วันทำงานของคุณรู้สึกเหมือนวันซ้ำซากหรือไม่? คุณตื่นนอน ตอบอีเมลเดิม ๆ อัปเดตสเปรดชีตเดิม ๆ ด้วยมือ และผ่านกระบวนการอนุมัติซ้ำ ๆ อีกครั้ง เพียงเพื่อทำทุกอย่างนี้อีกครั้งในวันพรุ่งนี้
หลายธุรกิจยังคงติดอยู่ในยุคก่อนอินเทอร์เน็ตที่ต้องทำงานซ้ำซากและน่าเบื่อหน่าย ซึ่งทำให้ประสิทธิภาพการทำงานลดลงและมักนำไปสู่การหมดไฟของพนักงาน
กลุ่ม Stepstone ได้รายงานเมื่อเร็ว ๆ นี้ว่า พนักงานเต็มเวลาเฉลี่ยใช้เวลาประมาณ8.7 ชั่วโมงต่อสัปดาห์กับงานที่ทำซ้ำ ๆ
แต่เดี๋ยวก่อน! ปรากฏว่าการเปลี่ยนไปใช้ระบบการทำงานอัตโนมัติไม่ได้ซับซ้อนอย่างที่คุณคิด! บทความนี้จะแสดงให้คุณเห็นอย่างชัดเจนถึงวิธีการทำให้กระบวนการทางธุรกิจที่ต้องทำด้วยมือเป็นระบบอัตโนมัติ ช่วยประหยัดเวลา ลดต้นทุน และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน
⏰ สรุป 60 วินาที
สงสัยว่าจะทำให้กระบวนการทางธุรกิจที่เป็นระบบอัตโนมัติได้อย่างไร? นี่คือขั้นตอนตามลำดับ:
- ระบุ: ระบุงานที่ทำซ้ำและใช้เวลามากในกระบวนการทำงานปัจจุบันของคุณ
- ขอบเขต: กำหนดเป้าหมายที่ชัดเจนและเลือกเครื่องมืออัตโนมัติที่เหมาะสม
- พัฒนา: ออกแบบและสร้างกระบวนการทำงานอัตโนมัติที่สอดคล้องกับความต้องการทางธุรกิจของคุณ
- ทดสอบ: ติดตามประสิทธิภาพของกระบวนการอัตโนมัติของคุณอย่างใกล้ชิดและรวบรวมข้อเสนอแนะ
- มอนิเตอร์: ปรับปรุงและพัฒนาขั้นตอนการทำงานอัตโนมัติของคุณอย่างต่อเนื่องตามข้อมูลและข้อเสนอแนะ
- ร่วมมือ: ให้ทีมของคุณมีส่วนร่วมในกระบวนการและส่งเสริมให้พวกเขาแสดงความคิดเห็นเพื่อการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง
- สุดท้าย อย่าลืมขอความช่วยเหลือจากเครื่องมืออัตโนมัติที่ใช้ AI อย่างClickUpที่ทำให้การทำงานอัตโนมัติโดยไม่ต้องเขียนโค้ดเป็นเรื่องง่าย!
การทำความเข้าใจกระบวนการทำงานแบบแมนนวล
กระบวนการทำงานแบบแมนนวลคือขั้นตอนการทำงานหรือภารกิจที่ดำเนินการโดยปราศจากความช่วยเหลือจากระบบอัตโนมัติหรือเทคโนโลยีขั้นสูง กระบวนการเหล่านี้อาศัยความพยายามของมนุษย์ เครื่องมือทางกายภาพ หรือซอฟต์แวร์พื้นฐานที่มีการเชื่อมต่อกันน้อยมาก โดยทั่วไปแล้วเป็นงานที่ต้องใช้แรงงานมากและต้องการการป้อนข้อมูลด้วยตนเองในทุกขั้นตอน ทำให้มีแนวโน้มที่จะเกิดความไม่มีประสิทธิภาพและข้อผิดพลาด
ตัวอย่างทั่วไปของกระบวนการทำงานด้วยมือ ได้แก่:
- การป้อนข้อมูล: การป้อนข้อมูลด้วยตนเองจากแบบฟอร์มกระดาษหรืออีเมลลงในสเปรดชีตหรือระบบอื่น ๆ
- การประมวลผลใบแจ้งหนี้: การสร้าง ส่ง และกระทบยอดใบแจ้งหนี้ด้วยตนเองโดยไม่มีซอฟต์แวร์เรียกเก็บเงินอัตโนมัติ
- กระบวนการอนุมัติ: การลงนามอนุมัติด้วยตนเองหรือการอนุมัติผ่านอีเมลแทนการใช้ระบบดิจิทัลที่สามารถติดตามได้
- การปฐมนิเทศพนักงานใหม่: การรวบรวมเอกสาร การกรอกแบบฟอร์ม และการจัดอบรมปฐมนิเทศโดยไม่มีระบบศูนย์กลาง
