Управлението на проекти е сложна задача, която изисква умения, разбиране на сложни резултати и управление на хора. Ако управлението на проекти може да се оприличи на кораб, плаващ в бурни води, тогава проектният мениджър е капитанът на кораба.
Проектните мениджъри трябва да отговарят на очакванията на клиентите, като същевременно управляват ресурсите и спазват сроковете. Проектните мениджъри планират хода на проекта, предвиждат и управляват кризи, справят се със сложности и инструктират и мотивират екипа да продължи работата по проекта.
Накратко, един ден от живота на проектния мениджър е истинско вълнуващо приключение. Прочетете нататък, ако искате да научите повече за това какво правят проектните мениджъри, как изглежда един типичен ден от живота им и с какви предизвикателства се сблъскват всеки ден.
Ще споделим и няколко практични съвета и трикове за проектни мениджъри, както и списък с полезни инструменти, за да сте сигурни, че експедицията ви ще продължи по план и ще постигне целите си!
Какво е проектен мениджър?
Проектният мениджър е професионалист, отговорен за планирането, изпълнението, управлението и приключването на проекти. Като такъв, проектният мениджър играе ключова роля през целия жизнен цикъл на проекта, по-специално за да гарантира, че проектът не се отклонява от обхвата, бюджета и графика си.
Роли и отговорности на проектния мениджър
Ролите и отговорностите на проектния мениджър могат да варират в зависимост от естеството на проекта, отрасъла, организационната структура и други подобни променливи. Казано това, те са ангажирани предимно с:
Планиране на проекти
Разработете цялостен план на проекта, който очертава предложенията, задачите, подзадачите, графиците и ресурсите. Консултирайте се с ключовите заинтересовани страни, за да финализирате подробностите, като ги документирате в цялостен план на проекта, включващ обхват, цели, бюджет и резултати.
Ръководство на екип
Създайте проектен екип, който да се заеме с проекта. Назначете ръководители на екипа и им делегирайте работа и отговорности. Освен това, обърнете внимание на по-широките проблеми на ниво проект и поддържайте мотивацията на екипа за постигане на бизнес целите.
Комуникация
Осигурете безпроблемна и ефективна комуникация между членовете на екипа, спонсорите на проекта и другите заинтересовани страни. Споделяйте редовно актуална информация за състоянието на проекта, напредъка, важните етапи и препятствията
Управление на риска
Идентифицирайте потенциалните рискове или проблеми и разработете стратегии за намаляване на риска, за да ги разрешите или преодолеете; предвиждайте промените и внедрете плавен план за управление на промените, за да се уверите, че те няма да причинят никакви смущения
Управление на бюджета
Разработете подробен бюджет за проекта с подходящи резерви и маржове; съгласувайте ресурсите с отпуснатия бюджет и следете разходите, за да предотвратите преразход или разхищение
Осигуряване на качеството
Определете показатели за ефективност или формулирайте насоки за стандартизиране на качеството на резултатите от проекта; провеждайте рутинни и редовни проверки за оценка на качеството, за да се уверите, че резултатите от проекта отговарят на установените и договорени параметри
Управление на времевата рамка
Разработете график на проекта на ниво проект и задачи; идентифицирайте зависимостите и критичния път, за да елиминирате избягващите се закъснения. Поддържайте този график и координирайте дейностите, за да гарантирате, че всички задачи са изпълнени навреме
Ангажираност на заинтересованите страни
Идентифицирайте и ангажирайте вътрешни и външни ключови заинтересовани страни; отговорете на всякакви притеснения или уважете разумните искания на заинтересованите страни, за да повишите нивото на удовлетвореност
Решаване на проблеми
Решавайте проблеми, които могат да възникнат по време на жизнения цикъл на проекта; възприемете иновативно мислене и нагласа за решаване на проблеми, за да идентифицирате стратегии, които могат да повишат стойността на проекта
Тестване и оценяване
Тествайте проекта, за да проверите дали отговаря на предписаните стандарти или спецификации; запълнете пропуските, ако има такива
Документация
Документирайте всеки етап от процеса на разработване на проекта, от началото до края; споделяйте такива файлове, документи, списъци за проверка, бележки от ежедневни срещи за отчитане на напредъка и т.н. с заинтересованите страни; подгответе подробен казус с основните акценти и изводи при приключването на проекта
Приключване и предаване
Осигурете гладко приключване на проекта. Това включва предаване на проекта на собственика и трансфер на знания.
