Проследяването на запасите може да бъде трудна задача, особено за фирми, които управляват множество продукти и доставчици. Постоянните промени в нивата на запасите могат да доведат до объркване, пропуснати възможности за продажби и финансови загуби.
Без организирана система, проследяването на наличностите и необходимостта от попълване на запасите може бързо да излезе извън контрол.
Microsoft Excel предлага решение с гамата си от безплатни шаблони за инвентаризация. Тези шаблони предоставят структурирана рамка за регистриране на продукти, проследяване на количества и управление на доставчици. Тяхната гъвкавост ги прави подходящи както за собственици на малки фирми, така и за големи складове, като позволяват персонализиране според конкретните нужди.
Нека разгледаме тези ефективни и лесни за употреба шаблони за инвентаризация в Excel, които подпомагат ефективното управление на запасите.
Какво прави един добър Excel шаблон за инвентаризация?
Шаблонът за инвентаризация в Excel е предварително проектирана електронна таблица, която ви помага ефективно да проследявате и управлявате нивата на запасите в Excel.
Когато търсите най-добрите шаблони за управление на запасите, имайте предвид следните ключови характеристики:
- Яснота: Шаблонът трябва да има добре организирано оформление с ясни заглавия, раздели и категории за лесно въвеждане и преглед на данните за запасите.
- Удобство за ползване: Шаблонът трябва да е интуитивен, за да може екипът ви да го използва лесно, независимо от нивото на познания по Excel.
- Автоматизация: Трябва да поддържа вградени формули за изчисляване на суми, което намалява ръчния труд и минимизира грешките.
- Възможност за персонализиране: Добрият шаблон за инвентаризация в Excel ви позволява да добавяте или премахвате колони, да включвате конкретни категории и да прилагате елементи на брандинга (като лога и цветови схеми), за да отговарят на конкретните нужди на бизнеса.
- Визуално представяне: Трябва да включва диаграми или графики, които предоставят бърз поглед върху нивата на запасите и тенденциите.
- Функции за съвместна работа: Шаблонът трябва да позволява на няколко потребители да го преглеждат, редактират и споделят в реално време, като по този начин се насърчава ефективната работа в екип.
8 шаблона за инвентаризация в Excel за ежедневните предизвикателства
Нека обсъдим осемте най-добри шаблона за инвентаризация в Excel за ефективно управление на запасите:
1. Шаблон за списък на запасите с подчертаване на поръчките от Microsoft
Шаблонът за списък на запасите с подчертаване на поръчките от Microsoft предоставя прост, но ефективен начин да следите нивата на запасите, да проследявате точките за поръчки и да се уверите, че разполагате с необходимите артикули на склад.
Шаблонът съдържа колони като „Идентификационен номер на запасите“, „Наименование“, „Описание“, „Единична цена“, „Количество на склад“ и „Обща стойност на запасите“. Функцията за условно форматиране автоматично маркира артикулите, които трябва да бъдат поръчани отново. Ако запасите от даден популярен артикул паднат под определено ниво, това се отбелязва веднага, за да можете да ги попълните, преди да се изчерпят.
Идеално за: Собственици на магазини за търговия на дребно, които трябва да следят нивата на запасите и бързо да поръчват отново бързо продаващите се артикули, за да предотвратят изчерпването на запасите.
2. Шаблон за инвентаризация на лични активи от Microsoft
Шаблонът за инвентаризация на лични активи на Microsoft ви дава бърз поглед върху личните ви финанси – без да се налага да преглеждате безкрайни таблици.
Можете да въведете различни категории активи, като 401(k), облигации, спестявания, акции или дори физически активи като колата и къщата си, заедно с съответните им стойности. Вградената лентова диаграма превръща данните ви в ясна визуализация, показваща кои категории активи доминират в портфейла ви.
Шаблонът е напълно персонализируем – можете да променяте текста, цветовете, изображенията и стила на диаграмите според вашите предпочитания.
Идеално за: Лица, които искат да каталогизират и оценят своите активи, за да разберат финансовото си портфолио.
3. Шаблон за складови наличности от Microsoft
Шаблонът за складови наличности на Microsoft ви позволява да виждате всичко, което се случва в склада ви. Той организира запасите ви по описания на артикулите, номера на единици за съхранение на запаси (SKU) и конкретни местоположения на контейнерите.
