Projekt jste dokončili včas a odeslali fakturu. V tu chvíli se věci začaly komplikovat. Klient se ozval s tím, že platební podmínky se liší od toho, co očekával.
Oni očekávali, že DPH bude zahrnuta v celkové fakturaci, zatímco vy jste si mysleli, že bude účtována navíc k poskytnutým službám. Každý konzultant, freelancer nebo majitel malé firmy by to mohl považovat za známou situaci. Abychom vám ušetřili slzy, napsali jsme pro vás tohoto průvodce.
V tomto průvodci vám ukážeme, jak fakturovat klientům, poskytneme vám několik profesionálních tipů a vysvětlíme, jak pomocí ClickUp automatizovat proces fakturace klientům.
⭐️ Doporučená šablona
Šablona faktury ClickUp vám pomůže snadno vytvářet, spravovat a sledovat faktury, díky čemuž bude váš fakturační proces lépe organizovaný. Díky přizpůsobitelným stavům, polím a několika zobrazením tato šablona zefektivňuje fakturaci pro firmy i freelancery.
Kdy byste měli klientovi vystavit fakturu?
Neexistuje univerzální odpověď. Správný čas závisí na typu vašeho projektu a na tom, na čem jste se s klientem dohodli. Zde je pět běžných přístupů k fakturaci:
1. Fakturace předem
Nejvhodnější pro: nové klienty, jednorázové strategické projekty nebo malé projekty (trvající méně než 2 týdny)
Před zahájením projektu zašlete fakturu a klient před začátkem projektu uhradí celou nebo část zálohy.
Příklady:
- 50 % při rezervaci termínu, 50 % před dodáním
- Plná platba předem za konzultaci 1:1
Pokud účtujete předem, promluvte si o tom při prvním setkání nebo při úvodním telefonátu. Budete tak schopni překonat námitky nebo překážky, které by od samého začátku komplikovaly obchodní vztah.
Ušetříte tak příliš mnoho času a energie investované do klienta, který nesouhlasí s vaší platební strukturou.
2. Fakturace na základě milníků
Nejvhodnější pro: Projekty s jasnými fázemi (např. branding, tvorba webových stránek, zprávy)
Definujete fáze projektu a každou z nich spojíte s platbou. Na konci každé fáze obvykle zasíláte fakturu za poskytnuté služby.
Příklady:
- 25 % na začátku projektu → 50 % po prvním návrhu → 25 % při dodání
- X dolarů na začátku → Y dolarů po návrhu → Z dolarů po spuštění
Pokud je projekt složitý, konzultanti upřednostňují proces fakturace podle milníků, protože klient je motivován poskytovat včasnou zpětnou vazbu a schvalování. Proces platby závisí na splnění předem stanovených cílů.
💡 Tip pro profesionály: Šablona časového harmonogramu projektu mapuje klíčové fáze, termíny a body předání. Poskytuje vašemu klientovi vizuální přehled toho, co může očekávat a kdy má zaplatit.
Díky pevně stanoveným termínům a dodávkám je snazší zajistit odpovědnost obou stran. Šablona usnadňuje proces fakturace a zabraňuje rozšiřování rozsahu zakázky a zpožděním plateb.
3. Fakturace po dokončení
Nejvhodnější pro: Firemní klienty s odděleními nákupu
Jakmile dokončíte práci, vystavíte klientům fakturu a přidáte datum splatnosti (obvykle 15–30 dní).
Příklady:
- Splatnost faktury 15 dní od odeslání
- Práce dodaná 1. června, faktura splatná do 15. června
Fakturace po dokončení zakázky je při spolupráci s většími společnostmi často nevyhnutelná. Jejich finanční týmy obvykle dodržují přísné schvalovací a výplatní cykly dodavatelů.
Pokud používáte tento model, vždy se ujistěte, že máte všechny potřebné dokumenty: podepsanou smlouvu, dohodnuté plnění, vyřešené platební podmínky a jasné platební podmínky. Při prognózování cash flow je také rozumné zohlednit zpoždění plateb.
