Đối với hầu hết các doanh nghiệp, các cuộc họp toàn thể hiện nay đóng vai trò như một nền tảng nơi các nhà lãnh đạo tổ chức cố gắng kết nối với các nhóm của mình, củng cố niềm tin vào mục tiêu của công ty và xây dựng môi trường minh bạch và hợp tác.
Thật không may, nhiều nhân viên coi những cuộc họp này là một sự lãng phí thời gian — một nghĩa vụ nhàm chán hơn là một cơ hội hấp dẫn.
Tuy nhiên, khi được thực hiện đúng, các sự kiện hội nghị toàn thể có thể mang lại sự thay đổi, khiến nhân viên cảm thấy được lắng nghe, được đánh giá cao và đồng bộ với định hướng của công ty.
⏰ Tóm tắt 60 giây
- Cuộc họp toàn thể kết nối các nhà lãnh đạo với nhân viên, thúc đẩy sự minh bạch và hợp tác
- Cập nhật thông tin kinh doanh rõ ràng giúp nhân viên hiểu mục tiêu của công ty và vai trò của họ
- Nhận diện đóng góp của nhân viên giúp tăng cường sự tham gia và động lực làm việc
- Các phiên hỏi đáp khuyến khích đối thoại cởi mở và xây dựng lòng tin giữa lãnh đạo và nhân viên
- Các chiến lược tương tác như thăm dò ý kiến thời gian thực giúp cuộc họp trở nên tương tác và mang tính bao quát hơn
- Kế hoạch cẩn thận, bao gồm chương trình nghị sự hợp tác, là yếu tố thiết yếu để thành công
- Việc theo dõi sau cuộc họp và thực hiện phản hồi cho thấy rằng ý kiến của nhân viên rất quan trọng
Cuộc họp toàn thể là gì?
Cuộc họp toàn thể là cuộc họp toàn công ty do các giám đốc điều hành cấp cao hoặc giám đốc điều hành (CEO) chủ trì. Cuộc họp này thường được tổ chức để cập nhật thông tin cho nhân viên, trả lời câu hỏi và khuyến khích sự tham gia.
Hội nghị toàn thể là một diễn đàn mở, nơi mọi người có thể đặt câu hỏi cho đại diện công ty, khuyến khích sự minh bạch và cải thiện quá trình ra quyết định của tổ chức.
🧠 Thông tin thú vị: Khái niệm về cuộc họp hội trường bắt nguồn từ các cộng đồng ở New England vào đầu thế kỷ 17. Cư dân tham dự một cuộc họp tại hội trường trung tâm để thảo luận về các vấn đề của cộng đồng, một truyền thống đã truyền cảm hứng cho các cuộc họp công ty hiện đại.
Các thành phần khóa của một cuộc họp toàn thể thành công
Để tổ chức một cuộc họp toàn thể thành công, cần có kế hoạch cẩn thận và tập trung vào sự tham gia của mọi người.
Mỗi yếu tố của cuộc họp nên được thiết kế cẩn thận để thúc đẩy sự tương tác và đảm bảo nhân viên ra về với sự hiểu biết rõ ràng về định hướng của công ty.
1. Cập nhật kinh doanh
Bắt đầu bằng cách cập nhật cho nhân viên về các mục tiêu chiến lược, tiến độ và thách thức của công ty. Đảm bảo thông tin dễ hiểu và liên quan trực tiếp đến cách công việc của mỗi nhân viên đóng góp vào thành công của công ty.
👀 Bạn có biết? 95% nhân viên không hiểu đầy đủ về chiến lược của công ty. Đơn giản hóa việc cập nhật thông tin có thể thu hẹp khoảng cách này.
Khi trình bày các thông tin cập nhật về kinh doanh, tránh sử dụng thuật ngữ chuyên môn và ngôn ngữ quá kỹ thuật. Thay vào đó, tập trung vào việc kể một câu chuyện giúp nhân viên hiểu được hành trình của công ty, bao gồm công ty đã đi qua những giai đoạn nào, hiện tại đang ở đâu và hướng tới đâu.
Cách tiếp cận này giúp thông tin trở nên gần gũi và dễ nhớ hơn, đảm bảo nhân viên cảm thấy mình là một phần của câu chuyện phát triển liên tục của công ty.
