Как да проведете ефективна среща от ниво 10

Много хора смятат срещите на ръководния екип за огромна загуба на време. Причината е, че повечето срещи са разпръснати и често се провалят поради негативната динамика в екипа.

Една наистина ефективна среща се фокусира върху това, което е наистина важно и какво трябва да се случи след това. Влезте в срещата на ниво 10.

Нека разгледаме какво представлява среща от ниво 10 и защо работи толкова добре. След това ще разгледаме структурата на срещата и ще научим някои начини да изведем вашите лидерски екипи на по-високо ниво. Никога повече няма да провеждате срещи по същия начин. ✨

Какво е среща от ниво 10?

Форматът на срещите Level 10 (L10) е разработен, за да помогне на предприемачите, лидерските екипи и стартиращите компании да идентифицират, обсъждат и решават проблеми. Всяка седмица цялото ръководство участва в тази 90-минутна среща.

Докато stand-up срещите се фокусират върху ежедневните задачи, а срещите с клиенти често са свързани с изграждането на взаимоотношения и събирането на информация, срещите L10 са по-скоро стратегически и насочени към решаване на проблеми. Те насърчават яснотата, съгласуваността и действието, като по този начин подобряват производителността, увеличават приходите и подобряват сътрудничеството в рамките на ръководния екип. 👪

Седмичните срещи L10 са само един от инструментите и принципите, които съставляват Entrepreneurial Operating System® (EOS). Основана от Джино Уикман, EOS се базира на шест ключови елемента, а именно:

Всяка от тези теми се засяга по време на срещите на ниво 10, като по-голямата част от времето се отделя на трите най-важни въпроса от дневния ред.

Предимства на среща от ниво 10

Срещите L10 са изключително ефективни и има няколко причини за това.

Те са ориентирани към целите

Бизнес целите и стратегическите задачи са в центъра на вниманието по време на срещата. Участниците споделят бързи актуализации на показателите от своите карти за оценка, предоставяйки моментална картина на състоянието на бизнеса по отношение на тези цели. Това улеснява поддържането на съгласуваност и продължаването в правилната посока. 🎯

Те решават проблеми

60 от 90-те минути на тази седмична среща са посветени на разбирането на проблемите, които пречат на постигането на бизнес целите. Времето на срещата се използва за разглеждане на основните причини и търсене на решения на стратегическо ниво. Този формат е предназначен за решаване на проблемите, преди те да се превърнат в по-големи проблеми, което спестява време и енергия в бъдеще.

Те са изключително фокусирани и практични

Всяка точка от дневния ред има определено (обикновено кратко) време, за да не се губи време. Действията са ясно документирани, докладвани и или отбелязани като изпълнени, пренесени или повдигнати като проблеми. ✅

Те имат ясна структура

Срещите L10 се провеждат по едно и също време на един и същи ден всяка седмица и следват стандартен процес, така че всеки знае какво да очаква и може да се подготви съответно.

Въпреки всичко казано, не бива да е изненада, че провеждането на този тип срещи изисква силно улесняване и педантичен секретар/администратор – за предпочитане е да са едни и същи хора всяка седмица, за да се установи непрекъснатост.

Ролята на фасилитатора е да следи участниците да спазват дневния ред на срещата и да налага етикета на срещата – като например да бъдат подготвени и да спазват времевата рамка на дневния ред. Администраторът води бележки от срещата, актуализира списъка със задачи (който е част от дневния ред) и информира всички.

С подходящите хора, процеси и инструменти, срещите на ниво 10 си заслужават усилията.

Структура на срещата от ниво 10

Един от ключовете към успеха тук е, че повечето срещи на ниво 10 следват една и съща дневен ред. Нека разгледаме стъпка по стъпка какво точно включва това.

Segue

Време: 5 минути

Срещата започва с преход, известен още като „check-in“. Всеки член на екипа споделя лични или професионални добри новини, например успех или прозрение от седмицата. Това дава на всички възможност да се включат напълно в срещата, създава връзки в рамките на екипа на ръководството и започва сесията с положителна нотка. 😊

Карта за оценка

Време: 5 минути

В тази секция се разглеждат целите и ключовите резултати (OKR) – или ключовите показатели за ефективност (KPI) – които допринасят за постигането на целите на бизнеса. Отговорникът за всеки ключов показател просто дава обратна връзка дали показателят е „в норма“ или „извън норма“, без да дава допълнителни обяснения на този етап. Ако е извън норма, той се премества в списъка с проблеми, който ще бъде обсъден по-късно по време на срещата.

Rock Review

Време: 5 минути

Rocks са тримесечни цели и всеки член на екипа обикновено отговаря за три до пет от тях. Актуализациите на Rocks също се състоят само от отговор „на път“ или „извън път“, като всички проблеми се преместват в списъка с проблеми. 🪨

Заглавия за клиенти и служители

Време: 5 минути

Тук участниците споделят всякакви добри или лоши новини за служители или клиенти. Добрите новини се празнуват, а лошите новини се прехвърлят директно в списъка с проблеми.

