Налице е нарастващо търсене на таланти в областта на управлението на проекти.
До 2027 г. можете да очаквате ръст на работната сила, ориентирана към управлението на проекти, с 33%, което се равнява на близо 22 милиона нови работни места в различни сектори.
Дотогава работодателите ще се нуждаят от почти 88 милиона души на позиции в проектния мениджмънт, за да отговорят на пазарните изисквания. 😱
Това обаче е работа с висока степен на риск. Огромните 91,5% от проектите надхвърлят бюджета или не спазват сроковете, като по-малко от 1% се изпълняват навреме, в рамките на бюджета и с обещаните ползи.
Тези неуспехи подчертават колко е важно да се наеме подходящ проектен мениджър – професионалист с умения и опит, който да предотврати скъпоструващо лошо управление на проекта.
Като специалист по човешки ресурси, яснотата в длъжностните наименования в проектния мениджмънт ще ви помогне да наемете подходящите таланти и да избегнете скъпи забавяния и превишения на бюджета на проектите. Нека разгледаме различните видове проектни мениджъри и техните роли.
Различни видове проектни мениджъри
Управлението на проекти не е универсална дисциплина. То варира в зависимост от сложността на вашата индустрия, отдела, който подкрепяте, и обхвата на проекта. В допълнение към това, имате проектни мениджъри с различна степен на умения и авторитет.
Това са най-често срещаните типове проектни мениджъри:
Проектни мениджъри на начално ниво
Проектният мениджър на начално ниво, понякога наричан асистент или младши проектен мениджър, обикновено е новодошъл в областта или преминава към нея. Те са най-многобройни във всеки офис за управление на проекти.
Те предимно ще подпомагат старшите проектни мениджъри във вашата компания с административни задачи, ще създават графици и ще координират важни проекти.
Като PM на начално ниво, те ще помагат в управлението на малки проекти или части от по-значими инициативи.
Проектни мениджъри на средно ниво
Проектните мениджъри на средно ниво обикновено са вторите по брой в всеки офис за управление на проекти. Те са опитни професионалисти, които ще ви помогнат да управлявате средни и големи проекти.
Те са способни да управляват самостоятелно целия жизнен цикъл на проектното управление . Можете да разчитате на тях за управление на екипа, планиране на проекти, бюджетиране, комуникация със заинтересованите страни и умения за намаляване на риска.
В тази роля от проектните мениджъри се очаква често да координират работата на различни екипи и отдели, за да гарантират, че проектите са в съответствие със стратегическите цели на вашата компания.
Проектни мениджъри на висше ниво
Старшият проектен мениджър може да ръководи проекти с висока степен на риск, които оказват значително влияние върху вашата организация. Тези проекти обикновено имат големи бюджети, включват множество екипи и отдели и са свързани със значителен риск.
Старшият проектен мениджър трябва да е способен да поема отговорността за стратегическото планиране на проекти, управлението на заинтересованите страни и гарантирането, че проектите са в съответствие с целите на организацията.
Специализирани проектни мениджъри
Броят на специализираните проектни мениджъри е толкова голям, колкото и броят на индустриите. Те идват от ИТ, строителството, здравеопазването, маркетинга и други специалности, които изискват наемането на специализиран проектен мениджър.
Тези професионалисти притежават дългогодишен опит в конкретната индустрия и са експерти в управлението на сложни проекти, характерни за тяхната област.
Например, мениджърът на ИТ проекти се занимава с проекти за разработване на софтуер, докато мениджърът на строителни проекти контролира проекти, които изискват стриктно спазване на правилата за безопасност и сроковете.
➡️ Прочетете също: 3 съвета за управление на проекти за заети мениджъри (безплатен шаблон!)
5 нива на проектни мениджъри
Длъжностите в проектния мениджмънт обикновено следват структурирана кариерна прогресия, като всяко ниво изисква по-висока експертиза и отговорност.
Разбирането на тези нива може да ви помогне да оцените точно квалификациите и опита на кандидатите.
