Zajímá vás řízení integrace projektů?
Ačkoli to může znít složitě, řízení integrace projektů jednoduše spojuje různé části vaší projektové práce.
Je to jako sestavovat nábytek z Ikea.
S výjimkou toho, že řízení integrace projektů je mnohem snazší, než se zdá, ne naopak.
V tomto článku se budeme zabývat tím, co je řízení integrace projektů, proč je potřebujete, jaké kroky zahrnuje a jaké jsou jeho hlavní výhody.
Zvýrazníme také, jak nástroj pro řízení projektů usnadňuje integrované řízení projektů.
Pojďme na to.
Co je řízení integrace projektů?
Řízení integrace projektů se týká procesů a činností, které koordinují všechny prvky vašeho projektu. Je obzvláště užitečné, pokud váš projekt zahrnuje mezifunkční týmy a mohl by těžit z jednotnějšího přístupu k řízení projektů.
Jinými slovy, integrované řízení projektů (IPM) zahrnuje vše, co děláte, abyste zajistili, že jednotlivé části vašeho projektu fungují společně.
Trochu jako to, co Nick Fury udělal pro Avengers!
V rámci IPM identifikujete, definujete, integrujete a koordinujete soubor jednotlivých procesů organizace, jako jsou rozdělení práce, nákupy, výstupy atd.
A někdy to znamená najít kompromis mezi konkurenčními cíli a procesními skupinami ve vaší organizaci.
Jaký je účel integrovaného řízení projektů?
V konvenčních projektech je zcela běžné, že spolupracují týmy z různých oddělení. A můžete očekávat, že tyto týmy budou k řízení projektů přistupovat poměrně konzistentně a integrovaně, protože všechny pracují na společném cíli.
Ne!
Většina týmů funguje v silech , které si sama vytvořila.
Je to, jako by byli na oddělených ostrovech, izolovaní rádiovým tichem.
Ano, to je pro váš projekt a organizaci špatná zpráva.
Naštěstí právě tomu pomáhá řízení integrace projektů.
Už žádné izolované nebo oddělené pracovní postupy.
Díky integrovanému přístupu k řízení projektů můžete zvýšit stabilitu a jednotnost v následujících oblastech:
- Řízení zdrojů
- Překrývající se harmonogramy
- Otevřená komunikace
- Kontrola nákladů
- Řízení kvality
- Zapojení zainteresovaných stran
Podívejme se, jak to můžete nastavit:
Jakých je šest procesů řízení integrace projektů?
Řízení integrace projektů zahrnuje šest klíčových kroků:
Zde je podrobnější pohled na každý z těchto procesů řízení integrace projektů:
1. Vytvořte projektovou chartu
Definování projektové charty je obvykle prvním krokem na cestě k integraci projektu.
Charta je krátký dokument, který uvádí rozsah projektu, jeho výstupy, informace o zúčastněných stranách a sponzorech projektu a další nezbytné informace, jako je rozpočet a rizika.
Jedná se o klíčový organizační proces, který formálně uznává existenci projektu a opravňuje projektového manažera k využívání firemních zdrojů pro projektové aktivity. Je to nejjednodušší způsob, jak všechny od začátku sjednotit ohledně projektu.
Představte si projektovou chartu jako druh smlouvy, která je závazná po celou dobu životního cyklu projektu.
Nebo jak se říká v seriálu Hra o trůny:
„V přítomnosti Sedmičky tímto spojuji tyto dvě entity: projekt a projektového manažera.
Od dnešního dne až do konce projektu patříte k sobě. ”
Alespoň si to myslíme, že řekli.
Chcete-li vytvořit projektovou chartu, musíte nejprve mít dostatečné znalosti o:
- Pozadí projektu a podrobnosti obchodního případu
- Popis rozsahu a účelu projektu
- Rizika, předpoklady, omezení a závislosti projektu
- Výstupy
- Požadavky projektu
- Kritéria úspěchu projektu
- Milníky a časové osy projektu
- Relevantní zúčastněné strany a role projektového týmu
- Rozpočet projektu
Jakmile budete mít k dispozici vše potřebné, můžete vytvořit projektovou chartu.
