Меган Томпсън, старши изпълнителен асистент на техническия директор в стартираща компания от серия А в областта на B2B AI, получи задача от своя ръководител да управлява критичната „Инициатива за интеграция в облака“ успоредно с обичайните си задължения.
Първоначално обезкуражена от обхвата на проекта на стойност 2,5 милиона долара, Меган използва опита си в областта на софтуера за сътрудничество, за да организира двуседмични междуфункционални срещи, да проследява седем едновременни крайни срока и да поддържа съгласуваност между разнообразен екип от 25 членове от инженерния, продуктовия и маркетинговия отдел.
Докато продължаваше да изпълнява ежедневните си задължения, включително сложни пътувания и връзки с инвеститори, Меган успешно доведе проекта до завършване точно по график.
Изпълнителните асистенти като Меган са много повече от мениджъри на календари или пазачи – те са неотбелязаните герои на проектния мениджмънт, които осигуряват оперативна ефективност зад кулисите.
Помислете за собствената си роля. Вероятно ежедневно използвате ключови модели и методологии за управление на проекти, от създаване на пътни карти и диаграми на Гант за събития до провеждане на анализи на заинтересованите страни и управление на регистри на рискове. Вие служите като свързващо звено между отделите, разпределяте ефективно ресурсите и допринасяте пряко за повишаване на производителността.
Не са ли това основни умения на проектния мениджър?
Ако, подобно на Меган, се чувствате претоварени от разширяващия се обхват на вашите отговорности, бъдете сигурни, че не сте сами. Този наръчник ще ви предостави доказани стратегии за безпроблемно интегриране на управлението на проекти във вашата роля на изпълнителен асистент.
Ролята на изпълнителните асистенти в управлението на проекти
Harvard Business Review нарича изпълнителните асистенти, които работят за висши мениджъри, „дясната ръка на лидерите, гръбнакът на компаниите и лицето на корпоративната култура. Те са очите, ушите и лепилото на организацията”.
Изпълнителните асистенти са отговорни за осигуряването на безпроблемното функциониране на компанията. От резервирането на редовни обеди за екипа до управлението на сложни еднократни проекти, като пускането на нова продуктова линия, те правят всичко, за да улеснят живота на всички. Те са необходимата връзка между стратегическите намерения и практическото изпълнение на проектите.
Защо изпълнителните асистенти се считат за експерти по управление на проекти
Ненадминатата организация, управление на времето, способности за решаване на проблеми, комуникативни умения и познания за принципите на управление на проекти правят изпълнителните асистенти първокласни мениджъри на проекти. Ето защо изпълнителните асистенти се вписват добре в ролята на мениджъри на проекти:
- Изключителни организационни умения: Организацията е гръбнакът на координацията на проектите, а изпълнителните асистенти са отлични в това. Например, управлението на сложни графици, приоритизирането на спешни и важни задачи и гарантирането, че всички зъбни колела в механизма на организацията работят както е предвидено, са някои от основните организационни умения, които всеки изпълнителен асистент притежава
- Умения за многозадачност: Управлението на множество операции едновременно е неизбежно за един проектен мениджър, а изпълнителните асистенти са вещи в жонглирането между задачите. Например, в един момент може да се подготвяте за предстояща презентация пред борда, а в следващия момент да координирате наличността на вашия управляващ партньор.
- Управление на ресурсите: Грижата за логистиката е друга отговорност на изпълнителния асистент, която се припокрива с тази на проектния мениджър. Например, изпълнителните асистенти управляват организационните ресурси, включително бюджетите на проектите, технологиите, инструментите, персонала, външните доставчици, документацията или организацията на пътувания.
Необходими умения за изпълнителни асистенти в управлението на проекти
Изпълнителните асистенти се нуждаят от разнообразни умения за ефективно управление на проекти. Ето някои от най-важните:
- Решаване на проблеми: Изпълнителните асистенти трябва да са подготвени да идентифицират и решават проблеми бързо. Те трябва да могат да мислят бързо и да предлагат решения за всичко – от отменени в последния момент изяви на лектори до непредвидени закъснения, които увеличават разходите и сроковете на проекта.
- Управление на времето: Изпълнителните асистенти трябва да гарантират, че критичните срокове на проектите се спазват, дори когато ежедневната координация, включително планиране на срещи, определяне на срокове и гарантиране, че всички са запознати с тях, отнема по-голямата част от деня им.