Ниво 1: Координатор на проекти
Координаторът на проекти често е начална позиция, която осигурява съществена подкрепа на екипа по проекта. Той се занимава с административни задачи и помага за спазването на графика на проекта, като управлява документацията, проследява напредъка и планира срещите.
Характеристики
- Комуникира ефективно със заинтересованите страни и членовете на екипа
- Умения за управление на множество крайни срокове, без да се губи фокус
- Демонстрира силни умения за решаване на проблеми и способност за критично мислене.
- Ефективно води с личен пример или мотивира екипите
- Владеене на софтуер и инструменти за управление на проекти за наблюдение на показателите на проектите
- Запазва самообладание под натиск и вдъхновява оптимизъм в екипа
Кариерно развитие
- Тази длъжност е трамплин към позиции като младши проектен мениджър.
Отговорности
- Подпомагайте старшите проектни мениджъри в планирането и разпределянето на ресурсите.
- Управлявайте самостоятелно малки проекти
- Подпомагайте комуникацията със заинтересованите страни и документацията по проекта.
Необходими умения
- Умения за комуникация и основни методологии за управление на проекти
- Удобно използване на инструменти за управление на проекти за проследяване на задачи и срокове
🔮 Търсете: силни организационни и комуникационни умения, дори и да са от позиции, които не са свързани с управление на проекти, тъй като те са от решаващо значение за координирането на задачите и подкрепата на екипите.
Ниво 2: Младши проектен мениджър
Младшият проектен мениджър започва да поема по-малки проекти, като същевременно подпомага старшите проектни мениджъри в по-сложни инициативи. Тази роля се фокусира върху развиването на лидерски умения и ефективното управление на ресурсите на проекта.
Характеристики
- Управлява по-малки проекти самостоятелно и подпомага по-големи и по-сложни проекти.
- Подобрява уменията за координация на екипа и комуникация със заинтересованите страни.
- Придобива напреднали умения в работата с инструменти и софтуер за управление на проекти.
Кариерно развитие
- Обикновено се преминава към средно ниво на проектни мениджъри след усъвършенстване на основните умения за управление на проекти.
Отговорности
- Контролирайте графиците и ресурсите на проектите
- Управлявайте комуникацията между заинтересованите страни, екипите и доставчиците
- Идентифицирайте потенциалните рискове и планирайте стратегии за тяхното намаляване.
Необходими умения
- Разширени умения за решаване на проблеми и работа в многозадачен режим
- Силни лидерски и координационни умения
🔮 Търсете: Способност да управлява по-малки проекти, като демонстрира лидерски потенциал. Помолете ги да ви разкажат за реален проблем, който са решили.
Ниво 3: Проектен мениджър
Проектният мениджър ръководи средни и големи проекти, фокусирайки се върху управлението на екипи, бюджети и изпълнението на проекти. Той гарантира, че проектите са в съответствие с бизнес целите и се изпълняват в рамките на обхвата.
Характеристики
- Управлява по-сложни проекти, включващи по-големи екипи и по-високи бюджети.
- Осигурява лидерство в управлението на риска, комуникацията със заинтересованите страни и бюджетирането.
- Използва съвременен софтуер за управление на проекти за проследяване и отчитане.
Кариерно развитие
- Често се преминава към по-високи позиции като старши проектен мениджър или програмен мениджър.
Отговорности
- Осигурете навременното изпълнение на проектите в съответствие с бизнес целите.
- Управлявайте мултифункционални екипи и оптимизирайте използването на ресурсите
- Проследявайте бюджетите на проектите и контролирайте разходите ефективно.
Необходими умения
- Експертни познания в методологиите за управление на проекти като Six Sigma, Agile и Waterfall.
- Силни лидерски и бюджетни умения
🔮 Търсете: Кандидати, които могат да се справят с бюджети, срокове и комуникация със заинтересованите страни. Попитайте за подробни примери за управление на проекти, как са реализирали проекти под натиск, използвайки инструменти за управление на задачи.
Ниво 4: Старши проектен мениджър
Старшите проектни мениджъри ръководят сложни проекти, които могат да обхващат различни отдели или региони. Те се фокусират върху стратегическото вземане на решения и съгласуването на проектите с дългосрочните цели на организацията.
