แผนการจัดการการจัดซื้อจัดจ้าง: คืออะไร & วิธีการสร้างแผน

การจัดซื้อจัดจ้างกำลังก้าวเข้าสู่จุดสนใจ ประมาณ 64% ของผู้เชี่ยวชาญที่เข้าร่วมการสำรวจสถานะการจัดซื้อจัดจ้างระดับโลกกล่าวว่าอิทธิพลของมันกำลังเพิ่มขึ้นภายในองค์กร

เมื่อทีมจัดซื้อจัดจ้างมีบทบาทมากขึ้น พวกเขาก็ต้องเผชิญกับความท้าทายใหม่ ๆ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อต้องรับมือกับกระบวนการที่ล้าสมัยและไม่มีประสิทธิภาพ

นั่นคือจุดที่แผนการจัดการการจัดซื้อจัดจ้างที่ชาญฉลาดสร้างความแตกต่างได้อย่างแท้จริง นี่คือแผนที่นำทางของคุณในการตัดสินใจซื้ออย่างมั่นใจ ควบคุมต้นทุนให้อยู่ในกรอบ และสร้างความร่วมมือที่แข็งแกร่งกับซัพพลายเออร์

ด้วยแผนที่เหมาะสม คุณสามารถลดความเสี่ยง เพิ่มความสอดคล้องกับซัพพลายเออร์ และควบคุมงบประมาณของคุณได้ คุณพร้อมที่จะยกระดับกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างของคุณไปอีกขั้นหรือไม่?

มาดูขั้นตอนสำคัญในการสร้างแผนการจัดการการจัดซื้อจัดจ้างที่ประสบความสำเร็จกัน—เพื่อให้คุณสามารถปรับปรุงกระบวนการทำงานของคุณให้มีประสิทธิภาพ และส่งมอบผลลัพธ์โครงการที่โดดเด่นได้

แผนการจัดการการจัดซื้อจัดจ้างคืออะไร?

แผนการจัดการการจัดซื้อจัดจ้างเป็นเอกสารที่ระบุวิธีที่องค์กรหรือทีมโครงการจะจัดหาสินค้าและบริการที่จำเป็นจากผู้ให้บริการภายนอก

แผนนี้เป็นเอกสารเชิงกลยุทธ์ที่ระบุวัตถุประสงค์การจัดซื้อจัดจ้าง ปัจจัยในการคัดเลือกผู้จัดหา กระบวนการควบคุมสัญญา และมาตรการเพื่อหลีกเลี่ยงความเสี่ยงต่างๆ เพื่อให้มั่นใจว่ากิจกรรมการจัดซื้อจัดจ้างสอดคล้องกับกำหนดการโครงการ ต้นทุน และความคาดหวังด้านคุณภาพ

แผนการจัดซื้อที่มีประสิทธิภาพช่วยหลีกเลี่ยงการหยุดชะงักของห่วงโซ่อุปทาน การเพิ่มขึ้นของต้นทุน และปัญหาการปฏิบัติตามข้อกำหนด แผนนี้กำหนดบทบาทและความรับผิดชอบอย่างชัดเจน เพื่อให้มั่นใจว่ามีการประสานงานที่ราบรื่นระหว่างผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ทีมจัดซื้อ และผู้จัดการโครงการ

🧠 ข้อเท็จจริงสนุกๆ:สัญญาจัดซื้อจัดจ้างขนาดใหญ่ครั้งแรกมีอายุย้อนไปถึงประมาณ 3,000 ปีก่อนคริสตกาล สัญญานี้จัดหาหินและแรงงานสำหรับการก่อสร้างพีระมิดของอียิปต์ สัญญาที่เก่าแก่ที่สุดที่เขียนเป็นลายลักษณ์อักษร ซึ่งพบในเมโสโปเตเมีย ปรากฏบนแผ่นดินเหนียว

⭐ เทมเพลตแนะนำ

เทมเพลตการจัดซื้อโดย ClickUpช่วยให้กระบวนการจัดซื้อทั้งหมดของคุณเป็นไปอย่างราบรื่น ตั้งแต่การเลือกผู้ขายไปจนถึงการติดตามคำสั่งซื้อ จัดการคำขอ การอนุมัติ และงบประมาณได้อย่างง่ายดายในที่เดียว เพื่อให้การจัดซื้อมีประสิทธิภาพ เป็นระเบียบ และพร้อมสำหรับการตรวจสอบ

ปรับปรุงกระบวนการจัดซื้อของคุณให้มีประสิทธิภาพ—จัดการผู้ขาย การอนุมัติ และคำสั่งซื้อด้วยเทมเพลตการจัดซื้อของ ClickUp

บทบาทของการจัดการการจัดซื้อจัดจ้างในการบริหารโครงการ

ในการบริหารโครงการ การจัดซื้อจัดจ้างเป็นแรงขับเคลื่อนสำคัญที่อยู่เบื้องหลังความสำเร็จของผลลัพธ์

มันช่วยให้แน่ใจว่าทีมสามารถเข้าถึงทรัพยากรที่เหมาะสมได้ทันเวลา พร้อมทั้งควบคุมค่าใช้จ่ายและลดความเสี่ยงให้เหลือน้อยที่สุด ด้วยการจัดทำสัญญาที่ชัดเจน กำหนดตารางการส่งมอบ และกำหนดมาตรฐานคุณภาพตั้งแต่เริ่มต้นผู้จัดการการจัดซื้อจัดจ้างได้วางรากฐานให้โครงการดำเนินไปอย่างราบรื่น

การจัดการการจัดซื้อที่มีประสิทธิภาพยังช่วยเสริมสร้างความสัมพันธ์กับผู้จัดหาและบังคับใช้การปฏิบัติตามสัญญา ซึ่งช่วยลดความน่าจะเป็นของการล่าช้าหรือการเกินงบประมาณ อย่างน้อยก็สำคัญไม่แพ้กัน คือการนำความโปร่งใสมาสู่กระบวนการทั้งหมด—การติดตามคำสั่งซื้อ, การอนุมัติ, และประสิทธิภาพของผู้จัดหา—เพื่อให้ทุกคนได้รับข้อมูลและสอดคล้องกัน

ในที่สุด แนวทางการจัดซื้อจัดจ้างที่แข็งแกร่งเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการส่งมอบโครงการให้เสร็จตามกำหนดเวลา อยู่ในงบประมาณ และตามมาตรฐานสูงสุด

👀 คุณรู้หรือไม่? 21% ของผู้มีอำนาจตัดสินใจ และ 24% ของผู้นำระดับสูง ต้องการให้ ทีมจัดซื้อจัดจ้างของตนมีความคล่องตัวและยืดหยุ่นมากขึ้น เพื่อรับมือกับความเสี่ยงในการหยุดชะงักของห่วงโซ่อุปทาน

ทำไมแผนการจัดการการจัดซื้อจัดจ้างจึงมีความสำคัญ?

