Как да проведете ефективна среща от ниво 10

Много хора смятат срещите на ръководния екип за огромна загуба на време. Това се дължи на факта, че повечето срещи са хаотични и често се отклоняват от темата поради негативната динамика в екипа.

Една наистина ефективна среща се фокусира върху това, което е наистина важно, и върху това, което трябва да се случи след това. Запознайте се със срещата от ниво 10.

Нека разгледаме какво представлява среща от ниво 10 и защо работи толкова добре. След това ще разгледаме структурата на срещата и ще научим някои начини да изведем вашите лидерски екипи на следващото ниво. Никога повече няма да провеждате срещите по същия начин. ✨

Какво е среща от ниво 10?

Форматът на срещите „Level 10“ (L10) е разработен, за да помогне на предприемачите, ръководните екипи и стартиращите компании да идентифицират, обсъждат и решават проблеми. На тази 90-минутна среща присъства целият ръководен екип всяка седмица.

Докато събранията „на крак“ се фокусират върху ежедневните задачи, а срещите с клиенти често са насочени към изграждане на взаимоотношения и събиране на информация, събранията от ниво 10 имат по-стратегически характер и са насочени към решаване на проблеми. Те насърчават яснотата, съгласуваността и действието, като по този начин подобряват производителността, увеличават приходите и засилват сътрудничеството в рамките на ръководния екип. 👪

Седмичните срещи L10 са само един от инструментите и принципите, които съставляват Entrepreneurial Operating System ® (EOS). Основана от Джино Уикман, EOS се основава на шест ключови елемента, а именно:

Всеки от тези елементи се засяга по време на срещите на ниво 10, като по-голямата част от времето се отделя на трите най-важни въпроса от дневния ред.

Предимства на срещата от ниво 10

Срещите от ниво 10 са изключително ефективни и има няколко причини за това.

Те са ориентирани към целите

Бизнес целите и стратегическите задачи са в центъра на вниманието по време на цялата среща. Участниците споделят бързи актуализации относно показателите от таблото си за оценка, предоставяйки обща картина за това как се представя бизнесът по отношение на тези цели. Това улеснява поддържането на съгласуваност и продължаването в правилната посока. 🎯

Те решават проблеми

60 от 90-те минути на тази седмична среща са посветени на разбирането на проблемите, които пречат на постигането на бизнес целите. Времето на срещата се използва пълноценно за разглеждане на основните причини и търсене на решения на стратегическо ниво. Този формат е създаден, за да разрешава проблемите, преди те да се превърнат в по-големи проблеми, спестявайки време и енергия в бъдеще.

Те са изключително целенасочени и практични

За всяка точка от дневния ред е предвидено конкретно (обикновено кратко) време, така че не се губи време. Действията са ясно документирани, докладвани и или отбелязвани като изпълнени, или пренасяни за по-късно, или повдигани като проблеми. ✅

Те имат ясна структура

Срещите L10 се провеждат по едно и също време в един и същи ден всяка седмица и следват стандартен процес, така че всеки знае какво да очаква и може да се подготви съответно.

Като се има предвид всичко това, не бива да е изненада, че провеждането на този тип срещи изисква силно фасилитиране и педантичен протоколист/администратор – за предпочитане е това да са едни и същи хора всяка седмица, за да се осигури приемственост.

Ролята на фасилитатора е да следи участниците да спазват дневния ред на срещата и да налага етикета на срещата — като например да бъдат подготвени и да спазват времевите рамки на дневния ред. Администраторът води записки от срещата, актуализира списъка със задачи (който е част от дневния ред) и държи всички в течение.

С подходящите хора, процеси и инструменти, срещите от ниво 10 си заслужават усилията.

Структура на срещата „Level 10“

Един от ключовете към успеха тук е, че повечето срещи на ниво 10 следват една и съща дневна ред. Нека разгледаме стъпка по стъпка какво точно включва тя.

Преход

Време: 5 минути

Срещата започва с преход – известен още като „check-in“. Всеки член на екипа споделя лични или професионални добри новини, например успех или прозрение от изминалата седмица. Това дава на всеки възможност да се включи напълно в срещата, създава връзки в рамките на ръководния екип и поставя началото на сесията с положителна нотка. 😊

Таблица за оценка

Време: 5 минути

В тази секция се преглеждат целите и ключовите резултати (OKR) – или ключовите показатели за ефективност (KPI) – които допринасят за постигането на бизнес целите. Отговорникът за всеки ключов показател просто дава обратна връзка дали показателят е „в график“ или „извън график“, без да дава допълнителни обяснения на този етап. Ако е извън график, той се премества в списъка с проблеми, който ще бъде обсъден по-късно по време на срещата.

Rock Review

Време: 5 минути

„Рок“-овете са тримесечни цели и всеки член на екипа обикновено отговаря за три до пет от тях. Актуализациите за „рок“-овете също се състоят единствено от отговор „на път“ или „извън път“, като всички проблеми се преместват в списъка с проблеми. 🪨

Заглавия за клиенти и служители

Време: 5 минути

Тук участниците споделят всякакви добри или лоши новини за служители или клиенти. Добрите новини се празнуват, а лошите новини отиват директно в списъка с проблеми.

