ความเกี่ยวข้องและประสิทธิภาพสำหรับมืออาชีพในทุกอุตสาหกรรมจำเป็นต้องติดตามการเปลี่ยนแปลงและพัฒนาไปพร้อมกับอุตสาหกรรมเมื่อมันก้าวไปสู่จุดสูงสุดใหม่ ๆสาขาการจัดการโครงการต้องการสิ่งนี้และมากกว่านั้น นั่นคือเหตุผลที่เราเสนอรายการคำศัพท์การจัดการโครงการที่ให้ความรู้แก่คุณเพื่อช่วยคุณไปข้างหน้า!
A-E: การจัดการมูลค่าที่ได้รับด้วยความคล่องตัว
อไจล์
อย่าพอใจกับสิ่งที่ไม่ตรงกับความต้องการ หากคุณต้องการแนวทางการบริหารโครงการที่เปิดโอกาสให้ได้รับข้อเสนอแนะจากลูกค้าแบบเรียลไทม์ในทุกขั้นตอนของการพัฒนาโครงการ Agile สนับสนุนการทำงานร่วมกัน การจัดระเบียบส่วนบุคคล และความสามารถในการขยายขนาดตามความต้องการของโครงการและผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย โดยจะแบ่งผลิตภัณฑ์ที่ซับซ้อนและมีขนาดใหญ่ออกเป็นส่วนย่อยที่จัดการได้ง่าย เรียกว่าสปรินต์สครัม
การจัดการโครงการแบบアジล
การจัดการโครงการแบบอไจล์เป็นวิธีการจัดการโครงการที่ปรับใช้ได้ง่าย ซึ่งใช้โดยนักพัฒนาซอฟต์แวร์และผู้จัดการผลิตภัณฑ์ วิธีการนี้แบ่งโครงการออกเป็นระยะๆ ที่ต้องการการตรวจสอบงานเป็นระยะๆ ขึ้นอยู่กับข้อเสนอแนะของลูกค้า นำรูปแบบการทำงานซ้ำและความยืดหยุ่นมาสู่การจัดการโครงการของคุณ โดยมุ่งเน้นที่ความพึงพอใจของลูกค้าและการทำงานร่วมกัน
การวางแผนโครงการแบบアジล
"นี่ไม่ใช่สิ่งที่ฉันคิดไว้!" เพื่อหลีกเลี่ยงความคิดเห็นจากลูกค้าเช่นนี้ คุณอาจพิจารณาใช้กระบวนวิธีโครงการที่สามารถปรับขนาดได้ ซึ่งแบ่งโครงการออกเป็นสปรินต์ที่มีระยะเวลาสองสัปดาห์ ใครล่ะที่ต้องการเวลาการส่งมอบที่รวดเร็วพร้อมคำแนะนำ ความโปร่งใส การจัดการเวลาและอยู่ในงบประมาณ?
พิมพ์เขียว
เมื่อเกิดความสับสนในการตีความคำศัพท์ในการเขียนโปรแกรม ให้โทษที่แผนแม่บท แผนแม่บทคือชุดของแนวคิดที่เกี่ยวข้องกันแต่มีความแตกต่างเล็กน้อย คำศัพท์ในด้านการจัดการโครงการยังหมายถึงการแสดงผลแบบกราฟิกของการออกแบบซอฟต์แวร์ มันให้ภาพรวมที่สรุปได้ของโครงการหรือแนวคิดที่ซับซ้อน
กรณีศึกษา
กรณีศึกษาคือเรื่องราวเชิงลึกเกี่ยวกับปัญหาที่เกิดขึ้นจริงและการประยุกต์ใช้แนวคิดในสังคม คุณจะพบเรื่องราวมากมายที่นำเสนอแง่มุมในทางปฏิบัติของแนวคิดเชิงทฤษฎีสำหรับคำศัพท์การจัดการโครงการนี้
ดัชนีประสิทธิภาพต้นทุน
เมื่อประเมินผลการดำเนินงานของโครงการที่เกี่ยวข้องกับงบประมาณ ดัชนีประสิทธิภาพต้นทุน (Cost Performance Index: CPI) จะแสดงว่าโครงการมีความคุ้มค่าหรือไม่ โครงการอยู่ในงบประมาณ ต่ำกว่า หรือสูงกว่างบประมาณ สูตรคือ CPI = มูลค่าที่ได้รับ (EV) / ต้นทุนที่เกิดขึ้นจริง (AC)
การจัดการโครงการแบบสายวิกฤต
แนวทางการจัดการที่บูรณาการชุดของงาน, ระยะเวลา, และทรัพยากรที่จำเป็นเพื่อให้โครงการเสร็จสมบูรณ์ตามกำหนดเวลาภายในงบประมาณ. การประเมินความสามารถของทีมในการทำโครงการให้สำเร็จตามความต้องการและทรัพยากรที่มีอยู่.
