Co vás jako první napadne, když se řekne „agilní“?
Pokud jste si představili tým čtyř softwarových vývojářů a inženýrů, kteří se shromáždili na standup meetingu nebo u tabule, kde podrobně plánují vydání nové verze, nejste sami.
Většina z nás chápe „agilitu“ jako metodiku, která optimalizuje proces vývoje softwaru.
To je sice pravda, ale není to úplný obraz. Agilní metodika není použitelná pouze v technických prostředích.
Jeho původ lze vysledovat až k cyklu Plan-Do-Study-Act (PDSA), který jako první zavedl fyzik Walter Shewhart v Bell Labs ve 30. letech 20. století. Shewhart byl mentorem W. Edwardse Deminga, který tyto techniky po druhé světové válce přinesl do Japonska, kde je Toyota využila k vývoji Toyota Production System.
To vše se stalo ještě předtím, než se Agile stalo základem v IT.
Pokud tedy uvažujete o použití agilních technik v projektech, které se netýkají softwaru, jste na správném místě. Provedeme vás všemi kroky a podělíme se o příklady z praxe. Nejprve ale několik základních informací.
Co je agilní metodika?
Agilní metodika je flexibilní způsob řízení podnikových projektů, který rozděluje projekty na malé, zvládnutelné části a umožňuje průběžné úpravy a spolupráci s cílem přizpůsobit se měnícím se potřebám.
Agilní projektové řízení spočívá v dodržování pravidel, podpoře organizované týmové práce, zajištění funkčnosti vašeho produktu nebo služby a otevřenosti ke změnám na základě zpětné vazby od zákazníků.
Představte si například, že pracujete na nepředvídatelném projektu. Váš konečný zákazník si není předem jistý, co chce, nebo jsou jeho požadované výsledky nejednoznačné. Právě v takových případech může pomoci agilní transformace. Můžete přijmout agilní metodiku a v průběhu projektu provádět úpravy, aby projekt pokračoval podle plánu a odpovídal potřebám vašich zákazníků.
Není to však zázračný lék na všechny vaše tradiční problémy s řízením projektů.
Výhody a nevýhody použití Agile pro projekty mimo oblast softwaru
Agilní rámec si získává popularitu díky svým četným výhodám pro týmy, které se nezabývají technologií.
Navzdory své účinnosti v projektech mimo oblast softwaru nejsou agilní metodiky vždy bezchybné. Rozhodnutí, zda je tato metoda vhodná pro vaši společnost, tedy závisí na konkrétních cílech vaší společnosti a na tom, jak ji budete používat.
Zde jsou hlavní výhody a nevýhody použití agilní metodiky u netechnických projektů.
Výhody
- Adaptabilita: Agilní metody nabízejí flexibilitu, která týmům umožňuje přizpůsobovat směr projektu měnícím se požadavkům a zajišťuje, že konečný produkt lépe odpovídá měnícím se potřebám.
- Lepší spolupráce: Metodika podporuje sdílenou odpovědnost a prostředí spolupráce, což často vede k lepším výsledkům projektů.
- Rychlejší cykly revizí: Umožňuje postupné dodávky, díky čemuž tým dokončí malé části projektu a dodá je v kratších časových lhůtách. To poskytuje zúčastněným stranám hmatatelné informace o pokroku.
- Současná zpětná vazba a testování: Klade důraz na současnou účast zákazníků, zpětnou vazbu a testování projektu, což vše zvyšuje pravděpodobnost, že projekt splní očekávání zákazníků.
Nevýhody
- Naučná křivka: Přechod na agilní metodiku může vyžadovat významné změny v myšlení, postupech a pracovních tocích. Týmy budou muset vynaložit čas a úsilí, aby se přizpůsobily.
- Problémy s přechodem: Když se oddělení přechází z jednoho stylu řízení na druhý, je náročné si zvyknout na nové povinnosti a způsob, jakým projekty postupují.
- Pomalejší dokumentace: V agilním prostředí jsou rychlé reakce a pokrok důležitější než spousta papírování. To znamená, že úkoly jako vedení záznamů a udržování plánů mohou probíhat pomaleji.
