วิธีการดำเนินการตรวจสอบทีมเพื่อเพิ่มการมีส่วนร่วมของพนักงาน
Manage

วิธีการดำเนินการตรวจสอบทีมเพื่อเพิ่มการมีส่วนร่วมของพนักงาน

ครั้งสุดท้ายที่สมาชิกทีมมาหาคุณพร้อมกับความคิดหรือปัญหาคือเมื่อไหร่?

มีโอกาสสูงที่มันไม่ได้เกิดขึ้นอย่างกะทันหัน—มันเกิดขึ้นเพราะพวกเขารู้สึกว่ามีพื้นที่ให้พูดคุย

การเช็คอินของทีมมอบพื้นที่นั้นให้

พวกเขาเป็นโอกาสในการเชื่อมต่อกับทีมของคุณ, แก้ไขสิ่งที่ทำงานได้ดีและสิ่งที่ไม่ได้ผล, และสร้างสภาพแวดล้อมที่ทุกคนรู้สึกว่าได้รับการฟัง

มาสำรวจวิธีการทำให้การสนทนาเหล่านี้มีความหมายอย่างแท้จริงกันเถอะ 💬

⏰ สรุป 60 วินาที

💬 การเช็คอินทีมเป็นการประชุมสั้นๆ เพื่อเสริมสร้างการสื่อสารและความสอดคล้องในทีม🌟 การเช็คอินเป็นประจำช่วยเพิ่มความไว้วางใจ การแก้ปัญหา และความยืดหยุ่น📅 การเช็คอินรายวัน รายสัปดาห์ และรายเดือนตอบสนองความต้องการที่แตกต่างกันของทีมและโครงการ📝 กำหนดวาระการประชุมให้ชัดเจนและมุ่งเน้นการสนทนาไปที่เป้าหมาย ความท้าทาย และข้อเสนอแนะ👥 ผู้จัดการมีบทบาทสำคัญในการส่งเสริมความโปร่งใสและการมีส่วนร่วม🛠️ เครื่องมืออย่าง ClickUp ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดตารางเวลา การจัดทำเอกสาร และการติดตามผล🎉 ความยืดหยุ่นในรูปแบบและการเฉลิมฉลองความสำเร็จเล็กๆ น้อยๆ ช่วยให้การติดตามผลมีประสิทธิภาพ

การทำความเข้าใจการเช็คอินของทีม

การเช็คอินคือการประชุมสั้น ๆ ที่มีโครงสร้างชัดเจนเพื่อให้ทีมเชื่อมต่อและสอดคล้องกัน มันมอบเวลาที่เฉพาะเจาะจงเพื่อให้ทุกคนได้แบ่งปันการอัปเดต, หารือเกี่ยวกับปัญหา, และทำให้แน่ใจว่าทุกคนเข้าใจถึงสิ่งที่สำคัญที่สุด

ต่างจากการประชุมอย่างเป็นทางการ การเช็คอินมุ่งเน้นที่การรักษาความต่อเนื่องและการตอบสนองต่อความต้องการเร่งด่วนโดยไม่ทำให้วันเสียจังหวะ การประชุมเหล่านี้ไม่ได้เน้นที่วาระการประชุมที่เคร่งครัด แต่เป็นการสร้างสภาพแวดล้อมที่เปิดกว้างซึ่งสมาชิกในทีมรู้สึกสบายใจที่จะแสดงความคิดเห็น

การเช็คอินเทียบกับการประชุมแบบตัวต่อตัว

การเข้าใจความแตกต่างระหว่างการเช็คอินและการประชุมแบบตัวต่อตัวเป็นกุญแจสำคัญในการใช้ทั้งสองอย่างมีประสิทธิภาพ 👇

ลักษณะการเช็คอินการประชุมแบบตัวต่อตัว
ใครเกี่ยวข้องทีมทั้งหมดผู้จัดการโครงการและสมาชิกทีมหนึ่งคน
วัตถุประสงค์มุ่งเน้นการประสานงานในทีมและการอัปเดตโครงการมุ่งเน้นการเติบโตส่วนบุคคลและความท้าทาย
สไตล์ร่วมมือและมุ่งเน้นการทำงานเป็นทีมส่วนบุคคลและเป็นส่วนตัว
เวลาสั้น (15-30 นาที)นานขึ้น (30-60 นาที)

ประโยชน์ของการตรวจสอบเป็นประจำ

นี่คือข้อดีหลักบางประการของการจัดให้มีการตรวจสอบทีมเป็นประจำ 🧑‍💻

  • การสื่อสารที่ดีขึ้น: การเช็คอินให้พื้นที่ที่สม่ำเสมอสำหรับการสื่อสารของทีม ทำให้มั่นใจได้ถึงความสอดคล้องและความชัดเจนในทุกระดับ
  • การแก้ไขปัญหาที่รวดเร็วขึ้น: การประชุมเหล่านี้ส่งเสริมการแก้ปัญหาอย่างรวดเร็ว แก้ไขข้อกังวลก่อนที่ปัญหาจะบานปลาย
  • ความไว้วางใจในทีมที่แข็งแกร่งขึ้น: การตรวจสอบความคืบหน้าอย่างสม่ำเสมอช่วยสร้างความโปร่งใสและส่งเสริมความรู้สึกไว้วางใจระหว่างสมาชิกในทีม
  • การติดตามความคืบหน้าที่ดีขึ้น: พวกเขาเน้นย้ำถึงความสำเร็จในแต่ละขั้นตอนและทำให้ทุกคนทำงานตามแผนของโครงการที่ดำเนินอยู่
  • ความสามารถในการปรับตัวที่เพิ่มขึ้น: การเช็คอินช่วยให้ทีมมีความยืดหยุ่น ปรับเปลี่ยนลำดับความสำคัญและเป้าหมายตามความจำเป็นโดยไม่สูญเสียจุดมุ่งหมาย

