Mnoho lidí považuje schůzky vedoucích týmů za obrovskou ztrátu času. Je to proto, že většina schůzek je roztříštěná a často je narušuje negativní dynamika týmu.
Skutečně efektivní schůzka se zaměřuje na to, co je opravdu důležité a co je třeba udělat dál. Vstupte do schůzky Level 10.
Pojďme se podívat, co je to schůzka úrovně 10 a proč tak dobře funguje. Poté se podíváme na strukturu schůzky a naučíme se několik způsobů, jak posunout vaše vedoucí týmy na vyšší úroveň. Schůzky už nikdy nebudete vést stejným způsobem. ✨
Co je schůzka Level 10?
Formát schůzky Level 10 (L10) byl vyvinut, aby pomohl podnikatelům, vedoucím týmům a startupům identifikovat, diskutovat a řešit problémy. Této 90minutové schůzky se každý týden účastní celý vedoucí tým.
Zatímco stand-up schůzky se zaměřují na denní úkoly a schůzky s klienty často slouží k budování vztahů a shromažďování informací, schůzky L10 mají spíše strategický charakter a zaměřují se na řešení problémů. Podporují jasnost, sladění a akci, čímž zlepšují produktivitu, zvyšují příjmy a posilují spolupráci v rámci vedoucího týmu. 👪
Týdenní schůzky L10 jsou jen jedním z nástrojů a principů, které tvoří Entrepreneurial Operating System® (EOS). EOS, založený Ginem Wickmanem, je založen na šesti klíčových prvcích, a to:
- Vize
- Lidé
- Data
- Problémy
- Proces
- Traction
Každý z těchto prvků je během schůzek L10 zmíněn, přičemž většina času je věnována třem nejdůležitějším bodům programu.
Výhody schůzky Level 10
Schůzky L10 jsou mimořádně efektivní, a to z několika důvodů.
Jsou orientovaní na cíle
Obchodní cíle a strategické záměry jsou během celého setkání v popředí. Účastníci sdílejí rychlé aktualizace svých metrik scorecard, které poskytují přehled o tom, jak si podnik vede v souvislosti s těmito cíli. Díky tomu je snadné udržet soulad a pokračovat správným směrem. 🎯
Řeší problémy
Šedesát minut z celkových 90 minut tohoto týdenního setkání se zaměřuje na pochopení problémů, které brání dosažení cílů podniku. Čas setkání je dobře využit k řešení základních příčin a hledání řešení na strategické úrovni. Tento formát je navržen tak, aby řešil problémy dříve, než se stanou většími, a šetřil tak čas a energii v budoucnu.
Jsou velmi zaměřené a praktické
Každému bodu programu je přidělen konkrétní (většinou krátký) časový rámec, takže nedochází ke ztrátě času. Akční body jsou jasně zdokumentovány, nahlášeny a buď odškrtnuty, přeneseny do dalšího bodu nebo vzneseny jako problémy. ✅
Mají jasnou strukturu
Schůzky L10 se konají každý týden ve stejný den a ve stejný čas a probíhají podle standardního postupu, takže všichni vědí, co mohou očekávat, a mohou se podle toho připravit.
Vzhledem k výše uvedenému by nemělo být překvapením, že vedení tohoto typu schůzky vyžaduje silnou facilitaci a pečlivého zapisovatele/administrátora – nejlépe stejné osoby každý týden, aby byla zajištěna kontinuita.
Úlohou moderátora je dbát na dodržování programu schůzky a prosazovat etiketu schůzky, jako je například být připraven a dodržovat časový rámec programu. Administrátor pořizuje zápisy ze schůzky, aktualizuje seznam úkolů (který je součástí programu) a informuje všechny účastníky.
S těmi správnými lidmi, procesy a nástroji stojí schůzky L10 za tu námahu.
Struktura schůzky Level 10 Meeting
Jedním z klíčů k úspěchu je zde skutečnost, že většina schůzek L10 má stejný program. Podívejme se krok za krokem, co to přesně obnáší.