Ale kde ho vytvořit?
Jistě, můžete to udělat opravdu složitým způsobem pomocí nástrojů jako Excel nebo Word.
Nebo můžete zvolit snadnou (a chytrou) cestu a vytvořit chartu pomocí ClickUp Docs.
Počkejte, co je ClickUp?
ClickUp je jedním z nejlépe hodnocených softwarů pro řízení projektů na světě, který používají vysoce výkonné týmy k efektivnímu řízení projektů.
Už jsme zmínili, že je také zdarma?
Cha-ching!
Jak vytvořit projektovou chartu pomocí ClickUp
Pomocí ClickUp Docs můžete vytvářet interní a externí dokumenty, wiki, znalostní báze a mnoho dalšího.
Vytvoření projektové charty pomocí Docs je hračka.
A jakmile zadáte všechny potřebné informace do dokumentu, můžete snadno:
- Přizpůsobte si jeho vzhled
- Provádějte úpravy bohatého textu
- Vložit URL adresy
- Regulujte přístupová práva
- Vnořené stránky pro lepší kategorizaci
- Přidejte komentáře pro úpravy
Další informace o projektových chartách najdete v těchto článcích:
2. Vypracujte plán řízení projektu
Vypracování integrovaného plánu je pravděpodobně nejdůležitějším krokem v celém procesu řízení projektu.
Bez správného plánu řízení projektů byste mohli skončit v naprostém chaosu.
Nejasné cíle, nedodržené termíny, nepřesné odhady rozpočtu... seznam je nekonečný.
Na druhou stranu, dobře sestavený projektový plán vám pomůže snadno dodržet termíny. Poskytne všem projektovým oddělením představu o tom, co mají dělat a jak spolupracovat při práci.
Ale co je to plán řízení projektů?
Plán řízení projektu je komplexní seznam všech procesů a kroků projektu, který vás provede až k jeho dokončení.
Považujte jej za plán pro plány.
Plán řízení projektu může zahrnovat jakoukoli oblast znalostí, jako například:
- Plán řízení rozsahu
- Plán zlepšování procesů
- Plán lidských zdrojů
- Komunikační plán
- Plán řízení kvality
- Plán nákupu
Přečtěte si více o těchto plánech.
Ve srovnání s projektovou chartou je projektový plán mnohem podrobnějším projektovým dokumentem, protože pokrývá všechny aspekty realizace projektu.
Plán řízení projektu popisuje prvky vaší projektové charty, jako například:
- Cíle a záměry
- Harmonogram
- Standardní procesy
- Role a odpovědnosti
Ale pokud nejste Dr. Strange, nebude pro vás snadné vytvářet plány v rámci plánů v rámci plánů sami.
Vytvoření plánu řízení projektu je poměrně složité, ale nemusí to být nutně nervy drásající záležitost.
S projektovým softwarem, jako je ClickUp, se plánování projektů může stát vaším oblíbeným koníčkem.
S ClickUpem můžete:
- Definujte a přiřaďte úkoly , podúkoly a kontrolní seznamy: vytvořte úkoly a podúkoly pro různé části projektu a každému úkolu přiřaďte člena týmu. Rozdělte úkoly na menší projektové činnosti v rámci kontrolního seznamu a postupně je odškrtávejte.
- Umístěte milníky: rozdělte projekty do několika fází s milníky oddělujícími jednotlivé fáze projektu. Tyto ukazatele pokroku lze použít k označení významných pokroků, kterých dosáhl váš projektový tým, nebo konce důležité fáze vašeho projektu.
3. Řízení realizace projektu
Realizace projektu je bezesporu fází, kdy si chcete vytrhat vlasy. Často se jedná o nejdelší a nejsložitější fázi životního cyklu projektu, ve které realizujete svůj dokonale připravený plán.
