ถึงเวลาพูดความจริง ทุกเดือนที่คุณเลื่อนการนำ AI มาใช้ ช่องว่างระหว่างผลงานของทีมคุณกับสิ่งที่สามารถทำได้จริงจะยิ่งกว้างขึ้น
ทีมของคุณใช้พลังงานสร้างสรรค์ที่มีค่าไปกับการทำงานเชิงกลไกแทนที่จะใช้กับกลยุทธ์
ทีมส่วนใหญ่คิดว่าการใช้ AI โดยไม่มีพื้นฐานทางเทคนิคหมายถึงการยอมรับผลลัพธ์ที่ด้อยคุณภาพ
ธุรกิจขนาดเล็กที่มีความต้องการด้าน AI รู้สึกถึง ปัญหานี้อย่างชัดเจนที่สุด และถูกกีดกันไม่ให้เข้าถึงเทคโนโลยีขั้นสูง เนื่องจากการสนทนาถูกครอบงำด้วยการนำไปใช้ที่เน้นด้านวิศวกรรมเป็นหลัก
แต่สิ่งที่เป็นอุปสรรคที่แท้จริงไม่ใช่ทักษะ—มันคือการทำงานที่กระจัดกระจายอยู่ในเครื่องมือที่เชื่อมต่อกันน้อยเกินไป ซึ่งเป็นความท้าทายที่พบได้บ่อยมากจน45% ของพนักงานบอกกับ McKinseyว่าการบูรณาการการทำงานที่ราบรื่นจะช่วยเพิ่มการใช้ AI ในชีวิตประจำวันของพวกเขา
คู่มือนี้จะนำคุณผ่านวิธีการใช้ AI โดยไม่ต้องมีทีมเทคนิค คุณจะได้เรียนรู้พื้นฐานของการทำงานอัตโนมัติแบบไม่ต้องเขียนโค้ด สร้างเวิร์กโฟลว์แรกของคุณ วัดผลลัพธ์จริง และหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดทั่วไปที่แม้แต่ทีมที่มีแรงจูงใจก็อาจพลาดได้ 🙌
ทำไมทีมที่ไม่ใช่สายเทคนิคจึงไม่สามารถรอ AI ได้
หากคุณเป็นผู้นำด้านการปฏิบัติการหรือผู้จัดการในธุรกิจขนาดเล็ก คุณคงทราบดีว่าการเฝ้าดูคู่แข่งเคลื่อนไหวได้รวดเร็วกว่าในขณะที่ทีมงานของคุณยังคงติดอยู่กับขั้นตอนการทำงานแบบแมนนวลนั้นเป็นอย่างไร
แต่มันไม่ใช่แค่คุณเท่านั้น ตามการสำรวจของ OECD พบว่ามีเพียง 20-30% ของธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อม (SMB)ที่ใช้ AI สร้างสรรค์ในปัจจุบัน
แม้ว่าสาเหตุจะมีความหลากหลายตั้งแต่ความท้าทายในการผสานรวมไปจนถึงภัยคุกคามด้านความปลอดภัย แต่ดูเหมือนว่าทุกคนกำลังเผชิญกับอุปสรรคของ AI อย่างไรก็ตาม นี่ไม่ใช่สิ่งที่ธุรกิจขนาดเล็กสามารถรอได้
นี่คือเหตุผล:
❗️คุณกำลังเสี่ยงต่อการอยู่รอดในการแข่งขัน ไม่ใช่แค่ตามกระแส:ผู้ตัดสินใจด้านกลยุทธ์ข้อมูลถึง 72% เตือนว่า ธุรกิจจะล้มเหลวโดยสิ้นเชิงหากไม่ใช้ AI และ 54% กังวลอย่างมากว่าการชะลอการนำไปใช้จะทำให้พวกเขาสูญเสียความได้เปรียบในการแข่งขัน
❗️คุณกำลังจ่าย "ค่าปรับด้านประสิทธิภาพ" อย่างมหาศาลทุกวัน: ผู้เชี่ยวชาญทางธุรกิจที่ใช้ AI สามารถร่างเอกสารได้มากขึ้นถึง 59% ต่อชั่วโมง และโดยรวมแล้ว AI ได้รับการพิสูจน์แล้วว่าสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานทั่วไปได้สูงสุดถึง 66%
❗️ผลตอบแทนจากการลงทุน (ROI) ได้รับการพิสูจน์แล้ว (และคู่แข่งของคุณกำลังทำกำไร):74% ขององค์กรรายงานว่าได้รับผลตอบแทนเชิงบวกจากการนำ AI มาใช้ในองค์กรที่มีระดับความพร้อมสูง และสำหรับธุรกิจขนาดเล็กโดยเฉพาะ87% ระบุว่า AI ช่วยให้พวกเขาขยายการดำเนินงานได้ ในขณะที่ 86% พบว่าอัตรากำไรดีขึ้น
❗️ทีมของคุณ ต้องการ ใช้มัน: ตรงกันข้ามกับความกลัวที่ว่า AI จะทำให้เกิดความวิตกกังวลเกี่ยวกับการงานอย่างแพร่หลาย 71% ของพนักงานรายงานว่าการนำ AI มาใช้จริง ๆ แล้ว เพิ่มพูน ความพึงพอใจในงานและการเติบโตในอาชีพของพวกเขา
โอเค ตอนนี้คุณรู้แล้วว่าคุณต้องทำสิ่งนี้ มาดูกันว่าจะทำอย่างไร
📖 อ่านเพิ่มเติม: สถิติ AI: เรียนรู้ผลกระทบและการคาดการณ์อนาคตของ AI
สิ่งที่ AI จริง ๆ หมายถึงสำหรับทีมที่ไม่มีพื้นฐานทางเทคนิค
การสนทนาเกี่ยวกับปัญญาประดิษฐ์เต็มไปด้วยศัพท์เทคนิคที่ทำให้ผู้ใช้ธุรกิจทั่วไปรู้สึกแปลกแยก
