👀 Знаете ли? Аналитиката на работното място датира от края на 19-ти и началото на 20-ти век, когато Фредерик Тейлър въвежда принципите на научното управление.
Тези ранни идеи се фокусираха върху анализа на ефективността и производителността на работното място, като по същество положиха основите на това, което днес познаваме като анализи на работното място. Анализите на работното място обаче не се развиха истински до появата на цифровите технологии и напредъка в компютърните технологии в края на 20-ти век.
Изведнъж организациите получиха възможност да проследяват, анализират и оптимизират работните процеси по начини, които Тейлър никога не би могъл да си представи.
Днес цифровите анализи на работното място надхвърлят обикновените показатели за ефективност. Те предоставят информация в реално време за сътрудничеството, производителността и производителността на системата, като помагат на бизнеса да усъвършенства работните си процеси и да взема решения, основани на данни.
Независимо дали искате да подобрите използването на офис пространството, да разберете предпочитанията на служителите или да повлияете на бизнес резултатите, историческите данни в комбинация с прогнозната аналитика могат да ви помогнат!
В тази статия ще разгледаме как анализите на цифровото работно място и инициативите за ангажираност на служителите могат да помогнат на бизнеса да оптимизира операциите си и да взема по-интелигентни решения.
Какво е цифровата аналитика на работното място?
Цифровите анализи на работното място представляват практика за събиране, обработка и анализ на данни от корпоративни приложения, инструменти за сътрудничество и взаимодействия между служителите с цел оптимизиране на ефективността, сигурността и решенията.
За разлика от традиционното наблюдение на работното място, което проследява дейностите на повърхностно ниво, цифровите анализи на работното място извличат значими данни от структурирани и неструктурирани данни на различни платформи.
Тя използва ценни данни от софтуер за управление на проекти, системи за планиране на ресурсите на предприятието (ERP), инструменти за отчитане и комуникационни центрове, за да предостави полезна информация, която повишава производителността и ефективността.
Например, това може да изглежда така:
- Анализи на управлението на проекти, използващи данни от графици и разпределение на ресурси, за да идентифицират забавяния в задачите и дисбаланси в натоварването.
- Анализ на данни, базиран на изкуствен интелект, и машинно обучение, които помагат да се предвидят рисковете по проектите, автоматизират повтарящите се задачи и подчертават неефективностите Софтуер за проследяване на цели, който интегрира данни за производителността с бизнес целите и задейства предупреждения, когато ключовите показатели за ефективност се отклоняват от целите
За разлика от статичните отчети, аналитиката на цифровото работно място предоставя информация в реално време, което позволява на организациите да оптимизират производителността, сигурността и управлението на ресурсите.
🌟 Представена шаблона
Искате да повишите ангажираността на вашите служители в цифровото работно място? Шаблонът за план за действие за ангажираност на служителите на ClickUp улеснява определянето на ясни цели, стартирането на целеви инициативи и проследяването на напредъка – всичко на едно място.
С вградените анализи можете да измервате какво работи, да откривате тенденции и да вземате решения въз основа на данни, за да поддържате мотивацията и свързаността на екипа си. Това е лесен начин да превърнете информацията в действие и да създадете процъфтяваща и ангажирана работна сила – без да се налага да гадаете!
📖 Прочетете също: Как да създадете табло за анализ на персонала (с примери)
Ключови показатели в анализа на цифровото работно място
Много бизнес лидери все още вярват, че служителите, които работят от дома, не могат да достигнат производителността на офисната среда. Вземете например Amazon. Изпълнителният директор Анди Джаси направи сензация, когато настоя за връщане в офиса, посочвайки „значителните предимства“ на работата на място.
Мениджърите често споделят същото мнение, като се притесняват, че дистанционните работници могат да се отпуснат, без да ги стимулира офисната среда. Но подкрепят ли цифрите тази теория?
Всъщност дистанционната работа може да повиши производителността. Проучвания показват, че дистанционните работници са с 35-40% по-продуктивни от тези в традиционните офиси. Интересното е, че работата, извършена от дома, води до по-малко грешки в сравнение с тази в офиса.
За да помогнете на организациите да намерят подходящия софтуер за анализи на работното място, е важно да съберете точни данни за това къде работят служителите в цифровото пространство и как това се отразява на общата производителност.
