Е понеделник сутрин, а пощенската ви кутия вече е препълнена. Днес започват трима нови служители, ИТ отдела все още не е създал акаунтите им, приветствените имейли не са изпратени, а някой току-що попита къде е списъкът с задачи за въвеждането им в работата... отново.
Ако работите в областта на човешките ресурси, добре познавате този хаос.
Въвеждането в работата трябва да бъде вълнуващо – както за компанията, така и за новия служител. Но когато екипът ви е затрупан с повтарящи се задачи, това се отразява негативно на преживяването. Добрата новина? Вече не е нужно да правите всичко ръчно. Тук на помощ идва изкуственият интелект за HR.
В тази публикация ще ви покажем как да автоматизирате HR процесите с AI, за да създадете по-бързи и по-умни преживявания при назначаването на нови служители, без да губите човешкия допир.
Защо да автоматизирате HR процесите с AI?
Според IBM Institute for Business Value 87% от анкетираните лидери смятат, че изкуственият интелект по-скоро ще разшири ролята им, отколкото да я замести. Човешките ресурси са на прага на тази промяна, стъпвайки към по-големи и по-влиятелни възможности.
Ето защо трябва да използвате изкуствен интелект в HR:
- Повишете ефективността: Никой не се е насочил към HR, защото обича да се занимава с политиките за отпуски. Автоматизирането на тези административни задачи означава по-малко ръчно въвеждане на данни и по-малко грешки.
- Вземайте по-интелигентни решения: Анализът на производителността, задвижван от изкуствен интелект, помага на вашия HR отдел да идентифицира служители с висок потенциал, като проследява напредъка в обучението, обратната връзка и производителността.
- Подкрепа за задържането на персонала (и вашия собствен екип): AI в HR ви дава време да вършите работа, която променя нещата, като стратегии за задържане на персонала и създаване на подкрепяща работна среда, която поддържа ангажираността и лоялността на служителите.
- Повишете удовлетвореността на служителите: Инструментите за автоматизация на HR осигуряват 24/7 поддръжка, включително отговори на въпроси относно политиките и насоки за служителите по време на процеса на назначаване. По-бързите отговори и персонализираната помощ означават по-ефективен процес на назначаване и по-щастливи служители, които се чувстват подкрепени от първия ден.
- Спазвайте нормативните изисквания: Можете да сте в крак с нормативните изисквания, точността на записите и съответствието без допълнителна административна работа. Освен това, тя прогнозира тенденциите в работната сила и подтиква вашите човешки ресурси да се адаптират към подходящите, за да постигнат конкурентно предимство.
📚 Прочетете още: Най-добрият софтуер за HR екипи, изпитан и тестван
👀 Знаете ли, че... Според McKinsey & Company компаниите, които се отличават в управлението на таланти, реализират с 300% повече приходи на служител от средната фирма. И все пак много HR екипи продължават да прекарват часове в попълване на формуляри и управление на данни за заплатите.
Ключови HR процеси, които да автоматизирате с AI
Когато решавате кой HR процес е подходящ за автоматизация, потърсете пречките, които постоянно забавят резултатите.
Независимо дали става въпрос за планиране на интервюта или проверки за съответствие, най-големите пречки в HR работния процес често са най-лесните за AI. Те включват:
1. Набиране на персонал и преглед на автобиографии
Ръчното разглеждане на стотици автобиографии е едно от най-големите препятствия за HR функциите. С помощта на изкуствен интелект можете да сканирате кандидатури, да извличате умения и да класифицирате кандидатите според описанията на длъжностите.
С ClickUp Brain можете бързо да извлечете информация за кандидатите, обратна връзка и дори бележки от интервюта от работното си пространство и други свързани HR приложения.
Ето как можете да използвате Brain за подготовка за интервю.
2. Планиране на интервюта
Колко имейла са необходими, за да се резервира едно интервю? Твърде много. Асистентите за планиране с изкуствен интелект проверяват календарите, предлагат свободни часове, изпращат напомняния и дори се занимават с промени в последния момент, което дава на мениджърите по наемане повече време да се съсредоточат върху опита на служителите.