วิธีเส้นทางวิกฤต
เส้นทางวิกฤตระบุสิ่งจำเป็นที่ต้องใช้ในการทำงานให้เสร็จสิ้น ทุกอย่างมุ่งไปที่การปรับปรุงประสิทธิภาพโดยการกำจัดกิจกรรมที่ไม่เกี่ยวข้องและเสียเวลา ทรัพยากรเพิ่มเติมสามารถนำไปใช้กับงานวิกฤตเพื่อเร่งการเสร็จสิ้นโครงการหากจำเป็น
ปัจจัยสำคัญต่อความสำเร็จ
67% ของโครงการล้มเหลวเนื่องจากการจัดการเวลาหรือเงินไม่ดี ผู้จัดการโครงการที่ฉลาดจะหลีกเลี่ยงปัญหาโดยการวางแผนกลยุทธ์ ปัจจัยความสำเร็จที่สำคัญประกอบด้วยแผนกลยุทธ์หรือแผนการทำงานที่รับประกันความสำเร็จของโครงการ
ผู้จัดการโครงการควรระบุปัจจัยสำคัญที่ชัดเจน เช่นข้อกำหนด, จุดสำคัญ,ผลลัพธ์ที่ต้องการ, ซอฟต์แวร์, และแผนการสื่อสารที่เปิดกว้าง
การพึ่งพา
ความสัมพันธ์ระหว่างกันในการบริหารโครงการเกิดขึ้นเมื่อภารกิจ เงื่อนไข หรือเหตุการณ์หนึ่งขึ้นอยู่กับการเสร็จสิ้นของภารกิจก่อนหน้าหรือภารกิจถัดไป ความพึ่งพาอาศัยกันนี้กำหนดลำดับความสำคัญในความสัมพันธ์ระหว่างภารกิจต่างๆและลำดับการดำเนินงาน เพื่อให้กระบวนการทำงานเป็นไปอย่างต่อเนื่องและมั่นคง
การบริหารจัดการมูลค่าที่ได้รับ
การบริหารโครงการจำเป็นต้องมีวิธีการเชิงปริมาณสำหรับการประเมินความก้าวหน้าของโครงการอย่างต่อเนื่อง การบริหารมูลค่าที่ได้รับ (Earned Value Management) ให้พารามิเตอร์สำหรับการประเมินความก้าวหน้าของโครงการเมื่อเทียบกับกำหนดเวลาและการจัดสรรงบประมาณ ผู้จัดการโครงการใช้ตัวชี้วัดเหล่านี้ในการคาดการณ์โครงการและปรับให้สอดคล้องกับความแตกต่างที่เกิดขึ้น
F-L: การติดตามอย่างรวดเร็วเพื่อเวลาในการนำสินค้าสู่ตลาด
การติดตามอย่างรวดเร็ว
บางครั้งโครงการอาจล่าช้ากว่ากำหนด ให้โทษความเหนื่อยล้า การขาดทรัพยากร เป้าหมายไม่ชัดเจน และการสื่อสารที่ไม่ดี แต่สิ่งเหล่านี้ไม่ได้ลดความจำเป็นในการบรรลุเป้าหมายสำคัญ แล้วจะทำอย่างไรได้อีก นอกจากการเร่งโครงการโดยใช้เทคนิคการบีบอัดตารางเวลา! การเร่งโครงการจึงเกี่ยวข้องกับกลยุทธ์ต่างๆ เช่น การทับซ้อนงานหรือการทำงานพร้อมกันหลายงานเพื่อให้โครงการเสร็จตามวันที่กำหนดเดิม
แผนผังงาน
ในฐานะเครื่องมือแก้ปัญหา มันเชื่อมโยงส่วนต่าง ๆ ของโครงการและเพิ่มประสิทธิภาพการไหลและการประมวลผลของข้อมูล นอกจากนี้ซอฟต์แวร์แผนผังยังอาจมีฟังก์ชันอื่น ๆ เช่น การทำให้แนวคิดที่ซับซ้อนง่ายขึ้นเพื่อให้มองเห็นและเข้าใจได้ง่ายขึ้น
กระบวนการ/การพัฒนาแบบเพิ่มทีละน้อยและวนซ้ำ
แบบจำลองการพัฒนาซอฟต์แวร์แบบวนซ้ำเกี่ยวข้องกับการทำกิจกรรมซ้ำในรอบหรือการวนซ้ำ นำไปสู่การผลิตเวอร์ชันใหม่ของซอฟต์แวร์จนกว่าจะได้เวอร์ชันที่ต้องการหรือดีที่สุด
วิธีการแบบเพิ่มทีละน้อยจะแบ่งงานพัฒนาซอฟต์แวร์ออกเป็นส่วนเล็กๆ แต่ละส่วนที่พัฒนาจะปรับปรุงจากส่วนก่อนหน้า ทำให้โครงการดำเนินไปเป็นขั้นตอน กระบวนการแบบวนซ้ำและเพิ่มทีละน้อย (Iterative Incremental Process) ที่คุณกล่าวถึงนั้นถูกต้อง ซึ่งเป็นการผสมผสานแนวทางทั้งสองแบบที่เสริมกัน เพื่อให้เกิดการปรับปรุงในโครงการในทุกขั้นตอนของการพัฒนา ไม่ใช่แบบเชิงเส้น
กระดานคัมบัง
กระดานคัมบังช่วยให้คุณสามารถมองเห็นงานที่รอดำเนินการ งานที่กำลังดำเนินการ และงานที่เสร็จสิ้นแล้วได้แบบเรียลไทม์ วิธีการคัมบังจะแบ่งโครงการออกเป็นงานย่อยๆ ในวิธีนี้ คุณจะใช้วิธีติดโน้ตหรือการ์ดคัมบังเพื่อแสดงงานต่างๆ อย่างชัดเจน
