Края на месеца настъпи и вие се взирате в планина от данни за запасите, които трябва да бъдат организирани, проследени и отчетени. Вашият Microsoft Excel файл е отворен, клетките чакат да бъдат попълнени.
Как да опростите този процес с няколко кликвания?
В това ръководство ще ви покажем как да управлявате запасите в Excel. Ще обсъдим и как една Excel таблица за проследяване на запасите се сравнява със специализирания софтуер за управление на запасите, за да можете да решите кой инструмент най-добре отговаря на вашите нужди.
⏰ 60-секундно резюме
Управлението на запасите може да бъде значително опростено с подходящите инструменти.
- Excel е икономично решение за малките предприятия за проследяване и управление на запасите.
- Ключовите функции включват персонализирани шаблони, автоматизирани изчисления и анализ, базиран на изкуствен интелект, за откриване на тенденции.
- Поддържането на точни записи в Excel изисква редовни проверки, за да се предотвратят грешки и несъответствия.
- Честите проблеми при управлението на запасите в Excel включват несъответствия при въвеждането на данни и ръчни грешки.
- Специализираният софтуер за управление на запасите предлага проследяване в реално време, автоматизация и подобрена цялостност на данните.
- Автоматизацията, персонализираните табла и инструментите за отчитане на ClickUp го правят идеално решение за мащабиране на управлението на запасите с разрастването на вашия бизнес.
Разбиране на Excel таблиците за запасите
Независимо дали управлявате малък бизнес или ръководите голяма операция, трябва да знаете какво имате на склад и какво е на привършване.
⭐ Представен шаблон
Управлението на бизнес запасите ви в Excel се превръща в трудна битка? Направете го по-лесно и по-просто с безплатния шаблон за управление на запасите на ClickUp.
Ефективното управление на запасите е от решаващо значение за анализа на веригата на стойността на всеки бизнес. И по целия свят много предприятия започват проследяването на запасите по най-простия възможен начин – чрез Excel таблици.
Защо да използвате Excel за управление на запасите
Запасите се отнасят до стоките и материалите, които дадено предприятие държи за препродажба или производство. Това са стоки, които вашата фирма притежава и които чакат да бъдат продадени или превърнати в нещо невероятно.
Докато по-големите организации може да се нуждаят от специализиран софтуер за управление на запасите в електронната търговия, по-малките предприятия могат да се възползват от простотата и гъвкавостта на Excel. Електронните таблици в Excel са универсални инструменти, които ви помагат да проследявате, управлявате и анализирате стойността на запасите си.
Ето кратко представяне на конкретни функции в Excel, които го правят идеален за система за управление на запасите:
Списъци със запаси
Excel ви позволява да поддържате ясни и достъпни записи, като ви помага да следите нивата на запасите и промените в тях.
Мислете за това като за вашия цифров архив. Организирайте продуктите, количествата и подробностите по структуриран начин. Настройвайте ръчно количествата и подробностите за продуктите с относителна лекота. Използвайте формули, падащи списъци и условно форматиране, за да ускорите работата си.
Автоматизирани изчисления
С формулите на Excel ще прекарвате по-малко време в проверка на числата и повече време в управлението на бизнеса си. Нямате нужда от калкулатор. Приложете функция (формула), изберете клетки (стойности) и натиснете Enter – толкова е просто.
AI за анализ
Функцията „Анализиране на данни“ в Excel открива модели, прогнозира тенденции и предлага действия въз основа на вашите данни. Това е като да имате мини-специалист по данни на щат!
Шаблони за запаси
Excel предлага готови шаблони за запаси с структурирани и персонализирани опции. Просто попълнете информацията и сте готови.
Ето един пример за шаблон за управление на запасите в Excel.
Техники за управление на запасите в Excel
Макар Excel да не е специализирано решение за управление на запасите, той предлага мощни функции, които могат да ви помогнат да поддържате организация и ефективност. Нека видим стъпка по стъпка как да създадете таблица за запасите в Excel:
Стъпка 1: Създайте Excel таблица за запасите
Отворете Excel и започнете с празна работна книга. Работната книга е файл, който съдържа един или повече електронни таблици. Просто стартирайте Excel, кликнете върху Файл, изберете Нов и изберете Празна работна книга.
