Doğru Proje Varsayımları Nasıl Yapılır ve Yönetilir [30'dan Fazla Örnekle Tam Kılavuz]

Günlük hayatımızda varsayımlarda bulunuruz. Örneğin, sabah arabasının çalışacağını ve seni işe zamanında götüreceğini varsayarsın. Ya da Google Haritalar'ı kullanarak bir adresi bulmaya çalışırken telefonunun çalışmaya devam edeceğini varsayarsın.

Şimdi bir proje yöneticisi olarak bu varsayımları yaptığınızı hayal edin; birdenbire çok daha fazla şey söz konusu olur. Projeyi zamanında teslim etme hedefinizle, proje planı hazırlarken kaynakların kullanılabilirliği veya talep edilen bütçenin zamanında onaylanması gibi birçok varsayımla karşı karşıya kalırsınız.

Tahmin edebileceğiniz gibi, proje varsayımlarını yönetmek zordur. Özellikle yedekleme planlarınız yoksa ve ilgili riskleri yönetmeye hazırlıklı değilseniz, yanlış varsayımlar proje teslimatını aksatabileceğinden, tahminlere güvenemezsiniz.

Bu makalede, proje yönetimi sonuçlarını daha doğru tahmin etmek için proje varsayımlarını nasıl belirleyeceğinizi ve yöneteceğinizi tartışacağız. Şunları öğreneceğiz:

Proje Varsayımlarını Anlama

Proje varsayımları, proje yöneticileri ve takımlarının doğru olduğunu varsaydıkları faktörler, etkinlikler ve koşullardır; bunları destekleyen ampirik kanıtlar olmasa da.

Tüm proje yöneticileri, proje yaşam döngüsü boyunca belirli varsayımlara güvenir. Proje planlama sürecinden geliştirme ve teslimata kadar, doğru varsayımlar, proje başarısını görselleştirmelerine ve aşağıdaki gibi engelleri önlemelerine yardımcı olur:

Kanıtlanmamış olmalarına rağmen, çoğu proje varsayımı veri eğilimlerine ve geçmiş deneyimlere dayanır veya bilgili tahminlerdir. Mantıklı görünürler, ta ki mantıksız hale gelip proje riski oluşturana kadar. 🥲

Neden her proje varsayımı potansiyel bir risk olabilir ve belirsizlikle nasıl başa çıkılabilir?

Varsayımlar, bilinmeyenlere ve belirsizliklere dayandıkları için bu şekilde adlandırılır.

Dolayısıyla, varsayımlar ve riskler arasında her zaman bir bağlantı vardır. Birden fazla şey ters gidebilir, varsayımlarınızı geçersiz kılabilir ve proje yönetiminizi altüst edebilir. Bu nedenle, varsayımlarınızın ters gitmesi durumunda karşılaşabileceğiniz potansiyel riskleri hesaba katmanıza yardımcı olacak bir oyun planına ihtiyacınız vardır.

Başarılı proje yöneticileri genellikle bu belirsizliklerle şu şekilde başa çıkar:

Profesyonel ipucu: Anahtar varsayımları belirlerken, proje yöneticisinin risk potansiyelini de yan yana not alması her zaman akıllıca olacaktır. Bunu hızlı bir şekilde yapmak için ClickUp Risk Değerlendirme Beyaz Tahta Şablonu'nu kullanabilirsiniz . Bu şablon, tüm proje risklerinin olasılığını ve ciddiyetini izlemenize yardımcı olacak renk kodlu bir harita içerir.

Güvenilmez proje varsayımlarıyla ilgili riskler genellikle haritanın sağ üst köşesinde yer alır ve sürekli izleme gerektirir.

6 Yaygın Proje Varsayımı Türü

Proje varsayımlarını odaklandıkları konuya göre farklı kategorilere ayırabiliriz. Kategorizasyon size kalmış olmakla birlikte, en yaygın altı tür ve örnekleri aşağıda verilmiştir:

1. Operasyonlarla ilgili proje varsayımları

Her proje yöneticisi, kapsam genişlemesi, ekipman arızaları, takım çatışmaları veya proje paydaşlarıyla iletişim sorunları gibi günlük operasyonların doğasında var olan riskleri bilir.

