Megan Thompson, vedoucí asistentka technického ředitele ve startupu zabývajícím se umělou inteligencí v oblasti B2B, byla svým nadřízeným pověřena, aby kromě svých běžných povinností řídila také důležitý projekt „Cloud Integration Initiative“.
Zpočátku byla Megan projektem v hodnotě 2,5 milionu dolarů zastrašena, ale využila své odborné znalosti v oblasti kolaboračního softwaru k organizaci dvoutýdenních mezifunkčních schůzek, sledování sedmi souběžných termínů a udržování součinnosti mezi různorodým týmem 25 členů z oddělení inženýrství, produktového a marketingového.
Zatímco pokračovala ve správě svých každodenních povinností, včetně komplexního plánování cest a vztahů s investory, Megan úspěšně dovedla projekt k dokončení přesně podle harmonogramu.
Výkonní asistenti jako Megan jsou mnohem víc než jen správci kalendářů nebo vrátní – jsou to neznámí hrdinové projektového managementu, kteří v zákulisí zajišťují provozní dokonalost.
Zamyslete se nad svou vlastní rolí. Pravděpodobně denně využíváte klíčové modely a metodiky projektového řízení, od vytváření plánů a Ganttových diagramů pro události až po provádění analýz zainteresovaných stran a správu registrů rizik. Sloužíte jako spojovací článek mezi odděleními, efektivně přidělujete zdroje a přímo přispíváte ke zvýšení produktivity.
Nejsou to základní dovednosti projektového manažera?
Pokud se stejně jako Megan cítíte přemoženi rozšiřujícím se rozsahem svých povinností, buďte si jisti, že v tom nejste sami. Tato příručka vám poskytne osvědčené strategie, jak hladce integrovat projektové řízení do vaší role výkonného asistenta.
Role výkonných asistentů v projektovém řízení
Harvard Business Review označuje EA, kteří pracují pro vedoucí pracovníky, jako „pravou ruku lídrů, páteř společností a tvář firemní kultury. Jsou očima, ušima a pojivem organizace.“
Asistenti generálního ředitele jsou zodpovědní za to, aby chod společnosti fungoval jako hodinky. Od rezervace pravidelných týmových obědů po řešení složitých jednorázových projektů, jako je uvedení nové produktové řady na trh, dělají vše pro to, aby všem usnadnili život. Jsou nezbytným spojovacím článkem mezi strategickým záměrem a praktickou realizací projektu.
Proč jsou výkonní asistenti považováni za odborníky na projektové řízení
Díky svým bezkonkurenčním organizačním schopnostem, time managementu, schopnosti řešit problémy, komunikačním dovednostem a znalostem principů projektového řízení jsou EA špičkovými projektovými manažery. Zde je několik důvodů, proč jsou výkonní asistenti vhodní pro roli projektového manažera:
- Výjimečné organizační schopnosti: Organizace je základem koordinace projektů a výkonní asistenti v ní vynikají. Mezi základní organizační schopnosti, které by měl mít každý výkonný asistent, patří například správa složitých harmonogramů, stanovení priorit urgentních a důležitých úkolů a zajištění toho, aby všechny součásti organizace fungovaly podle plánu
- Schopnost multitaskingu: Řízení mnoha operací najednou je pro projektového manažera nevyhnutelné a asistenti výkonného ředitele jsou zběhlí v žonglování mezi úkoly. Například v jednu chvíli můžete připravovat nadcházející prezentaci pro představenstvo a v další chvíli koordinujete dostupnost svého řídícího partnera.
- Správa zdrojů: Péče o logistiku je další povinností výkonného asistenta, která se překrývá s povinnostmi projektového manažera. Výkonní asistenti například spravují organizační zdroje, včetně projektových rozpočtů, technologií, nástrojů, personálu, externích dodavatelů, dokumentace nebo cestovních záležitostí.