Основните функции включват:
- Изчисляване на общата стойност на запасите: Вижте незабавно общата стойност на запасите си.
- Местоположение и организация на контейнерите: с тях можете бързо да определите местоположението на съхранение на артикулите, като поддържате склада подреден.
- Сигнали за повторна поръчка: Шаблонът маркира артикулите за повторна поръчка, което елиминира необходимостта от предположения и гарантира, че най-продаваните продукти винаги са на склад.
- Печат на списък за подбор: Можете да отпечатате списък за подбор директно от Excel. Той дава на екипа ви ясни указания какво да подбере и къде да го намери, докато подготвя поръчките.
Идеален за: Управители на складове в търговията на дребно или електронната търговия, които трябва да следят нивата на запасите, за да изпълняват поръчките точно и навременно.
4. Шаблон за инвентарен списък от Template.net
Шаблонът за инвентарна таблица на Template.net е още един шаблон за проследяване на активи, който ви позволява да:
- Въведете ключови данни като име на компанията, слоган, адрес и информация за контакт в заглавната секция.
- Съхранявайте важна информация като SKU, описания на артикулите, налични количества, единични цени и обща стойност.
- Записвайте всички движения на запасите – покупки, продажби, връщания и корекции – за да поддържате вашите записи точни и актуални.
- Следете нивата на запасите в реално време и задавайте сигнали за повторна поръчка, за да избегнете изчерпване на най-продаваните продукти или презапасяване с бавно движещи се продукти.
- Следете контактите с доставчиците, сроковете за доставка и цените, за да оптимизирате попълването на запасите.
Идеално за: Собственици на малки фирми, които работят с множество доставчици и продуктови линии.
5. Шаблон за инвентаризация на магазина от Template.net
Управлението на складовите наличности може да бъде постоянно предизвикателство – продуктите пристигат и се изчерпват, а проследяването на всичко може да бъде трудно. Шаблонът за складови наличности на Template.net обаче ви предоставя цялата тази информация на един клик разстояние.
Той предлага функции като:
- Проследяване на запасите в реално време: Таблото показва общото движение на запасите – 225 артикула входящи, 150 изходящи и 75 оставащи артикула – което ви дава ясна представа, за да вземете бързи решения за попълване на запасите.
- Визуално представяне: Линейната диаграма сравнява получените и продадените артикули във времето, като подчертава тенденции като високопродаваните мъжки тениски или слабопродаваните маратонки. Радарната диаграма разбива запасите на категории като облекло и обувки.
- Раздел „Бележки“: Използвайте тази област за допълнителна информация, като специални инструкции за работа или бележки за промоции.
Идеален за: Търговци на дрехи и обувки, които трябва да следят сезонните запаси, като зимни якета и летни сандали, за да оптимизират нивата на запасите по време на пиковите периоди за пазаруване.
6. Шаблон за управление на запасите в транспорта и логистиката от Template.net
Шаблонът за управление на запасите в транспорта и логистиката на Template.net управлява различни логистични данни наведнъж:
- Описание на артикула: Получете ясно описание на всеки артикул с един поглед.
- Номер на частта и доставчик: Те са от решаващо значение за повторното поръчване и поддържането на добри взаимоотношения.
- Нива на запасите: Проследявайте какво имате, какво постъпва и какво излиза, за да сте в течение с инвентара си.
- Точки за повторна поръчка: Знайте кога да поръчате отново запаси, за да избегнете недостиг. Системата автоматично изчислява за вас, като ви освобождава от умственото натоварване.
Освен това, когато изберете даден артикул, останалите полета се попълват или изчисляват автоматично, което ви спестява време и намалява грешките.
Идеален за: Логистични мениджъри, които трябва да проследяват запасите, за да предотвратят прекъсвания в доставките.
➡️ Прочетете повече: Софтуер и инструменти за управление на доставките и шаблони за инвентаризация в Google Sheets
7. Шаблон за управление на запасите от Template.net
Шаблонът за управление на запасите на Template.net ви дава незабавна яснота за състоянието на вашите запаси.
Той следи единичните разходи и цени, като ви помага да разберете общите маржове на печалбата. Можете също да получите достъп до подробности за доставчиците за всеки продукт, което прави повторното поръчване бързо и лесно.
Освен това, шаблонът включва визуални представяния (диаграми, стълбовидни графики и кръгови диаграми) на вашите запаси по продукти и категории.
