През последните няколко години настъпи значителна промяна в начина, по който работим. С нарастването на дистанционната работа – която се очаква да представлява 22% от работната сила в САЩ до 2025 г. – организациите и лидерите се борят с въпроси като дали трябва да ходим на работа, колко често и, разбира се, какви трябва да бъдат работното ни време.
Когато работите с екипи, разпръснати по целия свят, е нормално да имате служители в различни часови зони. За някои мениджъри обаче може да е трудно да координират екипи, разпръснати географски.
Ако се сблъсквате с подобно предизвикателство, тази статия е за вас.
Прочетете повече, за да научите как можете ефективно да координирате работата на екипа си в различни часови зони.
Предизвикателства, пред които са изправени екипите, когато работят в различни часови зони
Макар че глобалната работна среда предлага редица предимства, тя е свързана и с уникален набор от предизвикателства.
Ето някои от основните предизвикателства, пред които са изправени екипите, работещи в различни часови зони.
- Забавяния в комуникацията: Когато служителите работят в различни часови зони, отговорите на имейли и съобщения вероятно ще се забавят, което ще доведе до забавяне на вземането на решения.
- Трудности при планирането на срещи: По-трудно е да се намери подходящо време за срещи, което да отговаря на графика на всички. Някои служители може да не участват в срещите поради неудобно време.
- Координация на задачите: Когато членовете на екипа не работят едновременно, е трудно да се съгласуват предпочитаните работни часове и да се координира работата, особено ако има зависимости при изпълнението на дадена задача.
- Ограничени часове на припокриване: Ако служителите работят в много различни часови зони, това може да доведе до много малко часове на припокриване между членовете на екипа. Това ограничава синхронната комуникация и може потенциално да забави изпълнението на проекта.
- Трудности при проследяването на напредъка: Координацията на предаването на задачи от служители в една часова зона на друга може да бъде сложна. Това може да доведе до пропуски в напредъка на задачите.
Стратегии и най-добри практики за сътрудничество в различни часови зони
Ето някои стратегии и най-добри практики, които можете да приложите, за да помогнете на отдалечените и разпръснати екипи да поддържат производителността и сплотеността си.
1. Използвайте ефективни комуникационни стратегии
Разликите във времето, културните различия и технологичните пречки могат да попречат на ефективната комуникация в разпределените екипи. Опитайте следните стратегии, за да премахнете тези пречки:
- Установете протоколи за комуникация
Определете ясни насоки за комуникация за екипи, работещи в различни часови зони. Това помага на отдалечените екипи да останат съгласувани, тъй като всички са на една и съща страница по отношение на предоставянето на актуализации, разрешаването на проблеми и комуникирането на промени.
Можете да установите протоколи за комуникация за типа канал, който ще се използва, и честотата на срещите. Освен това, определете очакванията за времето за отговор въз основа на предпочитаните работни часове на вашия екип.
Пример: Използвайте електронната поща за официална комуникация относно актуализации на проекти, съобщения и доклади. Задайте очакване, че всеки имейл трябва да получи отговор от съответния член на екипа в рамките на 24 часа.
Използвайте шаблона за комуникация и срещи на екипа на ClickUp, за да планирате и организирате ефективен план за комуникация за вашия екип.
Изгледът „График на срещите“ в този шаблон ви позволява да планирате срещи, а изгледът „Статус на срещите“ ви дава информация за напредъка на планираните ви срещи. Това ви позволява да създадете ефективна комуникация и график на срещите за вашия екип.
💡Съвет от професионалист: Добър начин за стандартизиране на протоколите за комуникация е да използвате шаблони за комуникационни планове . По този начин всички имат достъп до една и съща информация, което намалява вероятността от несъответствия и неясноти.
Шаблонът за вътрешна комуникация на ClickUp е още един полезен инструмент за създаване на протоколи, с които да информирате членовете на екипа за важни новини.
Той действа като единствен източник на информация, където можете да организирате документи, указания и съобщения, така че да са достъпни за вашия екип. По този начин можете да установите последователност в указанията за вътрешна комуникация и да гарантирате, че служителите разполагат с най-новата информация.
Прочетете още: Как да подобрите комуникацията на хибридното работно място
- Определете канали за комуникация
Комуникацията може да се осъществява по различни канали: чат, телефонни разговори, имейли или чрез инструменти и приложения на работното място. Но когато информацията ви е разпръсната по тези канали, актуализациите може да не достигат винаги до правилните хора в точното време. Важни детайли могат да се изгубят в шума и проследяването на разговорите става трудно.