- Стратегическо мислене: Организирането на задачите на екипа в синхрон с общите стратегически цели е също една от основните умения, които се изискват от изпълнителните асистенти. Например, изпълнителният асистент ще съгласува корпоративна конференция с целите на управлението на проектите на компанията, като покани лидери от бранша, фокусира се върху нововъзникващите тенденции, насочи се към ключовите заинтересовани страни и гарантира стратегическо съгласуване на темите, за да подобри позиционирането на пазара.
Ежедневно изпълнение на фазите на управление на проекти от изпълнителните асистенти
Има пет различни фази в жизнения цикъл на управлението на проекти: планиране, стартиране, изпълнение, проследяване на резултатите и преглед. Поради естеството на работата си, изпълнителният асистент е на разположение, за да помага на всеки етап от важния проект.
Ето един поглед към деня на изпълнителен асистент, който управлява тези фази:
- Сутрин: Преглед на напредъка по задачите и актуализиране на инструмента за управление на проекти. Планиране и участие в среща с екипа по проекта, за да се обсъдят евентуални проблеми и да се планира напред.
- По обед: Свързва се и координира с външни доставчици, за да се увери, че проектът върви по план.
- Следобед: Идентифициране на проблеми и съобщаването им на екипа, както и подготовка на среща със заинтересованите страни за преглед на напредъка и етапите на проекта.
- В края на деня: Преглед и актуализиране на графиците на проекта въз основа на напредъка за деня.
Макар че това са ежедневни задължения, е добре да разберете по-добре фазите на управлението на проекти, за да разберете новите роли и отговорности, които ви очакват.
Фазите на управлението на проекти за изпълнителни асистенти
Ето какво можете да очаквате от всяка фаза на успешното управление на проекти като изпълнителен асистент:
1. Планиране
Фазата на планиране включва разработване на график за проекта. Един безупречен план за проекта взема предвид изискванията за ресурси и установява как и кога ще се осъществява комуникацията със заинтересованите страни.
Например, EA планира внедряването на нов софтуер, като разпределя бюджета, координира обученията, планира актуализациите на системата, управлява договорите с доставчиците и осигурява комуникацията със заинтересованите страни за гладко и ефективно внедряване.
2. Иницииране
Когато имате пълна представа за целите и задачите на проекта, следващата ви задача е да разделите целия проект на по-малки, по-лесно управляеми задачи. Сега е моментът да определите крайни срокове и да създадете различни етапи на проекта.
Тази разбивка позволява на всички членове на екипа да са наясно със своите отговорности и срокове и ви помага да управлявате списъка си със задачи.
Например, фокусирайте се върху определянето на важни етапи, като завършване на анализа на изискванията, приключване на обучението на потребителите и провеждане на успешни тестове, за да се гарантира, че проектът върви по план.
3. Изпълнение
Фазата на изпълнение започва, когато екипът официално влезе в работен режим и ясно разбере своите роли, отговорности и срокове.
През тази фаза единствената отговорност на изпълнителния асистент е да гарантира, че екипът разполага с всички необходими ресурси.
Например, в деня на пускането, EA управлява прехода и осигурява поддръжка в реално време и отстраняване на проблеми, за да гарантира гладко внедряване с минимални прекъсвания.
4. Мониторинг и проследяване на ефективността
Проследяването на напредъка, отчитането на резултатите и управлението на промените са от решаващо значение, за да се гарантира, че всичко върви по план.
Например, изпълнителният асистент забелязва значителни проблеми с функционалността на новия софтуер чрез седмичните отзиви на потребителите и докладите за производителността по време на внедряването. Осъзнавайки спешността на ситуацията, изпълнителният асистент организира спешно събрание с екипа за разработка, определя приоритетите за отстраняване на критичните бъгове и планира допълнителни тестове.
Това бързо действие решава проблемите преди пълното стартиране, като гарантира, че проектът остава на път и отговаря на очакванията на потребителите.
5. Преглед
Последният етап от процеса е да прегледате, да извлечете поуки и да приложите наученото от проекта в бъдеще. Рефлексията може да ви помогне да изберете по-добър курс на действие за следващия си проект и да разберете силните страни и ограниченията на екипа си.
Според най-новия доклад на PMI за недостига на таланти, до 2030 г. ще са необходими около 2,3 милиона души годишно, за да запълнят позициите, свързани с управлението на проекти.
Това прави управлението на проекти обещаваща кариера, така че нека определим какви образователни квалификации могат да го направят възможно.
