Виртуалните събития се превърнаха в стандартен формат за достигане до глобална аудитория.
Бизнесът разчита на тях за представяния на продукти, уебинари, вътрешни събрания и мащабни конференции. Тъй като виртуалните събития стават все по-важни, изборът на платформа е много по-значим, отколкото беше преди няколко години.
На пръв поглед повечето инструменти обещават едно и също: бърза настройка, ниска цена и лесен начин за пускане на живо.
Но в действителност софтуерът за виртуални събития от типа „направи си сам“ може да се справи с излъчването, но да има проблеми с всичко останало около него. Техническите проблеми, ниското ниво на ангажираност и ограничените възможности за отчитане могат да намалят въздействието на събитието дълго след неговото приключване.
По-долу ви показваме как да изберете платформа за виртуални събития, която предлага нещо повече от просто техническа поддръжка. Тя превръща виртуалното събитие в завладяващо, сигурно и измеримо преживяване.
Какво е платформа за виртуални събития?
Платформата за виртуални събития е софтуер, който позволява на организациите да организират, управляват и измерват събития онлайн.
На основно ниво платформата за виртуални събития действа като виртуално място. Тя позволява на участниците да се регистрират, да се присъединят към сесии на живо или предварително записани сесии, да взаимодействат чрез чат, анкети или въпроси и отговори и да преминават безпроблемно от една сесия към друга, както биха направили на събитие на живо.
По-напредналите платформи предлагат много повече от стрийминг. Те предлагат функции за ангажиране на аудиторията, модериране на събития, анализи, интеграция с маркетингови или CRM инструменти и отчети след събитието, което помага на екипите да разберат какво е проработило и къде има място за подобрения.
📌 Пример за платформа за виртуални събития в действие
Представете си маркетингов екип, който организира глобална виртуална конференция за представяне на нов продукт. Модерната платформа за виртуални събития им позволява да:
- Провеждайте множество сесии на живо и по заявка в различни часови зони без проблеми с производителността.
- Ангажирайте участниците чрез чат на живо, анкети, въпроси и отговори и стаи за почивка.
- Контролирайте преживяването с инструменти за модерация, управление на лектори и виртуални места с брандиране.
- Проследявайте ефективността на събитието чрез данни за посещаемостта, ангажираността по време на сесиите и точките на отпадане.
- Интегрирайте я с маркетингови и CRM инструменти, за да привлечете потенциални клиенти и да инициирате последващи действия след събитието.
Резултатът: Участниците остават ангажирани, сесиите протичат гладко и вие получавате информация за това как да подобрите бъдещите виртуални и лични събития.
Защо е важно да изберете подходящата платформа за виртуални събития?
Ключовият въпрос при оценяването на платформа за виртуални събития е ясен: подобрява ли тя преживяването както за участниците, така и за организаторите?
Ето защо е важно да изберете подходящата платформа за виртуални събития.
Влияе върху ангажираността и задържането на аудиторията
Една силна платформа за виртуални събития прави повече от просто стрийминг на видео. Тя активно ангажира участниците.
📌 Пример: По време на уебинар за представяне на продукт платформата позволява провеждането на анкети на живо, модерирани въпроси и отговори и чат подсказки, които насърчават участието, вместо пасивното гледане.
Участниците могат да преминават от една сесия в друга, да общуват с лекторите и да останат ангажирани през цялото събитие.
⚡ Архив с шаблони: Безплатни шаблони за планиране на събития в Excel и ClickUp
Определя мащабируемостта на събитието и качеството на преживяването
С нарастването на посещаемостта малките технически ограничения се превръщат в големи проблеми.
Подходящата платформа за виртуални събития може да обслужва както няколко участници, така и стотици, без забавяне, проблеми със звука или сривове на сесиите. Тя поддържа множество едновременни сесии, преходи между лектори и модерация в реално време, без да нарушава преживяването.
🌍 По-голяма картина: Освен разходите и обхвата, виртуалните събития също така намаляват въздействието върху околната среда. Проучване на Университета на Мичиган установи, че виртуалните конференции излъчват с 66% по-малко CO2 в сравнение с личните събития.
✅ Проверени факти: Почти една трета от участниците в уебинари се връщат, за да гледат съдържание по заявка, дори и след като са присъствали на живо. Вашата аудитория може да използва повторения по заявка, за да прегледа отново ключови моменти, да навакса пропуснати части и да сподели ценни моменти с другите, като по този начин разширява въздействието на виртуалните събития далеч отвъд сесията на живо.
Влияе върху възвръщаемостта на инвестициите и анализите след събитието
Виртуалните събития не приключват с края на сесията. Тяхната стойност идва от това, което научавате след това.
Усъвършенстваните платформи проследяват посещаемостта, ангажираността по време на сесиите, точките на отпадане и нивата на взаимодействие по време на събитието. Може да откриете, че сесиите за дискусии задържат участниците по-дълго от основните лекции или че сесиите с много въпроси и отговори водят до повече последващи запитвания.
Тези прозрения помагат на екипите да усъвършенстват бъдещи събития, да подобрят форматите на съдържанието и да обосноват разходите за събития, подкрепени с данни.
