Докладът за управление на запасите на Netstock сочи, че 80% от малките и средните предприятия се борят с презапасяване и недостатъчно планиране на запасите. За да се справят с тези предизвикателства, много компании вече инвестират в софтуер за управление на запасите.
Въпреки това, инвестирането в технологии може да бъде скъпо. За тези, които не са готови да поемат значителни финансови ангажименти, шаблоните за инвентаризация в Google Sheets са добра отправна точка за оптимизиране на процесите по инвентаризация.
За да ви помогнем да започнете, съставихме списък с най-ефективните шаблони за инвентаризация в Google Sheets. Тези шаблони са създадени, за да оптимизират управлението на инвентара ви, без да се налага да купувате скъп софтуер. Като бонус сме включили и някои алтернативни шаблони, които предлагат допълнителни функции.
Какво прави един добър шаблон за инвентаризация в Google Sheets?
Шаблоните за инвентаризация в Google Sheets позволяват цялостно проследяване на категориите инвентар, стойността на инвентара и нивата на запасите. Можете да автоматизирате изчисленията, да добавите правила за валидиране на данните, за да предотвратите въвеждането на неверни данни, и да създавате отчети, за да визуализирате инвентарните артикули, поръчките за покупка, фактурите за продажби и т.н. – всичко на един поглед.
Един добър шаблон за инвентаризация в Google Sheets трябва да включва:
- Подробности за артикулите: Подробно описание на артикулите за бърза справка, като например имена на артикулите в инвентара, баркод, номер на единица за съхранение на запаси (SKU) (уникален номер, присвоен на продуктите за вътрешно проследяване на текущите нива на запасите), единична цена, продажната цена, време за поръчка, минимално количество за поръчка и др.
- Ясно оформление: организирани колони за лесно въвеждане на данни и навигация
- Автоматизирани изчисления: Вградени формули за намаляване на ръчните изчисления и грешките
- Проследяване на инвентара: Мониторинг на нивото на запасите, за да зададете нива за повторна поръчка и да проследявате движението на инвентара.
- Персонализиране и условно форматиране: Лесно редактируеми полета, които се адаптират към конкретните нужди на бизнеса, и форматиране, което подчертава важната информация за по-добра видимост.
- Информация за доставчиците: Раздели за съхранение на информация за доставчиците и инвентара на едно място.
- Отчети: Автоматизирана функция за отчитане чрез диаграми, която предоставя обща информация за тенденциите в инвентара.
Шаблони за инвентаризация в Google Sheets
Готовите за употреба шаблони за инвентаризация в Google Sheets улесняват живота ви. Можете да ги персонализирате според нуждите на вашия бизнес, за да спестите време и усилия.
Ето най-добрите шаблони за инвентаризация в Google Sheets, които ви предлагат икономичен начин за ефективно управление и организиране на инвентара:
1. Шаблон за инвентаризация на преместване от Coefficient
Лесно е да загубите представа за запасите си, когато ги премествате от един склад в друг. Прост шаблон за инвентаризация гарантира организирано преместване, като ви помага да проследявате подробностите за преместваните запаси, включително разходите за опаковане, източника и местоназначението, както и подробностите за транспортирането.
Шаблонът за инвентаризация на Coefficient е прост шаблон за проследяване, в който се записва кои артикули се преместват и къде. Той има колони за номер на артикула, описание, количество, състояние на артикула (използван, работещ, нов или непокътнат), местоположение на произхода и местоназначението, както и бележки за допълнителна информация.
Следвайте тези стъпки, за да използвате шаблона:
Изтеглете > Персонализирайте полетата > Въведете данни за инвентара > Автоматично изчислете количествата > Анализирайте тенденциите при артикулите, за да планирате ефективни стратегии
Какво можете да направите с шаблона за инвентаризация на Coefficient?
- Анализирайте тенденциите при артикулите
- Организирайте преместването на инвентарни артикули
- Приложете формули, за да преброите артикулите и да изчислите приблизителните разходи.
- Персонализирайте полетата, за да проследявате подробностите
2. Шаблон за управление на запасите от Wise
Безплатният шаблон за управление на инвентара на Wise в Google Sheets има различни раздели за инвентара и списъците с доставчици. Разделът с инвентарния списък ви позволява да проследявате суровините по количество и цена, стойност на инвентарния артикул, нива на повторна поръчка, количество за повторна поръчка и др. Освен това има вградена формула за изчисляване на текущата стойност на инвентара ви.
Списъкът с доставчици съдържа полета за записване на имена на доставчици, контакти, имейли, линкове към уебсайтове, описания на продукти и разходи. Шаблонът съдържа и пример за списък с инвентар, който ще ви помогне да разберете как да го използвате.
Какво можете да направите с шаблона за управление на инвентара на Wise?
