Любопитни ли сте за управлението на интеграцията на проектите?
Макар да звучи сложно, управлението на интеграцията на проектите просто означава да свържете различните части от работата по проекта.
Това е като сглобяването на мебели от Ikea.
Освен че управлението на интеграцията на проекти е много по-лесно, отколкото изглежда, не обратното.
В тази статия ще разгледаме какво е управлението на интеграцията на проекти, защо е необходимо, какви са стъпките в него и основните му предимства.
Ще подчертаем и как инструментът за управление на проекти улеснява интегрираното управление на проекти.
Да започваме.
Какво е управление на интеграцията на проекти?
Управлението на интеграцията на проекти се отнася до процесите и дейностите, които координират всички елементи на вашия проект. То е особено полезно, когато проектът ви включва мултифункционални екипи и би спечелил от по-унифициран подход към управлението на проекти.
С други думи, интегрираното управление на проекти (IPM) е всичко, което правите, за да се уверите, че отделните части и елементи на вашия проект работят заедно.
Подобно на това, което Ник Фюри направи за Отмъстителите!
В рамките на IPM вие идентифицирате, дефинирате, интегрирате и координирате набор от индивидуални процеси в дадена организация, като разделение на работата, доставки, резултати и т.н.
А понякога това означава да правите компромиси между конкурентни цели и групи процеси във вашата организация.
Каква е целта на интегрираното управление на проекти?
В конвенционалните проекти е доста стандартно екипи от различни отдели да работят заедно. И може да очаквате доста последователен и интегриран подход към управлението на проекти в тези екипи, тъй като всички те работят за постигането на обща цел.
Не!
Повечето екипи функционират в силози , които сами са създали.
Сякаш са на отделни острови, изолирани от радиомълчание.
Да, това е ужасна новина за вашия проект и организация.
За щастие, именно това помага да се сложи край на управлението на интеграцията на проектите.
Няма повече работа в изолирани отдели или острови.
С интегриран подход към управлението на проекти можете да добавите стабилност и единство към:
- Управление на ресурсите
- Наслагващи се графици
- Открита комуникация
- Контрол на разходите
- Управление на качеството
- Ангажираност на заинтересованите страни
Нека разгледаме как можете да го настроите:
Какви са шестте процеса на управление на интеграцията на проекти?
Има шест важни стъпки в управлението на интеграцията на проекти:
Ето по-подробен поглед върху всеки от тези процеси на управление на интеграцията на проекти:
1. Създайте харта на проекта
Определянето на хартата на проекта обикновено е първата стъпка в процеса на интеграция на проекта.
Хартата е кратък документ, в който се изброяват обхватът, резултатите от проекта, информация за заинтересованите страни и спонсора на проекта, както и други необходими данни, като бюджет и рискове.
Това е критично важно организационно средство, което официално признава съществуването на даден проект и упълномощава проектния мениджър да използва ресурсите на компанията за дейностите по проекта. Това е най-лесният начин да се постигне единно разбиране за проекта от самото начало.
Мислете за хартата на проекта като за вид договор, който е обвързващ през целия жизнен цикъл на проекта.
Или както се казва в „Игра на тронове“:
„В присъствието на Седемте, с настоящото запечатвам тези две единици: проекта и проектния мениджър.
От днес до края на проекта вие принадлежите един на друг. ”
Поне така мислим, че са казали.
За да създадете проектна харта, първо трябва да имате достатъчно познания за:
- Контекст на проекта и подробности за бизнес случая
- Описание на обхвата и целта на проекта
- Рискове, предположения, ограничения и зависимости на проекта
- Резултати
- Изисквания към проекта
- Критерии за успех на проекта
- Важни етапи и срокове на проекта
- Съответните заинтересовани страни и ролите на проектния екип
- Бюджет на проекта
След като имате всичко необходимо, можете да създадете харта на проекта.
Но къде да създадете такава?
Разбира се, можете да го направите по наистина труден начин с инструменти като Excel или Word.
Или можете да изберете лесния (и умен) път и да създадете хартата, използвайки ClickUp Docs.
Чакайте, какво е ClickUp?
ClickUp е един от най-високо оценените софтуери за управление на проекти в света, използван от високопроизводителни екипи за ефективно управление на проекти.
Споменахме ли, че е и безплатно?
Ча-чинг!
Как да създадете харта на проекта с ClickUp
Използвайте ClickUp Docs, за да създавате вътрешни и външни документи, уикита, бази от знания и много други.
Създаването на проектна харта с Docs е лесно.
И след като въведете цялата необходима информация в документ, можете лесно да:
- Персонализирайте външния му вид
- Извършване на редактиране на богат текст
- Вграждане на URL адреси
- Регулирайте правата за достъп
- Гнезди страници за по-добра категоризация
- Добавете коментари, за да направите редакции
За повече информация относно проектните харти, прочетете следните статии:
2. Разработване на план за управление на проекти
Разработването на интегриран план е вероятно най-важната стъпка в процеса на управление на проекти.
Без подходящ план за управление на проекти, може да се окажете в пълен хаос.