⚡ Архив с шаблони: Безплатни шаблони за програмата на следващата ви конференция
Влияе върху възприемането на марката и професионализма
Виртуалната среда за събития отразява вашата марка. Гладкото протичане на регистрацията, виртуалното място с брандиране, надеждното стрийминг и добре организираните сесии са знак за професионализъм и внимание към детайлите.
От друга страна, проблеми с влизането, лошо модериране или технически проблеми могат бързо да подкопаят доверието.
При външни събития това възприятие оказва пряко влияние върху начина, по който потенциалните клиенти възприемат вашия продукт или компания. При вътрешни събития то влияе върху увереността и участието на служителите.
⭐ Бонус: Ето някои AI инструменти за управление на събития, които си заслужава да проучите, ако искате да автоматизирате планирането, да подобрите координацията и да намалите ръчния труд.
Ключови критерии за оценка на платформи за виртуални събития
Един бърз поглед към G2 показва, че има 210 платформи за виртуални събития! Прекалено много, нали?
Как ще стесните търсенето си за подходящата платформа? 👇
- Възможности за ангажиране на аудиторията: Проверете дали платформата поддържа чат на живо, анкети, модерирани въпроси и отговори, стаи за почивка и взаимодействие на ниво сесия.
- Мащабируемост и надеждност на работата: Тествайте как платформата работи при нарастващ брой участници. Оценете също така как платформата се справя с неизправности – автоматичното превключване, възстановяването на сесиите и резервните потоци са важни, когато нещо се обърка на живо.
- Гъвкавост при многосесийни събития и дневен ред: Потърсете поддръжка за едновременни сесии, предаване на думата на лектори и промени в дневния ред, без да се нарушава преживяването на участниците. Това е от решаващо значение за виртуални конференции и хибридни събития.
- Анализи и подробни отчети: Оценете дали платформата проследява ангажираността по време на сесиите, точките на отпадане, отговорите на анкетите, участието в въпроси и отговори и прегледите по заявка, за да помогне за измерване на ефективността на събитието.
- Информация и достъп до данни след събитието: Уверете се, че можете да експортирате или интегрирате данните за ангажираността в CRM или маркетинговите си инструменти. Тази информация е в основата на последващите действия, преработката на съдържанието и отчетите за възвръщаемостта на инвестициите.
- Потребителско преживяване за домакини и участници: Оценете колко лесно е за участниците да се присъединят към сесиите и за организаторите да управляват лекторите, модерацията и промените на живо без технически проблеми.
- Поддръжка и надеждност по време на събития на живо: Попитайте за поддръжка в реално време по време на събития. Когато нещо се обърка по време на сесията, бързият отговор е по-важен от списъка с функции.
⚡ Архив с шаблони: Шаблони за програма на конференции в Word и ClickUp
⭐ Бонус: Колко трябва да платите за платформата за виртуални събития?
Вашата инвестиция ще се основава на размера на събитието, честотата, нуждите от ангажираност и дълбочината на отчитането.
Основни планове: Безплатен – 100 долара на месец
Полезна за малки екипи, които организират периодични уебинари или вътрешни събития.
Този ниво обикновено включва:
- Стрийминг на живо
- Основен чат и въпроси и отговори
- Ограничен брой участници
- Минимално брандиране
- Основни отчети за посещаемостта
✅ Най-подходяща за: Вътрешни срещи, малки уебинари или програми за събития в ранен етап. Липсват им разширени възможности за ангажираност и анализи след събитието.
Професионални планове: 100 – 500 долара на месец
Проектирана за растящи организации, които организират редовни виртуални събития.
Това ниво обикновено добавя:
- По-високи ограничения за броя на участниците
- Интерактивни функции като анкети и модерирани въпроси и отговори
- Запис на сесии и достъп по заявка
- Персонализирани страници за брандиране и регистрация
- По-задълбочени анализи и интеграции с маркетингови инструменти
✅ Най-подходяща за: Продуктови представяния, уебинари за клиенти или обучителни програми попадат в този ценови диапазон.
Платформи за предприятия: 1000+ долара на месец или цени по поръчка
Създадена за мащабни конференции, многопрофилни събития и корпоративни маркетингови програми.
Цените за предприятия включват:
- Неограничен или много висок брой участници
- Събития с няколко сесии и продължаващи няколко дни
- Усъвършенствани инструменти за ангажираност и модерация
- Подробна аналитика на участниците и ангажираността
- CRM интеграции и отчети за атрибуция
- Специализирана поддръжка и SLA
✅ Най-подходяща за: Глобални виртуални конференции, програми за растеж, базирани на събития, и организации, в които виртуалните корпоративни събития са основен канал за привличане на клиенти, популяризиране на марката или ангажиране на служителите.
💡 Съвет от професионалист: Когато сравнявате платформи за виртуални събития, създайте карта за оценка в ClickUp, като използвате AI Fields, за да получите автоматично информация.
AI Fields може да генерира обобщения, да категоризира изискванията или да отбележи силните и слабите страни на платформата въз основа на вашите критерии (например функции за ангажираност, дълбочина на анализите, интеграции).