👀 Věděli jste, že: 68 % firem zaznamenává chyby u více než 1 % svých celkových faktur. Zvažte použití fakturačního softwaru k automatizaci výpočtů, ověřování povinných polí a zajištění konzistence všech údajů o fakturaci klientům. Tím se sníží počet manuálních chyb a zajistí se rychlejší schvalování faktur.
4. Opakované fakturace (zálohy)
Nejvhodnější pro: Průběžné služby (např. obsah, design, poradenství, provoz)
Klient platí pevnou částku v pravidelných intervalech (obvykle měsíčně), často za stanovený počet hodin nebo dodávek.
Příklady:
- 2 000 $/měsíc za až 10 hodin marketingové podpory
- Měsíční paušál fakturovaný 1. dne v měsíci, placený předem
Tato metoda fakturace je vhodná pro klienty, kteří potřebují konzistentní podporu a nechtějí pokaždé znovu vyjednávat poplatky. Pro vás to znamená předvídatelný příjem a hladší plánování pracovní zátěže.
Zálohy však fungují pouze tehdy, pokud je jejich rozsah jasný a respektovaný oběma stranami. Nezapomeňte definovat, co je v nich zahrnuto, jak se zachází s nevyužitými hodinami a kdy budete podmínky revidovat, například každé 3 nebo 6 měsíců.
⚡ Archiv šablon: Bezplatné šablony obchodních faktur
5. Čas a materiál (fakturace podle hodinové sazby)
Nejvhodnější pro: práci s otevřeným koncem (poradenství, řešení problémů, koučování) a klienty s proměnlivou dobou využití
Zaznamenáváte čas průběžně a faktury vystavujete pravidelně (týdně, dvakrát týdně nebo měsíčně).
Příklady:
- 100 $/hodina fakturováno každý pátek s časovým rozpisem
- 10 hodin tento týden → faktura odeslána v pondělí
Hodinová fakturace vám poskytuje flexibilitu a dává smysl, když se rozsah projektu vyvíjí nebo není jasný. Musíte však také zdůvodnit, jak je čas strávený.
Pro spokojenost klientů a budování důvěry sdílejte pravidelné aktualizace a časové záznamy, zejména pokud klient nevidí okamžité výsledky. Můžete také nabídnout omezený počet hodin týdně/měsíčně, abyste klientům umožnili kontrolu nad rozpočtem, aniž byste se vázali na pevné poplatky.
💡 Bonus: Zde můžete použít funkci ClickUp pro sledování času stráveného na projektu a zaznamenávat pracovní dobu přímo u jednotlivých úkolů – buď spuštěním živého časoměru, nebo ručním zadáním času. Můžete přidávat poznámky, kategorizovat záznamy a generovat časové zprávy pro fakturaci nebo interní sledování.
ClickUp lze také integrovat s nástroji jako Harvest a Everhour, pokud chcete podrobnější reporty nebo propojení s fakturačním softwarem.
Co by měla obsahovat faktura pro klienta?
Jakmile budete vědět, co do faktury zahrnout, můžete si vytvořit šablonu a faktury odesílat rychleji.
| Prvek faktury | Co je třeba zahrnout |
| Vaše informace | Vaše jméno, název firmy (pokud existuje), kontaktní údaje a daňové identifikační číslo, pokud je to relevantní. |
| Informace o klientech | Celé jméno klienta, název společnosti, adresa a e-mail |
| Číslo faktury | Jedinečné, sekvenční ID (např. INV-0012) pro sledování faktur |
| Datum faktury | Datum odeslání faktury |
| Datum splatnosti | Kdy se očekává platba (např. „Splatné do 15 dnů“) |
| Popis projektu/služby | Stručné shrnutí práce (např. „Wireframes webových stránek – fáze 1“) |
| Rozpis poplatků | Podrobný seznam: odpracované hodiny, dodávky, množství, sazba za jednotku/hodinu |
| Mezisoučet | Celková částka před zdaněním nebo slevami |
| Daně (pokud jsou relevantní) | Podmínky vrácení peněz, podmínky pro opožděné platby nebo děkovný vzkaz |
| Celková dlužná částka | Konečná splatná částka |
| Pokyny k platbě | Bankovní údaje, odkaz na PayPal atd. |
| Podmínky a poznámky | Podmínky vrácení peněz, podmínky pro opožděné platby nebo děkovný vzkaz |
Můžete to dělat ručně nebo použít bezplatné šablony faktur, abyste tento proces standardizovali.