Списък със задачи

Време: 5 минути

Списъкът със задачи се отнася до дейности, които трябва да бъдат изпълнени в рамките на 7 дни. По този начин много от въпросите, обсъдени на предишната среща, биха били изпълнени през изминалата седмица. На текущата среща участниците ги обявяват като „изпълнени“ или „неизпълнени“. Всички задачи, които попадат във втората категория, могат или да бъдат прехвърлени за следващата седмица, за да бъдат разгледани отново на следващата среща, или – ако са се превърнали в проблем – да бъдат преместени в списъка с проблеми за тази седмица.

Списък с въпроси

Продължителност: 60 минути

Известна още като „Идентифицирай, Обсъди, Реши“ (IDS®), тази част от срещата е посветена на разкриването на истинските корени на проблемите и след това на мозъчна атака за намиране на начини за тяхното решаване. След кратко обобщение на въпросите от списъка от миналата седмица, както и на всички, които са били добавени по време на тази среща, участниците гласуват как да ги подредят по важност. След това се заемат с първите три, като започват с най-важния. Всички следващи стъпки се добавят към списъка със задачи. Ако даден проблем от списъка не бъде разрешен в рамките на няколко седмици, той се премества в списък с по-дългосрочни задачи за обсъждане по време на следващата тримесечна среща.

Заключение

Време: 5 минути

Последните няколко минути се посвещават на преглед на списъка със задачи и следващите стъпки. Участниците също така вземат решение относно евентуални съобщения, които да бъдат предадени на останалата част от организацията. Накрая те оценяват срещата по 10-степенна скала и ако средната оценка е по-малка от 8, обсъждат какво биха могли да направят по-различно следващия път.

С такъв ясен шаблон за L10 най-важните теми винаги се обхващат и вие ще приключвате навреме, всеки път. ⏱️

10 съвета за подобряване на вашите срещи от ниво 10

Сега, когато вече знаете към какво се стремите, нека разгледаме как да подобрите тези срещи и да спестите време и усилия за всички.

1. Използвайте инструментите за срещи по най-добрия начин

Съвременните технологии могат да бъдат истинско благословение – и софтуерът за управление на срещи е отличен пример за това.

Вземете например ClickUp Meetings. Тази онлайн платформа за срещи предлага списъци за планиране, шаблони за срещи, инструменти за водене на бележки, отлично управление на задачите и много други функции – всичко това е създадено, за да ви улесни живота. Започнете с шаблона за среща „Level 10“ на ClickUp и продължете оттам.

Добре е да знаете: Шаблоните на ClickUp покриват почти всякакви ситуации. От шаблони за стартиране на проекти, които ви помагат да планирате и да определите приоритетите, до шаблони за индивидуални срещи за управление на екипа ви – никога повече няма да се налага да започвате от нулата.

2. Планирайте стратегически

За да подчертаете важността на срещата си L10, провеждайте я по едно и също време всяка седмица. Когато тя е винаги в календара, участниците придобиват навика да се подготвят за нея, а екипите им се научават да планират другите си срещи около нея. 🗓️

Планирането на срещи е лесно с изгледа „Календар“ на ClickUp. Просто настройте повтаряща се среща, като поканите всички необходими участници. След това свържете всички документи за срещата с нея, за да могат всички да ги намерят.

3. Разпратете дневния ред на срещата си навреме

Колкото по-рано разпратите дневния ред на срещата L10, толкова повече време ще имат всички да съберат данни, за да се подготвят за срещата. Дневният ред също така създава ясни очаквания за това, което ще бъде обсъдено, което помага на всички да останат фокусирани.

Използвайте ClickUp Docs и шаблона за дневен ред на ClickUp, за да изготвите дневния ред за срещите всяка седмица. Напишете дневния ред сами или сътрудничете си с целия екип, като всеки потребител се отличава в системата със свой собствен цвят. Вградените инструменти за форматиране улесняват създаването на професионално изглеждащ окончателен документ без допълнителни усилия.

4. Спазвайте времето за срещата

Част от тайната на срещата L10 е точното спазване на процеса. Това започва с навременното начало – което, от своя страна, означава да насърчите хората да пристигнат пет минути по-рано, за да се настанят.

Помогнете на хората да спазват графика с напомнянията на ClickUp. Задайте напомняне, което да подкани участниците да се подготвят за срещата достатъчно рано, така че никой да не се суети в последния момент и да забави срещата. След това задайте още едно, за да ги уведомите, че срещата е на път да започне, така че всички да влязат в системата и да са готови в точното време. 🔔

5. Използвайте визуални инструменти за по-голяма яснота

Приоритизирането на точките във вашия списък с проблеми е много важна стъпка във фазата IDS на срещата – и е невъзможно да приоритизирате, ако не знаете какво приоритизирате. Създайте ясен списък, който всички да могат да видят, за да могат да вземат добри решения.