📚 Прочетете още: Вашият наръчник за планиране на виртуални конференции
Как да изберете подходящата платформа за виртуални събития
Чудите се откъде да започнете? Започнете оттук. 👇
Стъпка 1: Определете целите на събитието и аудиторията
Преди да сравнявате инструменти, определете защо организирате събитието и за кого е предназначено. Задайте въпроси като:
- Събитието фокусирано ли е върху генериране на потенциални клиенти, обучение на клиенти, обучение или вътрешна комуникация?
- Как изглежда успехът: регистрации, присъствие на живо, ангажираност, въздействие върху потенциалните клиенти или споделяне на знания?
- Колко интерактивно трябва да бъде събитието?
- Това ще бъде еднократно събитие или повтаряща се програма?
- Провеждате ли уебинар, виртуална конференция, семинар или хибридно събитие?
💡 Съвет от професионалист: Напишете 3–5 измерими критерия за успех на този етап. Примери за цели на събитието:
- 25% от участниците участват в анкети или въпроси и отговори
- Гледанията по заявка надвишават посещаемостта на живо в рамките на 14 дни
- Отделът по продажбите се свързва с всички ангажирани участници в рамките на 48 часа.
Стъпка 2: Оценете ключовите функции на платформата
Оценете платформите за виртуални събития въз основа на типа събитие, което организирате. Разделете ги на функции, които са задължителни, и такива, които са желателни.
📌 Пример: Вашата основна цел е да генерирате повече квалифицирани потенциални клиенти за вашата марка. Вашата платформа трябва да улеснява събирането, обогатяването и използването на данните за участниците.
Необходими функции:
- Интегрирани регистрационни форми или интеграции с CRM
- Проследяване на присъствието и ангажираността на ниво участник
- Автоматизиран износ или синхронизиране на данни за последващи работни процеси
Желателни функции:
- Персонализирани начални страници или теми
- Брандирани CTA по време на или след сесиите
- Лека гамификация за увеличаване на участието
📌 Пример: Вашето събитие е фокусирано върху създаването на контакти и изграждането на общност. Тук качеството на взаимодействието е по-важно от качеството на излъчването.
Необходими функции:
- Видео мрежи 1-на-1 или в малки групи
- Лесно съпоставяне на участниците или мрежово взаимодействие на базата на маси
- Ясно модериране и контрол на времето
Желателни функции:
- Профили и интереси на участниците
- Инструменти за съобщения след събитието или последващи действия
📮 ClickUp Insight: Повече от половината от анкетираните използват три или повече инструмента ежедневно, борейки се с „ разрастването на приложенията ” и разпръснатите работни процеси.
Макар да изглежда продуктивно и натоварено, контекстът ви просто се губи между различните приложения, да не говорим за изтощението от писането.
BrainGPT обединява всичко: кажете го веднъж и вашите актуализации, задачи и бележки се появяват точно там, където им е мястото в ClickUp. Няма повече превключване, няма повече хаос – само безпроблемна, централизирана продуктивност.
Стъпка 3: Оценете възможностите за интеграция и автоматизация
Виртуалните събития не съществуват изолирано. Те са свързани с маркетинга, продажбите, човешките ресурси и оперативните работни процеси преди и след събитието.
Оценете:
- Данните за регистрация и посещаемост синхронизират ли се с вашите CRM или маркетингови инструменти?
- Могат ли сигналите за ангажираност (анкети, въпроси и отговори, време за гледане) да предизвикат последващи действия?
- Можете ли да сегментирате участниците въз основа на поведението им?
- Интеграциите са ли вградени или разчитат на ръчно експортиране?
- Има ли достъп до API или webhook, ако се нуждаете от персонализиране?
Защо интеграциите са толкова важни за софтуера за управление на събития? Те гарантират, че данните от събитието се използват за последващи действия, отчети и бъдещо планиране.
🚀 Предимството на ClickUp: Докато вашата платформа за виртуални събития се занимава с преживяването на живо, ClickUp за маркетингови екипи действа като оперативна основа около него.
Екипите използват ClickUp, за да:
- Координирайте планирането, одобряването и графиците на събитията
- Управлявайте подготовката на лекторите, създаването на съдържание и репетициите
- Проследявайте действията след събитието, като последващи действия, пренасочване на съдържание и отчитане.
- Автоматизирайте предаването на информация между маркетинга, продажбите и операциите, за да не се изгуби нищо.
Вместо да събирате таблици, имейли и инструменти за задачи, ClickUp съхранява цялата работа по събитието – и действията, задвижвани от данните за събитието – в едно свързано работно пространство.
Стъпка 4: Прегледайте потребителското преживяване и поддръжката
Освен функциите и функционалността, бихте искали тя да бъде и лесна за използване.
Проведете пилотен проект и проверете дали участниците могат лесно да се включат без проблеми. Платформата трябва да има интуитивен интерфейс както за домакините, така и за модераторите.
📌 Препоръчително тестване: Преди да се ангажирате, проведете пилотен проект на живо с реални лектори и малка аудитория. Тествайте процеса на присъединяване, контролите на модератора и как платформата се справя с неочаквани проблеми по време на сесията.
Стъпка 5: Обмислете бюджета, мащабируемостта и възвръщаемостта на инвестициите
Накрая, претеглете разходите спрямо дългосрочната стойност.