ทีมที่ไม่มีความเชี่ยวชาญทางเทคนิคมักประสบปัญหาการวิเคราะห์จนไม่สามารถตัดสินใจได้เมื่อต้องเลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม คุณอาจจบลงด้วยการซื้อเครื่องมือที่ไม่เชื่อมต่อกัน (หรือการมีเครื่องมือมากเกินไป) ซึ่งทำให้ทีมของคุณสับสนและทำให้การทำงานประจำวันของคุณแตกแยก (หรือที่เรียกว่าการกระจายงาน)
เครื่องมือที่เหมาะสมต้องสามารถตัดผ่านเสียงรบกวนและจัดการกับความซับซ้อนเบื้องหลังได้ มาดูเครื่องมือที่มีให้ใช้กันอย่างแพร่หลายสำหรับทีมที่ต้องการนำ AI ไปใช้โดยไม่มีทีมเทคนิคกัน:
โมเดลภาษาขนาดใหญ่และแชทบอท
โมเดลภาษาขนาดใหญ่คือระบบที่ได้รับการฝึกฝนจากข้อความจำนวนมหาศาล สามารถอ่าน เขียน สรุป และตอบคำถามในภาษาธรรมชาติได้
ในทางปฏิบัติ นี่หมายความว่าทีมของคุณสามารถถามคำถาม สร้างเนื้อหา หรือสรุปข้อมูลได้โดยไม่ต้องมีทักษะทางเทคนิค แต่แชทบอททั่วไปที่ใช้ในธุรกิจมักไม่เพียงพอ เพราะพวกมันไม่เข้าใจบริบทการทำงานของคุณ พวกมันทำงานแยกตัว โดยไม่มีการเข้าถึงโครงการ งาน หรือความรู้ภายในของคุณ
นั่นคือเหตุผลที่ทีมมักจะจบลงด้วยการคัดลอกและวางบริบทไปยังเครื่องมือแยกต่างหาก ซึ่งเพิ่มแรงเสียดทานแทนที่จะลดมันลง
คุณค่าที่แท้จริงจะเกิดขึ้นเมื่อ AI สามารถ เข้าถึงงานจริงของคุณ เพื่อที่จะสามารถตอบคำถามเกี่ยวกับงานเฉพาะเจาะจง สรุปข้อมูลอัปเดตจริง และสร้างผลลัพธ์ตามบริบทของทีมคุณ ไม่ใช่แค่ข้อมูลทั่วไป
นี่คือตัวอย่างที่แสดงให้เห็นว่า AI ทำงานได้ดีเพียงใดเมื่อมีบริบท โดยใช้ClickUp AI ⬇️
เวิร์กโฟลว์และการทำงานอัตโนมัติแบบไม่ต้องเขียนโค้ด
ระบบอัตโนมัติแบบไม่ต้องเขียนโค้ดคือสิ่งที่เปลี่ยน AI จากสิ่งที่น่าสนใจให้กลายเป็นสิ่งที่มีประโยชน์
แก่นแท้ของมันคือระบบตรรกะที่เรียบง่าย: เมื่อมีสิ่งใดเกิดขึ้น เครื่องมือจะดำเนินการตามนั้น กระบวนการทำงานเหล่านี้ถูกสร้างขึ้นโดยใช้สามองค์ประกอบ: ตัวกระตุ้น เงื่อนไข และการดำเนินการ
ตัวอย่างเช่น เมื่อสถานะของงานเปลี่ยนแปลง ระบบสามารถมอบหมายเจ้าของคนต่อไปโดยอัตโนมัติ อัปเดตข้อมูลที่เกี่ยวข้อง หรือแจ้งเตือนบุคคลที่เหมาะสมได้ การทำงานอัตโนมัติเล็กๆ น้อยๆ เหล่านี้ช่วยลดความจำเป็นในการประสานงานด้วยตนเองอย่างต่อเนื่อง
หากไม่มีการทำงานอัตโนมัติ ทีมงานต้องใช้เวลาอย่างมากกับงานที่ทำซ้ำๆ เช่น การติดตามงาน การอัปเดต และการส่งต่องาน แต่เมื่อมีระบบการทำงานอัตโนมัติ กระบวนการเหล่านี้จะมีความสม่ำเสมอและเชื่อถือได้
กุญแจสำคัญคือทีมของคุณยังคงรับผิดชอบการตัดสินใจและการทำงานเชิงสร้างสรรค์ ในขณะที่ระบบจะจัดการงานที่ต้องทำซ้ำๆ ซึ่งทำให้กระบวนการช้าลง
ตัวแทน AI ที่คิดวิเคราะห์และดำเนินการแทนคุณ
ตัวแทน AI คือก้าวต่อไปเหนือกว่าระบบอัตโนมัติ
แทนที่จะปฏิบัติตามกฎที่กำหนดไว้ล่วงหน้าเพียงอย่างเดียว ตัวแทนสามารถสังเกตสิ่งที่เกิดขึ้นทั่วทั้งกระบวนการทำงานของคุณ เข้าใจบริบท และดำเนินการภายในขอบเขตที่คุณกำหนด
ลองนึกถึงมันว่าไม่ใช่เครื่องมือ แต่เป็นผู้ช่วยที่ติดตั้งมาในตัวมากกว่า ตัวแทนสามารถระบุได้ว่าเมื่อใดที่เกิดปัญหาติดขัด สังเกตเห็นเมื่อข้อมูลขาดหาย หรือจดจำรูปแบบที่เกิดขึ้นซ้ำระหว่างงานหรือการสนทนา จากนั้นจึงสามารถเข้ามาช่วยเหลือได้โดยการมอบหมายงาน แจ้งเตือนความเสี่ยง หรือแนะนำขั้นตอนถัดไป
ความแตกต่างนั้นละเอียดอ่อนแต่สำคัญ:
- ระบบอัตโนมัติตอบสนองต่อตัวกระตุ้นเฉพาะ