Segue
Čas: 5 minut
Schůzka začíná přechodem, známým také jako check-in. Každý člen týmu se podělí o osobní nebo pracovní dobré zprávy, například o úspěch nebo moment prozření z uplynulého týdne. To dává všem šanci plně se zapojit do schůzky, vytváří vazby v rámci vedoucího týmu a zahajuje schůzku pozitivní notou. 😊
Hodnotící tabulka
Doba trvání: 5 minut
V této části se podíváme na cíle a klíčové výsledky (OKR) – neboli klíčové ukazatele výkonnosti (KPI) –, které přispívají k dosažení cílů firmy. Majitel každého klíčového ukazatele jednoduše poskytne zpětnou vazbu, zda je jeho ukazatel „na dobré cestě“ nebo „mimo cestu“, bez dalšího vysvětlení. Pokud je mimo cestu, přesune se do seznamu problémů, který bude projednán později během schůzky.
Rock Review
Čas: 5 minut
Rocks jsou čtvrtletní cíle a každý člen týmu je obvykle zodpovědný za tři až pět z nich. Aktualizace Rocks také spočívají pouze v odpovědi „na dobré cestě“ nebo „mimo cestu“, přičemž všechny problémy se přesouvají do seznamu problémů. 🪨
Zákazníci a zaměstnanci v titulcích
Doba trvání: 5 minut
Zde účastníci sdílejí dobré i špatné zprávy o zaměstnancích nebo zákaznících. Dobré zprávy se oslavují a špatné zprávy se rovnou přesouvají na seznam problémů.
Seznam úkolů
Doba trvání: 5 minut
Seznam úkolů se týká akčních položek, které je třeba dokončit do 7 dnů. Mnoho položek projednaných na předchozí schůzce by tedy mělo být dokončeno během předchozího týdne. Na aktuální schůzce účastníci označí tyto položky jako „hotové“ nebo „nehotové“. Všechny položky, které spadají do druhé kategorie, lze buď přesunout do příštího týdne, aby byly znovu projednány na příštím setkání, nebo – pokud se staly problémem – přesunout do seznamu problémů pro tento týden.
Seznam problémů
Doba trvání: 60 minut
Tato část schůzky, známá také jako Identify, Discuss, Solve (IDS®), je věnována odhalování skutečných příčin problémů a následnému brainstormingu způsobů jejich řešení. Po krátkém shrnutí problémů ze seznamu z minulého týdne a všech problémů, které byly přidány během této schůzky, účastníci hlasují o jejich prioritách. Poté se zabývají třemi nejdůležitějšími problémy, počínaje tím nejdůležitějším. Všechny další kroky se přidají do seznamu úkolů. Pokud se problém ze seznamu nevyřeší během několika týdnů, přesune se do dlouhodobějšího seznamu k projednání během příštího čtvrtletního setkání.
Závěr
Čas: 5 minut
Posledních několik minut se věnuje revizi seznamu úkolů a dalším krokům. Účastníci také rozhodují o případných kaskádových zprávách, které budou předány zbytku organizace. Nakonec ohodnotí schůzku na stupnici od 1 do 10 a pokud je průměr nižší než 8, diskutují o tom, co by mohli příště udělat jinak.
Díky přehledné šabloně L10 budou vždy pokryta nejdůležitější témata a vy budete mít schůzku pokaždé včas hotovou. ⏱️
10 tipů, jak zlepšit vaše schůzky Level 10
Nyní, když víte, čeho chcete dosáhnout, podívejme se, jak tyto schůzky posunout o úroveň výš – a ušetřit tak čas a námahu všem zúčastněným.
1. Využijte nástroje pro schůzky na maximum
Moderní technologie mohou být skutečným přínosem – a software pro správu schůzek je toho vynikajícím příkladem.
Vezměte si například ClickUp Meetings. Tato online platforma pro schůzky nabízí kontrolní seznamy pro plánování, šablony schůzek, nástroje pro pořizování poznámek, vynikající správu úkolů a mnoho dalšího – vše navrženo tak, aby vám usnadnilo život. Začněte se šablonou ClickUp Level 10 Meeting Template a pokračujte odtud.