- การจัดการสินค้าคงคลัง: ใช้บันทึกกระดาษหรือสเปรดชีตแยกต่างหากเพื่อติดตามระดับสินค้าคงคลังและความต้องการในการสั่งซื้อเพิ่มเติม
- การจัดตารางเวลาและการมอบหมายงาน: การประสานงานตารางการทำงานหรือการมอบหมายงานผ่านอีเมลหรือกระดานทางกายภาพ
- การบริหารความสัมพันธ์กับลูกค้า (CRM): การบันทึกข้อมูลลูกค้าและบันทึกการติดต่อสื่อสารด้วยตนเองแทนการใช้ซอฟต์แวร์ CRM
ความท้าทายทั่วไปที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการทำงานแบบแมนนวล
กระบวนการทำงานด้วยมือเหล่านี้มักนำไปสู่การติดขัด ข้อผิดพลาด และความไม่มีประสิทธิภาพ ซึ่งเป็นอุปสรรคต่อการเติบโตของธุรกิจและความเป็นเลิศในการดำเนินงาน
แม้ว่ากระบวนการเหล่านี้จะมีความจำเป็น แต่พวกมันมักส่งผลกระทบต่อประสิทธิภาพการทำงานของคุณ นี่คือความท้าทายบางประการของกระบวนการทำงานแบบแมนนวล
ใช้เวลานาน
ทุกธุรกิจมีงานที่ต้องทำซ้ำๆ และน่าเบื่อ ไม่ว่าจะเป็นการจัดเรียงอีเมลหรือมอบหมายงานประจำวัน แม้ว่างานเหล่านี้จะดูเล็กน้อยเมื่อทำแยกกัน แต่เมื่อรวมกันแล้วจะกินเวลาไปอย่างมากมาย ซึ่งเวลาเหล่านี้สามารถนำไปใช้กับโครงการเชิงกลยุทธ์และสร้างสรรค์ได้
ลองคิดดูสิ ตอนนี้เวลา 9 โมงเช้า แทนที่จะได้หยิบกาแฟสักแก้วและเริ่มต้นวันทำงานอย่างสดชื่น คุณกลับต้องติดอยู่ในวังวนของงานซ้ำซากจำเจ มันไม่สนุกเลยสำหรับใครทั้งนั้น!
มีแนวโน้มที่จะเกิดข้อผิดพลาดจากมนุษย์
ลองนึกภาพการอนุมัติใบแจ้งหนี้มูลค่าหนึ่งล้านดอลลาร์เพราะมีคนลืมจุดทศนิยม—โอ้โห! ข้อผิดพลาดจากงานที่ทำด้วยมือแบบนี้อาจนำไปสู่ผลลัพธ์ที่สร้างปัญหาได้ โดยเฉพาะในสาขาที่ให้ความสำคัญกับข้อมูล เช่น การเงินหรืออุตสาหกรรมที่อยู่ภายใต้การกำกับดูแล
การพิมพ์ผิดหรือการมองข้ามเพียงเล็กน้อยสามารถทำให้โครงการล้มเหลว ขัดขวางกระบวนการทำงาน และทำให้ธุรกิจต้องสูญเสียเงินมหาศาล (ยังไม่นับรวมศักดิ์ศรีของคุณในที่ประชุมทีม)
👀 คุณรู้หรือไม่? มิสึโฮะ ซีเคียวริตีส์ บริษัทจากประเทศญี่ปุ่นสูญเสียเงินกว่า 225 ล้านดอลลาร์สหรัฐเนื่องจากข้อผิดพลาดทางการพิมพ์ในการซื้อขายหุ้นในปี 2005—เป็นบทเรียนราคาแพงที่เตือนใจว่าการป้อนข้อมูลด้วยมือสามารถนำไปสู่ข้อผิดพลาดได้
ค่าแรงสูง
ทุกงานที่ต้องใช้การแทรกแซงด้วยมือล้วนต้องการชั่วโมงการทำงาน ซึ่งส่งผลให้เกิดค่าใช้จ่ายทางการเงิน ไม่ว่าจะเป็นการจ้างพนักงานเพิ่มเติมหรือการจ่ายค่าล่วงเวลาเพื่อทำงานให้เสร็จ การพึ่งพาแรงงานมนุษย์สำหรับงานที่ทำซ้ำๆ สามารถทำให้ต้นทุนการดำเนินงานเพิ่มขึ้นโดยไม่จำเป็น
การขาดมาตรฐาน
พร้อมรับความจริงที่ตรงไปตรงมาหรือไม่? หนึ่งในปัญหาใหญ่ที่สุดที่ผู้จัดการต้องเผชิญคือการทำให้ทุกคนทำตามขั้นตอนเดียวกันเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่สม่ำเสมอ. สิ่งนี้มักนำไปสู่ความสับสนและงานล่าช้า.
