Pro podnikatele nebo živnostníky může být fakturace nepříjemnou povinností, která stojí mezi nimi a finanční odměnou za jejich tvrdou práci. Správná šablona obchodní faktury však může tento proces zjednodušit, ušetřit vám čas a dodat vám profesionálnější vzhled.
V tomto článku jsme prozkoumali 11 robustních šablon obchodních faktur, které vám pomohou zvládnout fakturaci, abyste se mohli soustředit na to, co je opravdu důležité – rozvoj vašeho podnikání. 💪
Co jsou šablony obchodních faktur?
Šablona obchodní faktury je dokument připravený k okamžitému použití, který podnikům umožňuje rychlé a snadné fakturování. Obsahuje všechny klíčové údaje potřebné k vystavení faktury klientovi, jako jsou informace o prodávajícím a kupujícím, číslo faktury, datum vystavení a datum splatnosti.
Najdete zde také seznam prodaných produktů nebo služeb s popisy, množstvími, jednotkovými cenami a celkovými částkami. Mnoho šablon obsahuje příslušné daně, konečnou částku k úhradě a platební podmínky.
📌Příklad: Šablona faktury za předplatné je ideální pro firmy, které nabízejí členství v softwarových programech nebo služby streamování médií. Namísto výčtu jednotlivých produktů nebo jednorázových služeb obsahuje tato faktura podrobnosti o předplatném, jako je typ plánu, délka trvání předplatného a případné další funkce nebo doplňky.
💡 Tip pro profesionály: Pokud fakturujete zboží, je užitečné sledovat, co kupující skutečně obdržel. Potvrzení o přijetí zboží je skvělý nástroj, který vám pomůže porovnat obchodní fakturu s fyzicky přijatým zbožím.
Co dělá šablonu obchodní faktury dobrou?
Účinná šablona faktury udává tón profesionálnímu fakturačnímu procesu a zajišťuje, že vaše žádost o platbu je naprosto jasná. Na co se zaměřit:
- Úplné a jasné informace: Vyberte si šablonu, která obsahuje všechny klíčové údaje, od kontaktních informací prodávajícího a kupujícího až po číslo faktury a data, aby klienti mohli snadno ověřit a zpracovat platbu.
- Podrobné údaje: Vyhledejte šablonu, která obsahuje rozpis nákladů na zboží nebo služby s popisy, množstvími, jednotkovými cenami a celkovými částkami, aby měli klienti úplný přehled o každé položce.
- Definované platební podmínky: Vyberte si šablonu, která specifikuje splatnost, akceptované platební metody a případné poplatky za prodlení, a stanovte tak jasná očekávání.
- Pole pro daně a dopravu: Vyberte šablonu s prostorem pro daňové sazby, poplatky za dopravu nebo celní informace, zejména pokud obchodujete s mezinárodními klienty nebo máte specifické požadavky na dodržování předpisů.
- Profesionální rozvržení: Použijte šablonu s přehledným, vizuálně atraktivním designem, která je snadno čitelná a odráží vaši profesionalitu.
- Přizpůsobitelné rozvržení: Vyberte si šablonu, kterou lze rychle aktualizovat, abyste ji mohli přizpůsobit různým transakcím a zaznamenat všechny relevantní podrobnosti.
💡 Tip pro profesionály: Dobrá šablona splňuje základní požadavky, ale integrace umělé inteligence do účetnictví může vaše fakturace posunout ještě dál díky automatizaci zadávání dat, označování chyb a generování finančních přehledů.
11 bezplatných šablon obchodních faktur
Existuje několik nástrojů, které vám pomohou vytvořit fakturu, ale její odeslání je pouze prvním krokem. Abyste byli efektivně placeni, musíte sledovat své faktury a v případě potřeby je kontrolovat.
Fakturace je však pouze jednou částí celkového obrazu. Chcete-li rozvíjet své podnikání, musíte souběžně sledovat příchozí objednávky a stávající zásoby. Správa všech těchto procesů pomocí samostatných nástrojů se může rychle stát logistickou noční můrou.
Vyzkoušejte ClickUp. Tato komplexní platforma pro správu projektů vám usnadní pracovní postupy, včetně těch souvisejících s fakturací. Slouží také jako software pro správu objednávek, který vám pomůže sledovat přicházející prodejní příležitosti a zajistí, že budete mít dostatek zásob k jejich splnění.
Pracovní prostor ClickUp nabízí integrovanou automatizaci upomínek na splatné platby a integraci s nástroji CRM nebo šablonami hlavní účetní knihy, které vám pomohou udržovat přesné a aktuální finanční záznamy. Disponuje také asistentem AI, který dokáže generovat praktické informace, aby váš fakturační workflow běžel hladce.
