Как да използвате Notion за управление на проекти (база данни, диаграма на Гант, времева линия, CRM)

Любопитни ли сте за управлението на проекти с Notion?

Изминаха само четири години, откакто Notion се появи на пазара, а софтуерът вече направи фурор в бранша.

Но какво е Notion?

Notion е мощно приложение за водене на бележки ( подобно на Evernote ) и инструмент за сътрудничество, който помага на екипите да организират работата и документите си.

Макар че работното пространство на Notion определено е по-подходящо за създаване на бележки, то разполага с няколко функции, насочени към управлението на задачи по проекти.

Колко полезни са тези функции обаче е друга история.

За щастие, тази история започва точно тук!

В тази статия ще разгледаме как Notion ви помага в управлението на проекти, неговите предимства, ограничения и как да преодолеете проблемите му с по-лесна алтернатива!

Да започнем.

Какво е Notion?

Notion е цифрово работно пространство , което ви позволява да организирате цялата работа и задачи на вашата компания.

Този инструмент за продуктивност ви позволява да създавате документи и да си сътрудничите с екипа си.

Но това не е всичко. Notion може да играе роля и в управлението на проекти.

О, и ако като дете сте обичали да си играете с лего, може би ще ви е интересно...

Notion предлага различни блокове, които могат да се използват за създаване на ваши собствени уникални оформления и шаблони за вашия проект. По този начин комбинирате различни блокове с информация, за да създадете едно цялостно пространство за проекта.

За какво се използва Notion?

Повечето компании използват Notion предимно като приложение за водене на бележки и вътрешна база от знания.

Той се използва основно за:

Работното пространство на Notion обаче не е предназначено само за екипи; то може да се използва от всеки, който иска да организира живота си.

Можете да правите всякакви интересни неща, като да съхранявате любимите си рецепти, лични цели и други.

Какви са основните характеристики на Notion за управление на проекти?

Приложението Notion може да изглежда като компактен софтуер за управление на проекти, но има няколко интересни функции.

Нека разгледаме най-доброто, което той може да предложи:

Ето как работи:

1. Уики

Това е специалността на Notion.

Тази функция ви позволява да създавате „Уикита“ или директории с документи, които съдържат всичко, което членовете на вашия екип трябва да знаят за вашата компания или проект.

Подобно на Google Doc, всеки документ поддържа форматиране на богат текст, фрагменти от код и др. Можете също да групирате всичките си политики, професионални цели и планове за лесно управление на знанията.

2. Kanban табло

Когато управлявате проекти, трябва да знаете по всяко време върху какво работи вашият екип.

За съжаление, няма кристална топка, която да ви помогне. (Съжалявам, екстрасенси. )

Въпреки това, Notion предлага следващото най-добро нещо: Kanban табло.

Таблото Kanban показва статуса на всички задачи по проекта („Завърши“, „В процес“, „Завършено“) и кой е назначен за задачата. Щом потребителите на Notion завършат дадена задача, могат да преместят картата в съответната колона със статус.

3. Изгледи на базата данни Notion

Освен Kanban таблата, базата данни на Notion предлага няколко изгледа на задачите по вашия проект. Можете да ги видите като списък със задачи, в календар, в галерия или в таблица.

Като по-усъвършенстван тип страница, базата данни Notion може да се представи като отделна електронна таблица. При попълване на полетата в базата данни Notion, всеки елемент може да има своя собствена страница Notion.

4. Страници на проекти

Както бе споменато по-горе, всеки елемент във вашата свързана база данни Notion има специална страница Notion. Страницата Notion може да бъде пълна с важна информация и списъци за проверка, свързани със задачата. По този начин получавате подробна разбивка на всеки елемент.

5. Графици

Ако имате нужда от цялостна картина на вашите задачи и проекти, функцията за визуализация на базата данни във времева линия може да ви помогне да я получите.

Timeline е нов тип база данни на Notion, която ви дава възможност на вас и вашия екип да променяте графиците, да персонализирате работния си процес и да филтрирате кои свойства се показват или скриват в графика.

С този изглед ще виждате вашите проекти и крайни срокове в един лесен за четене изглед по времеви единици. Всеки проект е представен като карта. Просто кликнете върху картата, за да се прехвърлите на страницата на проекта.