По-долу са дадени някои показатели за цифровата аналитика на работното място, които организациите могат да проследяват, за да разберат как се извършва работата:
Показатели за производителността на служителите
Когато става въпрос за измерване на производителността, това е нещо повече от просто преглед на броя на отработените часове. Става въпрос за разбиране колко добре вашите служители управляват времето и резултатите си. Ето няколко ключови показателя, които трябва да проследявате:
📊 Процент на текучеството на персонала (ETR)
Коефициентът на текучество на персонала измерва процента на служителите, които напускат организацията в рамките на определен период от време. Това е важен показател за удовлетвореността на служителите, практиките за набиране на персонал и цялостната култура на компанията.
Процент на текучество под 10% обикновено се счита за приемлив. По-висок процент обаче може да е признак за проблеми с корпоративната култура, ангажираността на служителите или мотивацията.
Коефициент на текучество на персонала = [T /{(B+E)/2}] X100
Къде:
- T = Брой прекратени договори през периода
- B = Брой служители в началото на периода
- E = Брой служители в края на периода
⏱️ Процент на отсъствия
Процентът на отсъствия измерва колко често служителите отсъстват от работа (с изключение на одобрени отпуски или празници). Високият процент на отсъствия може да е признак за проблеми като ниска ангажираност, лошо здраве или неудовлетвореност от работното място.
Процент на отсъствия = (Общ брой дни на непланирани отсъствия / Общ брой налични работни дни) × 100
⏱️ Процент на постигане на целите
Това измерва процента на постигнатите цели или KPI от служителите или екипите в даден период от време. Помага да се оцени дали служителите допринасят ефективно за постигането на бизнес целите.
Процент на постигнатите цели = (брой постигнати цели / общ брой поставени цели) × 100
⏱️ Степен на използване на служителите
Това проследява колко от наличния работен ден на служителя се отделя за платени или продуктивни задачи (в сравнение с административни задачи, срещи или празен ход).
Коефициент на използване = (фактурирани часове / общо налични часове) × 100
⏱️ Оценка на ангажираността на служителите
Въпреки че са по-качествени, оценките за ангажираността показват колко емоционално ангажирани са служителите в работата си. Те обикновено се измерват чрез анкети.
Резултат за ангажираност на служителите = (сума от резултатите от анкетата / максимален възможен резултат) × 100
📮 ClickUp Insight: 32% от работниците понякога работят извън работното си време, а 24% работят извънредно почти всеки ден.
Проблемът? Без граници извънредният труд се превръща в норма, а не в изключение.
Понякога се нуждаете от малко помощ, за да определите тези граници. Помолете ClickUp Brain, вградения AI асистент на ClickUp, да се включи и да създаде оптимизиран график за вас. Вграден директно в работното ви пространство, той показва кои задачи са наистина спешни и кои не са!
💫 Реални резултати: Lulu Press спестява 1 час на ден на всеки служител, използвайки ClickUp Automations, което води до 12% увеличение на ефективността на работата.
Показатели за управление на времето
Показателите за управление на времето помагат да се оцени колко ефективно служителите разпределят работното си време. Ефективното използване на времето повишава производителността, намалява изтощението и гарантира, че екипите се фокусират върху задачите с висок приоритет.
Средно време, прекарано за всяка задача
Това измерва колко време обикновено е необходимо за изпълнението на една задача. Наблюдението на този показател може да помогне за идентифицирането на неефективни или прекалено сложни процеси.
Средно време за задача = Общо време, прекарано за задачи / Брой изпълнени задачи
Процент от времето, прекарано в основни задачи
Проследява колко от времето на служителя е посветено на значима, добавяща стойност работа, в сравнение с административни или несъществени дейности. По-висок процент предполага по-добра концентрация и съгласуваност с бизнес целите.
Време за основни задачи = (време, прекарано в основни задачи / общо работно време) × 100
Степен на използване на календара
Измерва колко от работната седмица на служителя е запълнена с срещи или ангажименти. Прекалено многото срещи могат да ограничат производителността. Идеалният баланс позволява както сътрудничество, така и непрекъсната работа в дълбочина.
Използване на календара = (Общо планирано време / Общо налични работни часове) × 100
Показатели за благосъстояние и ангажираност
Показателите за благосъстояние и ангажираност отразяват емоционалното и физическото благосъстояние на служителите. Високата ангажираност и доброто благосъстояние водят до по-добри резултати, по-ниска текучество и по-силен екипен дух.
Индекс на лоялността на служителите (eNPS)
Това измерва колко вероятно е служителите да препоръчат вашата компания като място за работа. То отразява ангажираността, удовлетвореността и културата на работното място.
eNPS = (% на поддръжниците) – (% на критиците)
Индикатор за риск от изчерпване
Идентифицира ранни признаци на изчерпване на служителите въз основа на анкети или поведение (например, повишена отсъствие, извънреден труд или по-ниска ангажираност).
