Když platební podmínky nejsou vázány na skutečný pokrok, mohou se časové harmonogramy rozmazat a faktury se mohou zpozdit. Fakturace podle milníků tento scénář obrací.
Místo fakturace na konci projektu nebo podle pevného měsíčního harmonogramu vám fakturace podle milníků umožňuje zasílat faktury vázané na konkrétní výstupy nebo fáze. Ať už se jedná o dokončení návrhu makety, dokončení sprintu nebo dosažení milníku projektu, jako je „dokončení základů“, dostanete zaplaceno za dokončený milník.
V tomto průvodci vysvětlíme, jak funguje fakturace podle milníků, kdy ji použít a jak ji spravovat pomocí správných nástrojů a šablon – navíc s příklady z různých odvětví.
🔎 Věděli jste? Termín „milník“ pochází z doslovných kamenných značek používaných ve starověkém Římě k označení vzdálenosti, kterou cestující urazili na cestě. Dnes pomáhají týmům sledovat, jak daleko se dostaly v projektu – a kdy je čas na výplatu.
Jak funguje fakturace podle milníků
Milestone billing funguje tak, že platby váže na konkrétní výstupy nebo kontrolní body v rámci projektu. Namísto fakturace za hodinu nebo výběru jedné paušální částky na konci projektu platí klient splátky, které se spouštějí po dosažení každého milníku.
Tyto milníky jsou definovány na začátku projektu a zahrnuty do fakturačního plánu nebo smlouvy.
🔁 Proces fakturace podle milníků obvykle vypadá takto:
1. Definujte rozsah projektu a klíčové milníky: Začněte tím, že nastíníte celý rozsah práce a rozdělíte jej na jasné kontrolní body založené na výsledcích. Ty by měly odrážet hlavní výstupy nebo schválení, které znamenají hmatatelný pokrok v projektu.
2. Vytvořte platební kalendář vázaný na každý milník: Každý milník může mít pevnou částku nebo procentuální podíl z celkových nákladů projektu.
3. Sledujte pokrok směrem k milníkům: Používejte nástroj pro řízení projektů ke sledování úkolů a výstupů spojených s každým milníkem.
4. Fakturace klientovi po dokončení milníku: Jakmile je milník dosažen, je zaslána faktura na základě předem dohodnutých platebních podmínek.
5. Opakujte až do dokončení projektu: Proces pokračuje, dokud nejsou shromážděny všechny platby za milníky a celý projekt není dodán.
⭐ Vybraná šablona
Ať už jste freelancer nebo provozujete malou firmu, šablona faktury ClickUp vám pomůže zajistit, že fakturace, platby a účetnictví budou provedeny správně a rychle!
Příklady fakturace podle milníků
Milníkové fakturace se používají v různých odvětvích, z nichž každé má svůj vlastní rytmus, výstupy a očekávání. Zde je několik příkladů z praxe, které ukazují, jak podniky sladí milníky plateb s fázemi projektu:
🧑💻 Softwarový projekt
Agilní týmy často rozdělují práci na sprinty. Fakturace podle milníků jim umožňuje dostat zaplaceno po dodání a schválení každého sprintu.
📌 Příklad: Dodavatel SaaS fakturuje 25 % po sprintu 1 (dodání MVP), 25 % po sprintu 2 (základní funkce) a 50 % po sprintu 3 (QA + nasazení).
⭐ Bonus: Prozkoumejte příklady milníků projektu, které můžete použít v softwarových projektech.
📈 Marketingová agentura
Kampaně často probíhají ve třech fázích: strategie, realizace a vykazování. Fakturace podle milníků usnadňuje strukturování plateb podle tohoto postupu.
📌 Příklad: Agentura zabývající se digitálním marketingem fakturuje po dodání strategie kampaně, znovu po spuštění a implementaci a ještě jednou po představení výsledků.
🎨 Nezávislý designér
Designéři pracují v několika fázích – počáteční koncepty, zpětná vazba od klienta a finální soubory. Fakturace podle milníků udržuje kreativní tok i platby na správné cestě.