Вместо това, определете кои канали трябва да се използват за различните видове комуникация, за да се избегне объркване. Структурираният подход води до по-ефективен поток на информация.
Например:
- Мгновенни съобщения: За бърза, неформална комуникация и споделяне на кратки новини
- Имейл: За споделяне на подробна информация за проекти, официални съобщения и за взаимодействие с външни заинтересовани страни.
- Видеоконференции: За ежедневни събрания, обратна връзка и сесии за обмен на идеи
- Инструменти за съвместна работа с документи : За едновременна работа на членовете на екипа по важни предложения, доклади и планове за проекти
💡 Съвет от професионалист: Ако преминавате към дистанционна работа, внедрете инструменти и системи, които поддържат асинхронно сътрудничество . Наблегнете на обучението, документацията и управлението на проекти, за да не се налага екипите ви да наваксват и да могат да подобрят производителността си.
- Използвайте споделени календари на екипа
Споделените календари на екипа позволяват на служителите да виждат графиците и наличността на останалите, което улеснява организирането на срещи. Това улеснява съвместното планиране при асинхронна работа и държи всички информирани за предстоящи срещи и крайни срокове.
Календарният изглед на ClickUp ви позволява да споделяте календара си с колеги и външни заинтересовани страни. Екипите могат да проверяват вашата наличност, а вие ще бъдете информирани в реално време, когато бъде насрочена среща.
- Избройте процесите за асинхронна комуникация
Асинхронната комуникация означава да не очаквате незабавен отговор от колегите си. Тази практика се използва често за управление на графика на международни екипи или за екипи, които работят в различни часови зони.
Въпреки това, без подходящи насоки, асинхронната комуникация може да бъде контрапродуктивна, особено ако води до по-непоследователна информация и недоразумения.
Ето няколко най-добри практики за ефективно прилагане на асинхронна комуникация:
- Бъдете конкретни относно действията, които искате да предприеме член на екипа, и определете срок за тяхното изпълнение. Комуникирайте ясно крайните срокове, за да избегнете забавяния.
- Предоставяйте контекст за задачите и дейностите, за да помогнете на екипите да разберат по-добре вашето послание.
- Насърчавайте получателите да задават въпроси, преди да пристъпят към изпълнението на задачата.
- Организирайте информацията си така, че да е логична и лесна за разбиране.
- Провеждайте редовни събрания, за да оцените напредъка по различните задачи, да обсъдите потенциални проблеми и да се уверите, че екипите са на едно мнение относно това, което трябва да се направи.
- Използвайте асинхронни комуникационни инструменти , за да поддържате връзка между екипите си, дори когато те работят в различни часови зони.
💡Професионален съвет: Използвайте ClickUp Brain за автоматично генериране на обобщение на напредъка по дадена задача
- Прилагайте цели за по-добра отчетност
Ако сте мениджър, може да бъде предизвикателство да се свързвате всеки ден с екипа си, особено ако работите от различни географски местоположения.
Въпреки това, все още е необходимо да установите отговорност за всеки член на екипа.
За да направите това, определете индивидуални цели за членовете на екипа и проследявайте постиженията им. ClickUp Goals ви позволява да дефинирате и зададете ясни, измерими цели за всяка задача. Проследявайте напредъка на всяка цел, за да разберете как членовете на екипа напредват в работата си.
След като определите целите, можете да организирате периодични срещи с служителите, за да обсъдите тяхното представяне и да идентифицирате областите, които се нуждаят от подобрение.
Можете също да използвате шаблона за дистанционна работа на ClickUp , за да проследявате и управлявате работата, извършена от дистанционните служители.
Използвайте предварително дефинирани раздели, за да определите насоки за служителите, които преминават към дистанционна работа. Прегледайте очакванията и ролите на всеки член на екипа, като използвате изгледа „Работни дейности“, и следете напредъка по задачите, като използвате изгледа „Напредък по работата“.
2. Използвайте инструменти и технологии за сътрудничество
Намерете платформи за сътрудничество, които се фокусират върху улесняването на асинхронната комуникация.