กระดานคัมบังให้ข้อมูลที่ช่วยผู้จัดการในการกำจัดงานที่ไม่เกี่ยวข้องและสิ้นเปลืองออกไป ทำให้ทีมมีประสิทธิภาพสูงขึ้นโดยการเพิ่มสมาธิของพวกเขาในองค์ประกอบที่สำคัญของกระบวนการพัฒนา
ตัวชี้วัดประสิทธิภาพหลัก
การบริหารโครงการที่มีประสิทธิภาพจำเป็นต้องมีกรอบเป้าหมายหรือวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน แล้วคุณจะจัดลำดับและประเมินเป้าหมายเหล่านั้นตามความสำคัญได้อย่างไร? นี่คือจุดที่ตัวชี้วัดประสิทธิภาพหลัก (KPI) เข้ามามีบทบาท โดย เป็นตัวชี้วัดที่ช่วยวัดผลการดำเนินงานของคุณในการบรรลุเป้าหมายหรือวัตถุประสงค์สำคัญเหล่านั้น
ตัวชี้วัดติดตามผลการดำเนินงานในเป้าหมายหลักเท่านั้น ตัวชี้วัดประสิทธิภาพหลักอาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับสิ่งที่ธุรกิจพิจารณาว่าเป็นตัวชี้วัดหลักในการวัดความสำเร็จของตน
ระยะเวลาดำเนินการ
ระยะเวลาดำเนินการ (Lead time) หมายถึงระยะเวลาที่ใช้ในการดำเนินการตามคำสั่งซื้อของลูกค้าหลังจากที่ได้รับคำสั่งซื้อแล้ว ระยะเวลาดำเนินการนี้ช่วยให้ทราบถึงประสิทธิภาพของธุรกิจ เนื่องจากสะท้อนถึงปริมาณงานที่ผลิตได้และความพึงพอใจของลูกค้าโดยตรง ไม่ว่าจะอยู่ในขั้นตอนใดหรือลักษณะของโครงการเป็นอย่างไรก็ตาม ระยะเวลาดำเนินการเกี่ยวข้องกับ:
- การสร้างหรือพัฒนาผลิตภัณฑ์: ระยะเวลาที่ใช้สำหรับผลิตภัณฑ์ที่ร้องขอเข้าสู่ตลาด
- การจัดการห่วงโซ่อุปทาน: ระยะเวลาตั้งแต่การสั่งซื้อจนถึงเมื่อสินค้าถึงมือลูกค้า
- การจัดการโครงการ: ระยะเวลาทั้งหมดในการดำเนินการให้เสร็จสิ้นทุกงานตามที่กำหนดไว้ในโครงการ
M-P: วาระการประชุมถึงกรอบเวลาโครงการ
วาระการประชุม
การสื่อสารที่เปิดกว้างและมีประสิทธิภาพในการประชุมทีมช่วยให้สมาชิกทุกคนมุ่งเน้นไปที่เป้าหมายและวัตถุประสงค์ได้อย่างชัดเจน การทำให้การประชุมเกิดประโยชน์สูงสุดจำเป็นต้องมีวาระการประชุม ซึ่งเป็นโครงร่างของประเด็นที่ต้องการหารือในเซสชันนั้น ๆ ไม่ว่าจะเป็นการประชุมแบบเรียบง่ายหรือแบบเป็นทางการ วาระการประชุมจะช่วยหลีกเลี่ยงการเสียเวลาไปกับเรื่องที่ไม่สำคัญ การออกนอกประเด็น และการไม่ได้รับการแก้ไขปัญหาสำคัญของโครงการ
คุณควรปรึกษากับสมาชิกทีมคนอื่น ๆ ในการจัดเตรียมวาระการประชุมเพื่อให้พวกเขาได้เตรียมตัว นอกจากนี้ พวกเขาควรทราบว่าจะต้องทำอะไรก่อนและหลังการประชุม รวมถึงบทบาทของตนในการประชุมด้วย
รายงานการประชุม
หลังจากเข้าร่วมการประชุม คุณอาจออกไปพร้อมกับรายการส่วนตัวของคุณที่ได้จากการอภิปรายและการนำเสนอ นั่นคือบันทึกแบบไม่เป็นทางการหรือบันทึกการประชุม บันทึกการประชุมไม่ใช่บันทึกการประชุมบันทึกการประชุมเป็นเวอร์ชันอย่างเป็นทางการของบันทึกการประชุมของคุณ และต้องได้รับการอนุมัติอย่างเป็นเอกฉันท์จากผู้เข้าร่วมทุกคนเพื่อเป็นบันทึกที่แท้จริงของทุกสิ่งที่ได้อภิปรายหรือเกิดขึ้นในการประชุม
หมุดหมายสำคัญ
ทุกโครงการมีความสำเร็จที่สำคัญหรือจุดตรวจสอบที่ใช้ในการระบุขั้นตอนหลักในการพัฒนาโครงการ. ดังนั้น จุดสำคัญ (Milestone) จึงชี้ให้เห็นเหตุการณ์ที่สำคัญในกระบวนการพัฒนาโครงการ. มันช่วยให้ทีมสามารถติดตามความคืบหน้าของตนได้เมื่อเปรียบเทียบกับเป้าหมายของตน.