Характеристики
- Наблюдава мащабни, мултифункционални проекти
- Осигурява стратегическа насока и ангажира високопоставени заинтересовани страни.
- Използвате съвременни техники за управление на проекти за проследяване на времето и ресурсите
Кариерно развитие
- Възможност за преминаване към роли като програмен мениджър или портфолио мениджър.
Отговорности
- Ръководи проекти с голям бюджет от началото до края
- Управлявайте мултифункционални екипи в различни отдели
- Разработвайте стратегии, които съгласуват проектите с бизнес целите.
Необходими умения
- Задълбочени познания по методологии за управление на проекти
- Силни лидерски и стратегически умения
🔮 Търсете: Дълбоки технически познания, съчетани с лидерски умения. Уверете се, че те могат да съгласуват големи, мултифункционални екипи със стратегическите цели. Интервю, базирано на сценарии, може да разкрие стила им на вземане на решения.
Ниво 5: Мениджър на програми/портфолио
Мениджърите на програми и портфейли наблюдават множество проекти, като гарантират, че те са в съответствие с по-широките цели на организацията. Тези длъжности се позиционират близо до върха на йерархията на проектния мениджмънт.
Този проектен мениджър гарантира, че всеки проект допринася за дългосрочните стратегии. Понякога те могат да бъдат категоризирани като специализирани проектни мениджъри, като например проектен мениджър в строителството, тъй като се занимават с конкретен портфейл от строителни проекти.
Характеристики
- Наблюдава множество проекти или програми, като гарантира, че те са в съответствие с бизнес стратегиите.
- Осигурява лидерство в различните отдели, като се фокусира върху разпределението на ресурсите и отчитането на високо ниво.
Кариерно развитие
- Често се издига до изпълнителни длъжности, като главен оперативен директор (COO) или главен проектен директор (CPO).
Отговорности
- Управлявайте специализирани проекти, изискващи специфични познания в дадена област.
- Осигурете съответствие с индустриалните стандарти и координирайте специализирани екипи.
Необходими умения
- Експертни умения в управлението на специализирани екипи и задълбочени познания за специфичните за индустрията инструменти.
🔮 Търсете: Лица с опит в едновременното управление на няколко проекта и съгласуването им с бизнес стратегията. Проверете стратегическото им мислене и способността им за сътрудничество с висши заинтересовани страни.
➡️ Прочетете също: Програмен мениджър срещу проектен мениджър: какви са разликите в ролите?
Поддържащи роли в управлението на проекти
Ефективното управление на проекти не се отнася само до проектния мениджър – то включва и редица поддържащи роли, които спомагат за гладкото протичане на проекта.
Ето някои основни поддържащи роли:
- Координатори на проекти: Тези професионалисти подпомагат проектния мениджър с административни задачи, планиране и документация. Те са вашата връзка между проектния мениджър и екипа за управление на проекти. Те гарантират, че комуникацията е ясна и че спазвате сроковете си.
- Бизнес анализатори: Бизнес анализаторите работят с клиенти и други екипи, за да определят изискванията на проекта. Те гарантират, че брифингите на клиентите са правилно разтълкувани по отношение на бизнес изискванията и са в съответствие със стратегическите цели на организацията.
- Ръководители на екипи: Ръководителите на екипи управляват конкретен екип за управление на проекти в рамките на даден проект. Те се отчитат директно пред проектния мениджър и гарантират, че екипът им спазва сроковете и стандартите за качество.
Добрите проектни мениджъри разчитат на подкрепящи роли, за да гарантират, че задачите се изпълняват навреме и в рамките на обхвата. Тези роли в проекта улесняват комуникацията, осигуряват допълнителен надзор и гарантират, че проектът остава в съответствие с бизнес целите.
Чрез ефективното изпълнение на тези задачи поддържащите роли позволяват на проектните мениджъри да се съсредоточат върху по-голямата картина. Те използват инструменти, които улесняват сътрудничеството, като опростяват комуникацията и централизират задачите по проекта в една платформа.