📌 Příklad: Nezávislý návrhář značky fakturuje 30 % po vytvoření prvních návrhů, 30 % po revizích a zpětné vazbě a 40 % po dodání finálního loga a materiálů.
⭐ Bonus: Vytvořte si svůj pracovní postup pomocí těchto šablon pro freelancery.
🏗️ Stavebnictví
Jedním z nejčastějších odvětví, kde se využívá fakturace podle milníků, je stavebnictví, kde projekty přirozeně procházejí definovanými kontrolními body.
📌 Příklad: Generální dodavatel fakturuje 20 % po získání povolení, 30 % po vybetonování základů, 30 % po dokončení hrubé stavby a 20 % po konečné prohlídce a podpisu smlouvy.
📚 Přečtěte si také: Začněte s tímto rozborem jak fakturovat klientovi, abyste zvážili své možnosti a odhalili složitosti procesu fakturace klientům.
Jak efektivně spravovat fakturaci podle milníků
Fakturace podle milníků vnáší strukturu do vašeho fakturačního procesu, ale funguje dobře pouze tehdy, pokud ji podporuje váš systém řízení projektů. Od definování výstupů až po fakturaci klientům musí být každý krok zdokumentován, sledovatelný a snadno pochopitelný – jak pro vás, tak pro vašeho klienta.
Právě zde přichází na řadu ClickUp , aplikace pro vše, co souvisí s prací. Jedná se o komplexní platformu, která vám pomůže plánovat projekty, vizualizovat milníky, sledovat průběh úkolů a automatizovat následné kroky – a to vše při zachování přehledného a organizovaného fakturačního workflow.
ClickUp pro finanční týmy celý proces usnadňuje . Můžete:
- Nastavte vlastní pole ClickUp pro fakturační fáze a platební podmínky.
- Pomocí dashboardů ClickUp můžete sledovat pokrok a výnosy podle milníků.
- Sledujte stav plateb klientů pomocí stavů úkolů nebo podúkolů.
- Automatizujte upomínky faktur a interní předávání
- Ukládejte smlouvy, SOW a faktury bezpečně v ClickUp Docs.
Definujte jasné, měřitelné milníky s termíny
Než budete moci fakturovat milníky, musíte je nastavit. Každý milník by měl představovat smysluplnou část práce – něco hmatatelného, co může váš klient zkontrolovat a schválit. Milníky by také měly mít stanovené termíny splnění, aby byly očekávání nastaveny včas.
ClickUp vám to usnadní díky vizuálním plánovacím nástrojům, jako je ClickUp Gantt View a Timeline View. Tyto pohledy vám umožní zmapovat celý projekt, přiřadit termíny a propojit milníky s příslušnými úkoly nebo výstupy.
Zahrňte milníky do svého SOW nebo smlouvy s klientem
Jakmile jsou milníky definovány, jasně je zdokumentujte ve svém prohlášení o práci (SOW) nebo smlouvě. Uveďte, co bude dodáno, kdy je termín dodání a kolik bude fakturováno.
Pomocí ClickUp Docs můžete vytvářet a spolupracovat na dokumentaci pro klienty. Milníky můžete propojit s úkoly přímo z dokumentu, takže váš tým je může sledovat a reagovat na ně, aniž by musel přepínat mezi nástroji.
Používejte nástroje ke sledování pokroku milníků
Nestačí pouze stanovit milníky – musíte přesně vědět, v jaké fázi projektu se právě nacházíte. Díky této přehlednosti můžete s jistotou vystavit fakturu, jakmile je milník dokončen.
V ClickUp můžete sledovat stav úkolů, strávený čas a celkový průběh projektu v reálném čase. Přiřazujte úkoly členům týmu, přidávejte závislosti a sledujte stav milníků pomocí dashboardů ClickUp.