🧠 เกร็ดความรู้: แนวคิดเรื่อง 'การเช็คอิน' มีต้นกำเนิดมาจากวิธีการบริหารโครงการแบบアジลในช่วงทศวรรษ 1990

ประเภทของการเช็คอินทีม

การเช็คอินมีหลากหลายรูปแบบและขนาด แต่ละแบบมีวัตถุประสงค์เฉพาะตัวตามความต้องการของทีมและโครงการที่กำลังดำเนินการ แม้ว่าเป้าหมายจะยังคงเหมือนเดิม แต่การเช็คอินประเภทต่างๆ ช่วยให้ทีมสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพในหลากหลายวิธี

มาสำรวจกันเถอะ 🗂️

การเช็คอินรายวัน

การเช็คอินรายวันเป็นการประชุมทีมสั้น ๆ ที่มุ่งเน้น ซึ่งแต่ละบุคคลจะรายงานความคืบหน้าอย่างรวดเร็ว ระบุอุปสรรค และชี้แจงลำดับความสำคัญเร่งด่วน

การเช็คอินเหล่านี้มักใช้ในสภาพแวดล้อมที่มีจังหวะการทำงานรวดเร็ว เช่น ทีมที่ทำงานแบบอไจล์ ซึ่งจำเป็นต้องมีการสื่อสารอย่างต่อเนื่องเพื่อรักษาความก้าวหน้า

📌 ตัวอย่าง: การประชุมสแตนด์อัพประจำวันในทีมที่ใช้วิธีการแบบอไจล์เป็นตัวอย่างที่ดีมาก ในระหว่างการประชุมเหล่านี้ สมาชิกในทีมมักจะตอบคำถามสำคัญสามข้อ: คุณทำอะไรไปเมื่อวานนี้? คุณกำลังทำอะไรอยู่ในวันนี้? มีอะไรที่ขัดขวางความก้าวหน้าของคุณ? โครงสร้างนี้ช่วยให้ทีมทำงานสอดคล้องกันและสามารถแก้ไขปัญหาที่อาจเกิดขึ้นได้อย่างรวดเร็ว ซึ่งช่วยป้องกันความล่าช้าของโครงการ

การตรวจสอบรายสัปดาห์

การตรวจสอบประจำสัปดาห์จะยาวนานขึ้นเล็กน้อย และทำหน้าที่เป็นจุดติดต่อเพื่อทบทวนความคืบหน้าที่เกิดขึ้นในสัปดาห์ที่ผ่านมา ปรับให้สอดคล้องกับ 우선순위ในอนาคต และตรวจสอบให้แน่ใจว่างานต่าง ๆ อยู่ในเส้นทางที่พร้อมสำหรับสัปดาห์หน้า การตรวจสอบนี้มักจะครอบคลุมถึงการเสร็จสิ้นงาน ความคืบหน้าของเป้าหมาย และการวางแผนระยะสั้นที่จำเป็น

📌 ตัวอย่าง: ทีมการตลาดอาจมีการประชุมติดตามผลรายสัปดาห์เพื่อหารือเกี่ยวกับสถานะของโครงการเนื้อหา, แคมเปญสื่อสังคมออนไลน์, หรือการเปิดตัวสินค้าที่จะมาถึง. ในระหว่างการประชุมเหล่านี้, ทีมจะทบทวนสิ่งที่ได้ทำไปแล้ว, ปรับปรุงกำหนดการหากจำเป็น, และจัดลำดับความสำคัญสำหรับสัปดาห์ต่อไป.

การตรวจสอบรายเดือน

การตรวจสอบประจำเดือนมุ่งเน้นไปที่ความก้าวหน้าในระยะยาว โดยทบทวนผลการดำเนินงานโดยรวมและแก้ไขปัญหาหรืออุปสรรคใหญ่ที่อาจเกิดขึ้น การประชุมเหล่านี้เป็นพื้นที่ในการตั้งเป้าหมายสำหรับเดือนถัดไป ระบุแนวโน้ม และประเมินความก้าวหน้าในการบรรลุวัตถุประสงค์ที่ใหญ่กว่า

📌 ตัวอย่าง: ในทีมขาย การประชุมติดตามผลรายเดือนอาจใช้เพื่อทบทวนผลการปฏิบัติงานเทียบกับเป้าหมายยอดขาย ประเมินสถานะของโอกาสทางการขาย และปรับกลยุทธ์สำหรับแคมเปญที่จะมาถึง การประชุมเหล่านี้เป็นโอกาสในการเฉลิมฉลองความสำเร็จ ระบุจุดที่ต้องปรับปรุง และปรับกลยุทธ์ให้เหมาะสมกับเป้าหมายของเดือนถัดไป

การตรวจสอบเฉพาะโครงการ

การตรวจสอบเฉพาะโครงการถูกปรับให้เหมาะสมเพื่อตอบสนองความต้องการของโครงการและเป้าหมายเฉพาะ

พวกเขามีประโยชน์อย่างยิ่งในการทำให้แน่ใจว่าทีมข้ามสายงานยังคงสอดคล้องกันและทุกคนเข้าใจตรงกันเกี่ยวกับไทม์ไลน์และผลลัพธ์ของโครงการ

📌 ตัวอย่าง: ทีมพัฒนาผลิตภัณฑ์ที่กำลังทำงานเกี่ยวกับฟีเจอร์ใหม่อาจจัดการประชุมรายสัปดาห์เฉพาะโครงการ ในช่วงการประชุมเหล่านี้ ทีมจะหารือเกี่ยวกับความคืบหน้าในการพัฒนาฟีเจอร์ รีวิวความคิดเห็นจากผู้ใช้ และระบุปัญหาทางเทคนิคหรือการออกแบบที่ต้องได้รับการแก้ไข

🧠 เกร็ดความรู้: การประชุมแบบยืนมีต้นกำเนิดมาจากอุตสาหกรรมเทคโนโลยีเพื่อป้องกันการสนทนาที่ยืดเยื้อและยาวนาน