พนักงานอาจทำสิ่งต่าง ๆ ตามวิธีของตนเองโดยไม่มีขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐาน (SOP) ที่เหมาะสม เปรียบเสมือนการให้คนห้าคนทำอาหารจานเดียวกันโดยไม่มีสูตร หนึ่งจานเค็มเกินไป อีกจานไหม้ และไม่มีใครรู้ว่าเกิดข้อผิดพลาดตรงไหน
แต่นั่นทำให้คุณเป็นผู้จัดการที่ไม่ดีหรือไม่? ไม่เลย! คุณแค่ต้องการกระบวนการที่เหมาะสมเท่านั้น
ความสามารถในการขยายตัวที่จำกัด
การพึ่งพาขั้นตอนการทำงานด้วยมือในการจัดการงาน หมายความว่าคุณมีทรัพยากรบุคคลที่จำกัด
หากธุรกิจของคุณขยายตัว รับลูกค้าเพิ่มขึ้น จัดการข้อมูลขนาดใหญ่ขึ้น หรือบริหารผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลายฝ่าย กระบวนการทำงานปัจจุบันของคุณอาจไม่สามารถรองรับแรงกดดันได้
การร่วมมือที่ไม่มีประสิทธิภาพ
การทำงานร่วมกันควรเป็นเรื่องสนุก ไม่ใช่เหมือนการแข่งขันเทนนิสทางอีเมลที่ไม่มีวันจบสิ้นระหว่าง "เฮ้ คุณอนุมัตินี่หรือยัง?" และ "โอ้ ฉันคิดว่าคุณอนุมัติแล้วนะ!"
เพิ่มการประชุมเข้าไปอีก และความล่าช้าก็สะสมมากขึ้น ส่งผลให้เกิดการสื่อสารที่ไม่มีที่สิ้นสุดและไม่สามารถสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ ทำให้ทุกคนรู้สึกเหนื่อยล้าและหงุดหงิด
📮ClickUp Insight:83% ของพนักงานที่มีความรู้พึ่งพาอีเมลและการแชทเป็นหลักในการสื่อสารภายในทีม อย่างไรก็ตาม เกือบ 60% ของเวลาทำงานในแต่ละวันสูญเสียไปกับการสลับระหว่างเครื่องมือเหล่านี้และการค้นหาข้อมูล
ด้วยแอปทุกอย่างสำหรับการทำงานอย่างClickUpการจัดการโครงการ การส่งข้อความ อีเมล และการแชททั้งหมดของคุณจะรวมอยู่ในที่เดียว! ถึงเวลาที่จะรวมศูนย์และเพิ่มพลังแล้ว!
ประโยชน์ของการทำให้กระบวนการทำงานแบบแมนนวลเป็นระบบอัตโนมัติ
ความไม่ปกติทั้งหมดนี้สามารถแก้ไขได้ด้วยวิธีแก้ปัญหาที่ตรงไปตรงมา: การทำงานอัตโนมัติ
นี่คือบางวิธีที่ระบบอัตโนมัติสามารถช่วยธุรกิจของคุณได้
- การเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัล: การทำให้กระบวนการเป็นอัตโนมัติก็เหมือนกับการยกระดับธุรกิจของคุณจากระบบอนาล็อกสู่ระบบดิจิทัล มันแทนที่เอกสารจำนวนมากและการป้อนข้อมูลด้วยมือด้วยกระบวนการทำงานดิจิทัลที่ราบรื่น
- ประหยัดเวลาของบริษัท: ทำไมต้องเสียเวลาหลายชั่วโมงกับงานซ้ำๆในเมื่อระบบอัตโนมัติสามารถทำได้ภายในไม่กี่วินาที? ปล่อยให้ทีมงานของคุณมีเวลาสำหรับงานเชิงกลยุทธ์และสร้างสรรค์มากขึ้น
- ลดการแทรกแซงของมนุษย์: บอกลาการจัดการแบบจุกจิกตลอดเวลา การนำระบบอัตโนมัติด้วยหุ่นยนต์ (RPA) มาใช้ในธุรกิจของคุณจะดูแลงานประจำต่าง ๆ ลดโอกาสเกิดข้อผิดพลาด
- ปรับปรุงประสิทธิภาพการดำเนินงาน:การอัตโนมัติทำให้กระบวนการง่ายขึ้น ช่วยใช้ทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพ เร่งความเร็วในการทำงาน ลดข้อผิดพลาด และรักษาความสม่ำเสมอของขั้นตอนการทำงานเพื่อประสิทธิภาพโดยรวมที่ดีขึ้น
- เพิ่มความราบรื่นในการทำงานร่วมกัน: ไม่ต้องตามหาอีเมลเพื่ออัปเดตอีกต่อไป! ระบบอัตโนมัติจะรวบรวมข้อมูลไว้ที่เดียวและทำให้ทีมต่างๆ สามารถแชร์ข้อมูลอัปเดตได้ง่ายขึ้นผ่านความคิดเห็นในภารกิจเฉพาะ และทำให้ทุกคนอยู่ในหน้าเดียวกันตลอดเวลา
- เพิ่มความพึงพอใจของลูกค้า: เมื่อคุณประหยัดเวลาในการทำงาน คุณจะสามารถมุ่งเน้นไปที่การพัฒนาคุณภาพของธุรกิจของคุณได้มากขึ้นตัวอย่างของการทำงานอัตโนมัติในบริการลูกค้าได้แก่ อีเมลแจ้งเตือนอัตโนมัติ