- ตัวแทนให้ความสนใจอย่างต่อเนื่อง
ซึ่งหมายความว่าจะมีการตรวจสอบด้วยมือที่น้อยลงและสิ่งต่าง ๆ หลุดรอดไปได้น้อยลง โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อทีมและปริมาณงานของคุณเพิ่มขึ้น
📮 ClickUp Insight: 21% ของคนกล่าวว่ามากกว่า 80% ของเวลาทำงานของพวกเขาใช้ไปกับงานที่ทำซ้ำๆ และอีก 20% กล่าวว่างานที่ทำซ้ำๆ ใช้เวลาอย่างน้อย 40% ของวันของพวกเขา
นั่นเกือบครึ่งหนึ่งของสัปดาห์การทำงาน (41%) ที่ใช้ไปกับงานที่ไม่ต้องการการคิดเชิงกลยุทธ์หรือความคิดสร้างสรรค์มากนัก (เช่น การติดตามผลทางอีเมล 👀)
สำหรับธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อม (SMBs), AI ถูกออกแบบมาเพื่อกำจัดงานเพิ่มเติมที่ทำให้ทุกอย่างช้าลง
บริษัทผลิตวิดีโอ path8 Productions ประสบปัญหาเมื่อขยายตัว งานถูกกระจายไปทั่ว Smartsheet, Slack, Toggl และ Dropbox Paper โปรดิวเซอร์ต้องติดอยู่กับการคัดลอกข้อมูลอัปเดตระหว่างระบบต่างๆ แทนที่จะได้เดินหน้าโครงการต่อไป
แทนที่จะวาง AI ไว้บนกองความยุ่งเหยิงนั้น พวกเขาได้สร้างระบบขึ้นมาใหม่
พวกเขาได้รวบรวมทุกอย่างไว้ใน ClickUp's Small Business Suite สร้างพื้นที่ทำงานที่เชื่อมโยงกัน ซึ่ง AI, ระบบอัตโนมัติ และกระบวนการทำงานสามารถทำงานร่วมกันได้จริง
⚡ ผลกระทบ
ฟังจากผู้ก่อตั้ง แพท เฮนเดอร์สัน 👇🏼
📮 ClickUp Insight: 21% ของคนกล่าวว่ามากกว่า 80% ของเวลาทำงานของพวกเขาใช้ไปกับงานที่ทำซ้ำๆ และอีก 20% กล่าวว่างานที่ทำซ้ำๆ ใช้เวลาอย่างน้อย 40% ของวันของพวกเขา
นั่นเกือบครึ่งหนึ่งของสัปดาห์การทำงาน (41%) ที่ถูกใช้ไปกับงานที่ไม่ต้องการการคิดเชิงกลยุทธ์หรือความคิดสร้างสรรค์มากนัก (เช่น การติดตามผลทางอีเมล 👀)
สำหรับธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อม (SMBs), AI ถูกออกแบบมาเพื่อกำจัดงานเพิ่มเติมที่ทำให้ทุกอย่างช้าลง
บริษัทผลิตวิดีโอ path8 Productions ถึงจุดวิกฤตเมื่อขยายกิจการ งานถูกกระจายไปทั่ว Smartsheet, Slack, Toggl และ Dropbox Paper โปรดิวเซอร์ต้องติดอยู่กับการคัดลอกข้อมูลอัปเดตระหว่างระบบต่างๆ แทนที่จะได้เดินหน้าโครงการไปข้างหน้า
แทนที่จะวาง AI ไว้บนกองความยุ่งเหยิงนั้น พวกเขาได้สร้างระบบขึ้นมาใหม่
พวกเขาได้รวบรวมทุกอย่างไว้ใน ClickUp's Small Business Suite สร้างพื้นที่ทำงานที่เชื่อมโยงกัน ซึ่ง AI, ระบบอัตโนมัติ และกระบวนการทำงานสามารถทำงานร่วมกันได้จริง
⚡ ผลกระทบ
- การมองเห็นแบบเรียลไทม์ ครอบคลุมการวางแผน การสื่อสาร และการติดตามเวลา
- 6 เครื่องมือถูกแทนที่ ด้วยพื้นที่ทำงานแบบรวมศูนย์
- ใช้เวลาเตรียมตัวสำหรับการประชุมทีมน้อยลง 60% (จาก 30–60 นาที เหลือประมาณ 10 นาที)
- เปิดตัวเต็มรูปแบบภายในเวลาไม่ถึง 8 สัปดาห์ ด้วยการสนับสนุนจาก ClickUp
ฟังจากผู้ก่อตั้ง แพท เฮนเดอร์สัน 👇🏼
วิธีประเมินความพร้อมของทีมคุณสำหรับ AI
ความผิดพลาดครั้งใหญ่ที่ทีมมักทำเมื่อนำ AI มาใช้ คืออะไร? การพยายามซ้อนเทคโนโลยีใหม่ทับกระบวนการที่ยุ่งเหยิงและไม่มีขอบเขตที่ชัดเจน
เพราะ AI ไม่ได้แก้ไขกระบวนการที่ยุ่งเหยิง แต่มันเปิดเผยให้เห็นต่างหาก
หากงานของคุณกระจัดกระจายอยู่ในอีเมลหลายสาย, สเปรดชีต, และแอปที่ไม่เชื่อมต่อกัน, ทีมของคุณกำลังเผชิญกับ การกระจายบริบท อยู่แล้ว. ผู้คนใช้เวลาหลายชั่วโมงในการค้นหาข้อมูล, สลับไปมาระหว่าง แอปที่ไม่เชื่อมต่อกัน, และทำซ้ำการอัปเดตเดียวกันในหลายที่.