6. Шаблони

Notion предлага галерия с шаблони, която включва реални страници в Notion, проектирани от екипа и общността на Notion.

Изберете шаблони за маркетинг, дизайн, планиране, гъвкави спринтове и много други. А ако се чувствате спонтанни, можете да опитате техните отличителни шаблони в Notion Picks или шаблона на месеца. Имайте предвид, че някои шаблони са безплатни, а други са платени.

7. Диаграми на Гант

Диаграмите на Гант са чудесни за визуализиране на вашите проекти във времева линия, а в Notion можете да създадете свой собствен изглед във времева линия в стила на Гант, който да ви помогне да планирате работата си и да следите сроковете.

Това ви дава на вас и вашия екип визуално представяне на проектите и събитията във времето, позволява ви да видите на един поглед всички потенциални проблеми с капацитета и лесно да коригирате началните и крайните дати с функцията „плъзгане и пускане”.

Какви са предимствата на Notion за управление на проекти?

Разбира се, Notion има няколко функции за управление на проекти, но създаването на бележки е това, на което дава приоритет.

Ако имате малък екип, Notion може да ви помогне с основни процеси по управление на проекти, като разпределяне на задачи, съхранение на документи по проекта и работа с вашите колеги. Но това е всичко.

Бонус: Notion срещу Roam

Нека да разгледаме какви са ползите за вас:

1. Сътрудничество в реално време

Notion ви позволява да добавяте коментари навсякъде в базата данни или на страницата на проекта. Notion също така изпраща на членовете на екипа уведомление, когато ги споменете в коментар.

Честно казано, пропуснали са възможността да ги нарекат Notionifications.

Освен това можете да работите по дадена страница в Notion едновременно с вашия отдалечен екип, което го прави идеален заместител за почитателите на Google Docs.

2. Шаблон за всичко

Както бе споменато по-рано, потребителският интерфейс на Notion е като комплект лего.

Поради това можете да създадете своя собствена страница за проекти, която да отговаря на нуждите на вашия проект.

Въпреки това, не е необходимо да вършите цялата тежка работа сами.

Множество потребители на Notion вече са създали всички възможни шаблони за проекти, включително:

(Не се шегуваме)

3. Мощни приложения

Можете да получите достъп до всички функции на Notion на почти всяка платформа.

Има приложение за Android, приложение за iOS, приложение за настолни компютри (Mac и Windows), а също и разширение за Chrome.

И това не е всичко.

Подобно на Evernote web clipper, разширението за уеб браузър Notion ви позволява да съхранявате изрезки от уеб страници, статии, линкове или снимки във вашето работно пространство Notion.

Бонус: Coda срещу Notion

4. Управление на CRM в Notion

Изгледът на базата данни на Notion го прави добър инструмент за управление на CRM контакти. Приложението предлага CRM шаблон, който можете да дублирате с базова линия от полета за категории.

Наскоро Notion добави интеграция с Zapier, така че можете да попълвате входящите лийдове в Notion CRM.

В CRM системата Notion можете да импортирате CSV файлове, да добавяте етикети за контакти, да попълвате имейл адреси и да променяте етапите на процеса.

Бонус: Сравнете Notion с OneNote!

Подходящ ли е Notion за управление на проекти?

Въпреки че Notion има няколко полезни функции за управление на проекти, той липсва много основни функции, които можете да намерите в специализирания безплатен софтуер за управление на проекти.

Notion е страхотно приложение за водене на бележки, но не е достатъчно, ако търсите цялостен инструмент за управление на проекти. Може би ще трябва да потърсите алтернативи на Notion.

Ето няколко недостатъка на избора на Notion за управление на проекти:

(кликнете върху връзките, за да прескочите към конкретен недостатък)

Забележка: Този анализ на управлението на проекти с Notion показва също как специализираният софтуер за управление на проекти като ClickUp може да реши всички проблеми, които може да срещнете с Notion.

Какво е ClickUp?

ClickUp е водещият в света инструмент за дистанционно управление на проекти.

С цял набор от функции, той разполага с всичко, от което се нуждае вътрешен или отдалечен екип , за да реализира успешни проекти.