Един ден от живота на проектния мениджър
Тъй като ролите и отговорностите на проектния мениджър варират от организация до организация, ежедневните дейности се различават значително от проектен мениджър до проектен мениджър.
Например, един ден от живота на проектен мениджър, който работи дистанционно, ще се различава значително от този на мениджър, който работи в офис.
По същия начин, един ИТ проектен мениджър в сектора на разработката на софтуер ще следва различни принципи на управление на проекти от един, който работи в производствената индустрия. Няма два дни на един проектен мениджър, които да са еднакви.
Един ден от живота на проектния мениджър по време на етапа на планиране ще се различава значително от ежедневието му по време на етапа на осигуряване на качеството. Първият етап включва изграждане на екип, вземане на стратегически решения и координация, докато вторият етап може да включва щателно тестване на производителността и оценка на резултатите от проекта.
С оглед на това, ето един преглед на типичния ден от живота на един проектен мениджър:
Сутрешна рутина
Първата част от деня в живота на един проектен мениджър се състои основно в определяне на дневния ред за дейностите за деня, организиране на задачите или дейностите, инструктиране на екипа и запознаване с комуникациите, свързани с проекта.
Като такава, сутрешната ви рутина ще включва:
- Проверка на всички съобщения и имейли, които сте получили извън работното време. Прочитане на тези съобщения и предприемане на действия по тях – изпращане на отговори, добавяне към дневния ред, препращане към ръководителите на екипи или висшето ръководство и т.н., както и определяне на приоритетите на действията в зависимост от тяхното въздействие и спешност.
- Преглед на графика, нерешените задачи и ескалациите от предходния ден. Използване на тази информация за подготовка или преразглеждане на дневния ред. Дневният план за членовете на екипа съдържа хронологичен списък с дейности, очаквани резултати или етапи и др.
- Провеждане на екипни срещи, синхронизиращи срещи и ежедневни срещи за отчитане на напредъка, за да се получи представа за постигнатия напредък, препятствията и практически реалистичните цели. Може да включва и някои дейности за изграждане на екип, ако има пропуски в сплотеността на екипа.
- Подгответе стратегия за деня или седмицата и спечелете подкрепата на ръководителите или членовете на екипа. Комуникирайте цялата тази информация на заинтересованите страни, така че всички да са на една и съща страница още в началото на деня.
Това време от деня е посветено на планиране, организация и комуникация. Тъй като сутринта е времето, когато човек е най-енергичен и концентриран, обмислете да планирате по-интензивна работа по време на тази сесия.
Среднодневни задачи
С настъпването на обедните часове, бурната дейност постепенно затихва. Това не означава, че следобедът е посветен на почивка. Този застой просто съвпада с прехода на ролята на проектния мениджър към мениджърска, в която той наблюдава или координира всички дейности.
Ето какво се случва:
- Управлявайте изпълнението на задачите, предлагайте насоки и указания, когато е необходимо, и участвайте в дейностите на екипа.
- Уверете се, че задачите напредват според предложената пътна карта за деня; провеждайте прегледи на състоянието и извършвайте всякакви интервенции и разпределение на ресурси, за да подкрепите екипите.
