ทักษะการสื่อสารระหว่างบุคคล: นี่คือวิธีที่คุณสามารถเชี่ยวชาญได้

สถานที่ทำงานมักขับเคลื่อนด้วยสองปัจจัยสำคัญ: กาแฟคุณภาพดีในออฟฟิศและการสื่อสารระหว่างบุคคลที่แน่นแฟ้น

แม้ว่าการสื่อสารอาจดูเหมือนเป็นเรื่องง่าย แต่กระบวนการนี้มีความละเอียดอ่อนและมักนำไปสู่ความเข้าใจผิดเมื่อไม่ได้ทำอย่างถูกต้อง โดยเฉพาะในสภาพแวดล้อมของสำนักงาน ทักษะการสื่อสารระหว่างบุคคลจะเป็นตัวกำหนดคุณภาพของความสัมพันธ์ทางวิชาชีพของคุณ

ในคู่มือนี้ เราจะสำรวจเคล็ดลับสำคัญของการสื่อสารระหว่างบุคคลอย่างมีประสิทธิภาพ เราจะพูดถึงวิธีหลีกเลี่ยงความขัดแย้ง แก้ไขความเข้าใจผิด และปรับปรุงการทำงานร่วมกันระหว่างสมาชิกในทีมและระหว่างแผนกต่างๆ

การสื่อสารระหว่างบุคคลคืออะไร?

การสื่อสารระหว่างบุคคลไม่ใช่เพียงแค่การพูดเท่านั้น แต่เป็นเรื่องของประสิทธิภาพในการถ่ายทอดข้อความ

นี่คือการแลกเปลี่ยนข้อมูล, ความคิด, และความรู้สึก ระหว่างสองคนหรือมากกว่านั้น ผ่านการสนทนาทางวาจาหรือสัญญาณที่ไม่ใช้คำพูด เช่น ภาษากายและสีหน้า

คิดเสียว่าเป็นการสื่อสารสองทางที่เกี่ยวข้องกับการสื่อสารทั้งทางวาจาและทางไม่ใช้คำพูด เช่น การมองตาหรือการพยักหน้า

การสื่อสารระหว่างบุคคลเกิดขึ้นอย่างต่อเนื่องในที่ทำงาน ไม่ว่าจะเป็นการสื่อสารภายในพนักงาน การประชุมโครงการ หรือการโทรกับลูกค้า และอย่าลืมข้อความใน Slack ที่ไม่มีที่สิ้นสุด!

การวิจัยแสดงให้เห็นว่าทักษะการสื่อสารระหว่างบุคคลที่มีประสิทธิภาพนำไปสู่ความพึงพอใจของพนักงานที่สูงขึ้น

อย่าลืมความสำคัญของการสื่อสารที่ไม่ใช้คำพูด เช่น ภาษากายและสีหน้า คุณเคยสังเกตไหมว่าทำไมคุณถึงรู้สึกถึงความตึงเครียดเมื่อใครบางคนกอดอกในที่ประชุม? นั่นคือการสื่อสารที่ไม่ใช้คำพูดกำลังทำงานอยู่!

องค์ประกอบสำคัญของการสื่อสารระหว่างบุคคล

ไม่ว่าคุณจะกำลังสนทนาแบบเผชิญหน้า ส่งอีเมล หรือส่งสายตาแบบคลาสสิกที่ว่า "เราต้องคุยกัน" ทักษะการสื่อสารระหว่างบุคคลที่แข็งแกร่งจะทำให้ทั้งสองฝ่ายรู้สึกสบายใจและเชื่อมโยงกัน มาดูองค์ประกอบสำคัญกัน:

1. การสื่อสารด้วยวาจา

การสื่อสารด้วยวาจาคือทั้งหมดเกี่ยวกับวิธีที่คุณพูด ทุกสิ่งทุกอย่าง ตั้งแต่คำที่คุณเลือกไปจนถึงน้ำเสียง ไปจนถึงการยืนยันด้วยวาจาอย่างรวดเร็วเช่น "ใช่" และ "อืม" ล้วนสร้างความแตกต่าง

การสื่อสารด้วยวาจาเป็นเรื่องสำคัญมาก โดยเฉพาะในสภาพแวดล้อมการทำงานที่คุณต้องการให้แน่ใจว่าความคิดของคุณได้รับการเข้าใจ

2. การสื่อสารที่ไม่ใช้คำพูด

การสื่อสารที่ไม่ใช้คำพูดรวมถึงทุกสิ่งที่คุณสื่อสารโดยไม่เปิดปาก เช่น ภาษากาย, การแสดงออกทางสีหน้า, ท่าทาง, และการยกคิ้วเป็นครั้งคราว

หากคุณคิดว่าสิ่งเล็ก ๆ น้อย ๆ เหล่านี้ไม่ใช่เรื่องใหญ่ การศึกษาแสดงให้เห็นว่า55% ของการสื่อสารเป็นการสื่อสารที่ไม่ใช้คำพูด

สมมติว่าคุณกำลังนำเสนอไอเดียของคุณในที่ประชุม และเจ้านายของคุณกำลังโน้มตัวเข้ามา พยักหน้า และรักษาการสบตา—โดยไม่ได้พูดอะไรเลย คุณก็รู้ว่าพวกเขาเห็นด้วยกับคุณแล้ว

3. ทักษะการฟัง

การฟังอย่างตั้งใจคืออาวุธลับของนักสื่อสารที่ยอดเยี่ยม

และกุญแจสำคัญคือการมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่ถูกพูดแทนที่จะเพียงแค่ได้ยินคำพูด. จริง ๆ แล้ว ให้ใช้ทั้งเทคนิคทางวาจาและทางไม่ทางวาจาเพื่อแสดงให้เห็นว่าคุณมีส่วนร่วม.

