Quan hệ công chúng diễn biến rất nhanh. Lúc này, bạn đang giới thiệu một sản phẩm mới theo kế hoạch; lúc sau, bạn lại phải gấp rút phản hồi một tin tức nóng hổi.
Tuy nhiên, nếu bạn vẫn còn dựa vào các tài liệu rời rạc và kế hoạch vào phút chót, bạn sẽ bỏ lỡ những ngày quan trọng và cơ hội truyền thông đáng lẽ đã được lên lịch từ nhiều tuần trước.
Đó chính là lúc lịch PR phát huy tác dụng.
Ra mắt sản phẩm, tin tức về tài trợ, ngày nâng cao nhận thức, chiến dịch theo mùa, khách hàng mới — tất cả đều cạnh tranh để giành không gian. Nếu không có lịch trung tâm, bạn có thể quên cuộc hẹn phát biểu của CEO hoặc bỏ lỡ cơ hội hoàn hảo để giới thiệu xu hướng AI.
Hướng dẫn này sẽ giúp bạn khắc phục điều đó. Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách lập kế hoạch lịch PR giúp bạn tổ chức công việc, hoàn thành các mốc thời gian quan trọng và duy trì sự nhất quán trong việc đưa tin trên các phương tiện truyền thông.
Hãy bắt đầu! 🚀
Lịch PR là gì?
Lịch PR (lịch quan hệ công chúng) là lịch kế hoạch vạch ra các hoạt động PR, chiến dịch, sự kiện và cơ hội truyền thông quan trọng trong một khoảng thời gian cụ thể, thường là hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm.
Ví dụ: nếu có một triển lãm thương mại lớn trong ngành vào tháng 7, hãy thêm nó vào lịch PR của bạn và lên kế hoạch trước cho các thông cáo báo chí, tiếp cận truyền thông hoặc bài đăng trên mạng xã hội xung quanh sự kiện này.
Mục tiêu là duy trì nỗ lực PR của bạn một cách nhất quán và có chủ đích để bạn không phải vội vàng phát hành thông tin sau nhiều tuần im lặng trên các phương tiện truyền thông.
Lợi ích của việc sử dụng lịch PR
Dưới đây là cách lịch PR giúp tăng giá trị cho các nỗ lực PR của bạn:
- Phát hiện khoảng trống trên phương tiện truyền thông: Lịch PR giúp xác định những tháng yên tĩnh trong chu kỳ truyền thông, để bạn có thể đưa ra các câu chuyện khi sự chú ý cao và sự cạnh tranh thấp
- Mở rộng tác động của chiến dịch: Cho phép bạn tái sử dụng các khoảnh khắc PR thành nội dung blog, email cập nhật, bài đăng trên mạng xã hội và hỗ trợ nội bộ, tối đa hóa ROI trên các kênh
- Đảm bảo quyền truy cập của giám đốc điều hành sớm: Với khả năng hiển thị các chiến dịch sắp tới, bạn có thể dễ dàng chặn thời gian với các bên liên quan để lấy báo giá, phỏng vấn và phê duyệt trước
- Luôn sẵn sàng cho các chủ đề thịnh hành: Bằng cách theo dõi các sự kiện theo mùa và chủ đề biên tập, nhóm của bạn có thể chuẩn bị thông tin chi tiết, dữ liệu hoặc quan điểm để nhanh chóng nắm bắt các câu chuyện liên quan ngay khi chúng xuất hiện
- Đáp ứng thời hạn dài của các phương tiện truyền thông: Các kênh truyền thông như tạp chí và ấn phẩm thương mại thường đóng lịch biên tập trước vài tháng. Mục tiêu PR rõ ràng đảm bảo bạn có thể giới thiệu sản phẩm đúng thời hạn
- Cân bằng khối lượng công việc nội bộ: Lập bản đồ chiến dịch trước sẽ giúp các nhóm PR, nội dung và thiết kế lập kế hoạch tốt hơn, tránh tắc nghẽn sản xuất vào phút chót
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Biến những ý tưởng PR lớn thành các nhiệm vụ có thể thực hiện được. Sử dụng Nhiệm vụ ClickUp và các công việc con lồng nhau để lập kế hoạch từng bước của chiến dịch — soạn thảo, xem xét, phê duyệt báo giá, tiếp cận truyền thông — và chỉ định người phụ trách và ngày đáo hạn cho từng công việc.
Các thành phần chính của lịch PR
Giống như lịch biên tập hoặc lịch tiếp thị, lịch PR chỉ hiệu quả khi bạn đầu tư vào nó. Dưới đây là các yếu tố khóa giúp lịch PR phát huy tác dụng:
- Mục tiêu và mục đích: Mỗi mục trong lịch PR của bạn nên kết nối với một mục tiêu rõ ràng, như tăng nhận thức về thương hiệu, xây dựng vị trí dẫn đầu về tư tưởng hoặc công bố tin tức quan trọng của công ty
- Thông điệp hoặc chủ đề chính: Nêu rõ thông điệp chính mà mỗi hoạt động cần truyền tải. Đối với ra mắt sản phẩm, đó có thể là "Sản phẩm X giải quyết vấn đề Y". Đối với chiến dịch nâng cao nhận thức, đó có thể là "Cam kết của chúng tôi về bảo mật dữ liệu"
- Đối tượng mục tiêu và kênh truyền thông: Biết bạn đang nói chuyện với ai và họ sẽ nghe thông tin đó ở đâu để thông điệp của bạn đến đúng nơi cần thiết. Thông điệp đó dành cho các nhà báo công nghệ, khách hàng hay nhóm nội bộ của bạn? Thông điệp đó sẽ được phát hành dưới dạng thông cáo báo chí, bài đăng trên LinkedIn hay bài giới thiệu trên truyền thông?