İşte dikkate alabileceğiniz geniş kapsamlı operasyonlarla ilgili proje varsayımları:

Buradaki birçok örtük varsayım potansiyel yükümlülükler olabilir ve gecikmelere, hatta projenin başarısızlığına yol açabilir, bu nedenle tahminlerinizde ihtiyatlı olmanız önemlidir. Örneğin, takımın %100 kullanılabilir olacağını varsaymak yerine, hastalık izinleri ve tatilleri hesaba katarak %80 kullanılabilirlik tahmininde bulunmak daha akıllıca olacaktır.

2. Çevresel proje varsayımları

Konum varsayımları olarak da adlandırılan çevresel proje varsayımları, kontrolünüz dışında olan çevresel faktörlere odaklanır. Aşağıda, çevresel senaryolarla ilgili birkaç proje varsayımı örneğini inceleyelim:

İpucu: ClickUp Acil Durum Planı Şablonu'nu kullanarak, yanlış çıkan çevresel varsayımlar için alternatif çözümler tasarlayın.

3. Zamana dayalı proje varsayımları

Zamana dayalı veya zamanlama proje varsayımları, her bir faaliyetin ve görevin ne kadar süreceğini tahmin etmeyi amaçlayan proje süresine odaklanır. Bunları, uyulacak gerçekçi bir proje zaman çizelgesi oluşturmak için kullanırsınız. ⌛

Bu alanda sıkça karşılaşılan proje varsayımlarına birkaç örnek:

4. Kaynaklarla ilgili proje varsayımları

Bu varsayımlar, malzemeler ve teknolojiden insan sermayesine kadar projelerin teslimi için gerekli tüm kaynakların kullanılabilirliği ve yönetimi ile ilgilidir.

Kaynak varsayımlarına ilişkin birkaç örneği inceleyin:

Proje planlama sürecinde bu varsayımları haritalandırın; belirli alanlarda (örneğin bütçeleme) anahtar paydaşların onayı gerekebilir.

5. Finansal proje varsayımları

Bazı takımlar, daha ayrıntılı proje maliyet tahminleri elde etmek için finansal varsayımları ayrı olarak kaydetmeyi tercih eder. Buradaki amaç, her proje aşaması, görevi veya dönüm noktası için ayrı bir bütçe ayırmaktır.

İşte bütçe varsayımlarına birkaç örnek:

6. Proje kapsamı varsayımları

Proje kapsamı, belirlenen bir son sonuç için tamamlamanız gereken teslimat hedeflerini, gereksinimleri ve görevleri tanımlar. Ek talepler, orijinal proje planınızın işe yaramaz hale geldiği anlamına gelir. Esasen, tüm proje kapsamınız bir varsayımdır.

Kapsam açısından bazı proje varsayımı örnekleri şunlardır:

Bonus: ClickUp Proje Kapsam Şablonu veya ClickUp Proje Şartnamesi Şablonu'nu kullanarak proje bağımlılıkları, programlar ve zaman çizelgeleri dahil olmak üzere kapsamla ilgili tüm verileri düzenleyin. Her iki şablon da işbirliğine açıktır ve takım üyelerinin katkıda bulunmasına ve kapsamda gerçek zamanlı değişiklikler yapmasına olanak tanıyarak şeffaflığı artırır.

Proje Varsayımları, Bağımlılıklar ve Riskler Nasıl Bağlantılıdır?

Proje varsayımlarının, bağımlılıklarının ve risklerinin bir projenin gidişatını belirlediğini ve iş akışlarının verimli bir şekilde yönetilmesine yardımcı olduğunu biliyoruz, ancak bu kavramlar birbirlerini nasıl etkiler? Hadi öğrenelim.

Hem varsayımlar hem de proje bağımlılıkları farklı şekillerde risklere yol açabilir. Daha önce de belirttiğimiz gibi, her varsayım geçersiz olma ihtimali olduğu için risk potansiyeli taşır. Çoğu durumda, varsayımlar projelerin tamamı için geçerlidir. Örneğin, proje takım üyelerinizin dönüm noktalarına gecikmeden ulaşacağını varsayarsınız, ancak ulaşamama olasılığı bir risktir.