Един много ефективен начин да направите това е с помощта на ClickUp Whiteboard. Вашият секретар може да прехвърли съществуващите проблеми от списъка с проблеми към Whiteboard в началото на сесията. Инструментите за сътрудничество на ClickUp позволяват на всеки да записва проблема, който повдига, веднага щом възникне, като ви предоставя пълен списък за лесно определяне на приоритетите, когато стигнете до фазата на решаване на проблемите по време на срещата. След това просто отбелязвайте елементите, докато ги решавате.

6. Водете добри бележки от срещите

Създаването на точен протокол за това, което се е случило на срещата, е от решаващо значение. Протоколите от срещите формират основата за бъдещи срещи, като осигуряват приемственост и напредък. Те служат и като окончателно решение, когато спомените за случилото се се различават.

Добрият софтуер за протоколи от срещи прави голяма разлика в този случай. Може да започнете с използването на ClickUp Notepad, за да си водите бележки по време на срещата. След това помолете AI Writing Assistant на ClickUp да обобщи тези бележки за вас и да ги превърне в протокол от срещата. Шаблонът за протоколи от срещи на ClickUp предоставя готова структура, която гарантира последователност във всички ваши протоколи от срещи. 📝

7. Записвайте важни видеоклипове

Участниците често споделят слайдове или други документи по време на срещите на ниво 10. Тези визуални материали са важна част от протокола на срещата и често се разпространяват като отделни документи преди или след срещата.

Но има и по-лесен начин. ClickUp Clip записва видеоклипове от екрана, раздела на браузъра или прозореца на приложението ви — включително и гласов запис, ако желаете — за да предостави контекст за разговора. Можете да запазите клиповете като част от записите от срещата и да ги споделите чрез публичен линк, който се възпроизвежда директно в браузъра ви.

8. Централизирайте чатовете си

Участниците може да имат въпроси или предложения предварително или да искат да споделят допълнителни мисли след това. Можете да използвате имейл за тези разговори, но имейл веригите не винаги са лесни за намиране или проследяване, а освен това са отделени от самата среща.

Вместо това създайте специален канал с изгледа „Чат“ в ClickUp, като поддържате всичко централизирано и свързано на една платформа. Използвайте канала за чат, за да споделяте актуализации или ресурси и да водите разговори в реално време. Можете да контролирате кой има достъп до канала ви за чат, да настроите известия за нови съобщения и да виждате чата си заедно с работата си в ClickUp, докато се подготвяте за срещата. 💬

9. Оптимизирайте работния си процес

Повечето срещи на ниво 10 генерират списък с задачи, които трябва да бъдат изпълнени, но често това не се случва. Трикът за тяхното изпълнение е да ги включите във вашия работен процес възможно най-скоро и след това да ги проследявате до приключване.

ClickUp ви позволява да превърнете текст от всеки ClickUp Doc или Whiteboard в задачи в ClickUp с едно кликване на бутон – вече не е необходимо копиране и поставяне. Например, можете да създавате задачи за действие или да възлагате задачи директно от ClickUp Notepad, Doc, Whiteboard, Chat или по-официални документи като протоколи от срещи.

След това функцията за управление на проекти на ClickUp поема управлението на тази задача, като ви помага да я приоритизирате и да я впишете безпроблемно във вашия работен процес. Тя може дори да ви изпраща известия, когато срокът наближава, за да се увери, че сте на път да я завършите.

10. Използвайте технологичния си набор

Вместо да инвестирате в нови инструменти за срещата си на ниво 10, извлечете максимума от инструментите, които вече използвате. Например, ако вашият ръководен екип предпочита да използва Zoom или Microsoft Teams, или е привързан към Google Календарите си, следвайте тенденцията, където е възможно.

ClickUp предлага множество интеграции, включително Microsoft Teams и Zoom, както и Apple, Outlook и Google Calendar. Започнете среща в Zoom директно от задача или синхронизирайте задачи от ClickUp с календара по ваш избор и много други.

Бонус: Сравнете MS Teams със Zoom!

Провеждайте ефикасни и ефективни срещи от ниво 10

Срещите L10 са разработени от EOS Worldwide с цел подобряване на продуктивността и ефективността на срещите. Те се провеждат по едно и също време всяка седмица, следват конкретен шаблон и в тях участва целият ръководен екип. 💯

Този тип среща е изключително фокусиран върху съгласуването със стратегическите цели. Тя започва с кратка проверка и бърз преглед на напредъка спрямо показателите от таблото за оценка, тримесечните цели и седмичните списъци със задачи. След това по-голямата част от времето на срещата се отделя за разбиране и решаване на проблемите, които пречат на постигането на бизнес целите.

Въпреки че срещите на ниво 10 вече се провеждат много по-ефективно от повечето други срещи, винаги има място за подобрения. Онлайн инструментите за срещи като ClickUp оптимизират всеки аспект от вашите срещи на ниво 10, спестявайки време и усилия на всеки етап.

Регистрирайте се безплатно в ClickUp още днес, за да свършите повече работа за по-малко време, всеки ден. 🙌