นี่คือตัวอย่างวิธีที่คุณสามารถทำได้: เพื่อนร่วมงานแบ่งปันความท้าทายที่พวกเขากำลังเผชิญอยู่ แทนที่จะรีบเข้าไปให้คำแนะนำทันที คุณพยักหน้า ถามคำถามเพื่อความชัดเจน และสะท้อนสิ่งที่พวกเขาพูด ยินดีด้วย! คุณกำลังฝึกการฟังอย่างตั้งใจ

4. ความฉลาดทางอารมณ์

ความฉลาดทางอารมณ์สูงช่วยให้คุณจัดการอารมณ์ของคุณและเข้าใจความรู้สึกของผู้อื่น

นี่คือตัวอย่างของสติปัญญาทางอารมณ์ที่แสดงออกมาในที่ทำงาน: ช่วงเวลาที่ตึงเครียดเกิดขึ้นเมื่อสมาชิกทีมสองคนไม่เห็นด้วยกับทิศทางของโครงการ

คุณสงบสติอารมณ์และทำหน้าที่เป็นคนกลางแทนที่จะปล่อยให้ความเครียดเพิ่มขึ้น โดยรับรู้ถึงอารมณ์ของทุกคนและนำการสนทนาไปสู่ทางออกที่ดี คุณเพิ่งใช้ความฉลาดทางอารมณ์ของคุณให้เกิดประโยชน์ (และสร้างความประทับใจให้กับผู้จัดการของคุณอย่างมาก)

ประเภทของการสื่อสารระหว่างบุคคล

การสื่อสารแบบตัวต่อตัว

การสื่อสารแบบตัวต่อตัวคือการสนทนาแบบคลาสสิกที่เรียกว่า "tête-à-tête" ซึ่งเป็นการสนทนาโดยตรงและมุ่งเน้นระหว่างบุคคลสองคน ไม่ว่าจะเป็นที่ปรึกษาที่กำลังแนะนำผู้รับคำปรึกษา หรือเพื่อนร่วมงานสองคนที่กำลังระดมความคิด การปฏิสัมพันธ์ประเภทนี้ช่วยให้เกิดการแลกเปลี่ยนที่มีความเฉพาะบุคคล

มันสามารถเกิดขึ้นได้ แบบเผชิญหน้า ผ่านข้อความที่เขียน หรือผ่านสัญญาณที่ไม่ใช่คำพูด เช่น การยกคิ้วในเวลาที่เหมาะสม

ตัวอย่างเช่น ผู้จัดการของคุณเรียกคุณเข้าไปคุยสั้นๆ เกี่ยวกับโครงการหนึ่ง คุณนั่งลง แบ่งปันความคิดเห็น และออกไปด้วยความเข้าใจร่วมกัน—หวังว่าจะไม่มีช่วงเงียบที่น่าอึดอัด! นี่เป็นตัวอย่างคลาสสิกของการสื่อสารแบบตัวต่อตัวที่เกิดขึ้นจริง

การสื่อสารกลุ่ม

การสื่อสารกลุ่มเกี่ยวข้องกับการมีปฏิสัมพันธ์ระหว่างบุคคลตั้งแต่สามคนขึ้นไป มักเกิดขึ้นในบริบทของทีม ทักษะการสื่อสารระหว่างบุคคลในทางปฏิบัติจะโดดเด่นในที่นี้ เนื่องจากคุณต้อง จัดการกับมุมมองที่แตกต่างกันและรักษาการสนทนาให้อยู่ในประเด็น

ลองนึกภาพว่าคุณกำลังอยู่ในห้องประชุมโครงการกับเพื่อนร่วมทีมอีกห้าคน ทุกคนกำลังแลกเปลี่ยนความคิดเห็นเพื่อตอบสนองต่อกำหนดเวลา ทุกคนได้แสดงความคิดเห็น (บางคนมากกว่าคนอื่น) และด้วยทักษะการสื่อสารระหว่างบุคคลที่ยอดเยี่ยม การประชุมจึงจบลงด้วยแผนปฏิบัติการที่ชัดเจนและไม่มีดราม่าใดๆ

การพูดในที่สาธารณะ

การพูดในที่สาธารณะเป็นการสื่อสารที่ก้าวไปสู่ระดับใหม่ทั้งหมด มันคือศิลปะของการพูดกับผู้คนมากกว่า 20 คนพร้อมกัน—ไม่ว่าจะเป็น การนำเสนออย่างเป็นทางการ, การประกาศทั่วทั้งบริษัท, หรือแม้แต่การพูดปลุกใจ มันไม่ใช่แค่เรื่องสิ่งที่คุณพูด แต่เป็นวิธีการที่คุณสื่อสารออกไป

คิดถึงความมั่นใจ ความชัดเจน และบางสิ่งพิเศษที่ทำให้ผู้ชมตื่นตัวอยู่เสมอ

ตัวอย่างเช่น คุณกำลังนำเสนอผลประกอบการประจำปีของทีมคุณต่อหน้าบริษัท PowerPoint สมบูรณ์แบบ มุกตลกของคุณก็เรียกเสียงหัวเราะได้ (โชคดี) และคุณเดินออกมาด้วยความรู้สึกเหมือนเป็นซูเปอร์สตาร์ TED Talk การพูดในที่สาธารณะ: เอาอยู่หมัด

การสื่อสารผ่านเทคโนโลยี

การสื่อสารผ่านเทคโนโลยี—คำหรูหราสำหรับ "อะไรก็ตามที่ไม่ใช่การพบปะกันต่อหน้า"—ครอบคลุมทุกอย่างตั้งแต่ อีเมลและการประชุมผ่าน Zoom ไปจนถึงข้อความใน Slack และแม้แต่ช่วงเวลาที่น่ากลัวอย่าง "ตามที่ฉันได้ส่งอีเมลไปครั้งล่าสุด"

ด้วยเทคโนโลยี เราสามารถสื่อสารข้ามเขตเวลาและผ่านหน้าจอ ทำให้รูปแบบการปฏิสัมพันธ์นี้เป็นสิ่งจำเป็นในชีวิตประจำวันในสถานที่ทำงานสมัยใหม่

นี่คือตัวอย่างคลาสสิก: คุณกำลังประชุมทางวิดีโอกับเพื่อนร่วมงานที่อยู่ห่างไกลเพื่อหารือเกี่ยวกับความคืบหน้าของโครงการ การสนทนาดำเนินไปอย่างราบรื่นแม้จะมีช่วงเวลาที่ "คุณปิดเสียงอยู่" เป็นครั้งคราว