Základní dovednosti výkonných asistentů při řízení projektů
Asistenti generálního ředitele potřebují pro efektivní řízení projektů různé dovednosti. Zde jsou některé z těch nejdůležitějších:
- Řešení problémů: EA musí být schopni rychle identifikovat a řešit problémy. Musí být schopni rychle reagovat a přijít s řešením pro situace od zrušení přednášky na poslední chvíli až po nepředvídaná zpoždění, která zvyšují náklady a prodlužují termíny projektu.
- Time management: Asistenti musí zajistit, aby byly dodrženy kritické termíny projektů, i když většinu jejich pracovního dne zabírá každodenní koordinace, včetně plánování schůzek, stanovování termínů a zajišťování, aby si všichni byli těchto termínů vědomi.
- Strategické myšlení: Organizace úkolů týmu v souladu s celkovými strategickými cíli je také jednou z klíčových dovedností, které EA potřebují. EA například sladí firemní konferenci s cíli projektového managementu společnosti tím, že pozve přední představitele odvětví, zaměří se na nové trendy, osloví klíčové zainteresované strany a zajistí strategické sladění témat, aby posílila pozici společnosti na trhu.
Každodenní provádění fází projektového řízení výkonnými asistenty
Životní cyklus projektového řízení má pět různých fází: plánování, zahájení, realizace, sledování výkonu a revize. Vzhledem k povaze své práce je výkonný asistent přítomen, aby pomáhal v každé fázi důležitého projektu.
Zde je nahlédnutí do dne výkonné asistentky, která řídí tyto fáze:
- Ráno: Kontrola postupu úkolů a aktualizace nástroje pro řízení projektů. Naplánování a účast na schůzce s projektovým týmem za účelem projednání případných problémů a plánování do budoucna.
- Poledne: Spojit se s externími dodavateli a koordinovat s nimi práci, aby projekt probíhal podle plánu.
- Odpoledne: Identifikovat problémy a sdělit je týmu, připravit schůzku se zainteresovanými stranami za účelem přezkoumání pokroku projektu a milníků.
- Konec dne: Kontrola a aktualizace harmonogramu projektu na základě denního pokroku
I když se jedná o každodenní povinnosti, je dobré hlouběji porozumět fázím projektového řízení, abyste pochopili nové role a odpovědnosti, které vás čekají.
Fáze projektového řízení pro výkonné asistenty
Zde je přehled toho, co můžete jako EA očekávat od jednotlivých fází úspěšného řízení projektu:
1. Plánování
Fáze plánování zahrnuje vypracování časového harmonogramu projektu. Bezchybný projektový plán zohledňuje požadavky na zdroje a stanoví, jak a kdy bude probíhat komunikace se zainteresovanými stranami.
Například EA plánuje zavedení nového softwaru přidělením rozpočtu, koordinací školení, plánováním aktualizací systému, správou smluv s dodavateli a zajištěním komunikace se zainteresovanými stranami, aby byla implementace hladká a efektivní.
2. Zahájení
Když máte kompletní přehled o cílech projektu, dalším úkolem je rozdělit celý projekt na menší, lépe zvládnutelné úkoly. Nyní je čas stanovit termíny a vytvořit různé milníky projektu.
Díky tomuto rozdělení si všichni členové vašeho týmu uvědomují své povinnosti a termíny a vy můžete lépe spravovat svůj seznam úkolů.
Zaměřte se například na stanovení důležitých milníků, jako je dokončení analýzy požadavků, dokončení školení uživatelů a provedení úspěšných testovacích běhů, aby projekt pokračoval podle plánu.
3. Realizace
Fáze realizace začíná, když tým oficiálně přejde do pracovního režimu a jasně pochopí své role, odpovědnosti a časové harmonogramy.
Během této fáze je jedinou odpovědností EA zajistit, aby tým měl k dispozici všechny potřebné zdroje.
Například v den spuštění EA řídí přechod a poskytuje podporu a řešení problémů v reálném čase, aby zajistila hladké nasazení s minimálními přerušeními.