2. Nhận diện và khen thưởng nhân viên
Công nhận đóng góp của cá nhân hoặc nhóm, ngay cả khi công ty của bạn không có chương trình công nhận chính thức. Bạn có thể áp dụng hai phương pháp đơn giản sau:
- Công nhận do lãnh đạo thúc đẩy: Các lãnh đạo cấp cao sẽ vinh danh những nhân viên thể hiện giá trị của công ty hoặc đạt được các mục tiêu quan trọng, đồng thời trao thưởng như bữa trưa với Giám đốc điều hành
- Công nhận lẫn nhau: Cho phép nhân viên công nhận lẫn nhau vào cuối cuộc họp, khuyến khích lòng biết ơn và xây dựng cảm giác thuộc về tập thể
Sự công nhận là động lực mạnh mẽ. Nhân viên cảm thấy được công nhận và đánh giá cao những đóng góp của mình sẽ có xu hướng gắn bó và cam kết hơn.
Trong cuộc họp toàn thể, hãy dành một chút thời gian để chia sẻ những câu chuyện về những nhân viên đã nỗ lực vượt trội. Điều này sẽ thúc đẩy những cá nhân được công nhận và trở thành ví dụ cho những người khác, tạo ra văn hóa xuất sắc.
3. Phiên hỏi đáp
Một nguyên tắc hữu ích là dành ít nhất 30% thời gian cuộc họp cho phiên hỏi đáp mở. Đây thường là phần quan trọng nhất, cho phép nhân viên bày tỏ mối quan ngại hoặc đặt câu hỏi trực tiếp với lãnh đạo.
Sự minh bạch là chìa khóa — hãy giải quyết cả những câu hỏi khó để xây dựng lòng tin.
Khuyến khích nhân viên gửi câu hỏi trước, điều này có thể giúp bạn xác định các chủ đề chung và chuẩn bị các câu trả lời chu đáo.
Lợi ích của việc tổ chức cuộc họp toàn thể
Cuộc họp toàn thể mang lại nhiều lợi ích, từ thúc đẩy giao tiếp cởi mở đến xây dựng ý thức cộng đồng mạnh mẽ hơn trong tổ chức.
Hiểu rõ những lợi ích này có thể giúp các nhà lãnh đạo ưu tiên các cuộc họp này và đầu tư vào việc tổ chức chúng một cách hiệu quả nhất.
1. Dễ dàng chia sẻ thông tin
Các cuộc họp toàn thể là lý tưởng để truyền đạt các thông tin cập nhật phức tạp như các sáng kiến chiến lược củ hoặc các chính sách mới. Không giống như email hoặc cập nhật Slack, định dạng cuộc họp toàn thể đảm bảo mọi thành viên nhận được cùng một thông tin đồng thời, giảm thiểu sự hiểu lầm trong giao tiếp( ).
Định dạng trực tiếp cũng cho phép làm rõ ngay lập tức — nhân viên có thể đặt câu hỏi tiếp theo nếu có điều gì không rõ ràng, đảm bảo rằng mọi người đều rời cuộc họp với cùng một sự hiểu biết.
Sự kịp thời này là yếu tố quan trọng trong các ngành công nghiệp phát triển nhanh, nơi sự chậm trễ trong việc hiểu rõ thông tin có thể dẫn đến việc bỏ lỡ cơ hội.
2. Kết nối các nhóm
Sử dụng các cuộc họp toàn thể như cơ hội để xây dựng đội ngũ. Cùng nhau ăn mừng thành tích sẽ xây dựng cộng đồng và đoàn kết nhân viên hướng tới các mục tiêu chung.
Cuộc họp toàn thể là duy nhất vì nó kết nối mọi người từ các bộ phận và cấp bậc khác nhau trong tổ chức. Điều này giúp phá vỡ rào cản và khuyến khích sự hợp tác giữa các bộ phận.
Khi nhân viên từ các nhóm khác nhau lắng nghe thành công và thách thức của nhau, họ sẽ có cái nhìn toàn diện hơn về công việc của công ty và học hỏi được những cách hợp tác mới.
