งานประชาสัมพันธ์เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว. ในเวลาหนึ่ง คุณกำลังนำเสนอการเปิดตัวสินค้าที่วางแผนไว้; ในเวลาต่อมา คุณกำลังรีบตอบสนองต่อข่าวด่วน.
อย่างไรก็ตาม หากคุณยังคงพึ่งพาเอกสารที่กระจัดกระจายและการวางแผนในนาทีสุดท้าย คุณกำลังพลาดวันสำคัญและโอกาสในการประชาสัมพันธ์ที่ควรจะได้กำหนดไว้ล่วงหน้าเป็นสัปดาห์แล้ว
นั่นคือจุดที่ปฏิทินประชาสัมพันธ์ช่วยได้
การเปิดตัวผลิตภัณฑ์, ข่าวการระดมทุน, วันสร้างความตระหนัก, แคมเปญตามฤดูกาล, การชนะลูกค้า—ทั้งหมดนี้แข่งขันเพื่อหาพื้นที่. หากไม่มีปฏิทินกลาง, คุณอาจลืมการบรรยายของซีอีโอหรือพลาดโอกาสที่เหมาะที่สุดสำหรับการนำเสนอเทรนด์ AI.
คู่มือนี้จะช่วยคุณแก้ไขปัญหาได้ เราจะพาคุณผ่านขั้นตอนการวางแผนปฏิทินประชาสัมพันธ์ที่ช่วยให้คุณจัดการอย่างเป็นระบบ ตรงตามวันที่สำคัญ และรักษาความสม่ำเสมอของการรายงานข่าวของคุณ
ไปกันเถอะ! 🚀
ปฏิทินประชาสัมพันธ์คืออะไร?
ปฏิทินประชาสัมพันธ์ (ปฏิทินการประชาสัมพันธ์) คือปฏิทินการวางแผนที่ระบุกิจกรรมประชาสัมพันธ์ที่สำคัญ แคมเปญ กิจกรรม และโอกาสในการสื่อสารกับสื่อมวลชนในช่วงเวลาที่กำหนดไว้ล่วงหน้า โดยทั่วไปจะเป็นรายเดือน รายไตรมาส หรือรายปี
ตัวอย่างเช่น หากมีการจัดงานแสดงสินค้าอุตสาหกรรมใหญ่ในเดือนกรกฎาคม ให้เพิ่มงานนี้ลงในปฏิทินประชาสัมพันธ์ของคุณ และวางแผนการแถลงข่าว การติดต่อสื่อมวลชน หรือโพสต์บนโซเชียลมีเดียที่เกี่ยวข้องล่วงหน้า
เป้าหมายคือการรักษาความพยายามในการประชาสัมพันธ์ของคุณให้มีความสม่ำเสมอและมีจุดมุ่งหมาย เพื่อที่คุณจะได้ไม่ต้องรีบเร่งปล่อยอะไรบางอย่างหลังจากเงียบหายไปจากสื่อเป็นเวลาหลายสัปดาห์
ประโยชน์ของการใช้ปฏิทินประชาสัมพันธ์
นี่คือวิธีที่การมีปฏิทินประชาสัมพันธ์ช่วยเพิ่มคุณค่าให้กับความพยายามด้านประชาสัมพันธ์ของคุณ:
- จุดช่องว่างสื่อ: ปฏิทินประชาสัมพันธ์ช่วยระบุเดือนที่เงียบในวงจรสื่อ เพื่อให้คุณสามารถนำเสนอเรื่องราวในช่วงที่ความสนใจสูงและมีการแข่งขันต่ำ
- ขยายผลกระทบของแคมเปญ: ช่วยให้คุณสามารถนำช่วงเวลาประชาสัมพันธ์กลับมาใช้ใหม่เป็นเนื้อหาบล็อก, อัปเดตทางอีเมล, โพสต์บนโซเชียลมีเดีย, และการเสริมสร้างภายในองค์กร, เพิ่มผลตอบแทนจากการลงทุนในทุกช่องทาง
- เข้าถึงผู้บริหารได้ตั้งแต่เนิ่นๆ: ด้วยการมองเห็นแคมเปญที่กำลังจะมาถึง ทำให้ง่ายต่อการจัดสรรเวลาเพื่อพบปะกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียสำหรับการเสนอราคา, การสัมภาษณ์, และการอนุมัติล่วงหน้า
- เตรียมพร้อมสำหรับหัวข้อที่กำลังเป็นกระแส: โดยการติดตามเหตุการณ์ตามฤดูกาลและธีมของบทบรรณาธิการ ทีมงานของคุณสามารถเตรียมข้อมูลเชิงลึก ข้อมูล หรือมุมมองเพื่อตอบสนองต่อเรื่องราวที่เกี่ยวข้องได้ทันทีเมื่อเกิดขึ้น
- ส่งมอบงานให้ทันกำหนดเวลาล่วงหน้า: สื่อต่างๆ เช่น สิ่งพิมพ์ทางการค้าและนิตยสาร มักจะปิดปฏิทินบรรณาธิการล่วงหน้าหลายเดือนเป้าหมายประชาสัมพันธ์ที่ชัดเจนจะช่วยให้คุณนำเสนอข้อมูลได้ตรงเวลา
- ปรับสมดุลปริมาณงานภายใน: การวางแผนแคมเปญล่วงหน้าช่วยให้สามารถวางแผนงานระหว่างทีมประชาสัมพันธ์ ทีมคอนเทนต์ และทีมออกแบบได้อย่างมีประสิทธิภาพ ลดปัญหาคอขวดในการผลิตในนาทีสุดท้าย
💡 เคล็ดลับมืออาชีพ: เปลี่ยนแนวคิด PR ที่ยิ่งใหญ่ให้กลายเป็นงานที่ทำได้จริง ใช้ClickUp Tasksและ subtasks ที่ซ้อนกันเพื่อวางแผนแต่ละขั้นตอนของแคมเปญ—ร่าง, ตรวจสอบ, อนุมัติใบเสนอราคา, ติดต่อสื่อ—และกำหนดเจ้าของและกำหนดวันครบกำหนดให้กับแต่ละงาน
องค์ประกอบสำคัญของปฏิทินประชาสัมพันธ์
เหมือนกับปฏิทินบรรณาธิการหรือปฏิทินการตลาด ปฏิทินประชาสัมพันธ์จะแข็งแกร่งได้ก็ต่อเมื่อคุณใส่ข้อมูลลงไปเท่านั้น ต่อไปนี้คือองค์ประกอบสำคัญที่ทำให้ปฏิทินนี้ทำงานได้:
- เป้าหมายและวัตถุประสงค์: แต่ละรายการในปฏิทินประชาสัมพันธ์ของคุณควรเชื่อมโยงกับเป้าหมายที่ชัดเจน เช่น การเพิ่มการรับรู้แบรนด์ การสร้างความเป็นผู้นำทางความคิด หรือการประกาศข่าวสำคัญของบริษัท
- ข้อความหลักหรือหัวข้อสำคัญ: ระบุข้อความหลักที่แต่ละกิจกรรมควรสื่อสาร สำหรับการเปิดตัวผลิตภัณฑ์ อาจเป็น 'ผลิตภัณฑ์ X แก้ปัญหา Y' สำหรับการรณรงค์สร้างความตระหนัก อาจเป็น 'ความมุ่งมั่นของเราในการรักษาความปลอดภัยของข้อมูล'
- กลุ่มเป้าหมายและช่องทาง: รู้ว่าใครคือผู้ที่คุณกำลังสื่อสารด้วย และพวกเขาจะได้ยินหรือเห็นข้อความของคุณที่ไหน เพื่อให้ข้อความของคุณไปถึงกลุ่มเป้าหมายได้อย่างมีประสิทธิภาพ กลุ่มเป้าหมายคือใคร? เป็นนักข่าวเทคโนโลยี, ลูกค้า, หรือทีมภายในของคุณ? ข้อความของคุณจะถูกเผยแพร่ในรูปแบบใด? เป็นข่าวประชาสัมพันธ์, โพสต์บน LinkedIn, หรือการติดต่อสื่อมวลชน?