การตรวจสอบเฉพาะกิจ

การประชุมแบบเฉพาะกิจเกิดขึ้นตามความจำเป็น โดยทั่วไปเป็นการตอบสนองต่อปัญหาเร่งด่วนหรือโอกาสในการร่วมมือ การประชุมโครงการเหล่านี้มักไม่เป็นทางการและเกิดขึ้นเมื่อมีสิ่งที่ไม่คาดคิดเกิดขึ้น ซึ่งต้องการความสนใจหรือการปรับเปลี่ยนอย่างเร่งด่วน

📌 ตัวอย่าง: หากพบข้อบกพร่องกะทันหันในซอฟต์แวร์เวอร์ชันที่ปล่อยออกมาซึ่งอาจส่งผลกระทบต่อลูกค้า อาจมีการเรียกประชุมฉุกเฉินเพื่อประเมินสถานการณ์อย่างรวดเร็ว จัดสรรทรัพยากรเพื่อแก้ไขปัญหา และสื่อสารกับผู้มีส่วนเกี่ยวข้องที่จำเป็นเพื่อป้องกันปัญหาที่อาจเกิดขึ้นกับลูกค้า

การดำเนินการตรวจสอบพนักงานอย่างมีประสิทธิภาพ (รายเดือน, รายสัปดาห์, รายวัน)

การติดตามทีมของคุณไม่จำเป็นต้องซับซ้อน การใช้วิธีการตรวจสอบที่เหมาะสมสามารถสร้างความแตกต่างได้อย่างมาก

นี่คือวิธีที่คุณสามารถจัดโครงสร้างการตรวจสอบที่มีคุณค่าเพื่อให้มีผลกระทบต่อทั้งพนักงานและผู้จัดการ 👥

การกำหนดวาระที่ชัดเจน

การมีวาระที่ชัดเจนเป็นสิ่งสำคัญในการทำให้การสนทนายังคงมีจุดมุ่งหมายและเกิดประสิทธิผล แม้ว่ารายละเอียดอาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับระยะเวลาในการติดตามผล แต่ต่อไปนี้คือแนวทางบางประการ:

  • การเช็คอินรายวัน: มุ่งเน้นไปที่งานเร่งด่วน ความท้าทาย และสิ่งที่ต้องให้ความสำคัญในทันที วาระการประชุมแบบสามข้อที่ตอบคำถามเช็คอินเหล่านี้ก็เพียงพอแล้ว: ได้ทำอะไรไปแล้วบ้าง? อะไรคือสิ่งที่จะทำต่อไป? มีอะไรที่เป็นอุปสรรคต่อความก้าวหน้า?
  • อะไรที่ได้ทำไปแล้ว?
  • อะไรต่อไป?
  • อะไรกำลังขัดขวางความก้าวหน้า?
  • การตรวจสอบรายสัปดาห์: การตรวจสอบเหล่านี้ต้องการขอบเขตที่กว้างขึ้นเล็กน้อย ใช้เพื่อทบทวนความคืบหน้าของสัปดาห์และปรับให้สอดคล้องกับเป้าหมายระยะสั้น: ทบทวนงานที่เสร็จสิ้นและโครงการที่กำลังดำเนินการอยู่ หารือเกี่ยวกับเป้าหมายระยะสั้นและกรอบเวลา แก้ไขปัญหาหรือความต้องการทรัพยากร
  • การทบทวนงานที่เสร็จสิ้นและโครงการที่กำลังดำเนินการ
  • การหารือเกี่ยวกับเป้าหมายระยะสั้นและกรอบเวลา
  • การแก้ไขปัญหาหรือความต้องการทรัพยากร
  • การตรวจสอบประจำเดือน: เหมาะสำหรับการสะท้อนความก้าวหน้าในระยะยาวและหารือเกี่ยวกับโอกาสในการเติบโต วาระการประชุมทั่วไปอาจประกอบด้วย: ทบทวนเหตุการณ์สำคัญและความสำเร็จ หารือเกี่ยวกับความท้าทายและกลยุทธ์ในการเอาชนะมัน สำรวจเป้าหมายและความปรารถนาในการพัฒนาอาชีพ
  • ทบทวนเหตุการณ์สำคัญและผลงานที่บรรลุ
  • การหารือเกี่ยวกับความท้าทายและกลยุทธ์ในการเอาชนะ
  • การสำรวจเป้าหมายและความปรารถนาในการพัฒนาวิชาชีพ
  • อะไรที่ได้ทำไปแล้ว?
  • อะไรต่อไป?
  • อะไรกำลังขัดขวางความก้าวหน้า?
  • การทบทวนงานที่เสร็จสิ้นและโครงการที่กำลังดำเนินการ
  • การหารือเกี่ยวกับเป้าหมายระยะสั้นและกรอบเวลา
  • การแก้ไขปัญหาหรือความต้องการทรัพยากร
  • ทบทวนเหตุการณ์สำคัญและความสำเร็จ
  • การหารือเกี่ยวกับความท้าทายและกลยุทธ์ในการเอาชนะ
  • การสำรวจเป้าหมายและความปรารถนาในการพัฒนาวิชาชีพ

เพิ่มการมีส่วนร่วมด้วยการสนทนาที่มีความหมาย

การเช็คอินไม่ควรรู้สึกเหมือนเป็นภาระ การมีส่วนร่วมกับพนักงานในการสนทนาที่มีความหมายช่วยให้พวกเขารู้สึกมีคุณค่าและได้รับการรับฟัง

เน้นประเด็นการสนทนาเหล่านี้:

  • ยอมรับความสำเร็จ: เริ่มต้นการสนทนาด้วยโน้ตเชิงบวกโดยการเฉลิมฉลองความสำเร็จล่าสุดของพวกเขา
  • สำรวจความท้าทาย: พูดคุยเกี่ยวกับอุปสรรคหรือปัญหาที่พวกเขาอาจกำลังเผชิญอยู่ และร่วมมือกันหาแนวทางแก้ไขที่เป็นไปได้
  • ให้และรับข้อเสนอแนะ: ให้ข้อเสนอแนะที่สร้างสรรค์ พร้อมทั้งขยายเสียงของพนักงานเพื่อให้เห็นว่าคุณสามารถสนับสนุนพวกเขาได้ดีขึ้นอย่างไร
  • ปรับเป้าหมายให้สอดคล้อง: ทบทวนเป้าหมายในอาชีพของพวกเขาและให้แน่ใจว่าสอดคล้องกับเป้าหมายของทีมและองค์กร

💡 เคล็ดลับจากมืออาชีพ:รวมคำถามสำรวจความพึงพอใจของพนักงานระหว่างการเช็คอินเพื่อรับข้อมูลเชิงลึกที่มีค่าเกี่ยวกับขวัญกำลังใจของทีม การถามคำถามปลายเปิดที่สนุกสนานเกี่ยวกับการทำงาน การสื่อสาร และวัฒนธรรมในที่ทำงาน จะช่วยระบุพื้นที่ที่ต้องปรับปรุงเพื่อสร้างทีมที่มีแรงจูงใจมากขึ้น

ส่งเสริมความโปร่งใสและความซื่อสัตย์

ความโปร่งใสสร้างความไว้วางใจ ทำให้พนักงานสามารถแบ่งปันความคิดที่แท้จริงของตนได้โดยไม่ลังเล เพื่อส่งเสริมความเปิดเผย:

  • ขอให้พนักงานมั่นใจว่า การเช็คอินเป็นพื้นที่ปลอดภัยสำหรับการสนทนา ไม่ใช่การตัดสิน
  • จงโปร่งใสด้วยตนเอง แบ่งปันความท้าทายหรือบทเรียนที่ได้รับเพื่อเป็นแบบอย่างของความเปราะบาง
  • รับฟังข้อกังวลและข้อเสนอแนะของพวกเขาอย่างตั้งใจโดยไม่ขัดจังหวะหรือปฏิเสธ

สร้างความสัมพันธ์ที่แน่นแฟ้นยิ่งขึ้นผ่านคำถามที่ใส่ใจ

การถามคำถามเช็คอินที่เหมาะสมสามารถช่วยให้คุณเข้าใจพนักงานได้ดีขึ้น ในขณะเดียวกันก็แสดงให้เห็นว่าคุณใส่ใจอย่างแท้จริง นี่คือตัวอย่างบางส่วนที่คุณสามารถนำไปใช้ในระหว่างการเช็คอิน:

  • เกี่ยวกับการเติบโตส่วนบุคคล: คุณรู้สึกตื่นเต้นที่จะพัฒนาทักษะใดเพิ่มเติม?
  • เกี่ยวกับการปรับปรุงในที่ทำงาน: เราสามารถทำอะไรได้บ้างเพื่อให้การทำงานของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้นหรือน่าเพลิดเพลินขึ้น?
  • เกี่ยวกับความท้าทาย: อุปสรรคที่ใหญ่ที่สุดของคุณเมื่อเร็ว ๆ นี้คืออะไร และฉันจะช่วยได้อย่างไร?
  • เกี่ยวกับความเป็นอยู่: คุณจัดการกับปริมาณงานของคุณอย่างไรบ้าง? คุณรู้สึกได้รับการสนับสนุนหรือไม่?

💡คำแนะนำจากผู้เชี่ยวชาญ: คำถามที่คิดมาอย่างดีสำหรับการเช็คอินช่วยสร้างความสัมพันธ์ที่ดี,เพิ่มการมีส่วนร่วมของพนักงาน, และสร้างบรรยากาศที่เคารพซึ่งกันและกัน.

บทบาทของผู้จัดการในการมีส่วนร่วมของพนักงาน

การมีส่วนร่วมของพนักงานในการตรวจสอบทีมเริ่มต้นด้วยการเป็นผู้นำที่แข็งแกร่ง และผู้จัดการคือหัวใจสำคัญของเรื่องนี้ มาดูรายละเอียดเพิ่มเติมกันเถอะ 📑

ความรับผิดชอบของผู้จัดการในการนำการเช็คอิน

ในฐานะผู้นำการเช็คอิน ผู้จัดการจะเป็นผู้กำหนดบรรยากาศของการสนทนา สิ่งสำคัญคือการสร้างสภาพแวดล้อมที่พนักงานรู้สึกสบายใจในการแบ่งปันความคิดเห็นและข้อกังวลของพวกเขา

นี่คือความรับผิดชอบหลักบางประการสำหรับผู้จัดการระหว่างการตรวจสอบ:

  • สร้างสภาพแวดล้อมที่เอื้อต่อการสนับสนุน: ส่งเสริมการสื่อสารอย่างเปิดเผยและให้พนักงานทราบว่าความคิดเห็นของพวกเขามีคุณค่า
  • ฟังอย่างตั้งใจ: มุ่งเน้นที่การเข้าใจมุมมองของพนักงานโดยไม่ขัดจังหวะ
  • ให้คำแนะนำและข้อเสนอแนะที่ชัดเจน: ให้ข้อเสนอแนะที่สร้างสรรค์ พร้อมทั้งยอมรับความพยายามและความสำเร็จของพวกเขาด้วย
  • ตรวจสอบความสอดคล้อง: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเป้าหมายส่วนตัวของพนักงานสอดคล้องกับเป้าหมายของทีมและบริษัท

การดำเนินการที่ผู้จัดการควรทำหลังจากการเช็คอิน

เมื่อการเช็คอินเสร็จสิ้น ผู้จัดการจำเป็นต้องดำเนินการเฉพาะเพื่อเสริมสร้างการสนทนาและสานต่อการมีส่วนร่วมในการประชุม ซึ่งรวมถึง:

  • ติดตามผลตามข้อผูกพัน: แก้ไขข้อกังวลหรือคำขอที่พนักงานได้แจ้งไว้ เพื่อแสดงให้เห็นว่าความคิดเห็นของพวกเขามีความสำคัญ
  • การให้การสนับสนุนอย่างต่อเนื่อง: ติดต่อสอบถามพนักงานเพื่อดูว่าพวกเขาต้องการความช่วยเหลือเกี่ยวกับความท้าทายที่ได้พูดคุยกันในระหว่างการประชุมหรือไม่
  • การบันทึกประเด็นสำคัญ: เก็บบันทึกการสนทนาในการเช็คอิน รวมถึงเป้าหมาย ข้อเสนอแนะ และการดำเนินการติดตามผล
  • การรับรู้ความก้าวหน้า: ให้การยอมรับการพัฒนาและเฉลิมฉลองความสำเร็จที่สำคัญ เพื่อเสริมสร้างแรงจูงใจและความภาคภูมิใจในความก้าวหน้าและการมีส่วนร่วมของพนักงาน

🔍 คุณทราบหรือไม่? การมีส่วนร่วมของพนักงานในสหรัฐอเมริกาเพิ่มขึ้นเล็กน้อยในไตรมาสที่สองของปี 2024โดยเพิ่มขึ้นจาก 30% เป็น 32% แม้จะมีการปรับปรุงนี้ แต่ยังมีพนักงานจำนวนมากที่ไม่มีความผูกพันกับองค์กร ซึ่งสะท้อนถึงความท้าทายที่องค์กรต้องเผชิญในการสร้างสภาพแวดล้อมที่ส่งเสริมให้พนักงานมีส่วนร่วมอย่างเต็มที่

เพิ่มประสิทธิภาพการประชุมด้วยการเช็คอิน

การเช็คอินสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการประชุมและการทำงานเป็นทีมได้อย่างมาก ทำให้มีโครงสร้างชัดเจน มุ่งเน้น และครอบคลุมทุกคนมากขึ้น

การรวมสิ่งเหล่านี้ไว้ตั้งแต่เริ่มต้นการประชุมช่วยให้สมาชิกในทีมสามารถแสดงสิ่งที่พวกเขากำลังทำงานอยู่ ความท้าทายที่พวกเขาเผชิญ หรือข้อกังวลเร่งด่วนได้ แนวทางนี้ส่งเสริมสภาพแวดล้อมที่ร่วมมือกันซึ่งสามารถระบุอุปสรรคที่อาจเกิดขึ้นได้ตั้งแต่เนิ่นๆ

การเช็คอินยังช่วยส่งเสริมความโปร่งใสและการมีส่วนร่วม ทำให้ทุกคนรู้สึกว่าได้รับการรับฟังและมีคุณค่า เมื่อทุกคนแบ่งปันข้อมูลอัปเดต การประชุมจะมีความโต้ตอบและมีประสิทธิผลมากขึ้น โดยผู้เข้าร่วมแต่ละคนมีส่วนร่วมในการสนทนา

เทคนิคสำหรับการเช็คอินที่มีประสิทธิภาพในการประชุม

เพื่อดำเนินการตรวจสอบอย่างมีประสิทธิภาพ ให้พิจารณาเทคนิคต่อไปนี้:

  • ให้สั้น: จำกัดการเช็คอินของสมาชิกแต่ละทีมให้เหลือเพียงไม่กี่ประโยคเพื่อรักษาความต่อเนื่องและมุ่งเน้น
  • หมุนเวียนผู้นำการเช็คอิน: ให้สมาชิกทีมต่าง ๆ ได้เป็นผู้นำการเช็คอินเพื่อให้ได้มุมมองที่หลากหลายและสร้างความรับผิดชอบ
  • มองเห็นการเปลี่ยนแปลง: ใช้เครื่องมือเช่นกระดานงานหรือเอกสารที่แชร์เพื่อมองเห็นความคืบหน้าและทำให้สอดคล้องกัน

เครื่องมือและทรัพยากรสำหรับการตรวจสอบสถานะพนักงาน

การเช็คอินของพนักงานไม่จำเป็นต้องเป็นเรื่องยุ่งยาก จริงๆ แล้วมันสามารถเป็นไปอย่างราบรื่น เป็นระเบียบ และ—กล้าพูดเลยว่า—สนุกได้!

ClickUp, แอปทุกอย่างสำหรับการทำงาน ทำให้กระบวนการเช็คอินทั้งหมดง่ายขึ้นตั้งแต่ต้นจนจบ แทนที่จะต้องสลับไปมาระหว่างแอปต่างๆ เพื่อกำหนดเวลาประชุม ติดตามความคืบหน้า และบันทึกข้อเสนอแนะ ClickUp รวบรวมทุกอย่างไว้ในที่เดียว

มาดูกันว่าคุณสามารถใช้ซอฟต์แวร์ HR ของ ClickUpเพื่อทำให้การเช็คอินของพนักงานราบรื่นและปราศจากความเครียดได้อย่างไร 📝

การจัดตารางและการบันทึกเอกสารให้เป็นเรื่องง่าย

ClickUp Meetingsเป็นเครื่องมือที่ดีที่สุดสำหรับการจัดการการเช็คอิน มันรวมการจัดตารางเวลา การจดบันทึก และการติดตามการทำงานเข้าไว้ด้วยกันเป็นกระบวนการที่สอดคล้องกัน

มาดูกันว่าจะทำอย่างไร 📂

เราทุกคนทราบดีว่าการจัดตารางเวลาให้ตรงกันของทุกคนนั้นอาจเป็นเรื่องที่ท้าทาย โดยเฉพาะเมื่อคุณต้องจัดการกับการตรวจสอบหลายรายการพร้อมกันแต่ด้วยมุมมองปฏิทินของ ClickUp คุณจะไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับการจองซ้อนหรือพลาดการประชุมที่สำคัญอีกต่อไป