Сега нека разгледаме някои от основните ограничения на Notion и как ClickUp ги решава:

1. Сложен потребителски интерфейс

Notion е като оръдие, направено от стъкло.

Той може да е мощен, но най-голямата му сила е и най-голямата му слабост.

Ето какво имаме предвид:

Потребителите трябва да използват неговите блокове, за да се възползват максимално от функциите му. Обаче, да разберете как да използвате всички тези блокове и шаблони може да бъде прекалено сложно за повечето потребители на Notion.

Това е като да отворите наведнъж комплект от 10 000 лего парчета.

Имате всички необходими части.

Решение № 1: Лесно въвеждане

Не е нужно да решавате пъзели, за да използвате инструмент за управление на проекти като ClickUp.

ClickUp е изключително проста платформа за управление на задачи, която не изисква учене.

Вие не трябва да прекарвате дни в обучение на вашите проектни екипи как да използват ClickUp.

Всичко, от което се нуждаете, е нашето ръководство за бързо стартиране .

Тя съдържа всичко, което вашият екип трябва да знае, преди да създаде първата си задача в ClickUp.

Забележка: Ако мигрирате от друго приложение за продуктивност като Basecamp, Wrike или Jira, можете да импортирате всичките си проектни данни с няколко прости стъпки. Кликнете тук, за да разберете как.

Решение № 2: Слаш команди

Psst. Искате ли да научите няколко трика, които ще ви помогнат да се справите лесно с управлението на задачите?

ClickUp има вградена команда с наклонена черта или клавишно съкращение за почти всичко.

Ето само няколко от нашите над 50 бързи команди:

Решение № 3: Структурирано работно пространство

Тъй като работното пространство на Notion няма структура, може да се загубите за часове в лабиринта от страници, бази данни и задачи.

Което ще ви накара да се почувствате така:

Ако искате да улесните управлението на задачите, ще трябва да създадете свързана база данни Notion, която съдържа всички ваши задачи и множество проекти.

Но това е прекалено много работа, ако питате нас.

Има по-лесен начин.

ClickUp има проста йерархична структура, която действа като карта, докато навигирате в обединеното си работно пространство.

Работно пространство > Пространство > Папки > Списъци > Задачи > Подзадачи > Чеклисти

Ето как работи:

Работно пространство: най-високото ниво, на което можете да разделите компанията си на екипи

Пространства: това са основните отдели, като „маркетинг“ или „човешки ресурси“

Папки: използват се за съхранение на списъци/групи проекти

Списъци: тук се изброяват отделните проекти

Задачи: всяка страница със задачи има свои подзадачи, описание, коментари и др.

Подзадачи: големите задачи се разделят на по-лесно управляеми подзадачи.

Чеклисти: те съществуват в рамките на задачите или подзадачите

2. Ограничени функции за проследяване на цели

Можете да създадете красива страница в Notion, за да планирате бизнес целите си... но има само един проблем.

Няма начин да проследите напредъка си към целта.

Да, можете да създадете списък с цели.

Но не можете да видите и колко близо сте до постигането на тези цели.

Това може да бъде доста демотивиращо.

Решение: ClickUp Цели

За разлика от Notion, целите в ClickUp не са просто думи, написани на хартия.

Целите са контейнери на високо ниво, които се разделят на малки задачи, известни като цели.

Можете да измервате целите с различни единици, като числа, валута, вярно/невярно и списъци със задачи.

И когато достигнете целта, ClickUp автоматично актуализира процента на напредъка и ви показва колко близо сте до крайната цел.

3. Липса на визуализация на зависимостите

Една от основните части на управлението на проекти е проследяването на напредъка на проекта, за да определите дали можете да спазите сроковете си.

Как се прави това?

Ще ви е необходим график на проекта или диаграма на Гант, в която са изброени последователността от задачи, които трябва да бъдат изпълнени, за да бъде завършен проектът.

И макар Notion почти да отговори на тази нужда в края на 2020 г. с функцията си Timeline view, в нея липсва важен компонент за управлението на по-големи и по-сложни проекти: управлението на зависимостите.

Това означава, че макар да можете да видите кога започват и кога се очаква да приключат задачите, приоритизирането на задачите чрез визуализиране на взаимоотношенията и зависимостите е невъзможно... което може да доведе до объркване от страна на всички участници.