- Участие в срещи с членове на екипа, ръководители на екипи, спонсори на проекти, собственици на проекти, доставчици или други заинтересовани страни; съобщаване на ключови решения или обратна връзка на заинтересованите екипи или лица
- Адаптиране на списъка със задачи, целите или етапите в зависимост от статуса на задачата, напредъка, промяната в приоритетите или всяка друга промяна; актуализиране на документацията, като например диаграмата на изразходваните ресурси, портфолиото на проекта или диаграмата на Гант, в съответствие с промените или развитието
Докато сте в процес на работа, не забравяйте да си вземете обяд и да си починете, за да се заредите с енергия. Използвайте това време, за да укрепите своето психическо и физическо благосъстояние.
Вечерна рутина
Вечерната рутина е по-скоро като обобщение на дейностите през деня. Тогава ще размишлявате тихо и ще обмисляте силните и слабите страни, възможностите, пречките и нереализирания потенциал.
На този етап ще се занимавате основно с:
- Докладвайте състоянието на проекта на висшето ръководство и външните заинтересовани страни. Също така събирайте обратна връзка, предавайте актуална информация и потвърждавайте решения – по същество, всички дейности, свързани с външни контакти.
- Прегледайте напредъка, постигнат през деня, и сравнете постигнатите резултати с поставените цели, като отбележите срещнатите предизвикателства и приложените решения.
- Отбележете недостатъците на деня и ги пренесете в следващия ден; очертайте тези задачи; изработете стратегии за решения, за да запълните празнините; и им определете приоритети
- Ако е необходимо, подгответе документация или отчети в края на деня и ги споделете с участниците
- Изгответе план за следващия ден и го споделете с екипите
Постепенно приключвайте работните си дейности, за да можете да се откажете от работата и да поддържате здравословен баланс между работата и личния живот. Излезте от служебния си имейл и другите канали за комуникация и се съсредоточете върху личното или професионалното си развитие.
Въпреки че се опитахме да обхванем всички важни дейности в един ден от живота на проектния мениджър, имайте предвид, че този график е чисто ориентировъчен и не е окончателен. Както споменахме, графикът зависи от състоянието на проекта, изискванията на бранша и личните предпочитания. Затова бъдете гъвкави, за да станете отличен проектен мениджър.
Често срещани предизвикателства в работата на проектния мениджър
Въпреки че позицията на проектен мениджър е динамична и вълнуваща, тя е свързана и с редица предизвикателства. Ето кратък преглед на някои от често срещаните предизвикателства, които пречат на ефективното управление на проекти:
Разширяване на обхвата
Разширяването на обхвата е неограничено, нерегулирано и неразрешено разширяване на обхвата на проекта. То може да бъде резултат от внезапна промяна в изискванията на проекта, бюджетни ограничения или корекция в графиците. В двата случая справянето с разширяването на обхвата е едно от най-трудните предизвикателства за проектния мениджър, но все пак е едно от най-неизбежните, като се има предвид, че 33-37% от проектите претърпяват разширяване на обхвата.
Ограничения на ресурсите
Липсата или ограниченията на ресурси като време, бюджет или членове на екипа (талант) могат да представляват сериозно препятствие за изпълнението на изискванията на проекта според желания график.
Управление на очакванията на клиентите
Освен ограниченията на ресурсите, проектните мениджъри трябва да балансират и очакванията на клиентите. Те трябва да останат достатъчно гъвкави, за да отговорят на разумни искания за промени, но не прекалено гъвкави, за да не се превърнат в разширяване на обхвата
Управление на времето
Проектните мениджъри трябва да изпълняват двойна роля – да бъдат влиятелни мениджъри на хора и да управляват ефективно времето. Управлението на човешките ресурси в съответствие с крайните срокове и графиците на проектите обаче може да бъде трудно, особено когато възникнат зависимости или непредвидени проблеми.
Постоянна комуникация
Както вероятно вече е ясно, управлението на проекти е работа, изискваща много контакти. Тя включва постоянна комуникация с вътрешни и външни заинтересовани страни и почти винаги трябва да сте в състояние на постоянна готовност. Всяко прекъсване на комуникацията може да има катастрофални последствия.