- Получете ясна представа за състоянието и разходите на запасите
- Поддържайте подробни списъци с доставчици и записи за инвентара на едно място.
- Автоматично изчисляване на общата стойност на инвентара
- Проследявайте нивата на повторни поръчки, за да предотвратите изчерпване на запасите.
3. Шаблон за управление на запасите от TradeGecko
Шаблонът за управление на запасите на TradeGecko има специални раздели за записване на подробности за продуктите, продажбите и покупките, както и за генериране на отчети за бърза информация за запасите.
Използвайте раздела „продукти“, за да въведете имена на артикули, SKU, първоначално ниво на запасите, точка за повторна поръчка, себестойност, надценка и други подробности. Той автоматично изчислява „налични запаси“, „запаси, които предстои да бъдат получени“ и „поръчки, които предстои да бъдат изпълнени“.
В разделите „покупки“ и „продажби“ се записват датите на поръчките за покупка и продажба, доставчиците/клиентите, крайните срокове за доставка/датите на изпращане, количеството, разходите и т.н. А най-хубавото е, че тези раздели извличат необходимата информация от раздела „продукти“, така че не е нужно да я въвеждате два пъти.
Разделът „отчет“ генерира отчети за инвентара с минимални усилия. Използвайте падащото меню, за да изберете конкретни имена на продукти и времеви периоди, за да видите общите покупки, продажби и др.
Накрая, шаблонът има раздел „експортиране към TradeGecko“, за да преместите данните от шаблона в TradeGecko и да ги анализирате по-подробно за по-детайлна информация.
Какво можете да направите с шаблона за управление на запасите на TradeGecko?
- Автоматизирайте изчисления като общи продажби, поръчки за покупка, налични запаси и др.
- Проследявайте инвентара с минимални ръчни усилия
- Генерирайте автоматични отчети за покупки и продажби, за да идентифицирате най-продаваните продукти.
4. Шаблон за инвентаризация на търговски стоки в Google Sheets от Coupler
Получавали ли сте поръчки за изчерпани продукти само защото вашият онлайн магазин не е актуализиран с най-новата информация? Това се случва, когато управлението на запасите в електронната търговия не функционира правилно.
Шаблонът за инвентаризация на Coupler може да ви помогне да управлявате инвентара на дребно, като създадете изчерпателна база данни. В раздела „Подробности за инвентара“ се съхраняват всички записи за наличностите. Разделът „Дневни продажби“ е листът, към който редовно се връщате, за да проследявате продажбите, а разделът „Отчет“ се използва за преглед на консолидираните данни за продажбите в края на месеца.
Какво можете да направите с шаблона за инвентаризация на Coupler?
- Автоматично изчисляване на крайната цена на продуктите
- Получете подробна информация за ежедневните продажби
- Добавете допълнителни подробности за инвентара/продукта, за да не пропуснете нищо.
- Филтрирайте лесно подробностите за продуктите
5. Шаблон за електронна таблица за инвентаризация на хранителни продукти от Template. NET
Според Националната асоциация на ресторантите 96% от ресторантите са имали недостиг на храни и напитки през 2021 и 2022 г. Можете да се сблъскате с подобни проблеми, ако нямате подходящ процес за управление на запасите от храни и поръчките.
Шаблонът за инвентаризация на хранителни продукти на Template.NET е прост документ, който позволява на мениджърите на ресторанти да проследяват нивата на запасите от храна. Можете да създавате персонализирани категории, за да организирате инвентара и разходите за артикули с цел контрол на бюджета. Той ви помага и да следите нивата на запасите, за да предотвратите недостиг на храна.
Какво можете да направите с шаблона за инвентаризация на хранителни продукти на Template. NET?
- Подобрете планирането на поръчките за хранене, доставките и капацитета
- Проследявайте точно състоянието на запасите с автоматични актуализации
- Вземайте информирани решения с помощта на информация за запасите
6. Шаблон за инвентаризация на малки предприятия от Template. NET
За собствениците на малки фирми проследяването на запасите – от суровини до готови продукти – е предизвикателство. Трябва да следите ежедневните поръчки, продажби, покупки, връщания, чакащи доставки и т.н., обикновено с ограничен персонал.
Шаблонът за инвентаризация в Google Sheets за малки предприятия е чудесен инструмент за събиране на разпръснати данни за инвентара, бюджета, покупките и продажбите на едно място. Той помага за очертаване на стратегическите бизнес цели, проследяване на важни събития, разпределяне на ресурсите, оптимизиране на бюджетите и ефективно планиране на управлението на инвентара и логистиката.
Какво можете да направите с шаблона за инвентаризация на малкия бизнес на Template. NET?
- Създавайте бюджети в Google Sheets и прогнозирайте нуждите от инвентар с вградени формули.
- Проследявайте запасите, продажбите и покупките с диаграми и ленти за напредък.
