektivní implementaci asynchronní komunikace:
- Buďte konkrétní ohledně úkolů, které chcete, aby členové týmu splnili, a stanovte časový rámec pro jejich dokončení. Jasně komunikujte termíny, abyste předešli zpožděním.
- Poskytněte kontext úkolů a činností, aby týmy lépe porozuměly vašemu sdělení.
- Povzbuďte příjemce, aby kladli otázky, než se pustí do úkolu.
- Uspořádejte své informace tak, aby byly logické a snadno srozumitelné.
- Pořádat pravidelné porady, aby se zhodnotil pokrok různých úkolů, prodiskutovaly potenciální problémy a zajistilo se, že týmy mají stejný názor na to, co je třeba udělat.
- Používejte asynchronní komunikační nástroje , aby vaše týmy zůstaly ve spojení, i když pracují v různých časových pásmech.
💡Tip pro profesionály: Použijte ClickUp Brain k automatickému generování souhrnu pokroku u konkrétního úkolu
- Zavádějte cíle pro lepší odpovědnost
Pokud jste manažer, může být náročné každý den kontrolovat svůj tým, zejména pokud pracujete z různých geografických lokalit.
Stále však musíte stanovit odpovědnost každého člena týmu.
K tomu si stanovte individuální cíle pro členy týmu a sledujte jejich plnění. ClickUp Goals vám umožňuje definovat a stanovit jasné, měřitelné cíle pro každý úkol. Sledujte pokrok každého úkolu, abyste pochopili, jak členové týmu postupují ve své práci.
Jakmile stanovíte cíle, můžete si s zaměstnanci domluvit pravidelné schůzky, na kterých budete diskutovat o jejich výkonu a identifikovat oblasti, které je třeba zlepšit.
Můžete také použít šablonu plánu práce na dálku ClickUp ke sledování a správě práce vykonávané zaměstnanci na dálku.
Pomocí předdefinovaných sekcí definujte pokyny pro zaměstnance přecházející na práci na dálku. Zobrazte očekávání a role každého člena týmu pomocí zobrazení Pracovní činnosti a sledujte průběh úkolů pomocí zobrazení Průběh práce.
2. Využijte nástroje a technologie pro spolupráci
Najděte platformy pro spolupráci, které se zaměřují na usnadnění asynchronní komunikace.
Na trhu existuje několik typů nástrojů pro spolupráci a práci na dálku, ale doporučujeme vybrat si takový, který nabízí rozsáhlé funkce pro zefektivnění práce na dálku.
Nástroj jako ClickUp for Remote Work kombinuje správu úkolů, spolupráci, dokumentaci a několik dalších funkcí do jednotné platformy, čímž zjednodušuje váš pracovní postup.
Zjistěte, jak můžete využít komplexní sadu funkcí ClickUp ke zlepšení soudržnosti týmu, i když vaši zaměstnanci pracují na dálku z různých časových pásem:
- Snadné přidělování práce
Pomocí ClickUp Tasks můžete vytvářet a sdílet úkoly v prostředí vzdálené práce. Každý úkol přiřaďte příslušnému členovi týmu spolu s termínem splnění. Propojte jednotlivé úkoly s wiki a znalostními bázemi v ClickUp Docs, abyste členům svého vzdáleného týmu poskytli dostatek kontextu.
- Spolupracujte na dokumentaci
Spolupracujte s členy týmu na vytváření podrobných zpráv, dokumentace a návrhů pomocí ClickUp Docs. Můžete vytvářet neomezené množství dokumentů, společně je upravovat a formátovat informace podle svých představ. A to nejlepší? Úkoly můžete spouštět přímo z Docs nebo je propojit s úkolem, jak jsme vysvětlili výše. Díky tomu bude váš pracovní postup propojenější a soudržnější, a to i v případě globálních týmů nebo členů týmu pracujících v odlehlých časových pásmech.