Jak fakturovat klientovi (krok za krokem)
Pokud si nejste jisti, jak klientovi vystavit fakturu poprvé, postupujte podle těchto kroků.
Krok 1: Dokončete dodávky a potvrďte dokončení
Než fakturu odešlete, ujistěte se, že klient souhlasí s tím, že práce je dokončena.
Stejně důležité je, aby váš klient potvrdil přijetí a podepsal fakturu. Písemné potvrzení je dokladem o fakturaci klientovi.
Zde je návod, jak zajistit hladký průběh fakturačního procesu:
- Zkontrolujte, zda všechny dodávky odpovídají tomu, co bylo slíbeno ve smlouvě nebo nabídce, a odešlete profesionální fakturu.
- Zašlete stručný souhrnný e-mail:„Dobrý den, [jméno], zde je stručný souhrn toho, co bylo dodáno pro [název projektu]. Dejte mi vědět, zda je vše v pořádku, než zašlu fakturu. ”
- Pokud se jedná o milník, ověřte, že aktuální fáze je dokončena a schválena, než přejdete k další.
- Nabídněte více platebních možností, abyste dostali zaplaceno včas.
Proč je to důležité: Zabráníte sporům ohledně faktur, nesplněným očekáváním nebo rozhovorům typu „mysleli jsme, že to bylo zahrnuto“.
Ruční zpracování 1–2 klientů v tabulkách je poměrně jednoduché.
S růstem vaší firmy však snadno ztratíte přehled o tom, co bylo dodáno, schváleno a připraveno k fakturaci.
ClickUp, aplikace pro vše, co souvisí s prací, centralizuje vaši projektovou práci, sledování úkolů a schvalování klientů. Když máte veškerou svou práci, faktury a fakturaci pod jednou střechou, nemusíte se zabývat Work Sprawl, přeskakováním mezi několika nástroji, které slouží pouze k jednomu účelu.
Zde je návod, jak používat ClickUp jako fakturační software.
Použijte ClickUp Brain k vytváření návrhů e-mailů, zpráv a shrnutí konverzací
Využijte vestavěného asistenta AI ClickUp, ClickUp Brain, k generování e-mailů s přehledem faktur. Můžete přidat výstupy, milníky, podmínky a vše ostatní související s projektem a Brain za vás vypracuje návrh e-mailu.
Pokud potřebujete požádat o platby nebo sledovat termíny splatnosti, Brain to za vás udělá. Brain můžete dokonce použít k vypracování platebních podmínek pro vaše podnikání na volné noze.
Navíc vám Brain během celého projektu ulehčí náročnou práci s analýzou. Potřebujete podrobnou zprávu a shrnutí? Požádejte o to Brain.
Potřebujete extrahovat klíčové body z konverzací? Brain to za vás také udělá. Stručně řečeno, Brain je váš asistent pro psaní s umělou inteligencí, který vás provází celým projektem.
🎥 Podívejte se: Jak používat ClickUp pro generování faktur?
Sledujte milníky projektu pomocí Kanbanových tabulek
Potřebujete také vizuální způsob, jak sledovat průběh projektu, abyste věděli, co je připraveno k fakturaci, a vyhnuli se sporům s klienty.
Pomocí Kanban Board od ClickUp můžete na první pohled vidět stav každého dodaného produktu. Tento vizuální pracovní postup zabraňuje tomu, aby se příjmy zasekly v limbu, protože jste zapomněli vystavit fakturu za dokončený úkol.
👀 Věděli jste? Podle studie společnosti Consulting Success jsou mezi konzultanty oblíbené následující modely stanovení ceny: 37 % používá sazbu za projekt, 26 % používá sazbu založenou na hodnotě, 21 % používá hodinovou sazbu, 13 % používá měsíční paušál a 3 % používá model založený na výkonu.