Как да измервате: Провеждайте анонимни анкети или използвайте аналитични инструменти, които сигнализират за продължителна преумора или стрес.
Показатели за сътрудничество и комуникация
За да оцените ефективността на сътрудничеството и комуникацията, използвайте количествени показатели като процент на завършени проекти и качествени показатели като обратна връзка от служителите и анализ на настроенията.
Ето разбивка на ключовите показатели и как да ги използвате:
🤝 Степен на завършеност на проектите
Процентът на завършени проекти проследява процента на проектите, завършени навреме и в съответствие с изискванията. Той дава представа за това колко добре екипът управлява задачите, сътрудничи и спазва сроковете.
Процент на завършени проекти = (Брой завършени проекти) / (Общ брой проекти) × 100
По-високият процент на завършени задачи е признак за силна екипна работа, ясна комуникация и ефективно управление на проектите.
🤝 Степен на удовлетвореност на клиентите
Индексът на удовлетвореност на клиентите измерва колко доволни са клиентите от услугите или продуктите, предоставяни от вашия екип. Този показател отразява пряко ефективността на сътрудничеството и комуникацията в екипа и доколко тези усилия отговарят на очакванията на клиентите.
Степен на удовлетвореност на клиентите = (Брой удовлетворени клиенти) / (Общ брой анкетирани клиенти) × 100
Високата степен на удовлетвореност често е свързана с добрата работа в екип, ясните канали за комуникация и иновациите на работното място.
🤝 Процент на задържане на клиенти
Процентът на задържане на клиенти показва колко добре вашият екип може да поддържа дългосрочни отношения с клиентите. Ефективната комуникация, изграждането на доверие и последователното сътрудничество допринасят за по-високо задържане. По-висок процент означава, че клиентите са доволни и вероятно ще продължат да работят с вашата компания, което е пряк резултат от силната работа в екип.
Процент на задържане на клиенти = (Брой задържани клиенти) / (Общ брой клиенти) × 100
🤝 Нетен индекс на препоръчителност (NPS)
Net Promoter Score (NPS) измерва лоялността на клиентите и вероятността те да препоръчат вашия бизнес на други хора. Висок NPS резултат показва, че усилията на вашия екип за комуникация и сътрудничество намират отклик у клиентите, като насърчават както удовлетворението, така и лоялността. Той отразява цялостното въздействие на усилията на екипа върху възприятието на клиентите.
NPS = (% на поддръжниците) – (% на критиците)
🧠 Интересен факт: NPS е въведен от Фред Райххелд, партньор в Bain & Company, през 2003 г., за да помогне на бизнеса да изгради лоялност у клиентите и да мотивира служителите.
Информация за автоматизацията на работния процес и задачите
Автоматизацията на работния процес и задачите включва използването на технологии за автоматизиране на повтарящи се задачи и процеси, подобряване на ефективността, намаляване на грешките и освобождаване на служителите за по-стратегическа работа.
Ето по-подробен поглед върху показателите за автоматизация на работния процес и задачите:
🚀 Време за изпълнение на задачите
Времето за изпълнение на задачата измерва средната продължителност на дадена задача от началото до края. Този показател е от решаващо значение за идентифициране на неефективности в работния процес и за разбиране къде автоматизацията може да има значително въздействие.
Време за изпълнение на задачите = (Общо време, необходимо за всички задачи) / (Общ брой изпълнени задачи)
🚀 Степен на внедряване на автоматизацията
Степента на внедряване на автоматизацията проследява колко ефективно вашият екип или организация приемат инструментите и работните процеси за автоматизация. По-високата степен на внедряване показва, че служителите се чувстват комфортно с новите системи, които оптимизират задачите, спестяват време и намаляват ръчните грешки.
Това е ключов показател за това колко добре се използва автоматизацията на работната сила.
Степен на внедряване на автоматизацията = (Брой потребители, които използват инструменти за автоматизация) / (Общ брой служители) × 100
🚀 Процент на грешки при задачите
Процентът на грешки при задачите оценява честотата на грешките, възникващи по време на изпълнението на задачите. Автоматизацията може драстично да намали този показател, като елиминира човешките грешки, причинени от умора, невнимание или непоследователност.
Процент на грешки при задачите = (Брой грешки в задачите) / (Общ брой задачи) × 100
Намалената честота на грешки при задачите след автоматизацията показва ефективността на системата при подобряване на точността на задачите и намаляване на грешките.