- Sdílejte aktualizace v chatu
Komunikujte s členy týmu pomocí zobrazení chatu ClickUp. Jednoduše @zmíňte kolegu, abyste ho přidali do konverzace a sdíleli s ním své aktualizace. Zobrazení chatu se otevírá přímo ve vašem pracovním prostoru ClickUp, takže nemusíte přepínat mezi platformami, abyste mohli pracovat.
Využijte jej k rozhovorům v kontextu vašich úkolů, abyste se vyhnuli zbytečnému přepínání kontextu a udrželi jasnou komunikaci.
- Vysvětlujte pojmy srozumitelně
Použijte ClickUp Clips k nahrávání obrazovky při komunikaci dlouhých, složitých zpráv nebo technických pojmů. Sdílejte klipy s členy týmu pomocí veřejného odkazu nebo stažením video souboru.
Můžete je také vložit do popisů úkolů, abyste přidali kontext. Všechny nahrané klipy budou uloženy v Clip Hub, aby k nim měli členové týmu přístup, když je budou potřebovat.
- Virtuální brainstorming
Projednávejte nápady se členy svého vzdáleného týmu na digitálním plátně pomocí nástroje ClickUp Whiteboard. Vizuálně znázorněte své myšlenky a proměňte je v úkoly přímo z tabule několika jednoduchými kliknutími. Nahrajte obrázky a odkazy, abyste své práci dodali ještě více kontextu.
Danielle Bush, projektová manažerka ve společnosti EDforTech, k tomu říká:
ClickUp pomohl našemu týmu komunikovat na dálku v různých časových pásmech a vědět, co se děje v projektu, aniž bychom museli pořádat zbytečné schůzky nebo žádat lidi o informace e-mailem nebo přes Slack. Funkce whiteboardu nám pomáhá brainstormovat procesy a pracovní postupy a přidělovat úkoly v reálném čase.
ClickUp pomohl našemu týmu komunikovat na dálku v různých časových pásmech a vědět, co se děje v projektu, aniž bychom museli pořádat zbytečné schůzky nebo žádat lidi o informace e-mailem nebo přes Slack. Funkce whiteboardu nám pomáhá brainstormovat procesy a pracovní postupy a přidělovat úkoly v reálném čase.
- Pořádejte týmové schůzky prostřednictvím videokonferencí
Pozvěte členy týmu k pravidelným videohovorům tváří v tvář pomocí integrace ClickUp Zoom. Odkazy na vaše poznámky a nahrávky ze schůzek budou automaticky přidány k vašim úkolům, abyste k nim měli později přístup.
Tento tolik potřebný osobní kontakt může umožnit lepší rozhodování a produktivní spolupráci s vaším vzdáleným týmem.
- Využijte centralizované komunikační centrum
Spravujte všechny své úkoly a komunikaci z jednoho místa pomocí ClickUp Inbox. Mějte přehled o všech svých pracovních povinnostech a označte si důležité aktivity, abyste nezmeškali žádné důležité úkoly. U každé konverzace můžete otevřít panel s popisem, který se nachází hned vedle ní, a získat tak veškeré informace potřebné k dokončení úkolu.
- Sledujte pokrok týmu
Díky dashboardům ClickUp budete mít přehled o všem, na čem váš tým pracuje. Získejte přehled o tom, kolik práce bylo vykonáno a zda jste na dobré cestě k dodržení důležitých termínů. Díky přístupu v reálném čase k klíčovým metrikám a údajům o výkonu můžete udržet vzdálené pracovníky v souladu a zapojené do jejich práce, bez ohledu na to, kde se nacházejí.
3. Vybudujte silnou týmovou kulturu
Koordinace globálního týmu je mnohem snazší, když jsou zaměstnanci v souladu s cíli organizace a mají odolnou mentalitu, která jim pomáhá řešit výzvy.
Proto se musíte zaměřit na budování silné týmové kultury, která kombinuje zapojení zaměstnanců, soudržnou práci a flexibilitu.
Využijte naše tipy níže, které pomohou zaměstnancům překonat výzvy spojené s prací na dálku:
- Podporujte flexibilitu a porozumění: Při řízení zaměstnanců v různých časových pásmech stanovte flexibilní pracovní rozvrhy. Umožněte zaměstnancům vybrat si nejproduktivnější pracovní dobu a kladejte důraz na výsledky a výstupy spíše než na striktní rozvrhy.