Krok 2: Vyberte si šablonu nebo nástroj pro fakturaci
Díky předem připravené šabloně faktury stačí zadat údaje o projektu a firmě a hotovo. Faktura je připravena k odeslání.
Pokud již spravujete úkoly, výstupy a sledování času v ClickUp, je logické, abyste svůj fakturační proces integrovali.
Můžete použít šablonu faktury ClickUp, abyste měli vše na jednom místě, od zaznamenávání fakturovatelného času až po generování a organizaci faktur.
Takto vám tato šablona pomůže:
- Dokumenty s vaší značkou: Vytvářejte profesionální faktury v ClickUp Docs, doplňte je svým logem, barvami a podmínkami.
- Propojená data: Vyúčtovatelné hodiny načtěte přímo ze sledovaného času v úkolech ClickUp.
- Organizované faktury: Ukládejte všechny faktury do jedné složky nebo seznamu, abyste je mohli filtrovat podle klienta, data splatnosti nebo stavu platby.
- Vlastní pole: Přidejte pole jako číslo faktury, částka, datum splatnosti nebo stav zaplaceno/nezaplaceno, aby bylo vykazování snadné.
A pokud chcete expandovat nad rámec individuálního poradenství, ClickUp pro finanční týmy vám nabízí strukturovanější nastavení. Rozšiřuje fakturaci na kompletní centrum finančních operací. Od sledování rozpočtů a výdajů až po monitorování platební historie klientů – vše se odehrává na stejné platformě, kde pracujete.
Navíc můžete automatizovat výpočty faktur pomocí polí vzorců ClickUp. Přidejte výpočty přímo do úkolů ClickUp.
Můžete například automaticky vypočítávat celkové částky, přidávat daně, sledovat nesplacené zůstatky a předpovídat příjmy napříč projekty na základě zaznamenaných fakturovatelných hodin. Tyto fakturační funkce zajistí, že budete dostávat platby včas a vyhnete se chybám nebo zmeškaným platbám.
⚡ Archiv šablon: Šablony pro freelancery pro správu pracovního vytížení
Přátelská rada: I když máte k dispozici šablony, shromažďování správných údajů pro každou fakturu může být zdlouhavé. Právě v tomto ohledu posouvá ClickUp Brain Max fakturaci o krok dál.
- Automatické vytváření návrhů faktur: Brain Max dokáže načíst výsledky projektu, fakturované hodiny a údaje o klientech z vašeho pracovního prostoru a vygenerovat tak propracovaný návrh faktury.
- Personalizujte jazyk plateb: Potřebujete formulovat žádost o platbu zdvořileji? Brain Max navrhuje profesionální, klientům přátelské formulace, které vám pomohou získat platbu rychleji.
- Shrňte milníky projektu: Namísto ručního zadávání požádejte Brain Max, aby vytvořil stručné shrnutí dokončených úkolů, které můžete přímo vložit do faktury.
- Vytvořte smluvní podmínky: Ušetřete čas tím, že necháte Brain Max vypracovat standardizované klauzule, jako jsou smlouvy o poskytování služeb, splatnosti, poplatky za opožděné platby nebo slevy za včasné platby, které vám pomohou budovat profesionální vztahy, které jsou základním kamenem obchodního úspěchu.
Krok 3: Zadejte údaje o klientovi a projektu
Pokud jde o vyplňování informací o klientech a projektech, nesprávné ID projektu, chybějící datum splatnosti nebo jméno mohou způsobit zpoždění plateb.
ClickUp tento proces usnadňuje tím, že vám umožňuje standardizovat podrobnosti pomocí vlastních polí. Místo přepisování údajů o klientech nebo prohledávání starých faktur můžete vytvořit pole, která se automaticky zobrazí v každé fakturační úloze.
Jak to nastavit:
- Částka: Přidejte pole pro měnu pro celkové částky faktur, které se načtou z fakturovatelných hodin nebo pevných poplatků.
- Jméno klienta a kontaktní údaje: Přidejte textové pole pro jméno klienta a e-mailové pole pro kontaktní osobu pro fakturaci.