Списък със задачи

Време: 5 минути

Списъкът със задачи се отнася до действия, които трябва да бъдат изпълнени в рамките на 7 дни. По този начин много от въпросите, обсъдени на предишната среща, биха били изпълнени през предходната седмица. На текущата среща участниците ги обявяват за „изпълнени“ или „неизпълнени“. Всички задачи, които попадат в последната категория, могат да бъдат преместени в следващата седмица, за да бъдат разгледани отново на следващата среща, или – ако са се превърнали в проблем – да бъдат преместени в списъка с проблеми за тази седмица.

Списък с проблеми

Време: 60 минути

Известна още като „Идентифициране, обсъждане, решаване“ (IDS®), тази част от срещата е посветена на разкриването на истинските корени на проблемите и след това на обсъждането на начини за тяхното решаване. След кратко обобщение на въпросите от списъка от миналата седмица, както и на всички, които са били добавени по време на тази среща, участниците гласуват как да ги приоритизират. След това се заемат с първите три, като започват с най-важния. Всички следващи стъпки се добавят към списъка със задачи. Ако даден проблем от списъка не бъде решен в рамките на няколко седмици, той се премества в списък с по-дългосрочни задачи за обсъждане по време на следващата тримесечна среща.

Обобщение

Време: 5 минути

Последните няколко минути се отделят за преглед на списъка със задачи и следващите стъпки. Участниците също така вземат решение за евентуални съобщения, които да бъдат предадени на останалата част от организацията. Накрая те оценяват срещата по скала от 1 до 10 и ако средната оценка е по-ниска от 8, обсъждат какво биха могли да направят по различен начин следващия път.

С такъв ясен шаблон L10 най-важните теми винаги са обхванати и вие трябва да приключвате навреме, всеки път. ⏱️

10 съвета за подобряване на вашите Level 10 срещи

Сега, когато вече знаете към какво се стремите, нека разгледаме как да подобрите тези срещи и да спестите време и усилия.

1. Използвайте максимално инструментите за срещи

Съвременните технологии могат да бъдат истинско благословение, а софтуерът за управление на срещи е отличен пример за това.

Вземете например ClickUp Meetings. Тази онлайн платформа за срещи предлага списъци за планиране, шаблони за срещи, инструменти за водене на бележки, отлично управление на задачите и много други – всичко това е създадено, за да ви улесни живота. Започнете с шаблона за среща на ниво 10 на ClickUp и продължете оттам.

Добре е да знаете: Шаблоните на ClickUp покриват почти всякакви възможни ситуации. От шаблони за стартиране на проекти, които ви помагат да планирате и да определите приоритетите, до шаблони за индивидуални срещи за управление на екипа ви, никога повече няма да се налага да започвате от нулата.

2. Планирайте стратегически

За да подчертаете важността на срещата си на ниво 10, провеждайте я по едно и също време всяка седмица. Когато тя е винаги в календара, участниците придобиват навика да се подготвят за нея, а техните екипи се научават да планират другите си срещи около нея. 🗓️

Планирането на срещи е лесно с календарния изглед на ClickUp. Просто създайте повтаряща се среща и поканете всички необходими участници. След това свържете всички документи за срещата с нея, за да може всеки да ги намери.

3. Разпратете програмата на срещата си навреме

Колкото по-рано разпратите дневния ред на срещата L10, толкова повече време ще имат всички да съберат данни, за да се подготвят за срещата. Дневният ред също така определя ясни очаквания за това, което ще се обсъжда, което помага на всички да останат фокусирани.

Използвайте ClickUp Docs и шаблона ClickUp Agenda, за да изготвите дневния ред на срещите за всяка седмица. Напишете дневния ред сами или сътрудничейте с целия екип, като всеки потребител се отличава в системата със свой собствен цветен идентификатор. Вградените инструменти за форматиране улесняват създаването на професионално изглеждащ краен документ без допълнителни усилия.

4. Спазвайте времето на срещата

Част от тайната на срещата L10 е да следвате процеса точно. Това започва с начало в точното време, което от своя страна означава да насърчите хората да дойдат пет минути по-рано, за да се настанят.

Спазвайте графика с напомнянията на ClickUp. Задайте напомняне, за да подканите участниците да се подготвят за срещата достатъчно рано, така че никой да не се суети в последния момент и да забавя срещата. След това задайте още едно напомняне, за да им съобщите, че срещата ще започне, така че всички да се регистрират и да са готови в точното време. 🔔

5. Използвайте визуални инструменти за по-голяма яснота

Приоритизирането на елементите в списъка с проблеми е много важна стъпка в IDS фазата на срещата – и е невъзможно да приоритизирате, ако не знаете какво приоритизирате. Създайте ясен списък, който всички да могат да видят, за да могат да вземат добри решения.