คุณสามารถตั้งค่าการประชุมประจำสัปดาห์แบบตัวต่อตัวหรือบล็อกเวลาสำหรับการสนทนาระดับทีมได้ นอกจากนี้ อินเทอร์เฟซแบบลากและวางยังช่วยให้คุณปรับเปลี่ยนได้ตามต้องการ

ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณเป็นผู้จัดการที่มีผู้ใต้บังคับบัญชาโดยตรงห้าคน คุณสามารถใช้มุมมองปฏิทินเพื่อกำหนดเวลาการตรวจสอบความคืบหน้าทุกสองสัปดาห์และกำหนดรหัสสีเพื่อให้ง่ายต่อการระบุ

นอกจากนี้ยังสามารถตั้งการแจ้งเตือนและซิงค์ทุกอย่างกับ Google Calendar ของคุณได้อย่างง่ายดาย (สวัสดี,การผสานการทำงานกับ Google Calendar ของ ClickUp!)

การผสาน Google Calendar ของ ClickUp: กำหนดการประชุมครั้งถัดไป
ลองใช้การผสาน Google Calendar ของ ClickUp เพื่อการจัดตารางเวลาที่มีประสิทธิภาพ

บันทึกการประชุมกระจัดกระจายอยู่ในแอปต่างๆ? ไม่อีกต่อไปแล้ว

ClickUp Docs: จดบันทึกคำถามสำหรับการเช็คอินของทีมและวาระการประชุม
สร้างวาระร่วมกันและมอบหมายรายการดำเนินการด้วย ClickUp Docs

ClickUp Docsช่วยให้คุณสร้างเอกสารที่มีรายละเอียดและทำงานร่วมกันได้สำหรับแต่ละการเช็คอิน คุณสามารถจัดโครงสร้างวาระการประชุม เพิ่มรายการที่ต้องดำเนินการ และแม้กระทั่งมอบหมายงานโดยตรงในเอกสาร

เนื่องจากทุกอย่างถูกเก็บไว้ใน ClickUp คุณสามารถเข้าถึงบันทึกที่ผ่านมาเพื่อดูบริบทได้ทุกที่ทุกเวลา

ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเตรียมวาระการประชุมด้วยหัวข้อเช่น 'ความคืบหน้าของเป้าหมายสัปดาห์ที่แล้ว' หรือ 'ความท้าทายและวิธีแก้ไข' ระหว่างการประชุม อัปเดตเอกสารแบบเรียลไทม์เพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนมีความเข้าใจตรงกัน

การทำงานเป็นทีมและการให้ข้อเสนอแนะ? จัดให้เรียบร้อย!

การหารือเกี่ยวกับรายการที่ต้องดำเนินการเป็นอีกเรื่องหนึ่ง—แต่การรับรองว่าสิ่งเหล่านั้นได้รับการดำเนินการจนเสร็จสมบูรณ์เป็นอีกเรื่องหนึ่ง

เปลี่ยนการสนทนาให้เป็นการกระทำด้วย ClickUp Assign Comments: การตรวจสอบงานของทีม
เปลี่ยนการสนทนาให้เป็นการกระทำด้วย ClickUp Assign Comments

ความคิดเห็นในการมอบหมายงานของ ClickUpเปลี่ยนข้อเสนอแนะหรือแนวคิดให้กลายเป็นงานที่สามารถดำเนินการได้ มอบหมายความคิดเห็นให้กับสมาชิกในทีม กำหนดวันที่ครบกำหนด และติดตามความคืบหน้าได้โดยตรงจากเอกสาร

ตัวอย่างเช่น หากพนักงานกล่าวถึงความจำเป็นในการฝึกอบรมเพิ่มเติมระหว่างการเช็คอิน คุณสามารถมอบหมายความคิดเห็นให้กับฝ่ายทรัพยากรบุคคลเพื่อจัดตารางการอบรมได้

ยิ่งไปกว่านั้น การเช็คอินที่มีประสิทธิภาพเริ่มต้นก่อนการประชุมเอง

ClickUp Formsช่วยให้คุณสามารถรวบรวมความคิดเห็นหรือข้อมูลเชิงลึกได้ล่วงหน้า แบบฟอร์มสามารถปรับแต่งได้อย่างสมบูรณ์ ช่วยให้คุณตั้งคำถามเฉพาะเจาะจงที่ตรงกับความต้องการของทีมคุณ

รวบรวมความคิดเห็นก่อนและหลังการเช็คอินได้อย่างง่ายดายด้วย ClickUp Forms
รวบรวมความคิดเห็นก่อนและหลังการเช็คอินได้อย่างง่ายดายด้วย ClickUp Forms

📌 ตัวอย่าง: ก่อนการเช็คอิน ให้ส่งแบบฟอร์มที่มีคำถามเช่น:

  • คุณเผชิญกับความท้าทายอะไรบ้างในสัปดาห์นี้?
  • อะไรคือสิ่งหนึ่งที่เราสามารถปรับปรุงได้ในกระบวนการทำงานของเรา?

และหลังจากเช็คอินแล้ว ให้ถามว่า:

  • อะไรคือส่วนที่มีประโยชน์ที่สุดของการหารือในวันนี้?
  • คุณต้องการการสนับสนุนเพิ่มเติมอะไรบ้างเพื่อให้บรรลุเป้าหมายของคุณ?

คุณยังสามารถแชร์แบบฟอร์มเพื่อสอบถามคำถามเกี่ยวกับการตรวจสอบการพัฒนาได้อีกด้วย:

  • คุณสนใจที่จะพัฒนาทักษะอะไรมากที่สุดในตอนนี้?
  • คุณรู้สึกหรือไม่ว่าบทบาทปัจจุบันของคุณสนับสนุนเป้าหมายอาชีพระยะยาวของคุณ?