- Odkaz na projekt: Použijte rozevírací seznam nebo textové pole pro ID projektu nebo název projektu, aby každá faktura byla přiřazena ke správnému zakázce.
- Číslování faktur: Vytvořte číselné pole pro automatické generování sekvenčních identifikačních čísel faktur (např. INV-001, INV-002).
- Datum splatnosti: Pomocí pole pro datum nastavte jasné termíny splatnosti a automatizujte upomínky v případě prodlení.
Pro agentury nebo firmy s odstupňovaným nebo používáním založeným fakturováním vám vlastní pole umožňují zaznamenat podrobnosti každé cenové struktury – ať už se jedná o hodinové sazby, modely paušálních plateb nebo poplatky založené na projektech. Díky tomu snadno uvidíte, jaká cenová dohoda se vztahuje na každého klienta.
Spojte to s fakturačními funkcemi ClickUp – jako je propojení fakturovatelných hodin přímo s úkoly, připojení účtenek nebo smluv a označení faktur jako zaplacené/nezaplacené – abyste udrželi kompletní finanční přehled ve stejném pracovním prostoru, kde se nacházejí vaše projekty.
V této fázi můžete dokonce použít šablonu ClickUp Payment History Template, která je vhodná pro začátečníky, k zaznamenávání a ukládání informací o vašich zákaznících a sledování platební historie za účelem identifikace potenciálních problémů. Kromě pouhého zaznamenávání transakcí můžete sledovat zmeškané nebo opožděné platby a odhalit opakující se vzorce, které by mohly ovlivnit váš cash flow.
💡 Profesionální tip: Spárujte vlastní pole s políčky vzorců a automatizujte výpočty jako „Zaznamenané hodiny × hodinová sazba“ nebo „Mezisoučet + daň“.
Krok 4: Stanovte platební podmínky
Čím jasněji definujete své platební podmínky, tím menší je prostor pro spory.
Zde je přehled toho, co byste měli zahrnout do svých platebních podmínek:
- Splatnost: Ať už se jedná o Net 7, Net 15, Net 30 nebo na základě milníků
- Přijímané platební metody: bankovní převod, PayPal, Stripe, kreditní karta atd. Uveďte, kdo hradí transakční poplatky.
- Zálohy a předem placené služby: Pokud požadujete zálohu předem (např. 30 % při podpisu smlouvy) a doplatek po dokončení
- Podmínky pro opožděné platby: Úroky z prodlení, pevné poplatky za opožděné platby nebo pozastavení služeb
- Měna a daně: Měna fakturace (USD, GBP atd.), povinnosti v oblasti DPH
- Řešení sporů ohledně faktur: Jak rychle musí klienti vznést námitky (např. do 7 dnů od data vystavení faktury)
ClickUp Docs je místo, kde ukládáte všechny informace o platebních podmínkách a které je přístupné všem zúčastněným stranám.
Vytvořte šablonu platebních podmínek v ClickUp Docs se standardizovaným jazykem (např. Net 15, poplatky za prodlení, akceptované způsoby platby). Duplikujte tento dokument pokaždé, když přijmete nového klienta, a upravte jej podle potřeb konkrétního projektu. Dokument propojte přímo s projektem klienta nebo seznamem faktur, aby k němu měl tým přístup.
Nejlepší na Docs je, že získáte možnosti kontroly verzí. Předpokládejme, že klient vyjednává platební cykly nebo podmínky za pozdní platby. Místo aktualizace náhodných faktur uchovávejte všechny verze v ClickUp Docs s časovými razítky.
Příklad: Klient A souhlasil s platbou do 15 dnů bez poplatků za prodlení → uloženo v dokumentu „Podmínky klienta A“
👀 Věděli jste? Více než 44 % středních a velkých společností uvádí, že každý měsíc je alespoň čtvrtina jejich faktur zaplacena se zpožděním. Více než 6 % společností uvádí, že se zpožděním je zaplaceno tři čtvrtiny jejich faktur.
Krok 5: Zkontrolujte správnost
To poslední, co chcete, je, aby vaše faktura byla odmítnuta finančním týmem klienta a vy se ocitli zpět na začátku.