Automatizujte fakturaci po dokončení milníků
Jakmile je milník dodán a schválen, je klíčová rychlost. Automatizace fakturačního toku snižuje zpoždění a zajišťuje hladký průběh spolupráce s klientem.
S ClickUp Automations můžete vytvářet spouštěče, jako jsou:
- „Když je úkol označen jako dokončený, přiřaďte mu fakturační sledování.“
- „Když se změní stav milníku, informujte finanční oddělení nebo klienta.“
- „Automaticky přesuňte dokončené milníky do fakturační fáze“
Spojte to s šablonou ClickUp pro sledování faktur a organizujte nevyřízené, odeslané a zaplacené faktury bez nutnosti používat tabulky.
Udržujte komunikaci mezi klientem a týmem
Fakturace podle milníků je založena na transparentnosti – synchronizace vašeho týmu a klienta zajišťuje minimalizaci zpoždění při schvalování a udržení vysoké úrovně důvěry. S ClickUpem komunikace neprobíhá v několika nesouvislých nástrojích, ale přímo tam, kde se odehrává práce a fakturace.
- ClickUp Chat a přímé zprávy přinášejí spolupráci v reálném čase do vašeho pracovního prostoru.
- Použijte @zmínky v chatu, komentářích nebo dokumentech, abyste informovali klienty nebo interní zúčastněné strany přesně v okamžiku, kdy je milník projektu připraven k přezkoumání.
Až nastane čas vystavit fakturu, odešlete profesionálně zpracované dokumenty s vaším logem pomocí šablony faktury ClickUp, která zajistí, že komunikace s klientem a fakturace budou probíhat hladce.
📚 Přečtěte si také: Pomocí těchto šablon časové osy projektu můžete vizuálně zmapovat fakturaci podle milníků ve všech svých projektech a usnadnit si tak sledování.
Tipy pro nastavení efektivních milníků
Milníky fungují pouze tehdy, jsou-li dobře naplánovány. Zde je několik praktických tipů, jak zajistit, aby proces fakturace podle milníků podporoval váš projekt, a ne ho zpomaloval.
1. Rozdělte milníky na konkrétní výstupy
Vyhněte se vágním cílům, jako je „Dokončit fázi 1 projektu“. Místo toho definujte konkrétní, měřitelné výstupy, jako je „Předložit první návrh strategie značky“ nebo „Dodat funkční přihlašovací modul“.
2. Ujistěte se, že každý milník přináší obchodní hodnotu
Milník by měl odrážet skutečný výsledek, který posouvá projekt vpřed, a ne jen interní úkol. Například „Prototyp schválen klientem“ je silnější milník než „Wireframes dokončeny“.
3. Propojte milníky s vaším platebním kalendářem
Synchronizujte svůj fakturační harmonogram s dodávkou projektu. Tím zajistíte, že nebudete vykonávat velké množství neplacené práce, a poskytnete klientům předvídatelný platební plán. Použijte šablonu pro sledování faktur ClickUp k přiřazení plateb k fázím projektu a vyhnete se tak opakovanému dohadování ohledně neuhrazených faktur.
4. Používejte šablony, abyste ušetřili čas a snížili počet chyb
Ať už jste freelancer, agentura nebo finanční tým, nastavení šablon milníků pomáhá udržovat konzistenci napříč projekty.
⭐ Bonus: Prozkoumejte šablonu faktury pro freelancery ClickUp a rychle začněte s osvědčenou strukturou.
5. Pravidelně komunikujte o stavu milníků
Nenechte milníky zaskočit klienty. Použijte komentáře, chat a dashboardy ClickUp k sdílení informací o postupu a potvrzení schválení před dalším postupem.
📮ClickUp Insight: Náš průzkum zjistil, že znalostní pracovníci udržují na svém pracovišti v průměru 6 denních kontaktů. To pravděpodobně znamená mnoho zpráv přicházejících a odcházejících prostřednictvím e-mailů, chatu a nástrojů pro správu projektů. Co kdybyste mohli všechny tyto konverzace sdružit na jednom místě? S ClickUpem to můžete! Je to aplikace pro práci, která kombinuje projekty, znalosti a chat na jednom místě – vše poháněné umělou inteligencí, která vám a vašemu týmu pomáhá pracovat rychleji a chytřeji.