คำตอบจะถูกจัดระเบียบโดยอัตโนมัติใน ClickUp ช่วยให้คุณระบุแนวโน้มหรือปัญหาที่ต้องการการแก้ไขอย่างเร่งด่วน

คุณยังสามารถพิจารณาจับคู่เทมเพลตข้อเสนอแนะพนักงานของ ClickUp กับเทมเพลตการมีส่วนร่วมของพนักงานของ ClickUpเพื่อจัดระเบียบความพยายามของคุณให้ดียิ่งขึ้น

ปรับปรุงการเช็คอินให้ราบรื่นด้วยเทมเพลตที่ปรับแต่งได้

หน้ากระดาษเปล่าอาจทำให้รู้สึกกลัว. เทมเพลตของ ClickUp ช่วยแก้ปัญหานี้ด้วยการนำเสนอรูปแบบที่ออกแบบไว้ล่วงหน้าสำหรับกำหนดการตรวจสอบ, การติดตามผล, และการรวบรวมความคิดเห็น.

รักษาความเป็นระเบียบและอยู่ในเส้นทางที่ถูกต้องด้วยเทมเพลตการประชุมแบบตัวต่อตัว ClickUp

📌 ตัวอย่าง: คุณสามารถใช้แม่แบบการประชุมแบบตัวต่อตัวของClickUpซึ่งประกอบด้วยส่วนต่างๆ สำหรับ:

  • การอัปเดตเกี่ยวกับงานที่กำลังดำเนินการ
  • ลำดับความสำคัญใหม่สำหรับสัปดาห์นี้
  • อุปสรรคหรือการสนับสนุนที่ต้องการ

เทมเพลตนี้ช่วยให้การประชุมของคุณเป็นไปตามแผน โดยนำเสนอวาระการประชุมที่ปรับให้เหมาะสมกับวัตถุประสงค์ที่แตกต่างกัน คุณสามารถมุ่งเน้นไปที่การประเมินผลการปฏิบัติงานการให้ข้อเสนอแนะ หรือการพูดคุยเกี่ยวกับการพัฒนาอาชีพ เพื่อให้มั่นใจว่าทุกหัวข้อได้รับความสนใจอย่างเหมาะสม

เทมเพลตแบบตัวต่อตัวประกอบด้วยส่วนสำหรับบันทึก, รายการที่ต้องดำเนินการ, และการติดตามผล ทำให้ทุกการประชุมมีจุดมุ่งหมายและเกิดประสิทธิผล นอกจากนี้ยังส่งเสริมรูปแบบที่สม่ำเสมอ ทำให้ง่ายต่อการติดตามความคืบหน้าและทบทวนการหารือในอดีต

เช็คอินที่ชาญฉลาดยิ่งขึ้นด้วยระบบอัตโนมัติและการติดตาม

ทำให้การติดตามผลเป็นอัตโนมัติด้วย ClickUp Automations
ทำให้การติดตามผลเป็นอัตโนมัติด้วย ClickUp Automations

ClickUp Automationsช่วยคุณประหยัดเวลาจากการติดตามงานด้วยตนเองที่ซ้ำซาก เพียงตั้งค่าเงื่อนไขเพื่อส่งการแจ้งเตือนเกี่ยวกับงานที่ต้องดำเนินการหรือการติดตามผลโดยอัตโนมัติ

📌 ตัวอย่าง: หากพนักงานตกลงที่จะทำงานให้เสร็จภายในสัปดาห์หน้า คุณสามารถตั้งค่าการทำงานอัตโนมัติเพื่อส่งการแจ้งเตือนให้พวกเขาในอีกไม่กี่วันข้างหน้า

ต้องการนำเครื่องมือภายนอกเข้ามาใช้ด้วยหรือไม่?

การผสานการทำงานระหว่าง ClickUp และ Zoomช่วยให้การจัดการและจัดประชุมของคุณเป็นไปอย่างราบรื่น คุณสามารถสร้างลิงก์ Zoom ได้ทันที เพิ่มลงในคำเชิญประชุม และซิงค์ทุกอย่างกับปฏิทินเพื่อให้การจัดการประชุมเป็นไปอย่างราบรื่น

กำหนดเวลาและจัดการการเช็คอินได้อย่างง่ายดายด้วยการผสานการทำงานระหว่าง ClickUp และ Zoom: การเช็คอินของทีม
กำหนดเวลาและจัดการการเช็คอินได้อย่างง่ายดายด้วยการผสานการทำงานระหว่าง ClickUp และ Zoom

หลังจากเช็คอินทั้งหมดนั้น คุณจะต้องการดูว่าทุกอย่างคืบหน้าไปถึงไหนแล้ว

แดชบอร์ดของ ClickUpช่วยให้คุณติดตามทุกสิ่งได้ในภาพรวมที่ชัดเจน คุณสามารถติดตามความคืบหน้าและการติดตามผล รวมถึงดูระดับการมีส่วนร่วมของทีมทั้งหมดได้

ติดตามแนวโน้มการมีส่วนร่วมและความคิดเห็นของทีมด้วยแดชบอร์ด ClickUp
ติดตามแนวโน้มการมีส่วนร่วมและความคิดเห็นของทีมด้วยแดชบอร์ด ClickUp

แดชบอร์ดแสดงทุกอย่างตั้งแต่อัตราการเสร็จสิ้นงานไปจนถึงหัวข้อข้อเสนอแนะที่เกิดขึ้นซ้ำ

ตัวอย่างเช่น ตั้งค่าแดชบอร์ดที่ติดตามอัตราการกรอกแบบสำรวจก่อนเช็คอินและระบุความคิดเห็นที่ซ้ำกันเกี่ยวกับความท้าทายของปริมาณงาน