ในสภาพแวดล้อมนั้น, AI ไม่มีอะไรที่น่าเชื่อถือให้ทำงานด้วย. :
- มันไม่สามารถทำให้เป็นอัตโนมัติในสิ่งที่ไม่ได้ถูกกำหนดไว้อย่างชัดเจน
- ไม่สามารถสร้างข้อมูลเชิงลึกจากข้อมูลที่กระจัดกระจายได้
- และมันไม่สามารถขับเคลื่อนการดำเนินงานได้หากกระบวนการทำงานของคุณไม่เชื่อมต่อกัน
ก่อนที่ AI จะสามารถสร้างประโยชน์ได้ งานของคุณจำเป็นต้องมีโครงสร้างและรวมศูนย์ นั่นคือสิ่งที่กำหนดว่า AI จะช่วยหรือเพียงแค่เพิ่มเสียงรบกวน
ในการทำเช่นนี้ ให้ประเมินความพร้อมของคุณในสามมิติต่อไปนี้:
- ความชัดเจนในกระบวนการ: คุณสามารถอธิบายขั้นตอนการทำงานที่สามารถทำซ้ำได้ของคุณทีละขั้นตอน เพื่อให้ระบบทราบอย่างชัดเจนว่าต้องทำอะไร
- การเข้าถึงข้อมูล: ข้อมูลของคุณถูกเก็บไว้ในพื้นที่ทำงานแบบรวมศูนย์ แทนที่จะกระจัดกระจายอยู่ในระบบแยกส่วน
- ความเปิดกว้างของทีม: ทีมของคุณมองเทคโนโลยีใหม่เป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์มากกว่าเป็นภัยคุกคามต่องานของพวกเขา
นี่คือแบบฟอร์มการประเมินความต้องการเพื่อช่วยคุณ:
👉🏽 เรามีกระสุนเพิ่มแล้ว! คู่มือการใช้ AI สำหรับธุรกิจขนาดเล็กของเราอธิบายอย่างละเอียดถึงวิธีการใช้ AI เพื่อลดความซับซ้อนในกระบวนการทำงานของคุณ
งานจริงที่ทีมที่ไม่ใช่สายเทคนิคสามารถทำให้เป็นอัตโนมัติด้วย AI
การจ้องมองหน้าจอว่างเปล่า พยายามคิดให้ออกว่าเทคโนโลยีนี้ควรทำอะไรให้กับบทบาทเฉพาะของคุณนั้น น่าหงุดหงิด
ในความเป็นจริง ธุรกิจขนาดเล็กไม่ได้ประสบปัญหาในการเข้าถึง AI แต่การนำไปใช้กับกระบวนการทำงานจริง? นั่นแหละคือความท้าทาย
ดังนั้นเครื่องมือจึงถูกทิ้งไว้อย่างไม่ได้ใช้ประโยชน์ ขณะที่ทีมของคุณยังคงทำงานแบบเดิม ๆ อยู่:
- รวบรวมการอัปเดตและรายงานประจำ
- การร่างอีเมลตั้งแต่เริ่มต้น
- การอ่านผ่านความคิดเห็นที่ยาวเพื่อค้นหาการตัดสินใจ
การเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้นเมื่อ AI ถูกนำไปใช้กับจุดคอขวดเฉพาะในกิจวัตรประจำวันของคุณ
เริ่มต้นที่ไหน: กรณีการใช้งานจริงที่คุณสามารถนำไปใช้ได้ทันที
คุณไม่จำเป็นต้องมีการตั้งค่าที่ซับซ้อนเพื่อเห็นคุณค่า เริ่มต้นด้วยการทำให้กระบวนการที่ต้องทำด้วยมือซึ่งทีมของคุณทำซ้ำ ๆเป็นอัตโนมัติ:
- การเขียนร่างแรก: สร้างสรุปการประชุม, สรุปโครงการ, และคำตอบทางอีเมลแทนการเริ่มต้นจากหน้าเปล่า
- การคัดแยกคำขอที่เข้ามา: อ่านคำขอหรือข้อความที่เข้ามา และจัดส่งต่อไปยังบุคคลที่เหมาะสมตามเนื้อหาหรือความสำคัญ
- สรุปกระทู้ยาว: ดึงเอาการตัดสินใจ, รายการที่ต้องดำเนินการ, และอุปสรรคจากการสนทนายาวโดยไม่จำเป็นต้องอ่านทุกข้อความ
- การอัปเดตสถานะโครงการ: ตรวจสอบกิจกรรมข้ามงานและเน้นสิ่งที่ต้องการความสนใจ สิ่งที่เสี่ยง และสิ่งที่เสร็จสมบูรณ์แล้ว
👋🏾 ต้องการดูตัวอย่างการใช้งานหรือไม่? นี่คือกรณีการใช้งาน AI ที่คุณควรลองอย่างแน่นอน ตามคำแนะนำของ Zeb Evans ผู้ก่อตั้งและ CEO ของ ClickUp พบกับปัญญาประดิษฐ์แบบเรียลไทม์ที่ขับเคลื่อนด้วยAmbient Agents!