Dobré vědět: Šablony ClickUp pokrývají téměř všechny možné situace. Od šablon pro zahájení projektu, které vám pomohou s plánováním a stanovováním priorit, až po šablony pro individuální schůzky pro řízení vašeho týmu – už nikdy nebudete muset začínat od nuly.
2. Plánujte strategicky
Aby se posílil význam schůzky L10, pořádávejte ji každý týden ve stejný čas. Když je vždy zapsána v kalendáři, účastníci si zvyknou se na ni připravovat a jejich týmy se naučí plánovat ostatní schůzky kolem ní. 🗓️
Plánování schůzek je díky kalendáři ClickUp hračkou. Stačí nastavit opakující se schůzku a pozvat všechny potřebné účastníky. Poté k této schůzce připojte všechny dokumenty, aby je všichni mohli snadno najít.
3. Rozposílejte program schůzky včas
Čím dříve zveřejníte program schůzky L10, tím více času budou mít všichni na shromáždění dat a přípravu na schůzku. Program také jasně stanoví, co bude projednáno, a udržuje tak pozornost všech účastníků.
Pomocí ClickUp Docs a šablony ClickUp Agenda můžete sestavit program schůzky na každý týden. Program si můžete napsat sami nebo spolupracovat s celým týmem, přičemž každý uživatel je v systému označen vlastní barevnou identifikací. Díky integrovaným formátovacím nástrojům můžete snadno a bez dalšího úsilí vytvořit profesionálně vypadající finální dokument.
4. Dodržujte časový harmonogram schůzky
Část tajemství schůzky L10 spočívá v přesném dodržování postupu. Ten začíná včasným začátkem, což znamená povzbudit účastníky, aby přišli o pět minut dříve, aby se mohli připravit.
Dbejte na dodržování harmonogramu pomocí připomínek ClickUp. Nastavte připomínku, která účastníkům připomene, aby se na schůzku připravili s dostatečným předstihem, aby nikdo nespěchal na poslední chvíli a nezdržoval schůzku. Poté nastavte další připomínku, která jim dá vědět, že schůzka brzy začne, aby se všichni přihlásili a byli připraveni včas. 🔔
5. Pro větší přehlednost používejte vizuální nástroje
Stanovení priorit položek na vašem seznamu problémů je velmi důležitým krokem ve fázi IDS schůzky – a není možné stanovit priority, pokud nevíte, co je prioritou. Vytvořte jasný seznam, který uvidí všichni, aby mohli činit správná rozhodnutí.
Velmi efektivním způsobem, jak toho dosáhnout, je použití tabule ClickUp Whiteboard. Váš zapisovatel může na začátku zasedání přenést stávající problémy ze seznamu problémů na tabuli. Nástroje pro spolupráci ClickUp umožňují každému zaznamenat problém, který se objeví, a poskytují vám tak kompletní seznam, který usnadňuje stanovení priorit v okamžiku, kdy se dostanete k fázi řešení problémů na schůzce. Poté stačí odškrtávat položky, jak je řešíte.
6. Pořizujte si kvalitní poznámky ze schůzek
Vytvoření přesného záznamu o tom, co se na schůzce odehrálo, je velmi důležité. Zápisy ze schůzek tvoří základ pro budoucí schůzky a zajišťují kontinuitu a pokrok. Slouží také jako konečné slovo v případě, že se vzpomínky na to, co se odehrálo, liší.
Dobrý software pro zápisy ze schůzek zde hraje klíčovou roli. Můžete začít tím, že si během schůzky budete dělat poznámky pomocí ClickUp Notepad. Poté požádejte ClickUp AI Writing Assistant, aby tyto poznámky shrnul a převedl je do zápisu ze schůzky. Šablona ClickUp Meeting Minutes poskytuje hotový rámec, který zajišťuje konzistentnost všech vašich zápisů ze schůzek. 📝
7. Pořizujte důležité videozáznamy
Účastníci často sdílejí během schůzek L10 prezentace nebo jiné dokumenty. Tyto vizuální materiály jsou důležitou součástí zápisu ze schůzky a často se před nebo po schůzce distribuují jako samostatné dokumenty.