- คำอธิบายเนื้อหาหรือกิจกรรม: แสดงให้เห็นอย่างชัดเจนว่าทำอะไรและทำอย่างไร ตัวอย่างเช่น: 'ข่าวประชาสัมพันธ์: เปิดตัวโครงการ Atlas ผ่าน PR Newswire โดยนำเสนอให้กับสื่อเทคโนโลยีชั้นนำ 10 แห่ง'
- วันที่และกำหนดเวลา: รวมถึงวันที่เปิดตัวหรือจัดงานหลัก พร้อมกับกำหนดเวลาสำคัญ เช่น วันที่ส่งร่าง กำหนดการตรวจสอบ หรือประชุมเตรียมงาน
- เจ้าของ/ทีมที่รับผิดชอบ: ใครเป็นผู้รับผิดชอบในการทำให้งานสำเร็จ? อาจเป็นบุคคลหนึ่งคน สมาชิกในทีมไม่กี่คนที่มีบทบาทชัดเจน หรือแม้แต่พันธมิตรภายนอก
การสร้างปฏิทินประชาสัมพันธ์ที่ครอบคลุม
การสร้างปฏิทินประชาสัมพันธ์อาจฟังดูเหมือนงานใหญ่ แต่เราสามารถแบ่งออกเป็นขั้นตอนที่เข้าถึงได้ง่าย
ขั้นตอนที่ 1: คิดค้น, ค้นคว้า, และรวบรวมไอเดียเนื้อหา
นี่คือจุดเริ่มต้น ที่คุณค้นหาว่าจะพูดอะไร ทำไมมันถึงสำคัญ และเมื่อไหร่ที่ควรพูด เป้าหมาย? การสะสมไอเดียที่น่าสนใจและทันเวลา ที่เชื่อมโยงกับเป้าหมายทางธุรกิจของคุณ และดึงดูดความสนใจของผู้ชมของคุณ
🧠 คิดอย่างสร้างสรรค์
นี่คือพื้นที่สร้างสรรค์ที่เปิดกว้างสำหรับทุกคน ที่คุณและทีมของคุณสามารถนำเสนอไอเดียและวันที่ที่เป็นไปได้ทั้งหมดออกมาบนโต๊ะได้
🛠️ จะระดมความคิดเรื่องอะไรดี?
- เหตุการณ์สำคัญของบริษัท: การเปิดตัวผลิตภัณฑ์, การอัปเดตฟีเจอร์, ข่าวการระดมทุน, การเปลี่ยนแบรนด์, การเปิดร้านค้า, การประกาศรับสมัครงาน, วันครบรอบ, เป็นต้น
- กิจกรรมและฤดูกาลในอุตสาหกรรม: งานแสดงสินค้า, การประชุม, รายงานประจำไตรมาส, โอกาสทางการตลาดตามฤดูกาล (เช่น Black Friday, ฤดูกาลงบประมาณ, SaaStr), เดือนแห่งการตระหนักรู้ (เช่น เดือนแห่งการตระหนักรู้ด้านความปลอดภัยทางไซเบอร์, วันสิ่งแวดล้อมโลก, วันมหาสมุทรโลก, หรือวันผู้บริจาคโลหิตโลก)
- วันหยุดและวันสำคัญ: วันหยุดธนาคารฤดูร้อน, วันหยุดตามประเพณี (วันคริสต์มาสอีฟหรือวันขอบคุณพระเจ้า), และ 'วันชาติหรือวันสากล' เช่น วันอีโมจิโลก, วันพิซซ่าแห่งชาติ, วันชายสากล, วันช็อกโกแลตโลก, หรือวันมังสวิรัติโลก
- แคมเปญที่จัดขึ้นเป็นประจำ: หากคุณจัดทำรายงานประจำปี, โครงการ CSR หรือการคาดการณ์แนวโน้ม ให้ระบุไว้ล่วงหน้าเพื่อกำหนดกรอบเวลา
💡 เคล็ดลับจากผู้เชี่ยวชาญ: ใช้ClickUp Formsเพื่อรวบรวมไอเดียเนื้อหาประชาสัมพันธ์จากสมาชิกในทีมหรือพันธมิตรภายนอกไว้ในที่เดียวอย่างเป็นระเบียบ—หมดปัญหาการส่งอีเมลไปมาหรือสเปรดชีตที่ยุ่งเหยิง
🔍 การวิจัย
เมื่อคุณมีรายการแนวคิดคร่าว ๆ แล้ว ให้ตรวจสอบและเสริมสร้างแนวคิดเหล่านั้นด้วยการวิจัยเชิงกลยุทธ์
🛠️ หัวข้อการวิจัยหลัก:
- การตรวจสอบกิจกรรม: ยืนยันวันที่สำหรับการประชุมใหญ่, สัปดาห์การสร้างความตระหนัก, วันหยุด, และการเผยแพร่รายงาน
- การวิเคราะห์คู่แข่ง: คู่แข่งได้ดำเนินแคมเปญใดบ้างในปีที่ผ่านมา? สื่อใดบ้างที่ได้นำเสนอแคมเปญเหล่านั้น? คุณจะสามารถสร้างความแตกต่างหรือกำหนดเวลาการนำเสนอเรื่องราวของคุณให้ดีกว่าได้อย่างไร?
- ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับผู้ชม: ใช้เครื่องมือเช่น SparkToro หรือ Reddit เพื่อดูว่าผู้ชมของคุณกำลังพูดถึงอะไร ดูประเภทของเนื้อหาที่พวกเขาสนใจ—กรณีศึกษา, สถิติ, มุมมองของผู้นำ, เป็นต้น
- ความเกี่ยวข้องกับสื่อ: ตรวจสอบเรื่องราวล่าสุดในสิ่งพิมพ์เป้าหมายของคุณ พวกเขากำลังเลือกข่าวประชาสัมพันธ์ ชื่อผู้เขียน หรือบทวิจารณ์ประเภทใดบ้าง?