3. Khuyến khích giao tiếp cởi mở
Cho phép nhân viên đặt câu hỏi và chia sẻ ý kiến trong các cuộc họp toàn thể giúp họ cảm thấy được lắng nghe và đánh giá cao. Điều này giúp nâng cao tinh thần và củng cố kết nối giữa lãnh đạo và nhân viên.
Tạo môi trường nơi nhân viên cảm thấy thoải mái khi bày tỏ ý kiến là chìa khóa để duy trì sự gắn kết. Các nhà lãnh đạo nên tích cực khuyến khích sự tham gia bằng cách ghi nhận các câu hỏi và trả lời một cách chu đáo.
Ngay cả khi một câu hỏi tiết lộ một vấn đề khó khăn, việc giải quyết vấn đề đó một cách trực diện sẽ thể hiện cam kết về tính minh bạch và cải tiến liên tục.
👀Bạn có biết? Thị trấn Ashfield, Massachusetts, tự hào là một trong những nơi có truyền thống tổ chức cuộc họp thị trấn lâu đời nhất ở Hoa Kỳ, được tổ chức hàng năm từ năm 1765. Một số cộng đồng vẫn tổ chức các cuộc họp này ngoài trời, như họ đã làm từ nhiều thế kỷ trước, nếu thời tiết cho phép.
4. Truy cập trực tiếp đến lãnh đạo
Hội nghị toàn thể giúp nhân viên tiếp cận trực tiếp với lãnh đạo cấp cao, phá vỡ rào cản cấp bậc và khuyến khích giao tiếp cởi mở. Sự tiếp cận này giúp xây dựng mối quan hệ bền chặt và minh bạch hơn.
Nhiều nhân viên có thể không bao giờ có cơ hội nói chuyện với CEO hoặc các lãnh đạo cấp cao khác trong vai trò hàng ngày của họ. Cuộc họp toàn thể nhân viên mang đến cơ hội này, điều có thể mang lại động lực vô cùng lớn.
Gặp gỡ và lắng nghe trực tiếp từ các nhà lãnh đạo giúp họ trở nên gần gũi hơn và khiến nhân viên cảm thấy gắn kết hơn với sứ mệnh của công ty.
Cách lập kế hoạch cho cuộc họp toàn thể nhân viên
Kế hoạch kỹ lưỡng là yếu tố cần thiết để tổ chức một cuộc họp toàn thể hiệu quả. Mọi khía cạnh của cuộc họp, từ chương trình đến địa điểm, đều phải được thiết kế với mục tiêu thu hút sự tham gia của nhân viên.
1. Đảm bảo cài đặt và chuẩn bị chương trình nghị sự hợp tác
Xác định mục đích của cuộc họp. Bạn muốn cập nhật tiến độ, chia sẻ tin tức quan trọng hay thu thập phản hồi? Hợp tác với các trưởng bộ phận để phác thảo các chủ đề chính.
Bạn có thể sử dụng ClickUp, ứng dụng tất cả trong một cho công việc và phần mềm quản lý cuộc họp, để duy trì sự tổ chức. Ứng dụng này hoàn hảo để thiết lập và theo dõi các nhiệm vụ liên quan đến cuộc họp toàn thể.
Bằng cách sử dụng ClickUp Meetings, bạn có thể đảm bảo mọi việc được hoàn thành đúng thời hạn và không bỏ sót bất kỳ việc nào. Bạn có thể dễ dàng đặt và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc có thời hạn, giúp quản lý việc chuẩn bị cuộc họp trở nên dễ dàng.
Phân công trách nhiệm, theo dõi tiến độ và điều chỉnh khi cần thiết. Phân loại công việc theo loại và tùy chỉnh trạng thái công việc — từ "Cần làm" đến "Đã hoàn thành" — giúp bạn dễ dàng theo dõi mọi việc.