Pokud však máte jednodušší požadavky, můžete využít mnoho offline šablon, které vám pomohou začít. Ať už potřebujete sadu s mnoha funkcemi nebo jen jednoduchý formát, níže jsme shromáždili naše oblíbené šablony, které vám pomohou najít tu nejvhodnější.
1. Šablona faktury ClickUp
Šablona faktury ClickUp je stránka ve stylu Wiki, která je vhodná pro začátečníky a zjednodušuje proces fakturace za produkty nebo služby, které jste poskytli.
Šablona je plně přizpůsobitelná, takže do ní můžete přidat logo své společnosti, kontaktní údaje a klíčové informace o faktuře, jako je číslo faktury, datum vystavení a datum splatnosti. K dispozici je také vyhrazený prostor pro adresu vašeho klienta a jakékoli platební podmínky, které potřebujete uvést.
Navíc je rozvržení vybaveno vestavěnou tabulkou s předdefinovanými sloupci pro množství a ceny položek. Můžete ji snadno rozšířit o další tabulky, aby vyhovovala větším nebo podrobnějším projektům.
⚡️Ideální pro: Freelancery, kteří spravují projekty pro více klientů a chtějí vytvářet podrobné, profesionální faktury.
2. Šablona pro sledování faktur ClickUp
Šablona ClickUp pro sledování faktur vám nabízí flexibilní způsob, jak mít přehled o svých fakturách.
V seznamu šablon můžete každou fakturu přidat jako úkol a sledovat klíčové podrobnosti, jako jsou informace o klientovi, typ platby a stav (nezaplaceno, po splatnosti nebo zaplaceno). A díky nastavení termínů splatnosti pro každou fakturu budete vždy vědět, kdy je třeba provést následné kroky.
Tato šablona pro středně pokročilé uživatele také nabízí zobrazení tabule, takže můžete snadno přesouvat faktury v rámci svého pracovního postupu a udržovat vše přehledně uspořádané podle stavu.
Navíc kalendářové zobrazení vám umožňuje vizualizovat nadcházející termíny splatnosti a můžete je upravovat jednoduchým přetahováním úkolů. A konečně, časové osové zobrazení vám pomáhá sledovat faktury podle klientů a poskytuje vám jasný přehled o termínech splatnosti v čase.
S ClickUp Brain můžete automatizaci sledování faktur ještě více zefektivnit, například nastavením připomenutí, když se blíží datum splatnosti faktury nebo když je faktura po splatnosti. Tento nástroj využívající umělou inteligenci také pomáhá zjednodušit následné úkoly, jako je informování příslušných členů týmu nebo klientů o neuhrazených fakturách.
⚡️Ideální pro: Agentury, které chtějí sledovat faktury, termíny a stav plateb více klientů na jednom místě.
3. Šablona žádosti o cenovou nabídku ClickUp
Šablony cenových nabídek usnadňují shromažďování profesionálních nabídek od potenciálních dodavatelů nebo poskytovatelů. Šablona ClickUp Request for Quote (RFQ) jde ještě dál a nabízí stránku Wiki vhodnou pro začátečníky, která celý proces zjednodušuje.
Šablona obsahuje pole pro logo, název a adresu vaší společnosti, stejně jako klíčové údaje, jako je datum, číslo nabídky a ID zákazníka. Můžete ji také přizpůsobit pomocí zvláštních pokynů, platebních podmínek, daní a dalších požadavků.
Šablona navíc obsahuje dvě tabulky: jednu pro organizaci údajů o dodavateli, včetně jména prodejce, čísla objednávky a údajů o dopravě (například způsob, datum a místo FOB). Druhá tabulka slouží k podrobnému rozepsání cen, kde jsou uvedeny množství, jednotkové ceny a celkové částky.
⚡️Ideální pro: Podniky, které chtějí efektivně shromažďovat a porovnávat nabídky dodavatelů, aby zajistily nejlepší hodnotu pro své projekty.
4. Šablona faktury ClickUp Trucking
Šablona faktury ClickUp Trucking je pro začátečníky vhodným rozvržením pro přepravní společnosti, které mohou vytvářet a sledovat faktury za své služby na přístupné stránce Wiki.
Můžete snadno zadat údaje o své společnosti spolu s nezbytnými informacemi, jako je číslo faktury a platební podmínky. Šablona navíc umožňuje zahrnout číslo cesty, číslo řidiče kamionu a jméno řidiče a obsahuje tabulku pro rozpis činností, sazeb a celkových částek.
Díky poli „Šek vystavit na“ mohou klienti snadno zjistit, kam mají zaslat platbu.