ทักษะการสื่อสารระหว่างบุคคล

ในขณะที่ทักษะทางเทคนิคของคุณช่วยให้คุณก้าวเข้าสู่ประตูได้ ทักษะด้านมนุษยสัมพันธ์ของคุณจะช่วยให้คุณอยู่ในออฟฟิศต่อไป

ทักษะเหล่านี้ช่วยให้คุณรับมือกับคำติชมที่ยากลำบาก, มิตรภาพในที่ทำงาน, และอีเมลที่ซับซ้อนได้อย่างสง่างาม

มาดูทักษะการสื่อสารระหว่างบุคคลที่สำคัญซึ่งคุณควรมีไว้ในชุดเครื่องมือการสื่อสารของคุณ:

การฟังอย่างตั้งใจ

การฟังอย่างตั้งใจเปรียบเสมือนการเป็นเชอร์ล็อก โฮล์มส์แห่งการสนทนา—คุณกำลัง รวบรวมข้อมูลและให้ความสนใจอย่างเต็มที่ มันคือการแสดงว่าคุณกำลังฟังผ่านการสบตา การพยักหน้า หรือแม้กระทั่งการถามคำถามที่แสดงถึงความใส่ใจ

ความชัดเจนและความกระชับ

เคยติดอยู่ในประชุมที่มีใครบางคนพูดไม่หยุดไหม? ใช่แล้ว นั่นคือสิ่งที่ตรงข้ามกับความชัดเจนและความกระชับ

ความสามารถในการแสดงความคิดของคุณอย่างชัดเจน และด้วยคำพูดที่น้อยที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ เป็นกุญแจสำคัญในการสื่อสารในที่ทำงานที่ดี

จำไว้ว่าน้อยกว่ามักมากกว่า ตัวอย่างเช่น เมื่อคุณกำลังอธิบายการอัปเดตโครงการให้หัวหน้าฟัง แทนที่จะลงรายละเอียดที่ไม่จำเป็น ให้สรุปประเด็นสำคัญ และ voilà—หัวหน้าของคุณจะประทับใจและขอบคุณสำหรับการอัปเดตที่กระชับ

ความเห็นอกเห็นใจ

ความเห็นอกเห็นใจเป็นรากฐานของทักษะการสื่อสารระหว่างบุคคลที่ดี การเข้าใจความรู้สึกของผู้อื่นและตอบสนองอย่างเหมาะสมคือสิ่งที่ทำให้ทักษะการสื่อสารระหว่างบุคคลแข็งแกร่ง

ใช่แล้ว ความเห็นอกเห็นใจเป็นเรื่องสำคัญมากทีเดียว

การแก้ไขข้อขัดแย้ง

เชื่อหรือไม่ว่า พวกเราส่วนใหญ่ต้องเผชิญกับความขัดแย้งในระดับหนึ่ง

สิ่งนี้ส่งผลกระทบอย่างมากต่อประสิทธิภาพการทำงานของทีมคุณ แต่มีข่าวดี

ด้วยทักษะการแก้ไขความขัดแย้งที่มั่นคง คุณสามารถรับมือกับสถานการณ์ที่ซับซ้อนเหล่านี้ได้

สิ่งนี้เกี่ยวข้องกับการรักษาความสงบ การฟังอย่างตั้งใจ (ใช่แล้ว อีกครั้ง) และการหาจุดร่วมกัน เพื่อแก้ไขปัญหา

ตัวอย่างเช่น: เพื่อนร่วมงานสองคนกำลังมีปัญหาเกี่ยวกับทิศทางของโครงการ คุณเข้ามาฟังทั้งสองฝ่าย และช่วยนำทางให้พวกเขาหาทางออกที่เหมาะกับทุกคนได้ ขอแสดงความยินดีด้วย—คุณเพิ่งแก้ไขปัญหาความขัดแย้งได้โดยไม่ต้องใช้ฝ่ายทรัพยากรบุคคล!

ทักษะการให้ข้อเสนอแนะ

การให้ข้อเสนอแนะเป็นศิลปะ

มันไม่ใช่การชี้ให้เห็นข้อบกพร่อง แต่เป็นการให้คำวิจารณ์ที่สร้างสรรค์ซึ่งช่วยให้บุคคลนั้นเติบโต

ดังนั้น ครั้งต่อไปที่เพื่อนร่วมทีมของคุณส่งรายงานที่มีข้อผิดพลาดเล็กน้อย ลองชี้ให้เห็นสิ่งที่ดีและ แนะนำเคล็ดลับและการปรับปรุงที่สามารถทำได้ ในลักษณะที่สนับสนุน

การปรับปรุงการสื่อสารระหว่างบุคคล

เราได้กล่าวถึงการเป็นผู้ฟังที่ดีและการสื่อสารให้กระชับไปแล้ว แต่ต่อไปนี้คือเคล็ดลับเพิ่มเติมที่จะช่วยให้คุณสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น:

การเล่นบทบาทสมมติและการฝึกฝน

ต้องการปรับทักษะการสื่อสารระหว่างบุคคลของคุณให้ดีขึ้นหรือไม่?

การเล่นบทบาทสมมติเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการฝึกฝนการสนทนาในโลกแห่งความเป็นจริง

ใช่, อาจรู้สึกแปลก ๆ ในตอนแรก, แต่—การยอมรับความแปลกนั้นจะคุ้มค่า.

การสะท้อนตนเองและการให้ข้อเสนอแนะ

หลังจากการสัมภาษณ์หรือการประชุม ให้ใช้เวลาสักครู่เพื่อขอคำติชมที่สร้างสรรค์ อะไรที่ทำได้ดี? อะไรที่สามารถทำได้ดีกว่านี้?