หากไม่มีสิ่งนี้ จะไม่สามารถมองเห็นภาพรวมของกำหนดเวลาหรือจัดโครงสร้างโครงการได้ ผู้จัดการแต่ละคนใช้ปัจจัยต่างๆ เช่น วันที่กำหนดเฉพาะตามตารางเวลาของโครงการหรือการได้รับการอนุมัติจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการเพื่อพัฒนาจุดสำคัญ
แผนผังความคิด
หากคุณนึกภาพต้นไม้ที่มีกิ่งก้านหลายกิ่ง คุณกำลังเข้าใจแนวคิดของแผนผังความคิดแล้วแผนผังความคิดจะกำหนดแนวคิดหลักพร้อมด้วยแนวคิดที่เกี่ยวข้องหรือแนวคิดย่อยที่ขยายออกมาจากแนวคิดหลัก แผนผังความคิดมีประโยชน์ในการวางแผนและจัดการโครงการทั้งแบบระยะไกลและภายในองค์กร
แต่ละกิ่งของแผนผังความคิดจะมีคำสำคัญหรือภาพที่ไหลออกมา ภาพทั้งหมดจะมีชีวิตชีวาด้วยสีที่แตกต่างกันเพื่อกำหนดแต่ละส่วน มันเชื่อมโยงแนวคิดกับแนวคิดหลักเพื่อการแก้ปัญหา การจัดระเบียบ การระดมความคิด และการวางแผน
คำประกาศเจตนารมณ์
หากถูกขอให้บรรยายเกี่ยวกับบริษัทของคุณ คุณจะมีหลายสิ่งหลายอย่างที่จะพูดถึง: ความเกี่ยวข้องกับอุตสาหกรรมหรือสังคม, ทำเลที่ตั้งทางภูมิศาสตร์, การดำเนินงาน, เป้าหมาย, ลักษณะของบริการหรือสินค้า, ลูกค้า, และอื่น ๆ อีกมากมาย สรุปสิ่งเหล่านี้ไว้ในประโยคเดียว และคุณก็จะได้ข้อความภารกิจของบริษัทคุณ! ข้อความภารกิจที่ดีคือจุดขายเมื่อมันสามารถระบุถึงความต้องการของลูกค้าหรือการแก้ปัญหาที่บริษัทนำเสนอได้
วัตถุประสงค์
การเติบโตของธุรกิจหรือการดำเนินโครงการไม่จำเป็นต้องซับซ้อนหากคุณมีวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน วัตถุประสงค์หรือเป้าหมายคือเป้าหมายที่คุณตั้งไว้เพื่อเป็นแนวทางในการทำงานหรือการดำเนินงานของคุณ ผ่านสิ่งนี้ คุณสามารถเพิ่มความรับผิดชอบ ระบุและแก้ไขปัญหา และมุ่งเน้นไปที่พื้นที่ที่ต้องการการปรับปรุง มันสนับสนุนวิสัยทัศน์ของบริษัทของคุณตามที่ระบุไว้ในคำแถลงพันธกิจ การบรรลุเป้าหมายของคุณจะทำให้บรรลุวัตถุประสงค์ของคุณ
กิจกรรมโครงการ
กิจกรรมโครงการคือภารกิจที่มีงานย่อยอยู่ภายใน การทำงานย่อยให้เสร็จสิ้นจะนำไปสู่การบรรลุเป้าหมายหรือภารกิจหลักนั้น ตัวอย่างเช่น ในกรณีที่ภารกิจหลักคือการสร้างงานนำเสนอ งานย่อยจะประกอบด้วย: การรวบรวมเนื้อหา การออกแบบสไลด์ การตรวจสอบร่วมกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลัก และการสร้างผลงานสุดท้าย
งบประมาณโครงการ
งบประมาณโครงการให้ประมาณการรวมหรือค่าใช้จ่ายหรือต้นทุนที่คาดการณ์ไว้ซึ่งจำเป็นต้องใช้เพื่อให้โครงการแล้วเสร็จภายในระยะเวลาที่กำหนดไว้ งบประมาณนี้เน้นให้เห็นถึงค่าใช้จ่ายในทุกขั้นตอนของวงจรชีวิตของโครงการ การคำนวณผิดพลาดในความต้องการทางงบประมาณอาจก่อให้เกิดการขาดดุลหรือการใช้เงินอย่างไม่ถูกต้องซึ่งอาจทำให้ไม่สามารถส่งมอบผลงานได้ตามที่กำหนดไว้ งบประมาณของโครงการเป็นปัจจัยหนึ่งในการอนุมัติโครงการซึ่งใช้วัดผลการดำเนินงาน
เอกสารส่งมอบโครงการ
ผลลัพธ์ของโครงการคือผลลัพธ์ที่ได้จากกิจกรรมต่างๆที่ประกอบเป็นโครงการ ซึ่งหมายความว่าผลลัพธ์ของโครงการไม่ใช่ผลลัพธ์ สุดท้ายของโครงการ ผลลัพธ์ของโครงการคือบริการหรือผลิตภัณฑ์ที่ได้รับจากโครงการและส่งมอบให้กับลูกค้า ผลลัพธ์ของโครงการต้องได้รับการอนุมัติจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและมีบทบาทเฉพาะในวัตถุประสงค์ของโครงการ