Неясни цели, пропуснати срокове, неточни бюджетни прогнози... списъкът е безкраен.
От друга страна, добре изготвен план на проекта ще ви помогне да спазите сроковете с лекота. Той ще даде на всички отдели, работещи по проекта, представа за това какво да следват и как да координират съвместната си работа.
Но какво е план за управление на проекти?
Планът за управление на проекта е изчерпателен списък на всички процеси и стъпки по проекта, който ви води до неговото завършване.
Мислете за него като за план за планове.
Планът за управление на проекти може да включва всяка област на знания, като например:
- План за управление на обхвата
- План за подобряване на процесите
- План за човешките ресурси
- План за комуникация
- План за управление на качеството
- План за доставки
Прочетете повече за тези планове.
В сравнение с хартата на проекта, проектният план е много по-подробен документ, тъй като обхваща всички аспекти на реализацията на проекта.
Планът за управление на проекта описва елементите на хартата на проекта, като например:
- Цели и задачи
- График
- Стандартни процеси
- Роли и отговорности
Но освен ако не сте д-р Стрейндж, създаването на планове в планове в планове сами няма да е лесно.
Изготвянето на план за управление на проекти е доста сложно, но не е задължително да бъде изнервящо.
С софтуер за управление на проекти като ClickUp, планирането на проекти може да се превърне в любимото ви занимание.
С ClickUp можете да:
- Дефинирайте и разпределете задачи , подзадачи и списъци за проверка: създайте задачи и подзадачи за различните части на проекта и разпределете всеки член на екипа към дадена задача. Разделете задачите на по-малки дейности по управление на проекта в рамките на списък за проверка и ги отбелязвайте, като ги изпълнявате.
- Задайте цели: ClickUp автоматично актуализира общия процент на напредъка на проекта, когато сте изпълнили конкретни цели и дейности по проекта. Задаването на цели предварително ще ви помогне да следите напредъка на проекта по-късно.
- Поставете етапи: разделите проектите на няколко фази с етапи, които разделят всяка фаза на проекта. Такива маркери за напредък могат да се използват, за да отбележите значителни постижения на вашия проектен екип или края на важна фаза във вашия проект.
3. Управление на изпълнението на проекти
Изпълнението на проекта е безспорно етапът, в който ви се иска да си изтръгнете косата. Често това е най-дългият и най-сложен етап от жизнения цикъл на проекта, в който изпълнявате перфектно изготвения си план.
И повечето екипи неизменно се чувстват по този начин:
След като проектният план е готов, останете проактивни, за да се уверите, че изпълнението на проекта действително протича според плана. Активно следете нещата, за да се уверите, че всички ваши проектни екипи и отдели разполагат с всичко необходимо, за да си сътрудничат ефективно.
Не забравяйте, че като проектен мениджър вие сте този, който взема решенията по време на фазата на изпълнение на проекта.
А етапът на изпълнение на процеса на управление на интеграцията на проекти обикновено включва:
- Справяне с няколко задачи и резултати по проекта
- Управление на сътрудничеството в проектния екип
- Гарантиране на постигането на важни етапи
- Препоръчване на промени заедно с превантивни и коригиращи действия
- Докладване на състоянието на проекта на съответните заинтересовани страни
- Планиране на срещи с ръководния екип за обсъждане на актуализации и препятствия
Изглежда ви досадно?
Няма проблем!
С ClickUp изпълнението на генералния план на проекта никога не е било по-лесно:
- Изберете от няколко изгледа, като Табло, Кутия, Списък, Календар и други, за да управлявате работния процес от различни ъгли. Например, ако сте фен на Kanban, използвайте изгледа Табло, за да визуализирате задачите в Kanban табло според статус, дата, приоритет, отговорник и др.
- Използвайте Workload View, за да планирате, визуализирате и наблюдавате капацитета на вашия екип. Това ви помага да използвате ресурсите си по най-добрия начин.
- Създайте персонализирани статуси за различните етапи в даден процес или работния поток. Например, работният поток при гъвкавото разработване на софтуер може да има етап „Искане за актуализация“, докато агенция за маркетинг на съдържание може да използва нещо като „Идеи за съдържание“.
Бъдете толкова подробни и креативни, колкото желаете!
4. Наблюдавайте работата по проекта
Когато сте затрупани с работа, лесно е да изгубите представа за това колко сте напреднали или колко още има да се направи.
За ефективно управление на проектите трябва редовно да следите изпълнението на проекта и да го сравнявате с установената базова линия на проекта. Важно е също да следите колко добре всички работят заедно и дали отделите, работещи по проекта, са толкова обединени, колкото бихте искали.
Задайте въпроси като:
- В график ли сме?
- Всички ли са в състояние да си сътрудничат ефективно?
- Коя задача пречи на напредъка?
- Колко по-бързо трябва да работим, за да спазим сроковете?
- Как е разпределена работата в проектния екип?
Без подходящия инструмент е невъзможно да се отговори на такива въпроси и да се предприемат действия по тях.
Но с подходящия инструмент като ClickUp, това е лесно като детска игра.