Идеално за: Управители на ресторанти, които трябва да анализират степента на използване на конкретни съставки, за да намалят отпадъците и да поддържат наличността на менюто.
8. Шаблон за физически инвентар на склада от WPS Office
Шаблонът за физически инвентар на склада от WPS Office ви дава пълна картина на запасите в склада, като ви позволява да следите суровините, готовите продукти и опаковките.
Основните функции са:
- Ясна категоризация: Разделя целия ви склад на подредени категории – суровини, полуготови продукти, готови продукти и консумативи.
- Действителен инвентар спрямо инвентар в системата: Колоните ви позволяват да записвате броя на инвентара и след това да го сравнявате с цифрите в системата. Можете да регистрирате всяко превишение (излишък) или загуби (липсващи артикули), което помага за бързото идентифициране на потенциални проблеми.
- Финансово проследяване: Шаблонът проследява колко артикула имате и тяхната стойност. С полета за единична цена и обща стойност в долари, лесно можете да следите финансовото въздействие на вашите запаси.
Идеален за: Складови мениджъри в производството, които трябва да проследяват разминавания в запасите за ефективно управление на запасите и точно финансово отчитане.
➡️ Прочетете още: Ресурси за управление на проекти: видове, значение и процес на планиране
Ограничения при използването на Excel за проследяване на запасите
Въпреки че Excel е достъпен и икономичен инструмент за управление на запасите, той има редица ограничения:
- Ръчно въвеждане: Excel изисква ръчно въвеждане, което може да доведе до грешки, особено при управлението на големи обеми данни.
- Предизвикателства при сътрудничеството: Едновременното редактиране в Excel може да доведе до проблеми с контрола на версиите и конфликти в данните.
- Няма автоматизация за сложни процеси: Excel може да автоматизира основни изчисления, но по-сложни процеси за инвентаризация, като прогнозиране на търсенето или автоматично поръчване, са трудни за изпълнение.
- Липса на интеграция: Интегрирането на Excel с друг ERP или CRM софтуер често изисква ръчно импортиране и експортиране, което може да отнеме много време.
- Ограничена сигурност: Excel не разполага с надеждните функции за сигурност на специализирания софтуер, което го прави по-малко подходящ за управление на чувствителни данни за запасите.
- Визуални ограничения: Excel не разполага с усъвършенствани инструменти за визуализация на данни, като интерактивни табла или динамични графики. Това затруднява проследяването на тенденции, откриването на модели или получаването на по-задълбочени познания за ефективността на запасите.
В резултат на това нараства нуждата от алтернативи на Excel, които да отговарят по-добре на изискванията на съвременните предприятия.
Алтернативи на шаблоните за инвентаризация в Excel
За бизнеса с комплексни вериги за доставки специалният софтуер за управление на запасите може да се окаже по-ефективен за техните нужди.
Ето тук се включва ClickUp.
Настройваемите табла предлагат ясен преглед на запасите, проследявайки ключови показатели като оборот, точки за повторна поръчка и ефективност на доставчиците – всичко на едно място за по-интелигентно вземане на решения. Освен това можете да настроите предупреждения и напомняния за ниски нива на запасите, необходимост от попълване на запасите или поръчки за доставки.
Освен това, няколко членове на екипа могат едновременно да имат достъп до данните за запасите и да ги актуализират, като по този начин всички – от складовите работници до мениджърите – разполагат с актуална информация в реално време.
А най-хубавото? ClickUp разполага с огромна колекция от готови шаблони за инвентаризация, с които можете да започнете, което го прави ефективен софтуер за управление на запасите.
Нека разгледаме някои от тях.
1. Шаблон за инвентаризация ClickUp
Шаблонът за инвентаризация на ClickUp централизира всичко на едно място – контакти на доставчици, статуси на плащания и др. – така че да не се налага да превключвате безкрайно между таблици, имейли и формуляри за поръчки.
Той предлага:
- Персонализирани изгледи: Получете различни гледни точки към вашите запаси – например „Изглед на доставчиците“, за да видите кои доставчици доставят какво, или „Изглед на запасите“, за да проследите подробно текущите нива на запасите.
- Потребителски полета: Проследявайте всичко – от себестойността на единица до точките за повторна поръчка, което улеснява прогнозирането на нуждите.
- Автоматизация: Задайте персонализирани правила за автоматизация, които да ви напомнят кога да попълните запасите или кога са дължими плащанията.