Преход от изпълнителен асистент към проектен мениджър
Въпреки че уменията за двете роли се припокриват, обучението, образованието и сертифицирането могат да ви помогнат да постигнете целите си по-бързо и да направите прехода по-плавно.
Пример: Майкъл беше изпълнителен асистент в маркетингова фирма, където управляваше графиците на ръководството, координираше маркетинговите кампании, се занимаваше с връзките с доставчиците и контролираше планирането на събития. Той искаше да премине на позицията проектен мениджър в маркетинга.
Той завърши сертификационна програма за професионално управление на проекти (PMP), за да придобие официални знания в областта на управлението на проекти. С тази нова сертификация и опита си като изпълнителен асистент в маркетинга, той беше нает като маркетинг мениджър в същата компания.
Потребител на Fishbowl сподели опита си от прехода от ролята на изпълнителен асистент към тази на мениджър по съответствие. Той подчерта изключителните качества, които притежават изпълнителните асистенти и които са ценни в управлението на проекти, като например да водят записки за многото проекти, с които се занимават, и да искат да участват в курсове по управление на проекти, за да станат по-подготвени за пазара.
Друг потребител спомена, че има два години опит като координатор на програми, което му е помогнало да премине от EA.
Нека разгледаме как можете да направите прехода си гладък.
Необходимо обучение и образование
Формалното обучение и образование могат да улеснят справянето с реални ситуации в проектите. Ето вашите опции:
Сертификати за управление на проекти
- Професионалист по управление на проекти (PMP)
- Сертифициран сътрудник по управление на проекти (CAPM)
- Сертификати за Agile
Курсове и степени по управление на проекти
- Краткосрочни онлайн курсове по управление на проекти в университети или бизнес училища
- Напреднали програми като магистърска степен по управление на проекти (MPM) или MBA със специализация в управление на проекти
Обучение и опит на работното място
- Наблюдение и менторство за усвояване на умения за управление на проекти
- Малки проекти като доброволци, за да придобиете практически опит (отличен начин да развиете меки умения)
Технически инструменти
- Познания за инструменти за управление на проекти като ClickUp
Препоръчителни сертификати
Ето списък с няколко курса, степени и инструменти, които могат да ви помогнат да започнете:
- PMP и CAPM от Института за управление на проекти (PMI)
- Краткосрочни курсове от онлайн платформи като LinkedIn Learning
- Програми за обучение на мениджъри в областта на управлението на проекти, предлагани от институции като Харвард и Станфорд
- Обучение в тънкостите на използването на ClickUp като инструмент за управление на проекти и проучване на функциите чрез ClickUp University
Прочетете също: Ден от живота на проектния мениджър: изводи от хаоса
Инструменти за изпълнителни асистенти в управлението на проекти
Като изпълнителен асистент, какво търсите в инструмент за изпълнителни асистенти освен функции за управление на задачи, време, документи, проекти и разходи? ClickUp ви предлага всичко това!
ClickUp е „приложението за всичко, свързано с работата“. То предлага просто и добре управлявано решение за проблемите, свързани с управлението на корпоративни проекти, на едно място, за да спести време и да се свърши повече работа.
Софтуерът ви позволява да организирате, планирате, делегирате, изпълнявате и проследявате задачите си. Вградените комуникационни инструменти подобряват сътрудничеството в екипа. Освен това, персонализираните отчети и табла са отлични за преглед и разбиране на индивидуалните и колективните резултати, за да се постигнат по-добри резултати в бъдеще.
Стъпка по стъпка ръководство за това как изпълнителните асистенти могат да използват ClickUp
Ето как повечето изпълнителни асистенти могат да използват ClickUp стъпка по стъпка, за да изпълнят своите роли и отговорности:
- Регистрирайте се: Регистрирайте се в ClickUp и създайте работно пространство за вашия екип.
- Папки и списъци: В рамките на работното си пространство можете да създадете пространства за всеки отдел, с който работите. В рамките на пространствата можете да създадете папки за всеки проект или инициатива. Сега, в рамките на тази папка, създайте списък с всички задачи, необходими за постигането й.
- Създаване на задачи и подзадачи: Във всеки списък добавете задачи и ги разделите на подзадачи, където е необходимо. Например, една от вашите задачи може да бъде да резервирате място за събитие, а подзадачите ще бъдат проучване на места и контактиране с доставчици.