💡 เคล็ดลับจากมืออาชีพ: สร้างฐานข้อมูลสื่อใน ClickUp โดยใช้ฟิลด์ที่กำหนดเองสำหรับชื่อสำนักข่าว, ข้อมูลติดต่อ, วันที่ส่งข้อมูลล่าสุด, และสถานะการตอบกลับ—ไม่จำเป็นต้องใช้ระบบ CRM แยกต่างหาก
📋 จัดเรียงไอเดียเนื้อหา
ตอนนี้คุณมีไอเดียมากกว่าที่คุณสามารถนำไปใช้ได้จริง ดังนั้นถึงเวลาที่จะจัดกลุ่ม ติดแท็ก และจัดโครงสร้างให้กับไอเดียเหล่านั้นแล้ว
🛠️ เคล็ดลับการจัดระเบียบ:
- เรียงตามไตรมาส: แต่ละแคมเปญควรดำเนินการในช่วงเวลาใดจึงจะเหมาะสมที่สุด? กรุณาติดแท็กไอเดียเป็น Q1–Q4
- กำหนดธีม: จัดกลุ่มความคิดภายใต้หมวดหมู่เช่น ผลิตภัณฑ์, วัฒนธรรม, ภาวะผู้นำ, ฤดูกาล, หรือเรื่องราวของลูกค้า
- ธงเนื้อหาสำรอง: ระบุแนวคิดที่เป็นอมตะไม่กี่ข้อที่คุณสามารถนำมาใช้ได้หากโครงการใหญ่ถูกเลื่อนหรือยกเลิก
- เพิ่มบริบท: ระบุที่มาของแต่ละแนวคิด (เช่น หัวหน้าทีม, แรงบันดาลใจจากคู่แข่ง, เรื่องราวจากลูกค้า) และรูปแบบที่อาจใช้ (ข่าวประชาสัมพันธ์, การนำเสนอ, บทความลงชื่อ, งานอีเวนต์ ฯลฯ)
อ่านเพิ่มเติม: แม่แบบปฏิทินเนื้อหาฟรีสำหรับโซเชียลมีเดียใน Excel & Sheets
ขั้นตอนที่ 2: ติดต่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพื่อเนื้อหาที่หลากหลาย
การประชาสัมพันธ์ไม่สามารถทำงานได้เพียงลำพัง บางครั้งไอเดียเรื่องราวที่แข็งแกร่งที่สุดของคุณอาจมาจากทีมอื่น ๆ ดังนั้นให้เชื่อมโยงผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่สำคัญทั่วทั้งบริษัท (และบางครั้งอาจเกินกว่านั้น)—นี่คือการจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่ง่ายแต่ทรงพลัง
นี่คือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่คุณควรติดต่อ:
| ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย | เหตุใดจึงมีความสำคัญ | ตัวอย่างโอกาสประชาสัมพันธ์ |
| ทีมการตลาด | พวกเขาดำเนินแคมเปญที่ฝ่ายประชาสัมพันธ์สามารถสนับสนุนหรือขยายผลได้ | สัมมนาออนไลน์, หนังสืออิเล็กทรอนิกส์, รายงานการวิจัย, แคมเปญผู้มีอิทธิพล, การเปิดตัวโฆษณา |
| ทีมผลิตภัณฑ์ / การวิจัยและพัฒนา | พวกเขารู้ว่าสินค้าหรือคุณสมบัติใดกำลังจะเปิดตัวและเมื่อใด | การเปิดตัวผลิตภัณฑ์/ฟีเจอร์, การอัปเดตนวัตกรรม, การประกาศโปรแกรมเบต้า |
| การขาย / ความสำเร็จของลูกค้า | พวกเขามีเรื่องราวของลูกค้าและข้อมูลเชิงลึกของอุตสาหกรรม | กรณีศึกษาของลูกค้า, การชนะลูกค้าใหญ่, การร่วมมือ, รางวัล, งานแสดงสินค้า |
| ผู้บริหาร / ผู้นำ | พวกเขาขับเคลื่อนความเป็นผู้นำทางความคิดและการประกาศทั่วทั้งบริษัท | การบรรยาย, บทความผู้นำทางความคิด, การระดมทุน, โครงการความรับผิดชอบต่อสังคม, การสื่อสารกับนักลงทุน |
| ทรัพยากรบุคคล / การสื่อสารภายใน | พวกเขาจัดการเหตุการณ์ภายในและการอัปเดตการจ้างงานที่ส่งผลต่อภาพลักษณ์นายจ้าง | รางวัลสถานที่ทำงานยอดเยี่ยม, เรื่องราววัฒนธรรมองค์กร, โครงการส่งเสริมความหลากหลาย ความเท่าเทียม และการมีส่วนร่วม, การจ้างงานตำแหน่งสำคัญ |
| พันธมิตรภายนอก | พวกเขานำเสนอโอกาสในการทำการตลาดร่วมและประชาสัมพันธ์ร่วมกัน | การประกาศร่วม รายงานอุตสาหกรรม กิจกรรมที่จัดร่วมกัน การประชาสัมพันธ์ผ่านสื่อโดยมีข้อมูลจากหน่วยงาน |
💡 เคล็ดลับมืออาชีพ:แชร์เอกสาร ClickUpกับบุคคลภายนอกโดยกำหนดสิทธิ์การดู/แก้ไข เพื่อให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหรือหน่วยงานภายนอกสามารถแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับข่าวประชาสัมพันธ์ได้ ใช้ฟีเจอร์การอนุมัติเพื่อสรุปข้อความได้ในคลิกเดียว
ขั้นตอนที่ 3: ตัดสินใจเกี่ยวกับความถี่ในการสร้างเนื้อหา ตารางเวลา และรูปแบบ
ตอนนี้ถึงเวลาที่จะจัดระเบียบความคิดของคุณให้เป็นไทม์ไลน์ที่สามารถทำได้สำหรับปีข้างหน้า นี่คือสิ่งที่คุณต้องตัดสินใจ:
ความถี่ของเนื้อหา
ก่อนที่จะกำหนดวันที่ ให้ตัดสินใจว่าคุณต้องการให้แบรนด์ของคุณอยู่ในความสนใจบ่อยแค่ไหน ความถี่ของคุณควรถูกกำหนดโดย:
- เป้าหมาย: หากคุณกำลังพยายามสร้างความน่าเชื่อถือ คุณต้องการความเป็นผู้นำทางความคิดที่สม่ำเสมอ หากเป็นด้านการสร้างการรับรู้เกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ ปฏิทินของคุณอาจเน้นไปที่การเปิดตัวผลิตภัณฑ์
- ทรัพยากร: ให้เป็นจริงเกี่ยวกับความสามารถของทีมคุณ. ดีกว่าที่จะเผยแพร่เรื่องราวที่ยอดเยี่ยมเพียงเรื่องเดียวต่อเดือน มากกว่าห้าเรื่องที่รีบเร่ง.