Освен това, ако имате различни отдели като продажби, снабдяване и финанси, шаблонът предлага добре структуриран формат за ефективно организационно планиране.
Идеален за: Оперативни мениджъри в компании с много отдели, които се нуждаят от централизирана система за оптимизиране на проследяването на запасите.
Прочетете още: 10-те най-добри софтуера за логистика (ревюта и цени)
2. Шаблон за отчет за запасите на ClickUp
Шаблонът за отчет за запасите на ClickUp ви помага да попълните бързо запасите от най-продаваните продукти и да изчистите бавно продаващите се продукти, които събират прах по рафтовете.
Ето как това помага:
- Визуализирайте нивата на запасите с един поглед: Лесноразбираемият табличен формат на шаблона ви позволява да видите всички подробности за запасите си, без да се налага да преглеждате безкрайни редове с данни.
- Лесно въвеждане на данни: Благодарение на възможността за въвеждане на данни без кодиране, коригирането на подробностите за продуктите е лесно – просто кликнете, въведете и готово.
- Инструменти за анализ: Открийте моделите на движение на запасите, предвиждайте пиковете в търсенето и коригирайте поръчките си.
Идеален за: Мениджъри в електронната търговия, които работят с разнообразни продуктови линии.
3. Шаблон за управление на запасите в ClickUp
Шаблонът за управление на запасите на ClickUp е инструмент в реално време за проследяване на количествата продукти, повторни поръчки, доставчици и дори колебания в цените – всичко това в една подредена и лесна за управление конфигурация.
Това помага да се предотврати презапасяването или недостигът на запаси с вградени предупреждения и планирани прегледи. Можете да вземете информирани решения относно времето за повторна поръчка и инвестициите, като анализирате промените в цените и тенденциите в запасите.
Използвайте изгледа на времевата линия, за да проследявате промените в запасите във времето, като по този начин се подготвите за скока в търсенето по време на сезонни пикове като Черния петък.
Идеален за: Търговци на дребно и мениджъри на запаси, които искат да се уверят, че всички – от оперативния мениджър до екипа по продажбите – са на една и съща страница по отношение на състоянието на запасите и нуждите от повторни поръчки.
4. Шаблон за инвентаризация на офиса в ClickUp
Шаблонът за офис инвентар на ClickUp организира инвентара на вашия офис – независимо дали става дума за лаптопи, закуски или неизчерпаемите запаси от кафе.
С функциите за проследяване на времето можете да следите продължителността на задачите, да откривате пречки (като закъснения от страна на доставчиците) и да коригирате графика си за поръчки, като поръчате по-рано или преминете към по-надежден доставчик.
Използвайте също така изгледа „Разговор“ , за да общувате директно по въпроси или промени, свързани с инвентара. Ако има забавяне в доставката на нова поръчка, маркирайте членовете на екипа, за да синхронизирате всички, така че никой да не бъде изненадан.
Идеално за: Офис мениджъри или административни екипи, които управляват офис консумативи.
5. Шаблон за инвентаризация на офис консумативи ClickUp
Шаблонът за инвентаризация на офис консумативи на ClickUp предлага обща представа за всички консумативи, от които се нуждае вашият офис.
Включва персонализирани полета за проследяване на вашите офис поръчки, като например:
- Обща стойност: Изчислява общата стойност на поръчката въз основа на единичната цена и количеството.
- Отдел: Присвоява всяка поръчка към отдел за лесно бюджетиране.
- Статус на плащане: Проследява дали даден артикул е изцяло платен, частично платен или в очакване на плащане. Например, украшенията за коледната елха струват 40 долара, но ако е отбелязано „Частично плащане“, ще знаете, че трябва да се свържете с доставчика.
Идеално за: Офис мениджъри, които работят с голям брой договори с доставчици, поръчки на едро или повтарящи се нужди от материали.
6. Шаблон за инвентаризация на ClickUp IT
Шаблонът за инвентаризация на ClickUp IT е цялостно решение, което осигурява пълен контрол над технологичния инвентар с автоматични напомняния и зависимости.
Можете да зададете тримесечни напомняния за проверка на наличността на лицензи или да свържете поръчки за хардуер, така че една задача да се актуализира автоматично, когато друга бъде завършена.
Обобщената визуализация предлага бърз преглед на наличностите и чакащите поръчки, докато визуализацията на текущите наличности показва подробен списък на артикулите на склад.