Jak aplikovat agilní metodiku na projekty, které se netýkají softwaru
Pokud zahajujete podnikový projekt nebo zavádíte řízení změn, je nejlepší postupovat v iterativních fázích podle těchto agilních postupů:
Krok 1: Pochopte, co potřebujete
Získejte jasnou představu o cílech a požadavcích vašeho projektu. Pochopte, co musíte dodat. Poté jasně definujte konečný cíl a kritéria úspěchu předem.
Poté identifikujte základní prvky pro úspěšné řízení a dokončení projektu pomocí agilních nástrojů. Tento krok položí základy pro směřování a rozsah vašeho projektu.
ClickUp, komplexní platforma pro agilní řízení projektů, vám pomůže začít tím, že vám umožní vytvořit pracovní prostor pro váš tým. ClickUp Spaces vám pomůže nastavit centrální hub nebo velitelské centrum vašeho projektu.
Zde si stanovíte cíle, přidělíte úkoly, sledujete pokrok a termíny. Můžete také pozvat členy týmu, aby se připojili a spolupracovali na projektech.
Krok 2: Rozdělte projekt na menší části
Rozdělte svůj projekt na menší, zvládnutelné úkoly pomocí agilního procesu plánování vydání. Toto rozdělení vám pomůže systematicky organizovat a řešit každou část projektu. Můžete tak zajistit, že každému aspektu bude věnována patřičná pozornost a že přispěje k úspěchu projektu.
Jakmile máte nastavené pracovní prostředí, začněte vytvářet projekty a úkoly. Pomocí struktury seznamů ClickUp rozdělte velký projekt na opakující se sprinty a proveditelné úkoly.
Poté můžete využít funkce správy úkolů ClickUp k přidávání termínů, přiřazování úkolů členům týmu a nastavování priorit pro každý úkol. Zobrazení pracovní zátěže ClickUp je darem z nebes, který zajišťuje efektivní přidělování zdrojů týmu na základě dostupnosti, schopností a kapacity.
Krok 3: Komunikujte a spolupracujte
Podporujte otevřenou komunikaci a spolupráci mezi členy týmu. Vytvořte psychologicky bezpečné pracovní prostředí, ve kterém je snadné sdílet nápady a postřehy. Tato spolupráce zajišťuje, že problémy jsou odhaleny včas a rychle vyřešeny. Umožňuje všem efektivně přispívat k dosažení cílů projektu.
ClickUp poskytuje integrované nástroje pro týmy, které umožňují komunikaci, sdílení kontextu a iterativní spolupráci. Spolupracujte se svým týmem na vizi projektu pomocí ClickUp Docs, což je nástroj pro správu verzí a úpravy, díky kterému budou všichni doslova na stejné stránce. Sdílejte aktualizace prostřednictvím ClickUp Chat a buďte informováni o nadcházejících úkolech díky své schránce ClickUp.
Krok 4: Stanovte rytmus pomocí opakujících se cyklů
Nastavte opakující se termíny pomocí funkcí ClickUp, jako jsou seznamy úkolů a sprinty, a vytvořte si pracovní rytmus. Podporujte otevřený dialog prostřednictvím denních standupů, retrospektiv a pravidelných kontaktních bodů. Zaměřte konverzace na pokrok a překážky, abyste je mohli společně napravit.
Pravidelně kontrolujte pokrok a podle potřeby provádějte úpravy. Zde se hodí funkce ClickUp pro sledování projektů. Sleduje pokrok projektu, takže snadno zjistíte, co funguje dobře a kde je třeba provést úpravy.
Využijte výkonné analytické nástroje platformy a nastavte si v ClickUp vlastní dashboardy pro sledování pokroku a výkonu.
Krok 5: Neustále se zlepšujte
Usilujte o neustálé zlepšování tím, že pomocí analýzy SWOT (silné stránky, slabé stránky, příležitosti a hrozby) najdete mezery, které brání lepšímu provedení projektu. Získáte tak nástroje k vyhodnocení současných operací a přijetí opatření ke zlepšení. Pomůže vám to také stanovit strategické cíle.