โดยสรุป ระบบอัตโนมัติไม่เพียงแต่แก้ไขปัญหาความไม่มีประสิทธิภาพเท่านั้น แต่ยังช่วยปรับปรุงธุรกิจของคุณโดยรวมอีกด้วย
🧠 ข้อเท็จจริงที่น่าสนใจ: Harvard Business Review รายงานว่า60% ของพนักงานรู้สึกว่าระบบอัตโนมัติช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและคุณภาพในการทำงานของพวกเขา ทำให้งานของพวกเขามีความปลอดภัยมากขึ้น
วิธีการทำให้กระบวนการทำงานแบบแมนนวลเป็นอัตโนมัติ
คุณจะเริ่มต้นการอัตโนมัติกระบวนการทางธุรกิจของคุณได้อย่างไร? คุณสามารถอ้างอิงตัวอย่างมากมายของการอัตโนมัติกระบวนการทางธุรกิจที่มีให้ออนไลน์ได้แต่ไม่ใช่ทุกตัวอย่างที่จะเหมาะกับคุณ
คุณต้องทดลองและสร้างกระบวนการทำงานที่เป็นเอกลักษณ์ซึ่งตรงตามความต้องการของคุณ นี่คือคำแนะนำทีละขั้นตอนเพื่อเริ่มต้น:
ขั้นตอนที่ 1: ระบุการปรับปรุงกระบวนการ
ก่อนที่จะกระโดดเข้าสู่ระบบอัตโนมัติโดยตรง ให้ถอยกลับมาและประเมินกระบวนการที่มีอยู่ของคุณก่อน ถามตัวเองด้วยคำถามเหล่านี้
- ขั้นตอนการทำงานปัจจุบันของคุณคืออะไร?
- งานใดที่ใช้เวลาส่วนใหญ่?
- มีกี่อย่างที่สามารถทำให้เป็นระบบอัตโนมัติได้?
คำถามเหล่านี้จะช่วยให้คุณระบุขั้นตอนที่พร้อมสำหรับการปรับโฉมสู่ดิจิทัลได้อย่างแม่นยำ เพื่อให้กระบวนการนี้ง่ายขึ้น แนะนำให้ใช้เครื่องมืออัตโนมัติสำหรับกระบวนการทางธุรกิจ
ClickUp คือซอฟต์แวร์อัตโนมัติงานที่ดีที่สุดที่ช่วยให้คุณทำงานธุรกิจอัตโนมัติ, ร่วมมือ, และติดตามความคืบหน้าได้ในแพลตฟอร์มเดียว
ใช้เครื่องมือเช่นClickUp Mind Mapsเพื่อสร้างภาพรวมของกระบวนการทำงานของคุณและระบุจุดที่ต้องปรับปรุงได้อย่างง่ายดายในพริบตา
💡เคล็ดลับจากมืออาชีพ: นำทีมของคุณเข้ามามีส่วนร่วม ทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ ต้องการเชื่อมโยงการระดมความคิดด้วยภาพ—ไม่ว่าจะเป็นโน้ตติดผนัง รูปทรงต่างๆ หรือเส้นเชื่อมโยง—กับงานจริงหรือไม่? ลองใช้ClickUp Whiteboardsแล้วทำให้การปรับแต่งขั้นตอนการทำงานของคุณสนุกยิ่งขึ้น!
ขั้นตอนที่ 2: กำหนดขอบเขตความต้องการของระบบอัตโนมัติ
เมื่อคุณได้ระบุจุดที่ไม่มีประสิทธิภาพแล้ว ก็ถึงเวลาที่จะตั้งเป้าหมายที่ชัดเจน คุณต้องการผลลัพธ์อะไรจากการใช้ระบบอัตโนมัติ? ClickUp ช่วยให้คุณสร้างประเภทงานที่กำหนดเองได้ ซึ่งปรับให้เข้ากับแง่มุมต่างๆ ของธุรกิจของคุณ
ไม่ว่าคุณจะจัดการกับคำถามจากลูกค้า ติดตามความคืบหน้าของโครงการ หรือดำเนินการด้านทรัพยากรบุคคล คุณสามารถกำหนดประเภทของงานแต่ละประเภทด้วยฟิลด์ที่กำหนดเองและสถานะเฉพาะที่สะท้อนถึงวัตถุประสงค์ของงานนั้นๆ
ใช้ฟิลด์ที่กำหนดเองของ ClickUpเพื่อเพิ่มข้อมูลเฉพาะที่เกี่ยวข้องกับแต่ละประเภทของงาน เช่น รายการแบบเลื่อนลงสำหรับตัวชี้วัดความสำคัญ หรือสูตรสำหรับการคำนวณความคืบหน้า
📌 ตัวอย่าง: หากคุณกำลังติดตามหมวดหมู่โครงการการตลาด คุณสามารถสร้างฟิลด์แบบกำหนดเองแบบดรอปดาวน์ที่มีตัวเลือกเช่น "สื่อที่เสียค่าใช้จ่าย" "เนื้อหาออร์แกนิก" และ "เนื้อหาที่ผู้ใช้สร้างขึ้น" เพิ่มฟิลด์ที่ไม่ซ้ำกันเพื่อจับรายละเอียดที่สำคัญ เช่น กำหนดเส้นตายการเผยแพร่หรือประเภทของช่องทาง
นี่ช่วยรักษาความสม่ำเสมอในการบันทึกข้อมูล. บันทึกประเภทงานที่กำหนดเองเหล่านี้เป็นเทมเพลตเพื่อใช้ซ้ำในองค์กรของคุณ.