Với Nhiệm vụ ClickUp, bạn còn có thể:
- Thêm liên kết, nhận xét và các tài nguyên khác trực tiếp vào từng công việc, tập trung tất cả thông tin liên quan đến cuộc họp
- Chỉ định các công việc phụ thuộc, làm rõ công việc nào cần hoàn thành trước và hiển thị lịch trình
- Chia nhỏ các công việc lớn thành các công việc con và danh sách kiểm tra, đảm bảo tất cả các chi tiết cuộc họp được bao quát
- Sử dụng @đề cập và mục hành động để phân công công việc, đảm bảo mọi người đều biết việc cần làm trước cuộc họp
Người dùng ClickUp Sven R. của Dozent đã chia sẻ cách anh sử dụng ClickUp,
ClickUp cho phép tôi linh hoạt tổ chức các dự án, nhiệm vụ và mục (cá nhân và liên quan đến kinh doanh) của mình. Điều tuyệt vời là tôi có thể điều chỉnh và tùy chỉnh hệ thống theo nhu cầu cá nhân của mình… ClickUp rất phù hợp cho "GTD cá nhân" (= hoàn thành công việc), có nghĩa là tôi có thể quản lý tất cả các hoạt động cá nhân của mình một cách dễ dàng và tập trung (ví dụ: "bây giờ", "đang chờ", "quá hạn", "sắp tới", dự án, v.v.).
ClickUp cho phép tôi linh hoạt tổ chức các dự án, nhiệm vụ và mục (cá nhân và liên quan đến kinh doanh) của mình. Điều tuyệt vời là tôi có thể điều chỉnh và tùy chỉnh hệ thống theo nhu cầu cá nhân của mình… ClickUp rất phù hợp cho "GTD cá nhân" (= hoàn thành công việc), có nghĩa là tôi có thể quản lý tất cả các hoạt động cá nhân của mình một cách dễ dàng và tập trung (ví dụ: "bây giờ", "đang chờ", "quá hạn", "sắp tới", dự án, v.v.).
Điều này khiến ClickUp trở thành một trong những phần mềm quản lý công việc tốt nhất để thúc đẩy sự hợp tác và đảm bảo trách nhiệm của nhóm. ClickUp cũng cung cấp hàng trăm mẫu sẵn sàng để đảm bảo các cuộc họp của bạn diễn ra suôn sẻ.
Các mẫu này cung cấp cho bạn một cấu trúc vững chắc, giúp bạn tổ chức công việc và tiết kiệm thời gian .
Ví dụ, Mẫu chương trình ClickUp được thiết kế để giúp bạn lập kế hoạch cuộc họp toàn thể dễ dàng. Mẫu này cung cấp mọi thứ bạn cần:
- Phác thảo rõ ràng các chủ đề, mục tiêu và mục đích của cuộc họp
- Phân chia công việc và các mục hành động để dễ dàng theo dõi
- Phân công trách nhiệm cho các thành viên trong nhóm và đảm bảo tính trách nhiệm
Mẫu này giúp mọi người tập trung vào công việc của mình, đảm bảo mọi cuộc họp diễn ra đúng tiến độ và hiệu quả. Và điều tuyệt vời nhất là gì? Bạn có thể sử dụng mẫu này cho bất kỳ loại cuộc họp nào, không chỉ cuộc họp toàn thể, khiến nó trở thành một công cụ đa năng cho mọi sự kiện.
2. Chọn địa điểm và định dạng phù hợp
Chọn địa điểm có thể chứa tất cả người tham gia một cách thoải mái, dù là trực tiếp hay ảo. Nếu một số nhân viên làm việc từ xa, hãy đảm bảo các công cụ hội nghị video như Zoom đã được cài đặt để tất cả mọi người có thể tham gia bình đẳng.
Địa điểm phù hợp sẽ tạo ra không khí cho cuộc họp. Đối với các cuộc họp trực tiếp, hãy chọn một không gian cho phép tương tác cởi mở với thiết lập khuyến khích sự tham gia.
Đối với các cuộc họp ảo, hãy đảm bảo rằng công nghệ hoạt động trơn tru cho tất cả mọi người. Kết nối bị trục trặc có thể gây khó chịu và làm mất tập trung khỏi mục đích của cuộc họp.
3. Mời các diễn giả hấp dẫn
Cân bằng danh sách diễn giả giữa những người ra quyết định, chuyên gia về chủ đề và thành viên nhóm để duy trì cuộc thảo luận sôi nổi. Tuy nhiên, hãy lưu ý không có quá nhiều người ra quyết định. Điều này có thể làm chậm cuộc thảo luận và tạo ra tắc nghẽn.