วิธีเลือกเครื่องมือ AI ที่เหมาะสมโดยไม่มีพื้นฐานด้านเทคโนโลยี
การประเมินแพลตฟอร์มซอฟต์แวร์ที่ซับซ้อนดูเหมือนจะเป็นไปไม่ได้หากไม่มีแผนกไอทีคอยแนะนำคุณ
คุณอาจสร้างการแพร่กระจายของ AI โดยไม่ได้ตั้งใจ—การขยายตัวของเครื่องมือ AI ที่ไม่มีการวางแผน ควบคุม หรือกลยุทธ์ในการดูแลรอยเท้า AI ขององค์กรของคุณ—โดยการเพิ่มโซลูชันที่ห้าเข้าไปในชุดเทคโนโลยีของคุณ
ผลลัพธ์สุดท้าย? ทีมของคุณต้องเผชิญกับการเข้าสู่ระบบใหม่, ไซโลข้อมูลใหม่, และระบบใหม่ที่ต้องดูแลรักษา
ความได้เปรียบในการแข่งขันที่นี่คือ AI ที่ช่วยคุณรวมระบบเทคโนโลยีของคุณและกำจัดความจำเป็นในการตั้งค่าทางเทคนิค. ถามคำถามเหล่านี้เมื่อประเมินซอฟต์แวร์:
| สิ่งที่ต้องประเมิน | คำถามที่ควรถาม | ความดีมีลักษณะอย่างไร |
|---|---|---|
| การผสานรวมแบบเนทีฟ | เราจำเป็นต้องมีแอปหรือระบบล็อกอินแยกต่างหากหรือไม่? เราต้องคัดลอกข้อมูลเข้าไปเพื่อให้ใช้งานได้หรือไม่? มันมีให้ใช้งานในที่ที่ทำงานอยู่แล้วหรือไม่? ทีมจะใช้มันเป็นประจำทุกวันโดยธรรมชาติหรือไม่? | AI ถูกฝังโดยตรงเข้ากับกระบวนการทำงานของคุณ (งาน, เอกสาร, แชท) โดยไม่ต้องใช้เครื่องมือเพิ่มเติมหรือมีความยุ่งยาก |
| การรับรู้บริบท | มันเข้าใจโครงการ งาน และบทสนทนาของเราหรือไม่? มันสามารถตอบคำถามได้โดยไม่ต้องให้เราวางบริบทหรือไม่? มันสะท้อนงานจริงหรือผลลัพธ์ทั่วไป? มันสามารถระบุอุปสรรคหรือความคืบหน้าได้อย่างถูกต้องหรือไม่? | ปัญญาประดิษฐ์ใช้ข้อมูลจากพื้นที่ทำงานจริงเพื่อให้คำตอบที่ถูกต้องและเกี่ยวข้องโดยไม่ต้องป้อนข้อมูลด้วยตนเอง |
| การใช้งานโดยไม่ต้องเขียนโค้ด | ผู้ใช้ที่ไม่มีความรู้ทางเทคนิคสามารถตั้งค่านี้ได้อย่างรวดเร็วหรือไม่? กระบวนการทำงาน (workflows) ต้องใช้การเขียนโค้ดหรือสคริปต์หรือไม่? เราสามารถแก้ไขหรือปรับแต่งสิ่งต่าง ๆ ได้ด้วยตัวเองหรือไม่? จะต้องการการสนับสนุนทางเทคนิคอย่างต่อเนื่องหรือไม่? | สมาชิกในทีมทุกคนสามารถตั้งค่าและจัดการเวิร์กโฟลว์ได้โดยไม่ต้องขอความช่วยเหลือจากนักพัฒนา |
| ผลกระทบที่แท้จริงต่อกระบวนการทำงาน | งานนี้จริงๆ แล้วช่วยกำจัดอะไรออกไป? มันช่วยลดขั้นตอนหรือเพียงแค่เร่งความเร็วในบางส่วนเท่านั้น? ผลลัพธ์ที่ได้สามารถใช้งานได้โดยไม่ต้องแก้ไขมากหรือไม่? มันจะเริ่มขั้นตอนถัดไปโดยอัตโนมัติหรือไม่? | เครื่องมือนี้ช่วยขจัดงานที่ทำซ้ำและลดการประสานงานด้วยตนเองระหว่างสมาชิกในทีม |
| การรวมสแต็ก | สิ่งนี้สามารถแทนที่เครื่องมือที่เราจ่ายเงินไปแล้วได้หรือไม่? มันช่วยลดการสลับแอปได้หรือไม่? มันจะทำให้ขั้นตอนการทำงานของเราง่ายขึ้นหรือไม่? เราสามารถยกเลิกการเชื่อมต่อหรือการสมัครสมาชิกได้หรือไม่? | เครื่องมือที่น้อยลง, การผสานระบบที่น้อยลง, และระบบที่ง่ายขึ้น, เชื่อมต่อได้ดีขึ้น |
วิธีตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ AI แรกของคุณทีละขั้นตอน
การสร้างกระบวนการอัตโนมัติตั้งแต่เริ่มต้นอาจดูน่ากลัวสำหรับผู้เริ่มต้น
คุณผัดวันประกันพรุ่งในการดำเนินการและกลับไปใช้ความเคยชินแบบทำด้วยมือที่สะดวกสบายอีกครั้ง เส้นโค้งการเรียนรู้ที่มองเห็นได้ขัดขวางไม่ให้คุณประหยัดเวลาหลายชั่วโมงในการทำงานในอนาคต
ในฐานะ พื้นที่ทำงาน AI แบบรวมศูนย์ClickUpนำโครงการ เอกสาร การแชท แดชบอร์ด และเวิร์กโฟลว์ของคุณมารวมไว้ในแพลตฟอร์มเดียว
นั่นหมายความว่า AI ไม่ได้อยู่เฉยๆ อยู่ข้างๆ ClickUp Brain ถูกสร้างขึ้นโดยตรงในกระบวนการทำงานของคุณ โดยสามารถเข้าถึงข้อมูลเดียวกันกับที่ทีมของคุณใช้เพื่อทำงานให้สำเร็จ มันสามารถมองเห็นงาน เข้าใจการสนทนา อ้างอิงเอกสาร และทำงานภายในกระบวนการทำงานได้