อ่านเพิ่มเติม: ตัวอย่างและกรณีการใช้งานการอัตโนมัติของกระบวนการทำงาน
ขั้นตอนที่ 3: พัฒนาระบบอัตโนมัติ
เมื่อคุณได้กำหนดภารกิจของคุณแล้ว ก็ถึงเวลาที่จะทำให้พวกมันอัตโนมัติ!ClickUp Automationsช่วยให้คุณสามารถตั้งค่าภารกิจที่เกิดซ้ำได้ และสร้างตัวกระตุ้นที่เริ่มการกระทำโดยอัตโนมัติ
คุณอาจคิดว่ามันต้องใช้ทักษะการเขียนโปรแกรม แต่ไม่เลย! มันเหมือนโดมิโน—การกระทำหนึ่งกระตุ้นอีกการกระทำหนึ่งให้เกิดขึ้นอย่างสมบูรณ์แบบและประสานกัน จนนำไปสู่การทำงานอัตโนมัติของงานที่น่าเบื่อที่สุด
📌 ตัวอย่าง: สมมติว่าทีมของคุณทำเครื่องหมายงานออกแบบว่า 'เสร็จสมบูรณ์' คุณสามารถสร้างระบบอัตโนมัติที่กำหนดเองเพื่อแจ้งเตือนคุณทันทีเพื่อขออนุมัติและกำหนดการตรวจสอบคุณภาพพร้อมกำหนดเวลา ซึ่งช่วยให้คุณรับผิดชอบและมั่นใจได้ว่าไม่มีอะไรผิดพลาดในระหว่างดำเนินการ
ไม่มีความจำเป็นต้องมีการเตือนด้วยตนเองอีกต่อไปว่าเราอาจลืมที่จะให้. ด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง คุณสามารถลดความเสี่ยงของการละเลยที่สามารถหลีกเลี่ยงได้ในทุกภารกิจที่เกี่ยวข้อง!
ก่อนระบบอัตโนมัติ ทุกครั้งที่นักเขียนคำโฆษณาทำภารกิจเสร็จสิ้น เราต้องสื่อสารขึ้นไปตามลำดับชั้นการบังคับบัญชาด้วยตนเองว่าข้อความพร้อมแล้ว ซึ่งอาจใช้เวลาถึง 36 ชั่วโมง มันยอดเยี่ยมมาก เพราะทั้งทีมสามารถติดตามงานประจำวันของตนได้ใน ClickUp *
ก่อนระบบอัตโนมัติ ทุกครั้งที่นักเขียนคำโฆษณาทำภารกิจเสร็จสิ้น เราต้องสื่อสารขึ้นไปตามลำดับชั้นการบังคับบัญชาด้วยตนเองว่าข้อความพร้อมแล้ว ซึ่งอาจใช้เวลาถึง 36 ชั่วโมง มันยอดเยี่ยมมาก เพราะทั้งทีมสามารถติดตามงานประจำวันของตนได้ใน ClickUp *
ขั้นตอนที่ 4: ตรวจสอบระบบอัตโนมัติอย่างใกล้ชิดตั้งแต่เริ่มต้น
เมื่อกระบวนการอัตโนมัติของคุณเริ่มใช้งานแล้ว ให้ติดตามอย่างใกล้ชิดและทดสอบสิ่งที่เหมาะกับทีมของคุณ
เลือกจากมุมมอง ClickUpมากกว่า 15 แบบเพื่อติดตามงานของคุณในวิธีที่เหมาะกับทีมของคุณ ใช้มุมมองรายการสำหรับการจัดการงานอย่างละเอียด มุมมองปฏิทินสำหรับการติดตามกำหนดเวลา และมุมมองแกนต์เพื่อดูหมุดหมายและความสัมพันธ์ทั้งหมดของคุณ
มุมมองเหล่านี้สามารถปรับแต่งได้อย่างสมบูรณ์ คุณสามารถปรับเปลี่ยนได้ตามต้องการ นอกจากนี้คุณยังสามารถกรองงานตามสถานะ ผู้รับผิดชอบ และอื่นๆ เพื่อเพิ่มความเป็นระเบียบในการจัดการกระบวนการธุรกิจของคุณได้อีกด้วย