- ช่องทาง: ความถี่ในการโพสต์จะแตกต่างกันไปตามแต่ละสื่อ—การส่งข้อเสนอสื่อสามารถทำได้บ่อยกว่าการเขียนบล็อกหรือการสัมภาษณ์ผู้บริหาร
🛠️ เคล็ดลับด่วน:
- เริ่มต้นจากสิ่งเล็ก ๆ วางแผนงานใหญ่ 1–2 ชิ้นต่อเดือน แล้วค่อยขยายขนาด
- ใช้ธีมเนื้อหาต่อเดือนหรือต่อไตรมาสเพื่อเป็นแนวทางในการคิดไอเดีย (เช่น 'นวัตกรรมในไตรมาสที่ 1', 'ความสำเร็จของลูกค้าในไตรมาสที่ 2')
- สลับงานที่ต้องใช้ความพยายามสูง (เช่น การออกข่าวประชาสัมพันธ์) กับงานที่เบากว่า (เช่น สรุปกิจกรรมบนโซเชียลมีเดียหรือการนำเสนอคำพูด)
ตารางเวลา (ทำสิ่งสำคัญก่อน แล้วค่อยเติมส่วนที่เหลือ)
ถัดไป ลากและวางไอเดียเหล่านั้นลงในปฏิทินของคุณ การจัดตารางช่วยคุณหลีกเลี่ยงการประกาศซ้อนทับกันและพลาดรอบสื่อ
🛠️ เคล็ดลับในการวางแผนประชาสัมพันธ์ให้ประสบความสำเร็จ:
- เริ่มต้นด้วยช่วงเวลาสำคัญ: กำหนดการเปิดตัวผลิตภัณฑ์, งานอุตสาหกรรม, แคมเปญตามฤดูกาล, และวันสร้างความตระหนักรู้
- กรอกข้อมูลที่ขาด: ใช้สัปดาห์ที่เงียบกว่าสำหรับเรื่องราวที่ยังคงความน่าสนใจอยู่เสมอ, ลูกค้าที่ประสบความสำเร็จ, หรือแคมเปญที่ใช้แรงน้อย เช่น การประชาสัมพันธ์ที่รวดเร็วหรือการนำเสนอแนวคิดที่เป็นผู้นำทางความคิด
- เว้นช่วงเวลาสำรอง: สร้างช่วงเวลาสำรองในแต่ละไตรมาสเพื่อรองรับการประกาศในนาทีสุดท้าย, การประชาสัมพันธ์เชิงรับ, หรือโอกาสทางสื่อที่กะทันหัน
- กำหนดวันที่: ไม่ใช่ทุกไอเดียที่ต้องมีวันที่แน่นอน แต่การปล่อยไว้ว่า 'TBD' คือจุดเริ่มต้นของความล้มเหลวในการวางแผน แม้แต่การระบุคร่าว ๆ เช่น 'สัปดาห์แรกของเดือนเมษายน' ก็ยังช่วยให้ทีมของคุณมีกรอบเวลาในการวางแผนได้
- กระจายภาระงาน: อย่าอัดทุกอย่างไว้ในเดือนเดียว กระจายเนื้อหาให้ทั่วทั้งปฏิทินเพื่อหลีกเลี่ยงความเหนื่อยล้า
รูปแบบเนื้อหาและช่องทาง
สุดท้ายนี้ ให้บริบทที่แท้จริงกับแต่ละรายการในปฏิทิน เพราะ 'ข่าวประชาสัมพันธ์ในเดือนมีนาคม' เพียงอย่างเดียวไม่เพียงพอที่จะผลักดันสิ่งต่างๆ ให้ก้าวหน้า
สำหรับแต่ละรายการ ให้ถามตัวเองว่า:
- รูปแบบเป็นอย่างไร? นี่จะเป็นข่าวประชาสัมพันธ์, โพสต์บล็อก, ตอนพอดแคสต์, การนำเสนอสื่อ, หรือการรายงานบนโซเชียลมีเดีย?
- โทนไหนเหมาะสมที่สุด? ข้อความนี้ต้องการความเป็นทางการและเน้นข้อมูลหรือไม่? หรือเป็นแบบสบายๆ และเล่าเรื่องเป็นหลัก?
- จะเผยแพร่หรือโปรโมตที่ไหน? จะอยู่บนบล็อกของคุณหรือไม่? จะส่งเป็นข้อเสนอไปยังสื่อเทคโนโลยีหรือไม่? จะโปรโมตบน LinkedIn หรือทางอีเมลหรือไม่?
สิ่งนี้ช่วยให้ผู้เขียน นักออกแบบ และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างสอดคล้องตั้งแต่เริ่มต้น โดยไม่ต้องเสียเวลาแก้ไขหรือสื่อสารซ้ำเกี่ยวกับโทนหรือช่องทางการเผยแพร่ที่ตกหล่น
เมื่อคุณกรอกปฏิทินเสร็จแล้ว ให้ถอยกลับมาตรวจสอบอีกครั้ง: ปฏิทินนี้สนับสนุนเป้าหมายทางธุรกิจหลักของคุณหรือไม่? มีการผสมผสานรูปแบบที่ดีหรือไม่? ระยะเวลาเป็นไปได้จริงหรือไม่? จากนั้น ให้แบ่งปันร่างปฏิทินกับทีมและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณ
เครื่องมือวางแผนปฏิทินประชาสัมพันธ์
การใช้สเปรดชีตสำหรับปฏิทินประชาสัมพันธ์ของคุณได้ผล (ในช่วงแรก)
แต่เมื่อแคมเปญของคุณเติบโตขึ้น ส่วนที่ต้องเคลื่อนไหวก็เพิ่มขึ้นตามไปด้วย คุณกำลังติดตามกำหนดเวลา ประสานงานกับแผนกต่างๆ และจัดการเนื้อหาในหลายช่องทาง การอัปเดตข้อมูลสูญหาย และทันใดนั้น คุณก็ไม่แน่ใจว่าใครกำลังทำอะไรหรือเมื่อไหร่
นั่นคือจุดที่เครื่องมือจัดการแคมเปญประชาสัมพันธ์เฉพาะทางสามารถทำให้ทุกอย่างเป็นระบบตั้งแต่การกำหนดเวลาไปจนถึงการทำงานร่วมกันและการติดตามผลลัพธ์
ณ จุดนี้ คุณต้องการClickUp สำหรับทีมการตลาด มันจะนำปฏิทิน PR แคมเปญ และความพยายามของทีมทั้งหมดของคุณมารวมไว้ในที่เดียวที่เชื่อมต่อและจัดการได้ง่าย
นี่คือวิธีที่ซอฟต์แวร์จัดการงานประชาสัมพันธ์นี้สามารถช่วยคุณได้:
1. กำหนดตารางในปฏิทิน ClickUp
ClickUp Calendarให้คุณมองเห็นตารางงานประชาสัมพันธ์ทั้งหมดของคุณได้อย่างรวมศูนย์ ไม่ว่าจะเป็นรายสัปดาห์ รายเดือน หรือตลอดทั้งปี ด้วยฟังก์ชันลากและวางที่ง่ายดาย คุณสามารถวางแผนการเปิดตัวผลิตภัณฑ์ ข่าวประชาสัมพันธ์ การติดต่อสื่อมวลชน และแคมเปญกิจกรรมต่าง ๆ ได้อย่างชัดเจนในภาพรวม
อะไรที่ทำให้มันดียิ่งขึ้นไปอีก? เครื่องมือที่ใช้ปัญญาประดิษฐ์นี้ทำให้การจัดตารางงานก้าวไปอีกขั้นด้วยการ:
- บล็อกเวลาโฟกัสโดยอัตโนมัติ สำหรับงานเช่นการเขียน, การตรวจสอบ, หรือการเตรียมสื่อ ตัวอย่างเช่น หากคุณมีงานที่ต้องส่งในวันศุกร์ ระบบสามารถสร้างช่วงเวลาการเขียน 2 ชั่วโมงในวันอังคารและวันพุธ
- การปรับกำหนดเวลาใหม่ เมื่อลำดับความสำคัญเปลี่ยนไป ดังนั้น หากทีมผลิตภัณฑ์ของคุณเลื่อนการเปิดตัวฟีเจอร์ออกไปหนึ่งสัปดาห์ งานประชาสัมพันธ์ที่เกี่ยวข้องทั้งหมด (เช่น การตรวจสอบข่าวประชาสัมพันธ์ การติดต่อสื่อ และการกำหนดเวลาบนโซเชียลมีเดีย) จะถูกเลื่อนโดยอัตโนมัติ โดยที่คุณไม่ต้องลากไทม์ไลน์ด้วยตนเอง