นี่คือสิ่งที่ขับเคลื่อนการนำไปใช้จริง เมื่อ AI ถูกฝังอยู่ในระบบแล้ว จะไม่มีขั้นตอนเพิ่มเติมที่ต้องทำเพื่อ "ใช้มัน"
ห้ามคัดลอกและวางเนื้อหาโดยไม่ครบถ้วนบริบท สิ่งนี้กลายเป็นส่วนหนึ่งของวิธีการทำงาน ไม่ว่าจะเป็นการสร้างข้อมูลอัปเดต การสรุปกิจกรรม หรือการช่วยขับเคลื่อนงานให้ก้าวหน้า
นี่คือสามขั้นตอนการทำงานที่ใช้งานได้จริงจาก ClickUp ที่คุณสามารถตั้งค่าได้อย่างรวดเร็ว แต่ละขั้นตอนผสมผสานการทำงานอัตโนมัติ, AI และการดำเนินการที่ขับเคลื่อนโดยตัวแทน
1. อัตโนมัติสถานะงานเพื่อลดการติดตามงานด้วยตนเอง
หนึ่งในปัญหาที่พบบ่อยที่สุดคือการอัปเดตสถานะด้วยตนเองและการติดตามความคืบหน้าข้ามงานต่างๆ คุณสามารถขจัดปัญหานี้ได้ด้วยการทำงานอัตโนมัติง่ายๆ ใน ClickUp
วิธีตั้งค่า:
- ไปที่รายการหรือพื้นที่ของคุณแล้วเปิด ระบบอัตโนมัติ
- คลิก "สร้างระบบอัตโนมัติ"
- เลือก ตัวกระตุ้น เช่น: เมื่อสถานะเปลี่ยนเป็น "อยู่ระหว่างการตรวจสอบ"
- เมื่อสถานะเปลี่ยนเป็น "อยู่ระหว่างการตรวจสอบ"
- เพิ่ม การดำเนินการ ตัวอย่างเช่น: มอบหมายให้เจ้าของคนถัดไป (เช่น ผู้ตรวจสอบหรือผู้จัดการ) เปลี่ยนสถานะไปยังขั้นตอนถัดไป ส่งการแจ้งเตือนหรือความคิดเห็น
- มอบหมายให้เจ้าของคนต่อไป (เช่น ผู้ตรวจสอบหรือผู้จัดการ)
- เปลี่ยนสถานะไปยังขั้นตอนถัดไป
- ส่งการแจ้งเตือนหรือความคิดเห็น
- เมื่อสถานะเปลี่ยนเป็น "อยู่ระหว่างการตรวจสอบ"
- มอบหมายให้เจ้าของคนต่อไป (เช่น ผู้ตรวจสอบหรือผู้จัดการ)
- เปลี่ยนสถานะไปยังขั้นตอนถัดไป
- ส่งการแจ้งเตือนหรือความคิดเห็น
ตัวอย่างขั้นตอนการทำงาน: เมื่อมีการทำเครื่องหมายงานว่า "เสร็จสมบูรณ์" → มอบหมาย QA โดยอัตโนมัติ → แจ้งเตือนผู้ตรวจสอบ
หากคุณเพิ่มฟิลด์ AI ใน ClickUp ระบบ AI จะจัดการส่วนนี้ให้โดยอัตโนมัติ ชมการทำงานจริงได้เลย 👇🏼
2. ใช้ AI เพื่อสรุปการอัปเดตโครงการโดยอัตโนมัติ
การอัปเดตประจำสัปดาห์และรายงานสถานะนั้นใช้เวลามากเนื่องจากต้องดึงข้อมูลจากหลายแหล่ง นี่คือจุดที่ ClickUp Brain ช่วยได้
วิธีตั้งค่า:
- เปิดรายการ, โฟลเดอร์, หรือพื้นที่ที่โครงการของคุณอยู่
- กล่าวถึง Brain โดยใช้ @
- ให้สรุป: กิจกรรมล่าสุด เน้นงานที่เสร็จสิ้นแล้ว ระบุอุปสรรคหรือความเสี่ยง
- สรุปกิจกรรมล่าสุด
- ไฮไลต์งานที่เสร็จสมบูรณ์
- ระบุตัวกั้นหรือความเสี่ยง
- สรุปกิจกรรมล่าสุด
- ไฮไลต์งานที่เสร็จสมบูรณ์
- ระบุตัวขัดขวางหรือความเสี่ยง
คุณยังสามารถรันสิ่งนี้ภายในเอกสาร ClickUp,แชท ClickUp หรืองาน ClickUpเพื่อสร้างการอัปเดตที่มีโครงสร้างได้
ตัวอย่างคำสั่ง: "สรุปการอัปเดตงานทั้งหมดจากสัปดาห์นี้ รวมถึงงานที่เสร็จสิ้น อุปสรรค และขั้นตอนถัดไป" แทนที่จะสร้างรายงานจากศูนย์ คุณตรวจสอบและปรับปรุงสรุปที่สร้างโดย AI เมื่อเวลาผ่านไป นี่จะกลายเป็นขั้นตอนการทำงานเริ่มต้นของคุณสำหรับการรายงานสถานะ
3. ใช้ซูเปอร์เอเจนต์เพื่อติดตามงานและกระตุ้นการดำเนินการ
ระบบอัตโนมัติทำงานตามกฎSuper Agents ใน ClickUp จัดการ ทุกอย่างที่อยู่นอกเหนือจากกฎเหล่านั้น
พวกเขาคือตัวแทนแบบไม่ต้องเขียนโค้ดที่คุณสามารถกำหนดค่าได้ภายในพื้นที่ทำงานของคุณ ซึ่งจะเฝ้าติดตามกิจกรรมตามเงื่อนไขที่คุณกำหนดไว้ เมื่อตั้งค่าเรียบร้อยแล้ว ตัวแทนเหล่านี้จะทำงานโดยอัตโนมัติ คอยสังเกตงาน เอกสาร และการสนทนาอย่างต่อเนื่อง และดำเนินการเมื่อเงื่อนไขที่กำหนดไว้เกิดขึ้น เช่น การแจ้งเตือนงานที่ค้างอยู่ การแสดงรายละเอียดที่ขาดหายไป หรือการเรียกใช้ขั้นตอนถัดไป
วิธีตั้งค่า:
- เปิด Super Agent Builder และสร้างตัวแทนใหม่
- กำหนด เป้าหมายและคำแนะนำ ของตัวแทนในภาษาที่เข้าใจง่าย (สิ่งที่ควรสังเกตและวิธีการปฏิบัติ)