Не се фокусирайте само върху месечната цена, а попитайте:
- Може ли платформата да се разширява с нарастването на посещаемостта?
- Предоставя ли информация, която помага за подобряване на бъдещи събития?
- Ще намали ли ръчния труд или ще създаде нови оперативни разходи?
💰 Възвръщаемост на инвестициите, която е важна за вашите ръководители, когато организирате виртуални събития:
- Цена на ангажиран участник, а не само цена на регистрация
- Въздействие върху тръбопровода или конверсията за събития, насочени към външни клиенти
- Възможност за повторна употреба на съдържанието от записи, повторения и клипове
- Спестено време за настройка, модериране, отчитане и последващи действия
Най-добрите платформи за виртуални събития, които си заслужава да разгледате
Ето списък с популярни платформи за виртуални събития. 👇
1. ClickUp
В сравнение с другите инструменти в този списък, които ви помагат да проведете виртуалното събитие, ClickUp е опорната точка на операциите. Първото в света конвергентно AI работно пространство е мястото, където планирате, координирате, проследявате, автоматизирате и измервате работата, която прави тези живи преживявания успешни.
Ето как можете да използвате софтуера за управление на събития на ClickUp 👇
Планирайте и структурирайте събития в специално предназначено за целта работно пространство
Започнете с създаването на специален ClickUp Space за виртуални събития или кампании за събития. Този Space се превръща в командния център за всичко, свързано с планирането и изпълнението.
Всяко събитие се управлява като списък в пространството. Добавете индивидуални задачи, обхващащи дейности като контакти с лектори, финализиране на програмата, промоционално съдържание, репетиции и последващи действия.
Потребителските полета проследяват важни подробности като тип събитие, аудитория, собственик, регион и дата на събитието. Потребителските статуси представляват етапи като приемане, планиране, промоция, ден на събитието и след събитието.
Тази йерархия улеснява управлението на еднократни събития или повтарящи се програми в голям мащаб.
Записвайте заявки и мнения с помощта на формуляри
Стандартизирайте начина, по който събитията се въвеждат в системата, като използвате ClickUp Forms. Маркетинг, HR или вътрешни екипи подават заявки с ясни цели, подробности за аудиторията, графици и показатели за успех.
Всяко подаване на формуляр автоматично създава структурирана задача за събитие с предварително определени полета, собственици и статуси. Това гарантира, че всяко събитие започва с яснота и елиминира обмена на информация преди началото на работата.
Формулярите се използват и след събитието, за да се събират отзиви от участниците, вътрешни ретроспективи или рецензии на лекторите, като информацията се въвежда директно в работната среда.
Използвайте AI агенти и BrainGPT за планиране и анализ
Super Agents и BrainGPT на ClickUp добавят контекстуална интелигентност през целия цикъл на събитието.
По време на планирането екипите използват Brain, за да обобщят изискванията, да изготвят документи за протичането на събитието или да открият рискове въз основа на зависимостите между задачите.
Super Agents може да се справи с работните процеси от начало до край, от създаването на рекламни текстове и обобщаване на обратната връзка до анализиране на данните за представянето след събитието директно в задачите и Docs.
Тъй като Brain е контекстно-ориентиран, той отговаря на въпроси като „Кои събития са изложени на риск този месец?“ или „Кои бяха основните фактори за ангажираност в последния ни уебинар?“ като използва реални данни от работната среда.
Автоматизиране на провеждането на събития с ClickUp AI и Automations
В основата на системата за управление на събития на ClickUp са автоматизациите без код. Заедно те се занимават с повтарящата се координационна работа, което позволява на вашия екип да се съсредоточи върху планирането и изпълнението с голямо въздействие.
След като определите фунията на събитието си, ClickUp Automations автоматично продължава работата въз основа на реални тригери, а не на ръчни актуализации.
📌 Пример: Когато бъде подаден формуляр с идея за събитие, ClickUp автоматично създава нова задача за събитието и задава нейния статус на „Прието“.
Когато всички подзадачи преди събитието са маркирани като изпълнени, основната задача преминава в „Промоция в ход“, без да е необходимо някой да я променя.
След като датата на събитието мине, ClickUp актуализира статуса на „Последващи действия след събитието“ и възлага задачи за събиране на обратна връзка и вътрешни отчети.
AI на ClickUp също помага с интелигентното разпределяне на задачи и планиране.
Ако вашият екип управлява събития в различни региони, задачите за събития в САЩ могат да бъдат прехвърлени на един собственик, а тези за събития във Великобритания – на друг. Изкуственият интелект може дори да задава автоматично крайни срокове за задачи и подзадачи, така че всеки краен срок да съответства на графика на събитието.
Гледайте това видео, за да разберете как ClickUp помага с интелигентното разпределяне на задачи 👇
Използвайте шаблона за план на виртуално събитие на ClickUp, за да централизирате планирането.
След като сте избрали най-подходящата платформа за виртуални събития, следващото предизвикателство е да превърнете плановете си в действие без хаос. Въведете: Шаблон за план на проект за виртуално събитие на ClickUp.
Този шаблон служи като структуриран наръчник за целия цикъл на вашето събитие, обединявайки всички задачи, графици, отговорници и резултати в едно работно пространство.