Сега разполагате с чисто платно, върху което да изградите своя инструмент за проследяване на запасите.
Стъпка 2: Добавете необходимите категории продукти като колони
Създайте ясни и лесни за навигация колони за вашите запаси. Озаглавете първата колона „Наименование на продукта“ или „Описание на артикула“. След това създайте други важни колони, като SKU (единица за съхранение на запаси), нива на запасите и точки за повторна поръчка.
💡Съвет от професионалист: Можете да спестите време, като използвате един от вградените шаблони за запаси в Excel.
Ето как изглежда типичен инвентар в Excel:
Направете вашата електронна таблица възможно най-информативна и функционална, за да сортирате и филтрирате бързо данните си.
Стъпка 3: Коригирайте количествата, докато реализирате продажби
Точното управление на запасите е от жизненоважно значение за ефективното планиране на капацитета. Трябва да определите точно ресурсите, като запаси и складови площи, необходими за задоволяване на настоящото и бъдещото търсене, без да претоварвате операциите си.
Докато реализирате продажби, поддържайте нивата на запасите си актуални. Това избягва изчерпването на запасите, както и претоварването на ресурсите.
За да актуализирате запасите си, намерете артикула в електронната си таблица и коригирайте количеството в съответната колона. Можете да използвате прости формули в Excel, за да изчислите автоматично общите суми и да приложите условно форматиране, за да подчертаете артикулите, които са на привършване, което ще ви помогне да следите запасите си и да избегнете изчерпването им.
💡Съвет от професионалист: Ако търсите по-разширени функции за управление на доставките, инструменти като SAP Ariba и Coupa предлагат безпроблемна интеграция с Excel. Тези софтуери за управление на доставките ви позволяват да управлявате процесите по доставките, като проследяване на поръчки и масивно актуализиране.
Стъпка 4: Прегледайте и проверете данните
Редовните прегледи и одити на данните за запасите ви са от съществено значение, за да се гарантира тяхната точност.
Периодично отделяйте време, за да сравнявате физическия си инвентар с цифрите в Excel таблицата. Търсете несъответствия, остаряла информация или липсващи данни за входящите и изходящите запаси.
Интегрирането на логистичен софтуер като Oracle Transportation Management и Zoho Inventory може да оптимизира този процес, като съгласува данните за запасите с проследяването в реално време.
Тези одити помагат за поддържането на точността на данните и ви дават информация за тенденциите в запасите, като например колебания в нивата на запасите или сезонни промени в търсенето. Тези тенденции могат да предскажат бъдещите нужди, което в крайна сметка подобрява оперативната ефективност и намалява разходите.
Избягване на често срещани капани и грешки
Ръчното управление на запасите в Excel е податливо на грешки. Често срещани проблеми са несъответствията при въвеждането на данни, неправилното етикетиране на продуктите и пропускането да се актуализират нивата на запасите. Тези грешки са важни, защото могат да доведат до презапасяване, изчерпване на запасите и неточни финансови отчети.
Помните ли скандалния инцидент с „кита“ на JP Morgan в Лондон? През 2012 г. JP Morgan Chase претърпя загуба в размер на 6 милиарда долара, защото един служител копира неправилни данни от един електронен табличен документ в друг, без да коригира формулите. Инциденти като този подчертават колко е важно да се поддържа точност във финансовото управление и управлението на запасите.
За да избегнете тези капани, следвайте тези най-добри практики:
- Определете ясни указания за въвеждане на данни, включително конвенции за именуване и актуализации.
- Обучете всички потребители за последователно въвеждане на данни
- Провеждайте редовни опреснителни сесии, за да отстраните потенциални нови грешки, дължащи се на актуализации.
- Имайте план за действие при извънредни ситуации, за да се справите с непредвидени грешки. Това може да включва бързо идентифициране на грешката и уведомяване на екипа, за да се отстранят несъответствията в рамките на определено време.
След това проверете внимателно данните, за да коригирате нивата на запасите, и направете анализ на основните причини, за да предотвратите повторение на проблема.
Предимства и недостатъци на Excel за управление на запасите
Когато става въпрос за управление на запасите, Excel е като старата надеждна кола в гаража ви. Може да не е най-новият модел, но върши работата си – поне в повечето случаи.
Нека разгледаме някои от предимствата на използването на Excel за всички процеси по управление на запасите.