นอกจากนี้แดชบอร์ดของ ClickUpยังให้ภาพรวมแบบเรียลไทม์ของกระบวนการทำงานของคุณ และช่วยให้คุณติดตาม KPI ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ตั้งแต่ปริมาณงานของพนักงานไปจนถึงกำหนดเวลาของโครงการ แดชบอร์ดเหล่านี้ช่วยให้คุณติดตามทุกอย่างและทำให้การรายงานธุรกิจของคุณเป็นอัตโนมัติ
ขั้นตอนที่ 5: ปรับปรุงระบบอัตโนมัติให้ดีขึ้นตามเวลา
แม้ว่าการทำงานอัตโนมัติจะสะดวกเพียงใด ก็ยังต้องการการดูแลจากมนุษย์ในระดับหนึ่ง ดังนั้น อย่าเพียงแค่ตั้งค่าแล้วปล่อยทิ้งไว้
ClickUp นำเสนอเครื่องมือรายงานที่แข็งแกร่งที่สุดสำหรับการทำงานอัตโนมัติ ซอฟต์แวร์รายงานของเราช่วยให้คุณสามารถสร้างแดชบอร์ดแบบครบวงจรเป็นศูนย์ควบคุมภารกิจของคุณได้
ง่ายเหมือนการเพิ่มบัตรวัดผลและแผนภูมิ ใส่ข้อมูลของคุณ และปรับแต่งภาพให้สวยงาม คุณสามารถเห็นงานทั้งหมดในระดับสูงเพื่อจัดการผู้คน งาน เวลา เอกสาร การฝัง และสปรินต์ในที่เดียว
ตั้งเป้าหมายรายไตรมาสและติดตามงานของพนักงานทุกคนในแดชบอร์ดเดียว การจัดการทรัพยากรช่วยให้คุณมองเห็นภาพรวมว่าคุณใช้ประโยชน์จากทีมของคุณได้ดีเพียงใด และการวิเคราะห์ปริมาณงานจะแสดงประสิทธิภาพการทำงานของทีมคุณโดยติดตามการเสร็จสิ้นงาน
เป้าหมายสุดท้าย? การระบุสิ่งที่คุณทำได้ดีและขจัดอุปสรรคในกระบวนการของคุณผ่านการอัตโนมัติที่มีประสิทธิภาพ ด้วยการมองเห็นทุกขั้นตอนของกระบวนการทำงานของคุณ คุณจะบริหารทีมได้อย่างมีประสิทธิภาพและสร้างผลงานที่ดีขึ้น
📮ClickUp Insight: เราเพิ่งค้นพบว่าประมาณ33% ของพนักงานที่ใช้ความรู้ส่งข้อความถึง 1 ถึง 3 คนทุกวันเพื่อรับบริบทที่พวกเขาต้องการ แต่จะเป็นอย่างไรหากคุณสามารถมีข้อมูลทั้งหมดที่บันทึกไว้และพร้อมใช้งานได้ทันที?
ด้วยClickUpอยู่เคียงข้างคุณ การสลับบริบทกลายเป็นเรื่องในอดีตด้วยการอัปเดตอัตโนมัติ
ต้องการสรุปความคืบหน้าของทีมอย่างรวดเร็วโดยไม่ต้องดูที่แดชบอร์ดใช่ไหม? ใช้ClickUp Brain ผู้ช่วยอัจฉริยะที่ขับเคลื่อนด้วย AI ของคุณ!
สมองมีคำตอบสำหรับทุกคำถามที่เกี่ยวข้องกับโปรเจ็กต์ เพราะมันดึงข้อมูลมาจากที่ทำงานของคุณเอง—งานที่ต้องทำ, บันทึกการประชุม, และแม้กระทั่งการสนทนาในแชท นี่หมายความว่าคุณจะได้รับเพียงสิ่งที่คุณต้องการเท่านั้น ไม่มีข้อมูลที่ไม่จำเป็น และมีความถูกต้อง 100%!