Pokud někdy budete potřebovat objasnit sazbu, platební podmínky nebo jakékoli jiné podrobnosti, můžete použít ClickUp Chat a získat rychlé odpovědi od svého týmu – bez nutnosti přepínat mezi různými platformami nebo ztrácet přehled o daném úkolu.
⚡️Ideální pro: Dopravní společnosti, které chtějí sledovat podrobnosti o cestách, sazby za služby a stav plateb na jedné stránce.
5. Šablona objednávkového formuláře produktu ClickUp
Šablony objednávkových formulářů jsou klíčové pro správu a sledování pohybu produktů. A šablona objednávkového formuláře ClickUp není výjimkou.
Tato šablona vhodná pro začátečníky obsahuje centrální formulář, pomocí kterého mohou zákazníci zadávat své objednávky prostřednictvím vašeho webu nebo internetového obchodu. Zachycuje všechny klíčové údaje, jako je kategorie produktu, množství, informace o doručení a platební metody, a to pomocí kombinace textových polí a barevně odlišených rozevíracích možností pro snadný výběr.
Jakmile je objednávka odeslána, zobrazí se v šabloně v seznamu „Nové objednávky“. Díky přizpůsobitelným polím pro sledování typu zákazníka (D2C, C2B, B2G atd.), typu objednávky (velkoobchodní nebo maloobchodní) a podrobností o dopravě můžete vše přehledně zobrazit na jednom místě. Tento seznam také obsahuje vestavěné vzorce pro výpočet celkové ceny a sledování počtu dní, které uplynuly od zadání objednávky.
Pro přehlednější zobrazení přepněte na panel „Stav objednávky“, který organizuje objednávky podle jejich stavu a pomáhá vám mít přehled o jejich průběhu.
Navíc všechny problémy související s objednávkami (například zpoždění, ztracené balíčky nebo chybějící produkty) lze sledovat v seznamu „Problémy s objednávkami“ spolu s případnými zpětnými vazbami nebo komentáři zákazníků.
Pokud v rámci svého objednávkového procesu spravujete nákupní smlouvy, ClickUp vám také pomůže sledovat podmínky těchto smluv. Tato integrace zajišťuje, že objednávky, smlouvy a platby jsou vzájemně sladěny.
⚡️Ideální pro: E-commerce podniky nebo maloobchodní společnosti, které chtějí zefektivnit zpracování objednávek a cyklus jejich plnění.
6. Šablona objednávky a skladových zásob ClickUp
Šablony objednávek jsou nezbytné pro udržení přehledu při porovnávání příchozích objednávek se stávajícími zásobami. Šablona objednávek a zásob ClickUp vám usnadní udržet vše pod kontrolou. Je rozdělena do dvou snadno navigovatelných podsložek: „Zásoby“ a „Objednávky“, které nabízejí zobrazení v podobě seznamu i tabule, aby vyhovovaly vašemu stylu práce.
V podsložce „Skladové zásoby“ můžete rychle zkontrolovat stav zásob podle stavu, priority a termínů splatnosti, takže vždy víte, čemu je třeba věnovat pozornost jako prvnímu.
Podsložka „Objednávky“ vám pomůže mít přehled o vašich objednávkách , protože vám umožní je intuitivním způsobem organizovat, řadit podle priority a sledovat.
Pro ještě větší kontrolu můžete integrovat softwarový nástroj pro analýzu nákupů, který sleduje trendy, výdaje a vzorce zásob.
⚡️Ideální pro: Manažery nákupních služeb, kteří hledají šablony pro správu zásob, aby se vyhnuli nedostatku nebo nadbytku zásob.
7. Šablona obchodní faktury ve formátu PDF od IncoDocs
Šablona obchodní faktury ve formátu PDF od IncoDocs zjednodušuje fakturaci tím, že všechny důležité údaje, které potřebujete, uspořádá do jednoho přehledného a stručného dokumentu.
Šablona zahrnuje všechny klíčové údaje, od základních informací o faktuře, jako je číslo a datum, až po komplexní kontaktní údaje prodávajícího a kupujícího. Obsahuje také specifické údaje o zásilce, jako je způsob přepravy, popisy produktů a kódy HS (harmonizované systémy), takže vaše transakce jsou dobře zdokumentované a v souladu s předpisy.
Díky integrovaným sekcím pro platební podmínky, pojištění a bankovní údaje je rozvržení připraveno pro hladký průběh transakcí.
⚡️Ideální pro: Mezinárodní prodejce, kteří chtějí vytvářet přehledné faktury v souladu s předpisy pro snadné celní odbavení a zpracování plateb.