- Mô tả nội dung hoặc hoạt động: Hiển thị chính xác những việc đã hoàn thành và cách thức thực hiện. Ví dụ: ‘Thông cáo báo chí: Ra mắt Dự án Atlas qua PR Newswire, giới thiệu đến 10 cửa hàng công nghệ hàng đầu’
- Ngày và thời hạn: Bao gồm ngày ra mắt hoặc sự kiện chính, cùng với các thời hạn quan trọng như ngày đáo hạn bản thảo, chu kỳ đánh giá hoặc cuộc họp chuẩn bị
- Chủ sở hữu/nhóm chịu trách nhiệm: Ai là người chịu trách nhiệm hoàn thành công việc? Có thể là một người, một vài thành viên trong nhóm với vai trò rõ ràng hoặc thậm chí là một đối tác bên ngoài
Tạo lịch PR toàn diện
Việc xây dựng lịch PR có vẻ như là một công việc lớn, nhưng chúng ta có thể chia nhỏ thành các bước dễ thực hiện.
Bước 1: Động não, nghiên cứu và thu thập ý tưởng nội dung
Đây là điểm khởi đầu, nơi bạn tìm ra những gì cần nói, tại sao nó quan trọng và khi nào cần nói. Mục tiêu? Một kho ý tưởng đáng tin cậy, kịp thời, gắn liền với mục tiêu kinh doanh của bạn và thu hút sự chú ý của khán giả.
🧠 Brainstorm
Đây là nơi sáng tạo miễn phí cho tất cả mọi người, nơi bạn và nhóm của bạn có thể đưa ra tất cả các ý tưởng và ngày tháng có thể lên bảng.
🛠️ Nên brainstorm những gì?
- Các cột mốc quan trọng của công ty: Ra mắt sản phẩm, cập nhật tính năng, tin tức về tài trợ, đổi thương hiệu, khai trương cửa hàng, thông báo tuyển dụng, kỷ niệm, v.v
- Sự kiện và mùa trong ngành: Triển lãm thương mại, hội nghị, báo cáo quý, cơ hội tiếp thị theo mùa (ví dụ: Thứ Sáu Đen, Mùa Ngân sách, SaaStr), tháng nhận thức (như Tháng Nhận thức về An ninh mạng, Ngày Môi trường Thế giới, Ngày Đại dương Thế giới hoặc Ngày Hiến máu Thế giới)
- Ngày lễ và sự kiện đặc biệt: Ngày nghỉ lễ mùa hè, các ngày lễ truyền thống (Đêm Giáng sinh hoặc Lễ Tạ ơn) và các 'Ngày Quốc gia hoặc Quốc tế' như Ngày Emoji Thế giới, Ngày Pizza Quốc gia, Ngày Nam giới Quốc tế, Ngày Sô-cô-la Thế giới hoặc Ngày Ăn chay Thế giới
- Chiến dịch định kỳ: Nếu bạn thực hiện báo cáo hàng năm, sáng kiến CSR hoặc dự đoán xu hướng, hãy liệt kê chúng sớm để khóa dòng thời gian
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng Biểu mẫu ClickUp để thu thập ý tưởng nội dung PR từ các thành viên trong nhóm hoặc đối tác bên ngoài tại một nơi có tổ chức — không còn phải trao đổi email qua lại hay sử dụng bảng tính lộn xộn nữa
🔍 Nghiên cứu
Khi bạn đã có danh sách ý tưởng sơ bộ, hãy xác thực và bổ sung chúng bằng nghiên cứu chiến lược.
🛠️ Các lĩnh vực nghiên cứu chính:
- Xác minh sự kiện: Xác nhận ngày diễn ra các hội nghị lớn, tuần lễ nâng cao nhận thức, ngày lễ và ngày phát hành báo cáo
- Phân tích đối thủ cạnh tranh: Các đối thủ cạnh tranh đã thực hiện những chiến dịch nào trong năm ngoái? Những phương tiện truyền thông nào đã đưa tin về chúng? Làm thế nào để bạn có thể tạo sự khác biệt hoặc lựa chọn thời điểm thích hợp hơn cho các câu chuyện của mình?
- Thông tin chi tiết về đối tượng: Sử dụng các công cụ như SparkToro hoặc Reddit để xem đối tượng của bạn đang nói về gì. Xem loại nội dung mà họ quan tâm — nghiên cứu trường hợp, thống kê, quan điểm của lãnh đạo, v.v
- Mức độ liên quan của phương tiện truyền thông: Quét các bài báo gần đây trên các ấn phẩm mục tiêu của bạn. Họ đang chọn những loại thông cáo báo chí, bài báo có tên tác giả hoặc bình luận nào?
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Tạo cơ sở dữ liệu truyền thông trong ClickUp bằng cách sử dụng Trường Tùy chỉnh cho tên cửa hàng, liên hệ, ngày giới thiệu cuối cùng và trạng thái phản hồi — không cần CRM riêng biệt
📋 Thu thập ý tưởng nội dung
Bây giờ bạn đã có nhiều ý tưởng hơn mức có thể sử dụng thực tế. Vì vậy, đã đến lúc nhóm, gắn thẻ và cấu trúc chúng.