เป้าหมายของโครงการ
เมื่อใดก็ตามที่โครงการบรรลุผลสำเร็จ มันเริ่มต้นด้วยคำแถลงที่ชัดเจนเกี่ยวกับผลลัพธ์ที่ต้องการ คำแถลงเหล่านี้กำหนดเป้าหมายของโครงการโดยระบุภาพรวมของสิ่งที่โครงการจะบรรลุ หากเป้าหมายของโครงการกำหนดผลลัพธ์เพียงอย่างเดียว มันจะกลายเป็นเรื่องคลุมเครือ
คุณสามารถลดความไม่ชัดเจนได้โดยการจำกัดขอบเขตให้แคบลงไปที่แง่มุมเฉพาะของโครงการ เช่น เป้าหมายด้านเวลา เป้าหมายด้านประสิทธิภาพ และเป้าหมายด้านทรัพยากร ดังนั้น หากคุณวางแผนที่จะมีลูกค้าใหม่ 20 รายในปีหน้า คุณต้องประเมินและดูว่าเป้าหมายของคุณสามารถบรรลุได้ มีกรอบเวลาที่ชัดเจน วัดผลได้ สมจริง และเฉพาะเจาะจงหรือไม่ เพื่อให้เป็นเป้าหมายของโครงการที่ถูกต้อง
วงจรชีวิตโครงการ
เราได้ยินมาว่าแทบทุกสิ่งทุกอย่างล้วนมีจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุด รวมถึงโครงการของคุณด้วยวงจรชีวิตของโครงการคือกระบวนการที่โครงการดำเนินไปตั้งแต่เริ่มต้นจนสิ้นสุด เป็นเรื่องที่น่ากังวลไม่น้อยหากคุณพิจารณาว่ามันหมายถึงการจัดการทุกแง่มุมที่ประกอบกันเป็นวงจรชีวิตของโครงการ: ผลลัพธ์ที่ต้องส่งมอบ ทีมงาน กระบวนการ และความต้องการของลูกค้า
สถาบันการจัดการโครงการ
สมาคมไม่แสวงหากำไรนี้มอบสมาชิกภาพระดับมืออาชีพให้กับผู้จัดการโครงการและผู้จัดการงานโครงการ นอกจากนี้ PMI ยังมอบการรับรอง Project Management Professionalที่ได้รับการยอมรับทั่วโลกให้แก่สมาชิก การรับรองนี้สร้างความมั่นใจให้กับนายจ้างและลูกค้าในคุณสมบัติของผู้เชี่ยวชาญด้านการบริหารโครงการ เมื่อพิจารณาถึงทรัพยากรจำนวนมากที่ทุ่มเทให้กับโครงการต่างๆ การมีผู้เชี่ยวชาญที่ได้รับการรับรองเป็นผู้นำทีมจึงถือเป็นเรื่องคุ้มค่า
ผู้จัดการโครงการ
นี่คือบุคคลที่ได้รับมอบหมายให้รับผิดชอบในการวางแผนและกำกับดูแลโครงการจนเสร็จสมบูรณ์ โดยต้องมั่นใจว่ากำหนดเวลา งบประมาณ และผลลัพธ์ที่คาดหวังยังคงเป็นไปตามเป้าหมาย พวกเขาให้ทิศทางของวงจรชีวิตโครงการโดยการใช้ทรัพยากรให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด ลดต้นทุนในขณะที่เพิ่มรายได้ และกำหนดทิศทางภารกิจและเป้าหมายโดยรวมขององค์กร หน้าที่เฉพาะของ PM ขึ้นอยู่กับลักษณะของอุตสาหกรรมและประเภทของโครงการที่เกี่ยวข้อง
วัตถุประสงค์ของโครงการ
เป้าหมายและวัตถุประสงค์เป็นคำศัพท์ที่แตกต่างกันในด้านการบริหารโครงการวัตถุประสงค์ของโครงการคือคำแถลงที่ชัดเจนเกี่ยวกับสิ่งที่ทีมของคุณต้องบรรลุ และผลลัพธ์ที่ตั้งใจไว้จากการบรรลุวัตถุประสงค์คือเป้าหมายวัตถุประสงค์ของโครงการต้องการกลยุทธ์ที่กระชับและวิธีการหรือเครื่องมือในการวัดผล เช่น แดชบอร์ดติดตามความคืบหน้าเพื่อให้โครงการดำเนินไปตามแผน
การจัดการพอร์ตโฟลิโอโครงการ
การจัดการพอร์ตโฟลิโอโครงการเป็นงานหนึ่งในการบริหารโครงการที่เกี่ยวข้องกับการคัดเลือก จัดลำดับความสำคัญ และควบคุมโครงการหรือโปรแกรมต่างๆ ตามขีดความสามารถและวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้ การจัดการนี้สร้างคุณค่าโดยการเลือกโครงการที่เหมาะสม จัดให้สอดคล้องกับแผนกลยุทธ์ของบริษัท และเพิ่มประสิทธิภาพการใช้ทรัพยากรที่มีจำกัดให้เกิดประโยชน์สูงสุดจากความร่วมมือระหว่างโครงการต่างๆ