Този инструмент за управление на проекти ви позволява да:
- Създайте интерактивни диаграми на Гант, за да следите напредъка на проекта, да управлявате крайните срокове и да се справяте с пречките. Прочетете повече за диаграмите на Гант тук.
- Визуализирайте работната дейност на вашия екип с функцията Pulse.
- Използвайте функцията Dashboards, за да следите проектите си с различни графики като Burnup, Burndown, Velocity и Cumulative.
Тези функции за мониторинг на проекти ви помагат бързо да идентифицирате възможни проблеми, да предупредите екипа си и да модифицирате плана на проекта съответно.
5. Извършване на контрол на промените
При всеки проект ще трябва да се справяте с неочаквани неизвестни.
Това са неща, които са извън непосредствения контрол на проекта и могат да попречат на напредъка му.
Не се притеснявайте. Всичко това е част от играта.
Просто се нуждаете от система в рамките на вашата стратегия за управление на интеграцията, за да се справите с проблеми като искания за допълнителни промени от страна на заинтересовани страни и недостиг на ресурси.
Необходим е интегриран процес за контрол на промените, който да може удобно да обработва и одобрява заявки за промени. Това е един от най-умните начини да се гарантира, че вашите процеси остават унифицирани и свързани, независимо от евентуални пречки по време на проекта.
Но как да го направите?
Макар че наличието на документ, в който е посочено искането за промяна, може да ви помогне, той не може да се справи с мащаба и честотата на повечето импровизирани промени, които могат да възникнат.
Алтернативно, можете просто да си разменяте имейли за одобрените промени.
Това обаче не само е изключително бавно, но и ще бъде трудно да се поддържа отчетността за интегрирания контрол на промените.
ClickUp решава този проблем в управлението на промените чрез:
- Функция Proofing, която работи с PDF, PNG, GIF, JPEG, WEBP файлове. Тя ви позволява да централизирате обратната връзка и да ускорите процеса на одобрение на заявка за промяна и др.
- Clip функция, която ви позволява да записвате видеоклипове (с аудио) и да ги споделяте с екипа си, за да получите бързи предложения за аспекти, които бихте искали да промените.
6. Завършете проекта
След цялата ви упорита работа, проектът ви най-накрая е завършен и е време да произнесете магическите думи: „Завършете проекта!“
Но почакайте, има още неща, които може би искате да прегледате:
- Колко успешни бяха процесите, приети в проекта?
- Следвахме ли правилния подход за управление на проекти?
- Има ли проектни цели, които не успяхме да постигнем?
- Можеше ли да подобрим някои аспекти на проекта?
Отпуснете се. Вземете чаша кафе и се замислете.
Сега трябва да отделите време, за да поговорите с членовете на екипа по проекта и съответните заинтересовани страни. Запознайте ги с изпълнените задачи и постигнатите резултати. Това е чудесен начин да получите единна обратна връзка за това, което можете да подобрите в бъдещи проекти.
Също така ще трябва да изпратите на клиента си документите за завършване на проекта, включително всички важни приложения, подробности за фактурирането, ръководства за употреба и т.н.
ClickUp е идеален за всички тези случаи на употреба:
- Персонализираните разрешения ви позволяват да каните клиенти в пространството на вашия проект, без да компрометирате поверителността.
- Публичното споделяне ви помага да споделяте почти всичко в ClickUp с другите. Времева линия, мисловна карта, конкретни задачи... каквото се сетите.
- Използвайте чат, за да обсъждате постиженията с екипа си, да планирате партита за отбелязване на успехи и др.
Ето ги и шестте стъпки за отлично управление на интеграцията на проекти.
Какви са ползите от внедряването на управлението на интеграцията на проекти?
Обсъдихме всичко, свързано с интегрираното управление на проекти, с изключение на едно нещо.
Какво ще спечелите от това?
Основните предимства на внедряването на интегрирано управление на проекти са:
- По-добра координация: изброяване на всички процеси и задачи, разпределяне на роли и отговорности, наблюдение на изпълнението на проекта и т.н. дават на проектите цел и посока.
- Спестяване на време: чрез проактивно управление на споделените ресурси и припокриващите се графици, управлението на интеграцията на проекти може да подобри ефективността на работата в екипите и да намали времето за бездействие.
- Отчетност: проектният мениджър, членовете на проектния екип и съответните заинтересовани страни поддържат постоянна комуникация. Това помага за по-добро управление на очакванията и създава чувство за отговорност.
Заключение
От създаването на проектна харта до успешното приключване на проекта, интегрираното управление на проекти ви помага да координирате ефективно различните части на проекта.
Но не можете да интегрирате всички части на един проект сами.
За успешно управление на интеграцията на проектите ви е необходим безплатен софтуер за управление на проекти като ClickUp.
С множество функции, от планиране на капацитета до отдалечено управление на проекти, ClickUp може да ви помогне във всички аспекти на интегрираното изпълнение на проекти.
Вземете ClickUp безплатно още днес и свържете всичко в проектното си пространство за нула време!