С този шаблон можете:
- Определете важни етапи, като потвърждения на лектори, репетиции и дати на стартиране.
- Организирайте задачите за логистика, създаване на съдържание, маркетинг и техническа настройка.
- Задайте зависимости, така че нищо да не започва, преди да са изпълнени предварителните условия.
- Проследявайте собствеността и крайните срокове в един централизиран изглед
- Координирайте междуфункционалната работа между производството, маркетинга и операциите.
Най-добрите функции на ClickUp
- Използвайте ClickUp SyncUps за подготовка на лекторите, репетиции, вътрешни проби и обсъждания след събитието. Записвайте бележките автоматично и превръщайте решенията в задачи, без да сменяте инструментите.
- Проследявайте изпълнението на задачите, предстоящите срокове, последващите действия и натоварването при множество събития в един изглед с таблата на ClickUp.
- По време на ранната фаза на планиране, ClickUp Whiteboards ви помага да визуализирате програмите на събитията, потока на сесиите, пътуванията на аудиторията и плановете за непредвидени ситуации.
- ClickUp Chat поддържа контекстуалните разговори по време на събитието. Съобщенията се показват до задачите, документите и времевите линии, така че решенията не се губят в Slack нишките или веригите от имейли.
Ограничения на ClickUp
- Цялостният набор от функции може да бъде прекалено сложен за нов потребител.
Цени на ClickUp
Оценки и рецензии за ClickUp
- G2: 4,7/5 (над 10 600 отзива)
- Capterra: 4,6/5 (над 4500 отзива)
Какво казват реалните потребители за ClickUp?
Чуйте го от клиент на ClickUp:
ClickUp ни позволява да работим в една програма и да работим заедно по събитието по време на предпродукцията, но и в деня на събитието можем да го реализираме, знаейки, че всички подробности са на едно място.
ClickUp ни позволява да работим в една програма и да работим заедно по събитието по време на предпроизводствената фаза, но и в деня на събитието можем да го реализираме, знаейки, че всички подробности са на едно място.
2. Zoom Events
Zoom Events е платформа за виртуални събития „всичко в едно“. Тя ви помага да организирате увлекателни онлайн събития, от малки сесии до мащабни виртуални събития, като многодневни конференции и корпоративни срещи на високо равнище.
Тя съчетава регистрация, продажба на билети, създаване на контакти и управление на сесии в една единствена среда за виртуални събития.
Инструментите на Zoom улесняват участниците да се присъединят и да взаимодействат, а разширените функции поддържат ангажираността и аналитиката, които помагат на организаторите да разберат поведението на аудиторията и резултатите.
Най-добрите функции на Zoom Events
- Център за събития с регистрация, продажба на билети и мрежа за контакти в лобито за безпроблемно протичане на събитието
- Управление на многосесийни и брандирани събития за големи виртуални конференции
- Обобщения, базирани на изкуствен интелект, и инструменти за автоматизация за оптимизиране на проследяването на ангажираността и аналитичните данни
Ограничения на Zoom Events
- Макар участниците да могат да се присъединят към Zoom Events без Zoom акаунт, организаторът или домакинът обикновено се нуждае от платен Zoom план (чрез Workplace) с лиценз за Meetings, преди да можете да закупите или активирате функциите на Zoom Events.
Цени на Zoom Events
- Основно: Безплатно
- Pro: 16,99 $/месец
- Бизнес: 21,99 $/месец
- Предприятие: Персонализирани цени
Забележка: Това са цените на Zoom Workplace.
Оценки и рецензии за Zoom Events
- G2: 4,5/5 (над 350 отзива)
- Capterra: 4,6/5 (над 6000 отзива)
Какво казват реалните потребители за Zoom Events?
Чуйте го от потребител на G2:
Най-доброто в Zoom е как се интегрира с други платформи за транскрибиране на срещи. Ние използваме Fellow за записване на фирмените ни разговори и нямаме никакви проблеми с настройването. Харесват ми и всички опции за филтриране и настройки, другите платформи просто не могат да се сравняват с това.
Най-доброто в Zoom е как се интегрира с други платформи за транскрибиране на срещи. Ние използваме Fellow за записване на фирмените ни разговори и не сме имали никакви проблеми с настройването. Харесват ми и всички опции за филтриране и настройки, другите платформи просто не могат да се сравняват с това.
🧩 Предимство на ClickUp: Екосистемата за интеграция на ClickUp свързва основните ви работни процеси, така че планирането, изпълнението и последващите действия протичат безпроблемно.
Синхронизирайте събития от календара, CRM данни, тригери за автоматизация на маркетинга, библиотеки с файлове, приложения за комуникация и системи за анализ директно в ClickUp.
С интеграцията на ClickUp с Zoom можете да стартирате или да се присъедините към Zoom срещи директно от задачите, документите или чата на ClickUp.
Връзките към срещите, записите и подробностите остават прикачени към съответната работа. Това ви помага да управлявате репетициите на лекторите, вътрешните проби и отчетите след събитието в контекста.
Вместо да търсят връзки или бележки в различни инструменти, екипите поддържат дейностите, свързани с Zoom, пряко свързани със задачите и графиците на събитието, което намалява пропуските в координацията преди и след събитието.