- เปลี่ยนประเด็นการประชุม เช่น 'สรุปรายชื่อสื่อมวลชนสำหรับงานภายในวันที่ 5 มีนาคม' หรือ 'นำเสนอรายงานไตรมาสที่ 2 ต่อฝ่ายการเงิน' ให้เป็นงานที่จัดตารางไว้ เพื่อให้ปฏิทินของคุณ (และทีมของคุณ) ทำงานสอดคล้องกัน
- การจัดการงานประชาสัมพันธ์ที่เกิดขึ้นเป็นประจำ เช่น "รายงานสื่อประจำเดือน", "การสแกนข่าวประจำสัปดาห์", หรือ "การติดตามผลนำเสนอข่าวทุกสองสัปดาห์" ได้อย่างง่ายดาย
- การจัดลำดับปฏิทิน โดยการซ้อนตารางเวลาต่าง ๆ (เช่น ปฏิทินการเปิดตัวผลิตภัณฑ์, ปฏิทินแคมเปญการตลาด, ปฏิทินประชาสัมพันธ์) เพื่อตรวจหาความขัดแย้งหรือระบุโอกาสที่เสริมกัน
ส่วนที่ดีที่สุด? ปฏิทิน ClickUp ทำงานร่วมกับClickUp Brainเพื่อประหยัดเวลาของคุณ ซึ่งหมายความว่าคุณไม่จำเป็นต้องค้นหาผ่านงาน, แชท, หรือเอกสารเพื่อค้นหาสิ่งที่ต้องทำต่อไป แค่ถาม: "อะไรคือสิ่งที่ต้องทำเป็นอันดับแรกของฉันวันนี้?" หรือ "การประชุมตรวจสอบข่าวประชาสัมพันธ์คือเมื่อไหร่?" และมันจะดึงคำตอบให้คุณทันที
📮ClickUp Insight: 18% ของผู้ตอบแบบสำรวจของเราต้องการใช้AI เพื่อจัดระเบียบชีวิตผ่านปฏิทิน งาน และตัวเตือน อีก 15% ต้องการให้ AI จัดการงานประจำและงานธุรการ
ในการทำเช่นนี้ ระบบ AI จำเป็นต้องสามารถ: ทำความเข้าใจระดับความสำคัญของงานแต่ละงานในกระบวนการทำงาน, ดำเนินการขั้นตอนที่จำเป็นเพื่อสร้างงานหรือปรับแต่งงาน, และตั้งค่าการทำงานอัตโนมัติในกระบวนการทำงาน
เครื่องมือส่วนใหญ่มีขั้นตอนเหล่านี้หนึ่งหรือสองขั้นตอนที่จัดการไว้แล้ว อย่างไรก็ตาม ClickUp ได้ช่วยให้ผู้ใช้รวมแอปได้ถึง 5+ แอปโดยใช้แพลตฟอร์มของเรา!สัมผัสประสบการณ์การจัดตารางเวลาด้วย AI ที่งานและการประชุมสามารถจัดสรรไปยังช่องว่างในปฏิทินของคุณได้อย่างง่ายดายตามระดับความสำคัญ คุณยังสามารถตั้งค่ากฎการทำงานอัตโนมัติแบบกำหนดเองผ่านClickUp Brainเพื่อจัดการงานประจำได้อีกด้วย ลาก่อนงานยุ่ง!
อ่านเพิ่มเติม: แอปปฏิทินที่ดีที่สุด (ฟรีและเสียเงิน)
2. ระดมความคิดด้วยไวท์บอร์ด
ClickUp Whiteboardsมอบพื้นที่เชิงภาพสำหรับทีมของคุณในการวางแผนแนวคิดแคมเปญ วันสร้างความตระหนัก การประกาศผลิตภัณฑ์ และโอกาสทางสื่อ—ทั้งหมดในที่เดียว
คุณสามารถจัดเรียงบล็อกเนื้อหาตามเดือน, ช่องทาง (สื่อ, บล็อก, โซเชียล), หรือประเภท (กิจกรรม, ผลิตภัณฑ์, ความเป็นผู้นำทางความคิด) ได้ ยิ่งไปกว่านั้น คุณสามารถใช้รูปร่าง, ป้ายกำกับ, หรือรหัสสีเพื่อจัดลำดับความสำคัญของช่วงเวลาที่มีผลกระทบสูงได้
- จัดกลุ่มแคมเปญตามธีม เช่น เน้นผลิตภัณฑ์, การสร้างภาพลักษณ์ผู้บริหาร, หรือการสร้างแบรนด์ เพื่อระบุช่องว่างในการสื่อสาร
- ลากและวางบล็อกเนื้อหาข้ามไทม์ไลน์ เพื่อแสดงภาพฤดูกาลและหลีกเลี่ยงการรวมแคมเปญหลายรายการไว้ในหน้าต่างเดียวกัน
- เชื่อมโยงงานหรือเอกสารโดยตรงจากไวท์บอร์ด เพื่อให้ทีมของคุณสามารถข้ามจากการระดมความคิดไปสู่การปฏิบัติได้โดยไม่ต้องเปลี่ยนเครื่องมือ
- เชิญผู้ร่วมงานจากหลากหลายแผนก (การตลาด, ผู้บริหาร, ผลิตภัณฑ์) มาร่วมแสดงความคิดเห็นตั้งแต่เนิ่นๆ และปรับความสำคัญให้ตรงกันก่อนกำหนดกรอบเวลา
- พัฒนาแผนการนำเสนอสื่อ: วางกลยุทธ์เชิงภาพสำหรับมุมมองเรื่องราวที่แตกต่างกัน และกำหนดเป้าหมายนักข่าวหรือสื่อที่เหมาะสมสำหรับแต่ละเรื่อง
- ร่างแผนการสื่อสารในภาวะวิกฤต: ใช้พื้นที่ที่ยืดหยุ่นนี้เพื่อระดมความคิดเกี่ยวกับสถานการณ์วิกฤตที่อาจเกิดขึ้น และวางแผนการตอบสนองรวมถึงหน้าที่ความรับผิดชอบของแต่ละฝ่าย
- สร้างแผนที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย: แสดงภาพผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักทั้งภายในและภายนอกสำหรับแคมเปญ และวางแผนกลยุทธ์การสื่อสารที่ปรับให้เหมาะสม
จับภาพข้อมูลเชิงลึกด้านสื่อได้ทันที
ให้ClickUp AI Notetakerจับทุกรายละเอียดระหว่างการสัมภาษณ์สื่อและการประชุมทีมประชาสัมพันธ์โดยอัตโนมัติ มันจะถอดเสียงการสนทนาโดยอัตโนมัติ เน้นรายการที่ต้องดำเนินการ และสร้างงานติดตามผลโดยตรงจากการสนทนาของคุณ
เมื่อผู้สื่อข่าวคนนั้นพูดถึงมุมมองเฉพาะที่พวกเขาสนใจ หรือทีมของคุณระดมความคิดเกี่ยวกับประเด็นที่น่าสนใจและทันเวลา คุณจะไม่มีวันสูญเสียข้อมูลเชิงลึกเหล่านั้นอีกต่อไป—ทุกอย่างถูกบันทึก จัดระเบียบ และพร้อมที่จะนำไปใช้ในปฏิทินประชาสัมพันธ์ของคุณ
อ่านเพิ่มเติม: การสร้างกลยุทธ์การสื่อสารการตลาดที่ทรงพลัง
3. เก็บข้อมูลการวิจัยและไอเดียเนื้อหาไว้ในเอกสาร
เมื่อแนวคิดแคมเปญของคุณถูกทำให้เป็นภาพแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการ เปลี่ยนความวุ่นวายนั้นให้เป็นโครงสร้าง และอะไรจะดีไปกว่าการทำให้สำเร็จด้วยClickUp Docs?