ผ่านมาตรการเช่นนี้ องค์กรจะไม่เข้าไปเกี่ยวข้องกับโครงการที่ไม่เกี่ยวข้องหรือโครงการมากเกินไป ซึ่งอาจนำไปสู่ความล้มเหลวเนื่องจากขาดการบริหารจัดการและการประสานงานที่เหมาะสม
กำหนดการโครงการ
ในเวลาใดก็ตามที่คุณต้องการทราบความคืบหน้าของโครงการของคุณอย่างทันท่วงที โดยเฉพาะอย่างยิ่งในเรื่องของการบันทึกเวลาทรัพยากรการจัดการเวลาที่เหมาะสมจะช่วยให้คุณมุ่งเน้นกับกำหนดเวลาและสื่อสารสถานะของโครงการไปยังสมาชิกทีมและลูกค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพเครื่องมือตารางเวลาของโครงการนั้นก้าวไกลกว่าการใช้ปากกา กระดาษ และปฏิทินแบบดั้งเดิม คุณสามารถสร้างงาน จัดสรรงานในแต่ละวัน และระบุเวลาที่คาดว่าจะเริ่มและสิ้นสุดงานด้วยปฏิทินออนไลน์ได้
ขอบเขตของโครงการ
ก่อนที่โครงการจะเริ่มต้นขึ้น จะต้องมีการระบุรายละเอียดของทุกแง่มุมของโครงการไว้อย่างชัดเจน คำแถลงการณ์นี้เรียกว่าขอบเขตของโครงการ (Project Scope) ซึ่งครอบคลุมถึงแง่มุมต่าง ๆ เช่น ทรัพยากรที่ต้องการ ผลิตภัณฑ์หรือผลลัพธ์ที่ต้องส่งมอบ งานหรือขั้นตอนทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับโครงการ ข้อจำกัด และระยะเวลาที่กำหนด ขอบเขตของโครงการนี้ถือเป็นเหตุผลสนับสนุนความจำเป็นในการดำเนินโครงการ และยังเป็นเอกสารที่บันทึกเป้าหมายเฉพาะและเกณฑ์วัดความสำเร็จของโครงการไว้ด้วย
ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการ
ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการคือบุคคล กลุ่ม หรือองค์กรที่มีความสนใจในกิจกรรมของโครงการหรือมีส่วนร่วมในระดับใดก็ตาม หน่วยงานเหล่านี้อาจได้รับประโยชน์หรือความเสียหายโดยตรงจากโครงการ ผู้จัดการที่ดีต้องระบุผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและบทบาทและความต้องการของพวกเขา และสื่อสารขอบเขตของโครงการให้พวกเขาทราบ
กำหนดการโครงการ
โครงการต้องมีกำหนดการ อย่างไรก็ตาม สิ่งต่าง ๆ ไม่ได้เป็นไปตามแผนเสมอไป และสถานการณ์เช่น การล่าช้าของเป้าหมาย และการสะสมงานค้าง ก็เป็นปัญหาที่ตามมากับโครงการต่าง ๆกำหนดเวลาของโครงการคือการจัดลำดับเหตุการณ์และงานที่สำคัญของโครงการตามลำดับเวลาเพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างดำเนินไปตามกำหนดการ กำหนดเวลาช่วยบันทึกและสื่อสารกำหนดเวลา การพึ่งพากันของงาน งานที่เฉพาะเจาะจง และระยะเวลาที่คาดการณ์ไว้ของงานต่าง ๆ ให้กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียต่าง ๆ
Q-W: การประกันคุณภาพสู่การบริหารโครงการแบบน้ำตก
การประกันคุณภาพ
หนึ่งในคำศัพท์การจัดการโครงการที่ควรรู้คือการประกันคุณภาพ ซึ่งเป็นหลักการบริหารโครงการที่ช่วยให้บริษัทหลีกเลี่ยงการขยายข้อผิดพลาดและลดความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น โดยจะชี้นำผู้จัดการในการพัฒนาผลงานที่มีคุณภาพ การกำหนดมาตรฐานความเป็นเลิศ และการขจัดอุปสรรคต่างๆ ดังนั้น การประกันคุณภาพจึงมุ่งเน้นไม่เพียงแค่การส่งมอบผลงานที่ครบถ้วนสมบูรณ์เท่านั้น แต่ยังรวมถึงผลลัพธ์ที่ดีที่สุดในอุตสาหกรรม เพื่อรักษาและขยายฐานลูกค้าอีกด้วย
การจัดการคุณภาพ