Изчерпване
Необходимостта да се прилагат методологии за непрекъснато усъвършенстване на процесите, да се поддържат комуникациите, да се гарантира спазването на нормативните и правни изисквания, да се поддържа сътрудничеството и да се дават насоки може да се отрази на всеки, дори и на най-добрите проектни мениджъри, като доведе до изчерпване.
Липса на авторитет
Въпреки че проектният мениджър е начело на всички дейности, членовете на екипа може да не го възприемат като авторитет поради ограничената си гледна точка. Такова съпротивление може да затрудни упражняването на контрол, влияние и лидерство над членовете на екипа.
Инструменти и технологии
Приемането на подходящия софтуер за управление на проекти и популяризирането му в цялата организация може да бъде трудно. От една страна, на пазара се предлагат няколко варианта и изборът на един от тях може да бъде труден. От друга страна, след внедряването е необходимо обширно обучение и въвеждане в платформата, без да споменаваме свързаното с това прекъсване на работата по време на процеса на обучение.
Бонус: Примери за автобиографии на проектни мениджъри!
Няколко съвета как да преживеете деня като проектен мениджър
За да оцелеете и да просперирате като проектен мениджър, са необходими ефективно планиране, целенасочена комуникация и динамична гъвкавост. Освен рутинните съвети за управление на проекти за мениджъри, ние сме съставили няколко ежедневни съвета за организирано управление на проекти:
- Започнете деня си с ясен план и определени приоритети. Колкото по-добри стават уменията ви в това, толкова по-продуктивен ще бъде денят ви, тъй като ще се фокусирате върху това, което наистина има значение или изисква незабавно внимание.
- Поддържайте достатъчен резерв за деня, за да се адаптирате към промени, основани на променящи се приоритети или нова информация
- Практикувайте техники като блокиране на времето, особено докато извършвате задълбочена работа, за да можете да се придържате към предписаните времеви интервали за максимална продуктивност
- Допълнете уменията си за управление на задачи с ясна, отворена и двупосочна комуникация, за да ангажирате активно членовете на екипа и заинтересованите страни през целия жизнен цикъл на проекта
- Следвайте трикове като правилото за две минути, за да избегнете протакането и да се справите с проблемите навреме – още преди да се превърнат в потенциални проблеми или ескалации.
- Делегирайте задачи и отговорности според уменията, таланта, капацитета и натовареността на членовете на екипа. Дайте им правомощия и власт да поемат отговорност за задачите си
- Използвайте шаблони за различни етапи от управлението на проекти, от шаблони за стартиране на проекти до шаблони за управление на промени, за да се справите ефективно с подобни предизвикателства
- Прави си кратки почивки през деня. Използвай това време, за да се заредиш с енергия, като се отдалечиш от бюрото си и се отдадеш на съзнателност, медитация или дори леки упражнения.
- Дайте приоритет на грижата за себе си, за да управлявате стреса. Спите достатъчно, не пропускайте хранене и поддържайте здрави граници, за да балансирате личния и професионалния си живот
- Не се колебайте да празнувате постигнатите успехи, независимо колко малки са те. Признаването на усилията и постиженията на вашия екип поддържа морала и помага на членовете на екипа да визуализират своя принос
- Получавайте обратна връзка в края на деня от екипа си и заинтересованите страни, за да постигнете съгласуваност между целите и действията си. Това също така развива нагласа за непрекъснато учене и усъвършенстване.
Инструменти и техники, използвани от проектните мениджъри за ежедневните задачи
Предвид разнообразието от отговорности, проектните мениджъри могат да използват редица инструменти за изпълнение на широк спектър от задачи. Тези инструменти и платформи включват
Проследяване на задачи
За да разработите пътна карта за развитие на проекта, попълнете списък със задачи, разпределете задачите и отбележете напредъка по тях. Водете дневник на времето, прекарано по дадена задача, за ефективно управление на времето и ефикасно разпределение на ресурсите.