สร้างเอกสารสำหรับแต่ละเดือน แคมเปญ หรือธีม เช่น 'การเปิดตัวผลิตภัณฑ์ไตรมาส 2' หรือ 'แคมเปญสร้างความตระหนักในเดือนตุลาคม' ภายในเอกสาร คุณสามารถเก็บร่างข้อความประชาสัมพันธ์ โครงร่างข่าวประชาสัมพันธ์ บทความข่าวที่เกี่ยวข้อง เป้าหมายสื่อ จุดขายตามฤดูกาล และผลการดำเนินงานของแคมเปญที่ผ่านมา
สร้างคู่มือประชาสัมพันธ์กลาง: ใช้ Docs เพื่อสร้างและดูแลคลังข้อมูลที่อัปเดตอยู่เสมอสำหรับข้อความของแบรนด์ ประเด็นสำคัญที่ต้องพูดถึง ข้อความมาตรฐาน และแนวทางในการสื่อสารในภาวะวิกฤต เพื่อให้มั่นใจว่าทีมงานทุกคนมีความสอดคล้องกัน
พัฒนาและจัดทำรายงานวิเคราะห์หลังแคมเปญ: จัดโครงสร้างรายงานแคมเปญอย่างละเอียดภายใน Docs โดยฝังแผนภูมิ เชื่อมโยงไปยังแดชบอร์ด หรือแนบข้อมูลประสิทธิภาพ เพื่อแบ่งปันผลลัพธ์ประชาสัมพันธ์อย่างมีประสิทธิภาพ
ประโยชน์จากการประวัติเวอร์ชัน: ติดตามการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดที่ทำกับข่าวประชาสัมพันธ์ เอกสารการสื่อสาร หรือเอกสารกลยุทธ์ ช่วยให้คุณสามารถย้อนกลับไปยังเวอร์ชันก่อนหน้าได้หากจำเป็น
ใช้การเชื่อมโยงเชิงสัมพันธ์: เชื่อมโยงเอกสารโดยตรงกับงาน แคมเปญ รายการ หรือเหตุการณ์ในปฏิทินเฉพาะ ตัวอย่างเช่น เชื่อมโยงเอกสาร "ข่าวประชาสัมพันธ์งาน Q3" กับงานแคมเปญ "งานอุตสาหกรรม Q3" เพื่อเข้าถึงบริบทได้ทันที
💡 เคล็ดลับจากผู้เชี่ยวชาญ: ใช้ClickUp Brainเพื่อเปลี่ยนบันทึกที่ไม่เป็นระเบียบให้กลายเป็นเนื้อหาประชาสัมพันธ์ที่สมบูรณ์แบบ
คุณสามารถขอให้มันเขียนภาพรวมแคมเปญอย่างรวดเร็วสำหรับการเปิดตัวผลิตภัณฑ์ในไตรมาสที่ 2 ของคุณ โดยอ้างอิงจากบันทึกและข้อความที่เก็บไว้ในเอกสารของคุณ หรือวางบทความหรือรายงานแนวโน้ม แล้วขอให้ Brain แนะนำมุมมองเรื่องราวหรือไอเดียหัวข้อข่าวที่เหมาะกับแบรนด์ของคุณ
4. กำหนดและทำลายสถิติส่วนตัวด้วยเป้าหมาย ClickUp Goals
แสดงให้เห็นถึงผลกระทบที่แท้จริงของความพยายามด้านประชาสัมพันธ์ของคุณ ด้วย ClickUp Goals คุณสามารถ:
- กำหนดวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน: กำหนดเป้าหมายที่เฉพาะเจาะจงและวัดผลได้สำหรับแคมเปญของคุณ เช่น "บรรลุการเผยแพร่ในสื่อ 20 แห่งขึ้นไปสำหรับการเปิดตัวไตรมาส 3" หรือ "เพิ่มการกล่าวถึงแบรนด์ในเชิงบวกขึ้น 15%"
- แยกเป้าหมายออกเป็นเป้าหมายย่อย: แบ่งเป้าหมายหลักของคุณออกเป็น "เป้าหมายย่อย" ที่เล็กกว่าและจัดการได้ ซึ่งอาจเป็นเป้าหมายเชิงตัวเลข เป้าหมายทางการเงิน หรือแม้แต่เป้าหมายเชิงงาน (เช่น "ได้รับการสัมภาษณ์ 5 ครั้ง" "เผยแพร่บทความที่มีชื่อผู้เขียน 3 บทความ")
- ติดตามความคืบหน้าอย่างชัดเจน: ตรวจสอบว่าความพยายามของคุณมีส่วนช่วยต่อเป้าหมายโดยรวมอย่างไรแบบเรียลไทม์ ทำให้การรายงานผลตอบแทนจากการประชาสัมพันธ์ (PR ROI) เป็นเรื่องง่าย และช่วยให้ทีมมีแรงจูงใจอยู่เสมอ
- ลิงก์ไปยังงาน: เชื่อมโยงเป้าหมายและตัวชี้วัดโดยตรงกับงานและรายการที่งานกำลังดำเนินการอยู่ เพื่อให้แน่ใจว่ากิจกรรมประจำวันสอดคล้องกับผลลัพธ์เชิงกลยุทธ์
5. ปรับปรุงกระบวนการทำงานให้มีประสิทธิภาพด้วย ClickUp Automations
ด้วยClickUp Automations คุณสามารถเชื่อมต่อทุกขั้นตอนของกระบวนการประชาสัมพันธ์ของคุณได้ นี่คือตัวอย่างบางส่วนของวิธีการอัตโนมัติปฏิทินประชาสัมพันธ์ของคุณเพื่อให้ได้ผลลัพธ์แคมเปญที่ดีที่สุด:
| ทริกเกอร์ | การดำเนินการอัตโนมัติ |
| มีการสร้างภารกิจแคมเปญใหม่ (เช่น 'เปิดตัวผลิตภัณฑ์') | มอบหมายงานให้กับแผนกและทีมที่เกี่ยวข้องโดยอัตโนมัติ |
| สถานะงานเปลี่ยนเป็น 'อนุมัติแล้ว' | สร้างงานติดตามชื่อว่า 'แจกจ่ายสื่อ' และมอบหมายให้กับผู้จัดการฝ่ายประชาสัมพันธ์ |
| วันที่ครบกำหนดของงานได้รับการอัปเดตแล้ว | เลื่อนกำหนดส่งงานย่อยที่เกี่ยวข้องทั้งหมดโดยอัตโนมัติตามความเหมาะสม |
| งานย่อย (เช่น 'ร่างบทความบล็อก') ถูกทำเครื่องหมายว่าเสร็จสมบูรณ์ | โพสต์ความคิดเห็นเช่น 'เนื้อหาพร้อม—ย้ายไปออกแบบภาพ' |
| งานที่ทำซ้ำ (เช่น สรุปประชาสัมพันธ์ประจำเดือน) ถูกสร้างขึ้น | กำหนดผู้รับผิดชอบ PR โดยอัตโนมัติและตั้งงานย่อยพร้อมกำหนดเส้นตายสำหรับการเขียน การแก้ไข และการตรวจสอบ |
6. เชื่อมต่อระบบนิเวศของคุณด้วยการผสานการทำงานของ ClickUp