Bağımlılıklar ise iki veya daha fazla birbiriyle bağlantılı faaliyetle ilgili riski ifade eder. Bir projenin lansman aşamasına geçmesi için önce anahtar paydaşların nihai onayı gerektiğini ve proje yöneticilerinin bu onayı zamanında alacağını varsaydığını varsayalım.

Bu durumda, onay görevi bir "bağımlılık"tır, çünkü gecikmesi tüm proje lansman zaman çizelgesini erteleyebilir ve bu da oldukça büyük bir risktir.

Proje Varsayımları, Riskler ve Kısıtlamalar: Bir Karşılaştırma

Proje varsayımları, riskler ve kısıtlamalar birbiriyle örtüşen kavramlardır, bu yüzden bu konuyu biraz aydınlatalım. 🔦

Karşılaştırma amacıyla risklere ve kısıtlamalara ayrı ayrı odaklanalım.

Varsayımlar ve proje riskleri

Hem varsayımlar hem de riskler, proje başlamadan önce not edilir. Buradaki fark, varsayımlarınızın projenin her yönüyle başarısı için geçerli olmasını istemenizdir. Ancak, proje riskleri için durum tam tersidir —gerçekleşmeleri halinde projenizi tehlikeye atarlar, bu nedenle belgelenen her riskin olasılığını azaltmak için bir risk yönetimi planına ihtiyacınız vardır.

Varsayımlar ve proje kısıtlamaları

Proje kısıtlamaları, proje varsayımlarında hesaba katmanız gereken önceden var olan sınırlamalardır. Doğru olabilecek veya olmayabilecek varsayımların aksine, kısıtlamalar kesindir. Proje Yönetimi Enstitüsü'ne göre, altı tür proje kısıtlaması vardır:

Varsayımları ve kısıtlamaları başlangıç aşamasında erkenden belirleyin. Her proje varsayımı, planlama ve yön belirleme konusunda size yardımcı olurken, proje kısıtlamaları doğru yolda ilerlemenizi sağlayan sınırlar gibidir.

proje Varsayımlarını Yönetmek için En İyi 3 Strateji

Proje yaşam döngüsü boyunca proje varsayımlarını yönetmenize yardımcı olacak uzmanlar tarafından onaylanmış üç ipucu ve strateji. 🌻

1. Kaliteli görev ve proje yönetimi araçlarından yararlanın

Varsayımları bir profesyonel gibi yönetmek istiyorsanız, riskleri tespit etmek, proje bütçenizi ve insan kaynaklarınızı kuşbakışı bir görünümle görmek ve anında ayarlamalar yapmak için iş akışlarını görselleştirmenize yardımcı olacak bir araç kullanmanız gerekir.

Tüm bu seçenekleri tek bir araçta bulmak imkansız gibi geliyorsa, bunun tek nedeni ClickUp 'un neler yapabileceğini görmemiş olmanızdır!

ClickUp, mikro proje ayrıntılarını yakınlaştırmanıza ve aynı zamanda büyük resmi gözden kaçırmamanıza yardımcı olan seçeneklere sahip olduğu için piyasadaki en iyi puan alan proje yönetimi araçlarından biridir. 😍

ClickUp Proje Yönetimi paketi ile projenize doğru şekilde başlayın

Proje varsayımlarını belirlemek ve yönetmek için ihtiyacınız olan her şey ClickUp Proje Yönetimi özellik paketinde mevcuttur.

ClickUp Belgeleri ile başlayalım — bu bilgi yönetimi seçeneği, proje planı ve tüzüğünden standart çalışma prosedürlerine (SOP) kadar tüm projeyle ilgili belgeleri oluşturmanıza, düzenlemenize, paylaşmanıza ve saklamanıza yardımcı olabilir. Varsayımları, riskleri ve sapmaları tek bir yerde belgelemeniz gerekiyorsa bu da mükemmel bir seçenektir.

ClickUp Belgeleri içinde güçlü bir yapay zeka yazma asistanı olan ClickUp Brain'i bulacaksınız. Bununla beyin fırtınası yapabilir, metin yazabilir veya metninizi özetleyerek zaman kazanabilir ve verimliliğinizi artırabilirsiniz.