💡 Професионален съвет: Вместо да се занимавате с множество инструменти, използвайте календара на ClickUp, задвижван от изкуствен интелект, за да съберете всичко на едно място. Той организира интервюта, етапи на въвеждане в работата, събития на екипа и заявки за отпуск в единна времева линия. Можете да кодирате с цветове видовете събития, да ги премествате с плъзгане и пускане, за да ги пренасрочите, и дори да позволите на изкуствения интелект да блокира автоматично ключови приоритети въз основа на данните за вашите задачи и цели.
3. Документация за въвеждането в работата
Търсенето на лични документи, данъчни формуляри и договори е повтаряща се и трудоемка задача.
Чрез порталите за самообслужване на служителите вашите нови служители могат да качват документи, които след това се проверяват автоматично, съхраняват се безопасно и се маркират за грешки. Колкото по-гладък е процесът, толкова по-добро е първото впечатление и толкова по-силна е основата за ангажираността на служителите.
⚡ Професионален съвет: Ако сте затруднени в процеса на назначаване на нови служители, шаблонът за проверка на назначаването на нови служители на ClickUp може да ви бъде от полза. Всичко, от записването на данните на служителите до изпращането на анкетата след назначаването, се записва, разпределя и проследява на едно място.
4. Управление на данните за служителите
HR базите данни често изостават, когато служителите актуализират адреси, банкови данни или контакти.
AI системите синхронизират актуализациите от AI-базирани формуляри директно в основните HR платформи, което намалява грешките и гарантира точността на записите. Това означава, че HR мениджърите могат да разчитат на чисти данни за прогнозни анализи, които подпомагат дългосрочното планиране.
🎥 Гледайте това видео за това как да използвате изкуствения интелект по интелигентен начин при набирането на персонал:
👀 Полезен съвет: Остарелите данни за служителите създават скрити грешки, които се отразяват на изчисляването на заплатите, спазването на нормативните изисквания и отчитането. Използвайте безплатни шаблони за управление на човешките ресурси, за да централизирате информацията за служителите и да поддържате последователност в записите.
5. Пътища за обучение и учене
С помощта на AI инструменти можете да анализирате ролята, опита и представянето на даден служител, за да препоръчате персонализирани програми за обучение. Чрез персонализиране на развитието вашите HR екипи могат да подобрят ангажираността на служителите, както и управлението на представянето.
👀 Знаете ли, че... Unilever, чрез програмата си Compass, се е ангажирала да предостави на всеки служител умения, подходящи за бъдещето. Проучванията им показват, че служителите, които са участвали в тези семинари, са повишили общата си производителност с 41%.
6. Администрация на заплатите и социалните придобивки
AI платформите автоматизират изчисляването на заплатите, възстановяването на разходи и генерирането на фишове, като същевременно опростяват регистрацията за социални придобивки с помощта на насоки за проверка на правото на участие.
📮 ClickUp Insight: 32% от работниците смятат, че автоматизацията би спестила само няколко минути наведнъж, но 19% казват, че тя би спестила 3–5 часа на седмица. Реалността е, че дори и най-малката спестяване на време се натрупва в дългосрочен план.
Например, спестяването на само 5 минути на ден от повтарящи се задачи може да доведе до над 20 часа спестено време на тримесечие, което може да бъде пренасочено към по-ценна, стратегическа работа.
С ClickUp автоматизирането на малки задачи, като определяне на крайни срокове или маркиране на колеги, отнема по-малко от минута. Разполагате с вградени AI агенти за автоматични обобщения и отчети, докато персонализираните агенти се занимават с конкретни работни процеси. Вземете си времето обратно!
💫 Реални резултати: STANLEY Security намали времето, необходимо за изготвяне на отчети, с 50% или повече благодарение на персонализираните инструменти за отчитане на ClickUp, което позволи на екипите им да се фокусират по-малко върху форматирането и повече върху прогнозирането.
7. Оценки на представянето
Прегледите често се забавят, защото мениджърите се занимават с прекалено много данни. Изкуственият интелект може да се намеси и да състави показатели, да обобщи 360° обратна връзка и да генерира обобщения , което прави управлението на производителността по-последователно, прозрачно и базирано на данни.
По този начин служителите получават по-справедливи оценки, а HR отдела получава информация за бъдещи прогнозни анализи.