Mời những người quan trọng qua email hoặc lời mời trực tiếp qua lịch chung của công ty. Đính kèm chương trình cuộc họp, quy tắc và hướng dẫn, cũng như bất kỳ tài liệu đọc liên quan nào để giúp họ chuẩn bị.
Điều này đảm bảo mọi người đều biết những gì sẽ diễn ra, giúp cuộc họp toàn thể trở nên hiệu quả hơn. Bạn có thể sử dụng Chế độ xem Lịch ClickUp để tập trung lịch của bạn và nhóm của bạn vào một nơi.
Bạn có thể dễ dàng chỉnh sửa lịch trình bằng cách kéo và thả các mục, giúp mọi người đồng bộ và cùng nhau làm việc trên cùng một trang.
Bạn cũng có thể sử dụng Mẫu Cuộc họp ClickUp để quản lý các mục chương trình, ghi chú và theo dõi trực tiếp trong tài liệu biên bản cuộc họp, giúp mọi thứ được sắp xếp gọn gàng ở một nơi.
🧠 Thông tin thú vị: Mặc dù các cuộc họp hội trường là phổ biến ở Hoa Kỳ, nhưng các hình thức dân chủ trực tiếp tương tự cũng tồn tại ở những nơi khác. Ví dụ, ở Thụy Sĩ, các thành phố nhỏ tổ chức "Landsgemeinde", một cuộc họp thường niên nơi công dân bỏ phiếu bằng cách giơ tay để quyết định các vấn đề lập pháp.
4. Tích hợp các yếu tố tương tác và hoạt động phá băng
Các hoạt động phá băng giúp giảm căng thẳng, đặc biệt là trong các cuộc họp ảo. Các yếu tố tương tác như thăm dò ý kiến trực tiếp hoặc phòng họp nhỏ có thể giúp duy trì năng lượng.
Các yếu tố tương tác là chìa khóa để duy trì sự tham gia của nhân viên. Ví dụ: các cuộc thăm dò ý kiến trực tiếp có thể thu thập ý kiến về các quyết định hoặc đánh giá tâm trạng của nhân viên trong thời gian thực.
Các hoạt động phá băng ở đầu cuộc họp giúp tạo không khí thoải mái, khiến người tham gia cảm thấy thoải mái hơn khi đóng góp ý kiến trong các cuộc thảo luận.
Cách tăng cường sự tham gia trong các cuộc họp toàn thể
Các cuộc họp toàn thể hiệu quả không chỉ đơn thuần là chia sẻ thông tin, mà còn thu hút sự tham gia tích cực của mọi người, khuyến khích họ đóng góp ý kiến và cảm thấy mình là một phần của cuộc hội thoại.
Dưới đây là một số cách để tăng cường sự tham gia trong cuộc họp toàn thể tiếp theo của bạn.
Tương tác với khán giả thông qua các cuộc thăm dò ý kiến trực tiếp
Các cuộc thăm dò ý kiến thời gian thực giúp người tham gia tham gia tích cực và cung cấp phản hồi ngay lập tức. Sử dụng các công cụ như tính năng thăm dò ý kiến của Zoom để giữ cho khán giả tham gia.
Thăm dò ý kiến là một cách hiệu quả để đảm bảo mọi người tham gia cuộc họp đều tham gia tích cực. Yêu cầu nhân viên đóng góp ý kiến về các chủ đề như sáng kiến của công ty hoặc những thay đổi sắp tới sẽ khiến họ cảm thấy được tham gia vào quá trình ra quyết định.
Kết quả thăm dò ý kiến cũng có thể cung cấp những thông tin quý giá giúp định hướng các quyết định của lãnh đạo.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Giảm số lượng slide và tăng tính tương tác. Mọi người kết nối với nhau qua các cuộc hội thoại, không phải qua các bài thuyết trình dài lê thê.
Tiến hành các phiên hỏi đáp
Dành thời gian đáng kể cho phần hỏi đáp, dù câu hỏi được đưa ra trực tiếp hay gửi qua hình thức kỹ thuật số. Cho nhân viên cơ hội bày tỏ ý kiến của mình thể hiện sự minh bạch và củng cố niềm tin.