การสะท้อนตนเองช่วยให้คุณ ระบุจุดที่ควรพัฒนา และข้อเสนอแนะจากผู้อื่นสามารถให้ข้อมูลเชิงลึกที่มีคุณค่าแก่คุณได้

การใช้ ClickUp สำหรับการสื่อสาร

การสื่อสารคือเลือด เหงื่อ และน้ำตาที่อยู่เบื้องหลังความสำเร็จของทุกองค์กรClickUpทำให้มั่นใจว่าการสื่อสารจะปราศจากความเครียด

การสื่อสารที่ชัดเจนอยู่ในสำนักงานด้วย ClickUp Chat

ไม่ต้องสลับไปมาระหว่างอีเมลหลายฉบับ ข้อความใน Slack และข้อความส่วนตัวอีกต่อไป

ด้วยClickUp Chat การสื่อสารทั้งหมดของทีมคุณเกิดขึ้นในที่เดียว ไม่ว่าจะเป็นเรื่องงานเฉพาะ งานโครงการ หรือเอกสารใด ๆ คุณสามารถเปิด ClickUp Chat ได้ทันทีที่จุดที่กำลังทำงานอยู่

ตัวอย่างเช่น หากทีมการตลาดของคุณกำลังระดมความคิดสำหรับแคมเปญ แต่ครึ่งหนึ่งของทีมทำงานจากระยะไกล ไม่มีปัญหา! เปิดแชทภายในโปรเจ็กต์การตลาดใน ClickUp และเริ่มแชร์ความคิดได้ทันที

นอกจากนี้ ด้วยการกล่าวถึง @ คุณสามารถแจ้งเตือนบุคคลสำคัญเพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีใครพลาดรายละเอียดที่จำเป็น ซึ่งช่วยสร้างความรับผิดชอบ

ClickUp ยังผสานการทำงานกับเครื่องมือประชุม เช่น Zoom ทำให้การจัดตารางและการจัดการประชุมทีมเป็นเรื่องง่าย ตอนนี้คุณสามารถกระโดดจากการสนทนาเกี่ยวกับงานไปยังการโทรวิดีโออย่างรวดเร็วโดยไม่ต้องออกจากแพลตฟอร์ม

สวัสดี ClickUp Docs และ ClickUp Clips

จริงๆ แล้ว ก่อนอื่น, ลาก่อนวันของการส่งบันทึกการประชุมไปมาทางอีเมล

ClickUp Docsช่วยให้ทีมของคุณสามารถทำงานร่วมกันได้แบบเรียลไทม์ แก้ไขและเพิ่มข้อมูลในเอกสารเดียวกัน

นี่คือวิธีการทำงาน

ในระหว่างการประชุมระดมความคิดเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ ทีมจะจดบันทึกโดยตรงใน ClickUp Docs ความคิดต่างๆ ไหลลื่น ความคิดเห็นถูกเพิ่มเข้ามา และเมื่อสิ้นสุดการประชุม คุณก็จะมีแผนที่สมบูรณ์ครบถ้วน—ทั้งหมดอยู่ในเอกสารเดียว ข้อดีที่สุดในอดีต? คุณสามารถสร้างงานที่เชื่อมโยงกันและมอบหมายงานเหล่านั้นได้โดยตรงจากเอกสาร นอกจากนี้ คุณยังสามารถย้อนกลับไปดูได้ว่าใครเป็นผู้เปลี่ยนแปลงอะไรบ้าง

สำหรับทีมที่ทำงานแบบอะซิงโครนัสClickUp Clipsคือเครื่องมือที่ดีที่สุด สมมติว่าคุณต้องการอธิบายกระบวนการที่ซับซ้อนหรือแสดงการออกแบบใหม่

บันทึกหน้าจอสั้น ๆ, เพิ่มเสียงบรรยายของคุณ,และแชร์กับทีม—เหมือนการส่งคำแนะนำอย่างรวดเร็วโดยไม่ต้องอธิบายยาว ๆ

ทีมที่ใช้ความคิดเห็นงานของ ClickUp ร่วมกัน จะอยู่ร่วมกัน

ฟีเจอร์ Assign Comments ของ ClickUpเปลี่ยนทุกโปรเจกต์ให้กลายเป็นศูนย์กลางการสนทนา ด้วยการใช้ @mentions คุณสามารถแจ้งเตือนเพื่อนร่วมทีมให้เข้าร่วมการสนทนาได้อย่างง่ายดาย ช่วยให้การพูดคุยเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ และมั่นใจว่าทุกประเด็นที่ต้องดำเนินการจะไม่ตกหล่น

จัดลำดับความสำคัญของแจ้งเตือนของคุณโดยระบุจุดสำคัญและรายการที่ต้องดำเนินการ

ตัวอย่างเช่น คุณกำลังตรวจสอบงานโครงการและต้องการข้อมูลจากฝ่ายออกแบบและวิศวกรรม แทนที่จะเขียนอีเมลแยกไปยังแต่ละทีม คุณสามารถแสดงความคิดเห็นในภารกิจนั้น พร้อมแท็กชื่อสมาชิกแต่ละคนในทีมที่เกี่ยวข้อง

ตอนนี้ทุกคนได้รับข้อมูลครบถ้วนแล้ว จึงไม่จำเป็นต้องส่งอีเมลติดตามผลอีกต่อไป นอกจากนี้ ClickUp ยังติดตามกิจกรรมทั้งหมด ดังนั้นหากมีใครถามว่า "ใครพูดอะไรและเมื่อไหร่" คุณก็มีหลักฐานพร้อมให้ดู!

การฝึกฝนทำให้คุณสมบูรณ์แบบ: ClickUp Automations ช่วยให้ทุกอย่างเป็นเช่นนั้นเสมอ

สำหรับผู้ที่ชื่นชอบการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน (และใครบ้างที่ไม่ชอบ?)ClickUp Automationช่วยให้คุณตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ที่กำหนดเองได้ ซึ่งจะทำงานโดยอัตโนมัติเมื่อมีการดำเนินการตามเงื่อนไขที่กำหนด

ตัวอย่างเช่น เมื่อมีการทำภารกิจเสร็จสิ้นและถูกทำเครื่องหมายว่า "เสร็จสมบูรณ์" ClickUp สามารถส่งการอัปเดตไปยังสมาชิกทีมที่เกี่ยวข้องโดยอัตโนมัติ—คุณจึงไม่ต้องทำเอง

ClickUp Forms, อย่างไรก็ตาม, รวบรวมข้อมูลหรือข้อเสนอแนะในรูปแบบที่มีโครงสร้าง, ไม่ว่าจะเป็นคำขอข้อเสนอแนะเกี่ยวกับโครงการหรือการรวบรวมข้อมูลจากทีมเกี่ยวกับกระบวนการใหม่.