- Nabídněte podporu: Zajistěte, aby zaměstnanci měli přístup k podpoře a informacím, které potřebují k efektivní práci, i když pracují na dálku. Proškolte zaměstnance pracující na dálku v důležitosti time managementu a poskytněte jim nezbytné nástroje pro spolupráci, aby mohli pracovat bez problémů.
- Sledujte pokrok: Sledujte aktuální stav projektů a individuální příspěvky. Tím zajistíte, že všichni pracují na stejných cílech, a usnadníte si řízení produktivity celého týmu.
- Oslavujte rozmanitost a inkluzivitu: Vytvořte příjemné prostředí, ve kterém budete oslavovat rozmanité kultury zaměstnanců pracujících na dálku z různých geografických oblastí. Zaveďte zásady, které podporují rovné pracovní příležitosti a přilákají špičkové talenty z různých lokalit.
💡Tip pro profesionály: Pokud rádi pracujete v kavárnách nebo cestujete, vyzkoušejte nástroje pro digitální nomády . Nabízejí širokou škálu funkcí, které vám pomohou pracovat asynchronně a efektivně komunikovat s členy týmu, i když jste na cestách.
4. Zaměřte se na produktivitu a pohodu zaměstnanců
Upřednostňování pohody zaměstnanců snižuje vyhoření a pomáhá celému týmu soustředit se na své cíle. Iniciativy zaměřené na pohodu také zlepšují morálku týmu a zvyšují kvalitu práce, a to i v případě práce na dálku.
- Důraz na rovnováhu mezi pracovním a soukromým životem
Při práci na dálku respektujte osobní hranice a časový rozdíl. Je až příliš snadné nechat práci zasahovat do osobního života a zcela ho ovládnout.
Pomocí ClickUp Time Tracking můžete sledovat čas strávený různými úkoly. Podrobné časové rozpisy zaznamenávají, kde trávíte nejvíce času. Informace z těchto časových rozpisů můžete využít k nalezení způsobů, jak optimalizovat svůj čas, abyste dodrželi harmonogram bez prodlužování pracovní doby po skončení pracovní doby.
- Vyhněte se vyhoření
Spravujte pracovní zátěž týmu efektivně, aniž byste jej přetěžovali. Zobrazte kapacitu svého týmu a zjistěte, kdo je nedostatečně nebo nadměrně vytížen, pomocí zobrazení pracovní zátěže ClickUp.
Využijte tyto informace k rovnoměrnému rozdělení práce a zapojení dalších zdrojů, kdykoli je to nutné. Vyhněte se také plánování schůzek pozdě v noci nebo o víkendech, aby měli zaměstnanci čas na odpočinek a relaxaci.
- Využijte rozdíly v časových pásmech
Využijte postupy, jako je střídání časů schůzek, překrývání pracovní doby a model „follow-the-sun“ (jeden tým přebírá práci, když druhý končí svůj den), abyste zvládli více práce bez ohledu na rozdíly v časových pásmech.
Proměňte výzvy spojené s časovými pásmy ve vítězství s ClickUp
Představte si, jak vaši zaměstnanci hladce spolupracují se svými kolegy z různých kontinentů, s perfektně naplánovanými schůzkami, efektivní asynchronní komunikací a produktivní výměnou informací.
Toho můžete dosáhnout implementací nástroje pro spolupráci, jako je ClickUp, který usnadňuje práci na dálku.
Od nahrávání obrazovky pomocí ClickUp Clips po kontextové zasílání zpráv pomocí ClickUp Chat – tato platforma vám nabízí sadu funkcí, které vám pomohou překonat výzvy spojené se spoluprací v prostředí práce na dálku.
Dejte všem členům svého týmu najevo, že jste v tom společně, i když nejste ve stejném časovém pásmu.
Zaregistrujte se zdarma na ClickUp a spojte svůj globální tým.