- Икономична ефективност: Excel е много по-икономичен от повечето специализирани софтуери за управление на запасите.
- Видимост на запасите: Лесно е да създадете Excel таблица, която ви дава обща представа за това какво има на склад, какво се продава бързо и какво стои там от миналогодишните коледни разпродажби.
- Мултиканална координация: Excel може да действа като едно гише за вашите запаси, позволявайки ви да координирате нивата на запасите, независимо дали продавате онлайн, в магазин или и двете.
Сега нека разгледаме няколко причини, поради които това надеждно старо решение за управление на запасите може да не винаги да е героят, който искаме да бъде.
- Липса на автоматизация: Липсата на вградени функции за автоматизация в Excel е основен проблем за съвременните потребители.
- Податливост към грешки: Едно погрешно натискане на клавиш и вашите запаси могат да излязат извън контрол по-бързо, отколкото можете да кажете „отмени“.
Софтуер за управление на запасите срещу управление на запасите в Excel
Можете да изберете специализирани алтернативи на Excel за управление на запасите. Някои от тях, като Google Sheets, са доста добре познати, а други са по-специализирани, като Oracle NetSuite.
Софтуерът за управление на запасите е специално създаден, за да помага на бизнеса да проследява и управлява нивата на запасите, поръчките, продажбите и доставките. Той автоматизира много ръчни процеси, традиционно свързани с управлението на запасите, подобрявайки оперативната ефективност.
Критичните разлики между специализирания софтуер за управление на запасите и управлението на запасите в Excel са събрани в тази таблица:
| Аспект | Софтуер за управление на запасите | Управление на запасите в Excel |
| Удобство за ползване | Създаден специално за задачи, свързани със запасите, често с интуитивни интерфейси. | Познат на много потребители, но не е оптимизиран за управление на запасите |
| Автоматизация | Висока степен на автоматизация за въвеждане на данни, актуализации и отчитане | Силно зависи от ръчното въвеждане на данни |
| Достъп до данни в реално време | Осигурява проследяване в реално време и актуализации на нивата на запасите. | Липсват възможности за работа в реално време, така че данните могат бързо да остареят. |
| Мащабируемост | Лесно се адаптира към растежа на бизнеса и по-големите запаси | Ограничена мащабируемост; неефективен за големи масиви от данни |
| Целостта на данните | По-силни предпазни мерки срещу повреждане на данни и грешки | Податлив на човешки грешки поради ръчно въвеждане на данни |
| Сътрудничество | Поддържа множество потребители с контролиран достъп и проследяване на промените. | Ограничени функции за сътрудничество; склонност към грешки, когато няколко потребители редактират едновременно |
| Интеграция | Интегрира се безпроблемно с други бизнес системи (например ERP, eCommerce) | Ограничени възможности за интеграция; често изисква ръчно прехвърляне на данни |
| Цена | Обикновено включва абонаментни или лицензионни такси. | Ниска цена или безплатно |
| Отчитане и анализи | Разширени инструменти за отчитане за прогнозна аналитика и прозрения | Основни възможности за отчитане; липсват усъвършенствани аналитични инструменти |
| Персонализиране | Високо адаптивен, за да отговаря на специфичните бизнес нужди и работни процеси | Ограничени възможности за персонализиране; разчита се предимно на предварително създадени шаблони |
Както можете да видите, специализираният софтуер за управление на запасите предлага значителни функционални предимства в сравнение с Excel. Това го прави по-подходящ избор за бизнеса с комплексни нужди по отношение на запасите. Единственият проблем обаче е цената му.
Ами ако можехте да получите най-доброто от двата свята? Надеждна функционалност на разумна цена?
Избор на ClickUp за управление на запасите
ClickUp е персонализирана платформа за управление на работата, която предлага отлични функции за управление на електронни таблици и много други.
Персонализирани табла, автоматизирани задачи и известия в реално време ви помагат да поддържате запасите си организирани. Освен това, предлага разнообразни функции за управление на запасите, като например сигурно съхранение на важни документи, например бележки за получаване на стоки (GRN), в рамките на задачите.
Той се интегрира с други инструменти, които използвате често, улеснява проследяването на времето и предлага разширени опции за отчитане. А богатата му библиотека от шаблони ви спестява усилията по настройването на работния процес.