เทมเพลต ClickUp สำหรับการสื่อสารที่ดีขึ้น (พิสูจน์แล้ว)

คุณรู้หรือไม่ว่าภาษาอังกฤษมีคำที่ยืมมาจากมากกว่า 350 ภาษา?

แล้วทำไมต้องคิดค้นสิ่งใหม่เมื่อพูดถึงการสื่อสาร? ClickUp มีห้องสมุดขนาดใหญ่ของเทมเพลตแผนการสื่อสารที่ช่วยให้คุณวางแผนและดำเนินการสื่อสารได้อย่างง่ายดาย

1. แม่แบบแผนการสื่อสาร ClickUp

เทมเพลตแผนการสื่อสารของ ClickUpได้รับการออกแบบมาเพื่อช่วยให้คุณวางแผน จัดระเบียบ และดำเนินการกลยุทธ์การสื่อสารของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

ผ่านสถานะที่กำหนดเอง คุณสามารถติดตามความคืบหน้าของแต่ละงานสื่อสารได้ด้วยสถานะที่ปรับแต่งได้ เช่น "กำลังร่าง" "กำลังตรวจสอบ" หรือ "เผยแพร่แล้ว" จากนั้นคุณสามารถสลับระหว่างมุมมองต่างๆ เช่น รายการ แผนงาน ปฏิทิน และปริมาณงาน เพื่อให้เห็นภาพรวมที่ชัดเจนของความพยายามในการสื่อสารของทีมคุณจากทุกมุมมอง

ใช้เพื่อ:

คุณยังสามารถผสานระบบปัญญาประดิษฐ์ (AI) เพื่อทำให้กระบวนการทำงานซ้ำ ๆ เป็นระบบและมีประสิทธิภาพมากขึ้น รวมถึงปรับปรุงเวลาการตอบสนองให้ดีขึ้นได้

แต่เดี๋ยวก่อน! ยังมีอีก

ไม่ว่าคุณจะกำลังต้อนรับพนักงานใหม่หรือจัดการงานประจำวัน การมีเครื่องมือสื่อสารในที่ทำงานที่เหมาะสมสามารถสร้างความแตกต่างได้อย่างมาก นี่คือจุดที่แม่แบบการสื่อสารกับพนักงานและแม่แบบการสื่อสารภายในองค์กรของ ClickUp เข้ามาช่วย

2. แบบฟอร์มการสื่อสารสำหรับพนักงาน

เทมเพลตการสื่อสารพนักงานของ ClickUpคือเครื่องมือครบวงจรสำหรับการจัดการการสื่อสารกับพนักงานทั้งหมดของคุณได้อย่างง่ายดาย

เทมเพลตนี้มอบมุมมองเฉพาะทาง เช่น มุมมองการอัปเดตการสื่อสาร ซึ่งเหมาะสำหรับหัวหน้าทีมในการติดตามสถานะของโครงการที่กำลังดำเนินอยู่และให้ทุกคนได้รับข้อมูลอย่างครบถ้วน

มุมมองกลยุทธ์แผนการสื่อสาร สนับสนุนผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลและผู้นำโครงการโดยช่วยให้พวกเขาวางแผนกลยุทธ์ เลือกช่องทางสำคัญ และสร้างตารางเวลาที่รับประกันความสอดคล้องของทีม

3. แบบฟอร์มการสื่อสารภายใน

เทมเพลตการสื่อสารภายในของ ClickUpช่วยให้คุณสามารถรักษาวัฒนธรรมองค์กรให้เจริญเติบโตได้อย่างง่ายดาย

ด้วยเครื่องมือนี้ คุณสามารถสร้างข้อความที่ชัดเจนและมีแบรนด์ของคุณเองได้ และจัดระเบียบการสื่อสารภายในทั้งหมดไว้ในที่เดียว ทำให้ทุกคนได้รับข้อมูลและมีการมีส่วนร่วมอยู่เสมอ

เทมเพลตนี้ช่วยให้คุณจัดการทุกอย่าง ตั้งแต่การประกาศไปจนถึงการอัปเดตทีม ทำให้การสื่อสารภายในองค์กรมีความสม่ำเสมอและเข้าถึงได้ตลอดทั้งองค์กร

การสื่อสารระหว่างบุคคลในที่ทำงาน

ในที่ทำงาน การสื่อสารที่แข็งแกร่งช่วยสร้างความร่วมมือ กระตุ้นขวัญกำลังใจของพนักงาน และนำไปสู่ประสิทธิภาพการทำงานที่สูงขึ้นในที่สุด

มาดูกันว่ามันทำงานอย่างไร:

ประโยชน์สำหรับการร่วมมือในทีมและการเพิ่มผลผลิต

มาดูกันเถอะ—พนักงานสามารถแก้ปัญหาได้เร็วกว่าเมื่อพวกเขาทำงานร่วมกัน

ตัวอย่าง: จินตนาการถึงบริษัทการผลิตแห่งหนึ่งที่มีผู้จัดหาวัตถุดิบประจำไม่สามารถส่งมอบคำสั่งซื้อได้ตามกำหนด แทนที่จะตื่นตระหนก ทีมที่ทำงานร่วมกันซึ่งประกอบด้วยตัวแทนขาย ผู้จัดการคลังสินค้า และแผนกสั่งซื้อ ได้ค้นหาผู้จัดหาวัตถุดิบทางเลือกอย่างรวดเร็ว – ปัญหาได้รับการแก้ไข วิกฤตถูกป้องกันไว้ได้!