📚 Přečtěte si také: Prozkoumejte příklady milníků v reálných projektech, abyste lépe pochopili, jak funguje fakturace podle milníků v různých odvětvích.
Fakturace podle milníků vs. fakturace podle postupu
Ačkoli fakturace podle milníků i fakturace podle postupu podporují fázové platby v průběhu projektu, řídí se odlišnou logikou, pokud jde o to, kdy a jak jsou platby spouštěny.
Fakturace podle milníků
Při fakturaci podle milníků jsou platby vázány na definované milníky – konkrétní výstupy nebo výsledky dohodnuté na začátku projektu. Každá faktura je vázána na významný kontrolní bod, jako je „Dokončení fáze 1 vývoje“ nebo „Dodání finálního modelu“.
- Na základě: Dokončení konkrétních výstupů
- Ideální pro: Projekty s jasnými fázemi a hmatatelnými výstupy
- Struktura plateb: Pevné částky nebo procenta vázaná na každý milník
- Výhoda: Zjednodušuje fakturaci tím, že ji přizpůsobuje konkrétním bodům pokroku.
Fakturace podle postupu prací
Fakturace podle postupu prací naopak zahrnuje fakturaci klientům na základě procenta dokončené práce v průběhu času. Tento model se často používá v odvětvích, jako je stavebnictví, kde je obtížnější definovat jasné výstupy, ale snazší sledovat celkový postup prací.
- Na základě: Procento dokončené práce
- Ideální pro: Dlouhodobé nebo otevřené projekty s proměnlivými výstupy
- Struktura plateb: variabilní, vázaná na čas nebo vynaložené úsilí
- Výhoda: Poskytuje větší flexibilitu při fakturaci, ale bez jasné dokumentace může být obtížnější sledovat.
💡 Tip pro profesionály: Nejste si jisti, který model fakturace vyhovuje vašemu stylu práce? Pokud je váš projekt rozdělen na konkrétní výstupy a termíny, fakturace podle milníků vám pravděpodobně nabídne lepší přehlednost a pomůže udržet stabilní cash flow.
Výhody fakturace podle milníků
Ať už jste freelancer, agentura nebo finanční tým spravující projekty s vysokou hodnotou, fakturace podle milníků nabízí jasné výhody jak pro vás, tak pro vaše klienty. Je navržena tak, aby podporovala přehlednost, cash flow a silnější vztahy s klienty.
💸 Zlepšuje cash flowMísto čekání na dokončení projektu dostáváte platby v průběhu projektu. To udržuje vaši firmu finančně stabilní a zajišťuje, že nebudete muset provádět veškerou práci bez včasné kompenzace.
🤝 Buduje důvěru u klientůDíky propojení plateb s viditelným pokrokem klienti vědí, za co a kdy platí. Tato transparentnost pomáhá stanovit jasná očekávání a zabraňuje překvapením při fakturaci.
📊 Podporuje odpovědnost a včasné dodáníDíky platbám vázaným na konkrétní výsledky jsou týmy více motivovány k dodržování harmonogramu. Milníky přirozeně vytvářejí termíny, které udržují projekty v pohybu.
🗂️ Podporuje sledování a plánování projektůFakturace podle milníků úzce souvisí s časovým harmonogramem projektu a pomáhá projektovým manažerům rozdělit velké projekty na zvládnutelné části, což usnadňuje přidělování úkolů, odhad nákladů projektu a sledování pokroku.
🧾 Snižuje spory ohledně fakturaceMít definovaný platební kalendář založený na jasných milnících vede k menšímu počtu nedorozumění. Každá faktura je vázána na již dodanou práci.
📚 Přečtěte si také: Podívejte se na tyto připravené šablony milníků, které vám pomohou jasně zmapovat fáze vašeho projektu.