Hãy nhớ xử lý các câu hỏi khó một cách cẩn thận — lãnh đạo cần thể hiện sự mềm mỏng và trung thực, điều này có thể giúp nâng cao tinh thần làm việc của nhân viên.
Với ClickUp Brain, việc lưu giữ ghi chú và hồ sơ về các cuộc họp toàn thể trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. Trợ lý AI tích hợp sẵn này có thể nhanh chóng tóm tắt ghi chú của bạn để bạn không bỏ lỡ bất kỳ thông tin nào.
Cho dù là ghi lại các điểm chính hay nắm bắt các chi tiết nhỏ, ClickUp Brain hoạt động liền mạch với ClickUp Docs để giúp bạn luôn nắm bắt mọi thứ.
Thay vì cố gắng ghi chép từng từ trong cuộc họp toàn thể, hãy sử dụng công cụ AI này để thực hiện công việc nặng nhọc. ClickUp Brain có thể soạn thảo biên bản cuộc họp rõ ràng và súc tích, đảm bảo bạn không bỏ lỡ bất kỳ thông tin quan trọng nào.
Sau cuộc họp, nó cũng có thể giúp bạn tóm tắt tất cả các điểm đã thảo luận, giúp dễ dàng xem lại và chia sẻ hơn. Nhưng không chỉ có vậy.
Nếu sự kiện hội nghị của bạn tạo ra nhiều trang ghi chú, không thành vấn đề. Với ClickUp Brain, bạn có thể dễ dàng tóm tắt những trang đó thành các bản tóm tắt ngắn gọn, dễ hiểu trong ClickUp Docs.
Sau đó, bạn có thể nhanh chóng truy cập và xem lại những điểm quan trọng nhất từ cuộc họp mà không cần lật qua nhiều trang ghi chú. ClickUp thậm chí còn giúp bạn sắp xếp các ghi chú cuộc họp nếu cần.
Nó cung cấp các mẫu ghi chú cuộc họp khác nhau để giúp bạn ghi lại tất cả các chi tiết cần thiết. Các mẫu này giúp bạn dễ dàng ghi lại các quyết định, phác thảo các bước tiếp theo và ghi lại bất kỳ điểm quan trọng nào khác, giúp bạn tiết kiệm thời gian và nỗ lực.
Ví dụ: Mẫu Biên bản cuộc họp của ClickUp cho phép bạn lưu tất cả ghi chú cuộc họp trên một trang duy nhất cho các cuộc họp ngắn hoặc chia thành các trang con riêng biệt cho các cuộc họp dài hơn.
Bắt đầu bằng cách lập danh sách những người tham dự và ghi chép các mục trong chương trình nghị sự. Bạn cũng có thể theo dõi các điểm thảo luận khi cuộc họp tiến độ. Với ClickUp, những người tham gia có thể đóng góp các cập nhật của họ trước, giúp cuộc họp hiệu quả hơn.
Sau cuộc họp, ghi lại bất kỳ mục hành động hoặc chủ đề cần theo dõi sau này. Điều này giúp mọi thứ được sắp xếp gọn gàng ở một nơi.
Phần hay nhất? Mẫu biên bản cuộc họp miễn phí này là một phần của bộ mẫu ClickUp Docs lớn hơn, được thiết kế để giúp bạn tạo ra các tài liệu ấn tượng mà không cần bắt đầu từ đầu.
Ngoài ra, ClickUp tích hợp với các nền tảng khác như Tài liệu Google, Microsoft Teams, Zoom và Slack, giúp đơn giản hóa hơn nữa quy trình làm việc của bạn.
ClickUp đã giúp tăng cường giao tiếp giữa các nhóm và hợp tác hiệu quả hơn giữa tất cả các bên liên quan trong các dự án. Rất dễ dàng để mọi người cập nhật thông tin về các bản cập nhật hoặc trở ngại. Tôi đánh giá cao tính linh hoạt trong việc tạo các dự án khác nhau với các mẫu khác nhau tùy theo nhu cầu của nhóm và/hoặc dự án.