ผู้จัดการโครงการมุ่งหาความเป็นเลิศไม่ใช่เพียงครั้งเดียวแต่เป็นความพยายามอย่างต่อเนื่อง การจัดการคุณภาพทำให้มั่นใจได้ถึงการส่งมอบบริการ ผลิตภัณฑ์ หรือผลลัพธ์อื่น ๆ ที่มีคุณภาพอย่างสม่ำเสมอตลอดวงจรชีวิตของโครงการ ลักษณะที่สามารถระบุได้ของมันได้แก่ ความสามารถในการทำงาน ประสิทธิภาพ ความเหมาะสม ความสม่ำเสมอ และความน่าเชื่อถือ องค์กรจะกำหนดมาตรฐานในการวัดระดับเหล่านี้ตามโครงการ
การวางแผนคุณภาพ
แง่มุมนี้ของการวางแผนโครงการช่วยในการตัดสินใจเกี่ยวกับลำดับความสำคัญของโครงการ ซึ่งเกิดขึ้นในขั้นตอนการวางแผนและช่วยให้ทีมและผู้จัดการตกลงในประเด็นสำคัญที่นำไปสู่ความสำเร็จของโครงการ โดยจะระบุทรัพยากรที่จำเป็น งานที่เกี่ยวข้อง และวัตถุประสงค์ นอกจากนี้ ขั้นตอนนี้ยังระบุมาตรฐานคุณภาพที่โครงการต้องปฏิบัติตาม
แผนภูมิ RACI
แผนภูมิ RACIคือแผนภาพที่แสดงระดับการมีส่วนร่วมของแต่ละบุคคลภายในโครงการ เพื่อให้ทุกคนเข้าใจบทบาทและความรับผิดชอบอย่างชัดเจนRACIเป็นตัวย่อที่มาจาก Responsible (ผู้รับผิดชอบหลัก), Accountable (ผู้รับผิดชอบต่อผลลัพธ์), Consulted (ผู้ให้คำปรึกษา), และ Informed (ผู้รับทราบ) แผนภูมินี้ส่งเสริมการสื่อสารและกำหนดความรับผิดชอบอย่างชัดเจน ทำให้กิจกรรมต่าง ๆในไทม์ไลน์ของโครงการดำเนินไปอย่างราบรื่นและไม่เกิดความสับสน
การจัดสรรทรัพยากร
การจัดการที่มีประสิทธิภาพและคุณภาพต้องการการจัดสรรทรัพยากร ซึ่งหมายถึงการจัดวางทรัพยากรที่มีอยู่ให้เหมาะสมตามกลยุทธ์เพื่อสนับสนุนภารกิจที่กำหนดไว้ให้บรรลุผล การจัดสรรทรัพยากรช่วยให้โครงการดำเนินไปอย่างราบรื่น รักษาประสิทธิภาพการผลิต และทำให้โครงการมีค่าใช้จ่ายที่คุ้มค่า อย่างไรก็ตาม การมีอยู่ของทรัพยากรและความต้องการของลูกค้าอาจส่งผลกระทบต่อการจัดสรรทรัพยากรได้
การปรับสมดุลทรัพยากร
การปรับสมดุลทรัพยากรเป็นเทคนิคการจัดการที่ช่วยให้การจัดสรรทรัพยากรเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ สอดคล้องกับกำหนดการของโครงการ และในที่สุดจะช่วยขจัดปัญหาการจัดสรรทรัพยากรให้กับโครงการมากเกินไปหรือน้อยเกินไป อย่างไรก็ตาม หากดำเนินการไม่ถูกต้อง ทรัพยากรอาจไม่สามารถให้บริการโครงการได้อย่างเหมาะสมหรืออาจไม่สามารถใช้ทรัพยากรได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ ส่งผลให้เกิดการสูญเปล่า ดังนั้น คุณควรระบุช่องว่างในทรัพยากรของโครงการ ประเมินความต้องการทรัพยากรอย่างสมจริงและจัดทำรายการลำดับความสำคัญสำหรับการจัดการทรัพยากรและงานต่างๆ
การจัดการทรัพยากร
ทรัพยากรเป็นสิ่งที่ให้ชีวิตแก่องค์กรและโครงการ หากปราศจากทรัพยากรเหล่านี้แล้ว องค์กรและโครงการก็จะต้องเผชิญกับความล้มเหลวอย่างแน่นอนการจัดการทรัพยากรช่วยป้องกันผลลัพธ์ที่เลวร้ายเช่นนี้ไว้ได้ การจัดการทรัพยากรกำหนดกลยุทธ์ที่เกี่ยวข้องกับการวางแผน การจัดเตรียม และการจัดสรรทรัพยากร การจัดการทรัพยากรเป็นส่วนหนึ่งของการจัดการโครงการ และควบคุมทั้งทรัพยากรที่ไม่มีตัวตนและทรัพยากรที่มีตัวตน
การจัดการความเสี่ยง
การจัดการความเสี่ยงคือการระบุ ประเมิน และลดความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นกับโครงการ การจัดการความเสี่ยงจะตรวจสอบว่าโครงการอาจเปลี่ยนแปลงวัตถุประสงค์และผลลัพธ์อย่างไรเมื่อเผชิญกับความเสี่ยง การจัดการความเสี่ยงจะบันทึกปัญหาที่อาจเกิดขึ้นและวิธีการแก้ไขปัญหาเหล่านั้น
ขอบเขตงานที่ขยายออกไป