ในขณะที่ ClickUp รวมเครื่องมือหลายอย่างไว้ด้วยกัน มันยังสามารถทำงานร่วมกับเครื่องมืออื่น ๆ ได้เป็นอย่างดี เพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงานด้านประชาสัมพันธ์ของคุณด้วยการผสาน ClickUp กับ:
- เครื่องมือติดตามสื่อ (เช่น Meltwater, Brandwatch ผ่าน Zapier/API): อัตโนมัติการสร้างงานใน ClickUp เมื่อมีการระบุการกล่าวถึงหรือการแจ้งเตือนสื่อที่เกี่ยวข้องใหม่
- บริการขอแหล่งข้อมูล (เช่น HARO, Qwoted, SourceBottle): ปรับปรุงการค้นหาโอกาสทางสื่อของคุณให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น ด้วยการส่งต่อสรุปประจำวันจากบริการเช่น HARO ไปยังที่อยู่อีเมลเฉพาะใน ClickUp (โดยใช้ Email in ClickUp หรือเครื่องมือเช่น Zapier) คุณสามารถสร้างงานสำหรับแต่ละคำขอได้โดยอัตโนมัติ ปรับปรุงเพิ่มเติมโดยใช้เครื่องมืออัตโนมัติในการแยกวิเคราะห์อีเมลเพื่อค้นหาคำสำคัญที่เกี่ยวข้องกับลูกค้าหรืออุตสาหกรรมของคุณ จากนั้นมอบหมายให้กับสมาชิกทีมที่เหมาะสมสำหรับการนำเสนอ
- เครื่องมือจัดการโซเชียลมีเดีย (เช่น Hootsuite, Buffer): ประสานงานการขยายผลความสำเร็จด้านประชาสัมพันธ์ผ่านโซเชียลมีเดียโดยเชื่อมโยงงานและแบ่งปันข้อมูลอัปเดต
- พื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ (Google Drive, Dropbox, OneDrive): แนบและเข้าถึงชุดสื่อประชาสัมพันธ์ รูปภาพ วิดีโอ และทรัพยากรประชาสัมพันธ์สำคัญอื่น ๆ ได้อย่างง่ายดายจากโซลูชันคลาวด์ที่คุณชื่นชอบ
แหล่งข้อมูลเดียวที่เชื่อถือได้ของทีมประชาสัมพันธ์ของคุณ!
รวมแนวทางแบรนด์ แผนรับมือวิกฤต ภูมิปัญญาแคมเปญ และข้อมูลเชิงลึกด้านสื่อให้เป็นหนึ่งเดียว ค้นหาได้ทันที นำไปใช้อย่างสม่ำเสมอ และพัฒนาเรื่องราวอย่างมีกลยุทธ์ด้วยClickUp Knowledge Management
เสริมสร้างการประชาสัมพันธ์ที่ชาญฉลาด: รวมทุกความรู้ จัดระเบียบอย่างยอดเยี่ยม ไว้ในที่เดียว
7. ประหยัดเวลาด้วยเทมเพลตปฏิทินประชาสัมพันธ์
หากทั้งหมดนี้ฟังดูดีแต่คุณยังไม่แน่ใจว่าจะเริ่มต้นวางแผนประชาสัมพันธ์อย่างไร ClickUpมีเทมเพลตข่าวประชาสัมพันธ์ที่สร้างไว้ล่วงหน้า ซึ่งมอบโครงสร้างพร้อมใช้ให้คุณวางแผน ร่าง และเผยแพร่ประกาศต่าง ๆ ได้อย่างง่ายดาย คุณยังสามารถใช้เทมเพลตตารางเวลาประชาสัมพันธ์เพื่อวางแผนแคมเปญ กำหนดเส้นตาย และติดตามการติดต่อสื่อมวลชน ทั้งหมดนี้อยู่ในไทม์ไลน์เดียวกันอย่างเป็นระบบ
เทมเพลตแคมเปญประชาสัมพันธ์ ClickUpถูกสร้างขึ้นเพื่อรองรับการทำงานที่รวดเร็วและหลากหลายหน้าที่ของงานประชาสัมพันธ์ ช่วยให้คุณสามารถวางแผนแคมเปญ ตั้งแต่เริ่มต้น ดำเนินการ จนถึงการติดตามผลลัพธ์ ทั้งหมดนี้อยู่ในพื้นที่ทำงานเดียวที่ปรับแต่งได้ตามต้องการ
เทมเพลตนี้ให้บริการ:
- สถานะที่กำหนดเอง เช่น 'กำลังร่าง', 'พร้อมตรวจสอบ', และ 'เผยแพร่แล้ว' เพื่อติดตามขั้นตอนของแคมเปญประชาสัมพันธ์
- มุมมองที่ปรับให้เหมาะกับความต้องการด้านประชาสัมพันธ์ เช่น มุมมองรายการสำหรับจัดการเวิร์กโฟลว์เนื้อหา มุมมองบอร์ดสำหรับการระดมความคิด และมุมมองปฏิทินหรือแกนต์สำหรับวางแผนไทม์ไลน์และหลีกเลี่ยงการทับซ้อนของแคมเปญ
- ฟิลด์ที่กำหนดเอง เพื่อจัดระเบียบแคมเปญตามเกณฑ์ PR หลัก เช่น ช่องทางการเผยแพร่ (ข่าวประชาสัมพันธ์, โซเชียลมีเดีย, จดหมายข่าว), ประเภทรายชื่อสื่อ (เทคโนโลยี, ไลฟ์สไตล์, ภูมิภาค), หรือลำดับความสำคัญของแคมเปญ (เน้นการมองเห็นสูง vs การสร้างการรับรู้แบรนด์)
💡 เคล็ดลับจากมืออาชีพ: สร้างแดชบอร์ด PR แบบกำหนดเองที่แสดงเมตริกของแคมเปญ, ตำแหน่งสื่อ, และกำหนดเวลาที่ต้องทำในอนาคตได้ในทันที ตรวจสอบ KPI, ติดตามการมีส่วนร่วมของนักข่าว, และแบ่งปันความคืบหน้ากับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียผ่านมุมมองที่มุ่งเน้นและขับเคลื่อนด้วยข้อมูล ซึ่งช่วยลดงานรายงานที่ไม่จำเป็น
แต่ถ้าคุณกำลังจัดการแคมเปญหลายแคมเปญพร้อมกันและต้องการมุมมองที่กว้างขึ้นเพื่อจัดระเบียบทุกอย่างตั้งแต่ต้นจนจบ ให้หันมาใช้แม่แบบการวางแผนประชาสัมพันธ์
เทมเพลตการวางแผนประชาสัมพันธ์ของ ClickUpคือศูนย์บัญชาการครบวงจรสำหรับการดำเนินแคมเปญประชาสัมพันธ์ที่ชาญฉลาดและมีประสิทธิภาพ ด้วยเทมเพลตนี้ คุณสามารถกำหนดเป้าหมายที่ชัดเจนสำหรับแต่ละแคมเปญ จัดระเบียบงานและกำหนดเวลา และทำงานร่วมกับเพื่อนร่วมทีมและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียได้อย่างราบรื่นโดยปราศจากความสับสน