- Добавете етикети и персонализирани полета: Създайте етикети в ClickUp, като „Спешно“ или „Участие на клиент“, за да категоризирате и филтрирате задачите. Можете също да добавите персонализирано поле, което съдържа повече подробности за задачата, като бюджет или ниво на приоритет.
- Разпределяне на задачи: Разпределяйте задачи и подзадачи на екипа си и задавайте крайни срокове директно в ClickUp.
- Проследяване и отчитане: Използвайте функцията за проследяване на времето по проекти на ClickUp, за да проследявате времето, прекарано за всяка задача, и да генерирате отчети за анализ на напредъка на екипа.
- Преглед и корекции: Прегледайте напредъка на проекта чрез над 15 персонализирани изгледа, като например изглед „Гант диаграма“ или „Табло“ на ClickUp .
ClickUp не е полезен само за изпълнителните асистенти и техните отговорности; той може да помогне и при по-сложно управление на проекти. Нека разгледаме основните му предимства като софтуер за управление на проекти.
Основни характеристики и предимства на използването на ClickUp за управление на проекти
ClickUp сближава екипа ви чрез свързани работни процеси и ви държи в течение с крайните срокове благодарение на своите изгледи и известия. И още нещо? Той предоставя напълно персонализирано решение за управление на проекти за всеки екип – от маркетинг и продажби до човешки ресурси и операции.
Лесно наблюдение на KPI на проекта
За начало ви е необходима цялостна картина на проекта. ClickUp Dashboards предоставя бърз поглед върху ключовите показатели и напредъка на проекта. Използвайте ги, за да:
- Проследяване на изпълнението на проекта и идентифициране на области за подобрение
- Поддържайте екипите организирани и фокусирани върху задачите през целия проект
- Дайте възможност на заинтересованите страни да имат бърз достъп до важни данни по проекта
- Визуализирайте напредъка на проекта чрез персонализирани диаграми и графики
- Централизира комуникацията и разрешаването на проблеми по проекта чрез чат функции
Опростяване на управлението на задачите
Създайте задачи и подзадачи в ClickUp , за да разделите проекта си на по-малки и лесно управляеми единици. Този инструмент ви позволява да създавате различни типове задачи, да персонализирате статуса на задачите, да задавате нива на приоритет, да получавате повече контекст с персонализирани полета и дори да свързвате задачите помежду им.
Делегирайте натоварената работа на AI и автоматизацията
Освен това, управлението на проекти и изкуственият интелект са изключителна комбинация.
ClickUp Brain ви позволява да ускорите всичките си операции по управление на проекти, като автоматично генерирате подзадачи въз основа на описанията на задачите, споделяте ежедневни и седмични актуализации асинхронно и обобщавате коментарите. Това е като да имате невидим втори пилот, който ще ви освободи от натоварената работа, асистент на асистента, ако щете.
Можете да го използвате с ClickUp Docs, за да генерирате проектен доклад, да изготвите изпълнителни резюмета, да разширите ключови предложения и дори да обсъдите идеи за опростяване и ускоряване на работата си.
За да спестите време и да намалите човешките грешки, ClickUp Automations ви позволява да автоматизирате повтарящи се задачи като възлагане на задачи, изпращане на известия и актуализиране на статуси. Възможността лесно да създавате и персонализирате автоматизации дава възможност на проектните мениджъри да оптимизират процесите си и да се съсредоточат върху по-ценна работа.
Проследявайте напредъка без усилие
ClickUp ви позволява лесно да приоритизирате и планирате, като ви дава видимост върху всичките ви проекти и задачи с различни изгледи. Той предлага над 15 напълно персонализируеми изгледа на ClickUp, за да ви помогне да управлявате всичко по свой начин. Има основни изгледи като списък, табло и календар, както и по-разширени изгледи като диаграма на Гант, таблица, времева линия, натоварване, кутия, дейност и мисловна карта.
Освен да следите напредъка чрез прегледи, използвайте ClickUp Goals , за да управлявате всичките си цели на едно място. Можете едновременно да задавате цели за задачи, цели за брой, обобщения на напредъка, цели за вярно/невярно и цели за бюджет.
А най-хубавото? ClickUp не работи в изолация, което означава, че вие и вашият екип можете да интегрирате ClickUp с над 1000 инструмента, като Slack, GitHub, HubSpot, Harvest, Google Drive и Dropbox, за да осигурите по-гладък работен процес.
Шаблонизиране на работни процеси
Нямате време да създадете ръчно контролен център за целия си проект?
Започнете работа с шаблона за управление на проекти ClickUp, който поддържа вашите проектни операции от началото до края.