🛠️ Mẹo tổ chức:
- Sắp xếp theo quý: Khi nào là thời điểm thích hợp nhất để thực hiện mỗi chiến dịch? Đánh thẻ ý tưởng là Q1–Q4
- Gán chủ đề: Nhóm các ý tưởng theo các danh mục như Sản phẩm, Văn hóa, Lãnh đạo, Mùa vụ hoặc Câu chuyện của khách hàng
- Đánh dấu nội dung sao lưu: Xác định một vài ý tưởng lâu dài mà bạn có thể triển khai nếu một sáng kiến quan trọng bị trì hoãn hoặc hủy bỏ
- Thêm bối cảnh: Ghi chú nguồn gốc của mỗi ý tưởng (ví dụ: trưởng nhóm, cảm hứng từ đối thủ cạnh tranh, câu chuyện của khách hàng) và định dạng có thể sử dụng (thông cáo báo chí, bài giới thiệu, bài báo, sự kiện, v.v.).
Bước 2: Tiếp cận các bên liên quan để có nội dung đa dạng
PR không phải là công việc làm một mình. Một số ý tưởng câu chuyện hay nhất của bạn sẽ đến từ các nhóm khác. Vì vậy, hãy kết nối các bên liên quan quan trọng trong công ty (và đôi khi cả bên ngoài công ty) — đây là một bước đi đơn giản nhưng hiệu quả trong quản lý các bên liên quan.
Dưới đây là các bên liên quan mà bạn nên kết nối:
| Các bên liên quan | Tại sao chúng quan trọng | Ví dụ về các cơ hội PR |
| Nhóm tiếp thị | Họ thực hiện các chiến dịch mà PR có thể hỗ trợ hoặc khuếch đại | Webinar, sách điện tử, báo cáo nghiên cứu, chiến dịch influencer, ra mắt quảng cáo |
| Nhóm sản phẩm / R&D | Họ biết sản phẩm hoặc tính năng nào sẽ ra mắt và khi nào | Phát hành sản phẩm/tính năng, cập nhật đổi mới, thông báo chương trình beta |
| Bán hàng / Thành công của khách hàng | Họ có những câu chuyện của khách hàng và những hiểu biết sâu sắc về ngành | Các nghiên cứu điển hình về khách hàng, các khách hàng lớn, quan hệ đối tác, giải thưởng, triển lãm thương mại |
| Lãnh đạo / Quản lý cấp cao | Chúng giúp thúc đẩy sự lãnh đạo tư duy và các thông báo quan trọng trên toàn công ty | Buổi nói chuyện, bài viết chuyên môn, gây quỹ, các sáng kiến trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp (CSR), và giao tiếp với nhà đầu tư |
| Nhân sự / Truyền thông nội bộ | Họ xử lý các sự kiện nội bộ và cập nhật tuyển dụng có ảnh hưởng đến thương hiệu nhà tuyển dụng | Giải thưởng Nơi làm việc tốt nhất, câu chuyện về văn hóa, sáng kiến DEI, các vị trí tuyển dụng quan trọng |
| Đối tác bên ngoài | Họ mang lại cơ hội hợp tác tiếp thị và quan hệ công chúng chung | Thông báo chung, báo cáo ngành, sự kiện chia sẻ, tiếp cận truyền thông qua đóng góp của đại lý |
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Chia sẻ Tài liệu ClickUp ra bên ngoài với quyền truy cập chế độ xem/chỉnh sửa để nhận ý kiến đóng góp của các bên liên quan hoặc đại lý về thông cáo báo chí. Sử dụng tính năng Phê duyệt để hoàn thiện thông điệp chỉ bằng một cú nhấp chuột.
Bước 3: Quyết định tần suất, lịch trình và phong cách nội dung
Bây giờ, đã đến lúc sắp xếp ý tưởng của bạn thành một dòng thời gian khả thi cho năm tới. Dưới đây là những điều bạn cần quyết định:
Tần suất nội dung
Trước khi xác định ngày cụ thể, hãy quyết định tần suất bạn muốn thương hiệu của mình xuất hiện trước công chúng. Tần suất này nên dựa trên:
- Mục tiêu: Nếu bạn đang cố gắng xây dựng uy tín, bạn cần có tư duy lãnh đạo nhất quán. Nếu mục tiêu là nhận thức về sản phẩm, lịch của bạn có thể tập trung vào các sự kiện ra mắt sản phẩm
- Tài nguyên: Hãy thực tế về khả năng của nhóm bạn. Tốt hơn là đưa ra một câu chuyện hay mỗi tháng hơn là năm câu chuyện vội vàng
- Kênh: Tần suất đăng bài sẽ khác nhau tùy theo từng kênh — các bài viết PR có thể được đăng thường xuyên hơn so với bài viết blog hoặc phỏng vấn lãnh đạo
🛠️ Một số mẹo nhanh:
- Bắt đầu từ những việc nhỏ. Lập kế hoạch 1–2 việc quan trọng mỗi tháng, sau đó mở rộng quy mô
- Sử dụng một chủ đề nội dung cho mỗi tháng hoặc quý để hướng dẫn ý tưởng (ví dụ: 'Đổi mới trong quý 1', 'Khách hàng thành công trong quý 2')
- Thay thế các bài viết tốn nhiều nỗ lực (như thông cáo báo chí) bằng các bài viết nhẹ nhàng hơn (như tóm tắt trên mạng xã hội hoặc trích dẫn)
Lập lịch (Ưu tiên các nhiệm vụ quan trọng trước, sau đó lấp đầy khoảng trống)
Tiếp theo, kéo và thả những ý tưởng đó vào lịch của bạn. Lập lịch giúp bạn tránh được việc thông báo trùng lặp và bỏ lỡ các chu kỳ truyền thông.