Co je třeba v této fázi zkontrolovat:
- Údaje o klientech: Ověřte správnost jména, fakturační adresy a kontaktních údajů.
- Reference projektu: Ujistěte se, že faktura odpovídá dohodnutým výstupům, ID projektu nebo milníku.
- Výpočty: Dvakrát zkontrolujte celkové částky, daně a slevy (zde vám pomohou pole vzorců).
- Data: Datum vystavení faktury, datum splatnosti a platební podmínky musí být konzistentní.
- Pole stavu: Ověřte, zda jsou vyplněna vaše vlastní pole (číslo faktury, stav: čekající atd.).
- Přílohy a dokumentace: Pokud váš klient vyžaduje účtenky, výkazy práce nebo schválení milníků, přiložte je přímo.
Pro společnou kontrolu použijte komentáře a úkoly v ClickUp Docs k označení kolegů nebo finančních kontrolorů. Vestavěný režim návrhů umožňuje kontrolorům navrhovat úpravy, aniž by přepsali váš návrh.
Pomůže vám také ověřování vlastních polí. Vytvořte povinná vlastní pole, jako jsou Číslo faktury, Datum splatnosti, Celková částka.
Pokud některá pole chybí, je to okamžitě viditelné v úkolu, což snižuje riziko lidské chyby. Přidejte rozevírací pole „Zkontrolováno: Ano/Ne“, aby faktury nemohly být odeslány, dokud nejsou označeny jako zkontrolované.
📮 ClickUp Insight: Přepínání mezi různými úkoly tiše snižuje produktivitu tvého týmu. Náš výzkum ukazuje, že 42 % přerušení práce pochází z přepínání mezi platformami, správy e-mailů a přeskakování mezi schůzkami. Co kdybys mohl tyto nákladné přerušení eliminovat?
ClickUp sjednocuje vaše pracovní postupy (a chat) pod jednou efektivní platformou. Spouštějte a spravujte své úkoly z chatu, dokumentů, tabulek a dalších míst, zatímco funkce založené na umělé inteligenci udržují kontext propojený, prohledávatelný a spravovatelný!
Krok 6: Odeslání e-mailem nebo pomocí fakturačního nástroje
Když je vaše faktura připravena, chcete se ujistit, že ji obdrží správná osoba, že je uložena na správném místě a že máte systém, který sleduje, zda byla potvrzena nebo zaplacena.
Několik častých chyb v této fázi:
- Zasílání faktur nesprávnému kontaktu (např. vedoucímu projektu namísto účetnímu týmu)
- Ztráta přehledu o tom, zda byla faktura odeslána a kdy
- Žádná viditelnost toho, zda klient otevřel nebo obdržel fakturu
- Správa faktur v izolovaných nástrojích (dokumenty na jednom místě, e-maily na jiném, platby někde jinde)
ClickUp je integrován s Gmailem, Outlookem a dalšími poskytovateli, takže můžete odesílat faktury, aniž byste museli opustit platformu.
- Odesílejte faktury ve formátu PDF přímo z úkolu, ve kterém jsou uloženy.
- Používejte e-mailové šablony nebo e-maily generované umělou inteligencí (prostřednictvím ClickUp Brain) pro konzistentní a profesionální komunikaci.
- Sledujte, kdy a komu byla faktura odeslána, automaticky zaznamenaná v aktivitě úkolu.
Kromě toho ClickUp Integrations spolupracuje s vašimi finančními nástroji, jako jsou:
- QuickBooks, Xero a FreshBooks: Přeneste údaje z faktur přímo z úkolů ClickUp do svého účetního systému. To znamená, že nemusíte zadávat údaje dvakrát; faktura je uložena jak v ClickUp, tak ve vašem finančním nástroji.
- Integrace Zapier/Make: Automatizujte připojení k PayPal, Stripe nebo jiným bránám. Například: Když se stav faktury změní na „Odesláno“ → vytvořte fakturu ve Stripe → pošlete klientovi e-mailem odkaz na platbu
- Kalendáře a připomenutí: Synchronizujte splatnosti faktur s Google Kalendářem nebo Outlookem, abyste byli informováni o blížících se termínech.