📖 Прочетете също: Безплатни шаблони за отчети за ClickUp и Google Analytics
Как да внедрите цифровата аналитика на работното място във вашата организация
👀 Знаете ли, че? Проучване на KPMG сред над 1300 глобални изпълнителни директори разкри, че 83% от тях вярват, че до 2027 г. всички ще се върнат в офиса. Освен това 87% от изпълнителните директори заявиха, че са по-склонни да предлагат „благоприятни задачи, увеличения на заплатата или повишения“ на служителите, които работят в офиса, в сравнение с тези, които работят дистанционно.
С развитието на бъдещето на работата е от решаващо значение да разберете динамиката на вашата работна сила. Аналитиката на цифровото работно място може да ви помогне да получите информация за производителността, ангажираността и общата ефективност на служителите.
Като универсално приложение за работа и инструмент за анализ на цифровото работно място, ClickUp ви помага да вземате информирани решения, които подобряват ефективността на екипа и водят до успех в бизнеса.
Нека видим как.
Определете целите си на работното място
Преди да се впуснете в анализите, е важно да определите какво искате да измервате. Показателите за ангажираността на служителите включват производителност, процент на задържане, отчитане на работното време, сътрудничество в екипа и срокове на проектите.
Ако все още не сте го направили, определете целите си. Тези цели служат като компас за вашата стратегия за дигитално работно място. Трябва да се вземат предвид както краткосрочните цели, така и дългосрочните планове.
📌 Например, ако планирате да разширите дейността си в нови региони, може да се наложи да наемете служители, които разбират местните езици и култури. От друга страна, ако целта ви е да внедрите инициативи за цифрова трансформация, ще бъде от решаващо значение да обучите екипа си да работи с нови технологии, като софтуер за предсказуема аналитика или инструменти за автоматизация на задачите, базирани на изкуствен интелект.
ClickUp Goals ви помага да зададете ясни и измерими цели. То ви позволява да проследявате напредъка, като задавате крайни срокове и отговорници за всяка цел.
Ако целта ви е да увеличите задържането на персонала с 10%, ClickUp за дистанционна работа предоставя инструменти за проследяване и измерване на този показател, като прави процеса прозрачен и приложим.
Визуализирайте натоварването на екипа си
Трудно е да управлявате това, което не виждате. За да следите всички текущи задачи, ClickUp Project Management предлага цялостен набор от инструменти, които улесняват наблюдението на напредъка.
Тези инструменти за визуализация на данни ви позволяват да визуализирате проекти от различни ъгли, независимо дали управлявате срокове, проследявате времето или управлявате натоварването.
Например, можете да използвате изгледа „Списък“, за да категоризирате задачите по изпълнител, приоритет или крайни срокове, като по този начин получавате подробна представа за приноса на всеки член. С оформлението си в стил Kanban изгледът „Табло“ предоставя бърз поглед върху състоянието на задачите. Това улеснява откриването на задачите, които са в закъснение и се нуждаят от внимание.
Изгледът „Времева линия“ ви позволява да проследявате показатели, базирани на времето, а изгледът „Натоварване на ClickUp“ показва производителността на вашия екип.
Накратко, можете да избирате измежду над 15+ изгледа на ClickUp, за да персонализирате визуализацията на работния процес и капацитета на работната сила, което ви дава пълна представа за капацитета на вашия екип. Използвайте тези данни, за да оцените как те подкрепят дългосрочните бизнес цели и помагат за бъдещото планиране на талантите.
Никол Брисова, мениджър по растеж в Walk the Room, казва:
Използването на ClickUp ни помогна да планираме по-добре, да доставяме по-бързо и да структурираме ефективно нашите екипи, а производственият ни екип се удвои откакто се присъединих към компанията! Това не би било възможно, ако не разполагахме със солидна структура за разпределение на ресурсите и управление на проекти.
Използването на ClickUp ни помогна да планираме по-добре, да доставяме по-бързо и да структурираме ефективно нашите екипи, а производственият ни екип се удвои откакто се присъединих към компанията! Това не би било възможно, ако не разполагахме с солидна структура за разпределение на ресурсите и управление на проекти.
Анализирайте данните за полезни прозрения
Интегрирането на големи данни, изкуствен интелект и машинно обучение отваря свят от информация за анализи на работната сила. С тези инструменти можете да надхвърлите основните показатели и да откриете скрити модели, които да помогнат на екипа ви да взема по-интелигентни решения.
Например, с ClickUp Brain можете бързо да анализирате данни и да генерирате отчети. То ви помага да идентифицирате най-талантливите и най-добре представящите се служители, да откриете пропуски в уменията или дори да сигнализирате за служители, изложени на риск от изчерпване. Вече не е необходимо да разчитате единствено на човешки анализ, за да получите информация.