Решение № 1: Диаграми на Гант

Диаграмите на Гант в ClickUp показват ясно всички задачи по проекта на хронологична времева линия.

По този начин ще знаете кои задачи трябва да бъдат изпълнени и до кога.

Тя също така показва как задачите са свързани помежду си с Task Dependencies.

Просто начертайте линия между две задачи, както е показано, и бум – създадохте зависими задачи.

И това не е всичко; тези диаграми на Гант също показват вашия критичен път.

PS: Това е списъкът с важни задачи, които трябва да бъдат изпълнени, за да спазите срока си навреме.

Бонус: Шаблони за критичен път

Решение № 2: Изглед на времевата линия

Ако планирате да създадете пътна карта за продукта: изберете Timeline View на ClickUp.

Той ви позволява да визуализирате задачите, отговорниците и крайните срокове на вашия проект, за да можете да следите процеса на разработване.

Можете да го използвате и за групиране на задачите по членове на екипа, за да сте сигурни, че никой не е претоварен с безкраен списък от задачи.

4. Няма вградена функция за отчитане

Почти всеки нов инструмент за управление на проекти ви позволява да проследявате представянето на вашия екип с помощта на отчети.

Има ли Notion отчети?

Това унифицирано работно пространство няма вградена функция за отчитане. Съществува обаче приложение за отчитане на Notion, разработено от трета страна.

Въпреки че разполага с някои удобни диаграми, цената му е доста висока.

Всъщност, планът „Personal“ за това приложение за отчети (19 долара на месец) е почти пет пъти по-скъп от плана „Pro“ на Notion!

Решение: Табла

Мощните вградени табла на ClickUp ви помагат да визуализирате данните от вашия проект без помощта на друго приложение.

Ето няколко показателя за Agile проекти, които можете да проследявате с Dashboards:

5. Трудно е да се автоматизира работата

Въпреки че Notion не разполага с функция за автоматизация, технически можете да използвате кодове и формули, които да ви помогнат.

Ако обаче искате да автоматизирате работния си процес, ще трябва да откриете правилната формула чрез проби и грешки.

Това е като да си играеш с химикали в лаборатория.

Не знаете какво ще се случи, но резултатите могат да бъдат катастрофални, в повечето случаи.

Решение: Автоматизация на задачите

За щастие, не е нужно да експериментирате с ClickUp.

Получавате достъп до над 50 предварително създадени автоматизации, които ви помагат да управлявате повтарящи се процеси за управление на задачи.

С него можете автоматично да:

А ако не можете да намерите конкретна автоматизация, можете да създадете своя собствена!

(без експлозии, разбира се)

Но почакайте.

А какво да кажем за нещата, които Notion прави добре, като например воденето на бележки?

Може ли ClickUp да се справи с всичко, което прави Notion?

Разбира се!

Функцията Notepad на ClickUp ви позволява бързо да записвате всичките си идеи (особено тези, които ви хрумват в 3 часа сутринта), за да можете по-късно да ги превърнете в изпълними задачи.

Можете също така:

А какво ще кажете за Wikis?

Ние също ги имаме!

ClickUp ви позволява да създавате динамични Wiki бази данни с ClickUp Docs .

И тъй като всеки документ се съхранява заедно с вашите проектни пространства, можете лесно да получите достъп до тях, когато пожелаете.

С Docs можете също така:

Мощно мобилно приложение за управление на проекти: управлявайте екипа си отвсякъде, дори от дивана си.

Заключение

И така, трябва ли да изберете Notion за управление на проекти?

Няма как да се отрече, че Notion е страхотно приложение за управление на знания и водене на бележки.

Но когато става въпрос за управление на проекти, възможностите му са доста ограничени.

В него липсват много ключови функции, които вече са налични в специализирания софтуер за управление на проекти като ClickUp.

Инструмент като ClickUp не само ви позволява да създавате подробни бази данни като Notion, но и предлага всички основни функции, от които се нуждаете, за да управлявате ефективно екипа и проектите си.

Затова изтеглете ClickUp безплатно още днес и нека продуктивността на вашия екип достигне нови висоти!