Krok 7: Sledujte nezaplacené faktury
Jako majitel malé firmy nebo agentury spravující více klientů je ruční zasílání upomínek k platbám časově náročné a náchylné k chybám. Je snadné zapomenout, komu jste zaslali upomínku, kdy byla zaslána poslední upomínka nebo která faktura je již po splatnosti.
Automatizace ClickUp eliminuje opakující se a chybové části sledování faktur:
- Spouštěč: Když uplyne splatnost faktury a pole „Stav platby“ je stále nastaveno na Čeká na platbu
- Akce: Automaticky odešlete upomínkový e-mail, aktualizujte stav úkolu na Po splatnosti a přiřaďte následný úkol sobě (nebo svému finančnímu manažerovi).
- Eskalace: Nastavte si odstupňované upomínky: zdvořilé připomenutí po 1 dni, důraznější upomínka po 7 dnech a eskalační upomínka po 30 dnech.
Zde je video, které vám poskytne rychlé tipy pro používání automatizací v ClickUp.
Pro agentury, které každý měsíc zpracovávají desítky faktur, přidávají agenti Custom Autopilot inteligenci do pracovního postupu:
- Monitorování: Agenti průběžně sledují úkoly související s fakturací.
- Rozhodněte se: Pokud faktura zůstane po stanoveném počtu dní neuhrazená, můžete před přijetím opatření zkontrolovat podmínky (např. částka faktury > 5 000 $).
- Akce: Agenti mohou vytvářet personalizované upomínkové e-maily, kontaktovat váš tým v ClickUp Chat nebo dokonce automaticky eskalovat úkol manažerovi.
👀 Věděli jste? Podniky, které sledují 90 % nebo více svých faktur, mají větší šanci, že jim bude zaplaceno do jednoho týdne od data splatnosti faktury.
Krok 8: Sledujte platby a cash flow
Pro finanční týmy znamená fakturace udržování spolehlivého přehledu o cash flow celé společnosti. Pokud spravujete desítky klientů a projektů současně, může jediná nezaplacená faktura ovlivnit rozpočet a výplaty.
Proto se ClickUp Dashboards stávají centrálním bodem vašeho finančního týmu. Shromažďují údaje o fakturách, stavech plateb a historii klientů do jednoho přehledu.
Proč se finanční týmy spoléhají na ClickUp Dashboards?
- Konsolidovaná přehlednost: Namísto slaďování několika tabulek jsou všechny stavy faktur (čekající na zaplacení, zaplacené, po splatnosti) viditelné na jednom místě.
- Prognóza cash flow: Týmy mohou předvídat příjmy v následujících 30, 60 nebo 90 dnech, aby mohly plánovat výdaje nebo investice.
- Sledování výkonnosti: Zjistěte, kteří klienti nebo projekty mají opakované zpoždění plateb, a podle toho upravte smluvní podmínky.
- Spolupráce mezi týmy: Finanční oddělení může přímo v ClickUp porovnávat data s projektovými manažery nebo klientskými službami, čímž se sníží počet e-mailů tam a zpět.
⚡ Archiv šablon: Bezplatné šablony obchodních nabídek v programech Word a Excel
Tipy pro profesionální fakturaci klientům
Tyto osvědčené postupy fakturace vám pomohou získat platby rychleji a omezit nepříjemné upomínky.
1. Sledujte své odpracované hodiny
Jedním z nejčastějších důvodů sporů ohledně fakturace jsou nejasné záznamy o čase. Pokud klient zpochybní vaši fakturu, nejrychlejším způsobem, jak problém vyřešit, je mít podrobný záznam o hodinách strávených prací na konkrétních úkolech. Také vám to poskytne přehled o tom, zda jsou projekty ziskové a kolik času trávíte prací, kterou nelze fakturovat.
Příklady:
- Konzultant, který účtuje hodinovou sazbu za strategické hovory, může přesně ukázat, jak dlouho každá relace trvala.