- กำหนด ขอบเขต โดยการเลือกพื้นที่ โฟลเดอร์ หรือรายการที่ต้องการให้ตรวจสอบ
- ให้ บริบทและแหล่งข้อมูลที่ถูกต้อง เช่น งานเอกสาร และการสนทนาที่ตัวแทนควรอ้างอิง
- กำหนด เงื่อนไขหรือรูปแบบ ที่ควรตรวจสอบ เช่น งานที่ค้างอยู่ ข้อมูลที่ขาดหาย หรือการทำงานที่ถูกขัดขวาง
- กำหนด การดำเนินการ ที่ควรทำเมื่อเงื่อนไขเหล่านั้นเกิดขึ้น เช่น การโพสต์ความคิดเห็นหรือการแจ้งเตือนปัญหา การแจ้งเตือนหรือกระตุ้นให้บุคคลที่รับผิดชอบดำเนินการ หรือการสร้างงานติดตามผลหรือขั้นตอนถัดไป
- ทดสอบตัวแทนบนเวิร์กโฟลว์ขนาดเล็กและปรับปรุงคำแนะนำของมันก่อนที่จะนำไปใช้ในวงกว้าง
ตัวอย่าง:งานไม่ได้รับการอัปเดตเป็นเวลา 3 วัน → เจ้าหน้าที่ทำเครื่องหมาย → แจ้งเตือนเจ้าของ → สร้างการติดตามผลหากจำเป็น
ชมวิดีโอนี้เพื่อเรียนรู้วิธีที่คุณสามารถสร้างและทำงานร่วมกับซูเปอร์เอเจนต์:
บันทึกสั้น ๆ เกี่ยวกับขั้นตอนการทำงาน AI ครั้งแรกของคุณ
คุณไม่จำเป็นต้องทำให้ทุกอย่างเป็นอัตโนมัติในครั้งเดียว เริ่มต้นด้วยกระบวนการทำงานที่สามารถทำซ้ำได้ซึ่งมีการสูญเสียเวลาอย่างต่อเนื่อง เช่น การอัปเดตสถานะ การส่งมอบงาน หรือการอนุมัติ
แผนผังวิธีการทำงานในปัจจุบัน จากนั้นเพิ่มระบบเข้าไปทีละชั้น:
- ใช้ ระบบอัตโนมัติ เพื่อจัดการขั้นตอนที่สามารถคาดการณ์ได้ เช่น การมอบหมายเจ้าของงานหรือการย้ายงานไปยังขั้นตอนถัดไป
- ใช้ AI เพื่อสร้างสรุป, การอัปเดต, หรือร่างแรกจากกิจกรรมจริง
- ใช้ ซูเปอร์เอเย่นต์ เพื่อติดตามการทำงานของระบบ และเข้าช่วยเหลือเมื่อมีปัญหาหรือสิ่งใดที่ติดขัด
สร้างมันขึ้นมาครั้งเดียว ทดสอบกับชุดงานขนาดเล็ก และปรับปรุงตามวิธีที่ทีมของคุณใช้งานจริง จากนั้นทำซ้ำรูปแบบเดียวกันนี้สำหรับเวิร์กโฟลว์ถัดไป
ข้อผิดพลาดทั่วไปของ AI ที่ทีมที่ไม่มีความเชี่ยวชาญทางเทคนิคทำ
ธุรกิจขนาดเล็กมักรีบนำเทคโนโลยีใหม่มาใช้โดยไม่มีกลยุทธ์การกำกับดูแลที่ชัดเจน
คุณเสี่ยงที่จะเปิดเผยข้อมูลที่ละเอียดอ่อนของบริษัทต่อโมเดลของบุคคลที่สามภายนอก ทีมงานเผยแพร่เนื้อหาที่สร้างขึ้นโดยอัตโนมัติโดยไม่ผ่านการตรวจสอบ ซึ่งนำไปสู่ข้อผิดพลาดที่น่าอับอายและความไว้วางใจของลูกค้าที่ลดลง
หลีกเลี่ยงกับดักการนำไปใช้ที่พบบ่อยเหล่านี้:
- การปรับปรุงทุกอย่างพร้อมกัน: การพยายามทำให้ทุกกระบวนการเป็นระบบอัตโนมัติพร้อมกันอาจนำไปสู่ความเหนื่อยล้า
- การเลือกเครื่องมือทางเทคนิค: การพึ่งพาซอฟต์แวร์ที่แอบต้องการคีย์ API หรือการสนับสนุนจากนักพัฒนา
- การละเลย คุณภาพของข้อมูล: คาดหวังผลลัพธ์ที่ยอดเยี่ยมจากข้อมูลที่กระจัดกระจายและไม่เชื่อมโยงกัน
- การข้ามการตรวจสอบโดยมนุษย์: การเผยแพร่ร่างที่สร้างขึ้นโดยไม่ตรวจสอบโทนหรือความถูกต้อง
- การปฏิบัติต่อการตั้งค่าเป็นขั้นสุดท้าย: การไม่ปรับแต่งคำสั่งและขั้นตอนการทำงานเมื่อธุรกิจของคุณเปลี่ยนแปลง
ข้อได้เปรียบของ ClickUp: การเป็น AI-first ยังหมายถึงการให้ความสำคัญกับความปลอดภัยเป็นอันดับแรกในทุกด้าน ClickUp ถูกสร้างขึ้นตามมาตรฐานที่เชื่อถือได้ เช่น SOC 2, ISO 27001, การปฏิบัติตาม GDPR และความพร้อมสำหรับ HIPAA พร้อมการควบคุมที่เข้มงวดในการจัดเก็บ การเข้าถึง และการปกป้องข้อมูลของคุณ ซึ่งครอบคลุมถึง AI ด้วย ซึ่งหมายความว่า:
- ClickUp AI ไม่ฝึกฝนบนข้อมูลในพื้นที่ทำงานของคุณ
- พันธมิตร AI มีข้อผูกพันตามสัญญาที่จะไม่เก็บข้อมูลของคุณไว้
- ข้อมูลที่แบ่งปันกับแบบจำลองมีจำกัดและถูกลบหลังจากการประมวลผล
- AI ทำงานโดยใช้การเรียนรู้ตามบริบท ไม่ใช่การฝึกฝนจากข้อมูลของคุณ