A většina týmů se nevyhnutelně ocitá v následující situaci:
Jakmile je váš projektový plán hotový, buďte proaktivní a zajistěte, aby realizace projektu skutečně probíhala podle plánu. Aktivně sledujte dění, abyste se ujistili, že všechny vaše projektové týmy a oddělení mají vše, co potřebují k efektivní spolupráci.
Nezapomeňte, že jako projektový manažer máte během fáze realizace projektu hlavní slovo.
Fáze realizace procesu řízení integrace projektu obvykle zahrnuje:
- Řešení několika projektových úkolů a výstupů
- Řízení spolupráce projektového týmu
- Zajištění dosažení milníků
- Doporučování změn spolu s preventivními a nápravnými opatřeními
- Hlášení stavu projektu příslušným zainteresovaným stranám
- Plánování schůzek s vedoucím týmem za účelem projednání aktualizací a překážek
Připadá vám to jako otrava?
Žádný problém!
S ClickUp nebylo provedení hlavního plánu projektu nikdy snazší:
- Vyberte si z několika zobrazení, jako je tabule, rámeček, seznam, kalendář a další, a spravujte pracovní postupy z různých úhlů pohledu. Pokud jste například fanouškem Kanbanu, použijte zobrazení tabule k vizualizaci úkolů v Kanban tabuli podle stavu, data, priority, přidělené osoby atd.
- Pomocí zobrazení pracovní zátěže můžete plánovat, vizualizovat a sledovat kapacitu svého týmu. To vám pomůže dokonale využít zdroje.
- Vytvořte vlastní stavy pro různé fáze definovaného procesu nebo pracovního postupu. Například agilní pracovní postup vývoje softwaru může mít fázi „Požadovaná aktualizace“, zatímco agentura zabývající se marketingem obsahu může použít něco jako „Nápady na obsah“.
Buďte tak podrobní a kreativní, jak jen chcete!
4. Sledujte práci na projektu
Když jste po krk v práci, snadno ztratíte přehled o tom, jak daleko jste se dostali nebo kolik ještě zbývá dokončit.
Pro efektivní řízení projektů musíte pravidelně sledovat výkonnost projektu a porovnávat ji se stanovenou základnou projektu. Je také důležité sledovat, jak dobře všichni spolupracují a zda jsou vaše projektové oddělení tak sjednocená, jak jste si přáli.
Položte si otázky jako:
- Jsme v časovém harmonogramu?
- Jsou všichni schopni efektivně spolupracovat?
- Který úkol brání pokroku?
- O kolik rychleji musíme pracovat, abychom stihli termíny?
- Jaké je rozdělení práce v rámci projektového týmu?
Bez správného nástroje je nemožné na tyto otázky odpovědět a podle nich jednat.
Ale se správným nástrojem, jako je ClickUp, je to hračka.
Tento nástroj pro řízení projektů vám umožňuje:
- Vytvářejte interaktivní Ganttovy diagramy, abyste mohli sledovat průběh projektu, spravovat termíny a řešit překážky. Více informací o Ganttových diagramech najdete zde.
- Zobrazte pracovní aktivitu svého týmu pomocí funkce Pulse.
- Pomocí funkce Dashboards můžete sledovat své projekty pomocí různých grafů, jako jsou grafy Burnup, Burndown, Velocity a Cumulative.
Tyto funkce monitorování projektů vám pomohou rychle identifikovat možné problémy, upozornit na ně váš projektový tým a podle toho upravit projektový plán.
5. Provádějte kontrolu změn
Při každém projektu se budete muset vypořádat s neočekávanými neznámými.
Jedná se o věci, které přesahují rámec bezprostřední kontroly projektu a mohou narušit jeho průběh.
Nebojte se. To vše je součástí hry.
Ve své strategii řízení integrace potřebujete pouze systém, který řeší například požadavky zainteresovaných stran na další úpravy nebo nedostupnost zdrojů.
Nezbytný je integrovaný proces řízení změn, který umožňuje pohodlně zpracovávat a schvalovat žádosti o změny. Je to jeden z nejchytřejších způsobů, jak zajistit, aby vaše procesy zůstaly jednotné a propojené, bez ohledu na případné potíže, které se během projektu vyskytnou.