4. Monitorování a sledování výkonu
Sledování pokroku, vykazování výkonnosti a řízení změn jsou klíčové pro zajištění toho, aby vše proběhlo podle plánu.
Například EA si během zavádění nového softwaru všimne významných funkčních problémů na základě týdenní zpětné vazby od uživatelů a zpráv o výkonu. EA si uvědomí naléhavost situace, zorganizuje mimořádnou schůzku s vývojovým týmem, stanoví priority pro opravu kritických chyb a naplánuje další testovací sezení.
Toto rychlé opatření vyřeší problémy ještě před úplným spuštěním projektu, zajistí, že projekt bude pokračovat podle plánu a splní očekávání uživatelů.
5. Recenze
Poslední fází procesu je zhodnocení, poučení se a aplikování toho, co jste se z projektu naučili, do budoucna. Reflektování vám může pomoci vybrat lepší postup pro váš další projekt a pochopit silné stránky a omezení vašeho týmu.
Podle nejnovější zprávy PMI o nedostatku talentů bude do roku 2030 každoročně zapotřebí přibližně 2,3 milionu lidí, aby obsadili pozice související s projektovým managementem, které se podle očekávání uvolní.
Díky tomu je projektové řízení slibnou kariérou, takže pojďme zjistit, jaké vzdělání je k tomu zapotřebí.
Přechod z pozice výkonné asistentky na projektovou manažerku
I když se dovednosti obou rolí překrývají, školení, vzdělávání a certifikace vám mohou pomoci dosáhnout vašich cílů rychleji a zajistit hladší přechod.
Příklad: Michael byl výkonným asistentem v marketingové firmě, kde spravoval rozvrhy vedoucích pracovníků, koordinoval marketingové kampaně, staral se o vztahy s dodavateli a dohlížel na plánování akcí. Chtěl přejít na pozici projektového manažera v marketingu.
Absolvoval certifikaci Project Management Professional (PMP), aby získal formální znalosti v oblasti projektového řízení. Díky této nové certifikaci a svým zkušenostem jako výkonný asistent v marketingu byl přijat jako marketingový manažer ve stejné společnosti.
Uživatel Fishbowl se podělil o své zkušenosti s přechodem z pozice EA na pozici manažera pro dodržování předpisů. Zdůraznil výjimečné vlastnosti, které EA mají a které jsou cenné v projektovém managementu, jako je zaznamenávání mnoha projektů, které mají na starosti, a žádost o účast na kurzech projektového managementu, aby byli lépe připraveni na trh.
Jiný uživatel zmínil, že má dvouletou zkušenost jako koordinátor programu, což mu pomohlo při přechodu z pozice EA.
Podívejme se, jak můžete zajistit hladký přechod.
Nezbytné školení a vzdělávání
Formální školení a vzdělávání mohou usnadnit řešení reálných projektových situací. Zde jsou vaše možnosti:
Certifikace v oblasti projektového řízení
- Projektový manažer (PMP)
- Certifikovaná spolupracovnice v projektovém managementu (CAPM)
- Agilní certifikace
Kurzy a tituly v oblasti projektového managementu
- Krátkodobé online kurzy projektového managementu na univerzitách nebo obchodních školách
- Pokročilé programy, jako je magisterský titul v projektovém managementu (MPM) nebo MBA se specializací na projektový management
Praktické školení a zkušenosti
- Stínování a mentorství pro osvojení si dovedností v oblasti projektového řízení
- Malé projekty jako dobrovolník pro získání praktických zkušeností (skvělý způsob, jak rozvíjet měkké dovednosti)
Technické nástroje
- Znalost nástrojů pro řízení projektů, jako je ClickUp
Doporučené certifikace
Zde je seznam několika kurzů, titulů a nástrojů, které vám mohou pomoci začít:
- PMP a CAPM od Project Management Institute (PMI)
- Krátkodobé kurzy z online platforem, jako je LinkedIn Learning
- Programy vzdělávání vedoucích pracovníků v oblasti projektového řízení nabízené institucemi jako Harvard a Stanford
- Naučila se složitosti používání ClickUp jako nástroje pro řízení projektů a prozkoumala jeho funkce prostřednictvím ClickUp University.