⚡ Професионален съвет: ClickUp Dashboards централизира ключовите HR анализи – от производителността и ангажираността на служителите до тенденциите в оборота – всичко в един персонализиран изглед. С помощта на AI-базирани анализи HR екипите могат да проследяват модели, да откриват предупредителни сигнали и да вземат решения, базирани на данни, по-бързо от всякога.
8. Подкрепа за служителите и HR помощна служба
AI чатботовете, задвижвани от обработка на естествен език, отговарят незабавно на често задаваните въпроси, ескалират сложни проблеми и регистрират повтарящи се теми.
С ClickUp Knowledge Management можете да създадете централизирана база от знания за човешките ресурси, където служителите могат лесно да получат достъп до политики, подробности за социални придобивки и ръководства за въвеждане в работата.
Можете също да настроите предварително създадените автоматични агенти на ClickUp или да създадете свои собствени агенти, които да отговарят на въпроси, свързани с човешките ресурси.
Например, каналът на HR екипа получава много въпроси. Ръководителят на People Partner иска да използва изкуствен интелект, за да отговори на някои от тези въпроси и да освободи време на екипа си. Те създават персонализиран Autopilot Agent в канала, настроен да отговаря на въпроси само ако отговорът се намира в знанията, до които има достъп. Те уточняват, че Autopilot Agent трябва да отговаря само когато съобщението на потребителя съдържа ясен и директен пример. Те дори дават на Autopilot Agent примери за въпроси.
9. Управление на напусканията
Напускането на работа е също толкова важно, колкото и назначаването, но често липсва процес за това.
AI автоматизира списъците за проверка на разрешения, деактивирането на системата и анкетите при напускане. Чрез анализиране на данните от анкетите с предсказуеми анализи можете да откриете модели на отлив и да укрепите стратегиите за задържане, като същевременно гарантирате съответствие на всеки етап.
📚 Прочетете още: Най-добрите въпроси за интервю при напускане
👀 Знаете ли, че... С възхода на Gen AI потенциалът за автоматизация на задачи като прилагане на експертни знания и управление на хора е скочил до почти 60%. Това са области, които някога се смятаха за твърде човешки, за да бъдат автоматизирани.
Как да автоматизирате HR процесите с AI
Уморени сте да преминавате от един инструмент в друг, само за да управлявате един HR процес?
ClickUp обединява всички ваши работни приложения, данни, чатове, автоматизации и работни потоци в първото в света конвергентно AI работно пространство. Вече не е нужно да преминавате между приложения, SOP документи, чат и имейл за одобрения. Този тип разпръскване на работата приключва сега, защото с ClickUp едно работно пространство е всичко, от което се нуждаете за наемане, управление и подкрепа на процъфтяваща работна сила.
Вашият HR екип може да се фокусира върху хората, а не върху документите, защото разполага с 100% контекст и едно място, където хората и агентите могат да работят заедно.
Представете си следното: създавате агент за управление на производителността с помощта на ClickUp Agents. Той уведомява мениджърите, когато настъпи сезонът за оценка на производителността, ги води през процеса на попълване на данните, отговаря естествено на въпроси от съществуващите SOP, планира напомняния, обобщения и др., а след това съобщава резултатите на ръководителя на HR.
И това е само началото.
За да ви помогнем, имаме стъпка по стъпка ръководство за автоматизиране на HR процесите с практични съвети.
Стъпка 1: Намерете и начертайте подходящите процеси за автоматизиране
Съсредоточете се върху повтарящи се, основани на правила и обемисти HR задачи. Помислете за: изчисляване на заплати, управление на отпуски, подбор на кандидати, чеклисти за назначаване на нови служители и отчети за съответствие.
Преди да включите изкуствения интелект, визуализирайте текущите си процеси с диаграми или бели дъски. Това ще подчертае пречките и неефективността, които автоматизацията може да елиминира.
Вместо да запълвате стените на конферентната зала с лепящи се бележки, използвайте ClickUp Whiteboards, за да картографирате HR процесите си в цифров формат.
Използвайки бели дъски като виртуално платно, целият ви екип сътрудничи в реално време. Независимо дали работите дистанционно или на място за планиране на човешките ресурси, начертайте текущия си процес на въвеждане в работата. Това означава, че можете да начертаете карта от „кандидатът приема офертата“ до „получава лаптоп и първата си заплата“.