💡Съвет от професионалист: Ако сте малка фирма, която се опитва да изгради дълготрайни отношения с доставчиците, предотвратете спорове, като поддържате бележки за получени стоки.
Ограничения при използването на Google Sheets за шаблони за инвентаризация
Макар шаблоните в Google Sheets да са чудесна отправна точка за управление на запасите, те не са непременно най-добрият вариант. Ето няколко недостатъка на използването на шаблони за инвентаризация в електронни таблици:
1. Предразположени към грешки
Google Sheets не са напълно точни, тъй като изискват ръчно въвеждане на данни. Винаги съществува вероятност да въведете грешен номер на артикул или да добавите излишно нула към цената на продукта. Освен това рискът от грешки се удвоява, ако много хора работят върху един и същ шаблон.
2. Ограничена капацитет за изчисления
Различните продукти могат да изискват различни модели за прогнозиране или подходи за бюджетиране. Да предположим, че имате няколко вида продукти, които се продават на различни цени в зависимост от местоположението, като някои артикули се продават сезонно, а други имат постоянен търсенето през цялата година. В този случай ще ви е необходим специфичен модел за всеки продуктов сегмент, за да можете да ги проследявате ефективно. Трудно е да се правят такива сложни изчисления в Google Sheets.
3. Липса на актуализации в реално време
За да вземете бързи решения относно запасите, трябва да сте в крак с внезапните промени на пазара, увеличаването на търсенето или забавянията между актуализациите. За съжаление, шаблоните за инвентаризация в Google Sheets не предоставят актуализации в реално време, което води до потенциални забавяния и неточности в управлението на запасите.
4. Ограничени възможности за сътрудничество
Работата с шаблони за инвентаризация в Google Sheets с вашия екип може да бъде трудна. Има непрекъснат цикъл от качвания, изтегляния и прикачени файлове по имейл, който бързо може да разочарова екипа. Освен това няма да имате видимост върху ежедневните дейности на членовете на екипа.
Бонус: Шаблони за инвентаризация в Excel
Алтернативни шаблони за инвентаризация
Ако списъкът ви с клиенти се разраства и имате затруднения с управлението на запасите с шаблоните на Google Sheets, имаме идеалната алтернатива на Google Sheets за вас. 👇
1. Шаблон за управление на инвентара от ClickUp
Шаблонът за управление на запасите на ClickUp ви държи в течение с запасите, приходите и други важни показатели. Приложете този шаблон, за да проследявате наличността на запасите, движението им, промените в цените и т.н. Задайте начални и крайни дати за всяка задача, свързана със запасите, за да гарантирате навременната доставка на поръчките.
Можете да настроите задачи с персонализирани статуси, като „в транзит“, „на склад“ и „изчерпан“, за да проследявате текущото състояние на запасите си. Освен това ClickUp Automations променя статуса на запасите автоматично въз основа на складовете и преместванията.
2. Шаблон за инвентаризация на офиса от ClickUp
Вашият екип ви уведомява само когато им свършат канцеларските материали или закуските? Тогава шаблонът за инвентаризация на офиса на ClickUp е точно това, от което се нуждаете.
Този шаблон ви помага да следите офисните кухненски консумативи, растенията, покупките на запаси, употребата и т.н. Можете да записвате всички офис артикули с разходите и нивата на запасите, да проследявате поръчките и пратките и да получавате информация за общата стойност на офис инвентара. Това помага при изготвянето на бюджета и планирането на бъдещи покупки.
Освен това получавате автоматични известия в реално време, за да бъдете уведомявани за ниски наличности и да проследявате доставките на инвентара в офиса.
3. Шаблон за инвентаризация на ресторант
Шаблонът за инвентаризация на ресторанти на ClickUp е предназначен за всеки собственик и управител на ресторант, който се бори да избегне развалянето на продуктите и да намали отпадъците. Този шаблон ви помага да поддържате подходящи нива на инвентара и да осигурите гладко управление на поръчките. Можете да проследявате инвентара на ресторанта в реално време, да оптимизирате съхранението и да организирате поръчките и доставките бързо.
Използвайте този шаблон, за да сте в течение с разходите за храна, да максимизирате печалбите, да оптимизирате срока на годност и съхранението на продуктите, да откривате потенциални кражби или разхищаване на храна и да поръчвате продукти навреме, за да предотвратите изчерпване на запасите.
4. Шаблон за инвентаризация от ClickUp
Шаблонът за инвентаризация на ClickUp е създаден, за да отговори на ежедневните предизвикателства, пред които са изправени мениджърите на инвентаризация – проследяване на поръчки, плащания, проследяване на доставчици, преместване на инвентаризация от складове, идентифициране на липсващи артикули и т.н.