Разгледайте по-отблизо някои от решенията на ClickUp за управление на запасите.
Автоматизация и ефективност
ClickUp е модерно, лесно за използване решение за оптимизиране на процеса на управление на запасите.
Шаблоните за управление на доставчици опростяват процеса на проследяване на информацията и представянето на доставчиците. Вградената автоматизация, като повтарящи се задачи и тригери за задачи, ускорява координацията с доставчиците и опростява управлението на поръчките.
С функции като автоматично проследяване на запасите, актуализации в реално време и известия за ниски запаси, ClickUp е като личен асистент, посветен на поддържането на вашите запаси под контрол.
Разходи и гъвкавост
Excel е много икономичен и удобен вариант. Тези предимства обаче имат своята цена: управлението на сложни Excel таблици отнема повече време и усилия с разрастването на вашия бизнес.
Междувременно ClickUp предлага разширени опции срещу малка абонаментна такса. (Разбира се, ClickUp се предлага и в безплатна версия за цял живот.
С помощта на персонализирани полета и множество изгледи в ClickUp имате гъвкавостта да преглеждате информацията си по начина, по който предпочитате.
Важно е да отбележим, че можете да използвате ClickUp и за други свои нужди. Например, софтуерът за управление на операциите на ClickUp може да помогне на вашия растящ бизнес.
Мащабируемост
ClickUp е създаден с оглед на мащабируемостта. Независимо дали управлявате запасите на малък бизнес или голямо предприятие, ClickUp може да расте заедно с вас.
Той ефективно обработва големи обеми данни и предоставя разширени отчети и анализи чрез персонализирани табла за управление на ClickUp, което ви помага да вземате информирани решения в процеса на развитие на вашия бизнес.
Шаблонът за управление на запасите на Clickup може да бъде персонализиран според вашите нужди, което улеснява настройването и управлението на запасите ви с минимални усилия. Той също така е лесно мащабируем.
Ето някои от основните му функции:
- Предварително създадени персонализирани полета за проследяване на подробности за запасите, като описания на артикулите, нива на запасите и точки за повторна поръчка.
- Лесни за използване изгледи, включително Списък, Календар и Табло, за управление на задачите и графиците, свързани с инвентара.
- Зависимости между задачите и напомняния, за да гарантирате навременното попълване на запасите и проверките на запасите
- Персонализирани табла за наблюдение на показателите и ефективността на запасите
- Интеграция с други инструменти като Slack и имейл за оптимизирана комуникация и известия
- Функции за сътрудничество в реално време, които позволяват на членовете на екипа да актуализират едновременно информацията за запасите
- Опростена автоматизация на работния процес за намаляване на ръчните задачи и подобряване на ефективността
Преход от Excel към ClickUp за управление на запасите
👀Знаете ли, че: Според проучване на Acuity Training, приблизително 54% от бизнеса по света използва Microsoft Excel, което се равнява на повече от 2 милиарда потребители глобално. Ясно е, че Excel прави нещо правилно. Вероятно и вие сте го използвали.
С разрастването на бизнеса ви обаче може да се наложи да обмислите по-надеждно решение за управление на запасите, като например ClickUp.
Готови ли сте за ъпгрейд?
Ако установите, че запасите ви надхвърлят капацитета на вашата електронна таблица, може би е време да обмислите ъпгрейд. Ето някои признаци:
- Ако прекарвате повече време в коригиране на грешки, отколкото в управление на запасите, липсата на усъвършенствана автоматизация в Excel може да ви пречи.
- С разрастването на запасите ви, проследяването на всичко в Excel може да стане прекалено обременяващо.
- Ако се нуждаете от актуализации в реално време и автоматизация, ръчните процеси в Excel могат да ви забавят.
- Ако в управлението на запасите са включени няколко души, координирането чрез един-единствен електронен табличен документ може да се превърне в хаос.
Преход от управление на запасите в Excel към ClickUp
Преходът от Excel към ClickUp не трябва да бъде труден.
Започнете с прехвърляне на съществуващите си данни в персонализираните табла на ClickUp. Тези табла ви позволяват да създавате динамични списъци, да проследявате нивата на запасите и да управлявате поръчки от различни канали за продажби на едно място.