А когато забележите затруднение при проверката на кандидатите, превърнете го в задача в ClickUp директно от бялата дъска. Ако не знаете откъде да започнете, можете да използвате шаблона за HR SOP на ClickUp, който е вграден в Whiteboards.
Тази рамка обхваща целия цикъл на живот на служителите чрез визуален формат. Можете да организирате HR процесите в отделни фази, включително профилиране на длъжността, обявяване на длъжността и наемане. Всяка от тях е дефинирана с етапи, участници, входни данни и резултати.
👀 Знаете ли, че: Според Forrester Research, за период от три години организациите, които използват ClickUp, са постигнали 384% възвръщаемост на инвестициите (ROI). Тези организации са генерирали около 3,9 милиона щатски долара допълнителни приходи чрез проекти, реализирани или подобрени с помощта на ClickUp.
Стъпка 2: Определете целите
Поставете SMART цели (конкретни, измерими, постижими, релевантни и обвързани с време). Ето някои примери за резултати, към които можете да се стремите:
- Увеличете ангажираността на кандидатите с 30% през следващото тримесечие чрез автоматизирана комуникация и персонализирани точки на контакт.
- Намалете ръчните запитвания към HR с 40% през следващите 6 месеца чрез внедряване на портали за самообслужване и AI чат поддръжка.
- Съкратете средното време за наемане на персонал с 25% през следващите 90 дни с автоматизирани работни процеси за подбор, планиране и обратна връзка.
Ето къде повечето проекти за автоматизация на HR се провалят: екипите се ентусиазират от технологията, но забравят да измерят това, което е важно. Не бъдете такъв екип!
📮 ClickUp Insight: Почти 88% от участниците в нашето проучване вече разчитат на AI инструменти, за да опростят и ускорят личните си задачи. Искате ли да постигнете същите ползи и на работното си място?
ClickUp е тук, за да ви помогне! ClickUp Brain може да ви помогне да подобрите производителността с 30% с по-малко срещи, бързи обобщения, генерирани от изкуствен интелект, и автоматизирани задачи.
📚 Прочетете още: Подобряване на HR процесите със стратегии и примери
Стъпка 3: Изберете подходящите AI инструменти
Сред всички налични на пазара инструменти, как да определите кой е подходящият за изпълнение на задачата?
Ето някои важни съображения, които трябва да имате предвид:
- Интеграция на първо място: Вашият AI трябва да се свърже със съществуващите HRIS, payroll, ATS и инструменти за сътрудничество. Ако не може да комуникира с настоящите ви системи, ще прекарате повече време в поправяне на силозите с данни, отколкото в спестяване на време.
- Обработка на естествен език (NLP): Полезна за анализиране на автобиографии, чатботове и анализ на настроенията. С NLP изкуственият интелект може да чете автобиографии като рекрутер, да отговаря на често задавани въпроси от служители в разговорна форма и дори да сканира анкети за обратна връзка, за да открие тенденции в ангажираността.
- Мащабируемост: Започнете с малки стъпки, но се уверете, че инструментът расте заедно с вашите нужди – от автоматизиране на рутинни задачи, като работния процес по въвеждането на нови служители, до управление на производителността в цялата компания.
- Удобство за ползване: Ако HR мениджърите не могат да го използват без IT поддръжка, внедряването ще бъде бавно. Търсете интуитивни интерфейси с минимална крива на обучение.
Пример от практиката: Да предположим, че вашата цел е „да съкратите средното време за наемане на персонал с 25% през следващите 90 дни чрез автоматизирани процеси за подбор, планиране и обратна връзка“, тогава трябва да търсите:
- AI инструмент за набиране на персонал с NLP, който преглежда автобиографии за минути
- AI асистент за планиране, който решава хаоса в календара
- Таблото за прогнозна аналитика показва къде са отбелязани предварително затрудненията (забавяния при интервютата, обработка на офертите).
Вашият AI-копилот за HR работни процеси
Вместо да добавяте още един самостоятелен инструмент към вашия HR набор, ClickUp Brain внася изкуствения интелект директно в работните процеси, които вече управлявате в ClickUp. Мислете за него като за свързан AI асистент, който работи с задачи, документи, цели и бели дъски.