Pomocí technik Agile Scrum analyzujte poznatky a data, abyste mohli činit informovaná rozhodnutí a optimalizovat výkonnost projektu.
Poté použijte šablony SWOT analýzy ClickUp k zaznamenání a sledování výsledků.
Tento závazek ke zlepšování zajišťuje, že se celý proces vývoje projektu vyvíjí a v průběhu času přináší lepší výsledky.
Zlepšete výsledky svých projektů pomocí Clickup Agile, který vám pomůže spravovat roadmapy, sprinty, backlogy a další. Sjednoťte svůj tým, využijte výkonné funkce pro vytváření reportů a vytvořte plynulý pracovní postup – to vše vám pomůže dosáhnout agility i mimo projekty vývoje softwaru.
Zde je krátké video, které shrnuje, jak může Agile změnit pravidla hry pro týmy, které se nezabývají softwarem.
Příklady použití Agile v týmech, které se nezabývají softwarem
Zde je několik příkladů, jak agilní metodiku uplatnit ve svých projektech. Tyto příklady vám také pomohou pochopit, proč je ClickUp s jeho agilními funkcemi a šablonami vaším nejlepším přítelem.
1. Vývoj marketingové kampaně
V marketingovém týmu Agile usnadňuje vývoj kampaní. Jednoduše rozdělte svou kampaň na několik sprintů, z nichž každý se zaměří na konkrétní aspekt, jako je výzkum, tvorba obsahu, design a implementace.
Pomocí marketingových šablon ClickUp sladíte své jasné čtvrtletní nebo roční marketingové cíle se stanovenými prioritami.
Provádění denních stand-upů s využitím agilního přístupu k pracovním postupům udržuje váš tým informovaný o pokroku, zatímco sprint review zajišťují, že váš tým provádí úpravy rychle. Tento přístup umožňuje flexibilitu při přizpůsobování se změnám na trhu a zároveň zajišťuje včasné spuštění kampaní.
2. Procesy náboru zaměstnanců
Aplikace agilních principů projektového řízení scrum v oblasti lidských zdrojů může změnit procesy náboru zaměstnanců. Najímání kandidátů se může jevit jako obtížný úkol. Ale rozdělením tohoto úkolu na menší části, jako je vyhledávání kandidátů, prověřování a pohovory, mohou týmy lidských zdrojů tuto cestu k cíli učinit méně náročnou.
Denní synchronizace také pomáhají při rychlém rozhodování a řešení překážek. Retrospektivní schůzky navíc umožňují vašemu týmu průběžně reflektovat strategie a optimalizovat náborové aktivity.
Pokud chcete organizovat svůj talent management funnel s úplnou viditelností a přizpůsobenými zobrazeními, vyzkoušejte komplexní řešení pro řízení lidských zdrojů Clickup. Můžete jej použít ke sledování výkonu, zapojení a rozvoje zaměstnanců na jednom místě.
3. Plánování a řízení akcí
Při plánování akcí umožňují agilní techniky lepší koordinaci. Sprinty se mohou zaměřit na výběr místa konání, správu dodavatelů, zapojení účastníků a podobné aspekty.
Pomocí šablony pro správu událostí ClickUp můžete plánování událostí proměnit v hračku:
- Naplánujte a sledujte vše od hledání lokality až po získání nabídek.
- Zajistěte hladkou spolupráci svého týmu a zdrojů
- Sledujte pokrok a cíle, abyste zajistili včasné a rozpočtově příznivé akce.
Nezapomeňte provádět denní kontroly, abyste zajistili pokrok a v případě potřeby provedli rychlé úpravy. A nezapomeňte: retrospektivy po událostech poskytují poznatky, které pomáhají vylepšit procesy plánování budoucích událostí.
4. Vývoj produktů v netechnologických odvětvích
I v odvětvích, která nesouvisejí s technologií, může vývoj produktů těžit z agilních metod.