Един много ефективен начин да направите това е с помощта на ClickUp Whiteboard. Вашият секретар може да прехвърли съществуващите проблеми от списъка с проблеми на Whiteboard в началото на сесията. Инструментите за сътрудничество на ClickUp позволяват на всеки да записва проблемите, които възникват, като ви предоставят пълен списък, който улеснява определянето на приоритетите, когато стигнете до фазата на решаване на проблемите по време на срещата. След това просто отбелязвайте елементите, докато ги разрешавате.

6. Водете подробни бележки от срещите

Създаването на точен протокол за това, което се е случило по време на срещата, е от решаващо значение. Протоколите от срещите са основа за бъдещи срещи, като осигуряват непрекъснатост и напредък. Те служат и като окончателно решение, когато спомените за случилото се се различават.

Добрият софтуер за протоколи от срещи прави голяма разлика в този случай. Можете да започнете с използването на ClickUp Notepad, за да си водите бележки по време на срещата. След това помолете AI Writing Assistant на ClickUp да обобщи тези бележки за вас и да ги превърне в протокол от срещата. Шаблонът за протоколи от срещи на ClickUp предоставя готова структура, която гарантира последователност във всички ваши протоколи от срещи. 📝

7. Заснемайте важни видеоклипове

Участниците често споделят слайдове или други документи по време на срещите на ниво 10. Тези визуални материали са важна част от протокола от срещата и често се разпространяват като отделни документи преди или след срещата.

Но има и по-лесен начин. ClickUp Clip записва видеоклипове от екрана, раздела на браузъра или прозореца на приложението ви, включително и гласов запис, ако желаете, за да предостави контекст за разговора. Можете да запазите клиповете като част от записите от срещата и да ги споделите чрез публичен линк, който се възпроизвежда директно в браузъра ви.

8. Централизирайте чатовете си

Участниците може да имат въпроси или предложения предварително или да искат да добавят допълнителни мнения след това. Можете да използвате електронна поща, за да проведете тези разговори, но пощенските низове не винаги са лесни за намиране или проследяване, а освен това са отделени от самата среща.

Създайте специален канал с ClickUp Chat view, като всичко е централизирано и свързано на една платформа. Използвайте чат канала, за да споделяте актуализации или ресурси и да провеждате разговори в реално време. Можете да контролирате кой има достъп до вашия чат канал, да настроите известия за нови съобщения и да виждате чата си заедно с работата си в ClickUp, докато се подготвяте за срещата. 💬

9. Оптимизирайте работния си процес

Повечето срещи на ниво 10 генерират списък с действия, които трябва да бъдат изпълнени, но често това не се случва. Трикът да ги изпълните е да ги включите в работния си процес възможно най-скоро и да проследите изпълнението им до край.

ClickUp ви позволява да превърнете текст от всеки ClickUp Doc или Whiteboard в задачи в ClickUp с едно натискане на бутон – без да се налага да копирате и поставяте. Например, можете да създавате задачи за действие или да възлагате задачи директно от ClickUp Notepad, Doc, Whiteboard, Chat или по-официални документи като протоколи от срещи.

След това функцията за управление на проекти на ClickUp поема управлението на тази задача, като ви помага да я приоритизирате и да я вмъкнете безпроблемно в работния си процес. Тя може дори да ви изпраща известия, когато срокът на задачата наближава, за да сте сигурни, че сте на път да я завършите.

10. Използвайте технологичния си набор

Вместо да инвестирате в нови инструменти за срещата си на ниво 10, извлечете максимума от инструментите, които вече използвате. Например, ако вашият ръководен екип предпочита да използва Zoom или Microsoft Teams, или е привързан към Google Calendars, следвайте тенденцията, където е възможно.

ClickUp предлага множество интеграции, включително Microsoft Teams и Zoom, както и Apple, Outlook и Google Calendar. Започнете среща в Zoom директно от задача или синхронизирайте задачи от ClickUp с календара по ваш избор и много други.

Провеждайте ефективни и ефикасни срещи от ниво 10

Срещите L10 са разработени от EOS Worldwide с цел подобряване на продуктивността и ефективността на срещите. Те се провеждат по едно и също време всяка седмица, следват конкретен шаблон и в тях участва целият ръководен екип. 💯

Този тип срещи е изключително фокусиран върху съгласуването със стратегическите цели. Започва с кратка проверка и бърз преглед на напредъка спрямо показателите на таблото за оценка, тримесечните цели и седмичните списъци със задачи. След това по-голямата част от времето на срещата се отделя за разбиране и решаване на проблеми, които пречат на постигането на бизнес целите.

Макар срещите на ниво 10 да се провеждат много по-ефективно от повечето други срещи, винаги има място за подобрения. Онлайн инструменти за срещи като ClickUp оптимизират всеки аспект от вашите срещи на ниво 10, спестявайки време и усилия на всеки етап.

Регистрирайте се безплатно в ClickUp още днес, за да свършите повече работа за по-малко време, всеки ден. 🙌