ClickUp Brain, AI Tools adlı kullanışlı bir özelliğe sahiptir. Bu özellik, işlevler arası takımlar genelinde çeşitli görevler için 100'den fazla araştırma tabanlı komut istemini kullanmanıza olanak tanır. Örneğin, Proje takımı seçeneğini seçerseniz, projenizin varsayımlarını belirlemenize yardımcı olacak Kapsam belgesi oluştur ve Proje risk yönetimi planı oluştur gibi özelleştirilebilir komut istemleri göreceksiniz.

Ayrıca, siz ve paydaşlarınızın proje varsayımları ve son tarihler konusunda netlik kazanmasını istiyorsanız, ClickUp görünümlerini kullanın. Projeleri farklı perspektiflerden gözlemlemek, istikrarlı veya yanlış varsayımları belirlemek ve bağımlılıkları ve riskleri proaktif olarak tespit etmek için 15'ten fazla seçenek elde edersiniz.

İş akışlarını düzenlemek için Liste görünümünü veya görevleri tamamlanma düzeyine göre sıralamak için Pano görünümünü kullanın. Takımınızın iş yükünü yönetmek için İş Yükü görünümü gibi gelişmiş görünümlerden veya ayarlanabilir, sürükle ve bırak özelliğine sahip bir zaman çizelgesinde proje kısıtlamalarını ve bağımlılıkları izlemek için Gantt grafiği görünümü'nden yararlanın.

Riskleri takımlarla daha hızlı tartışmanız mı gerekiyor? Sohbet görünümünü kullanarak ClickUp'tan çıkmadan takımınızla iletişim kurun, uzun toplantı ve bağlam değiştirme ihtiyacını en aza indirin.

2. Varsayım günlüğü tutun

Varsayım günlüğünü bir proje yöneticisinin günlüğü olarak düşünün; burada, proje planlama aşamasından proje yürütme aşamasına kadar yaptığınız tüm varsayımları kaydedeceksiniz.

Tüm proje varsayımlarını tek bir yerde bulundurmak, bunları takip etmenize, geçerliliğini izlemenize ve gerektiğinde değişiklikler yapmanıza yardımcı olacaktır.

Varsayım günlüklerini özenle tutmak için ClickUp şablonlarını kullanın

ClickUp , varsayım günlüklerini tutmak da dahil olmak üzere çeşitli amaçlar için 1.000'den fazla şablon sunar. Bu şablonlar önceden hazırlanmış bölümlerle birlikte gelir ve kaliteli dokümantasyon için bir kısayol görevi görür.

Proje varsayımlarını yönetmek istiyorsanız, ClickUp risk değerlendirmesi ve proje değerlendirme şablonlarını incelemenizi öneririz.

Örneğin, ClickUp Varsayım Tablosu Karar Matrisi Şablonu, risk ve belirsizlik faktörlerine göre proje varsayım günlüklerini düzenlemek için mükemmeldir.

Şablonun Özel Alanlar bölümünü kullanarak varsayımlarınızı belirtebilir, her birine özellikler ekleyebilir ve karar verme kriterleriniz üzerindeki etkisini açıklayabilirsiniz. Gerçek zamanlı güncelleme özelliği, paydaşlarınızı yaptığınız tüm değişikliklerden haberdar eder.

Varsayımlarınızı tamamladıktan sonra, ClickUp Proje Planlayıcı Şablonunu kullanarak projenizi parçalara ayırın, görevleri ve kaynakları düzenleyin ve varsayımlarınızın doğru olduğundan emin olmak için ilerlemeyi izleyin.

3. Varsayımlarınızı sürekli izleyin

Varsayımları belgelemek yeterli değildir. Projeniz ilerledikçe, varsayımlarınızdan bazıları doğru çıkarken, bazıları geçersiz hale gelebilir. Bu, proje planınızın değişebileceği ve takımın iş akışlarını hızla ayarlamanız gerekeceği anlamına gelir.

Bu nedenle, proje yöneticisi olarak proje varsayımları listenizi sürekli izlemeniz ve beklenmedik etkinliklere karşı dikkatli olmanız gerekir. Bu, en küçük değişiklikleri fark etmenize ve rotanızı buna göre ayarlamanıza yardımcı olacaktır.