Ето няколко начина, по които вашият HR екип може да използва Brain:
⭐ Отговаряйте на въпроси незабавно: Попитайте Brain: „Какъв е статуса на въвеждането в работата на Сара?“ или „Кои кандидати са в очакване на проверка на миналото?“ и той ще извлече отговора директно от вашето работно място.
⭐ Обобщавайте HR документи за секунди: Дългите наръчници за служители, актуализации на политиките или ръководства за обучение могат да претоварят новоназначените служители. Brain ги обобщава в лесни за възприемане резюмета, за да могат служителите да се запознаят с материала.
⭐ Превърнете разговорите в действия: След интервю или разговор за назначаване на работа, Brain може автоматично да генерира задачи като „Планиране на обучение“ или „Изпращане на заявка за ИТ оборудване“, което ви спестява усилието да правите още едно нещо.
⭐ Централизирайте знанията: Независимо дали става дума за стандартни оперативни процедури, работни потоци за съответствие или наръчници за управление на производителността, Brain ви гарантира единен и винаги актуален източник на информация, вместо разпръснати файлове.
🌟 Бонус: ClickUp Brain MAX пренася всичко, което получавате с ClickUp Brain, на следващото ниво. Може би сте използвали ChatGPT за писане, Claude за анализ и други AI инструменти за различни задачи. Brain MAX обединява всички тях.
Той разбира цялата ви HR екосистема, като процеса на наемане, данните за служителите и взаимоотношенията в екипа. Можете просто да му кажете „Създай план за въвеждане в работата на нов служител в маркетинга“ и да получите персонализиран план за вашите реални процеси.
Но това не е всичко. Можете да използвате ClickUp Brain MAX и за:
- Търсете незабавно в ClickUp, Google Drive, GitHub, OneDrive, SharePoint и ВСИЧКИ свързани приложения + уеб, за да намерите файлове, документи и прикачени файлове.
- Използвайте Talk to Text, за да задавате въпроси, диктувате и давате команди на работата си с глас – без да използвате ръцете си, където и да сте.
Избавете се от разрастването на AI инструментите с ClickUp Brain MAX, използвайте гласа си, за да свършите работата си, да създавате документи, да възлагате задачи на членовете на екипа и др.
Стъпка 4: Стандартизирайте и почистете данните си
Дори и най-умният изкуствен интелект няма да даде резултати, ако вашите HR данни са в хаос. Дублираните записи на служители, остарялата информация за заплатите и несъвместимите формати създават грешки и нарушават изцяло работния процес на автоматизацията.
Преди да внедрите изкуствен интелект, отделете време за стандартизиране и почистване на данните си, за да може системите ви да говорят на един и същ език.
Защо е важно това?
- Тъй като изкуственият интелект не може да определи коя от двете записи за служители е правилната, когато има две с различни длъжности
- Освен това неточните записи могат да доведат до грешки в отчетите, които могат да бъдат трудни за коригиране по време на одити.
- Освен това автоматизацията зависи от последователни тригери – ако полето „Отдел“ понякога е „Продажби“, а понякога „Екип по продажбите“, работните процеси ще се провалят.
Но с ClickUp за HR екипи почистването на данни става централизирано и стандартизирано.
Ето как:
Потребителски полета за точност
Записвайте подробности за служителите, като отдел, длъжност, мениджър или местоположение, като използвате падащи менюта и предварително зададени опции в полетата за персонализиране. Това елиминира догадките и предотвратява многобройните вариации за всеки от тези тригери.
Зависимости за налагане на ред
В процеси като въвеждането в работата определени стъпки зависят от завършването на други. Например, проверката на лична карта преди издаването на оборудване. Зависимостите на ClickUp гарантират, че данните се движат в правилния ред, така че нищо не се пропуска и вашите автоматизации се задействат в точното време.
Автоматизация за съгласуваност на данните
ClickUp Automations позволява на HR екипите да създават самостоятелно работещи работни процеси. Те са проектирани с три елемента:
- Тригери: събитието, което стартира автоматизацията, като „Задача преместена в Обучение“ или „Потребителско поле актуализирано“.
- Условия: правилата, които филтрират кога трябва да се изпълни автоматизацията, например „само ако одобрението на мениджъра е празно“.