Přečtěte si také: Den v životě projektového manažera: vyvozování závěrů z chaosu
Nástroje pro výkonné asistenty v projektovém řízení
Co jako výkonný asistent hledáte v nástroji pro výkonné asistenty kromě funkcí pro správu úkolů, času, dokumentů, projektů a výdajů? ClickUp vám to všechno nabízí!
ClickUp je „aplikace pro všechno, pro práci“. Přináší jednoduché a dobře spravované řešení problémů s řízením podnikových projektů na jednom místě, aby se ušetřil čas a bylo možné vykonat více práce.
Tento software vám umožňuje organizovat, plánovat, delegovat, provádět a sledovat vaše úkoly. Jeho integrované komunikační nástroje zlepšují spolupráci v týmu. Navíc jeho přizpůsobitelné zprávy a přehledy jsou vynikající pro kontrolu a pochopení individuálního i kolektivního výkonu, aby se v budoucnu dosáhlo lepších výsledků.
Podrobný návod, jak mohou výkonní asistenti využívat ClickUp
Zde je návod, jak mohou většina výkonných asistentů krok za krokem využívat ClickUp k plnění svých rolí a povinností:
- Zaregistrujte se: Zaregistrujte se na ClickUp a vytvořte pracovní prostor pro svůj tým.
- Složky a seznamy: Ve svém pracovním prostoru můžete vytvořit prostory pro každé oddělení, se kterým spolupracujete. V rámci těchto prostorů můžete vytvořit složky pro každý projekt nebo iniciativu. Nyní v této složce vytvořte seznam všech úkolů, které jsou nezbytné k dosažení cíle.
- Vytvářejte úkoly a podúkoly: Do každého seznamu přidejte úkoly a podle potřeby je rozdělte na podúkoly. Jedním z vašich úkolů může být například rezervace místa pro akci, pod kterým budou podúkoly jako vyhledávání míst a kontaktování dodavatelů.
- Přidejte tagy a vlastní pole: Vytvořte tagy ClickUp, jako například „Urgentní“ nebo „Zapojení klienta“, abyste mohli úkoly kategorizovat a filtrovat. Můžete také přidat vlastní pole, které obsahuje více podrobností o úkolu, jako je jeho rozpočet nebo úroveň priority.
- Přiřazování úkolů: Přiřazujte úkoly a podúkoly svému týmu a nastavujte termíny přímo v ClickUp.
- Sledování a reporting: Pomocí funkce Project Time Tracking v ClickUp můžete sledovat čas strávený na jednotlivých úkolech a generovat reporty pro analýzu pokroku týmu.
- Kontrola a úprava: Kontrolujte průběh projektu pomocí více než 15 přizpůsobených zobrazení, jako je například Ganttův diagram nebo tabule v ClickUp.
ClickUp není užitečný pouze pro role a povinnosti výkonných asistentů, ale může také pomoci s pokročilejším řízením projektů. Podívejme se na jeho klíčové výhody jako softwaru pro řízení projektů.
Klíčové funkce a výhody používání ClickUp pro řízení projektů
ClickUp sbližuje váš tým díky propojeným pracovním postupům a díky svým zobrazením a oznámením vám pomáhá dodržovat termíny. A co víc? Poskytuje plně přizpůsobitelné řešení pro správu projektů pro každý tým – od marketingu a prodeje po HR a provoz.