На пазара има няколко вида инструменти за сътрудничество и дистанционна работа, но ние ви препоръчваме да изберете такъв, който предлага широка гама от функции за оптимизиране на дистанционната работа.
Инструмент като ClickUp for Remote Work комбинира управление на задачи, сътрудничество, документация и няколко други функции в една унифицирана платформа, опростявайки работния ви процес.
Разберете как можете да използвате пълния набор от функции на ClickUp, за да подобрите сплотеността на екипа, дори когато вашите служители работят дистанционно от различни часови зони:
- Разпределяйте работата с лекота
Използвайте ClickUp Tasks, за да създавате и споделяте задачи в отдалечена среда. Присвойте всяка задача на подходящия член на екипа заедно с краен срок. Свържете отделните задачи с уикита и базите от знания в ClickUp Docs, за да предоставите достатъчно контекст на членовете на отдалечения си екип.
- Сътрудничество по документацията
Работете съвместно с членовете на екипа, за да създавате подробни отчети, документация и предложения с ClickUp Docs. Можете да създавате неограничен брой документи, да ги редактирате съвместно и да форматирате информацията по желания от вас начин. А най-хубавото е, че можете да стартирате задачи директно от Docs или да ги свържете с задача, както обяснихме по-горе. Това прави вашия работен процес по-свързан и кохезивен, дори с глобални екипи или членове на екипа, които работят в отдалечени часови зони.
- Споделяйте актуализации в чата
Комуникирайте с членовете на екипа с помощта на ClickUp Chat View. Просто @споменете член на екипа, за да го добавите към разговора и да споделите актуалната информация. Чатът се отваря директно в ClickUp Workspace, така че не е необходимо да превключвате между платформи, за да свършите работата си.
Използвайте го, за да водите разговори в контекста на задачата си, да избегнете ненужно превключване на контекста и да поддържате яснотата на съобщенията си.
- Обяснете концепциите с яснота
Използвайте ClickUp Clips, за да записвате екрана си, когато общувате дълги, сложни съобщения или технически концепции. Споделяйте клиповете с членовете на екипа, като използвате публичен линк или изтегляте видеофайла.
Можете също да ги вмъкнете в описанията на задачите, за да добавите контекст. Всички записани клипове ще се съхраняват в Clip Hub, така че членовете на екипа да имат достъп до записите, когато им потрябват.
- Виртуален мозъчен штурм
Обсъждайте идеи с членовете на вашия отдалечен екип на дигитален платно с ClickUp Whiteboard. Представете визуално вашите мисли и ги превърнете в задачи директно от бялата дъска с няколко прости кликвания. Качете изображения и линкове, за да добавите още повече контекст към вашата работа.
Ето какво казва Даниел Буш, проектен мениджър в EDforTech:
ClickUp помогна на нашия екип да комуникира с отдалечен екип в различни часови зони и да знае какво се случва в проекта, без да се налага да провеждаме ненужни срещи или да искаме информация от хората по имейл или Slack. Функцията „бяла дъска“ ни помага да обсъждаме процесите и работните потоци и да разпределяме задачите в реално време.
ClickUp помогна на нашия екип да комуникира с отдалечен екип в различни часови зони и да знае какво се случва в проекта, без да се налага да провеждаме ненужни срещи или да искаме информация от хората по имейл или Slack. Функцията „бяла дъска“ ни помага да обсъждаме процесите и работните потоци и да разпределяме задачите в реално време.
- Провеждайте екипни срещи по видео
Канете членовете на екипа за редовни видеоразговори лице в лице, като използвате интеграцията на ClickUp Zoom. Връзки към бележките и записите от срещите ви ще бъдат автоматично добавени към задачите ви, за да можете да имате достъп до тях по-късно.
Това така необходимо лично общуване може да доведе до по-добро вземане на решения и продуктивно сътрудничество с вашия отдалечен екип.
- Използвайте централизиран център за комуникации
Управлявайте всичките си задачи и комуникации от едно място с помощта на ClickUp Inbox. Бъдете в крак с цялата си работа и подчертавайте важните дейности, за да не пропуснете важни задачи. За всеки разговор можете да отворите панел с описание точно до него, за да получите цялата необходима информация за изпълнението на задачата.
- Проследявайте напредъка на екипа
Бъдете в течение с всичко, върху което работи екипът ви, с таблата за управление на ClickUp. Получете обща представа за това колко работа е свършена и дали сте на път да спазите важни срокове. Чрез предоставяне на достъп в реално време до ключови показатели и данни за производителността, можете да поддържате дистанционните работници съгласувани и ангажирани с работата си, независимо от местоположението им.