แผนอย่างเป็นทางการช่วยหลีกเลี่ยงค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็น, ความล่าช้า, และการไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนดขององค์กร. มีความสำคัญด้วยเหตุผลต่อไปนี้:

ความคุ้มค่าและการควบคุมค่าใช้จ่าย

แผนการจัดซื้อจัดจ้างที่เขียนอย่างมีประสิทธิภาพช่วยให้องค์กรเพิ่มประสิทธิภาพการใช้จ่ายโดยการป้องกันการซื้อที่ไม่จำเป็นและได้รับราคาที่แข่งขันได้จากซัพพลายเออร์ ช่วยให้บริษัทสามารถเจรจาเงื่อนไขที่ดีขึ้น สร้างความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์ที่ดีขึ้น และลดต้นทุน

📌 ลองนึกภาพ ทีมการตลาดที่ต้องการวัสดุสำหรับงานอีเวนต์ แทนที่จะต้องซื้อจากซัพพลายเออร์หลายรายในราคาฉุกเฉิน การวางแผนจัดซื้อช่วยให้พวกเขาสามารถเจรจาสัญญาประจำปีกับผู้จำหน่ายที่เชื่อถือได้ ช่วยประหยัดทั้งเงินและเวลา

การสอดคล้องกับกลยุทธ์ทางธุรกิจ

แผนการจัดซื้อจัดจ้างช่วยให้มั่นใจว่ากิจกรรมการจัดซื้อสอดคล้องกับวัตถุประสงค์โดยรวมขององค์กร การคาดการณ์วัตถุประสงค์ในการจัดซื้อจัดจ้างล่วงหน้าช่วยให้บริษัทสามารถกำหนดเวลาการซื้อที่สำคัญ หลีกเลี่ยงค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็น และปรับปรุงการวางแผนทางการเงิน

📌 พิจารณา บริษัทก่อสร้างที่กำลังวางแผนโครงการหลายโครงการตลอดทั้งปี ด้วยแผนการจัดซื้อจัดจ้าง ทีมจัดซื้อสามารถจัดซื้อวัสดุจำนวนมากให้สอดคล้องกับกำหนดเวลาของโครงการ ช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายจากการได้รับส่วนลดและหลีกเลี่ยงปัญหาสินค้าขาดสต็อก

การจัดการผู้จัดหาที่ดีขึ้น

แผนการจัดการการจัดซื้อจัดจ้างช่วยให้มีเกณฑ์การคัดเลือกผู้จัดหาที่ชัดเจน ซึ่งทำให้ธุรกิจมั่นใจได้ว่าจะได้ทำธุรกิจกับผู้จัดหาที่น่าเชื่อถือ ด้วยความสัมพันธ์ที่ดีกับผู้จัดหา ธุรกิจสามารถต่อรองเงื่อนไขสัญญาที่ดีขึ้น ปรับปรุงคุณภาพของบริการ และหลีกเลี่ยงความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับการใช้ผู้จัดหาที่มีประสิทธิภาพต่ำ

📌 ภาพ บริษัทค้าปลีกกำลังประเมินซัพพลายเออร์ประจำปีผ่านบัตรคะแนนที่อิงตามกรอบเวลาการส่งมอบและคุณภาพ แผนการจัดซื้อจัดจ้างที่แข็งแกร่งช่วยให้พวกเขาสามารถเปลี่ยนซัพพลายเออร์ที่มีผลงานต่ำได้ก่อนที่ความพึงพอใจของลูกค้าจะลดลง

การปฏิบัติตามกฎระเบียบและนโยบาย

องค์กรต้องปฏิบัติตามนโยบายภายในและกฎหมายภายนอกเมื่อทำการจัดซื้อจัดจ้าง แผนการจัดการโครงการอย่างเป็นทางการรับประกันว่าการจัดซื้อจัดจ้างทั้งหมดเป็นไปตามข้อกำหนด ป้องกันปัญหาทางกฎหมาย ค่าปรับ หรือการสูญเสียชื่อเสียงอันเนื่องมาจากการไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนด

📌 บริษัทด้านการดูแลสุขภาพ ตัวอย่างเช่น ต้องมั่นใจว่าอุปกรณ์ทางการแพทย์ที่จัดซื้อทั้งหมดเป็นไปตามข้อกำหนดของรัฐบาล แผนการจัดซื้อจัดจ้างจะรวมการตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อกำหนดไว้ในทุกการตัดสินใจซื้อ ช่วยลดความเสี่ยงทางกฎหมาย

การลดความเสี่ยงและการวางแผนสำรอง

การจัดซื้อจัดจ้างมีความเสี่ยงในกรณีที่ผู้จัดหาล้มเหลว ราคาผันผวน และปัญหาคุณภาพ แผนการจัดการการจัดซื้อจัดจ้างประกอบด้วยกระบวนการจัดการความเสี่ยง เช่น การประเมิน การวางแผนสำรอง และการจัดหาแหล่งที่มาทางเลือก เพื่อลดการหยุดชะงักของการดำเนินงาน

📌 จินตนาการ ถึงบริษัทผู้ผลิตที่กำลังจัดหาชิ้นส่วนสำคัญจากต่างประเทศ เมื่อเกิดความล่าช้าในการขนส่ง ผู้จัดหาสำรองที่ระบุไว้ในแผนการจัดซื้อจะช่วยให้สายการผลิตยังคงดำเนินการต่อไปได้โดยไม่สูญเสียอย่างรุนแรง

การเพิ่มประสิทธิภาพของเวลาและทรัพยากร

หากไม่มีกระบวนการที่เป็นลายลักษณ์อักษร กิจกรรมการจัดซื้อจัดจ้างมีแนวโน้มที่จะไม่มีประสิทธิภาพและสิ้นเปลือง ด้วยแผนงานที่ถูกต้อง องค์กรสามารถลดค่าใช้จ่ายในการบริหารจัดการและมุ่งเน้นไปที่การดำเนินงานทางธุรกิจที่สำคัญแทนที่จะทำกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างซ้ำๆ

📌 คิดถึงบริษัท SaaS ที่กำลังเติบโตอย่างรวดเร็วซึ่งกำลังรับผู้ให้บริการหลายรายสำหรับการสมัครสมาชิกซอฟต์แวร์ กระบวนการจัดซื้อจัดจ้างที่มีประสิทธิภาพช่วยลดเอกสารและความสับสนของผู้ให้บริการ ทำให้พนักงานสามารถมุ่งเน้นไปที่การปรับปรุงผลิตภัณฑ์แทนการไล่ตามการอนุมัติ

👀 คุณทราบหรือไม่? ด้วยการหยุดชะงักของห่วงโซ่อุปทานอย่างต่อเนื่อง การเปลี่ยนแปลงทางเทคโนโลยีอย่างรวดเร็ว และความต้องการกระบวนการที่ราบรื่นยิ่งขึ้นผู้นำด้านห่วงโซ่อุปทานถึง 47%ต้องเผชิญกับปัญหาความไม่มีประสิทธิภาพในการดำเนินงาน

องค์ประกอบหลักของแผนการจัดการการจัดซื้อจัดจ้าง

แผนการจัดการการจัดซื้อจัดจ้างมีองค์ประกอบหลักสามประการ:

ส่วนประกอบ	สิ่งที่มันหมายถึง
กลยุทธ์การจัดซื้อจัดจ้าง	✅ สรุปแนวทางโดยรวมสำหรับการจัดซื้อจัดจ้างสินค้าและบริการ ✅ กำหนดสิ่งที่ควรจัดซื้อจัดจ้าง เวลา และข้อจำกัดด้านงบประมาณ ✅ รับรองว่าการจัดซื้อจัดจ้างสอดคล้องกับเป้าหมายขององค์กร พร้อมทั้งเพิ่มประสิทธิภาพด้านต้นทุนและความคุ้มค่า
กระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง	✅ อธิบายขั้นตอนตามลำดับสำหรับการจัดซื้อสินค้าและบริการ: การระบุความต้องการ, การคัดเลือกผู้จัดหา, การเจรจาสัญญา, และการจัดการการดำเนินงาน ✅ รับประกันความคุ้มค่าและส่งมอบตรงเวลา
แผนควบคุมการจัดซื้อจัดจ้าง	✅ กำหนดกระบวนการในการวัดกิจกรรมการจัดซื้อจัดจ้าง ✅ เน้นการควบคุมต้นทุน การควบคุมคุณภาพ และการปฏิบัติตามนโยบายและกฎหมาย ✅ รักษาการจัดซื้อจัดจ้างให้อยู่ในงบประมาณในขณะที่สนับสนุนวัตถุประสงค์ขององค์กร

นอกเหนือจากสามประการนี้แล้ว ส่วนประกอบอื่น ๆ ได้แก่:

ส่วนประกอบเพิ่มเติม	เหตุใดจึงมีความสำคัญ
วัตถุประสงค์และเป้าหมายการจัดซื้อจัดจ้าง	วัตถุประสงค์ที่ชัดเจนช่วยขับเคลื่อนกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างให้ก้าวหน้า
การระบุและการมีส่วนร่วมของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย	การวางแผนการจัดซื้อจัดจ้างที่มีประสิทธิภาพต้องอาศัยการมีส่วนร่วมจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลัก เช่น หัวหน้าแผนก ผู้จัดการสัญญา และผู้ใช้ปลายทาง
การวิเคราะห์ตลาดและการคัดเลือกผู้จัดหา	แผนการจัดซื้อที่แข็งแกร่งประกอบด้วยการวิจัยตลาดอย่างครอบคลุมเพื่อระบุผู้จัดหาที่ดี. ราคา, ระยะเวลาการส่งมอบ, และประสิทธิภาพของผู้จัดหาเป็นปัจจัยสำคัญสำหรับการตัดสินใจซื้ออย่างชาญฉลาด.
การพิจารณาด้านงบประมาณและค่าใช้จ่าย	แผนการจัดซื้อควรรวมถึงค่าใช้จ่ายในการซื้อทั้งหมด—ต้นทุนโดยตรง ภาษี โลจิสติกส์ และการติดตั้ง การติดตามค่าใช้จ่ายผ่านซอฟต์แวร์การจัดซื้อช่วยให้องค์กรยึดมั่นในงบประมาณและป้องกันการใช้จ่ายเกินตัว
การประเมินความเสี่ยงและการจัดการความเสี่ยง	การจัดซื้อจัดจ้างมีความเสี่ยง เช่น ความล่าช้าจากผู้จัดหาหรือปัญหาคุณภาพ แผนที่ดีควรมีการประเมินความเสี่ยงและกลยุทธ์ในการลดความเสี่ยง เช่น การระบุผู้จัดหาทางเลือกหรือการดำเนินมาตรการสำรองเพื่อลดการหยุดชะงัก
กำหนดการและระยะเวลาการจัดซื้อจัดจ้าง	การจัดทำไทม์ไลน์อย่างเป็นทางการช่วยให้กิจกรรมการจัดซื้อจัดจ้างสอดคล้องกับกำหนดการของโครงการ ซึ่งรวมถึงเหตุการณ์สำคัญต่างๆ เช่น การคัดเลือกผู้ขาย การลงนามในสัญญา และกำหนดการส่งมอบ เพื่อให้กระบวนการต่างๆ เป็นไปตามแผน
การบริหารสัญญาและการจัดการ	การบริหารสัญญาอย่างมีประสิทธิภาพช่วยให้ผู้ขายปฏิบัติตามเงื่อนไขที่ตกลงไว้ อำนวยความสะดวกในการเจรจาต่อรอง ตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อกำหนด และจัดการการแก้ไขสัญญา ซึ่งช่วยปกป้องผลประโยชน์ขององค์กรและเสริมสร้างความสัมพันธ์กับผู้จัดหา
การวัดผลและการประเมินผล	การติดตามผลการดำเนินงานการจัดซื้อจัดจ้างผ่านตัวชี้วัดประสิทธิภาพหลัก (KPIs) ช่วยให้สามารถวัดความน่าเชื่อถือของซัพพลายเออร์ ต้นทุน และประสิทธิภาพได้ การตรวจสอบอย่างสม่ำเสมอช่วยให้องค์กรสามารถปรับกลยุทธ์การจัดซื้อจัดจ้างให้เหมาะสมและปรับปรุงประสิทธิภาพได้

💡 คำแนะนำจากผู้เชี่ยวชาญ: ทีมจัดซื้อจัดจ้างและซัพพลายเออร์ต้องร่วมมือกันอย่างใกล้ชิดเพื่อปรับปรุงการดำเนินงานให้ทันสมัยขึ้น ด้วยการขยายความร่วมมืออย่างตั้งใจ พวกเขาสามารถปรับบทบาทการจัดซื้อจัดจ้างให้สอดคล้องกับการขยายตัวในองค์กรได้

คู่มือทีละขั้นตอน: การสร้างแผนการจัดการการจัดซื้อจัดจ้าง

แผนการจัดการการจัดซื้อจัดจ้างที่เหมาะสมสามารถช่วยให้องค์กรสามารถจัดซื้อสินค้าและบริการที่เหมาะสมได้ในราคาที่ดีที่สุดเท่าที่เป็นไปได้ พร้อมทั้งบรรลุประสิทธิภาพ ความสอดคล้องตามข้อกำหนด และการประหยัดค่าใช้จ่าย ต่อไปนี้คือขั้นตอนในการพัฒนาแผนการจัดซื้อจัดจ้างที่ชัดเจน

1. กำหนดวัตถุประสงค์การจัดซื้อจัดจ้าง

ขั้นตอนแรกในการวางแผนการจัดซื้อจัดจ้างคือการสร้างวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนซึ่งสอดคล้องกับวัตถุประสงค์ทางธุรกิจที่กำหนดไว้ องค์กรจำเป็นต้องทราบอย่างชัดเจนว่าต้องการจัดซื้อจัดจ้างอะไร ทำไม และคาดหวังอะไรจากการจัดซื้อจัดจ้างนั้น

2. พัฒนากลยุทธ์การจัดซื้อจัดจ้างและงบประมาณ

แผนการจัดซื้อจัดจ้างที่ประสบความสำเร็จจะอธิบายว่าองค์กรจะจัดหาสินค้าและบริการได้อย่างคุ้มค่าและเชื่อถือได้มากที่สุดอย่างไร ขั้นตอนจะประกอบด้วย:

การระบุการจัดซื้อจัดจ้างระดับโลกหรือระดับประเทศ สัญญาระยะสั้นและระยะยาว หรือการผลิตภายในองค์กรเทียบกับการจัดซื้อจากบุคคลที่สาม
ศึกษาประวัติการจัดซื้อจัดจ้างอย่างละเอียดเพื่อเรียนรู้เกี่ยวกับโอกาสในการลดต้นทุน
การกำหนดวงเงินค่าใช้จ่ายเพื่อหลีกเลี่ยงการใช้จ่ายเกินและจัดสรรเงินทุนตามลำดับความสำคัญของค่าใช้จ่าย

3. การเชิญชวนให้ยื่นข้อเสนอ/คำเสนอราคา (ใบเสนอราคา) จากผู้จัดหา

หลังจากระบุความต้องการและกลยุทธ์การจัดซื้อจัดจ้างแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการทำความเข้าใจซัพพลายเออร์ที่มีศักยภาพและกิจกรรมการเชิญเสนอราคา ซึ่งได้แก่ การขอข้อเสนอโครงการ (RFP) หรือการขอใบเสนอราคา (RFQ) เพื่อเชิญให้มีการเสนอราคาแข่งขัน โดยเอกสารเหล่านี้จะต้องประกอบด้วย:

คำจำกัดความที่ชัดเจนของสินค้าหรือบริการที่ต้องการ
กำหนดการส่งมอบและมาตรฐานการบริการคาดว่าจะได้รับการพิจารณา
เกณฑ์การประเมินผู้ขาย

ClickUp Brain - แผนการจัดการการจัดซื้อจัดจ้าง — สร้าง RFP ได้อย่างง่ายดายผ่าน ClickUp Docs พร้อมความช่วยเหลือในการเขียนด้วย AI จาก ClickUp Brain

4. เปรียบเทียบข้อเสนอและเลือกผู้จัดหา

เมื่อการยื่นข้อเสนอได้สิ้นสุดลงแล้ว บริษัทต่างๆ จะต้องเปรียบเทียบผู้จัดหาสินค้าหรือบริการกับเกณฑ์ที่กำหนดไว้เพื่อการประเมินผล กระบวนการประเมินผลที่มีประสิทธิภาพควรพิจารณาสิ่งต่อไปนี้:

ต้นทุนเทียบกับมูลค่า: การเปรียบเทียบต้นทุนที่เกี่ยวข้องกับข้อได้เปรียบในระยะยาว
การประกันคุณภาพ: การตรวจสอบผลการดำเนินงานที่ผ่านมา, การอ้างอิงจากลูกค้า, และการปฏิบัติตามมาตรฐานอุตสาหกรรม
ความน่าเชื่อถือ: การรับประกันว่าผู้จัดหาสามารถรองรับความต้องการทางธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงได้ ในขณะที่ยังคงรักษาระดับการให้บริการ
เงื่อนไขสัญญา: การรับประกัน, นโยบายการคืนสินค้า, และเงื่อนไขการสนับสนุนหลังการขาย

ผู้จัดหาที่ได้รับการคัดเลือกสามารถต่อรองเพิ่มเติมได้ก่อนการตกลงสัญญาเพื่อให้ได้ข้อตกลงที่ดีที่สุด

5. จัดการกระบวนการจัดซื้อและปิดกระบวนการ

เมื่อได้เลือกผู้จัดหาแล้ว องค์กรต้องติดตามการส่งมอบการจัดซื้อจัดจ้างอย่างมีประสิทธิภาพ และตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อกำหนดและการควบคุมคุณภาพ. กิจกรรมหลักในระยะนี้ ได้แก่:

ติดตามคำสั่งซื้อ: ตรวจสอบการจัดส่งเพื่อกำหนดการดำเนินการให้เสร็จสิ้นตามเวลา
การตรวจสอบคุณภาพ: ตรวจสอบวัสดุที่ได้รับเพื่อให้แน่ใจว่าสอดคล้องกับข้อกำหนด
การแก้ไขปัญหา: การดำเนินการอย่างรวดเร็วเพื่อแก้ไขความไม่สอดคล้องหรือปัญหาที่เกี่ยวข้องกับผู้จัดหา
การประมวลผลการชำระเงิน: รับประกันว่าทุกการชำระเงินได้รับการดำเนินการตามข้อกำหนดของสัญญา
การรายงานและการประเมินผลขั้นสุดท้าย: ประเมินผลการปฏิบัติงานของผู้จัดหาเพื่อวัตถุประสงค์ในอนาคต และปิดสัญญาการจัดซื้อจัดจ้างอย่างเป็นทางการ

👀 คุณทราบหรือไม่?การลดต้นทุนจากซัพพลายเออร์ลง 10%สามารถเพิ่ม EBITDA ได้ถึง 32% สำหรับบริษัทในกลุ่ม Fortune 500 และ 27% สำหรับธุรกิจในกลุ่ม FTSE 350 ซึ่งเป็นการปลดล็อกศักยภาพในการทำกำไรที่สำคัญ

เครื่องมือที่ดีที่สุดสำหรับการวางแผนการจัดการการจัดซื้อจัดจ้าง

เครื่องมือที่เหมาะสมสามารถเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดซื้อจัดจ้าง ประหยัดต้นทุน และช่วยให้ปฏิบัติตามนโยบายได้อย่างเคร่งครัด ซอฟต์แวร์จัดซื้อจัดจ้างสมัยใหม่และโซลูชันการบริหารโครงการช่วยให้กระบวนการทำงานเป็นระบบมากขึ้น อัตโนมัติในกิจกรรมต่าง ๆ และมองเห็นภาพรวมของค่าใช้จ่ายได้อย่างชัดเจน ด้านล่างนี้คือรายชื่อเครื่องมือวางแผนและบริหารจัดการการจัดซื้อจัดจ้างชั้นนำบางส่วน:

ซอฟต์แวร์จัดซื้อจัดจ้าง

ด้วยซอฟต์แวร์จัดซื้อจัดจ้าง บริษัทสามารถบริหารความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์ พร้อมทั้งติดตามกิจกรรมการจัดซื้อและดำเนินการจัดซื้อจัดจ้างโดยอัตโนมัติ โซลูชันที่เป็นที่รู้จัก ได้แก่:

SAP Ariba

โซลูชันการจัดซื้อจัดจ้างบนระบบคลาวด์ที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดหา การจัดการสัญญา และการทำงานร่วมกับซัพพลายเออร์ ช่วยให้องค์กรได้รับข้อเสนอที่ดีกว่าและเพิ่มประสิทธิภาพการใช้จ่ายด้วยการมองเห็นกิจกรรมการจัดซื้อจัดจ้างแบบเรียลไทม์

Oracle Procurement Cloud

โซลูชันที่ยอดเยี่ยมที่ช่วยอัตโนมัติการซื้อ, การคัดเลือกผู้จัดหา, และการทำสัญญา. มันทำให้แน่ใจว่าการปฏิบัติตามนโยบายการจัดซื้อจัดจ้าง และการจัดซื้อจัดจ้างง่ายขึ้น.