Този инструмент се занимава и с административни задачи като планиране на срещи и напомняния, за да могат вашите екипи по човешки ресурси и мениджмънт да се фокусират върху по-стратегически дейности.
Управлявайте напредъка на екипа си
ClickUp Dashboards ви дава ясна и изчерпателна представа за напредъка на задачите и проектите. Можете лесно да проследявате натоварването, крайните срокове и показателите за ефективност на вашия екип в реално време.
Ако даден проект изостава от графика или член на екипа е претоварен, можете бързо да направите корекции, за да продължи работата. Можете също да оптимизирате разпределението на ресурсите, като анализирате данните и идентифицирате къде са необходими допълнителни ръце.
Ако установите, че даден проект изисква повече ресурси, можете да се справите с това, като наемете нови таланти или привлечете свободни професионалисти. С най-добрия софтуер за табло за проследяване на ефективността на екипа, ClickUp ви гарантира, че разполагате с всички инструменти за планиране и коригиране въз основа на реални данни, а не на предположения.
📖 Прочетете също: Примери и шаблони за табло за управление на проекти
Бъдещи тенденции в анализа на цифровото работно място
От интегрирането на съвременни технологии до преминаването към работа на свободна практика – ето какво трябва да знаете за бъдещето на анализите на цифровото работно място.
Технологична интеграция и Metaverse
Усъвършенстваните технологии са от съществено значение за съвременното работно място. Технологии като изкуствен интелект, виртуална реалност и добавена реалност заемат централно място, променяйки работата и сътрудничеството в екипа.
Появата на метавселената предефинира концепцията за дистанционна работа и виртуални офиси, излизайки извън рамките на традиционните инструменти за сътрудничество. Скоро виртуалните пространства ще заменят видеоразговорите и имейл кореспонденцията, като ще предоставят потапяща среда за работни взаимодействия.
Възходът на временната работа
Работата на свободна практика постепенно се превръща в основна тенденция. Проучвания показват, че до 2027 г. броят на работниците на свободна практика може да надхвърли този на пълноценните служители, поради което предприятията трябва да адаптират стратегиите си за управление на работната сила. Преходът към работа на свободна практика позволява по-голяма гъвкавост и специализирани умения при поискване, но изисква и нов подход към управлението на работната сила.
Компаниите трябва да се адаптират към модел, който съчетава постоянни и свободни работници, като гарантират, че проектите се изпълняват ефективно, при запазване на високи стандарти. Проследяването на производителността и ефективността на различни типове работна сила ще се превърне в ключов фокус в анализа на работното място.
Хиперавтоматизация и цифрово преживяване на служителите (DEX)
Хиперавтоматизацията, която комбинира изкуствен интелект, машинно обучение, роботизирана автоматизация на процесите (RPA) и обработка на естествен език (NLP), революционизира бизнес операциите. Чрез автоматизиране на повтарящи се задачи организациите освобождават служителите си, за да се фокусират върху по-високо ниво работа, изискваща творчество и критично мислене.
Наред с това, DEX става все по-важно. Създаването на положителни дигитални преживявания както за дистанционните, така и за офисните служители е от решаващо значение за ангажираността и производителността. Докато предприятията внедряват автоматизация, те трябва да гарантират, че дигиталните инструменти, с които служителите взаимодействат, подобряват цялостното им преживяване и удовлетворение.
Поверителност и сигурност на данните
С нарастването на броя на дистанционно и хибридно работещите служители, сигурността на данните става по-важна от всякога. Служителите вече работят от различни места, като имат достъп до фирмените мрежи и инструменти чрез различни устройства.
Тази промяна изисква по-силни мерки за киберсигурност, включително криптиране, многофакторна автентификация и протоколи за сигурен достъп.
Повишете нивото на вашата цифрова аналитика на работната сила с ClickUp
Бъдещето на аналитиката на работното място е вълнуващо, с огромен потенциал за трансформация.
С подходящите инструменти можете да надхвърлите проследяването на данните за служителите и да превърнете тези прозрения в практически стратегии, които дават възможност на екипите в цялата организация.
Тук на помощ идва ClickUp. С мощните си функции за управление на проекти и усъвършенствани аналитични възможности, ClickUp ви помага да оптимизирате работата на екипа и да постигнете производителност, каквато никога досега не сте имали.
Искате ли да трансформирате управлението на персонала си с полезни анализи? Започнете с ClickUp още днес!