➡️ Прочетете също: Как да придобиете опит в управлението на проекти на работното място
Как ClickUp улеснява сътрудничеството
ClickUp, всеобхватно средство за управление на проекти, може да помогне на екипите да организират задачите, да проследяват напредъка и да си сътрудничат безпроблемно. За специалистите по човешки ресурси, наемащи проектни мениджъри, това е безценно средство за разбиране и подобряване на уменията, необходими за различните роли.
Използвайки широкия набор от функции на ClickUp, можете да гарантирате, че вашите проектни екипи разполагат с инструментите за успех, като същевременно спазват графиците и крайните срокове и са в синхрон.
Ето някои функции, които могат да ви помогнат:
1. Управление на целите
ClickUp Goals помага на проектните екипи да определят и проследяват своите цели. То им позволява да визуализират целите, да ги разбият на по-малки задачи и да следят напредъка по тяхното постигане.
Функцията ClickUp Task Priorities позволява на екипите за управление на проекти да определят приоритетите на най-важните задачи. Екипите могат да задават нива на приоритет – „спешно“, „високо“, „средно“ и „ниско“ – за да гарантират, че нито една критична задача няма да бъде забавена.
2. Сътрудничество в реално време
ClickUp Docs позволява сътрудничество в реално време, с възможност за създаване, редактиране, коментиране и споделяне на документи. Проектните мениджъри могат също да създават уикита и да останат напълно съгласувани с изискванията на проекта.
Друга функция, която може да ви помогне, е ClickUp Whiteboards – визуално работно пространство за мозъчна атака, където екипите могат да споделят идеи, стратегии и работни процеси в реално време.
3. Ефективна комуникация
С ClickUp Assigned Comments проектните мениджъри могат лесно да делегират задачи, като се уверят, че всеки член на екипа знае своите отговорности.
ClickUp Inbox, от друга страна, централизира цялата комуникация в екипа, като гарантира, че нито едно съобщение няма да се изгуби в бъркотията.
Независимо дали вашият екип за управление на проекти координира дейностите между отделните отдели или управлява ежедневните задачи, наборът от функции за сътрудничество на ClickUp ще им помогне да работят по-добре заедно и да изпълняват проектите навреме!
Висши позиции в управлението на проекти
Като специалисти по човешки ресурси и мениджъри по набиране на персонал, е от съществено значение да признаете стратегическата стойност, която висшите ръководни длъжности в управлението на проекти носят на една организация.
С преминаването си към по-високи позиции, проектните мениджъри преминават от управлението на индивидуални проекти към реализирането на инициативи в цялата компания.
Програмен мениджър
Програмните мениджъри ръководят множество взаимосвързани проекти, които допринасят за постигането на по-голяма организационна цел. Тази длъжност в областта на управлението на проекти изисква не толкова управлението на един проект, колкото стратегическото съгласуване и ефективното изпълнение на всички проекти в рамките на дадена програма.
Програмните мениджъри действат като мост между екипите, като гарантират, че ресурсите са оптимизирани и че програмата постига желаната стойност.
Ключови отговорности на ръководството
- Уверете се, че всеки проект в рамките на програмата допринася за по-широките цели на организацията.
- Улеснете комуникацията и сътрудничеството между различните проектни екипи.
- Уверете се, че ресурсите са разпределени ефективно между всички проекти, за да избегнете затруднения.
- Използвайте инструменти за едновременно проследяване на няколко проекта, наблюдение на напредъка и докладване на ръководството.
Портфолио мениджър
Портфолио мениджърите имат по-широк поглед от програмите мениджъри. Те надзирават множество програми или проекти, като гарантират, че те са в съответствие с дългосрочната стратегия на организацията.
Тази роля включва оценяване на успеха на различни проекти, за да се гарантира, че разпределението на ресурсите за инициативи води до положителни промени.
Ключови отговорности на ръководството
- Наблюдавайте колекция от проекти и програми, като се уверявате, че те са в съответствие със стратегическите цели.