- Действия: какво се случва след това, като например възлагане на задача, публикуване на коментар или актуализиране на статус
Например, когато към системата ви бъде добавено ново CV, използвайте изкуствен интелект, за да автоматизирате създаването на задачи за кандидатите. Той също така ще го присвои на вашия ръководител по набиране на персонал, като същевременно ще зададе статуса „Първоначален преглед“.
Платформата ни предостави едно място за създаване на ефективни процеси. Екипът на ClickUp се състои от отлични членове, които винаги са отворени за обратна връзка и работят усилено, за да внесат промени въз основа на тази обратна връзка. Това е система за поддръжка, каквато никога не съм виждал. Всички екипи могат да се възползват от автоматизацията, а ClickUp я предлага за буквално всеки сценарий, с който съм се сблъсквал. Големият плюс на ClickUp обаче е опростяването на процесите и инструментите в една работна зона.
Платформата ни предостави едно място за създаване на ефективни процеси. Екипът на ClickUp се състои от отлични членове, които винаги са отворени за обратна връзка и работят усилено, за да внесат промени въз основа на тази обратна връзка. Това е система за поддръжка, каквато никога не съм виждал. Всички екипи могат да се възползват от автоматизацията, а ClickUp я предлага за буквално всеки сценарий, с който съм се сблъсквал. Големият плюс на ClickUp обаче е опростяването на процесите и инструментите в една работна зона.
Стъпка 5: Пилотирайте, обучавайте и управлявайте промените
Започнете с малък пилотен проект. Изберете един процес, например планиране на интервюта или често задавани въпроси за политиките, за да проведете този пилотен проект. Съберете обратна връзка от специалистите по подбор на персонал, мениджърите и служителите, след което усъвършенствайте работните си процеси, преди да ги внедрите в цялата организация.
Това също така изгражда доверието на вашата HR организация в внедряването на автоматизацията.
На този етап използвайте ClickUp Docs, за да създадете подробни ръководства, често задавани въпроси и материали за въвеждане в работата за вашия HR екип. Докато усъвършенствате пилотния проект, можете да актуализирате документацията в реално време, за да всички да са в синхрон. Документите служат и като постоянен архив на „това, което е проработило“ и „това, което не е проработило“, което улеснява по-нататъшното мащабиране.
Дори и с добре проектиран пилотен проект, вашият HR екип може да продължи да се затрупва с повтарящи се запитвания. Вместо да добавяте още ръчен труд, това е идеалният момент да тествате Autopilot Agents на ClickUp , които отговарят, действат и се учат заедно с вашия екип.
Пример от практиката: Пилотирате автоматизация за често задавани въпроси относно политиките.
Рекрутърът пише: „Какъв е пробният период за новоназначените служители?“ Autopilot Agent разпознава запитването, проверява вашия документ с политиката и отговаря с точната клауза. Ако документът е остарял или неясен, ще разберете веднага, като получите обратна връзка, за да усъвършенствате както автоматизацията, така и документацията си.
Това видео ще ви помогне да настроите първия си Autopilot Agent в ClickUp:
📚Прочетете също: Най-добрите курсове по изкуствен интелект за HR специалисти, за да бъдат винаги една крачка напред
Стъпка 6. Обучете и повишете квалификацията на вашия HR екип
Автоматизацията работи толкова добре, колкото и хората, които стоят зад нея. Искате да покажете изкуствения интелект като усилвател на производителността, а не като черна кутия. Имайте предвид, че 65% от HR екипите и лидерите вече използват генеративен изкуствен интелект в някаква степен.
Критични основи, които трябва да се подчертаят, когато въвеждате AI автоматизация за HR функцията:
- Фокусирайте се върху човешките умения, а не само върху технологиите. Изкуственият интелект се занимава с разпознаването на модели и повтарящите се задачи, но HR все още притежава емпатия, преценка и умения за разрешаване на конфликти. Повишаването на квалификацията в емоционалната интелигентност и управлението на промените е също толкова важно, колкото и изучаването на нови инструменти.
- Научете се да интерпретирате, а не да се доверявате сляпо. AI може да маркира даден кандидат като „с висок потенциал“ или да предскаже риск от напускане, но HR трябва да потвърди контекста. Обучението трябва да набляга на това как да задавате въпроси, да интерпретирате и да действате отговорно въз основа на резултатите от AI.