คุณยังสามารถใช้มันเพื่อสร้างระบบอัตโนมัติแบบกำหนดเองใน ClickUp โดยใช้คำสั่งในรูปแบบภาษาธรรมชาติ
ขั้นตอนโบนัสที่ 6: สร้างการมีส่วนร่วมกับทีมของคุณเพื่อการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง
ทีมของคุณคือทรัพย์สินที่มีค่าที่สุด—ดังนั้นให้พวกเขามีส่วนร่วม! เพิ่มความคิดเห็นในภารกิจเพื่อรวบรวมข้อเสนอแนะเกี่ยวกับกระบวนการทำงานอัตโนมัติและส่งเสริมให้เสนอแนะการปรับปรุง
กำหนดเวลาการตรวจสอบเป็นประจำเพื่อหารือเกี่ยวกับสิ่งที่ได้ผลและระดมความคิดเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพ
ทุกอย่างตั้งแต่การคิดค้นไปจนถึงการนำไปใช้และการรายงานเกิดขึ้นที่นี่ที่ ClickUp:
- ระบุงานที่ทำซ้ำและใช้เวลามาก
- ประหยัดเวลาด้วยการสร้างแม่แบบสำหรับประเภทงานและฟิลด์ที่ตรงกับความต้องการทางธุรกิจของคุณ
- ตั้งค่าการแจ้งเตือนและการเตือนความจำอัตโนมัติเพื่อให้แน่ใจว่าทุกกำหนดเวลาได้รับการปฏิบัติตาม
- รับข้อมูลเชิงลึกแบบเรียลไทม์เกี่ยวกับการทำงานอัตโนมัติของคุณ
- ทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพกับทีมของคุณและเก็บงานและการสนทนาทั้งหมดไว้ในที่เดียวกัน
อินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่ายและคุณสมบัติที่สามารถปรับแต่งได้อย่างสมบูรณ์ของ ClickUp ช่วยให้คุณบอกลาภารกิจที่น่ากลัวเหล่านั้นได้:
มันยอดเยี่ยมมากสำหรับการทำให้กระบวนการที่ทำซ้ำ ๆ เป็นอัตโนมัติ เพื่อเพิ่มการมองเห็นและความรับผิดชอบ และพูดตรง ๆ ก็คือ เพื่อลดความจำเป็นในการเดินไปรอบโรงงานถึง 3 ครั้งเพื่อรวบรวมข้อมูลจากสมาชิกทีม 3 คนที่แตกต่างกัน ฉันคิดว่าคนส่วนใหญ่ใช้มันเพื่อสนับสนุนงานบริหารหรือโครงการของพวกเขา แต่เราได้นำไปใช้ได้ดีมากในการทำให้กระบวนการผลิตของเราเป็นดิจิทัล
มันยอดเยี่ยมมากสำหรับการทำให้กระบวนการที่ทำซ้ำ ๆ เป็นอัตโนมัติ เพื่อเพิ่มการมองเห็นและความรับผิดชอบ และพูดตรง ๆ ก็คือ เพื่อลดความจำเป็นในการเดินไปรอบโรงงานถึง 3 ครั้งเพื่อรวบรวมข้อมูลจากสมาชิกทีม 3 คนที่แตกต่างกัน ฉันคิดว่าคนส่วนใหญ่ใช้มันเพื่อสนับสนุนงานบริหารหรือโครงการของพวกเขา แต่เราได้นำไปใช้ได้ดีมากในการทำให้กระบวนการผลิตของเราเป็นดิจิทัล
💡 เคล็ดลับมืออาชีพ: อย่าเริ่มต้นจากศูนย์ เพื่อเร่งกระบวนการอัตโนมัติ ให้ใช้เทมเพลตที่ออกแบบมาเฉพาะสำหรับอุตสาหกรรมของคุณ เช่น เทมเพลตสำหรับขั้นตอนการทำงานในการต้อนรับลูกค้าใหม่ หรือตัวติดตามแคมเปญการตลาด
แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการทำงานอัตโนมัติที่ประสบความสำเร็จ
การทำให้กระบวนการจัดการธุรกิจของคุณเป็นระบบอัตโนมัติคือการเดินทาง ไม่ใช่จุดหมายปลายทาง. ปฏิบัติตามแนวทางที่ดีที่สุดเหล่านี้เพื่อให้การเปลี่ยนผ่านเป็นไปอย่างราบรื่นและประสบความสำเร็จ.