Existuje však i jednodušší způsob. ClickUp Clip zaznamenává videoklipy z vaší obrazovky, karty prohlížeče nebo okna aplikace – včetně hlasového záznamu, pokud si to přejete – a poskytuje tak kontext pro konverzaci. Klipy můžete uložit jako součást záznamu schůzky a sdílet je pomocí veřejného odkazu, který se přehraje přímo ve vašem prohlížeči.
8. Centralizujte své chaty
Účastníci mohou mít předem otázky nebo návrhy, případně chtějí po skončení přidat další postřehy. K těmto konverzacím můžete použít e-mail, ale e-mailové vlákna nejsou vždy snadno k nalezení nebo sledování a navíc nejsou propojeny se samotným setkáním.
Vytvořte si raději vyhrazený kanál s náhledem ClickUp Chat, kde budete mít vše centralizované a propojené na jedné platformě. Chatovací kanál můžete využít ke sdílení novinek nebo zdrojů a k konverzacím v reálném čase. Můžete kontrolovat, kdo má přístup k vašemu chatovacímu kanálu, nastavit oznámení o nových zprávách a během přípravy na schůzku sledovat chat společně se svou prací v ClickUp. 💬
9. Zefektivněte svůj pracovní postup
Většina schůzek L10 generuje seznam úkolů, které je třeba vyřídit, ale často se tak nestane. Trik, jak je splnit, spočívá v tom, že je co nejdříve zařadíte do svého pracovního postupu a pak sledujete jejich dokončení.
ClickUp vám umožňuje převést text z jakéhokoli dokumentu ClickUp Doc nebo Whiteboard na úkoly ClickUp pouhým kliknutím na tlačítko – již není nutné kopírování a vkládání. Můžete například vytvářet akční položky nebo přiřazovat úkoly přímo z ClickUp Notepad, Doc, Whiteboard, Chat nebo formálnějších dokumentů, jako jsou zápisy ze schůzek.
Poté se o správu tohoto úkolu postará funkce Project Management od ClickUp, která vám pomůže stanovit priority a hladce jej začlenit do vašeho pracovního postupu. Dokonce vám může posílat oznámení, když se blíží termín, abyste měli jistotu, že vše stihnete včas.
10. Využijte své technologické vybavení
Místo investic do nových nástrojů pro vaše schůzky L10 využijte na maximum nástroje, které již používáte. Pokud například váš vedoucí tým upřednostňuje používání Zoomu nebo Microsoft Teams, nebo je závislý na Google Kalendáři, přizpůsobte se tomu, kdekoli je to možné.
ClickUp nabízí řadu integrací, včetně Microsoft Teams a Zoom, Apple, Outlook a Google Calendar. Spusťte schůzku Zoom přímo z úkolu nebo synchronizujte úkoly z ClickUp s kalendářem podle vašeho výběru a mnoho dalšího.
Efektivní a účinné schůzky Level 10
Schůzky L10 byly vyvinuty společností EOS Worldwide za účelem zvýšení produktivity a efektivity schůzek. Konají se každý týden ve stejný čas, řídí se konkrétní šablonou a účastní se jich celý vedoucí tým. 💯
Tento typ schůzky je velmi zaměřený na sladění se strategickými cíli. Začíná krátkou kontrolou a rychlým přezkoumáním pokroku podle metrik scorecardu, čtvrtletních cílů a týdenních seznamů úkolů. Poté je většina času schůzky věnována porozumění a řešení problémů, které brání dosažení obchodních cílů.
Ačkoli jsou schůzky L10 již mnohem efektivnější než většina schůzek, vždy existuje prostor pro zlepšení. Online nástroje pro schůzky, jako je ClickUp, zefektivňují všechny aspekty vašich schůzek L10 a šetří čas a úsilí na každém kroku.
Zaregistrujte se ještě dnes zdarma na ClickUp a každý den stihněte více za méně času. 🙌