- Създайте AI шампиони в HR. Идентифицирайте няколко ранни привърженици, които могат да експериментират с инструменти, да документират най-добрите практики и да обучават другите. Ученето, водено от колеги, често се запаметява по-добре от заповедите, дадени отгоре.
- Свържете обучението с бизнес въздействието. Направете стойността осезаема. Не го позиционирайте като „обучение за използване на инструмент“. Представете го като средство за по-бързо въвеждане в работата, по-гладко преживяване за служителите и по-силно задържане на персонала.
💡 Професионален съвет: Използвайте ClickUp Clips, за да създадете бързи екранни записи, които показват точно как работи новата автоматизация. Можете да запишете 2-минутни клипове, които демонстрират „Обработка на заявки за отпуск с AI“. Споделете тези кратки уроци директно в документите си за обучение.
Стъпка 7: Наблюдавайте и подобрявайте постоянно
Автоматизацията на HR процесите не е нещо, което се настройва веднъж и после се забравя. Дори най-умните работни процеси могат да се отклонят от курса, ако не се наблюдават, тестват и усъвършенстват с течение на времето. Политиките се развиват, правилата за съответствие се променят, а очакванията на служителите се изменят. Вашата автоматизация трябва да бъде в крак с всички тези промени.
Как се прави това?
- Провеждайте тримесечни одити: Преглеждайте автоматизациите, за да се уверите, че тригерите, условията и действията все още са валидни.
- Проследявайте KPI: Съгласувайте мониторинга с вашите SMART цели – време за наемане, точност на данните, удовлетвореност на служителите и др.
- Събиране на обратна връзка: Използвайте ClickUp Forms, за да събирате обратна връзка от специалистите по подбор на персонал, мениджърите и служителите за това, което работи (и което не работи).
- Непрекъснато усъвършенствайте: Малки корекции като актуализиране на шаблон, затягане на тригер или преразглеждане на често задавани въпроси допринасят за по-ефективна система.
С таблата за управление на ClickUp можете да проследявате в реално време ефективността на вашите автоматизации. Вижте дали времето за наемане на персонал намалява, дали целите за точност на данните се постигат или дали заявките за поддръжка от служителите намаляват.
Пример от практиката: Вашата цел е да намалите ръчното обработване на запитвания в областта на човешките ресурси с 40%. Таблото на ClickUp може да покаже дали броят на заявките за помощ намалява, а формулярите събират обратна информация за въпросите, на които не е отговорено. Заедно това ви дава както цифрите, така и контекста, за да усъвършенствате автоматизацията си.
Най-добрите AI инструменти за автоматизация на HR процесите
Вече сте картографирали процесите си и сте определили целите си; сега нека обсъдим някои AI инструменти за HR, които могат да се справят с повтарящи се задачи, докато вие се фокусирате върху човешката страна на HR.
| Име на инструмента | Основна функция | Силни страни | Пример за употреба |
| ClickUp | Цялостно управление на работата и автоматизация на HR процесите | Централизира HR задачите в една платформа, комбинира AI (ClickUp Brain) с автоматизации, табла в реално време и интегрирани документи за единен източник на информация. | HR екипи, които искат да оптимизират набирането на персонал, въвеждането в работата, оценките на представянето и спазването на правилата в едно съвместно работно пространство |
| Мултипликатор | Глобално изчисляване на заплати и работодател по документи (EOR) | Силно глобално съответствие в над 150 държави, заплащане в различни валути и поддръжка на подизпълнители | Компании, които наемат или управляват международни служители и подизпълнители, като същевременно спазват местните закони |
| Leena AI | HR чатбот и самообслужване за служители | Разговорна изкуствена интелигентност за често задавани въпроси относно политиките и запитвания, свързани с човешките ресурси, анализ на настроенията и интеграция с HRIS платформи. | Предприятия, които искат да предлагат 24/7 HR поддръжка и да освободят HR мениджърите от нискостойностни запитвания |
| ClearCompany | Управление на производителността и жизнен цикъл на талантите | Мощни инструменти за съгласуване на целите, надеждни анализи, планиране на приемствеността и интегрирано управление на талантите през целия цикъл на живот на служителите. | Организации, които се нуждаят от структурирано управление на производителността и дългосрочно развитие на талантите |
| Moveworks | Автоматизация на HR чрез диалогови технологии | Чатбот от корпоративно ниво с маршрутизиране на работния поток, интегрира HR и IT заявки и автоматизира разрешаването на билети в голям мащаб. | Екипи по човешки ресурси/ИТ в предприятия, които търсят единна платформа за общуване за поддръжка на служителите и управление на работния процес |
| Deel | Глобално наемане и изплащане на заплати | Опростява трансграничното наемане на персонал, автоматизира спазването на нормативните изисквания и подаването на данъчни декларации, както и бързото въвеждане в работата на подизпълнители и служители на пълен работен ден. | Екипи, работещи предимно дистанционно, които се нуждаят от надеждно глобално наемане на персонал и съответстващо на изискванията изплащане на заплати |
Как преглеждаме софтуера в ClickUp
Нашият редакционен екип следва прозрачен, подкрепен с проучвания и независим от доставчиците процес, така че можете да сте сигурни, че нашите препоръки се основават на реалната стойност на продуктите.