- Вземайте важни решения относно приоритизирането, продължаването или коригирането на проектите.
- Уверете се, че ресурсите се използват ефективно в цялото портфолио.
- Използвайте инструменти за управление на портфейла, за да консолидирате отчетността, управлявате рисковете и предоставяте актуална информация в реално време на заинтересованите страни.
Главният оперативен директор (COO)
На върха на йерархията на проектния мениджмънт, главният оперативен директор (COO) контролира всички проекти и оперативни дейности в цялата компания.
Главният оперативен директор гарантира, че всеки проект е в съответствие със стратегическите цели и визията на компанията. Тази длъжност предлага насоки за мащабни операции, управление на ресурсите и инициативи в цялата компания.
Ключови отговорности на ръководството
- Осигурете стратегическо лидерство и насоки за всички оперативни проекти и програми.
- Уверете се, че всички проекти са в съответствие с целите на компанията.
Инструменти за подпомагане на проектните мениджъри да изпълняват проектите навреме
Предоставянето на подходящи инструменти е от съществено значение за укрепването на вашите проектни екипи и за гарантиране на навременното и успешно изпълнение на проектите.
Инструментът за управление на проекти на ClickUp е динамичен и можете да го адаптирате, за да отговори на нуждите на всички проектни мениджъри. Независимо дали вашите проектни мениджъри се нуждаят от софтуер за управление на проекти, за да проследяват задачи, управляват графици или надзирават сложни проекти, ClickUp предлага персонализирани функции, които се адаптират към всяка роля.
С този инструмент проектните мениджъри на начално ниво могат да проследяват индивидуалните задачи и крайни срокове. От друга страна, проектните мениджъри на по-високо ниво могат да го използват за управление на портфейли, надзор на ресурси и постигане на стратегически цели.
Това позволява на проектните мениджъри с различни роли да планират, изпълняват и наблюдават ефективно своите проекти, като постигат успех и производителност във всяка задача.
Предимства на използването на ClickUp за управление на проекти
ClickUp предлага няколко ключови предимства, които подпомагат проектните мениджъри в постигането на висококачествени резултати:
- Гъвкавост: Адаптирайте се към всеки проект, независимо дали е Agile, Waterfall или хибриден, което прави ClickUp подходящ за различни индустрии и екипи с различен размер.
- Персонализиране: Адаптирайте работния си процес, за да отговаря на вашите уникални нужди, с помощта на персонализирани полета, персонализирани статуси, над 15 персонализирани изгледа и шаблони.
- Сътрудничество: Подобрете комуникацията в екипа и се уверете, че всички са на една вълна с редактиране в реално време, коментари и ClickUp Chat.
- Управление на задачите: Разделете задачите и проследявайте напредъка им без усилие, от прости списъци със задачи до сложни графици на проекти.
- Автоматизация: Автоматизирайте повтарящите се задачи, за да спестите време и да намалите грешките, което ще позволи на екипа ви да се съсредоточи върху това, което наистина има значение.
- Интеграция: Интегрирайте безпроблемно с други инструменти, които вече използвате, като Slack, Google Drive и Microsoft Office, за да централизирате цялата си работа.
- Отчитане: Вземайте информирани решения и оптимизирайте процесите с подробни отчети и табла.
Търсех платформа за управление на проекти и намерих най-добрата. Веднага почувствах, че ClickUp може да реши всичките ни проблеми и да създаде нестандартни решения, които да ни донесат ползи, каквито дори не бях си представял.
Търсех платформа за управление на проекти и намерих най-добрата. Веднага почувствах, че ClickUp може да реши всичките ни проблеми и да създаде нестандартни решения, които да ни донесат ползи, каквито дори не бях си представял.
➡️ Прочетете също: Как да създадете диаграма на Гант за управление на проекти
Преглед на функциите: диаграми на Гант, управление на задачи, проследяване на времето
Ето преглед на функциите, от които вашият екип за управление на проекти може да се възползва:
1. Диаграми на Гант
ClickUp Gantt Chart View позволява на проектните мениджъри да създават визуални графики, които показват зависимостите между задачите и напредъка на проекта в един единствен изглед. Това позволява на проектните мениджъри да разбиват задачите, да следят статуса на всяка от тях и да коригират крайните срокове в зависимост от промените в обхвата или наличността на ресурсите.