3. Goldcast
Можете да използвате Goldcast.io за организиране на уебинари, виртуални срещи с няколко сесии, хибридни събития и продължителни серии. Платформата надхвърля рамките на сесиите на живо, като помага на екипите да пренасочат съдържанието на събитията и да разширят аудиторията си.
С инструменти, които ви позволяват да улавяте поведенчески намерения и да ги интегрирате с вашите технологии, Goldcast помага да превърнете ангажираността към събитието в измеримо въздействие върху процеса.
Goldcast ви позволява да насърчите ангажираността с анкети, видео въпроси и отговори, GIF файлове и др.
Като организатор на събития можете да използвате таблото за управление на Goldcast, за да получите информация за представянето на събитието. Получавате достъп до разширени анализи, включително разпределение на посещаемостта и разпределение на компаниите, между другото.
Най-добрите функции на Goldcast
- Преобразувайте съдържанието на събитията в голям мащаб с Content Lab, като използвате изкуствен интелект, за да превърнете сесиите в кратки клипове, блогове и материали, подходящи за социалните медии, които увеличават възвръщаемостта на инвестициите в събитието.
- Записвайте и продуцирайте висококачествени сесии с вграденото студио за запис на подкасти, демонстрации и предварително записани разговори.
- Автоматизирайте анализа и оптимизацията на съдържанието с AI агенти, които извеждат на преден план най-важните моменти и генерират полезна информация.
Ограничения на Goldcast
- Ако основното ви приложение е често провеждане на малки уебинари или вътрешни срещи, Goldcast може да ви се стори прекалено мощно.
Цени на Goldcast
- Персонализирани цени
Оценки и рецензии за Goldcast
- G2: 4,7/5 (над 200 отзива)
- Capterra: Недостатъчно рецензии
Какво казват реалните потребители за Goldcast?
Чуйте мнението на един потребител на G2:
Тя може да бъде домакин на голям брой едновременни събития. Временното разпределение на събитията опростява работния процес по отношение на производствените разходи.
Тя може да бъде домакин на голям брой едновременни събития. Временното провеждане на събития опростява работния процес по отношение на производствените разходи.
📚 Прочетете още: Най-добрият софтуер за управление на проекти за събития
4. Livestorm
Livestorm е браузър-базирана платформа за виртуални събития, предназначена за безпроблемно провеждане на уебинари, онлайн срещи и мащабни виртуални събития. Участниците и организаторите на събития не се нуждаят от допълнителни изтегляния или сложна настройка.
Тя предоставя гъвкави инструменти за ангажираност, ясни анализи и стабилни интеграции, които помагат на екипите да организират добре подготвени събития и да събират полезна информация.
Livestorm съчетава интерактивни функции с мощни маркетингови и CRM връзки, което го прави подходящ за повтарящи се уебинари, демонстрации на продукти и програми за обучение на клиенти.
Нейните AI и възможности за стрийминг на живо подпомагат ефективното създаване и разпространение на съдържание, помагайки на екипите да увеличат стойността на всяко събитие.
Най-добрите функции на Livestorm
- Получавайте автоматизирани обобщения, транскрипции и препоръки за съдържание с Livestorm AI.
- Разширете обхвата с вградена функция за повторно излъчване, която позволява на организаторите да излъчват сесии на живо едновременно към няколко дестинации и да привлекат по-широка аудитория.
- Добавете персонализирано брандиране (цветове, лого и фоново изображение) към всяка зала за събития.
Ограничения на Livestorm
- Разширени опции за персонализиране и брандиране са налични в плановете от по-висок клас.
Цени на Livestorm
- Pro: 105 евро/месец (фактурира се ежегодно)
- Бизнес: Индивидуални цени
- Предприятие: Персонализирани цени
Оценки и рецензии за Livestorm
- G2: 4. 4/5 (над 1500 отзива)
- Capterra: 4,7/5 (над 400 отзива)
Какво казват реалните потребители за Livestorm?
Чуйте го от потребител на G2:
Използвам Livestorm за провеждане на онлайн срещи, уебинари и виртуални събития, защото това е нашата предпочитана платформа за презентации на живо и интерактивни обучения. Харесва ми как най-добрата платформа за виртуални събития балансира простотата с подходящото ниво на функционалност. Първоначалната настройка на Livestorm беше доста гладка и ясна. Освен това, използването на Livestorm заедно с други инструменти и интеграциите помагат за оптимизиране на работния ни процес.
Използвам Livestorm за провеждане на онлайн срещи, уебинари и виртуални събития, защото това е нашата предпочитана платформа за презентации на живо и интерактивни обучения. Харесва ми как най-добрата платформа за виртуални събития съчетава простота с подходящо ниво на функционалност. Първоначалната настройка на Livestorm беше доста гладка и ясна. Освен това, използването на Livestorm заедно с други инструменти и интеграциите помагат за оптимизиране на работния ни процес.
5. Airmeet
Airmeet е платформа за виртуални събития, предназначена за екипи, които провеждат интерактивни уебинари, конференции и хибридни събития, които изискват ангажираност и оперативен контрол.