Ale jak na to?
Dokument obsahující požadavky na změny vám sice může pomoci, ale nedokáže zvládnout rozsah a četnost většiny neplánovaných změn, které mohou nastat.
Alternativně můžete jednoduše posílat e-maily tam a zpět ohledně schválených změn.
To je však nejen velmi pomalé, ale také bude obtížné udržet odpovědnost za integrovanou kontrolu změn.
ClickUp řeší toto dilema v oblasti řízení změn prostřednictvím:
- Funkce Proofing, která pracuje s soubory PDF, PNG, GIF, JPEG a WEBP. Umožňuje centralizovat zpětnou vazbu a urychlit schvalovací proces žádostí o změny a další.
- Funkce Clip vám umožňuje nahrávat videa (se zvukem) a sdílet je se svým týmem, abyste mohli rychle získat návrhy na změny, které byste chtěli provést.
6. Uzavřete projekt
Po všech těch úsilných pracích je váš projekt konečně hotový a je čas vyslovit kouzelná slova: „Projekt uzavřít!“
Ale počkejte, ještě jsou věci, které byste si možná chtěli zopakovat:
- Jak úspěšné byly procesy přijaté v projektu?
- Postupovali jsme správně při řízení projektu?
- Existují nějaké cíle projektu, které se nám nepodařilo splnit?
- Mohli jsme některé aspekty projektu vylepšit?
Uvolněte se. Dejte si šálek kávy. A zamyslete se.
Nyní si musíte udělat čas na rozhovor s členy projektového týmu a příslušnými zainteresovanými stranami. Seznamte je s úkoly, které byly splněny, a milníky, kterých bylo dosaženo. Je to skvělý způsob, jak získat jednotnou zpětnou vazbu o tom, co můžete v budoucích projektech vylepšit.
Budete také muset předat klientovi dokumenty o dokončení projektu, včetně všech důležitých příloh, fakturačních údajů, uživatelských příruček atd.
ClickUp je ideální pro všechny tyto případy použití:
- Vlastní oprávnění vám umožňují pozvat klienty do vašeho projektového prostoru, aniž byste ohrozili soukromí.
- Veřejné sdílení vám pomáhá sdílet s ostatními téměř cokoli v ClickUp. Časová osa, myšlenková mapa, konkrétní úkoly... cokoliv vás napadne.
- Pomocí zobrazení Chat můžete diskutovat o úspěších se svým projektovým týmem, plánovat oslavy úspěchů a mnoho dalšího.
A je to, všech šest kroků k úspěšnému řízení integrace projektů.
Jaké jsou výhody implementace řízení integrace projektů?
Mluvili jsme o všem, co se týká integrovaného řízení projektů, až na jednu věc.
Co z toho budete mít?
Hlavní výhody implementace integrovaného řízení projektů jsou:
- Lepší koordinace: seznam všech procesů a úkolů, rozdělení rolí a odpovědností, sledování výkonu projektu atd. dávají projektům smysl a směr.
- Úspora času: díky proaktivnímu přístupu ke sdíleným zdrojům a překrývajícím se harmonogramům může řízení integrace projektů zlepšit efektivitu práce v týmech a snížit prostoje.
- Odpovědnost: projektový manažer, členové projektového týmu a příslušné zainteresované strany udržují konzistentní komunikaci. To pomáhá lépe řídit očekávání a vytváří pocit odpovědnosti.
Závěr
Od vytvoření projektové charty až po úspěšné uzavření projektu vám integrované řízení projektů pomáhá efektivně koordinovat různé části projektu.
Všechny části projektu však nemůžete integrovat sami.
Pro úspěšné řízení integrace projektů potřebujete bezplatný software pro řízení projektů, jako je ClickUp.
Díky mnoha funkcím, od plánování kapacity po vzdálené řízení projektů, vám ClickUp pomůže ve všech oblastech integrované realizace projektů.
Získejte ClickUp zdarma ještě dnes a propojte vše ve svém projektovém prostoru během chvilky!