ClickUp đã giúp tăng cường giao tiếp giữa các nhóm và hợp tác hiệu quả hơn giữa tất cả các bên liên quan trong các dự án. Rất dễ dàng để thông báo cho mọi người về bất kỳ cập nhật hoặc trở ngại nào. Tôi đánh giá cao tính linh hoạt trong việc tạo các dự án khác nhau với các mẫu khác nhau tùy theo nhu cầu của nhóm và/hoặc dự án.
Vai trò của người điều hành trong việc thúc đẩy cuộc thảo luận
Người điều hành giữ cho cuộc thảo luận đi đúng hướng và đảm bảo sự tham gia cân bằng. Họ có thể sàng lọc các câu hỏi và nhắc nhở các nhà lãnh đạo khi cần thiết. Một người điều hành giỏi có thể tạo ra sự khác biệt giữa một cuộc thảo luận sôi nổi và một cuộc họp hỗn loạn hoặc trì trệ.
Người điều hành phải có kỹ năng quản lý thời gian, đảm bảo mỗi chủ đề được chú ý đúng mức, đồng thời tạo không gian cho các câu hỏi hoặc thảo luận phát sinh một cách tự nhiên.
Họ cũng phải thành thạo trong việc xử lý các câu hỏi nhạy cảm và duy trì năng suất cuộc họp.
Để có trải nghiệm mượt mà hơn, ClickUp cung cấp một số công cụ khác để tối ưu hóa quá trình tổ chức cuộc họp toàn thể. Bạn có thể sử dụng Mẫu ghi chú cuộc họp ClickUp, giúp bạn ghi lại các hướng dẫn và cấu trúc cuộc họp cho chương trình nghị sự, ghi chú và các mục hành động.
Kết hợp với Bảng trắng ClickUp để brainstorming ý tưởng trong thời gian thực, được hỗ trợ bởi các ghi chú dán trực tuyến để ghi lại ý tưởng và đề xuất.
Đọc thêm: Cách sử dụng AI để ghi chú cuộc họp
Các chiến lược sau cuộc họp nên là gì?
Công việc không kết thúc khi cuộc họp toàn thể kết thúc. Cần có những biện pháp theo dõi hiệu quả để đảm bảo các mục tiêu của cuộc họp được thực hiện và nhân viên cảm thấy sự tham gia của họ được đánh giá cao.
Thu thập phản hồi và đánh giá thành công
Đừng để cuộc họp toàn thể nhân viên kết thúc mà không để lại dấu ấn. Thay vào đó, hãy làm những việc sau để tối đa hóa lợi ích của những vấn đề được thảo luận trong cuộc họp:
- Chia sẻ ghi chú cuộc họp và nội dung chính với nhóm
- Giao các mục hành động tiếp theo cho các bộ phận hoặc thành viên nhóm cụ thể
- Kiểm tra với các trưởng nhóm để yêu cầu phản hồi về cuộc họp
ClickUp Forms dễ dàng thu thập ý kiến, nhận xét và đề xuất của nhóm bạn. Bạn có thể thiết kế biểu mẫu để hỏi các câu hỏi cụ thể về hiệu quả của cuộc họp, mức độ rõ ràng của thông tin được chia sẻ hoặc các lĩnh vực cần cải thiện.
Mẫu báo cáo cuộc họp ClickUp giúp bạn dễ dàng tổ chức các báo cáo cuộc họp. Mẫu này giúp bạn sắp xếp phản hồi, mục hành động và kết quả cuộc họp theo định dạng rõ ràng, dễ theo dõi.
Đây là một công cụ tuyệt vời để tóm tắt kết quả và đảm bảo theo dõi các điểm chính đã thảo luận trong cuộc họp.
Lập kế hoạch hành động và truyền đạt kết quả
Sử dụng ClickUp, biến các điểm chính thành nhiệm vụ có thể thực hiện được. Phân công trách nhiệm, đặt thời hạn và theo dõi tiến độ để đảm bảo việc theo dõi được thực hiện.
Việc truyền đạt kết quả cuộc họp cũng quan trọng không kém cuộc họp chính. Nhân viên cần thấy rằng các câu hỏi và mối quan tâm của họ dẫn đến hành động thực tế.
Tóm tắt những điểm chính và mục hành động của cuộc họp toàn thể và chia sẻ chúng với toàn bộ nhóm. Điều này đảm bảo trách nhiệm giải trình và củng cố giá trị của cuộc họp toàn thể như một không gian cho đối thoại có ý nghĩa.