นอกจากนี้ ยังให้คุณมีมุมมองที่แตกต่างกันถึง 14 แบบเพื่อดูแผน PR ของคุณจากทุกมุมมองที่เป็นไปได้:
- มุมมองรายการใหม่: ดูงาน PR ใหม่ทั้งหมดที่ยังไม่ได้มอบหมายเพื่อเริ่มวางแผนแคมเปญของคุณ
- มุมมองรายการงานที่กำลังดำเนินการ: ตรวจสอบอย่างรวดเร็วว่างานใดกำลังดำเนินการอยู่และดำเนินการโดยใคร
- สำหรับมุมมองรายการเผยแพร่: ติดตามงานที่พร้อมหรือเกือบพร้อมสำหรับการเผยแพร่
- มุมมองบอร์ด: ย้ายงานข้ามขั้นตอนต่างๆ เช่น 'ร่าง' ไปยัง 'เผยแพร่' ได้อย่างง่ายดายด้วยภาพ
- มุมมองการแชท: หารือเกี่ยวกับงานและการอัปเดต หรือระดมความคิดกับทีมของคุณโดยตรง
อ่านเพิ่มเติม: แม่แบบแผนการตลาดฟรีเพื่อสร้างกลยุทธ์การตลาด
การเอาชนะความท้าทายในการจัดการปฏิทินประชาสัมพันธ์
แม้ปฏิทินประชาสัมพันธ์ที่ดีที่สุดก็อาจหลุดออกจากเส้นทางได้ นี่คือคู่มือฉบับย่อเกี่ยวกับข้อผิดพลาดที่พบบ่อยและวิธีหลีกเลี่ยง
1. การจัดตารางงานมากเกินไป (ทั้งในปฏิทินและกับทีม)
มันง่ายที่จะกระตือรือร้นเกินไปและจัดตารางกิจกรรมประชาสัมพันธ์ที่ทะเยอทะยานจนแน่นเกินไป อย่างไรก็ตาม ตารางที่อัดแน่นเกินไปอาจนำไปสู่ความเหนื่อยล้าและการดำเนินงานที่ขาดประสิทธิภาพ
เพื่อป้องกันสิ่งนี้:
✅ ให้เป็นจริงเกี่ยวกับปริมาณงานที่ทีมของคุณสามารถรับมือได้โดยไม่ทำให้พวกเขาเหนื่อยล้าเกินไป. นอกจากนี้ ให้ระวังสัญญาณเตือนเช่นการทำงานล่วงเวลาบ่อยครั้งหรือการยกเลิกการประชุมวางแผน.
✅ จัดลำดับความสำคัญอย่างเด็ดขาด มุ่งเน้นที่แคมเปญที่ต้องชนะเท่านั้น และเลื่อนหรือยกเลิกแคมเปญที่มีผลกระทบต่ำ
✅ ปรับตารางเวลาของคุณตามความสามารถของทีมและการเปลี่ยนแปลงแบบเรียลไทม์
💡 เคล็ดลับจากผู้เชี่ยวชาญ:มุมมองปริมาณงานของ ClickUpช่วยให้คุณเห็นว่าใครมีงานล้นมือและใครยังมีเวลาว่าง—เพื่อให้คุณสามารถมอบหมายงานการออกข่าวประชาสัมพันธ์หรือการเตรียมงานอีเวนต์ได้อย่างยุติธรรมโดยไม่ทำให้ทีมเหนื่อยล้า
2. ไม่มีความยืดหยุ่นเพียงพอ
การปฏิบัติปฏิทินของคุณเหมือนเป็นหินปูนอาจส่งผลเสียได้ ในวงการประชาสัมพันธ์ ข่าวที่ไม่คาดคิดอาจทำให้เนื้อหาของคุณไม่เกี่ยวข้องได้หากคุณไม่ปรับตัวอย่างรวดเร็ว
เพื่อป้องกันสิ่งนี้:
✅ ให้เวลาสำรองสำหรับโอกาสที่ไม่คาดคิดหรือข่าวด่วน
✅ เตรียมเนื้อหาสำรองไว้เผื่อกรณีเกิดเหตุไม่คาดคิด (เช่น บทความบล็อกหากกิจกรรมถูกยกเลิก)
✅ ตรวจสอบปฏิทินของคุณเป็นประจำ—การตรวจสอบทุกสัปดาห์เป็นวิธีที่ดีในการปรับตามพัฒนาการใหม่ๆ
3. อัปเดตปฏิทินให้เป็นปัจจุบัน
บางทีมสร้างปฏิทินประชาสัมพันธ์ประจำปีที่เยี่ยมยอด แต่กลับไม่คอยอัปเดตข้อมูล เมื่อพลาดการตรวจสอบหรือมีข้อมูลล้าสมัย ทำให้ปฏิทินไม่น่าเชื่อถือ และในไม่ช้า ก็ไม่มีใครใช้งานอีกต่อไป
เพื่อป้องกันสิ่งนี้:
✅ กำหนดเจ้าของปฏิทิน (โดยปกติคือผู้จัดการฝ่ายประชาสัมพันธ์) เพื่อดูแลให้ข้อมูลเป็นปัจจุบันและรวบรวมความคิดเห็นจากทีม
✅ กำหนดกิจวัตรประจำสัปดาห์เพื่อทบทวนรายการงานที่กำลังจะมาถึง ทำเครื่องหมายงานที่เสร็จสิ้นแล้ว และปรับตารางใหม่หากจำเป็น
✅ ฝึกอบรมทุกคนให้อัปเดตงานของตนเอง การเปลี่ยนแปลงสถานะ การเปลี่ยนแปลงวันที่ ฯลฯ
💡 เคล็ดลับจากผู้เชี่ยวชาญ: อัตโนมัติงาน PR ที่ทำซ้ำ เช่น การส่งการแจ้งเตือนติดตามผล การอัปเดตสถานะแคมเปญ หรือการแจ้งเตือนสมาชิกทีมเมื่อข่าวประชาสัมพันธ์พร้อมสำหรับการตรวจสอบ
สร้างปฏิทินประชาสัมพันธ์ที่ใช้งานได้จริงด้วย ClickUp
การสร้างและจัดการปฏิทินประชาสัมพันธ์อาจดูเหมือนงานที่ต้องลงแรงมากในตอนแรก แต่ผลลัพธ์ที่ได้คุ้มค่าอย่างยิ่ง ด้วยแผนงานที่ชัดเจน ทีมงานของคุณจะทำงานไปในทิศทางเดียวกัน กำหนดส่งงานเป็นไปตามเป้าหมาย และเรื่องราวของคุณจะเข้าถึงกลุ่มเป้าหมายที่ถูกต้องทุกครั้ง
ด้วย ClickUp กระบวนการทั้งหมดจะง่ายขึ้น เร็วขึ้น และทำงานร่วมกันได้ดียิ่งขึ้น ตั้งแต่การระดมความคิดด้วยภาพบน Whiteboards การจัดระเบียบไอเดียเนื้อหาใน Docs การวางแผนแคมเปญด้วยปฏิทินที่ขับเคลื่อนด้วย AI ไปจนถึงการอัตโนมัติงานที่ทำซ้ำๆ ClickUp นำทุกส่วนของกระบวนการทำงานด้านประชาสัมพันธ์ของคุณมารวมไว้ในแพลตฟอร์มอันทรงพลังเดียว
พร้อมที่จะทำให้ปฏิทินประชาสัมพันธ์ของคุณเป็นระเบียบเรียบร้อยแล้วหรือยัง?
สมัครใช้ ClickUpวันนี้! 🙌