ข้อมูลในพื้นที่ทำงานของคุณยังคงปลอดภัย ฟีเจอร์ AI ทำงานภายในสภาพแวดล้อมที่ควบคุมได้ และข้อมูลของคุณจะไม่ถูกนำไปใช้เพื่อฝึกฝนโมเดลภายนอกโดยไม่ได้รับอนุญาต
วิธีวัดความสำเร็จของ AI โดยไม่ต้องมีความเชี่ยวชาญทางเทคนิค
การพิสูจน์ผลตอบแทนจากการลงทุนสำหรับซอฟต์แวร์ใหม่ดูเหมือนจะเป็นไปไม่ได้หากปราศจากการวิเคราะห์ที่ซับซ้อน
คุณละทิ้งเครื่องมือที่มีประโยชน์เพราะผลกระทบที่แท้จริงต่อธุรกิจยังคงมองไม่เห็นสำหรับผู้นำ คุณไม่สามารถอธิบายค่าใช้จ่ายได้หากไม่มีข้อมูลที่ชัดเจน
ติดตามตัวชี้วัดที่สังเกตได้เหล่านี้:
- เวลาที่ประหยัดได้: ติดตามระยะเวลาที่ใช้ในการทำงานเฉพาะก่อนการดำเนินการเทียบกับหลังจากดำเนินการแล้ว
- ปริมาณผลลัพธ์: นับจำนวนการเพิ่มขึ้นของรายงานหรือการตอบสนองที่ผลิตขึ้นในช่วงเวลาเดียวกัน
- การลดข้อผิดพลาด: ตรวจสอบการลดลงของการส่งต่อที่พลาดและการติดตามผลที่ลืม
- การนำไปใช้โดยทีม: สังเกตว่าทีมใช้ฟีเจอร์เหล่านี้เป็นประจำทุกวันหรือไม่
- การขยายกระบวนการทำงาน: บันทึกเมื่อสมาชิกในทีมเริ่มนำรูปแบบนี้ไปใช้กับปัญหาใหม่
ClickUp ช่วยได้อย่างไร
เมื่อติดตามตัวชี้วัดข้างต้น คุณสามารถมองเห็นผลการปฏิบัติงานของทีมได้ทันทีโดยใช้แดชบอร์ด ClickUp ที่ไม่ต้องเขียนโค้ด
ด้วยบัตรปรับแต่งได้มากกว่า 50 ใบ และสรุปโดย AI ช่วยให้คุณสาธิตอย่างชัดเจนว่าเทคโนโลยีใหม่ช่วยประหยัดเวลาให้กับทีมของคุณได้กี่ชั่วโมง ผู้นำจะเห็นหลักฐานที่ไม่อาจปฏิเสธได้ถึงการเพิ่มผลผลิตและประสิทธิภาพ 🤩
หากคุณต้องการเข้าใจการใช้ AI อย่างเฉพาะเจาะจง การวิเคราะห์เชิงตัวแทนจะแสดงให้คุณเห็นอย่างชัดเจนว่ามีตัวแทนกี่คนที่กำลังทำงานอยู่ ตัวแทนใดที่มีประสิทธิภาพดีที่สุด และมีจำนวนเป้าหมายที่บรรลุแล้วกี่รายการ
📖 อ่านเพิ่มเติม: AI เทียบกับระบบอัตโนมัติ: ความแตกต่างคืออะไรและควรใช้เมื่อใด?
สร้างพื้นที่ทำงานอัตโนมัติของคุณวันนี้
ธุรกิจขนาดเล็กส่วนใหญ่ไม่ได้มีปัญหาเรื่องเครื่องมือ แต่มีปัญหาเรื่องระบบ
งานกระจัดกระจายอยู่ในแอปต่างๆ กระบวนการต่างๆ อยู่ในหัวของคน และ การประสานงานกลายเป็นภาษีที่ซ่อนอยู่ซึ่งทำให้ทุกอย่างช้าลง
ClickUp Small Business Suite ถูกสร้างขึ้นเพื่อแก้ไขปัญหานี้ในแบบที่แตกต่างออกไป
ด้วยการนำงาน เอกสาร การแชท แดชบอร์ด และ AI ของคุณมารวมไว้ในระบบเดียว ทีมของคุณจะมีศูนย์กลางเดียวสำหรับการวางแผน ดำเนินการ และทำงานร่วมกันอย่างสอดคล้อง ระบบอัตโนมัติจะจัดการงานที่คาดการณ์ได้ AI จะช่วยให้คุณเข้าใจและสร้างสรรค์ผลงาน ส่วน Super Agents จะดูแลให้ทุกอย่างดำเนินไปอย่างราบรื่น
นั่นคือจุดที่การเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้น
คุณไม่ต้องการซอฟต์แวร์เพิ่มเติม คุณต้องการระบบที่ใช้งานได้จริง 🚀
คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการใช้ AI โดยไม่มีทีมเทคนิค
ระบบอัตโนมัติแบบง่ายจะปฏิบัติตามกฎที่กำหนดไว้ล่วงหน้าเพื่อกระตุ้นให้เกิดการกระทำที่เฉพาะเจาะจง. ปัญญาประดิษฐ์สามารถตีความบริบท, สร้างเนื้อหาใหม่, และตัดสินใจในสิ่งที่ไม่ได้ถูกโปรแกรมไว้อย่างชัดเจน.
ใช่ หากคุณเลือกใช้เครื่องมือที่มีระบบความปลอดภัยระดับองค์กรและสิทธิ์การเข้าถึงตามบทบาท ซึ่งช่วยให้ข้อมูลอยู่ภายในแพลตฟอร์ม ตัวอย่างเช่น ClickUp ดำเนินการกับข้อมูลภายในสภาพแวดล้อมของพื้นที่ทำงานเท่านั้น ข้อมูลของคุณจะไม่ถูกส่งไปยังโมเดลภายนอกโดยไม่ได้รับอนุญาตจากคุณ
ทีมส่วนใหญ่สามารถตั้งค่าและเริ่มได้รับประโยชน์จากเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติแรกของพวกเขาได้ภายในเซสชั่นการทำงานเพียงครั้งเดียว ผลลัพธ์ที่มีความหมายมักจะปรากฏขึ้นภายในไม่กี่สัปดาห์ของการใช้งานประจำวันอย่างต่อเนื่อง