8. Šablona obchodní faktury od QuickBooks
Šablona obchodní faktury od QuickBooks je navržena tak, aby fakturace proběhla hladce a efektivně, a pomáhá vám rychle zaznamenat základní údaje, jako jsou informace o vaší společnosti, číslo faktury a datum splatnosti. Je ideální pro offline použití nebo pokud chcete fakturu vytisknout v Excelu, Wordu nebo PDF.
V sekci produktů/služeb můžete snadno uvést popis, množství, cenu a celkovou hodnotu každé položky, čímž zajistíte přesnost fakturace. Souhrnná sekce shrnuje vše s jasnými výpočty mezisoučtů, slev, daní a konečné částky k úhradě.
Potřebujete přidat osobní poznámku nebo další pokyny? I na to je zde prostor.
⚡️Ideální pro: Podnikatele nebo freelancery, kteří prodávají fyzické produkty nebo nabízejí služby na projektové bázi.
9. Šablona obchodní faktury od Xero
Šablona obchodní faktury od společnosti Xero je řešení pro fakturaci ve formátu PDF pro podniky registrované i neregistrované pro účely daně z přidané hodnoty. Je k dispozici ve dvou verzích: jedna pro daňové účely a jedna pro standardní faktury.
Obě verze obsahují kontaktní údaje vaší společnosti, klíčové údaje o faktuře a údaje o příjemci. V části věnované produktu můžete uvést dodané položky nebo poskytnuté služby s uvedením množství a ceny. Souhrn obsahuje celkovou částku k úhradě a prostor pro další poznámky.
Pro podniky registrované pro účely daně z přidané hodnoty (GST) šablona navíc vypočítá GST pro každou zásilku a zobrazí celkovou částku GST, čímž zajistí soulad s daňovými předpisy.
⚡️Ideální pro: Startupy registrované pro účely DPH, které potřebují spravovat výpočty daní a vystavovat faktury v souladu s předpisy.
10. Šablona mezinárodní obchodní faktury od Invoice Simple
Šablona mezinárodní obchodní faktury od Invoice Simple je ideální pro firmy, které chtějí zjednodušit globální fakturaci a zároveň zachovat soulad s předpisy a přesnost.
Tato šablona zajistí, že pokryjete vše potřebné, od fakturačních údajů, jako jsou čísla a data, až po detaily, jako jsou popisy produktů, množství a ceny.
Navíc můžete snadno uplatnit daně, slevy a poplatky za dopravu/manipulaci, což zajistí hladký průběh, ať už jednáte s tuzemskými nebo zahraničními klienty.
⚡️Ideální pro: Importní společnosti, které potřebují jednoduchý a kompatibilní způsob generování faktur pro globální transakce.
11. Šablona prázdné obchodní faktury od Flexport
Šablona prázdné obchodní faktury od Flexport je ideální pro firmy, které zpracovávají mezinárodní fakturaci.
Začíná to základními fakturačními údaji, jako je číslo faktury a datum, následují sekce pro informace o dodavateli a dovozci, včetně názvů a adres společností.
Sekce produktů obsahuje klíčové údaje, jako jsou čísla objednávek, SKU, množství, jednotkové ceny a celkové hodnoty, což usnadňuje sledování a výpočet nákladů.
Pro účely celního odbavení obsahuje šablona také materiálové složení a zemi původu každé položky. V závěrečné části je uvedena celková hodnota zboží v USD, takže vše je přehledně uspořádáno a splňuje mezinárodní obchodní předpisy.
⚡️Ideální pro: Podniky v oblasti výroby nebo velkoobchodní distribuce, které vyvážejí zboží do zahraničí
Zrychlete své platby pomocí šablon obchodních faktur ClickUp.
Tradiční šablony faktur jsou skvělé pro uvedení toho, co účtujete, ale fakturace je jen polovina úspěchu. Teprve přijetím platby je obchod skutečně uzavřen. A právě v tomto ohledu vám ClickUp může usnadnit život.
S šablonami obchodních faktur ClickUp se nemusíte omezovat pouze na odesílání faktur, ale můžete je také sledovat a spravovat na jednom místě. Navíc můžete přepínat mezi seznamy a Kanban tabulemi, abyste viděli příchozí objednávky, sledovali stav zásob a monitorovali problémy s objednávkami – to vše v jediném okně.
Potřebujete zaslat upomínku k platbě? Automatizujte následné kroky. Chcete synchronizovat údaje z faktur s vaším CRM nebo nástroji pro řízení projektů? Hotovo.
A to nejlepší? Tyto šablony jsou zcela zdarma.
Zaregistrujte se zdarma na ClickUp a získejte kontrolu nad fakturací – sledujte, spravujte a dostávejte platby rychleji.