Kdy byste měli používat fakturaci podle milníků?
Fakturace podle milníků je chytrou volbou, pokud má váš projekt jasné fáze, měřitelné výstupy a definovaný časový harmonogram. Pomáhá týmům a klientům zůstat v souladu a zároveň podporuje předvídatelnější cash flow v průběhu celého životního cyklu projektu.
Zde je několik ideálních scénářů, ve kterých fakturace podle milníků funguje nejlépe:
1. Pro dlouhodobé nebo komplexní projekty
Pokud váš projekt trvá týdny nebo měsíce a má několik fází, fakturace podle milníků zajistí, že budete dostávat platby průběžně, aniž byste museli čekat na úplné dokončení projektu.
📌 Příklad: Šestiměsíční projekt redesignu webových stránek se fakturuje po každé fázi – wireframes, vývoj, testování a spuštění.
2. Když existují konkrétní výstupy
Každý milník by měl představovat významný pokrok, jako je dodaný model, schválená strategie nebo dokončená funkce. Čím jasnější je výstup, tím snazší je jej spojit s fakturou.
📌 Příklad: Video agentura fakturuje po schválení storyboardu, hrubého střihu a finálního videa.
3. Když chcete budovat důvěru klientů
Klienti se cítí jistěji, když platí na základě viditelných výsledků. Fakturace podle milníků jim poskytuje transparentnost ohledně toho, za co v každé fázi fakturačního procesu platí.
📌 Příklad: Poradenská firma fakturuje po dokončení průzkumu, návrhu strategie a dodání závěrečné zprávy.
4. Při práci na smlouvě s pevnou cenou
Pokud neúčtujete hodinovou sazbu ani nepoužíváte účtování na základě času, milníkové fakturace rozdělí paušální poplatek na zvládnutelné části, které jsou v souladu s vaším harmonogramem projektu.
📌 Příklad: Nezávislý UX designér, který účtuje 5 000 dolarů, fakturuje 40 % předem, 30 % po testování uživateli a 30 % při předání projektu.
5. V odvětvích, kde je to standardem
Stavební projekty, poradenství, zavádění SaaS, designérské práce a kreativní marketingové kampaně často probíhají ve strukturovaných fázích, takže milníkové platby jsou v těchto případech běžnou praxí.
📌 Příklad: Stavební projekt se fakturuje po získání povolení, vybudování základů, postavení krovu a závěrečné kontrole.
📊 Výzkum ukazuje: Strukturované modely fakturace vedou k spolehlivějšímu cash flow a méně sporům. Zde je seznam užitečných softwarů pro sledování milníků, které vám pomohou efektivně monitorovat každou fázi.
📊 Výzkum ukazuje: Strukturované modely fakturace vedou k spolehlivějšímu cash flow a méně sporům. Zde je seznam užitečných softwarů pro sledování milníků, které vám pomohou efektivně monitorovat každou fázi.
Je fakturace podle milníků pro vás vhodná?
Pokud vaše projekty zahrnují jasně definované výstupy, delší časové lhůty nebo více fází schvalování ze strany klienta, je fakturace podle milníků chytrým přístupem ke strukturování plateb. Zlepšuje cash flow, buduje důvěru klientů a přímo váže platby na pokrok – klíčové ingredience pro úspěch projektu.
Ať už jste freelancer dodávající kreativní výstupy, tým SaaS vyvíjející nové funkce nebo marketingová agentura řídící uvedení produktu na trh, fakturace podle milníků vám zajistí spravedlivou a včasnou platbu.
S ClickUp můžete spravovat fakturaci projektů a průběh úkolů na jednom místě. Jako přední software pro správu projektů vám ClickUp pomáhá sledovat výsledky, nastavovat jasné milníky, automatizovat následné kroky a udržovat váš pracovní postup organizovaný.
Nejenže dosáhnete milníků, ale také za ně dostanete zaplaceno. Vyzkoušejte ClickUp zdarma ještě dnes!