🛠️ Mẹo để lập lịch PR hoàn hảo:
- Bắt đầu với những thời điểm quan trọng: Lên kế hoạch cho việc ra mắt sản phẩm, sự kiện trong ngành, chiến dịch theo mùa và ngày nâng cao nhận thức trước tiên
- Điền vào chỗ trống: Sử dụng những tuần ít sự kiện để đăng những câu chuyện thường xuyên, thành công của khách hàng hoặc các chiến dịch nhẹ nhàng như thành công PR nhanh chóng hoặc những đoạn trích về tư tưởng lãnh đạo
- Để dành tuần dự phòng: Xây dựng các khoảng thời gian dự phòng mỗi quý để xử lý các thông báo gấp, hoạt động PR phản ứng nhanh hoặc cơ hội truyền thông đột xuất
- Chỉ định ngày: Không phải mọi ý tưởng đều cần một ngày cụ thể, nhưng "chưa xác định" là nguyên nhân khiến các kế hoạch tốt bị thất bại. Ngay cả một ngày dự kiến sơ bộ như "tuần đầu tiên của tháng 4" cũng giúp nhóm của bạn có cơ sở để lập kế hoạch
- Cân bằng khối lượng công việc: Đừng dồn tất cả vào một tháng. Phân bổ nội dung trong lịch để tránh kiệt sức
Phong cách nội dung và kênh truyền thông
Cuối cùng, hãy cung cấp bối cảnh thực tế cho mỗi mục nhập trong lịch vì "bản tin báo chí vào tháng 3" là không đủ để thúc đẩy mọi việc tiến triển.
Đối với mỗi mục, hãy tự hỏi mình:
- Định dạng là gì? Đây sẽ là thông cáo báo chí, bài đăng trên blog, tập podcast, bài giới thiệu trên truyền thông hay bài đăng trên mạng xã hội?
- Tone nào phù hợp nhất? Thông điệp có tính formal và dựa trên dữ liệu? Hay là casual và tập trung vào câu chuyện?
- Nó sẽ được xuất bản hoặc quảng bá ở đâu? Nó sẽ được đăng trên blog của bạn? Được gửi đến các kênh công nghệ? Được quảng bá trên LinkedIn hoặc qua email?
Điều này giúp các nhà văn, nhà thiết kế và các bên liên quan thống nhất ngay từ đầu, không phải trao đổi qua lại về giọng điệu hoặc bỏ sót các kênh phân phối.
Sau khi điền vào lịch, hãy lùi lại một bước và xem xét: Lịch này có hỗ trợ các mục tiêu kinh doanh chính của bạn không? Có sự kết hợp tốt giữa các định dạng không? Dòng thời gian có thực tế không? Sau đó, chia sẻ bản nháp với nhóm và các bên liên quan.
Công cụ lập kế hoạch lịch PR
Sử dụng bảng tính cho lịch PR của bạn sẽ hiệu quả (ban đầu).
Tuy nhiên, khi chiến dịch của bạn phát triển, các phần công việc cũng tăng lên. Bạn phải theo dõi thời hạn, phối hợp với các bộ phận khác nhau và quản lý nội dung trên nhiều kênh. Các bản cập nhật bị mất và đột nhiên, bạn không chắc ai đang làm việc gì và khi nào.
Đó là nơi mà một công cụ quản lý chiến dịch PR chuyên dụng có thể hợp lý hóa mọi thứ, từ lập lịch đến hợp tác và theo dõi kết quả.
Tại thời điểm này, bạn cần ClickUp cho các nhóm tiếp thị. Nó tập hợp toàn bộ lịch PR, chiến dịch và nỗ lực của nhóm vào một không gian kết nối, dễ quản lý.
Phần mềm quản lý công việc PR này có thể giúp bạn như sau:
1. Lên lịch trên Lịch ClickUp
Lịch ClickUp cung cấp cho bạn chế độ xem tập trung toàn bộ lịch trình PR của bạn trong vài tuần, vài tháng hoặc cả năm. Với tính năng kéo và thả đơn giản, bạn có thể lập bản đồ trực quan cho các sự kiện ra mắt sản phẩm, thông cáo báo chí, tiếp cận truyền thông và chiến dịch sự kiện.