คูปา

โซลูชันการจัดซื้อแบบครบวงจรสำหรับการบริหารจัดการค่าใช้จ่าย การบริหารความเสี่ยงของผู้จัดหา และการทำงานแบบอนุมัติอัตโนมัติ Coupa สามารถผสานการทำงานกับระบบทางการเงินเพื่อการตรวจสอบงบประมาณแบบเรียลไทม์และการควบคุมค่าใช้จ่าย

🧠 ข้อเท็จจริงสนุกๆ: ผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อทำมากกว่าการสั่งซื้อสินค้า พวกเขาเจรจาสัญญา ตรวจสอบคุณภาพ และวิเคราะห์ประสิทธิภาพของผู้ขาย พวกเขามักถูกมองว่าเป็นฮีโร่ที่ไม่ได้รับการยกย่องในโลกธุรกิจ โดยต้องรักษาสมดุลระหว่างการบริหารต้นทุนและการรับประกันคุณภาพ

การจัดการโครงการและสัญญา: ClickUp

ClickUp, แอปทุกอย่างสำหรับการทำงาน, นำทุกไทม์ไลน์, งาน, และสัญญาของคุณมาไว้ในที่ทำงานเดียวที่รวมทุกอย่างไว้ด้วยกัน. ตั้งแต่การร่างข้อตกลง, การติดตามการส่งมอบ, และการอนุมัติ, ClickUp ช่วยให้คุณอยู่ในกำหนดการ, ควบคุมค่าใช้จ่าย, และจัดการความรับผิดชอบของผู้ขาย—ทุกขั้นตอน.

สร้าง, อนุมัติ, และติดตามคำสั่งซื้อได้รวดเร็วขึ้นด้วย ClickUp

ซอฟต์แวร์ CRM ของ ClickUp สำหรับผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อจัดจ้างมอบแหล่งข้อมูลเดียวที่เชื่อถือได้ให้กับผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อจัดจ้าง เพื่อบริหารจัดการทุกแง่มุมของวงจรชีวิตซัพพลายเออร์

ลืมสเปรดชีตที่กระจัดกระจายและอีเมลที่ส่งต่อกันไปมา ClickUp CRM รวบรวมข้อมูลผู้จัดหาทั้งหมด เช่น รายชื่อผู้ติดต่อ เงื่อนไขสัญญา ประวัติการปฏิบัติงาน และเอกสารต่างๆ ไว้ในที่เดียว เพื่อให้ทีมของคุณทราบเสมอว่าต้องค้นหาอะไรและขั้นตอนต่อไปคืออะไร

มันสามารถช่วยคุณ:

สร้าง, อนุมัติ, และติดตามคำสั่งซื้อได้รวดเร็วขึ้น
ตั้งค่าการแจ้งเตือนการอนุมัติตามเงื่อนไขที่กำหนดเอง, ติดแท็กสมาชิกทีมที่เกี่ยวข้อง, และอัปเดตสถานะคำสั่งซื้อโดยอัตโนมัติ
ติดตามการใช้จ่ายแบบเรียลไทม์ด้วยแดชบอร์ดสด
กำหนดขีดจำกัดงบประมาณ แจ้งเตือนการใช้จ่ายเกินโดยอัตโนมัติ และให้ทีมการเงินของคุณรับรู้ข้อมูลอยู่เสมอโดยไม่ต้องใช้เครื่องมือเพิ่มเติม
ใช้แดชบอร์ดที่สร้างไว้ล่วงหน้าเพื่อติดตามเวลาการส่งมอบ, ปัญหาคุณภาพ, และประสิทธิภาพโดยรวมของผู้จัดจำหน่าย
เชื่อมต่อระบบสินค้าคงคลังของคุณกับ ClickUp เพื่อติดตามระดับสต็อกและสั่งซื้อสินค้าใหม่โดยอัตโนมัติ

โดยรวมแล้ว ClickUp เชื่อมต่อกับเครื่องมือจัดซื้อจัดจ้าง ERP และแอปสื่อสารที่คุณชื่นชอบ เพื่อให้กระบวนการทำงานของคุณดำเนินไปอย่างราบรื่นไม่สะดุด

เดวิด ยูแบ่งปันประสบการณ์ของเขา:

สิ่งที่ฉันชอบมากที่สุดเกี่ยวกับ ClickUp คือความสามารถในการปรับแต่งได้ คุณสามารถปรับแต่งทุกอย่าง—มุมมอง สถานะ ฟิลด์ การทำงานอัตโนมัติ—ให้เข้ากับกระบวนการทำงานของคุณได้อย่างสมบูรณ์แบบ มันปรับตัวเข้ากับคุณ ไม่ใช่คุณที่ต้องปรับตัวเข้ากับมัน

สิ่งที่ฉันชอบมากที่สุดเกี่ยวกับ ClickUp คือความสามารถในการปรับแต่งได้ คุณสามารถปรับแต่งทุกอย่าง—มุมมอง สถานะ ฟิลด์ การทำงานอัตโนมัติ—ให้เข้ากับกระบวนการทำงานของคุณได้อย่างสมบูรณ์แบบ มันปรับตัวเข้ากับคุณ ไม่ใช่คุณที่ต้องปรับตัวเข้ากับมัน

เร่งการอนุมัติการซื้อและการอัปเดตผู้ขายโดยใช้ระบบอัตโนมัติ

บอก ClickUp AI วิธีเพิ่มประสิทธิภาพการจัดซื้อจัดจ้าง แล้วดูมันจัดการงานตั้งแต่ต้นจนจบ!

ClickUp Automationsช่วยกำจัดงานที่ต้องทำด้วยตนเอง ทำให้กระบวนการจัดซื้อจัดจ้างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ด้วยตัวเลือกการทำงานอัตโนมัติมากกว่า 100 แบบ ทีมจัดซื้อจัดจ้างสามารถทำงานอัตโนมัติสำหรับกิจกรรมประจำ เช่น:

การมอบหมายงานจัดซื้อจัดจ้างตามตัวกระตุ้นเฉพาะ
อัปเดตสถานะงานโดยอัตโนมัติเมื่อการชำระเงินเสร็จสมบูรณ์หรือวัสดุถูกจัดส่งแล้ว
ส่งการแจ้งเตือนสำหรับการอนุมัติหรือการเปลี่ยนแปลง

ระบบอัตโนมัติเหล่านี้ช่วยลดความเสี่ยงจากข้อผิดพลาดของมนุษย์และเพิ่มเวลาที่มีค่าสำหรับการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ ด้วยกฎการทำงานอัตโนมัติที่ปรับแต่งได้ ทีมสามารถปรับแต่งกระบวนการทำงานให้ตรงกับความต้องการการจัดซื้อเฉพาะของตนได้ ซึ่งนำไปสู่การเพิ่มประสิทธิภาพและความสม่ำเสมอในโครงการต่างๆ

คลิกอัพ แชท — ทำให้การสนทนาในทีมง่ายขึ้นด้วย ClickUp Chat และเชื่อมโยงการสนทนาโดยตรงกับงาน เอกสาร และโครงการ

การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพเป็นสิ่งที่ไม่อาจต่อรองได้ในงานจัดซื้อจัดจ้าง ClickUp นำเสนอชุดเครื่องมือสำหรับการทำงานร่วมกันที่ช่วยให้การประสานงานระหว่างทีมจัดซื้อและซัพพลายเออร์เป็นไปอย่างราบรื่น:

สร้างพื้นที่เฉพาะสำหรับผู้จัดหาแต่ละรายเพื่อรวบรวมการสื่อสารและเอกสารไว้ในที่เดียว ใช้แชทแบบเรียลไทม์ใน ClickUpเพื่อสื่อสารแบบทันทีในการแก้ไขปัญหาอย่างรวดเร็ว ซึ่งยังช่วยปรับปรุงความสัมพันธ์กับผู้จัดหาให้ดีขึ้น

ร่วมมือกันในสัญญา ข้อเสนอ และเอกสารสำคัญอื่น ๆ ผ่านClickUp Docsภายในแพลตฟอร์มโดยใช้ฟีเจอร์การแชร์เอกสาร ฟีเจอร์เหล่านี้ช่วยให้มั่นใจว่าผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทุกฝ่ายมีความเข้าใจตรงกัน ลดความคลาดเคลื่อน และส่งเสริมความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์ที่แข็งแกร่งยิ่งขึ้น

จัดรูปแบบเอกสารการจัดซื้อจัดจ้างของคุณได้อย่างง่ายดายและทำงานร่วมกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียโดยใช้ ClickUp Docs

นำหน้าความล่าช้าด้วยการติดตามเหตุการณ์สำคัญแบบเรียลไทม์

แดชบอร์ด ClickUp — ติดตามความสำเร็จของโครงการด้วย ClickUp เพื่อป้องกันการล่าช้าในการจัดซื้อ

การติดตามความคืบหน้าเป็นสิ่งสำคัญในการรักษาโครงการจัดซื้อให้อยู่ในกำหนดเวลา ฟีเจอร์การติดตามหมุดหมายของ ClickUpมอบความชัดเจนในไทม์ไลน์ของโครงการ

กำหนดขั้นตอนสำคัญของการจัดซื้อจัดจ้างเป็นหมุดหมายเพื่อติดตามความก้าวหน้า แสดงภาพไทม์ไลน์การจัดซื้อจัดจ้างทั้งหมดโดยใช้แผนภูมิแกนต์ ระบุความเชื่อมโยงระหว่างงาน และปรับตารางเวลาตามความจำเป็น การหลีกเลี่ยงความล่าช้าเป็นกุญแจสำคัญในการควบคุมต้นทุนการจัดซื้อจัดจ้าง

ใช้สัญญาณภาพเพื่อประเมินสถานะการเสร็จสิ้นของแต่ละเป้าหมาย เครื่องมือเหล่านี้ช่วยให้ผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อสามารถจัดการกับความล่าช้าที่อาจเกิดขึ้นได้อย่างเชิงรุก และรับประกันการส่งมอบสินค้าและบริการได้ทันเวลา

เทมเพลตการจัดการการจัดซื้อจัดจ้างของ ClickUp

ปรับแต่งแม่แบบการจัดการการจัดซื้อจัดจ้างของ ClickUp ที่พร้อมใช้งานเพื่อความแม่นยำ

เทมเพลตการจัดการการจัดซื้อจัดจ้างของ ClickUpได้รับการออกแบบมาเพื่อมอบกรอบการทำงานที่ครอบคลุมสำหรับการจัดการกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างตั้งแต่เริ่มต้นจนเสร็จสิ้น คุณสมบัติหลักของเทมเพลตนี้ประกอบด้วย:

สถานะที่กำหนดเอง: ติดตามความคืบหน้าของงานจัดซื้อจัดจ้างด้วยสถานะต่างๆ เช่น "เปิด," "ดำเนินการอยู่," "ต้องการชี้แจง," และ "เสร็จสิ้น," เพื่อให้เห็นภาพชัดเจนในแต่ละขั้นตอนของกระบวนการ
ฟิลด์ที่กำหนดเอง: บันทึกข้อมูลสำคัญ เช่น รายละเอียดการติดต่อของผู้จัดจำหน่าย สถานะการอนุมัติการจัดซื้อ และข้อมูลของผู้ร้องขอ เพื่อให้มั่นใจว่าข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมดสามารถเข้าถึงได้อย่างสะดวก
มุมมองที่กำหนดเอง: ใช้มุมมองต่าง ๆ เช่น รายการ, กระดาน, และปฏิทิน เพื่อจัดระเบียบและแสดงภาพงานจัดซื้อตามความชอบของทีมและข้อกำหนดของโครงการ
การติดตามการใช้จ่ายและการออม: ตรวจสอบค่าใช้จ่ายในการจัดซื้อจัดจ้างและระบุโอกาสในการประหยัดค่าใช้จ่าย เพื่อช่วยในการบริหารงบประมาณและการวางแผนทางการเงิน
การจัดหมวดหมู่ผู้จัดหา: จัดหมวดหมู่ผู้จัดหาตามระดับชั้นและระดับความเสี่ยงเพื่อจัดลำดับความสำคัญของการมีส่วนร่วมและบริหารความสัมพันธ์กับผู้จัดหาอย่างมีประสิทธิภาพ

การเอาชนะความท้าทายในการบริหารจัดการการจัดซื้อจัดจ้าง

การจัดการการจัดซื้อจัดจ้างเกี่ยวข้องกับหลายส่วนที่เคลื่อนไหวอยู่ตลอดเวลา ซึ่งรวมถึงการเลือกผู้จัดหา การควบคุมงบประมาณการจัดซื้อจัดจ้าง การปฏิบัติตามข้อกำหนด และการจัดการความเสี่ยง การเกิดการขัดข้องใด ๆ ในกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างสามารถนำไปสู่ความไม่มีประสิทธิภาพซึ่งอาจทำให้เกิดการขาดแคลนงบประมาณหรือความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับผู้จัดหาที่ไม่ดี

ความท้าทายในการจัดซื้อจัดจ้างเหล่านี้ต้องการการบริหารจัดการเชิงกลยุทธ์แบบครบวงจร การใช้เทคโนโลยีที่เหมาะสม และการร่วมมืออย่างเข้มแข็งระหว่างผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

1. การจัดการความเสี่ยงและประสิทธิภาพของผู้จัดหา

ผู้จัดหาเป็นปัจจัยสำคัญต่อความสำเร็จของการจัดซื้อจัดจ้างขององค์กร อย่างไรก็ตาม มีความเสี่ยงที่เกี่ยวข้อง เช่น การไม่ตรงตามคุณภาพที่คาดหวัง ความล่าช้าในการส่งมอบ หรือสถานะทางการเงินที่ไม่มั่นคง ซึ่งอาจส่งผลกระทบต่อการดำเนินงานได้ ความเสี่ยงเหล่านี้สามารถควบคุมได้อย่างง่ายดายผ่าน:

การประเมินผู้จัดหาอย่างครอบคลุมก่อนที่พวกเขาจะเข้าร่วม
การกำหนดตัวชี้วัดประสิทธิภาพ (KPIs) สำหรับคุณภาพ, กำหนดเวลา, และระดับการให้บริการ พร้อมทั้งติดตามตรวจสอบอย่างต่อเนื่อง
การกระจายความเสี่ยงและบริหารจัดการผู้จัดหาเพื่อหลีกเลี่ยงการพึ่งพาแหล่งเดียว เพื่อให้มั่นใจว่ามีตัวเลือกสำรอง
การตรวจสอบผู้จัดหาอย่างสม่ำเสมอและการสื่อสารผ่านช่องทางที่ชัดเจนช่วยสร้างความสัมพันธ์ที่แข็งแกร่งและน่าเชื่อถือกับผู้จัดหา

2. การควบคุมค่าใช้จ่ายให้อยู่ในงบประมาณ

การเกินงบประมาณเป็นปัญหาที่พบได้บ่อยในกระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง โดยเฉพาะเมื่อเกิดค่าใช้จ่ายฉุกเฉินหรือผู้จัดหาเพิ่มราคา ในการรักษาวินัยทางการเงินที่ดี ควรทำดังนี้เสมอ:

ใช้การคาดการณ์การใช้จ่ายและงบประมาณแบบเรียลไทม์
เจรจาต่อรองกับซัพพลายเออร์เพื่อทำสัญญาระยะยาวที่กำหนดราคา
ใช้เครื่องมือจัดการสินค้าคงคลังเพื่อตรวจสอบและติดตามสินค้าคงคลังเพื่อให้การผลิตเป็นไปอย่างราบรื่น
ซอฟต์แวร์จัดซื้อจัดจ้างควรอนุมัติค่าใช้จ่ายโดยอัตโนมัติ แต่การใช้จ่ายต้องอยู่ภายในงบประมาณที่กำหนด

3. การรับรองการปฏิบัติตามกฎและนโยบาย

นโยบายภายในหลายฉบับ, ข้อบังคับของอุตสาหกรรม, และข้อกำหนดทางกฎหมาย ต้องดำเนินการภายในกระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง การไม่ปฏิบัติตามอาจนำไปสู่การถูกลงโทษ ทำให้องค์กรต้องเผชิญกับความเสียหายต่อชื่อเสียงหรือข้อพิพาททางสัญญา เพื่อหลีกเลี่ยงสถานการณ์เหล่านี้ สิ่งสำคัญคือต้อง:

เพื่อให้ทันต่อการเปลี่ยนแปลงในกฎระเบียบที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง
การตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อกำหนดโดยอัตโนมัติภายในซอฟต์แวร์ที่เกี่ยวข้องกับการจัดซื้อจัดจ้าง
ให้คำแนะนำทีมจัดซื้อเกี่ยวกับการปฏิบัติตามกฎหมายและจริยธรรมในการจัดซื้อ

4. การรับมือกับการหยุดชะงักของห่วงโซ่อุปทาน

เหตุการณ์ที่ไม่คาดคิด เช่น การหยุดชะงักของห่วงโซ่อุปทานทั่วโลก การขาดแคลนวัตถุดิบ หรือความล่าช้าในการขนส่ง สามารถทำให้กระบวนการจัดซื้อจัดจ้างในองค์กรช้าลงได้ การสร้างความยืดหยุ่นอาจจำเป็นต้องมี:

การพัฒนาแผนสำรอง เช่น เครือข่ายผู้จัดหาสินค้าทางเลือก
ตรวจสอบให้ แน่ใจการวางแผนสินค้าคงคลังพร้อมสินค้าคงคลังสำรองสำหรับวัสดุที่สำคัญ
ระบุความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นก่อนที่มันจะลุกลามผ่านการวิเคราะห์อย่างชาญฉลาดในอนาคต

5. เพิ่มประสิทธิภาพในการจัดซื้อจัดจ้างและเพิ่มความโปร่งใส

กระบวนการทำงานด้วยมือภายในการจัดซื้อจัดจ้างสามารถเบี่ยงเบนไปสู่ความไม่มีประสิทธิภาพ ความผิดพลาด และการขาดการมองเห็นในการใช้จ่ายได้อย่างง่ายดาย เพื่อปรับปรุงการดำเนินงานด้านการจัดซื้อจัดจ้าง:

ทุกขั้นตอนการทำงานควรถูกทำให้เป็นระบบอัตโนมัติผ่านการใช้ซอฟต์แวร์การจัดการการจัดซื้อจัดจ้าง
ปรับปรุงการดำเนินงานให้มีประสิทธิภาพเพื่อการติดตามที่ง่ายขึ้น, ผู้จัดหาและข้อมูลสัญญาที่รวมศูนย์
มาตรฐานขั้นตอนการจัดซื้อจัดจ้างเพื่อลดความไม่สอดคล้อง

6. การมีส่วนร่วมของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

แผนกต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับความพยายามในการจัดซื้อจัดจ้าง ได้แก่ ฝ่ายการเงิน ฝ่ายปฏิบัติการ และทีมกฎหมาย ความไม่สอดคล้องกันระหว่างผู้มีส่วนได้ส่วนเสียต่างๆ อาจทำให้กระบวนการล่าช้าหรือเกิดการสื่อสารภายในที่ผิดพลาดได้ เพื่อให้เกิดความร่วมมือ:

กำหนดบทบาทและความรับผิดชอบที่เกี่ยวข้องกับการจัดซื้อจัดจ้างอย่างชัดเจน
ใช้แพลตฟอร์มการจัดซื้อจัดจ้างแบบรวมศูนย์เพื่อการมองเห็นร่วมกัน
ควรจัดการประชุมข้ามสายงานเป็นประจำเพื่อให้เป้าหมายการจัดซื้อสอดคล้องกับวัตถุประสงค์ทางธุรกิจ

7. การใช้เทคโนโลยี

ภาคการจัดซื้อจัดจ้างกำลังเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วเนื่องจากการพัฒนาของปัญญาประดิษฐ์ (AI), ระบบอัตโนมัติ, และการวิเคราะห์ข้อมูล บริษัทที่ไม่ปรับตัวจะต้องเผชิญกับปัญหาความไม่มีประสิทธิภาพอย่างแน่นอน หากต้องการรักษาความสามารถในการแข่งขัน:

ลงทุนในเครื่องมือการจัดซื้อจัดจ้างดิจิทัลเพื่อการตัดสินใจที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูล
ใช้ประโยชน์จาก AIผ่านซอฟต์แวร์วิเคราะห์การจัดซื้อจัดจ้างเพื่อการคาดการณ์ความต้องการและการประเมินผู้จัดหา
ฝึกอบรมทีมจัดซื้อจัดจ้างเกี่ยวกับเทคโนโลยีการจัดซื้อจัดจ้างที่เกิดขึ้นใหม่

💡 เคล็ดลับจากผู้เชี่ยวชาญ: สร้างแดชบอร์ดที่กำหนดเองใน ClickUp เพื่อแสดงข้อมูลเมตริกการจัดซื้อจัดจ้างในภาพรวม ตรวจสอบ KPI ที่สำคัญ เช่น ระยะเวลาในการจัดส่งและคุณภาพ เพื่อช่วยให้ตัดสินใจได้อย่างมีข้อมูลและเพิ่มประสิทธิภาพกลยุทธ์การจัดซื้อจัดจ้างของคุณ