นี่คือเวทมนตร์ของการสื่อสารทีมที่มีประสิทธิภาพในการทำงาน. ประโยชน์ของการร่วมมือกัน ได้แก่:

ผลกระทบต่อความผูกพันและขวัญกำลังใจของพนักงาน

การสื่อสารระหว่างบุคคลไม่เพียงแต่ส่งผลต่อประสิทธิภาพการทำงานเท่านั้น แต่ยังส่งผลโดยตรงต่อความผูกพันของพนักงานและขวัญกำลังใจอีกด้วย

การยอมรับและการมีส่วนร่วม

สมมติว่าคุณได้ทำงานหนักในโครงการหนึ่ง และผู้จัดการของคุณได้กล่าวชื่นชมความพยายามของคุณต่อหน้าทุกคนในทีม

การได้รับการยอมรับเพียงเล็กน้อยนั้นช่วยกระตุ้นให้คุณมุ่งมั่นที่จะทำผลงานให้ดีที่สุดอย่างต่อเนื่อง การได้รับการยอมรับคือตัวเปลี่ยนเกมเมื่อพูดถึงการรักษาความมีส่วนร่วมของพนักงาน

การสื่อสารอย่างเปิดเผยและความไว้วางใจ

ทีมจะเจริญเติบโตในวัฒนธรรมที่โปร่งใสและมีการสื่อสารที่เปิดกว้าง. เมื่อพนักงานรู้สึกว่าความคิดเห็นของพวกเขามีความสำคัญ พวกเขามีแนวโน้มที่จะมีส่วนร่วมและมีส่วนร่วมในการเสนอความคิดเห็นที่มีคุณค่า.

ในทางกลับกัน การขาดการสื่อสารอาจนำไปสู่ความคับข้องใจและการไม่มีส่วนร่วม

กลยุทธ์ในการสร้างความมีส่วนร่วม

กลยุทธ์สำหรับผู้จัดการและผู้นำ

ข่าวดีก็คือทักษะระหว่างบุคคลสามารถพัฒนาได้ โดยเริ่มจากกลยุทธ์ง่ายๆ ไม่กี่ข้อ:

แสดงความเห็นอกเห็นใจ

การฝึกฝนความเมตตาช่วยเสริมสร้างความสัมพันธ์ให้แข็งแกร่งขึ้น ผู้นำที่สละเวลาเพื่อ เข้าใจอารมณ์ของสมาชิกในทีม จะสร้างความเชื่อมโยงที่แข็งแกร่งและไว้วางใจกันมากขึ้น

ตัวอย่าง: หากสมาชิกในทีมดูเหมือนจะรู้สึกหนักใจ ผู้นำที่มีความเห็นอกเห็นใจอาจเข้ามาช่วยเหลือหรือปรับปริมาณงานชั่วคราว เพื่อแสดงให้เห็นว่าพวกเขาใส่ใจในความเป็นอยู่ของบุคคลนั้นอย่างแท้จริง

สนใจ

เมื่อผู้นำแสดงความสนใจ อย่างแท้จริงในความคิดเห็นและความท้าทายของพนักงาน จะสร้างความไว้วางใจขึ้นมา มันแสดงให้เห็นว่าคุณเป็นคนที่เข้าถึงได้และเต็มใจที่จะรับฟัง

ให้เครดิตแก่ผู้ที่สมควรได้รับ

การยอมรับความสำเร็จของทีมคุณไม่ได้ลดทอนความสำเร็จของคุณเอง—แต่กลับเน้นย้ำถึงความเป็นผู้นำของคุณ

ความท้าทายในการสื่อสารระหว่างบุคคล

แม้จะมีเจตนาดีที่สุด การสื่อสารก็ไม่ได้เป็นไปตามแผนเสมอไป

มาสำรวจอุปสรรคที่พบบ่อยที่สุดในการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพและวิธีเอาชนะอุปสรรคเหล่านั้นกัน

อุปสรรคและความเข้าใจผิดที่พบบ่อย

ในทุกสถานที่ทำงาน อุปสรรคในการสื่อสารอาจเกิดขึ้นได้จากหลายสาเหตุ ไม่ว่าจะเป็นความแตกต่างทางภาษา การสื่อสารที่ไม่ชัดเจน หรือแม้แต่ปัจจัยทางจิตวิทยา เช่น การคาดเดาและการเหมารวม

ตัวอย่างเช่น การสื่อสารแบบบริบทสูงกับบริบทต่ำอาจทำให้เกิดความเข้าใจผิด บางวัฒนธรรมชอบสื่อสารด้วยคำพูดน้อย โดยพึ่งพาสัญญาณที่ไม่ใช่คำพูดอย่างมาก ในขณะที่บางวัฒนธรรมชอบอธิบายรายละเอียดทุกอย่างอย่างชัดเจน

ความไม่สอดคล้องนี้อาจนำไปสู่ช่วงเวลาที่น่าหงุดหงิดที่คำว่า "ใช่" ง่ายๆ ไม่ได้หมายความว่า "ใช่" จริงๆ

ความแตกต่างทางวัฒนธรรม

ความแตกต่างทางวัฒนธรรมเป็นสาเหตุที่พบได้บ่อยของความท้าทายทางการสื่อสาร โดยเฉพาะอย่างยิ่งในสภาพแวดล้อมการทำงานที่มีความหลากหลายทางวัฒนธรรมเช่นในปัจจุบัน

ความแตกต่างทางวัฒนธรรมที่ควรพิจารณา:

ตัวอย่างเช่น: ทีมในสหรัฐอเมริกาเผชิญกับปัญหาและตัดสินใจแก้ไขปัญหาอย่างตรงไปตรงมา ขณะที่ทีมคู่ค้าในญี่ปุ่นเลือกที่จะหารือเกี่ยวกับปัญหาอย่างอ้อมค้อมเพื่อรักษาความสามัคคีในทีม

หากไม่เข้าใจความต้องการเหล่านี้ ความพยายามในการแก้ไขอาจทำให้สถานการณ์แย่ลงแทนที่จะดีขึ้น