Postupujte takto:
- Vytvořte cíl, který nastíní vlastnosti produktu a profil cílového zákazníka.
- Rozdělte vývoj na sprinty pro činnosti jako návrh, prototypování, kalkulace nákladů, testování atd.
- Spojte členy týmu z různých funkcí – design, sourcing, provoz, prodej – do každého sprintu.
- Využijte standupy k koordinaci mezi týmy a odhalování problémů.
- Rychle vytvářejte základní prototypy a sbírejte zpětnou vazbu od zákazníků prostřednictvím průzkumů po každém sprintu (vhodné jsou šablony průzkumů zpětné vazby k produktům ClickUp ).
- Pořádejte retrospektivy, ve kterých zhodnotíte, co fungovalo dobře a co je třeba změnit.
- V každém sprintu opakujte prototyp a vylepšujte jej na základě získaných poznatků, dokud nesplní kritéria připravenosti k uvedení na trh.
Šablona ClickUp pro vývoj nových produktů vám bude během celého procesu nápomocná. Použijte ji k:
- Organizujte vývoj produktu od nápadu po uvedení na trh
- Sladění týmů ohledně milníků a úkolů
- Spravujte všechny úkoly na jednom místě a usnadněte si týmovou práci.
5. Stavební a infrastrukturní projekty
Pokud jde o stavební a infrastrukturní projekty, zaměření se na fáze jako plánování, přípravné práce a dokončovací práce zajistí včasné dokončení. Denní schůzky s projektovými manažery mohou rychle vyřešit problémy a pomoci vám přizpůsobit se podmínkám na místě, čímž se zlepší efektivita projektu.
Například výstavbu nového letištního terminálu lze řídit tak, že se rozdělí na sprinty pro konstrukci terminálu, vnitřní prvky, technické systémy a vnější povrchové úpravy. Multifunkční týmy budou spolupracovat v ClickUp, aby dokončily prioritní úkoly v každé oblasti.
Zdroje by spravovali v seznamu, úkoly plánovali v kalendáři nebo upravovali termíny pomocí Ganttova diagramu. ( ClickUp nabízí více než 15 zobrazení pro snadné plánování.)
Agilní přístup zaměřený na postupné dodávky, spolupráci zainteresovaných stran a neustálé zlepšování může být pro stavební projekty přínosem díky rychlejšímu řešení problémů, větší odpovědnosti, pozitivnímu vývoji projektu a lepšímu dohledu nad kvalitou.
S ClickUp pro stavební týmy můžete snadno spravovat stavební projekty od předprodeje až po dodání:
- Přizpůsobte si pracovní postupy ve stavebnictví
- Urychlete týmovou práci v terénu i v kanceláři
- Sledujte pokrok okamžitě pomocí reportů v reálném čase.
- Sjednoťte svůj tým, práci a nástroje na jedné platformě.
ClickUp Project Management je univerzální nástroj pro řízení projektů, který můžete používat a přizpůsobovat tak, abyste měli přehled o svých prioritách, urychlili spolupráci a získali komplexní přehled o postupu projektu.
Tato funkce pomůže vašemu týmu snadno přejít na Agile.
Přejděte na Agile a zajistěte úspěch projektu
Určitě jste si již uvědomili, jak užitečné a pohodlné je používání agilních metod při vývoji projektů mimo oblast softwaru. Týmy mimo oblast IT se na ně mohou spolehnout při dosahování svých cílů.
- Rychlejší uvedení na trh díky rychlé iteraci
- Vyšší kvalita výstupů díky neustálému zlepšování
- Zlepšená odpovědnost díky viditelnosti
- Větší agilita při měnících se prioritách
Přejděte na agilní přístup. A pokud potřebujete rychlé tipy pro agilní řízení projektů nebo pomoc s přizpůsobením se změnám, zkuste začít s agilním přístupem pomocí ClickUp.
Zaregistrujte se zdarma a získejte podporu na míru pro implementaci agilního přístupu do svých projektů.