🔍 คุณรู้หรือไม่? การวิจัยโดย Kincentric แสดงให้เห็นว่า91% ของพนักงานที่ได้รับประสบการณ์การทำงานที่สอดคล้องกัน รายงานว่ามีระดับความผูกพันที่สูงขึ้น

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการเช็คอินที่มีประสิทธิภาพ

เพื่อให้ได้ประโยชน์สูงสุดจากการเช็คอินของทีม สำคัญที่จะต้องปฏิบัติตามแนวทางที่ดีที่สุดเพื่อให้ทุกคนมีส่วนร่วม มีสมาธิ และมีประสิทธิภาพ. มาดูกลยุทธ์สำคัญที่สามารถเสริมสร้างพลวัตของทีมของคุณให้แข็งแกร่งขึ้นกันเถอะ. 🔄

🌟 โปรดคำนึงถึงรูปแบบการทำงานร่วมกันทางไกล

ในทีมเสมือนหรือทีมแบบผสมผสาน การจัดการการไหลของการสื่อสารระหว่างการเช็คอินเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง

ส่งเสริมให้ทุกคนใช้วิดีโอเพื่อเพิ่มการมีส่วนร่วม เนื่องจากช่วยสร้างความสัมพันธ์ ใช้เครื่องมือการทำงานร่วมกัน เช่น การแชร์หน้าจอ เอกสารร่วมกัน หรือกระดานไวท์บอร์ด เพื่อทำให้การเช็คอินมีปฏิสัมพันธ์มากขึ้น

ในการเช็คอินเสมือนจริง โปรดจัดการเรื่องเขตเวลาและปัญหาทางเทคโนโลยีเพื่อหลีกเลี่ยงความไม่สะดวก

🧠 ข้อเท็จจริงสนุกๆ: จากการสำรวจของ McKinsey พบว่า83% ของพนักงานมองว่าการทำงานระยะไกลเป็นชัยชนะครั้งใหญ่สำหรับประสิทธิภาพการทำงาน โดยหลายคนเน้นย้ำว่ามันช่วยให้พวกเขาทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นพร้อมกับการสร้างสมดุลระหว่างชีวิตและการทำงานที่เหมาะสม

🌟 เฉลิมฉลองความสำเร็จเล็กๆ

ใช้เวลาในการยอมรับความสำเร็จของสมาชิกในทีมระหว่างการตรวจสอบ แม้แต่ความสำเร็จเล็กๆ ก็มีส่วนช่วยให้ทีมประสบความสำเร็จโดยรวมและมีขวัญกำลังใจ การเฉลิมฉลองความก้าวหน้าช่วยสร้างบรรยากาศเชิงบวกและกระตุ้นให้ทุกคนมุ่งมั่นต่อไป

การยอมรับไม่จำเป็นต้องยิ่งใหญ่—เพียงแค่การรับรู้ถึงความพยายามและการมีส่วนร่วมก็สามารถช่วยส่งเสริมความเป็นอยู่ที่ดีของพนักงานได้อย่างมาก

🌟 หลีกเลี่ยงการควบคุมงานอย่างละเอียดเกินไป

การเช็คอินควรมุ่งเน้นที่ความก้าวหน้า ไม่ใช่การควบคุมงานอย่างละเอียด

ไว้วางใจให้สมาชิกในทีมของคุณจัดการงานของพวกเขา และหลีกเลี่ยงการล่อใจที่จะตรวจสอบทุกขั้นตอนอย่างละเอียด ใช้การตรวจสอบเพื่อให้ความช่วยเหลือ คำแนะนำ และข้อเสนอแนะ แทนที่จะเข้าไปควบคุมทุกแง่มุมของงานของพวกเขา การทำเช่นนี้จะส่งเสริมความเป็นอิสระและเพิ่มขวัญกำลังใจของทีม

🌟 ยืดหยุ่นกับรูปแบบ

อย่ารู้สึกว่าคุณต้องยึดติดกับรูปแบบเดียวสำหรับการเช็คอิน หากมีบางอย่างที่ไม่เวิร์กหรือทีมรู้สึกว่ารูปแบบใดรูปแบบหนึ่งล้าสมัยแล้ว ให้เปิดใจพร้อมที่จะเปลี่ยนแปลงสิ่งต่างๆ

ตัวอย่างเช่น บางการเช็คอินอาจเหมาะกับการหารือแบบโต๊ะกลม ขณะที่บางการเช็คอินอาจได้ประโยชน์จากการอัปเดตในรูปแบบที่มีโครงสร้างมากขึ้น การปรับเปลี่ยนรูปแบบการประชุมให้เหมาะกับสิ่งที่เหมาะกับทีมของคุณ จะช่วยให้การเช็คอินยังคงมีความเกี่ยวข้องและมีประสิทธิภาพ

ทำให้ทุกการเช็คอินมีคุณค่าด้วย ClickUp

การเช็คอินของทีมเป็นวิธีที่ง่ายแต่ทรงพลังในการรักษาความเชื่อมโยง ความสอดคล้อง และแรงจูงใจของทีม การอัปเดตประจำวัน การทบทวนประจำสัปดาห์ หรือการสะท้อนผลประจำเดือน ล้วนช่วยในการรับมือกับความท้าทาย เฉลิมฉลองความสำเร็จ และทำให้ทุกคนมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่สำคัญที่สุด

ClickUp ทำให้การเช็คอินเหล่านี้ง่ายและมีประสิทธิภาพมากขึ้น คุณสามารถนัดหมายการประชุม สร้างวาระการประชุมแบบร่วมมือ ติดตามความคืบหน้า และรวบรวมความคิดเห็น—ทั้งหมดในที่เดียว ด้วยเทมเพลต ระบบอัตโนมัติ และการอัปเดตแบบเรียลไทม์ การติดตามการสื่อสารของทีมไม่เคยราบรื่นเท่านี้มาก่อนสมัครใช้ ClickUpวันนี้และเห็นความแตกต่างที่มันสร้างขึ้น!