Този шаблон за проследяване на запасите ви позволява да проследявате пратките в различни складови бази. Можете да управлявате поръчките и запасите в реално време, да анализирате тенденциите в запасите за ефективен анализ на веригата на стойността и да организирате ресурсите за по-добро разпределение и планиране на запасите.
Използвайте персонализираните полета, като местоположение на доставчика, поръчано от, точка за повторна поръчка, количество, цена на единица и др., за да получите по-задълбочена информация за тенденциите в инвентара. Можете също да записвате броя на инвентара/запасите, като използвате запис на екрана, за по-късно преглед и справка.
5. Шаблон за отчет за инвентара от ClickUp
Мениджърите на инвентара често намират отчетите за полезни, но и за разочароващи – те ценят възможността да имат цялата информация на едно място, но не харесват усилията, необходими за създаването им. Ако и вие се чувствате по същия начин, шаблонът за отчет за инвентара на ClickUp е точно за вас.
Използвайте този шаблон, за да спестите времето и усилията, необходими за създаване на изчерпателни отчети за запасите от нулата. Той ви позволява да организирате категориите продукти, да актуализирате информацията без въвеждане на код и да визуализирате информацията за нивото на запасите.
Използвайте този шаблон, за да създавате отчети, като автоматично извличате необходимата информация от различни източници. Можете също така да получите информация за управлението на веригата на доставки и да подобрите процеса на поръчки чрез информирано вземане на решения.
6. Шаблон за инвентаризация на ИТ от ClickUp
Когато говорим за инвентаризация, обикновено първото нещо, което ни идва на ум, не е ИТ инвентаризацията. Но с нарастващите инвестиции на компаниите в технологии, нуждата от надеждно управление на ИТ инвентара бързо се увеличава.
Шаблонът за ИТ инвентар на ClickUp е идеалният инструмент за управление на вашите ИТ активи – от проследяване на софтуер и хардуер до управление на лицензи. Този шаблон осигурява пълна видимост и контрол над вашия ИТ инвентар, като лаптопи, принтери, лицензи, сървъри, интелектуална собственост и др., за да гарантира ефективно бюджетиране и разпределение на ресурсите.
Можете също да използвате тагове за търсене в този шаблон, за да намерите бързо необходимата информация. Например, можете да добавите тагове, за да намерите хардуер, който се нуждае от поддръжка, или лицензи, които трябва да бъдат подновени.
7. Прост шаблон за регистър на инвентара на бизнеса от ClickUp
Управлението на правилното количество стока на правилното място може да бъде предизвикателство, особено ако имате няколко склада. Шаблонът за опростен бизнес инвентарен регистър на ClickUp опростява този процес. Той проследява всички ваши инвентарни артикули на едно място, анализира нивата на запасите и тенденциите в цените и осигурява бюджетиране и контрол на разходите.
Той също така ви помага в процеса на снабдяване, като предоставя информация в реално време за запасите и тенденциите. Шаблонът предлага единен формат за поддържане на запасите в различните отдели с минимално ръчно въвеждане на данни.
Можете да маркирате задачите като „Активни“, „Неактивни“ или „Нови продукти“, за да организирате инвентара си и да визуализирате данните за инвентара с над 15 персонализирани изгледа.
8. Шаблон за инвентаризация на офис консумативи от ClickUp
Проследяването на това, което влиза и излиза от офиса във всеки един момент, е предизвикателно, но важно за спестяване на разходи, повишаване на ефективността и намаляване на прекъсванията в работата. С шаблона за инвентаризация на офис консумативи на ClickUp можете лесно да преглеждате и управлявате всички консумативи на едно място.
Получавате автоматични известия, когато запасите намалеят, за да можете да направите поръчки своевременно. Шаблонът ви помага да проследявате какви консумативи използва екипът ви и кога е необходимо да ги попълните. По този начин можете да предотвратите разхищаването, да планирате нуждите си и да избегнете ненужни покупки.
Управлявайте по-добре инвентара си с ClickUp
Управлението на запасите е от решаващо значение – пропуснете една стъпка и вашите печалби ще пострадат. Ето защо използването на шаблони за управление на запасите е от съществено значение.
Шаблоните за инвентаризация ви помагат във всичко, свързано с инвентаризацията, независимо дали става въпрос за проследяване на артикули, повторни поръчки, поддържане на записи за доставчици, преместване на инвентар и др. Всички шаблони в нашия списък могат да се персонализират и могат да добавят огромна стойност към процеса на инвентаризация.
Използването на шаблон за инвентаризация в Google Sheets обаче може да бъде сложно, ако сте развиваща се компания, която иска да се разраства. Можете да опитате шаблоните за управление на инвентара на ClickUp за усъвършенствано проследяване и отчитане. Те са пълни с функции, които ще ви помогнат да оптимизирате управлението на инвентара, и са безплатни.
Регистрирайте се безплатно в ClickUp и оптимизирайте процеса на управление на запасите!