Управление на календара
Да планирате ежедневните си задачи час по час, след което да изготвите график за седмицата, месеца или годината. Това ви дава обща представа за крайните срокове и ви помага да ги управлявате
Инструменти за комуникация
Да взаимодействате с вътрешни и външни заинтересовани страни. Тази комуникация трябва да се осъществява синхронно и асинхронно
Платформа за сътрудничество и споделяне на документи
Платформите за споделяне на документи, за предпочитане базирани в облака, улесняват безпроблемното сътрудничество и споделянето на файлове между членовете на екипа
Табла за проекти
За да получите цялостен поглед върху целия проект и основните показатели. Такива табла трябва да представят визуално данните като Kanban табла или диаграми на Гант и да се актуализират в реално време.
Инструменти за контрол на промените
За да следите всички заявки за промени и да формализирате процеса на преглед и одобрение на такива заявки
Анкети и обратна връзка
За да съберете обратна връзка от членовете на екипа и други ключови заинтересовани страни
Добрият проектен мениджър ще използва набор от такива инструменти, за да оптимизира управлението на проекти. Изключителният проектен мениджър обаче ще се откаже от такива разнородни системи и ще избере софтуер за управление на проекти, който обединява всичко това и още много други функции.
Тук ви представяме ClickUp за управление на проекти.
ClickUp е най-добрата платформа за управление на работата и производителността, разработена за проектни мениджъри.
Функциите на ClickUp, които го правят единственото приложение, което може да замести всички останали:
Табла за управление
Богати, интерактивни табла, които представят данни, свързани с проекта, в различни изгледи. Получете лесен достъп до цялата важна информация
ClickUp AI
Делегирайте създаването на съдържание на мощния ClickUp AI, който може да прави всичко – от създаване на планове за проекти до писане на подробни доклади
Спринтове
Провеждайте ежедневни спринт срещи с екипа си по проекта с няколко кликвания
Документи
За споделяне на всички ваши файлове и документи, свързани с проекти, чрез централизирана платформа
Проследяване на времето
Използвайте всяка секунда с функцията за проследяване на времето на ClickUp
Чат
Комуникация в реално време с вашия екип и други заинтересовани страни
Бели дъски
За мозъчна атака, обмен на идеи, съвместен анализ или стратегическо вземане на решения с вашия екип
Шаблони
Богати шаблони за управление на проекти, които гарантират, че не е нужно да започвате от нулата
Интеграции
Искате да включите ClickUp в съществуващия си набор от технологии? Няма проблем, ClickUp предлага вградена интеграция с всички бизнес и продуктивни приложения
Всичко това и много повече. Станете професионалист в управлението на проекти с ClickUp!
Улесняване на управлението на проекти: ден по ден
Успешните проектни мениджъри не се раждат такива. Те са резултат от усърдно планиране, последвано от скрупульозно изпълнение.
Можете да постигнете повечето резултати, като следвате организиран и структуриран график за ежедневните си дейности. Един ден от живота на успешен проектен мениджър трябва да започне с преглеждане на всички имейли и съобщения, планиране на ежедневните задачи и резултати и обсъждане с екипа ви.
След това им позволете да работят самостоятелно и се включвайте, когато е необходимо. Докато оставате на разположение и достъпен на заден план за подкрепа и помощ, координирайте всички основни дейности.
Документирайте резултатите, напредъка и заключенията от деня си в края на деня. Сътрудничество, комуникация и контрол, когато възникне необходимост.
Естествено, нищо от това не би било възможно без подходящия набор от инструменти. Вместо да избирате от голямо разнообразие от инструменти и технологии, които са неефективни и скъпи, обмислете да консолидирате всичко.
Мощен инструмент за управление на проекти като ClickUp може да отговори на всички ваши изисквания и да задоволи всички ваши бизнес нужди.