ClickUp'ı varsayımları izlemek ve yönetmek için kullanma

ClickUp, doğru olmadığı ortaya çıkan proje varsayımlarını belirlemek için bir dizi çözüm sunar. Örneğin, ClickUp Otomasyonları'nı ayarlayarak kritik varsayım ve kısıtlamalardaki değişiklikler için uyarılar alabilirsiniz.

Diyelim ki, belirli bir görevin 50 saat süreceğini varsayıyorsunuz. Görevde izlenen süre 50 saati aştığında size bir bildirim göndermek için basit bir otomasyon yapılandırabilirsiniz.

Ek olarak, ClickUp Gösterge Panelleri ile proje metriklerini görselleştirin ve varsayım analizi yapın. 50'den fazla kart arasından seçim yaparak Gösterge Panelinizi özelleştirin ve ilgilendiğiniz belirli sayısal veya görsel verileri sunun. Önceki projelerden varsayımları görselleştirmek, gelecekteki projelerinizi planlamanıza ve sapmaları en aza indirmenize yardımcı olabilir.

Proje Varsayımlarının Zorluklarının Üstesinden Gelmek

Proje varsayımlarını koordine etmek kolay bir iş değildir; sizi yavaşlatabilecek ve projenizin başarısını etkileyebilecek birçok zorluk vardır.

İşte bazı yaygın zorluklar ve bunları aşmanın yolları:

Belirsizlik

Bu, proje varsayımlarını korumanın bir numaralı sorunudur: bunların gerçekleşip gerçekleşmeyeceğini bilemezsiniz. Ne yazık ki, her proje varsayımının doğasında bulunan belirsizliği ortadan kaldırmanın bir yolu yoktur.

Ancak, belirsizliklerin etkisini takımlarınız ve paydaşlarınızla paylaşarak, alınan her kararı ve yapılan her eylemi belgeleyerek ve projenin zaman çizelgesini dikkatle izleyerek belirsizlikleri daha iyi yönetebilirsiniz.

Zayıf iletişim akışları

Takım üyeleri arasındaki iletişim eksikliği yanlış anlaşılmalara ve proje gecikmelerine yol açabilir. Bunu aşmak için, özellikle kaynak yönetimi ve teslim süresi gibi konularda, çalışanlarınızın çekinmeden konuşup endişelerini dile getirmelerini sağlamanız gerekir. Uzaktan çalışıyorsanız, gergin ve aşırı resmi toplantılara gerek kalmadan gerçek zamanlı ve şeffaf iletişim sağlayan ClickUp gibi araçları kullanın.

Bonus: ClickUp Beyaz Tahtaları'nı kullanarak, işlevler arası takımlarla gerçek zamanlı olarak kaynak yönetimi konusunda beyin fırtınası yapın. Bu dijital tuvallere çizim yapabilir, metin yazabilir, şekiller ekleyip bağlayabilir ve kolay iletişimi destekleyen daha rahat bir ortamda görevler oluşturabilirsiniz.

Değişime ve uyuma isteksizlik

Hem proje yöneticileri hem de paydaşlar, yeni varsayımlara uyum sağlamak için esnek olmalı ve değişikliklere hazır olmalıdır. Her iki tarafın da bu konuda isteksizliği, proje sonuçlarını etkileyebilir.

Proje yönetiminde varsayımları yönetirken, ilgili tüm kişilerin değişikliklere uyum sağlamamanın sonuçlarını anladığından emin olun. Paydaşlarla düzenli toplantılar yapın, onları bilgilendirin ve her eylem ve kararın ardındaki mantığı açıklayın.

ClickUp ile Proje Varsayımlarını Yönetin

Proje varsayımlarını koordine etmek, başarılı proje yönetiminin temel taşlarından biridir. Varsayımlar olmadan, proje sonuçlarını tahmin edemez veya hedefleri gerçekçi bir şekilde belirleyemezsiniz.

Ücretsiz bir proje yönetimi aracı olan ClickUp, proje varsayımları günlüğü tutmak, takımlar ve paydaşlarla işbirliği yapmak ve bağımlılıkları, kısıtlamaları ve riskleri sorunsuz bir şekilde belirlemek için ihtiyacınız olan her şeyi sunar.

ClickUp 'a bugün kaydolun ve bu çözümün varsayımlardan başarıya ulaşmanıza nasıl yardımcı olduğunu görün. 🦋