Điều gì làm cho nó trở nên tuyệt vời hơn? Công cụ được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI) này đưa việc lập lịch lên một tầm cao mới bằng cách:
- Tự động chặn thời gian tập trung cho các công việc như viết, đánh giá hoặc chuẩn bị truyền thông. Ví dụ: nếu bạn có một bản phát hành vào thứ Sáu, nó có thể tạo các khối thời gian 2 giờ để viết vào thứ Ba và thứ Tư
- Điều chỉnh thời hạn khi ưu tiên thay đổi. Vì vậy, nếu nhóm sản phẩm của bạn trì hoãn ra mắt một tính năng trong một tuần, tất cả các công việc PR liên quan (như xem xét thông cáo báo chí, tiếp cận truyền thông và lên lịch trên mạng xã hội) sẽ tự động được điều chỉnh mà bạn không cần phải kéo dòng thời gian bằng tay
- Chuyển các điểm thảo luận trong cuộc họp, chẳng hạn như "hoàn thiện danh sách báo chí cho sự kiện trước ngày 5 tháng 3" hoặc "gửi báo cáo quý 2 cho các cơ quan tài chính" thành các công việc đã lên lịch, giúp lịch của bạn (và nhóm của bạn) luôn đồng bộ
- Quản lý các công việc PR định kỳ như "Báo cáo truyền thông hàng tháng", "Quét tin tức hàng tuần" hoặc "Theo dõi quảng cáo hai tuần một lần" một cách dễ dàng.
- Tạo nhiều lớp lịch bằng cách chồng các lịch khác nhau (ví dụ: lịch ra mắt sản phẩm, lịch chiến dịch tiếp thị, lịch PR) để phát hiện xung đột hoặc xác định cơ hội hợp tác.
Phần hay nhất? Lịch ClickUp hoạt động cùng ClickUp Brain để giúp bạn tiết kiệm thời gian. Điều này có nghĩa là bạn không cần phải lục lọi các công việc, trò chuyện hoặc tài liệu để tìm kiếm việc tiếp theo. Chỉ cần hỏi: "Ưu tiên hàng đầu của tôi hôm nay là gì?" hoặc "Khi nào có cuộc gọi xem xét thông cáo báo chí?" và câu trả lời sẽ xuất hiện ngay lập tức.
📮ClickUp Insight: 18% số người tham gia khảo sát của chúng tôi muốn sử dụng AI để tổ chức cuộc sống của họ thông qua lịch, nhiệm vụ và nhắc nhở. 15% khác muốn AI xử lý các công việc thường ngày và công việc hành chính.
Để làm được điều này, AI cần có khả năng: hiểu mức độ ưu tiên của từng công việc trong quy trình làm việc, thực hiện các bước cần thiết để tạo hoặc điều chỉnh công việc và thiết lập quy trình làm việc tự động.
Hầu hết các công cụ đều có một hoặc hai bước này. Tuy nhiên, ClickUp đã giúp người dùng hợp nhất tới hơn 5 ứng dụng bằng nền tảng của chúng tôi! Trải nghiệm tính năng lập lịch dựa trên AI, nơi các công việc và cuộc họp có thể dễ dàng được phân bổ vào các khoảng trống trong lịch của bạn dựa trên mức độ ưu tiên. Bạn cũng có thể thiết lập các quy tắc tự động hóa tùy chỉnh qua ClickUp Brain để xử lý các công việc thường ngày. Nói lời tạm biệt với công việc bận rộn!
2. Động não với bảng trắng
Bảng trắng ClickUp cung cấp không gian trực quan để nhóm của bạn vẽ bản đồ ý tưởng chiến dịch, ngày nâng cao nhận thức, thông báo sản phẩm và cơ hội truyền thông — tất cả ở một nơi.
Bạn có thể sắp xếp các khối nội dung theo tháng, kênh (phương tiện truyền thông, blog, mạng xã hội) hoặc loại (sự kiện, sản phẩm, tư tưởng lãnh đạo). Tốt hơn nữa, bạn có thể sử dụng hình dạng, nhãn hoặc mã màu để ưu tiên các thời điểm có tác động lớn.
- Nhóm các chiến dịch theo chủ đề, chẳng hạn như tập trung vào sản phẩm, hiển thị cấp điều hành hoặc xây dựng thương hiệu, để xác định những lỗ hổng trong truyền tải thông điệp
- Kéo và thả các khối nội dung trên dòng thời gian để hình dung tính thời vụ và tránh các chiến dịch chồng chéo nhau trong cùng một cửa sổ
- Liên kết công việc hoặc tài liệu trực tiếp từ bảng trắng để nhóm của bạn có thể chuyển từ giai đoạn brainstorming sang giai đoạn thực hiện mà không cần chuyển đổi công cụ
- Mời các cộng tác viên đa chức năng (tiếp thị, giám đốc điều hành, sản phẩm) tham gia thảo luận sớm và thống nhất các ưu tiên trước khi dòng thời gian được chốt
- Phát triển bản đồ tiếp cận truyền thông: Lập chiến lược trực quan cho các góc độ câu chuyện khác nhau và mục tiêu là các nhà báo hoặc cơ quan truyền thông cho từng góc độ.
- Phác thảo kế hoạch truyền thông khủng hoảng: Sử dụng không gian linh hoạt để brainstorm các tình huống khủng hoảng có thể xảy ra và vạch ra luồng phản ứng và trách nhiệm.
- Tạo bản đồ các bên liên quan: Hình dung các bên liên quan nội bộ và bên ngoài quan trọng cho chiến dịch và lập kế hoạch chiến lược truyền thông phù hợp.
Nắm bắt thông tin truyền thông ngay lập tức
Hãy để ClickUp AI Notetaker ghi lại mọi chi tiết trong các cuộc phỏng vấn truyền thông và cuộc họp của nhóm PR. Nó tự động ghi chép các cuộc hội thoại, đánh dấu các mục hành động quan trọng và tạo các công việc tiếp theo trực tiếp từ các cuộc thảo luận của bạn.