Тя помага на организаторите да разберат какво работи чрез AirIntel, която показва тенденциите в ангажираността, поведението на участниците и показателите за ефективност. Тези данни служат за бъдещо планиране и последващи действия.
Живите сесии се произвеждат чрез AirStudio, интерфейс с производствено качество, който дава на домакините прецизен контрол над оформлението, медиите и елементите на стрийминга.
Зад кулисите AirControl централизира конфигурирането на събитията, управлението на достъпа, планирането и модерацията в реално време.
Най-добрите функции на Airmeet
- Повишете инклузивността с вградена поддръжка за достъпност, като гарантирате, че субтитри, навигация с клавиатура и помощни функции са достъпни за всички.
- Оптимизирайте операциите по събитията с AX360, унифицираната платформа на Airmeet, която обединява планирането, изпълнението и анализа на едно място.
- Предоставяйте изцяло брандирани виртуални среди с възможности за бели етикети.
Ограничения на Airmeet
- Процесът на регистрация в Airmeet може да бъде труден за новите потребители, особено за лектори или участници, които не са толкова технически подготвени.
Цени на Airmeet
- Премиум уебинари: Започва от 199 $/месец
- Събития: Персонализирани цени
- Управлявани събития: Персонализирани цени
Оценки и рецензии за Airmeet
- G2: 4. 6/5 (700+ отзива)
- Capterra: 4. 4/5 (над 150 отзива)
Какво казват реалните потребители за Airmeet?
Чуйте го от потребител на G2:
Най-много ми харесва функцията за създаване на контакти – възможността да се премествам между виртуални маси и да водя видео чатове в реално време придава на платформата уникална атмосфера, подобна на конференция. Тя възпроизвежда преживяването от личните срещи по-добре от повечето други платформи.
Най-много ми харесва функцията за създаване на контакти – възможността да се премествам между виртуални маси и да водя видео чатове в реално време придава на платформата уникална атмосфера, подобна на конференция. Тя възпроизвежда преживяването от личните срещи по-добре от повечето други платформи.
Често срещани грешки, които трябва да избягвате при избора на платформа за виртуални събития
Ето някои често срещани капани, за които трябва да внимавате:
❌ 1. Преоценяване на функции, които всъщност няма да използвате
Много платформи изглеждат впечатляващи в демо версиите, защото показват всички възможни функции. На практика вие разчитате на малка подгрупа, която пряко подкрепя целите на събитието ви.
Закупуването на платформа, защото тя прави всичко, често води до сложност, ниска степен на приемане и объркване по време на събития на живо. Функциите, които не съответстват на вашите показатели за успех от стъпка 1, не трябва да влияят на решението.
❌ 2. Пренебрегване на работните процеси след събитието
Екипите често се фокусират предимно върху преживяването на живо и забравят, че истинската стойност на виртуалните събития често се крие отвъд самата сесия.
Ако дадена платформа затруднява достъпа до данни за ангажираността, сегментирането на участниците, задействането на последващи действия или повторното използване на записи, вие ограничавате възвръщаемостта на инвестициите.
❌ 3. Подценяване на пропуските в интеграцията
Някои платформи твърдят, че предлагат интеграции, но всъщност разчитат в голяма степен на ръчно изнасяне на данни или частична синхронизация на данни.
Тези пропуски забавят последващите действия, изкривяват отчетността и създават допълнителна работа за екипите по маркетинг, продажби или човешки ресурси. С течение на времето тази фрагментация намалява доверието в данните за събитията и отслабва процеса на вземане на решения.
❌ Пренебрегване на мобилното преживяване
Значителна част от участниците се включват във виртуални събития от мобилни устройства. Ако мобилното изживяване на платформата е тромаво или трудно за навигация, ангажираността бързо спада.
📚 Прочетете още: Процесът на дизайн мислене, с примери и стъпки
🧠 Интересен факт: Годишната среща на Световния икономически форум е едно от най-скъпите събития в света, като стандартният достъп до билети струва около 40 000 долара на човек. Това събитие привлича световни лидери, милиардери и висши мениджъри, което го прави едно от най-ексклузивните бизнес събирания.
Допълнителни съвети при избора на инструмент
Въз основа на нашия опит, ето някои допълнителни съвети, които можете да използвате:
1. Тествайте пътуването на участниците от начало до край
Плавното преживяване на участниците може да определи успеха или провала на вашето събитие. Ето какво трябва да проверите:
- Регистрация > Потвърждение > Достъп до събитието (Тествайте този поток както на настолен компютър, така и на мобилно устройство)
- Проверете за евентуални проблеми като изисквания за вход, изтегляне на приложения и объркваща навигация.
- Оценете скоростта на влизане след кликване върху „Присъединете се към събитието“
- Присъединете се към преживяването за различни типове браузъри
Не забравяйте, че ако пътят отнема повече от 2–3 клика, отпадането значително се увеличава.
📊 Стратегическа информация: Виртуалните щандове променят начина, по който купувачите оценяват доставчиците.
При физическите събития посещенията на щандовете се определят от местоположението, посещаемостта и социалната динамика. При виртуалните събития посещенията на щандовете се определят от намерението.
Участниците кликват върху щандовете, когато нещо съвпада с сесията, която току-що са гледали, проблем, който проучват, или последваща информация, която искат да разгледат. Това води до по-малко взаимодействия с виртуалните щандове, но значително по-качествени.