- Agentury nabízející balíčky s paušálními poplatky mohou sledovat, zda nedodávají více služeb, než kolik je zahrnuto v hodinách.
👀 Věděli jste? Agentura s 15 zaměstnanci může kvůli nedostatečnému sledování času stráveného e-maily, schůzkami a zapomnětlivosti přijít ročně o 1,6 milionu dolarů.
2. Buďte zdvořilí v jazyce svých faktur
Slova, která zvolíte na faktuře, mohou ovlivnit, jak rychle klient zaplatí. Drsné nebo příliš formální formulace mohou vyvolat napětí, zatímco zdvořilé a profesionální formulace udržují dobré vztahy a jemně pobízejí klienty, aby vaši platbu upřednostnili.
Na konec faktury můžete dokonce přidat krátký děkovný vzkaz, abyste podpořili pozitivní vztah s klientem.
💡 Tip pro profesionály: Zde je několik zdvořilých způsobů, jak formulovat žádosti o platbu na fakturách:
- „Platbu prosím uhraďte do [datum splatnosti]. Předem děkujeme!“
- „Děkujeme za včasné vyřízení této faktury.“
- „Máte-li jakékoli dotazy ohledně podrobností, neváhejte se na nás obrátit – rádi vám pomůžeme.“
3. Pravidelně zasílejte upomínky k platbě
I ti nejorganizovanější klienti někdy zmeškají termíny a bez upomínek mohou faktury snadno zapadnout. Konzistentní a strukturované upomínky vám pomohou získat platby rychleji, aniž byste měli pocit, že někoho otravujete.
Zde je připomínkový rámec, který můžete nastavit v ClickUp Automations pro svou první fakturu a následující faktury:
| Časový rámec | Typ upomínky | Příklad zprávy |
| 3 dny před splatností | Zdvořilá upomínka | „Jen krátká poznámka – faktura č. 123 je splatná za 3 dny. V případě jakýchkoli dotazů nás prosím kontaktujte.“ |
| V den splatnosti | Jemné upozornění | „Tímto vám připomínáme, že faktura č. 123 je splatná dnes. Děkujeme za včasnou platbu.“ |
| 7 dní po splatnosti | Silný impuls | „Podle našich záznamů je faktura č. 123 stále neuhrazená. Prosím, proveďte platbu co nejdříve. “ |
| 30 dní po splatnosti | Eskalace | „Faktura č. 123 je již 30 dní po splatnosti. Potvrďte prosím stav platby, abychom mohli zabránit přerušení vašich služeb. “ |
4. Slevy za včasné platby
Jedním z nejjednodušších způsobů, jak motivovat klienty k rychlejšímu placení, je odměnit je za to. Nabídka malé slevy za včasné zaplacení zlepší váš cash flow a vybuduje dobrou pověst.
Příklady:
- „2% sleva při platbě do 10 dnů od data vystavení faktury“
- „5% sleva při platbě předem za čtvrtletí“
To funguje obzvláště dobře u dlouhodobých klientů, kteří ocení flexibilitu a předvídatelnost. I když se vzdáte malé části příjmů, získáte klid a rychlejší přístup k hotovosti.
👀 Věděli jste, že... Malé podniky nabízejí slevy za včasnou platbu v průměrné výši 4,1 %. Při průměrné faktuře ve výši přibližně 10 000 dolarů to znamená úsporu přibližně 411 dolarů na každou fakturu.
Rozlučte se s problémy s fakturací díky ClickUp
Fakturace by neměla vyčerpávat vaši energii ani zatěžovat vaše vztahy s klienty. Jako majitel firmy byste neměli honit nezaplacené faktury. A když fakturujete klientům, poslední věc, kterou chcete dělat, je ztrácet čas s tabulkami.
Nechte ClickUp proměnit vaše fakturace v bezproblémový pracovní postup.
Díky šablonám faktur, automatizacím a dashboardům ClickUp získáte úplný přehled o svém cash flow a jistotu, že každá faktura klientovi je přesná, profesionální a včasná.
Jste připraveni zjednodušit svůj fakturační proces? Zaregistrujte se na ClickUp zdarma.