Khi nhà báo đề cập đến một góc độ cụ thể mà họ quan tâm hoặc nhóm của bạn nghĩ ra một ý tưởng hấp dẫn, bạn sẽ không bao giờ mất những thông tin quý giá đó nữa — tất cả đều được lưu trữ, sắp xếp và sẵn sàng để đưa vào lịch PR của bạn.
3. Lưu trữ ý tưởng nghiên cứu và nội dung trong tài liệu
Khi ý tưởng chiến dịch của bạn đã được hình dung, bước tiếp theo là biến sự hỗn loạn đó thành cấu trúc. Và còn cách nào tốt hơn để làm việc đó hơn là sử dụng ClickUp Docs?
Tạo một tài liệu cho mỗi tháng, chiến dịch hoặc chủ đề, chẳng hạn như 'Ra mắt sản phẩm quý 2' hoặc 'Chiến dịch nâng cao nhận thức tháng 10'. Trong đó, bạn có thể lưu trữ bản nháp tin nhắn, bản tóm tắt thông cáo báo chí, các bài báo liên quan, mục tiêu truyền thông, các móc nối theo mùa và kết quả chiến dịch trong quá khứ.
Xây dựng cẩm nang PR trung tâm: Sử dụng Tài liệu để tạo và duy trì kho lưu trữ sống động cho các thông điệp thương hiệu, các điểm thảo luận chính, bản sao mẫu và các giao thức truyền thông khủng hoảng, đảm bảo tính nhất quán trong toàn nhóm.
Phát triển báo cáo phân tích sau chiến dịch: Cấu trúc báo cáo chiến dịch chi tiết trong Tài liệu, nhúng biểu đồ, liên kết đến bảng điều khiển hoặc đính kèm dữ liệu hiệu suất để chia sẻ kết quả PR một cách hiệu quả.
Tận dụng lịch sử phiên bản: Theo dõi tất cả các thay đổi được thực hiện đối với thông cáo báo chí, tài liệu nhắn tin hoặc tài liệu chiến lược, cho phép bạn quay lại phiên bản trước nếu cần.
Sử dụng liên kết quan hệ: Kết nối Tài liệu trực tiếp với các công việc, chiến dịch, danh sách hoặc sự kiện lịch cụ thể. Ví dụ: liên kết tài liệu "Thông cáo báo chí sự kiện quý 3" với công việc chiến dịch "Sự kiện ngành quý 3" để truy cập theo ngữ cảnh ngay lập tức.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng ClickUp Brain để biến những ghi chú sơ sài thành nội dung PR hoàn chỉnh.
Bạn có thể yêu cầu nó viết một bản tóm tắt chiến dịch nhanh cho sự kiện ra mắt sản phẩm quý 2 dựa trên các ghi chú và tin nhắn được lưu trữ trong Tài liệu của bạn. Hoặc, dán một bài báo hoặc báo cáo xu hướng và yêu cầu Brain đề xuất các góc độ câu chuyện hoặc ý tưởng tiêu đề phù hợp với thương hiệu của bạn.
4. Đặt và đạt mục tiêu PR với ClickUp Goals
Chứng minh tác động thực sự của các nỗ lực PR của bạn. Với ClickUp Goals, bạn có thể:
- Xác định mục tiêu rõ ràng: Đặt mục tiêu cụ thể, có thể đo lường được cho các chiến dịch của bạn, chẳng hạn như "Đạt được hơn 20 vị trí trên các phương tiện truyền thông cho sự ra mắt trong quý 3" hoặc "Tăng 15% số lần đề cập tích cực về thương hiệu"
- Phân chia thành các mục tiêu: Chia mục tiêu chính của bạn thành các “Mục tiêu” nhỏ hơn, dễ quản lý hơn, có thể là số lượng, tiền tệ hoặc thậm chí dựa trên công việc (ví dụ: “Đảm bảo 5 cuộc phỏng vấn”, “Xuất bản 3 bài báo có tên tác giả”)
- Theo dõi tiến độ một cách trực quan: Theo dõi nỗ lực của bạn đang đóng góp như thế nào vào mục tiêu chung theo thời gian thực, giúp dễ dàng báo cáo ROI PR và duy trì động lực của nhóm
- Liên kết với công việc: Kết nối mục tiêu và mục tiêu trực tiếp với các công việc và danh sách công việc đang được thực hiện, đảm bảo sự thống nhất giữa các hoạt động hàng ngày và kết quả chiến lược
5. Hợp lý hóa quy trình làm việc với Tự động hóa ClickUp
Với ClickUp Automations, bạn có thể kết nối mọi bước trong quy trình PR của mình. Dưới đây là một vài ví dụ về cách tự động hóa lịch PR để đạt kết quả chiến dịch tốt nhất:
| Kích hoạt | Hành động tự động hóa |
| Một công việc chiến dịch mới được tạo (ví dụ: 'Ra mắt sản phẩm') | Tự động phân công công việc cho các bộ phận và nhóm liên quan |
| Trạng thái công việc thay đổi thành 'Đã được phê duyệt' | Tạo công việc theo dõi có tên "Phân phối cho truyền thông" và giao cho Giám đốc PR |
| Ngày đáo hạn công việc được cập nhật | Tự động thay đổi ngày đáo hạn của tất cả các công việc con liên quan cho phù hợp |