3. Изградете силна екипна култура
Координацията на глобален екип става много по-лесна, когато служителите са съгласувани с целите на организацията и имат устойчиво мислене за справяне с предизвикателствата.
Ето защо трябва да се съсредоточите върху изграждането на силна екипна култура, която съчетава ангажираност на служителите, сплотена работа и гъвкавост.
Използвайте нашите съвети по-долу, за да помогнете на служителите да се справят с предизвикателствата на дистанционната работа:
- Насърчавайте гъвкавостта и разбирането: Определете гъвкави работни графици, когато управлявате служители в различни часови зони. Позволете на служителите да избират най-продуктивните си работни часове и наблегнете на резултатите и постиженията, а не на строгите графици.
- Осигурете подкрепа: Уверете се, че служителите имат достъп до подкрепата и информацията, от които се нуждаят, за да бъдат ефективни, дори когато работят дистанционно. Обучете дистанционните работници за важността на управлението на времето и им предоставете необходимите инструменти за сътрудничество, за да работят безпроблемно.
- Проследявайте напредъка: Следете текущото състояние на проектите и индивидуалните приноси. Това гарантира, че всички работят за постигането на едни и същи цели, и ви помага да управлявате лесно продуктивността на целия екип.
- Празнувайте разнообразието и приобщаването: Създайте приветлива среда, в която да се празнуват разнообразните култури на отдалечените служители от различни географски райони. Въведете политики, които насърчават равните възможности за работа и привличат най-добрите таланти от различни места.
💡Съвет от професионалист: Ако обичате да работите в кафенета или да пътувате, опитайте да използвате инструменти за дигитални номади . Те предлагат широка гама от функции, които могат да ви помогнат да работите асинхронно и да комуникирате ефективно с членовете на екипа, дори когато сте в движение.
4. Фокусирайте се върху продуктивността и благосъстоянието на служителите
Приоритизирането на благосъстоянието на служителите намалява изтощението и помага на целия ви екип да остане фокусиран върху целите си. Инициативите за благосъстояние подобряват и морала на екипа, като повишават качеството на работата, дори и в отдалечени условия.
- Наблегнете на баланса между работата и личния живот
Уважавайте личните граници и разликата във времето, когато става въпрос за работа от разстояние. Много е лесно работата да превземе и напълно да погълне личния ви живот.
Използвайте ClickUp Time Tracking, за да проследявате времето, прекарано в различни задачи. Подробните времеви таблици показват къде прекарвате най-много време. Можете да използвате информацията от тези времеви таблици, за да откриете начини за оптимизиране на времето си, така че да спазвате графика си, без да се налага да работите извън работното си време.
- Избягвайте преумората
Управлявайте ефективно натоварването на екипа, без да го претоварвате. Прегледайте капацитета на екипа си и определете кои членове са претоварени или недооценени с помощта на ClickUp Workload View.
Използвайте тази информация, за да разпределите работата равномерно и да включите допълнителни ресурси, когато е необходимо. Избягвайте да насрочвате срещи късно през нощта или през уикенда, за да дадете на служителите време да се отпуснат и да си почиват.
- Използвайте разликите в часовите зони
Използвайте практики като ротация на времето за срещи, припокриващи се работни часове и модела „следвай слънцето“ (един екип поема работата, когато другият приключи деня си), за да свършите повече работа, независимо от разликите в часовите зони.
Превърнете предизвикателствата, свързани с часовите зони, в победи с ClickUp
Представете си как вашите служители работят безпроблемно с колегите си от други континенти, с перфектно планирани срещи, ефективна асинхронна комуникация и продуктивен обмен на информация.
Можете да постигнете това, като внедрите инструмент за сътрудничество като ClickUp, който прави дистанционната работа лесна.
От записване на екрана чрез ClickUp Clips до контекстуални съобщения чрез ClickUp Chat, платформата ви предоставя набор от функции, с които да преодолеете предизвикателствата на сътрудничеството в дистанционна работна среда.
Нека всички в екипа ви знаят, че сте заедно в това, дори и да не сте в една и съща часова зона.
Регистрирайте се безплатно в ClickUp, за да обедините своя глобален екип.