การเอาชนะความวิตกกังวลในการสื่อสาร

มาเผชิญหน้ากับความจริงกันเถอะ—ความวิตกกังวลในการสื่อสารเป็นเรื่องจริง มันอาจปรากฏออกมาในรูปแบบของ ความกลัวการพูดในที่สาธารณะ หรือเพียงแค่รู้สึกประหม่าในระหว่างการประชุมทีม นี่คือวิธีที่คุณสามารถเอาชนะมันได้

การเอาชนะความท้าทายในการสื่อสารด้วย ClickUp

แม้ว่าจะมีอุปสรรคในการสื่อสาร แต่ก็มีความช่วยเหลือเช่นกัน

ไม่ว่าคุณจะกำลังประสบปัญหาในการประสานงานระหว่างทีมที่อยู่ในสถานที่ต่าง ๆ หรือรู้สึกว่าการสื่อสารเป็นเรื่องยุ่งยาก ฟีเจอร์ของ ClickUp ถูกออกแบบมาเพื่อช่วยให้การทำงานร่วมกันราบรื่นยิ่งขึ้น

ปรับการสื่อสารให้สอดคล้องกับเป้าหมาย ClickUp และ OKRs

จินตนาการถึงทีมที่กระจายอยู่ทั่วโลกซึ่งมีรูปแบบการสื่อสารที่หลากหลาย

การตั้งเป้าหมาย OKR ใน ClickUp ช่วยให้มั่นใจว่าสมาชิกทุกคนในทีม—ไม่ว่าจะมีความแตกต่างทางวัฒนธรรมหรือภูมิศาสตร์—สามารถมองเห็นเป้าหมายที่ชัดเจนเดียวกัน ลดโอกาสความเข้าใจผิด

ด้วยClickUp Goals คุณสามารถ ตั้งเป้าหมายระดับสูงสุดและแบ่งย่อยเป็นงานที่สามารถดำเนินการได้ เพื่อให้มั่นใจว่าสมาชิกทุกคนในทีมเข้าใจบทบาทของตนและวิธีที่มันเชื่อมโยงกับภาพรวมที่ใหญ่กว่า สิ่งนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งในการเอาชนะอุปสรรคทางภาษาหรือความแตกต่างทางวัฒนธรรม

การทำงานร่วมกันแบบภาพด้วย ClickUp Whiteboards

เมื่อคำพูดสูญหายในการแปล การทำงานร่วมกันด้วยภาพสามารถช่วยเชื่อมช่องว่างในการสื่อสารได้ ด้วยClickUp Whiteboards ทีมงานสามารถระดมความคิด วางแผนโครงการ และแปลงความคิดเหล่านั้นให้เป็นงานที่ทำได้จริงแบบเรียลไทม์

นอกจากนี้ ยังเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการเอาชนะความวิตกกังวลในการสื่อสาร และทำให้ทุกคนมีส่วนร่วมในกระบวนการวางแผนได้ เนื่องจากสมาชิกในทีมสามารถโต้ตอบกันทางสายตาและเสนอความคิดเห็นได้โดยไม่ต้องเผชิญกับแรงกดดันจากการพูดในที่สาธารณะ

การเอาชนะความวิตกกังวลในการสื่อสารด้วย ClickUp Brain

ความวิตกกังวลในการสื่อสารมักเกิดจากการรู้สึกไม่พร้อมหรือไม่แน่ใจเกี่ยวกับสิ่งที่ควรพูด

การสร้างไอเดียและร่างงานโดยใช้ฟีเจอร์ AI ของ ClickUp ที่ชื่อว่าClickUp Brain ทำให้การเตรียมงานกลายเป็นเรื่องธรรมชาติ

ตัวอย่างเช่น สมมติว่าสมาชิกในทีมรู้สึกประหม่าเกี่ยวกับการเป็นผู้นำการประชุมโครงการ

พวกเขาสามารถใช้คุณสมบัติของ ClickUp Brain ได้—เช่น การอัปเดตโครงการด้วยระบบ AI, สรุปกิจกรรมล่าสุดแบบเรียลไทม์, สถานะของงาน, และการเปลี่ยนแปลงต่าง ๆ ในโครงการ

ซึ่งหมายความว่าสมาชิกในทีมสามารถติดตามความคืบหน้าได้อย่างรวดเร็ว เพื่อให้มั่นใจว่าทุกคนได้รับข้อมูลครบถ้วนก่อนการประชุม

อีกหนึ่งคุณสมบัติที่โดดเด่นของ ClickUp คือConnected Search

คุณสมบัตินี้ช่วยให้สมาชิกทีมสามารถ ค้นหาเอกสาร ข้อความ หรือรายละเอียดเฉพาะที่เกี่ยวข้องกับโครงการได้ทันที หากพวกเขาต้องการอ้างอิงการสนทนาเฉพาะเจาะจง ค้นหารายงาน หรือตรวจสอบงานเฉพาะ พวกเขาสามารถทำได้ภายในไม่กี่วินาที

ClickUp ได้ลดความจำเป็นในการสื่อสารทางอีเมลและทำให้การทำงานร่วมกันของทีมสร้างเนื้อหาของเราเป็นไปอย่างราบรื่นมากขึ้น ตอนนี้เราสามารถดำเนินการตั้งแต่การระดมความคิดไปจนถึงร่างแรกได้เร็วขึ้นถึง 2-3 เท่า

แนวโน้มในอนาคตของการสื่อสารระหว่างบุคคล

วิธีการสื่อสารในที่ทำงานของเรากำลังเปลี่ยนแปลงทุกวัน (ไม่เหมือนกับการพูดคุยเรื่องทั่วไปในออฟฟิศเกี่ยวกับสภาพอากาศ ☂️)

นี่คือมาตรฐานการสื่อสารล่าสุดที่คุณสามารถคาดหวังได้

1. เทคโนโลยีใหม่และผลกระทบของมัน

การเพิ่มขึ้นของเครื่องมือสื่อสารที่ขับเคลื่อนด้วย AI เป็นหนึ่งในแนวโน้มที่สำคัญที่สุดที่กำลังกำหนดอนาคตของการสื่อสารระหว่างบุคคล

ลองจินตนาการว่าคุณนั่งอยู่ในสำนักงานที่เต็มไปด้วยอีเมลและข้อความมากมาย พยายามติดตามว่าใครพูดอะไรไปบ้าง ด้วย AI คุณสามารถคัดกรองข้อมูลเหล่านั้นได้อย่างง่ายดายด้วย สรุปอีเมลโดย AI, การตอบกลับอัตโนมัติ และการเขียนที่ได้รับการช่วยเหลือจาก AI ตัวอย่างเช่น คุณสามารถขอให้ ClickUp Brain สรุปเนื้อหาการสนทนาทั้งหมดให้คุณได้ในเวลาเพียงไม่กี่วินาที!