Ето как този шаблон може да ви помогне:
- Създавайте, възлагайте и проследявайте различни задачи в рамките на един проект, за да поддържате всички в синхрон.
- Персонализирайте шаблона според вашите работни процеси и изисквания в зависимост от типа на проекта, с който работите.
- Анализирайте напредъка на задачите с един поглед с различни изгледи и проследяване на целите
- Прилагайте етикети и филтри, за да организирате и разделите задачите въз основа на списъка с приоритети.
Организации от цял свят са открили, че ClickUp е най-ефективният начин да организират проектите си и да постигнат амбициозните си цели.
На въпроса как ClickUp помага за постигането на целите, компанията People Piece отбелязва:
Откакто използваме ClickUp, имаме много по-добра видимост в цялата организация по отношение на това, върху което работим, както и по отношение на статуса, което ни помага да се придържаме към плана и да изпълняваме проектите си навреме. Всички сме съгласни, че това е най-доброто решение за нашите нужди в областта на управлението на проекти, а ние сме пробвали много инструменти!
Откакто използваме ClickUp, имаме много по-добра видимост в цялата организация по отношение на това, върху което работим, както и по отношение на статуса, което ни помага да се придържаме към плана и да изпълняваме проектите си навреме. Всички сме съгласни, че това е най-доброто решение за нашите нужди в областта на управлението на проекти, а ние сме пробвали много инструменти!
Предизвикателства и съвети за изпълнителните асистенти в управлението на проекти
Въпреки че двете длъжности се припокриват, изпълнителните асистенти се сблъскват с определени предизвикателства в управлението на проекти, които е важно да се разберат.
Ето най-често срещаните:
Балансиране на множество отговорности
Изпълнителните асистенти, които работят в управлението на проекти, често трябва да се справят едновременно с административни отговорности и задачи по управление на проекти. В резултат на това управлението на времето и балансирането на отговорностите може да бъде предизвикателство.
Съвет: Настройте редовни проверки, актуализирайте системите и използвайте рамки като матрицата на Айзенхауер , за да приоритизирате задачите и да не се чувствате претоварени.
Справяне със стреса и конфликтите
Справянето с кратки срокове, високи очаквания и непредвидими ситуации може да бъде трудно. Това може да предизвика тревога и понякога дори да доведе до конфликти.
Съвет: Правете почивки, практикувайте техники за релаксация и работете с прозрачност, за да сведете до минимум вероятността от стрес и конфликти.
Управление на промените
Адаптирането и преадаптирането на проектните планове може да бъде предизвикателство, особено когато са замесени много заинтересовани страни. Тези преадаптации в последния момент могат значително да увеличат задълженията на изпълнителните асистенти.
Съвет: Винаги имайте резервен план, за да можете да приложите структуриран план и да управлявате промените ефективно.
Накрая, нека разгледаме няколко стратегии за едновременно управление на двете роли и постигане на успех като проектен мениджър.
Стратегии за преодоляване на предизвикателствата като изпълнителен асистент
- Мислете напред: Винаги имайте резервен план, за да можете да се справите с проекта безпроблемно, въпреки предизвикателствата.
- Сътрудничество с другите: Не се опитвайте да направите всичко сами – използвайте силата на екипа си и делегирайте отговорности, за да направите проекта успешен.
- Използвайте технологиите: Разчитайте на технологиите, за да автоматизирате и ускорите рутинните задачи и да направите процесите си по-ефективни.
Освен това, винаги помнете, че умения като бързо решаване на проблеми, четене с разбиране и ясна комуникация могат да ви помогнат да се отличите като изпълнителен асистент, преминаващ към ролята на проектен мениджър.
Също така е важно да интерпретирате точно проектните документи и планове, за да можете да вземате по-добри решения и да изпълнявате проектите успешно.
Усъвършенстване на управлението на проекти за изпълнителни асистенти с ClickUp
Тристранният подход на образование (за развиване както на твърди, така и на меки умения), практически опит и професионален опит като изпълнителен асистент улеснява влизането в ролята на проектен мениджър.
Шаблоните за управление на проекти и административните професионални решения за управление на ClickUp опростяват вашата роля и в двете категории. Възможността му да изгражда свързани работни потоци, да увеличава прозрачността при постигането на целите и да опростява разпределенията го превръща в безценно решение за управление на проекти.
Регистрирайте се в ClickUp още днес и се присъединете към общност от успешни проектни мениджъри.