Ето стъпка по стъпка как да го направите:
Експортирайте данните си от Excel
Започнете с експортиране на данните за запасите си от Excel (в формат XLSX, XLS или CSV) и импортирането им в ClickUp.
Настройте персонализирани работни процеси
Персонализирайте шаблона за запаси на ClickUp, за да отговаря на вашите процеси за управление на запасите, независимо дали става въпрос за проследяване на нивата на запасите, управление на поръчките или настройка на предупреждения за повторни поръчки.
С шаблона за запаси на ClickUp можете да:
- Централизирайте всички данни за запасите си в едно оптимизирано работно пространство за лесен достъп и управление.
- Ефективно проследявайте нивата на запасите, продажбите и повторните поръчки в реално време, за да сте сигурни, че никога няма да останете без важни артикули.
- Автоматизирайте актуализациите и отчетите, като намалите ръчните грешки и спестите време при инвентаризацията.
За да оптимизирате управлението на запасите си, подобрете този шаблон, като добавите персонализирани статуси като „На склад“, „Ниски запаси“ и „Изчерпани запаси“. Можете също да включите персонализирани полета като „SKU“, „Доставчик“, „Точка за повторна поръчка“ и „Последна поръчка“, за да поддържате организирана важната информация за запасите и да получите цялостен поглед върху състоянието на запасите си.
Наблюдавайте и коригирайте
След като системата ви заработи, следете нейното представяне и правете необходимите корекции, за да оптимизирате управлението на запасите си.
Автоматизация и отчитане в реално време при управлението на запасите
Едно от най-големите предимства на преминаването към ClickUp са функциите за автоматизация и отчитане в реално време. С ClickUp Automations можете да автоматизирате въвеждането и актуализирането на данни, като по този начин намалите риска от човешка грешка и освободите време за по-стратегически дейности.
Отчетите в реално време на ClickUp ви позволяват да генерирате актуална информация с едно натискане на бутон, което ви помага да вземете информирани решения бързо.
📮ClickUp Insight: 21% от анкетираните искат да използват изкуствен интелект, за да се отличат професионално, като го прилагат в срещи, имейли и проекти. Макар че повечето приложения за имейл и платформи за управление на проекти имат интегриран изкуствен интелект като функция, той може да не е достатъчно безпроблемен, за да обедини работните процеси между различните инструменти. Но ние разгадахме кода в ClickUp!
С функциите за управление на срещи на ClickUp, базирани на изкуствен интелект, можете лесно да създавате точки в дневния ред, да записвате бележки от срещи, да създавате и възлагате задачи от бележките от срещите, да транскрибирате записи и много други – с нашия AI бележник и ClickUp Brain. Спестете до 8 часа срещи на седмица, точно като нашите клиенти от Stanley Security!
И най-доброто оставихме за накрая: ClickUp Brain.
ClickUp Brain е вграден, напълно интегриран AI асистент на ClickUp. Можете да го използвате отвсякъде в платформата ClickUp. Ето как да го използвате:
- Задайте въпроси („Какъв е текущият оборот на нашите запаси и как се сравнява с миналата година?“)
- Създавайте таблици и изгледи („Покажи ми таблица с всички артикули, които са били изчерпани през миналогодишния коледен сезон, и текущото търсене за тях”)
- Създавайте отчети („Напишете кратко резюме на месечните колебания в запасите от обувки през тази година”)
🎨Интересен факт: 80-годишният японски художник Тацуо Хориучи създава красиви картини на японския живот, изкуство и пейзажи... с помощта на Microsoft Excel!
Автоматизирайте управлението на запасите си с ClickUp
Един мъдър човек някога е казал: „Световната икономика се основава на две неща: двигателя с вътрешно горене и Microsoft Excel. “ И наистина, Excel е заслужил славата си.
Excel може да помогне на малките предприятия да подобрят управлението на запасите си. Но с разрастването на бизнеса ви ще разберете, че е време да преминете от системата за управление на запасите в Excel към по-модерна.
ClickUp предлага модерни, мащабируеми решения за управление на запасите с автоматизация, информация в реално време и лъскави функции, с които Excel просто не може да се съревновава. Той предлага и много други решения, като съвместна документация и чат в реално време, което го прави подходящо приложение „всичко в едно“ за всички отдели. За далновидните бизнес професионалисти неговата мащабируемост и гъвкавост не трябва да се пренебрегват.