2. Провеждайте стрес тест, за да проверите качеството на стрийминга на различни устройства
Извършете стрес тест с вашия екип. Проверете производителността на стрийминга по време на пиковите часове, при ниска скорост на интернет връзката, мобилни хотспотове, промени в браузъра и т.н. Внимателно оценете:
- Има ли забавяне на аудиото?
- Колко бързо се стабилизира видеото?
- Има ли резервни механизми за лоши интернет връзки?
💡 Професионален съвет: Попитайте за картата на CDN разпределението на платформата. Ако не използват CDN възли в световен мащаб, международните участници може да се сблъскат с проблеми с буферирането.
3. Оценете реалната дълбочина на интеграцията
Избраната от вас платформа може да предлага 50 интеграции, но 80% от тях са еднопосочни. Например, трябва да проверите:
- Дали CRM данните се синхронизират в двете посоки?
- Какви полета за пост-анализ можете да добавите в базата си данни?
- Платформата поддържа ли синхронизация в реално време?
- Показателите за ангажираност са ли свързани с записите за контакти?
Контролен списък: Какво да правите и какво да не правите при оценяването на платформата
| ✅ Направете следното | ❌ Не правете това |
| Определете ясни цели за събитието, преди да изберете инструменти | Започнете демонстрации, без да знаете как изглежда успехът |
| Съчетайте виртуалните платформи с типа на вашето събитие (уебинар, конференция, хибридно) | Предполагаме, че една платформа работи еднакво добре за всички формати на събития |
| Дайте приоритет на функциите за ангажираност, свързани с вашите цели | Изберете инструменти въз основа на атрактивни функции, които няма да използвате |
| Проведете реалистичен пилотен проект с реални лектори и работни процеси. | Разчитайте само на изпипани демонстрации за продажби |
| Тествайте процеса на присъединяване на участниците и контролите на модератора | Не обръщайте внимание на опита на организаторите на събития под натиска на живото предаване |
| Оценявайте аналитичните данни отвъд броя на посетителите | Разглеждайте регистрацията и посещаемостта като достатъчни показатели |
| Проверете CRM и маркетинговите интеграции по време на пробния период | Предполагаме, че „интегрира“ означава безпроблемен поток от данни. |
| Оценете мащабируемостта за бъдещи събития, а не само за днешните. | Оптимизирайте само за текущия размер на аудиторията |
| Вземете предвид оперативните усилия и скритите разходи | Сравнете платформите само по цена |
| Планирайте работните процеси и последващите действия след събитието | Третирайте събитията като еднократни изпълнения |
📚 Прочетете още: Най-добрият софтуер за планиране на проекти
Провеждайте виртуални събития с голямо въздействие с ClickUp
Изборът на платформа за виртуални събития в крайна сметка се свежда до едно: да намерите инструмент, който улеснява работата на вашия екип.
Нужна ви е платформа, която поддържа цялата работа, която се извършва преди, по време и след събитието.
ClickUp прави това най-добре.
Докато софтуерът за виртуални събития се занимава с преживяването на живо, ClickUp обединява планирането, координацията, автоматизацията и измерването на едно място.
С AI, автоматизации и агенти, вградени в едно работно пространство, ClickUp се превръща в оперативната основа за виртуални събития от всякакъв мащаб. Регистрирайте се безплатно в ClickUp.
Често задавани въпроси
Необходимите функции на платформата за виртуални събития включват: надеждно предаване на живо, вградени функции за ангажиране на аудиторията като чат, анкети и въпроси и отговори, гъвкави контроли за регистрация и достъп, запис на сесии с възможност за гледане по заявка и разширени анализи.
Платформите за виртуални събития се интегрират с маркетингови и CRM инструменти. Това става чрез native интеграции, API или webhooks. Тези интеграции позволяват автоматична синхронизация на данните за регистрация, присъствие и ангажираност. Това е важно, защото улеснява сегментирането на участниците, задействането на последващи действия и проследяването на резултатите без ръчно експортиране.
Някои от важните показатели, които трябва да следите, включват нивата на ангажираност, задържането на сесиите, последващите действия като заявки за демонстрации или изтегляне на съдържание, както и гледане по заявка. Можете също да изчислите разходите на ангажиран участник и да оцените как информацията за събитието подобрява бъдещите формати, съобщенията и цялостното представяне.
Платформите за уебинари са предназначени за по-прости събития за мрежово взаимодействие с една сесия. Те излъчват съдържание с основни възможности за взаимодействие. Платформите за виртуални конференции поддържат множество сесии, сложни програми, управление на лекторите и по-богато взаимодействие между отделните теми. Ако вашето събитие включва паралелни сесии или продължава няколко дни, платформата за конференции обикновено е по-подходяща.
ClickUp помага на екипите да управляват всичко, свързано с виртуалното събитие. Докато платформата за събития се занимава с хостинга и ангажираността, ClickUp поддържа планирането на графици, координацията на лекторите, одобренията, сътрудничеството и последващите действия след събитието в едно работно пространство, което прави изпълнението на събитието по-последователно и по-лесно за мащабиране.