Snadné sledování klíčových ukazatelů výkonnosti projektu
Pro začátek potřebujete kompletní přehled o svém projektu. ClickUp Dashboards poskytují přehled o klíčových metrikách a pokroku projektu. Použijte je k:
- Sledujte výkonnost projektu a identifikujte oblasti, které je třeba zlepšit
- Udržujte týmy organizované a soustředěné na úkoly po celou dobu trvání projektu
- Umožněte zainteresovaným stranám rychlý přístup k důležitým projektovým datům
- Vizualizujte průběh projektu pomocí přizpůsobitelných tabulek a grafů
- Centralizujte komunikaci a řešení problémů v rámci projektu pomocí chatových funkcí
Zjednodušte správu úkolů
Vytvořte úkoly a podúkoly v ClickUp a rozdělte svůj projekt na menší, lépe zvládnutelné části. Tento nástroj vám umožňuje vytvářet různé typy úkolů, přizpůsobovat stav úkolů, nastavovat úrovně priority, získávat více kontextu pomocí vlastních polí a dokonce propojovat úkoly.
Přeneste náročnou práci na AI a automatizaci
Projektové řízení a AI navíc tvoří mimořádnou kombinaci.
ClickUp Brain vám umožňuje urychlit všechny vaše operace v oblasti řízení projektů tím, že automaticky generuje dílčí úkoly na základě popisu úkolů, sdílí denní a týdenní aktualizace asynchronně a shrnuje vlákna komentářů. Je to jako mít neviditelného kopilota, který vám ulehčí od náročných úkolů, asistenta asistenta, pokud chcete.
Můžete jej použít s ClickUp Docs k vytvoření projektové zprávy, návrhu souhrnů, rozvedení klíčových návrhů a dokonce i k brainstormingu nápadů pro zjednodušení a zrychlení vaší práce.
Aby se ušetřil čas a snížil počet lidských chyb, umožňuje ClickUp Automations automatizovat opakující se úkoly, jako je přidělování úkolů, odesílání oznámení a aktualizace stavů. Schopnost snadno vytvářet a přizpůsobovat automatizace umožňuje projektovým manažerům optimalizovat jejich procesy a soustředit se na práci s vyšší přidanou hodnotou.
Sledujte pokrok bez námahy
ClickUp vám umožňuje snadno stanovovat priority a plánovat a poskytuje vám přehled o všech vašich projektech a úkolech v různých zobrazeních. Nabízí více než 15 plně přizpůsobitelných zobrazení ClickUp, která vám pomohou spravovat vše podle vašich představ. K dispozici jsou základní zobrazení, jako je seznam, tabule a kalendář, a pokročilejší zobrazení, jako je Ganttův diagram, tabulka, časová osa, pracovní zátěž, rámeček, aktivita a myšlenková mapa.
Kromě sledování pokroku prostřednictvím zobrazení můžete pomocí ClickUp Goals spravovat všechny své cíle na jednom místě. Můžete současně nastavit cíle úkolů, číselné cíle, souhrny pokroku, cíle typu pravda/nepravda a rozpočtové cíle.
A to nejlepší? ClickUp nefunguje izolovaně, což znamená, že vy a váš tým můžete ClickUp integrovat s více než 1000 nástroji, jako jsou Slack, GitHub, HubSpot, Harvest, Google Drive a Dropbox, a zajistit tak plynulejší pracovní postupy.
Šablony pracovních postupů
Nemáte čas ručně nastavovat kontrolní centrum pro celý projekt?
Začněte hned s šablonou pro řízení projektů ClickUp, která podporuje vaše projektové operace od začátku až do konce.
Tento šablona vám může pomoci následujícím způsobem:
- Vytvářejte, přidělovávejte a sledujte různé úkoly v rámci projektu, aby všichni měli stejné informace.
- Šablonu přizpůsobte svým pracovním postupům a požadavkům v závislosti na typu daného projektu.
- Analyzujte průběh úkolů na první pohled pomocí různých zobrazení a sledování cílů
- Použijte tagy a filtry k uspořádání a rozdělení úkolů na základě seznamu priorit.
Organizace po celém světě shledaly ClickUp jako nejúčinnější způsob, jak organizovat své projekty a dosahovat svých ambiciózních cílů.