2. วิวัฒนาการของบรรทัดฐานและแนวปฏิบัติในการสื่อสาร

เมื่อเทคโนโลยีก้าวหน้าอย่างต่อเนื่อง ข้อกำหนดและวิธีการสื่อสารก็เปลี่ยนแปลงตามไปด้วย สิ่งที่เคยถือว่าเป็นทางการ เช่น อีเมลและบันทึกข้อความปัจจุบันได้รับการเสริมด้วยเครื่องมือที่มีความคล่องตัวมากขึ้นเช่น แพลตฟอร์มแชท การประชุมทางวิดีโอ และพื้นที่ทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์

แนวโน้มการทำงานระยะไกลและแบบผสมผสานจะยังคงดำเนินต่อไป ระบบการสื่อสารอัตโนมัติก็กำลังได้รับความนิยมเพิ่มขึ้นเช่นกัน ด้วยวิธีการกระจายข้อมูลที่ทันสมัย เช่น ข้อความที่กำหนดเวลาไว้ล่วงหน้าหรืออัตโนมัติ ทำให้สามารถตอบสนองความต้องการในการสื่อสารของแต่ละบุคคลได้อย่างเหมาะสม และมั่นใจได้ว่าไม่มีใครถูกทิ้งไว้ข้างหลัง

3. บทบาทของ ClickUp ในแนวโน้มการสื่อสารในอนาคต

ClickUp กำลังเป็นผู้นำในเทรนด์การสื่อสารใหม่เหล่านี้—ตั้งแต่การปรับปรุงการสื่อสารด้วย AI ไปจนถึงคุณสมบัติการทำงานร่วมกันที่ทรงพลัง

ด้วย ClickUp Brain ทีมสามารถ สร้างแบบร่างอีเมลโดยอัตโนมัติ, ถอดความบันทึกการประชุม, และสรุปหัวข้อสนทนายาวๆ ให้เป็นรายการที่ต้องทำที่นำไปปฏิบัติได้

ตัวอย่างเช่น ทักษะการสื่อสารระหว่างบุคคลที่ไม่ดีจะปรากฏชัดเจนที่สุดในการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษร ลองนึกถึงอีเมล ข้อความใน Slack หรือความคิดเห็นต่างๆ สิ่งที่ดูเหมือนเป็นมิตรหรือเป็นกลางสำหรับคุณอาจถูกอ่านว่าเป็นการตอบโต้แบบอ้อมๆ ต่อใครบางคน เราทุกคนต่างก็รู้ดีถึงการถกเถียงเกี่ยวกับอีโมจิที่ยิ้มเล็กน้อย 🙂

ClickUp Brain สามารถช่วยคุณร่างข้อความที่ชัดเจนและนำไปปฏิบัติได้จริง พร้อมทั้งตัดปัญหาความยุ่งยากเหล่านี้ออกไป ซึ่งจะช่วยประหยัดเวลาในการทำงานด้วยตนเองหลายชั่วโมง ทำให้คุณและทีมของคุณสามารถเปลี่ยนจากการทำงานด้านเอกสารไปสู่การสื่อสารที่มีความหมายมากขึ้น

แทนที่จะทำให้คุณเบื่อกับคุณสมบัติต่าง ๆ มาดูสถานการณ์จริงกันดีกว่า (เพราะการสื่อสารคือสิ่งที่เราทำได้ดีที่สุด!)

สมมติว่าผู้จัดการโครงการกำลังนำโครงการที่ซับซ้อนซึ่งเกี่ยวข้องกับหลายทีม

พวกเขาเพิ่งเสร็จสิ้นการระดมความคิดและต้องการจัดระเบียบประเด็นสำคัญให้เป็นงานที่ต้องทำอย่างรวดเร็ว

ด้วยการใช้ ClickUp Whiteboards พวกเขาสามารถเปลี่ยนความคิดให้กลายเป็นงานที่สามารถทำได้ทันที แต่ความมหัศจรรย์ไม่ได้หยุดอยู่แค่นั้น—ClickUp Brain จะถอดเสียงการสนทนาทั้งหมด สร้างสรุปที่กระชับ และสร้างงานติดตามผลพร้อมกำหนดเวลาและผู้รับผิดชอบโดยอัตโนมัติ

ผลลัพธ์? กระบวนการทำงานที่ง่ายต่อการติดตาม พร้อมการสื่อสารที่ชัดเจน และไม่มีข้อมูลสูญหายในระหว่างการดำเนินการ

สื่อสารได้ดีขึ้นด้วย ClickUp

ณ ตอนนี้ คุณคงเข้าใจแล้วว่าการสื่อสารระหว่างบุคคลเป็นรากฐานของสถานที่ทำงานที่มีประสิทธิภาพและเชื่อมโยงกัน

โดยพื้นฐานแล้วเป็นคำที่ใช้เรียกรวมถึงการสื่อสารที่ชัดเจน เปิดเผย และมีความเข้าอกเข้าใจ

และ ClickUp ก็ถือร่มนั้นไว้สูงเหนือศีรษะอย่างมั่นคง ด้วยการผสานการสื่อสารเข้ากับพื้นที่ทำงานของคุณและครอบคลุมทุกงานของคุณ

หากคุณต้องการสัมผัสประสบการณ์เวทมนตร์แห่งการร่วมมือที่ได้รับการปรับปรุงให้ดียิ่งขึ้นลงทะเบียนใช้ ClickUpฟรีวันนี้!