Макар че почти всеки в даден момент се оказва в ролята на лидер, да бъдеш проектен мениджър е свързано с уникални и понякога непредвидими отговорности.
Като проектен мениджър и ръководител на екип, трябва да спазвате приетите процедури и операции на вашата компания, но също така трябва да сте отворени за обратна връзка и да адаптирате работния си процес според нуждите.
Ето тук шаблоните за управление на проекти се оказват полезни!
В тази публикация ще обсъдим някои методологии за управление на проекти и съвети, които ще ви помогнат да се справите с всякакви предизвикателства, които се изправят пред вас. И ще ви предоставим невероятен шаблон за управление на проекти в ClickUp, с който да го направите.
1. Определете своите отговорности
Е понеделник сутрин и имате три интервюта с потенциални нови служители.
Имате и 13 срещи с настоящи служители, а броят на имейлите във вашата пощенска кутия нараства до точката, от която няма връщане назад.
Как да поддържате яснота?
Първо, визуализирайте основните си фокусни точки като мениджър. Систематично разбийте общата си роля на по-малки, по-лесно управляеми части.
Йерархията на ClickUp прави този процес лесен. Можете да създавате проекти за всяка група, която управлявате, в едно централно пространство. След това използвайте списъците си във всеки проект, за да разделите различните компоненти на проекта. Ето един пример:
Пространство: Управление > Проект: Персонал > Списъци: Служител 1, Служител 2 и т.н.
Платформата дори разполага с готови шаблони за проекти, които можете да добавите директно в екипа си, за да започнете работа:
2. Следете напредъка си в реално време
Понякога определянето на краен срок за проект или задача просто не е достатъчно. Когато трябва да управлявате множество задачи, делегирани на големи групи от хора, може да бъде наистина трудно да знаете как стоят нещата.
Решението? Намерете начин да получавате незабавни актуализации от целия си екип в момента, в който настъпват промени.
В ClickUp можете лесно да настроите това с помощта на персонализирани полета.
Създавайте уникални колони със задачи, за да управлявате контактната информация, статуса на напредъка, връзки към важни документи и др.
Когато изпълнителите на задачите актуализират тези полета, ще можете да получите обща представа за работните процеси на всички на едно място:
Можете дори да създадете персонализирани работни потоци за всеки от вашите проекти. Членовете на екипа могат да преместват задачите от една фаза в следващата, така че винаги ще знаете дали нещата вървят по план:
Друга важна функция на ClickUp, която си заслужава да разгледате, е отчитането.
Отчетите улесняват наблюдението на напредъка на вашите колеги от различни гледни точки в рамките на определен период от време. Вижте върху кои задачи се е работило, кой има просрочени задачи и др.
Накрая, не пропускайте да разгледате функцията „Портфолиа“ на ClickUp. Портфолиата ви позволяват да съберете всички тези страхотни планове в един окончателен, високо ниво преглед, така че лесно да можете да следите напредъка и състоянието на всичко в екипа си.
3. Винаги планирайте предварително
Част от работата на мениджъра е да се справя с много различни искания. Независимо дали отговаряте за набирането и обучението на нови служители, ръководенето на екип по продажбите или планирането на голямо събитие, вероятно сте в положение, в което много от вашите колеги разчитат на вас да предприемете действия.
Как да отговорите на всички тези искания навреме, като същевременно продължавате да осигурявате яснотата и решителността, от които се нуждаят вашите колеги?
Трябва да мислите напред и да отделите необходимото време, за да свършите нещата. Определете кога трябва да започне и да приключи проектът, както и всичко между тях.
С Time View на ClickUp можете да плъзгате и пускате непланирани задачи, за да добавите начални и крайни дати директно в календара си.
Можете също да ги маркирате с цветове според статуса им или да филтрирате календара по възложител, за да видите кой върху какво работи.
Не сте сигурни кога да планирате дадена задача?
Опитайте да добавите приблизително време, за да посочите колко време очаквате да отнеме завършването. Това ще ви помогне да поставите задачата по-добре в календара си, когато сте готови.
Заключение
Независимо от обхвата на вашите управленски отговорности, винаги има инструменти, които можете да използвате, за да свършите повече работа по-бързо. Вместо да се опитвате да следите всяка задача и среща на лепящи се бележки (или по-лошо, в главата си), защо не синхронизирате работните си процеси в една кохерентна платформа?