Na otázku, jak ClickUp pomáhá dosahovat cílů, společnost People Piece odpovídá:
Od té doby, co používáme ClickUp, máme v celé organizaci mnohem lepší přehled o tom, na čem pracujeme, a také o stavu jednotlivých projektů, což nám pomáhá držet se plánu a dokončovat projekty včas. Všichni se shodujeme, že je to zdaleka nejlepší řešení pro naše potřeby v oblasti projektového řízení, a to jsme vyzkoušeli mnoho nástrojů!
Od té doby, co používáme ClickUp, máme v celé organizaci mnohem lepší přehled o tom, na čem pracujeme, a také o stavu projektů, což nám pomáhá držet se plánu a dokončovat projekty včas. Všichni se shodujeme, že je to zdaleka nejlepší řešení pro naše potřeby v oblasti projektového řízení, a to jsme vyzkoušeli mnoho nástrojů!
Výzvy a tipy pro výkonné asistenty v projektovém managementu
Ačkoli se tyto dvě pracovní role překrývají, asistenti výkonného ředitele čelí určitým výzvám v oblasti projektového řízení, které je důležité pochopit.
Zde jsou ty nejčastější:
Vyvažování více odpovědností
Asistenti, kteří pracují v projektovém managementu, často musí zvládat administrativní povinnosti i úkoly související s projektovým managementem. V důsledku toho může být pro ně náročné řídit svůj čas a vyvažovat povinnosti.
Tip: Nastavte si pravidelné kontroly, aktualizujte systémy a používejte rámce jako Eisenhowerova matice k prioritizaci úkolů, abyste se necítili přetížení.
Zvládání stresu a konfliktů
Vyrovnat se s krátkými termíny, vysokými očekáváními a nepředvídatelnými situacemi může být obtížné. Může to vyvolávat úzkost a někdy dokonce vést ke konfliktům.
Tip: Dělejte si přestávky, praktikujte mindfulness, používejte relaxační techniky a pracujte transparentně, abyste minimalizovali riziko stresu a konfliktů.
Řízení změn
Úpravy a přehodnocování projektových plánů mohou být náročné, zejména pokud je do projektu zapojeno více zainteresovaných stran. Tyto úpravy na poslední chvíli mohou výrazně zvýšit pracovní zátěž výkonných asistentů.
Tip: Vždy mějte v záloze nouzový plán, abyste mohli efektivně implementovat strukturovaný plán a řídit změny.
Na závěr se podívejme na několik strategií, jak zvládnout obě role současně a dosáhnout úspěchu jako projektový manažer.
Strategie pro překonání výzev v roli výkonné asistentky
- Myslete dopředu: Vždy mějte záložní plán, abyste mohli projekt zvládnout bez problémů i přes všechny výzvy.
- Spolupracujte s ostatními: Nesnažte se dělat všechno sami – využijte sílu svého týmu a delegujte odpovědnosti, aby byl projekt úspěšný.
- Využijte technologie: Spolehněte se na technologie, které automatizují a zrychlují rutinní úkoly a zefektivňují vaše procesy.
Nezapomeňte také, že dovednosti jako rychlé řešení problémů, čtení s porozuměním a jasná komunikace vám mohou pomoci vyniknout jako EA při přechodu do role projektového manažera.
Je také důležité správně interpretovat projektové dokumenty a plány, abyste mohli činit lepší rozhodnutí a úspěšně realizovat projekty.
Zvládnutí projektového řízení pro výkonné asistenty s ClickUp
Trojí přístup spočívající ve vzdělávání (pro rozvoj tvrdých i měkkých dovedností), praktických zkušenostech a pracovních zkušenostech jako výkonná asistentka usnadňuje vstup do role projektového manažera.
Šablony pro řízení projektů a řešení pro profesionální správu administrativy od ClickUp zjednodušují vaši roli v obou kategoriích. Schopnost vytvářet propojené pracovní postupy, zvyšovat transparentnost při dosahování cílů a zjednodušovat přidělování úkolů z něj činí neocenitelné řešení pro řízení projektů.
Zaregistrujte se ještě dnes na ClickUp a připojte se ke komunitě úspěšných projektových manažerů.