Идеален за: ИТ мениджъри и системни администратори, които отговарят за различни технологични активи.
➡️ Прочетете още: 10-те най-добри софтуерни инструмента за управление на операциите
💡Съвет от професионалист: Използвайте ClickUp Brain, за да попълвате автоматично подробности като разходи за продукти или промени в доставчиците, което ще намали времето за въвеждане на данни. То също така информира членовете на екипа, когато нивата на запасите се променят или когато има артикули, които изискват внимание. Може също така да обобщава коментари и обратна връзка, което оптимизира дискусиите на екипа относно инвентара.
7. Шаблон за инвентаризация на ресторант ClickUp
Шаблонът за инвентаризация на ресторанти на ClickUp ви помага да следите нивата на запасите от важни съставки, да намалите разхищението и да предотвратите изчерпването на запасите.
Предлага се с няколко изгледа, включително:
- Преглед на седмичното потребление: Това показва седмичното потребление за всеки артикул – ако ресторантът ви използва 20 паунда пармезан седмично, можете да коригирате поръчките, за да предотвратите презакупуване или недостиг на запаси.
- Изглед на съхранение на артикули: Това организира всички артикули в кухнята, килера, хладилника и фризера, като им присвоява конкретни места за съхранение.
- Изчерпани запаси: Проследява всичко, което е на привършване или напълно изчерпано, за да знаете точно какво да поръчате отново.
- Изглед на сроковете на годност: Това ви позволява да сортирате артикулите по срок на годност, като по този начин се уверявате, че ще ги използвате навреме и ще избегнете загуби.
Идеално за: Собственици на малки и средни ресторанти, които контролират ежедневните операции в кухнята и се нуждаят от прецизен инструмент за управление на запасите.
8. Шаблон за поръчки за покупка и инвентар на ClickUp
Шаблонът за поръчки и инвентар на ClickUp е създаден, за да проследява всяка поръчка и да управлява нивата на инвентара и данните за доставчиците.
Използвайте го, за да организирате артикулите по категория, продуктови идентификатори или доставчици. Можете също да съхранявате ключова информация за доставчиците директно в работното си пространство – данни за контакт, цени и срокове за доставка. Това ви позволява да видите кой предлага най-добрата оферта и най-бързата доставка.
Освен това, задайте повтарящи се задачи в ClickUp за редовни повторни поръчки и използвайте напомнянията на ClickUp, за да получавате известия, когато е време да направите следващата поръчка.
Идеален за: Собственици на фирми, които търсят софтуер за инвентаризация, за да проследяват поръчките за покупка и да автоматизират повторното поръчване.
➡️ Прочетете още: 10-те най-добри софтуера за управление на поръчки
9. ClickUp Прост шаблон за регистър на бизнес запасите
Шаблонът за регистър на запасите на ClickUp Simple Business организира целия ви запас в ясни, обозначени с цветове секции – като „Изчерпан“, „Критичен“ и „Презареждане“ – за да не губите повече продажби поради ниски запаси.
Има 15 полета за съхранение на данните за всеки артикул:
- Количество на запасите: Показва колко запаси ви остават.
- Количество за поръчка: Указва количеството запаси, което трябва да се поръча, когато нивата достигнат критичната точка.
- Информация за доставчиците: Проследява от кои доставчици сте поръчвали и техните данни за контакт.
- Ниво за повторна поръчка: Задава праг за повторна поръчка и изпраща предупреждения, когато запасите паднат под това ниво.
Идеално за: Собственици на кафенета, които се нуждаят от проста система за управление на нивата на запасите от основни съставки.
Управлявайте инвентара безпроблемно с ClickUp
Ефективното управление на запасите гарантира, че нивата на запасите са оптимизирани, разходите са под контрол, а удовлетвореността на клиентите остава висока.
Въпреки че Excel предлага множество шаблони за оптимизиране на процеса на проследяване на запасите, разчитането единствено на електронни таблици може да доведе до неефективност и усложнения с нарастването на нуждите ви от инвентар и разрастването на бизнеса ви.
ClickUp предлага много повече от просто проследяване. С функции като сътрудничество в реално време, автоматични известия за попълване на запасите и усъвършенствани инструменти за визуализация на данни, той ви дава възможност да управлявате запасите си с лекота и прецизност.
Регистрирайте се в ClickUp още днес и променете начина, по който управлявате запасите си.