Опциите за персонализиран изглед в диаграмите на Гант позволяват на проектните мениджъри да виждат зависимостите в проекта, критичните пътища и актуализациите на задачите в реално време. Това им позволява да пренаредят графиците и да изпълнят всяка фаза от проекта навреме.
2. Управление на задачите
Функцията ClickUp Tasks позволява на проектните мениджъри да създават и възлагат задачи на членовете на екипа, като по този начин гарантират, че всеки знае своите роли и срокове. Системата също така позволява на потребителите да добавят коментари, прикачват файлове и проследяват изпълнението на задачите.
Задачите позволяват на проектните мениджъри да превключват между списъци, Kanban табла или календарни изгледи, в зависимост от предпочитания от тях начин на работа. Съхраняването на цялата информация на едно място спомага за опростяване на комуникацията и подобряване на сътрудничеството в екипа.
3. Отчитане на работното време
Функцията ClickUp Project Time Tracking позволява на проектните мениджъри да проследяват времето, прекарано по конкретни задачи. Това гарантира, че проектите остават в рамките на бюджета и разпределението на ресурсите е ефективно.
Той се интегрира безпроблемно с управлението на задачите, позволявайки на проектните мениджъри да следят напредъка на задачите и производителността на екипа в реално време и да оценяват какво трябва да направят, за да постигнат целите на проекта навреме.
Най-добри практики за навременна реализация на проекти
Независимо от инструмента, който проектните мениджъри могат да поискат или познават, като HR или мениджър по набиране на персонал, по време на интервютата трябва да попитате дали те следват най-добрите практики в ежедневните си задачи, като например:
- Разделете проектите на по-малки задачи и определете крайни срокове.
- Приоритизирайте задачите въз основа на спешност и въздействие
- Комуникирайте редовно със заинтересованите страни, за да избегнете недоразумения.
- Използвайте софтуер за управление на проекти, за да следите напредъка в реално време.
- Следете разпределението на ресурсите и правете корекции, когато е необходимо.
Как ClickUp помага за спазването на графиците и бюджетите
Брент Флайвбьорг твърди, че по-малко от 1% от проектите се завършват навреме, в рамките на бюджета и доставят обещаните ползи.
ClickUp предоставя функции и шаблони, които помагат на проектните мениджъри да спазват графиците и бюджетите си:
- ClickUp Шаблони : Управлявайте графиците, бюджетите и приоритетите на задачите, за да гарантирате, че проектите започват по най-добрия начин с предварително създадени шаблони за управление на проекти.
- ClickUp Повтарящи се задачи : Автоматично планирайте повтарящи се задачи, за да поддържате постоянния напредък на проектите.
- ClickUp Важни етапи : Отбележете ключовите етапи, за да се уверите, че важните срокове ще бъдат спазени.
- Управление на бюджета: Проследявайте разходите и се уверете, че проектите остават в рамките на бюджета с функции като ClickUp Project Time Tracking и Custom Fields.
Наемете подходящите проектни мениджъри с ClickUp
Разбирането на длъжностите, нивата и поддържащите роли на проектните мениджъри е от съществено значение за специалистите по човешки ресурси и мениджърите по набиране на персонал. Всяка длъжност в областта на управлението на проекти отразява различно ниво на отговорност и експертиза, така че точното определяне на тези роли на проектните мениджъри ви гарантира, че наемате подходящия кандидат.
С функциите на ClickUp, като управление на цели, проследяване на задачи, диаграми на Гант и други, организациите могат да усъвършенстват процесите си по управление на проекти и да гарантират, че техните проектни екипи разполагат с най-добрите инструменти за успех.
Запишете се в ClickUp, за да подобрите ефективността на управлението на проекти и да помогнете на екипите да останат организирани и съобразени с бизнес целите.