การจัดการการจัดซื้อจัดจ้างที่สมบูรณ์แบบด้วยซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม

การจัดซื้อจัดจ้างอย่างชาญฉลาดคือกระดูกสันหลังของโครงการที่ประสบความสำเร็จ ช่วยให้ทุกอย่างดำเนินไปตามแผนและอยู่ภายในงบประมาณ การพึ่งพาขั้นตอนการทำงานที่กระจัดกระจายและทำแบบเฉพาะกิจอาจนำไปสู่ความไม่มีประสิทธิภาพ ความเสี่ยงด้านความสอดคล้องตามข้อกำหนด และความล่าช้าที่มีค่าใช้จ่ายสูง นี่คือจุดที่ ClickUp โดดเด่น

มันไม่ใช่แค่เครื่องมือการจัดการโครงการอีกตัวหนึ่ง—มันคือแพลตฟอร์มครบวงจรสำหรับการจัดซื้อจัดจ้างที่มีประสิทธิภาพ เป็นไปตามข้อกำหนด และขับเคลื่อนด้วยข้อมูล ด้วย ClickUp คุณสามารถรวมศูนย์ทุกขั้นตอนของกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างของคุณ ทำงานร่วมกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียได้อย่างราบรื่น และมองเห็นภาพรวมแบบเรียลไทม์ของงบประมาณ กำหนดเวลา และประสิทธิภาพของผู้จัดหา

ควบคุมกลยุทธ์การจัดซื้อของคุณและขับเคลื่อนผลลัพธ์ที่ดีขึ้น—ได้เร็วขึ้นเริ่มต้นกับ ClickUp ฟรีวันนี้!

คำถามที่พบบ่อย

องค์ประกอบ 5 ประการของแผนการจัดการการจัดซื้อจัดจ้างคืออะไร?

แผนการบริหารการจัดซื้อจัดจ้างโดยทั่วไปประกอบด้วยองค์ประกอบสำคัญหลายประการเพื่อให้กระบวนการเป็นไปอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพ ประการแรก แผนจะระบุวัตถุประสงค์และเป้าหมายของการจัดซื้อจัดจ้าง โดยชี้แจงว่าองค์กรต้องการบรรลุผลอะไร นอกจากนี้ยังระบุและสร้างความมีส่วนร่วมกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย เพื่อให้มั่นใจว่าทุกคนที่เกี่ยวข้องเข้าใจบทบาทและความรับผิดชอบของตน เกณฑ์การคัดเลือกผู้จัดหาจะถูกกำหนดขึ้นเพื่อเป็นแนวทางในการประเมินและเลือกผู้ขาย แผนจะกำหนดตารางเวลาและกรอบเวลาสำหรับการจัดซื้อจัดจ้าง โดยระบุเหตุการณ์สำคัญและกำหนดเส้นตายไว้อย่างชัดเจน สุดท้ายนี้ รายงานนี้รวมถึงการประเมินความเสี่ยงและกลยุทธ์การลดความเสี่ยงเพื่อคาดการณ์ปัญหาที่อาจเกิดขึ้นและระบุขั้นตอนในการแก้ไขปัญหาเหล่านั้น

แผนการจัดการการจัดซื้อจัดจ้างทำอะไร?

แผนการจัดการการจัดซื้อจัดจ้างทำหน้าที่เป็นแผนที่นำทางสำหรับการจัดหาสินค้าและบริการที่จำเป็นเพื่อให้โครงการสำเร็จลุล่วงอย่างประสบความสำเร็จ แผนนี้กำหนดวิธีการจัดการกิจกรรมการจัดซื้อจัดจ้างตั้งแต่การวางแผน การคัดเลือกผู้จัดหา การบริหารสัญญา และการติดตามผลการดำเนินงาน ด้วยการให้โครงสร้างและความชัดเจน แผนนี้ช่วยให้การซื้อสินค้าและบริการเกิดขึ้นอย่างมีประสิทธิภาพ ประหยัดค่าใช้จ่าย และสอดคล้องกับเป้าหมายของโครงการ นอกจากนี้ยังช่วยลดความเสี่ยง ทำให้การสื่อสารเป็นไปอย่างราบรื่น และช่วยให้โครงการดำเนินไปตามแผนที่วางไว้

สิ่งที่ควรรวมไว้ในแผนการจัดซื้อจัดจ้าง?

แผนการจัดซื้อจัดจ้างที่ครอบคลุมควรครอบคลุมทุกแง่มุมของกระบวนการจัดซื้อ ซึ่งรวมถึงวัตถุประสงค์และขอบเขตของโครงการ ตลอดจนบทบาทและความรับผิดชอบของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลัก แผนควรมีรายละเอียดเกี่ยวกับกระบวนการวิเคราะห์ตลาดและการคัดเลือกผู้จัดหา ระบุงบประมาณและปัจจัยด้านต้นทุน พร้อมทั้งกำหนดตารางเวลาการจัดซื้อจัดจ้างอย่างชัดเจน แผนต้องครอบคลุมถึงกลยุทธ์การจัดการความเสี่ยง, ขั้นตอนการบริหารสัญญา, และวิธีการวัดและประเมินผลการจัดซื้อจัดจ้าง. การรวมองค์ประกอบเหล่านี้ไว้จะช่วยให้กระบวนการจัดซื้อจัดจ้างมีความโปร่งใส, มีความรับผิดชอบ, และสอดคล้องกับเป้าหมายขององค์กร.

ขั้นตอนการจัดซื้อจัดจ้างทั้ง 7 ขั้นตอนมีอะไรบ้าง?

กระบวนการจัดซื้อจัดจ้างโดยทั่วไปประกอบด้วยขั้นตอนสำคัญเจ็ดขั้นตอน เริ่มต้นด้วยการระบุความต้องการขององค์กรและกำหนดข้อกำหนดสำหรับสินค้าหรือบริการ จากนั้นจึงค้นหาและประเมินซัพพลายเออร์ที่มีศักยภาพผ่านกระบวนการเสนอราคาหรือการเสนอข้อเสนอ เมื่อได้รับข้อเสนอแล้ว จะมีการประเมินข้อเสนอและคัดเลือกซัพพลายเออร์ที่ดีที่สุดผ่านการเจรจาและการมอบสัญญา จากนั้นจึงบริหารจัดการสัญญาเพื่อให้มั่นใจในการส่งมอบตรงเวลาและการปฏิบัติตามเงื่อนไขที่ตกลงกันไว้ สุดท้าย กระบวนการจะสิ้นสุดลงด้วยการประเมินผลการปฏิบัติงานของผู้จัดหา การบันทึกบทเรียนที่ได้รับ และการปิดการจัดการการจัดซื้ออย่างเป็นทางการ การดำเนินการอย่างเป็นระบบเช่นนี้ช่วยให้องค์กรสามารถประหยัดต้นทุน รักษาคุณภาพ และลดความเสี่ยงตลอดวงจรการจัดซื้อ