| Một công việc con (ví dụ: 'Soạn thảo bài đăng trên blog') được đánh dấu là đã hoàn thành | Đăng bình luận như 'Nội dung đã sẵn sàng — chuyển sang thiết kế trực quan' |
| Công việc định kỳ (ví dụ: Tổng hợp PR hàng tháng) được tạo | Tự động chỉ định cho Trưởng phòng PR và đặt công việc con với thời hạn để viết, chỉnh sửa và xem xét |
6. Kết nối hệ sinh thái của bạn với Tích hợp ClickUp
ClickUp không chỉ tích hợp nhiều công cụ mà còn tương thích tốt với các công cụ khác. Nâng cao hoạt động PR của bạn bằng cách tích hợp ClickUp với:
- Công cụ giám sát truyền thông (ví dụ: Meltwater, Brandwatch qua Zapier/API): Tự động hóa việc tạo/lập nhiệm vụ trong ClickUp khi có đề cập hoặc cảnh báo mới liên quan đến truyền thông được xác định
- Dịch vụ yêu cầu nguồn (ví dụ: HARO, Qwoted, SourceBottle): Hợp lý hóa quá trình tìm kiếm cơ hội truyền thông. Bằng cách chuyển tiếp bản tóm tắt hàng ngày từ các dịch vụ như HARO đến một địa chỉ email ClickUp chuyên dụng (sử dụng Email trong ClickUp hoặc một công cụ như Zapier), bạn có thể tự động tạo nhiệm vụ cho mỗi truy vấn. Tinh chỉnh thêm bằng cách sử dụng các công cụ tự động hóa để phân tích email tìm từ khóa liên quan đến khách hàng hoặc ngành của bạn, sau đó gán chúng cho thành viên nhóm phù hợp để tiếp cận khách hàng
- Công cụ quản lý mạng xã hội (ví dụ: Hootsuite, Buffer): Điều phối việc khuếch đại thành công PR trên mạng xã hội bằng cách liên kết các công việc và chia sẻ thông tin cập nhật
- Lưu trữ đám mây (Google Drive, Dropbox, OneDrive): Dễ dàng đính kèm và truy cập bộ công cụ truyền thông, hình ảnh, video và các tài sản PR quan trọng khác được lưu trữ trong giải pháp đám mây ưa thích của bạn
Nguồn thông tin duy nhất cho nhóm PR của bạn!
Hợp nhất các hướng dẫn về thương hiệu, kế hoạch xử lý khủng hoảng, kinh nghiệm chiến dịch và thông tin chi tiết về truyền thông. Tìm kiếm ngay lập tức, áp dụng nhất quán và phát triển chiến lược câu chuyện bằng cách sử dụng Quản lý kiến thức ClickUp.
Tăng cường PR thông minh hơn: tất cả kiến thức, được tổ chức một cách xuất sắc, trong một không gian.
7. Tiết kiệm thời gian với các mẫu lịch PR
Nếu tất cả những điều này nghe có vẻ tuyệt vời nhưng bạn không biết bắt đầu lập kế hoạch PR từ đâu, ClickUp có sẵn các mẫu thông cáo báo chí giúp bạn dễ dàng lập kế hoạch, soạn thảo và phân phối thông báo. Bạn cũng có thể sử dụng các mẫu lịch PR để lập bản đồ chiến dịch, thời hạn và tiếp cận truyền thông — tất cả trong một dòng thời gian được tổ chức hợp lý.
Mẫu Chiến dịch PR của ClickUp được xây dựng để hỗ trợ tính chất nhanh chóng, đa chức năng của công việc quan hệ công chúng. Nó giúp bạn chuyển từ lập kế hoạch chiến dịch đến khởi động và theo dõi hiệu suất — tất cả trong một không gian làm việc có thể tùy chỉnh.
Mẫu này cung cấp:
- Trạng thái tùy chỉnh như 'Dự thảo', 'Sẵn sàng để xem xét' và 'Đã xuất bản' để theo dõi các giai đoạn của chiến dịch PR
- Chế độ xem phù hợp với nhu cầu PR, chẳng hạn như Xem dạng danh sách để quản lý quy trình nội dung, Xem bảng để brainstorming và Xem lịch hoặc Gantt để lập dòng thời gian và tránh trùng lặp chiến dịch
- Trường Tùy chỉnh để sắp xếp các chiến dịch theo các tiêu chí PR chính, chẳng hạn như kênh phân phối (thông cáo báo chí, mạng xã hội, bản tin), loại danh sách phương tiện truyền thông (công nghệ, phong cách sống, khu vực) hoặc mức độ ưu tiên của chiến dịch (hiển thị cao so với nhận thức về thương hiệu)
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Tạo bảng điều khiển PR tùy chỉnh để hiển thị các chỉ số chiến dịch, vị trí truyền thông và thời hạn sắp tới trong nháy mắt. Theo dõi KPI, theo dõi sự tham gia của nhà báo và chia sẻ tiến độ với các bên liên quan thông qua các chế độ xem tập trung, dựa trên dữ liệu, giúp loại bỏ công việc báo cáo rườm rà.
Tuy nhiên, nếu bạn đang quản lý nhiều chiến dịch cùng lúc và cần một chế độ xem tổng quan hơn để tổ chức mọi thứ từ đầu đến cuối, hãy sử dụng mẫu kế hoạch quan hệ công chúng.