Sử dụng phản hồi để cải thiện các cuộc họp trong tương lai
Sau khi thu thập phản hồi, đã đến lúc hành động. Sử dụng thông tin chi tiết của nhóm để xác định các mẫu hoặc vấn đề lặp lại. Có thể chương trình nghị sự quá gấp gáp hoặc một số chủ đề không được đề cập đủ chi tiết.
Phản hồi của nhân viên là vô giá để cải thiện các cuộc họp toàn thể trong tương lai. Sử dụng thông tin này để hoàn thiện phương pháp của bạn và làm cho mỗi cuộc họp toàn thể hiệu quả hơn lần trước.
Cách vượt qua những thách thức trong các cuộc họp toàn thể
Mặc dù đã lên kế hoạch cẩn thận, các cuộc họp toàn thể vẫn có thể gặp phải những thách thức, từ việc xử lý các câu hỏi khó đến việc đảm bảo mọi nhân viên đều cảm thấy được quan tâm. Để vượt qua những thách thức này, cần có một cách tiếp cận chủ động và đồng cảm.
Xử lý các câu hỏi khó và xung đột
Hãy chuẩn bị sẵn sàng để trả lời những câu hỏi khó một cách bình tĩnh. Sử dụng người điều phối để điều hành các cuộc thảo luận một cách xây dựng và tôn trọng.
Các câu hỏi khó là điều không thể tránh khỏi, đặc biệt là trong các tổ chức lớn nơi nhân viên có thể có những quan điểm khác nhau về các quyết định của công ty.
Lãnh đạo cần tiếp cận những câu hỏi này với sự đồng cảm và trung thực. Cần thừa nhận những lo ngại được nêu ra, cung cấp thông tin rõ ràng và cam kết theo dõi khi cần thiết.
Sự minh bạch này giúp xây dựng niềm tin, ngay cả trong những tình huống khó khăn.
Đảm bảo sự tham gia toàn diện của tất cả các cấp nhân viên
Khuyến khích sự tham gia bằng cách sử dụng các công cụ kỹ thuật số cho phép đặt câu hỏi ẩn danh hoặc tính năng trò chuyện. Đảm bảo nhân viên làm việc từ xa có cơ hội tham gia như những người tham dự trực tiếp.
Tính bao gồm là điều quan trọng trong các cuộc họp toàn thể. Nhân viên ở các cấp độ hoặc địa điểm khác nhau đều phải cảm thấy mình có quyền phát biểu bình đẳng.
Xem xét sử dụng các công cụ cho phép đặt câu hỏi ẩn danh, vì một số nhân viên có thể ngần ngại phát biểu công khai. Đối với nhân viên làm việc từ xa, đảm bảo công nghệ hoạt động ổn định và họ có cơ hội bình đẳng để đặt câu hỏi hoặc tham gia thảo luận.
Tổ chức các cuộc họp toàn thể hấp dẫn với ClickUp
Cuộc họp toàn thể là một công cụ hữu hiệu để cải thiện văn hóa công ty, tính minh bạch và sự tham gia của nhân viên.
Bằng cách lập kế hoạch hiệu quả, thúc đẩy giao tiếp cởi mở và sử dụng các công cụ như ClickUp để hỗ trợ tổ chức, bạn có thể biến những cuộc họp này thành những trải nghiệm ý nghĩa, gây ấn tượng với nhân viên của mình.
Hãy nhớ rằng, một cuộc họp toàn thể thành công là khi mọi người lắng nghe nhiều như nói. Hãy thu hút sự tham gia của các nhóm, lắng nghe phản hồi của họ một cách nghiêm túc và hành động dựa trên đó để xây dựng một lực lượng lao động hòa nhập và năng động hơn.
Bằng cách biến các cuộc họp toàn thể thành những trải nghiệm năng động, tương tác, bạn có thể truyền cảm hứng cho nhân viên, nuôi dưỡng tinh thần cộng đồng và thúc đẩy công ty hướng tới các mục tiêu.
Với ClickUp, bạn có thể tổ chức các cuộc họp tốt hơn với ít nỗ lực hơn. Đăng ký miễn phí ngay bây giờ!