เริ่มต้นจากสิ่งเล็ก ๆ
อย่าพยายามทำให้ทุกอย่างเป็นระบบอัตโนมัติพร้อมกันทั้งหมด เริ่มต้นด้วยกระบวนการเดียวที่ชัดเจนภายในแผนกใดแผนกหนึ่งก่อน วิธีนี้จะช่วยให้คุณได้ทดลอง ปรับตัวกับระบบ ระบุปัญหาที่อาจเกิดขึ้น และปรับปรุงแนวทางของคุณก่อนที่จะขยายการนำระบบอัตโนมัติไปใช้ทั่วทั้งองค์กร
มีส่วนร่วมกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียตั้งแต่วันแรก
ระบบอัตโนมัติเปลี่ยนแปลงกระบวนการทำงานของคุณอย่างมีนัยสำคัญ ดังนั้นให้แน่ใจว่าคุณมีส่วนร่วมของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลายฝ่ายตั้งแต่ระยะการวางแผน
สิ่งนี้ช่วยให้ทุกคนมีส่วนร่วมในกระบวนการและเข้าใจเป้าหมายของการทำงานอัตโนมัติ รวบรวมข้อมูลจากพนักงาน ผู้จัดการ และแม้แต่ลูกค้า เพื่อระบุจุดที่เกิดปัญหาและพื้นที่ที่ต้องปรับปรุง
มาตรฐานกระบวนการ
ก่อนที่จะนำระบบอัตโนมัติมาใช้ ให้กำหนด เอกสาร และมาตรฐานกระบวนการของคุณให้สอดคล้องกันทั่วทั้งองค์กร ขั้นตอนนี้จะเป็นการวางรากฐานสำหรับการเปลี่ยนผ่านไปสู่กระบวนการทำงานอัตโนมัติที่ราบรื่นและประสบความสำเร็จ
พิจารณาสร้างและนำมาตรฐานการปฏิบัติงาน (SOPs) มาใช้สำหรับทุกกระบวนการสำคัญ เพื่อให้แม้แต่ผู้เริ่มต้นก็สามารถใช้แพลตฟอร์มได้ด้วยความช่วยเหลือจากคู่มือเพียงเล็กน้อย
ทดสอบอย่างละเอียด
ทดสอบการทำงานอัตโนมัติของคุณอย่างละเอียดถี่ถ้วนก่อนนำไปใช้งานจริง ตรวจสอบประสิทธิภาพอย่างใกล้ชิดหลังการใช้งาน ติดตามตัวชี้วัดสำคัญ เช่น เวลาในการประมวลผล อัตราความผิดพลาด และความพึงพอใจของลูกค้า
สิ่งนี้ช่วยให้คุณสามารถระบุและแก้ไขปัญหาต่างๆ ได้อย่างรวดเร็ว เพื่อให้ระบบอัตโนมัติให้ผลลัพธ์ตามที่คาดหวัง
ผสานปัญญาประดิษฐ์
AI สามารถเพิ่มประสิทธิภาพการอัตโนมัติของคุณได้อย่างมาก ดังนั้น ใช้มันให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้เพื่อทำให้ชีวิตของคุณง่ายขึ้น สำรวจโซลูชันที่ขับเคลื่อนด้วย AI สำหรับการวิเคราะห์ข้อมูล การสร้างแบบจำลองเชิงคาดการณ์ และงานบริการลูกค้า
มันช่วยให้คุณระบุรูปแบบ, ตัดสินใจได้ดีขึ้น, และปรับแต่งประสบการณ์ของลูกค้าให้เหมาะกับบุคคล
รักษาการกำกับดูแลโดยมนุษย์
แม้ว่าระบบอัตโนมัติสามารถลดการแทรกแซงของมนุษย์ได้อย่างมาก แต่ก็ยังมีความสำคัญที่จะต้องรักษาการกำกับดูแลของมนุษย์ในระดับหนึ่งไว้ งานบางอย่างจะต้องการการตัดสินใจของมนุษย์ ความคิดสร้างสรรค์ และการคิดวิเคราะห์อยู่เสมอ
ปรับสมดุลการทำงานอัตโนมัติกับการกำกับดูแลของมนุษย์เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุดเท่าที่เป็นไปได้
โดยการปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเหล่านี้ คุณสามารถเพิ่มประโยชน์สูงสุดจากการทำงานอัตโนมัติปรับปรุงประสิทธิภาพของกระบวนการทำงาน และเปลี่ยนผ่านไปสู่การทำงานอัตโนมัติได้อย่างประสบความสำเร็จโดยไม่รู้สึกหนักใจกับด้านเทคโนโลยี
หลุดพ้นจากสายโซ่กระดาษด้วย ClickUp
งานที่ทำซ้ำๆ ก็เหมือนกรวดเล็กๆ ในรองเท้าของคุณ—ตอนแรกคุณทนได้ แต่เมื่อเวลาผ่านไป มันก็ทำให้คุณหงุดหงิดและช้าลง คุณจำความรู้สึกตอนที่คุณสามารถเอาหินกรวดเหล่านี้ออกได้ไหม? นั่นแหละคือความรู้สึกของการทำงานอัตโนมัติ
แต่ทำไมคุณควรเลือก ClickUp เพื่อทำงานอัตโนมัติ?
นี่คือแพลตฟอร์มที่ดีที่สุดสำหรับการอัตโนมัติกระบวนการ ด้วยระบบอัตโนมัติที่ปรับแต่งได้ แดชบอร์ด และผู้ช่วย AI ที่ชาญฉลาด เป็นกุญแจสำคัญสู่การทำงานที่ราบรื่นยิ่งขึ้น ทีมงานที่มีความสุข และลูกค้าที่พึงพอใจ แล้วทำไมต้องทนกับความซ้ำซากเมื่อนวัตกรรมอยู่แค่ไม่กี่คลิก?
มันค่อนข้างง่าย เริ่มต้นจากสิ่งเล็กๆ รวมพวกทีมของคุณเข้ามา และปรับปรุงไปตามทาง ก่อนที่คุณจะรู้ตัว คุณจะสงสัยว่าเคยจัดการอย่างไรโดยไม่มีระบบอัตโนมัติ
พร้อมที่จะทำงานอัตโนมัติหรือยัง?สมัครบัญชี ClickUp ฟรีได้เลยตอนนี้!