Mẫu lập kế hoạch quan hệ công chúng ClickUp là trung tâm điều khiển tất cả trong một để chạy các chiến dịch PR thông minh, hợp lý. Với mẫu này, bạn có thể đặt mục tiêu rõ ràng cho từng chiến dịch, sắp xếp công việc và dòng thời gian, đồng thời hợp tác với đồng nghiệp và các bên liên quan mà không có sự nhầm lẫn.
Hơn nữa, nó cung cấp cho bạn 14 chế độ xem khác nhau để xem kế hoạch PR của bạn từ mọi góc độ có thể:
- Chế độ xem danh sách mới: Xem tất cả các công việc PR mới, chưa được phân công để bắt đầu lập kế hoạch cho chiến dịch của bạn
- Chế độ xem Danh sách công việc đang tiến hành: Nhanh chóng kiểm tra công việc hiện đang được thực hiện và người thực hiện
- Đối với chế độ xem danh sách xuất bản: Theo dõi các công việc đã sẵn sàng hoặc gần như sẵn sàng để xuất bản
- Chế độ xem Bảng: Di chuyển công việc giữa các giai đoạn như 'Soạn thảo' sang 'Đã xuất bản' một cách trực quan
- Chế độ xem trò chuyện: Thảo luận về công việc và cập nhật hoặc động não ý tưởng trực tiếp với nhóm của bạn
Vượt qua thách thức trong quản lý lịch trình PR
Ngay cả lịch PR tốt nhất cũng có thể bị sai lệch. Dưới đây là hướng dẫn nhanh về những sai lầm thường gặp và cách tránh chúng.
1. Lịch quá tải (và nhóm làm việc)
Rất dễ để quá hăng hái và nhồi nhét lịch của bạn với một loạt các hoạt động PR đầy tham vọng. Tuy nhiên, một lịch quá dày có thể dẫn đến kiệt sức và thực hiện cẩu thả.
Để tránh điều này:
✅ Hãy thực tế về lượng công việc mà nhóm của bạn có thể xử lý mà không bị kiệt sức. Ngoài ra, hãy chú ý đến các dấu hiệu cảnh báo như thường xuyên làm thêm giờ hoặc bỏ qua các phiên lập kế hoạch
✅ Ưu tiên một cách quyết liệt. Tập trung vào các chiến dịch quan trọng và hoãn hoặc bỏ qua những chiến dịch có tác động thấp
✅ Điều chỉnh lịch của bạn dựa trên băng thông của nhóm và những thay đổi theo thời gian thực
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Chế độ xem Khối lượng công việc của ClickUp giúp bạn xem ai đang quá tải và ai còn sức chứa, để bạn có thể phân công quyền sở hữu thông cáo báo chí hoặc chuẩn bị sự kiện một cách công bằng mà không làm nhóm kiệt sức.
2. Không đủ linh hoạt
Coi lịch của bạn là bất di bất dịch có thể phản tác dụng. Trong PR, những tin tức bất ngờ có thể khiến nội dung của bạn trở nên không còn phù hợp nếu bạn không nhanh chóng thích ứng.
Để tránh điều này:
✅ Để dành thời gian dự phòng cho các cơ hội bất ngờ hoặc tin tức đột xuất
✅ Luôn chuẩn bị sẵn nội dung sao lưu phòng trường hợp có sự cố (ví dụ: bài đăng trên blog nếu sự kiện bị hủy)
✅ Xem lại lịch của bạn thường xuyên — kiểm tra hàng tuần là công việc hiệu quả để điều chỉnh dựa trên những diễn biến mới
3. Giữ lịch luôn được cập nhật
Một số nhóm tạo ra lịch PR hàng năm rất tốt nhưng không cập nhật thường xuyên. Việc bỏ sót các mục kiểm tra và thông tin lỗi thời khiến lịch trở nên không đáng tin cậy và chẳng bao lâu sau, không ai sử dụng nó nữa.
Để tránh điều này:
✅ Chỉ định người quản lý lịch (thường là giám đốc PR) để cập nhật và thu thập ý kiến của nhóm
✅ Đặt lịch trình hàng tuần để xem lại các mục sắp tới, đánh dấu công việc đã hoàn thành và sắp xếp lại nếu cần
✅ Huấn luyện mọi người cập nhật công việc, thay đổi trạng thái, thay đổi ngày, v.v.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Tự động hóa các công việc PR lặp đi lặp lại như gửi nhắc nhở theo dõi, cập nhật trạng thái chiến dịch hoặc thông báo cho các thành viên trong nhóm khi bản tin báo chí đã sẵn sàng để xem xét.
Xây dựng lịch PR thực sự hiệu quả với ClickUp
Việc xây dựng và quản lý lịch PR có vẻ như là một công việc rất nặng nề, nhưng kết quả mang lại là rất lớn. Với một lộ trình rõ ràng, nhóm của bạn sẽ luôn thống nhất, thời hạn được tuân thủ và câu chuyện của bạn sẽ luôn đến được với đúng đối tượng mục tiêu.
Và với ClickUp, toàn bộ quá trình trở nên dễ dàng, nhanh chóng và hợp tác hơn. Từ brainstorming trực quan với Bảng trắng đến sắp xếp ý tưởng nội dung trong Tài liệu, lên lịch chiến dịch với Lịch được hỗ trợ bởi AI và tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại, ClickUp mang mọi phần của quy trình PR của bạn vào một nền tảng mạnh mẽ.
Sẵn sàng tối ưu hóa lịch trình PR của bạn?
Đăng ký ClickUp ngay hôm nay! 🙌