การขยายขอบเขตโครงการ (Scope creep) หมายถึงปรากฏการณ์ที่ผลลัพธ์และข้อกำหนดของโครงการเพิ่มขึ้นตามความก้าวหน้าของโครงการ ซึ่งส่งผลให้เกิดความตึงเครียดต่อทรัพยากร เนื่องจากเกี่ยวข้องกับ กิจกรรมที่อยู่นอกขอบเขตของโครงการ เมื่อทีมต้องเผชิญกับแรงกดดันที่เพิ่มขึ้นนี้ ทั้งในด้านทรัพยากรและเวลา โครงการจะสูญเสียทิศทางและอาจประสบกับความล้มเหลวหรือหยุดชะงัก
สครัม
สครัม (Scrum)เป็นโซลูชันการจัดการโครงการแบบอไจล์ที่แบ่งโครงการออกเป็นส่วนย่อย ๆ ที่เรียกว่า สปรินต์ (sprint) สปรินต์แต่ละรอบจะดำเนินไปเป็นช่วงเวลาสั้น ๆ ตั้งแต่สองสัปดาห์ถึงหนึ่งเดือน โดยจะรวบรวมข้อเสนอแนะจากลูกค้าในทุก ๆ สปรินต์ และใช้กระดานสครัม (scrum board) เพื่อบันทึกเป้าหมายและงานที่ต้องทำในแต่ละสปรินต์ เพื่อรักษาหรือปรับปรุงความเร็วในการส่งมอบโครงการ
การจัดการโครงการแบบสครัม
การจัดการโครงการแบบสครัมเป็นการเปลี่ยนแปลงจากวิธีการจัดการโครงการแบบดั้งเดิมที่ลูกค้าจะเห็นผลิตภัณฑ์ของโครงการหลังจากเสร็จสิ้นแล้วเท่านั้น ซึ่งทำให้ลูกค้าไม่มีช่องทางในการให้ข้อเสนอแนะก่อนที่โครงการจะเสร็จสมบูรณ์ การจัดการโครงการแบบสครัมจึงเข้ามาแทนที่ โดยแบ่งโครงการออกเป็นบทบาท ผลงาน และเหตุการณ์ต่างๆ
เครื่องมือและบทบาททั้งสามนี้เป็นเครื่องมือและบทบาทที่โปรแกรมใช้ในการแบ่งโครงการที่ซับซ้อนออกเป็นส่วนย่อย ๆ ที่เรียกว่าสปรินต์ (sprint) ซึ่งแต่ละสปรินต์มีระยะเวลาอยู่ระหว่างสองถึงสี่สัปดาห์ เมื่อสิ้นสุดสปรินต์ ลูกค้าจะให้ข้อเสนอแนะเพื่อเป็นแนวทางให้ทีมบริหารจัดการพัฒนาผลิตภัณฑ์หรือบริการที่ดีที่สุดและตรงตามความต้องการของลูกค้า
สปรินต์
สปรินต์คือช่วงเวลาที่กำหนดหรือกำหนดไว้ล่วงหน้าซึ่งมีระยะเวลาตั้งแต่หนึ่งถึงสี่สัปดาห์ เป็นวัฏจักรการพัฒนาในวงจรชีวิตของโครงการ ดังนั้น สปรินต์สครัมจึงเกิดขึ้นจากการแบ่งโครงการออกเป็นกล่องหรืองานย่อยที่ต้องทำให้เสร็จและได้รับการอนุมัติจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียก่อนที่จะดำเนินการไปยังขั้นตอนถัดไป
คะแนนเรื่องราว
เมื่อสิ้นสุดสปรินต์ ทีมจะมอบหมายหน่วยเพื่อให้ความคิดเห็นเกี่ยวกับความพยายามที่จำเป็นในการดำเนินการตามแบ็กล็อกสำหรับงานหรือรายการในโครงการ ตัวชี้วัดนี้ช่วยวัดแง่มุมที่เป็นนามธรรมของการดำเนินการตามเรื่องราวของลูกค้า โดยพิจารณาถึงความเสี่ยง ความซับซ้อน และความพยายามที่เกี่ยวข้อง ซึ่งเกิดขึ้นที่แบ็กล็อกของผลิตภัณฑ์
การจัดการโครงการแบบน้ำตก
วิธีการบริหารโครงการเชิงเส้นนี้ให้กระบวนการที่เป็นลำดับในการดำเนินโครงการให้เสร็จสมบูรณ์ โดยต้องดำเนินการในแต่ละขั้นตอนหรือแต่ละระยะให้เสร็จสิ้นก่อนที่จะก้าวไปสู่ขั้นตอนถัดไป ขั้นตอนหรือระยะต่าง ๆ จะดำเนินต่อเนื่องหรือซ้อนทับกันเหมือนสายน้ำที่ไหลลงสู่สายน้ำตก แม้จะไม่ได้ยืดหยุ่นเหมือนวิธีการบริหารจัดการสมัยใหม่ แต่ก็ยังคงยึดตามขั้นตอนปกติของการบริหารโครงการ
เมื่อคุณมีความรู้เกี่ยวกับคำศัพท์การจัดการโครงการเหล่านี้แล้ว คุณจะพบว่าการเข้าใจและใช้ทรัพยากรให้เกิดประโยชน์สูงสุดเพื่อทำให้งานการจัดการโครงการของคุณดีที่สุดนั้นง่ายขึ้น สมัครรับจดหมายข่าวบล็อกของ ClickUpเพื่อรับข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับการจัดการโครงการเพิ่มเติมและคำแนะนำที่สามารถนำไปใช้ได้จริงส่งตรงถึงกล่องจดหมายของคุณ! 📧