Ето подробно описание на това как преглеждаме софтуера в ClickUp.
Често срещани грешки, които трябва да избягвате при въвеждането на автоматизация в HR
Автоматизацията в HR не е толкова свързана с заместването на хора, колкото с премахването на повтарящите се задачи, които пречат на вашите екипи по човешки ресурси да работят най-добре.
Ето някои често срещани предизвикателства в областта на човешките ресурси, на които трябва да обърнете внимание:
1. Пренебрегване на промяната в културата
Защо се случва това: Проектите за автоматизация се реализират от ИТ отдела без активно участие на HR отдела, което поставя под риск стратегическата роля на последния.
✅ Решение: Комуникирайте ясно „защо“ – как автоматизацията освобождава HR отдела, за да се фокусира върху културата, ангажираността и задържането на служителите. Съчетайте това с малки, видими успехи (като по-бързо планиране на интервюта), за да изградите доверие и инерция в цялата организация.
2. Пренебрегване на рисковете за киберсигурността
Защо се случва: Ръководителите на HR отделите приемат, че киберсигурността е отговорност на IT отдела, като пренебрегват факта, че HR данните – заплати, договори, оценки на представянето – са сред най-чувствителните в организацията.
✅ Решение: Изисквайте криптиране на всички записи на служителите, използвайте строги контроли на достъпа въз основа на роли и провеждайте редовни одити на сигурността.
📌 ClickUp предлага надеждни контроли на разрешенията и одитни следи, така че само оторизирани потребители да могат да виждат чувствителна HR информация.
3. Пренебрегване на личния живот на служителите
Защо се случва: В бързането да автоматизират процесите, HR екипите понякога внедряват AI, която следи комуникациите, проследява производителността или обработва чувствителни данни. Това, без да се обясни ясно на служителите, води до недоверие.
✅ Решение: Ясно комуникирайте какви данни се събират, как ще бъдат използвани и какви мерки за защита се прилагат за информацията на служителите.
📌 ClickUp помага за защита на личните данни с подробни настройки за разрешения, частни изгледи и аудит логове, като гарантира, че служителите знаят, че личните им данни са защитени и достъп до тях имат само оторизираните лица.
4. Подценяване на времето за внедряване
Защо се случва: Не забравяйте, че инструментите за автоматизация не са готови за употреба веднага. Ако подцените времето, необходимо за почистване на данните, тестване на работния процес, обучение на потребителите и управление на промените, това ще доведе до прибързано внедряване и разочаровани екипи.
✅ Решение: Задайте реалистични срокове, като започнете с пилотен проект и постепенно въвеждате автоматизацията. Включете в плана си време за тестване, обратна връзка и итерация.
Наемете ClickUp, за да автоматизирате вашите HR работни процеси
AI системите са готови да поемат ръчните задачи, ако сте готови да им ги поверите.
Подходящите инструменти правят процеса на наемане гладък и по-малко стресиращ за HR отдела.
ClickUp, приложението за всичко, свързано с работата, предлага богат набор от функции, които да ви помогнат на всеки етап.
С ClickUp Brain, Brain MAX и Autopilot Agents получавате всеобхватно работно пространство, в което всеки HR процес протича гладко. Освен това Docs, Whiteboards и Goals обхващат всички останали аспекти на вашия HR работен процес.
Готови ли сте да автоматизирате HR процесите си? Регистрирайте се безплатно в ClickUp още днес.